Procedure for etablering af nye aktiviteter Styregruppen for døgninstitutioner Indholdsfortegnelse 1. Formål.... 1 2. Første kontakt.... 1 3. Samarbejdsaftalen... 2 4. køreplan... 3 5. rekruttering af frivillige... 3 6. infomødet... 5 7. evalueringsmødet... 6 8. Evt overdragelse til lokalafdelinger... 6 1. Formål. Denne procedurehåndbog har til formål at støtte og ensrette styregruppen for døgninstitutioners (SFD) procedure i opstartsfasen. Således at det dels bliver nemmere for den enkelte frivillige i SFD og for at vi kan tydeliggøre over for samarbejdspartnere (døgninstitutioner, fonde og interesseorganisationer) hvordan vi gør. Og dels for at kunne dokumentere, at vi har ensartede procedure for hvordan vi etablerer frivilligt arbejde på nye institutioner. Denne procedurehåndbog skal ses som en skitse, der tages udgangspunkt i når der skal etableres nye aktiviteter. Det vil sige, at der hver gang skal tages udgangspunkt i hvad det er for en institution og hvilke behov de har. Det enkelte styregruppemedlems ansvar er at få tilpasset de følgende procedure til dette bedst muligt. 2. Første kontakt. Inden der etableres kontakt til en ny institution, besluttes der inden på det månedlige møde i SFD hvem der skal være kontaktperson. Alternativt er det formanden, der udpeger den der skal stå for det. Kontakpersonen har ansvaret for hele Side 1 af 6
etableringsprocessen med feedback fra resten af styregruppen til det månedlige møde, samt støtte fra URKs konsulent. Der aftales et indledende møde hvor samarbejdet kan diskuteres med ledelsen for institutionen. Dette har deltagelse af minimum to fra URK. Dette kan være to fra styregruppen, eller være med deltagelse af URKs konsulent eller praktikant. Emner til mødet kan være følgende: Institutionens forventninger til samarbejdet Institutionens behov Hvad kan URK tilbyde? URKs forventninger (Det er vigtigt at gøre klart hvad URK forventer af institutionen både i opstartsfasen mht møder og i det almene samarbejde med de frivillige) Erfaringer fra andre institutioner Personalegruppens holdning Rekruttering af frivillige Samarbejdsaftalen og gennemgang af procedure for opstart En tidsplan Det er konktaktpersonens opgave at skrive referat, som gemmes under institutionens mappe i Dropbox. NB! Er der tvivl om opbakningen i personalegruppen, er det vigtigt, at lederen får afklaret dette inden der foretages yderligere. Er SFD fortsat i tvivl, kan kontaktpersonen eller en anden fra styregruppen forlange at præsentere projektet for personalegruppen. Bliver opbakningen vurderet relevant kan der godt afholdes flere indledende møder inden der gås videre i forløbet. 3. Samarbejdsaftalen Der skal laves en samarbejdsaftale med samtlige institutioner vi har aktiviteter på. Der ligger nogle forslag til aftaler i Dropbox under de forskellige institutioner. De kan bruges som skabelon.( NB! Institutioner under Københavns Kommune har et særligt afsnit omkring børneattester som ikke er nødvendigt på andre institutioner.) Når skitsen er lavet, skal den godkendes af næstformanden inden den sendes til institutionen. Ofte har institutionen nogle rettelser. Forvent, at det kan tage noget tid, da aftalen ofte skal forbi jurister på kommunen. Der er nogle punkter der er helt afgørende at have med i samarbejdsaftalen og som skal være så tydelige som muligt. Disse er følgende: Side 2 af 6
aktivitetens art (er det lektiehjælp, sociale aktiviteter, mentorordning eller lign.) Hvor tit og evt tidsrum for hvornår aktiviteten foregår, samt hvor mange frivillige er der skal være tilstede hver gang Hvilke ansvarsområder har henholdsvis URK (SFD) og institutionen? Er der tvivl kan næstformanden altid hjælpe. Samarbejdsaftalen skal underskrives af både institutionens leder, den ansvarlige fra styregruppen og URK's nationale konsulent. Institutionen skal have en kopi med alle underskrifter og der skal være en scannet version (pdf) i Dropbox under institutionens mappe. 4. køreplan Lige så snart samarbejdsaftalen er på plads, laves der sammen med institutionen en køreplan for resten af opstarten. En god idé er at starte med en dato for hvornår aktiviteten skal starte op og så sætte de efterfølgende datoer ud fra dette. Køreplaner kan variere, men skal minimum indeholde følgende punkter: Deadline for svar på frivilligopslag samtaler med frivillige (afsæt ca 45 min imellem hver samtale. Det er en god idé, at afsætte plads til rigeligt at samtaler) Institutionens samtaler med de frivillige Infomødet (hvem skal deltage og holde oplæg og om hvad? Se afsnittet om infomødet) Opstart af aktivitet Første evalueringsmøde (max 2 måneder efter opstart) Institutionerne har ofte en meget travl kalender, som der skal tages højde for. Derfor er det en god idé at få lavet køreplanen så hurtigt som muligt. Institutionen skal godkende køreplanen. 5. rekruttering af frivillige Det er altid Ungdommens Røde Kors' arbejde at sørge for rekruttering af frivillige. Dette kan gøres forskelligt afhængig af rekrutteringsgrundlaget i lokalområdet og i forhold til hvilken aldersgruppe, der ønskes som frivillige. Er det fx i hovedstadsområdet kan det være nok at søge via frivilligjob.dk. Side 3 af 6
I Dropbox ligger der forskellige jobopslag der kan bruges som skabelon. Den nationale konsulent eller hans/hendes praktikant kan hjælpe med at få det lagt op. Befinder institutionen sig i et område, hvor der ikke er så mange potentielle frivillige, kan mulighederne drøftes til styregruppens månedlige møde. Her er nogle forslag til rekrutteringsmuligheder: Møde op på uddannelsesinstitutioner i nærheden og rekruttere til morgensamlinger. Opslag på uddannelsesinstitutioner Opslag i lokalavis (skal overvejes nøje, da dette er en stor udgift) Målrettet opslag på Facebook. Mund til mund via de eksisterende frivillige og deres netværk Opslag i storcentre og lign. Når der kommer en ansøgning er det vigtigt, at alle ansøgere får feedback, så de føler sig godt taget imod i mødet med Ungdommens Røde Kors. Som udgangspunkt skal alle ansøgere til samtale. Dette kan dog muligvis godt fraviges, hvis der er mange ansøgere og ansøgeren ikke opfylder minimumskravet (ofte et alderskrav) til at være frivillig på institutionen. Dog ville det være en god idé at anbefale dem, hvem de i stedet kan kontakte for at blive frivillige i Ungdommens Røde Kors. Ansøgere kaldes altid ind til samtale telefonisk. Til selve samtalen er der udarbejdet en interviewguide, der er at finde i Dropboxen. Der er altid minimum to fra styregruppen med til samtalerne. Der skal findes potentielle aktivitetsledere og ordinære frivillige. Når samtalen er slut, er det vigtigt at oplyse, hvornår de kan forvente at få svar. Det kan være en god idé, at få alle ansøgere til at underskrive børneattest samt frivilligkontrakt til samtalen. Er svaret positivt, skal de oplyses om datoen og klokkeslæt for institutionens samtaler med de frivillige, samt for infomødet (se afsnittet om dette). Et alternativ til dette kunne også være, at samtalerne blev afholdt sammen med en repræsentant for institutionen. De der vælges fra skal også kontaktet og have en begrundelse for afslaget, samt oplyses om hvem de kan kontakte for at finde andre frivillige job i Ungdommens Røde Kors. Side 4 af 6
6. infomødet Infomødet er potentielt første gang de frivillige møder hinanden. Derfor det vigtigt at dette bliver en god oplevelse. Der må derfor godt købes noget frivilligpleje i form af frugt slik og lign. Til infomødet deltager følgende: De frivillig til institutionen Nogle repræsentanter for institutionen hvis dette er muligt. Hvis ikke, er det vigtigt at styregruppemedlemmet er blevet grundigt briefet af institutionen før mødet. De frivillige fra styregruppen, der er tilknyttet institutionen Evt en frivillig fra en af de institutioner hvor der er frivillige aktiviteter Evt repræsentanter fra det lokale udviklingsråd Det vil være en fordel hvis mødet kan foregå på institutionen, alternativt kan Ungdommens Røde Kors' lokaler bruges. Formålet med infomødet, er at få fortalt om hvad det vil sige at være frivillig på institutionen, og hvad de kan forvente. En anden obligatorisk ting er at de frivillig skal gøres bekendt med magtanvendelsescirkulæret i forhold til at være på en døgninstitution, hvilket er institutionens opgave. En fra styregruppen har rollen som ordstyrer under mødet. Følgende punkter skal være på dagsordenen: præsentation af institutionen v./institutionen Præsentation af magtanvendelse v./institutionen Præsentation af Ungdommens Røde Kors som organisation v./ enten en fra styregruppen eller af det lokale udviklingsråd Hvad vil det sig at være være frivillig? v./evt. en frivillig fra en institution, eller styregruppen. Planlægning af opstart v./ De frivillige og og institutionen Det er vigtigt, at ordstyreren er opmærksom på, at de frivillige og repræsentanterne fra institutionen får mulighed for at tale sammen så meget, som der er behov for. Side 5 af 6
Det er en god idé at anbefale de frivillige at oprette en facebookgruppe, hvor de kan kommunikere sammen. Der kan evt også være en eller to fra SFD med i gruppen i starten til at besvare spørgsmål og uklarheder. Efter mødet udarbejdes der et dokument med kontaktpersoner i Dropbox. 7. evalueringsmødet Der skal i starten afholdes to evalueringsmøder inden for det første halve år. Det første skal afholdes inden for to måneder efter opstart, og skal være planlagt inden aktiviteten starter op. Efterfølgende afholdes møder efter behov, dog minimum en gang årligt. Evalueringsmødet er ment som en mulighed for at få rettet op på aktiviteten, hvis der er noget, der ikke fungerer optimalt. Til stede er følgende: Afdelingslederen for institutionen De frivillige på institutionen Repræsentanterne fra styregruppen Repræsentanten fra styregruppen fungerer som ordstyrer og referent. Det er vigtigt, at der er mulighed for både de frivillige og institutionen at få fortalt, hvordan de har oplevet forløbet, samt hvilke tanker de har fremadrettet. En god idé er lade de frivillige lægge ud. Det er vigtigt at få gjort tydeligt, at der skal tålmodighed til for at få samarbejdet til at fungere optimalt. Ordstyrerens opgave er at sørge for at alle bliver hørt samt at mødet bliver konstruktivt og fremadrettet. Til slut aftales ansvarsopgaver samt dato for næste møde. Referatet bliver sendt til institutionslederen og de frivillige samt lagt i Dropbox. Referatet af mødet fremlægges på næste møde i styregruppen. 8. Evt overdragelse til lokalafdelinger Når aktiviteten efter noget tid er kommet godt i gang, skal det på et tidspunkt overvejes om det lokale udviklingsråd skal overtage kontakten til aktiviteten. Da der endnu ikke er nogle erfaringer med dette, vil det følgende blive en forestilling om hvordan dette kan foregå, men det er muligt at disse procedure bliver revideret. Side 6 af 6
Repræsentanten fra styregruppen kontakter formanden for det lokale udviklingsråd og informerer om overdragelsen og får tildelt en kontaktperson i det lokale udviklingsråd. Repræsentanten fra styregruppen indkalder aktivitetslederen på institutionen, samt kontaktpersonen i det lokale udviklingsråd til et møde. her der bliver snakket om den forestående overdragelse, samt hvad disse ændringer vil betyde, samt hvordan kommunikationen og budget skal være fremover. Der aftales en dato fra hvornår det lokale udviklingsråd overtager. Side 7 af 6