Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 5. september 2011, kl. 19.00 Egedal Centret 53, 1., Stenløse

Referat Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 5. september 2011, kl. 19.00 Egedal Centret 53, 1., Stenløse Til stede: Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Steffen Bargholz, Jørgen Hansen, Jørn Schmidt, Mogens Poulsen, Mogens Søttrup Olsen, Jette Thaarup, Nina Møller, Preben Ø. Hansen, Torben Tingstrup, Vanda Jakobsen, Leif Fynbo, Tina Degn, Anne Sørensen Afbud: Jens Kristensen, Anne Larsen og Birgit Jørgensen Fraværende: Brian Øllegaard, Merete Ohms, Sonja Hansen Fra KAB: Christen Mors, driftsleder Lars Simonsen. Indkøbschef Michael Børglum deltog under punkt 6, 7, 14 og 16, områdechef Lone Skriver deltog under punkt 9. Nikolaj Munch fra Willis deltog under punkt 8 Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 2. maj 2011 samt ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 30. maj 2011... 3 2. Referat fra repræsentantskabsmøde den 30. maj 2011... 3 3. Revisionsprotokollat... 3 4. Bestyrelsens sammensætning... 4 5. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 5 6. Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet 2012... 5 1/19

7. Ny aftale om fælles indkøb af naturgas til centrale gasanlæg... 6 8. Resultat af forsikringsudbud... 7 9. Fællesventelisten - Bolignøglen til familieboliger i KAB... 8 10. Afdeling 5713-4 Veksølund Udskiftning af gaskedler Byggeregnskab og finansiering... 9 11. Stenløse Syd renovering af badeværelser... 9 12. Evaluering af repræsentantskabet... 10 13. Offentliggørelse af organisationsbestyrelsens og repræsentantskabets dagsordner og referater... 11 14. Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik... 11 Sager til orientering... 12 15. Afdeling 5714 og afdeling 5716 5-års eftersyn... 12 16. Årsrapport for fælles indkøb af gas i 2010... 13 17. Servicefradrag til lejere... 14 18. Beboerklagenævnssager... 16 19. Nyt fra afdelingerne... 16 20. Nyt fra udvalgene... 17 21. Boelholm Følgegruppe... 18 22. Emner til næste møde... 18 23. Kommende møder... 19 24. Eventuelt... 19 Bilag 1: Revisionsprotokollat for gaskedeludskiftning i afdeling 5713-4 Veksølund... 3 Bilag 2: Skadestatistik for... 7 Bilag 3: KAB//Bolignøglen den nye venteliste i KAB-fællesskabet... 8 Bilag 4: Byggeregnskab for gaskedeludskiftning i afdeling 5713-4 Veksølund... 9 Bilag 5: Mail fra Lise Nielsen af 1. juni 2011, svar fra Christen Mors af 20. juni 2011 samt yderligere mail fra Sanne Skogstad af 22. juni 2011.... 11 Bilag 6: Mail fra Lise Nielsen af 30. august 2011... 11 Bilag 7: Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik... 12 Bilag 8: Beboerklagenævnssager 2008-2011... 16 2/19

1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 2. maj 2011 samt ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 30. maj 2011 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 2. maj 2011 er udsendt den 13. maj 2011. Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 30. maj 2011 er udsendt den 10. juni 2011. Nina Møller har anført, at grunden til at hun ikke kunne stemme for regnskaberne, var at hun ikke havde modtaget samtlige regnskaber for boligorganisationen. at organisationsbestyrelsen godkender referaterne. Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne med ovennævnte forbehold. 2. Referat fra repræsentantskabsmøde den 30. maj 2011 Referat fra repræsentantskabsmøde den 30. maj 2011 er udsendt den 10. juni 2011. Nina Møller har anført, at grunden til at hun ikke kunne stemme for regnskaberne, var at hun ikke havde modtaget samtlige regnskaber for boligorganisationen. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet med ovennævnte forbehold. 3. Revisionsprotokollat Der er udfærdiget et revisionsprotokollat for gaskedeludskiftning i afdeling 5713-4 Veksølund. Dette behandles under dagsordenens punkt 10. Bilag 1: Revisionsprotokollat for gaskedeludskiftning i afdeling 5713-4 Veksølund at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollatet til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollatet til efterretning. 3/19

4. Bestyrelsens sammensætning Bjørli Denbak (Afd. 8) 2012 Formand Leif Gade Heller (Afd. 7) 2011 Medlem, Dorthe Poulsen som suppleant Brian Øllegaard (Afd. 1) 2012 Medlem, Aksel H. Pedersen som suppleant Preben Østberg Hansen (Afd. 2) 2011 Medlem, Otto Pedersen som suppleant Steffen Bargholz (Afd. 3) 2012 Medlem, Lene Pedersen som suppleant Anne Christina Sørensen (Afd. 5) 2012 Medlem, Jørgen Hansen (Afd. 6) 2012 Medlem, Margit Nansen som suppleant Mogens Olsen (Afd. 8) 2012 Medlem, Birgit Petersen som suppleant Merete Ohms (Afd. 10) 2011 Medlem, Rene Ohms som suppleant Jens Kristensen (Afd. 11) 2012 Medlem Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2011 Medlem, Kirsten Sørensen som suppleant Leif Fynbo (Afd. 13) 2012 Medlem, Kate Mogensen som suppleant Jette Thaarup (Afd. 14) 2011 Medlem, Jesper Thaarup som suppleant Torben Tingstrup (Afd. 16) 2011 Medlem, Sanne Nielsen som suppleant Sonja Hansen (Afd. 20) 2012 Medlem, Inga Jeppesen som suppleant Birgit Jørgensen (Afd. 23) 2011 Medlem, Helle Termark som suppleant Nina Møller (Afd. 24) 2011 Medlem, Jens B. Nielsen som suppleant Anne Larsen (Afd. 25) 2011 Medlem, Kirsten Pedersen som suppleant Mogens Poulsen (Afd. 26) 2012 Medlem, Keld Hansen som suppleant Tina Degn (Afd. 28) 2012 Medlem, Carsten Dahl som suppleant Jørn Schmidt (Afd. 19) 2011 Medlem, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Anne Christina Sørensen er trådt ind i organisationsbestyrelsen fra afdeling 5, idet Jannik Schmidt er fraflyttet boligforeningen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Meddelelser fra formanden Formand Bjørli Denbak vil eventuelt komme med meddelelser siden sidste møde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/19

Bjørli Denbak spurgte, om bestyrelsen kan tilslutte sig, at John Olsen fra Fredensborg Boligselskab bliver dirigent på repræsentantskabsmødet den 10. oktober 2011. Bestyrelsen samtykkede. Leif Gade Heller, Nina Møller og Jørn Schmidt gav tilsagn om, at de genopstiller til organisationsbestyrelsen. Sager til beslutning 6. Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet 2012 Den nuværende aftale om fælles elindkøb udløber pr. 31. december 2011. Der er derfor behov for at indgå en ny aftale. Boligorganisationerne betaler ikke særskilt for at være med i udbuddet, som fra 1. januar 2012 er med i både stor og lille pakke. Udbuddet betyder, at boligorganisationerne inden den 14. oktober 2011 skal beslutte om de vil være med i udbuddet. Baggrund Siden 1. januar 2009 har KAB stået for køb af el på el-børsen i Oslo samt administration af forbrug og afregning for de ca. 1500 elmålere, der er tilsluttet aftalen. Det er foregået på vegne af de boligorganisationer, der har tilsluttet sig fælles el-køb, gennem en forvaltningsaftale med Alpiq. Samarbejdet og aftalen med Alpiq har ikke levet op til vores forventninger om en leveret el-pris. Desuden har leverandøren givet KAB store administrative udfordringer. Puljeaftale bedre el-pris KAB har derfor besluttet, at indlede et samarbejde med Energi Danmark om el-køb. Energi Danmark er markedsleder inden for handel med el i Danmark og sælger el til kunder inden for erhvervslivet og offentlige institutioner. Selskabet har stort kendskab til den almene sektors særlige behov og ønsker. Strategien for el-købet er en puljemodel, hvor KAB kommer i pulje med en række offentlige institutioner og private virksomheder. Det giver flere fordele for KAB, som på den måde sikres et stort fælles indkøbsvolumen. Desuden indkøbes el i puljen over mange gange og over flere år. Tilsammen sikres der risikospredning og mulighed for at opnå bedre priser. Arbejdet med aftaleindgåelse med Energi Danmark udføres af KAB Indkøb, og udgiften afholdes af KAB. Aftalen indgås for tre år med mulighed for årlig forlængelse. Mulig tillægsaftale om grøn el Energi Danmark kan levere grøn el til de boligorganisationer, der har ønske om det. Det sker i form af certificeret vandkraft fra Norge eller certificeret vindkraft fra Danmark. Denne tillægsaftale kan indgås løbende. 5/19

Risiko uden pulje Tilslutter boligselskabet sig ikke fælles el-køb, er konsekvensen, at boligselskabet overgår til forsyningspligtig el. Der vil stadig blive leveret strøm, men formentlig til en højere pris end gennem puljemodellen. Forsyningspligtsprisen reguleres af Energitilsynet en gang i kvartalet på grundlag af de forsyningspligtige elleverandørers anmeldte priser til Energitilsynet. Generelt er forsyningspligtprisen højere end elprisen gennem puljemodellen, viser opgørelser fra Energi Danmark. at organisationsbestyrelsen tilslutter sig fælles el-køb senest den 14. oktober 2011. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig fælles el-køb. 7. Ny aftale om fælles indkøb af naturgas til centrale gasanlæg Den nuværende fælles KAB-aftale om levering af naturgas udløber 31. december 2011. Der skal derfor igangsættes en ny udbudsproces, der både sikrer den bedst mulige pris og at det fælles gasindkøb gennemføres i henhold til EU's udbudsregler. Den nuværende naturgasleveringsaftale for 2010 og 2011 er en fastprisaftale og prisen er på 167,80 øre/nm3 naturgas. Det er en meget lav pris til sammenligning er prisen pr. juli 2011 359,1 øre/nm3 naturgas. Baggrunden for den lave pris skal findes i finanskrisen, der forårsagede, at der på tidspunktet for aftaleindgåelse var meget lave gaspriser. Som markedet tegner sig, vil der forventeligt være stigende priser på naturgas nogle år frem. Disse prisstigninger vil ramme KAB uafhængigt af afdelingernes tilslutning til fælles indkøb af gas. Fordelen ved tilslutning til den fælles leveringsaftale er primært en ikke uvæsentlig besparelse på naturgasprisen ved at KAB indgår en fælles gasleveringaftale fremfor at den enkelte afdeling selv indgår leveringsaftale eller betaler forsyningspligtsprisen. Derudover sparer den enkelte afdeling de administrative omkostninger ved selv at skulle afsøge gasmarkedet og indgå en leveringsaftale. For at sikre de bedste priser og overholdelses af EU s udbudsregler anbefaler indkøbsfunktionen, at afdelinger med centrale gasanlæg tilslutter sig, at Indkøbsfunktionen på vegne af afdelingen indgår forpligtende aftale om indkøb af naturgas i en årrække frem. Det drejer sig om 5705 Boelholm I, 5706 Boelholm II, 5712 Halkærgård, 5720 Kelstedgård. Arbejdet udføres af Indkøbsfunktionen i samarbejde med en ekstern rådgiver. Den samlede udgift hertil er knap 30.000 kr. ekskl. moms og afholdes af KAB. 6/19

at organisationsbestyrelsen tilslutter sig fælles indkøb af naturgas til centrale gasanlæg. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig fælles indkøb af naturgas til centrale gasanlæg. 8. Resultat af forsikringsudbud Organisationsbestyrelsen bemyndigede på mødet den 2. maj 2011 forretningsføreren til at godkende det vindende forsikringsselskab efter gennemførelsen af forsikringsudbuddet. Topdanmark har i konkurrence med to andre forsikringsselskaber afgivet det mest fordelagtige tilbud på langt størstedelen af de udbudte forsikringer, og er valgt som fremtidig forsikringsgiver på KAB s rammeaftale. Følgende forsikringer placeres dog ikke hos Topdanmark: - Kollektiv ulykkesforsikring If Skadeforsikring - Glas- og sanitetsforsikring Dansk Glasforsikring Topdanmarks tilbud er accepteret med forbehold for resultat af besigtigelse af ejendommene, som vil pågå i løbet af juli/august 2011 samt endelig accept fra de enkelte boligorganisationer. Den endelige accept skal foreligge senest den 1. september 2011 af hensyn til opsigelse af bestående forsikringer samt oprettelse af nye forsikringer. På organisationsbestyrelsesmødet vil der deltage en repræsentant fra Willis, som vil forklare konsekvenserne af skift af forsikringsselskab for. Bilag 2: Skadestatistik for at organisationsbestyrelsen godkender Topdanmark som nyt overordnet forsikringsselskab samt If Skadeforsikring til at tegne kollektiv ulykkesforsikring og Dansk Glasforsikring til at tegne glas- og sanitetsforsikring. Organisationsbestyrelsen godkender Topdanmark som nyt overordnet forsikringsselskab samt If Skadeforsikring til at tegne kollektiv ulykkesforsikring og Dansk Glasforsikring til at tegne glas- og sanitetsforsikring. Organisationsbestyrelsen godkender en selvrisiko på 0 kr. 7/19

9. Fællesventelisten - Bolignøglen til familieboliger i KAB En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet træder i kraft den 1. januar 2012. Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse godkendte i foråret 2010 strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 blev fællesventelisten præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres fællesventelisten for den enkelte boligorganisations bestyrelse. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring og dermed fortsætte med at have en egen udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. Bilag 3: KAB//Bolignøglen den nye venteliste i KAB-fællesskabet at boligorganisationen tilslutter sig KAB-fællesskabets nye samlede fællesventeliste. Listen giver fordele for såvel beboere og boligsøgende som for den samlede udlejningssituation for boligorganisationen. Vælger boligorganisationen at tilslutte sig fællesventelisten, skal der yderligere tages stilling til, hvilken af modellerne for beboerfortrinsret, som skal gælde i boligorganisationen fremover. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig KAB-fællesskabets nye samlede fællesventeliste. Organisationsbestyrelsen godkendte, at 5701-4 Stenløsebo, 5702-1 Vestervang, 5703-9 Halkær, 5707-8 Stengården I, 5708-5 Stengården II/1, 5710-2 Skibsted, 5711-0 Møllehøj, 5712-7 Halkærgård, 5713-4 Veksølund, 5714-1 Stengården II/2+3, 5716-6 Stengården II/4+5, 5719-8 Halkærgård Ungdomsboliger, 5720-8 Kelstedgård, 5723-0 Fortehusene, 5724-7 Teglværksparken udlejes efter model A. 5705-3 Boelholm I, 5706-0 Boelholm II og 5728-6 Stenløse Syd udlejes efter model C. 5725-4 Marienlyst Park og 5726-1 Æblehaven er seniorbofælleskaber, og udlejes derfor efter andre regler. Der gennemføres en evaluering af s brug af Bolignøglen ultimo 2012. 8/19

10. Afdeling 5713-4 Veksølund Udskiftning af gaskedler Byggeregnskab og finansiering Projekt og finansiering blev godkendt på et afdelingsmøde den 15. september 2010 og i Egedal Kommune den 24. november 2010. Arbejdet blev afleveret den 25. marts 2011, og der foreligger et revisionsgodkendt byggeregnskab af 1. juli 2011. Byggeregnskab og finansiering er som følgende: Byggeregnskab Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter 2.484.584 kr. 3.525.000 kr. -1.040.416 kr. Omkostninger og gebyrer 551.469 kr. 733.125 kr. -181.656 kr. Samlet anskaffelsessum 3.036.053 kr. 4.258.125 kr. -1.222.072 kr. Påregnet finansiering Realkreditlån - ustøttet 1.808.053 kr. 3.039.125 kr. -1.231.072 kr. Egen finansiering 1.000.000 kr. 1.000.000 kr. Tilskud HMN-gas 228.000 kr. 219.000 kr. -9.000 kr. 3.036.053 kr. 4.258.125 kr. -1.240.072 kr. Rådgiver budgetterede håndværkerudgifterne til at være noget højere, end det reelt var tilfældet på det pågældende tidspunkt, hvor licitationen blev afholdt. Årsagen til det gunstige licitationsresultat skyldes primært den hårde konkurrence i krisetider for entreprenørerne. Bilag 4: Byggeregnskab for gaskedeludskiftning i afdeling 5713-4 Veksølund Det indstilles at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskab og finansiering. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskab og finansiering. 11. Stenløse Syd renovering af badeværelser Der blev afholdt følgegruppemøde omkring Stenløse Syd den 25. august 2011. Ved udsendelsen af denne dagsorden, afventes fortsat følgegruppens beslutninger. Indstilling vedrørende byggesagen vil derfor blive fremlagt på organisationsbestyrelsesmødet. Organisationsbestyrelsen behandlede sagen på sit møde den 17. januar 2011. Det fremgår af referatet fra mødet, at organisationsbestyrelsen godkendte igangsættelse af renovering af afdelingens badeværelser efter den anbefalede løsning, model 1. Det fremgår endvidere af referatet, at organisationsbestyrelsen godkendte finansiering af badeværelsesrenoveringen samt andre økonomi- 9/19

ske udeståender på samlet 13 mio. kr., og bevilgede samtidig en tilbagebetaling fra Dispositionsfonden i 2016 med et estimeret beløb på ca. 17 mio. kr. Herefter har bygherrerådgiverne Ingeniørfirmaet J-P. Madsen og Ingeniørfirmaet BMT udarbejdet udbudsmateriale og afholdt licitation. Lavestbydende ved licitationen var entreprenørfirmaet Carlo Lorentzen A/S. På baggrund af tilbuddet fra entreprenøren er der anslået en samlet byggeudgift på ca. 7,8 mio. kr. inkl. rådgiverhonorarer for bygherrerådgivningen, omkostninger, byggesagshonorar og moms. Vi kan herefter grovopgøre en samlet anslået udgift for byggeriet inkl. færdiggørelsesudgifter således: Forventet totaludgift 142.294.578 kr. Skema B finansiering -112.665.000 kr. Merudgift inkl. 7,8 mio. kr. 29.629.578 kr. Garantiudbetaling -12.761.146 kr. EU-Conserto tilskud - 1.132.189 kr. Forventet fra drift - 3.090.753 kr. Bevilling fra Dispositionsfond -17.000.000 kr. Uudnyttet reserve pt. - 4.354.510 kr. at organisationsbestyrelsen godkender renoveringsudgiften på afdelingens badeværelser på ca. 7,8 mio. kr., at organisationsbestyrelsen tager den indgåede aftale med entreprenørfirmaet Carlo Lorentzen A/S, som lavestbydende ved licitationen til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte renoveringsudgiften på afdelingens badeværelser på ca. 7,8 mio. kr. og tog grovopgørelsen over byggeriets foreløbige udgift til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog den indgåede aftale med entreprenørfirmaet Carlo Lorentzen A/S som lavestbydende ved licitationen til efterretning. 12. Evaluering af repræsentantskabet s formand Bjørli Denbak og forretningsfører Christen Mors har den 1. juni 2011 modtaget e-mail fra afdeling 7 s afdelingsbestyrelse ved Lise Nielsen og Sanne Skogstad. Her udtrykkes kritik af gennemførelsen af repræsentantskabsmødet den 30. maj 2011. 10/19

Formandskabet har drøftet kritikken og mener, at det bør være organisationsbestyrelsen, der behandler den fremsatte kritik. Afdelingsbestyrelsen har fået dette svar, hvortil Sanne Skogstad har givet udtryk for en undren i forhold til, at deres kritik først bliver behandlet den 5. september d.å. Bilag 5: Mail fra Lise Nielsen af 1. juni 2011, svar fra Christen Mors af 20. juni 2011 samt yderligere mail fra Sanne Skogstad af 22. juni 2011. at organisationsbestyrelsen drøfter henvendelserne fra afdelingsbestyrelsen i afd. 7, og at organisationsbestyrelsen beslutter sig for et svar på henvendelserne. Formandskabet omdelte et udkast til svar på henvendelserne fra afdeling 7. Organisationsbestyrelsen godkendte, at dette svar sendes til afdelingsbestyrelsen i afdeling 7. 13. Offentliggørelse af organisationsbestyrelsens og repræsentantskabets dagsordner og referater Lise Nielsen fra afdeling 7 har henvendt sig til s formand Bjørli Denbak og forretningsfører Christen Mors i en mail af 30. august 2011. Heri kritiserer hun, at organisationsbestyrelsens dagsorden ikke længere udsendes pr. post, men skal downloades fra KAB s hjemmeside. Det er dog referater, der hidtil er blevet udsendt med post. Det skyldes omkostningsbevidsthed fra KAB s side, idet der kan spares papir og porto ved ikke længere at udsende referater pr. post. Bilag 6: Mail fra Lise Nielsen af 30. august 2011 at organisationsbestyrelsen drøfter henvendelsen fra afdelingsbestyrelsen i afd. 7. Organisationsbestyrelsen havde ikke kommentarer til henvendelsen fra afdeling 7, men tog argumentet om omkostningsbevidsthed til efterretning. 14. Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik Med indførelsen af EU s kontroldirektiv, der nu er omsat til lov i Danmark, er det nu nødvendigt at sikre fokus på boligorganisationers og afdelingers indkøb af varer og tjenesteydelser. 11/19

Med kontroldirektivet kan Konkurrencestyrelsen på eget initiativ undersøge, hvorvidt reglerne om annoncering og udbud af indkøb af varer og tjenester overholdes. Overholdes reglerne ikke, kan organisationsbestyrelsen i sidste ende holdes ansvarlig, og sanktionen vil i givet fald være en bøde. Reglerne kan sikres overholdt på to måder. Enten kan der i forbindelse med indkøb af varer og tjenester i afdelingerne i hvert enkelt tilfælde annonceres eller afholdes udbud i henhold til gældende regler, eller også kan KAB s rammeaftaler for indkøb benyttes. I vedlagte bilag er reglerne for annoncering og udbud nærmere beskrevet, og der redegøres ligeledes for KAB s fælles indkøbsaftaler. KAB har desuden orienteret de driftsansvarlige på ejendommene om de retningslinjer, der gælder for indkøb og om indkøbsaftalerne. Indkøbsaftalerne er indeholdt i de nuværende administrationsaftaler, og fra 2011 vil de også være en del af KAB s Lille Pakke. Det lokale personale orienteres løbende om aftalerne og om reglerne for udbud og annoncering. Bilag 7: Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik at organisationsbestyrelsen anbefaler afdelingerne og det lokale driftspersonale at anvende fællesindkøbsordningerne for at opnå de mulige rabatter og effektivisering samt for i højere grad at sikre overholdelse af udbudspligten, at hvis organisationsbestyrelsen fravælger dette, anbefales det, at organisationsbestyrelsen på anden vis tager skridt til at udbudsreglerne overholdes. Organisationsbestyrelsen gav udtryk for, at man fortsat foretrak, at driftspersonalet benytter sig af lokale håndværkere og erhvervsdrivende. Sager til orientering 15. Afdeling 5714 og afdeling 5716 5-års eftersyn På baggrund af indledende henvendelse fra KAB Byggesupport af den 28. december 2010 blev det i afdelingerne Stengården 14 og 16 besluttet at iværksætte et 5-års svigteftersyn af den vinduesudskiftning, som blev foretaget for i alt 181 boliger i begge afdelinger, tilbage i foråret 2006. Baggrunden for beslutningen var, at der siden byggeriets afslutning løbende har været en del problemer med de nye døre og vinduer. Især har der været mange tilfælde af løstsiddende greb på de nye hoveddøre. 12/19

KAB Byggesupport har i forbindelse med 5-års eftersynet stået for udarbejdelse af reklamationer overfor de ansvarlige entreprenører og rådgivere samt for gennemførelsen af 5-års eftersynsmødet og den efterfølgende sagsbehandling. Som følge af 5-års eftersynet har den ansvarlige entreprenør i maj 2011 foretaget en 100 % gennemgang af døre og vinduer i Stengården afd. 14 og 16 med undtagelse af seks boliger, der trods varsling om gennemgangen ikke var givet adgang til. Ved gennemgangen blev defekte dele på døre og vinduer udskiftet, og elementerne blev smurt og justeret uden omkostninger for afdelingen. KAB Byggesupport betragter herved 5-års eftersynet af vinduesudskiftningen i Stengården afd. 14 og 16 som værende afsluttet. I henhold til aftale med de to afdelinger tager KAB sig betalt for sin indsats i forbindelse med 5- års eftersynet med 31.000 kr. inkl. moms, svarende til totalbeløbet af de afsatte midler til gennemførelsen af 5-års eftersynet, jf. de respektive afdelingers byggeregnskab. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Årsrapport for fælles indkøb af gas i 2010 I september 2009 afholdtes for tredje gang et miniudbud af naturgasforbruget i boligafdelingernes centrale varmeanlæg på grundlag af den gældende SKI rammekontrakt. Udbuddet omfattede et samlet årsforbrug på ca. 1 mio. m 3 naturgas, da vi har et meget beskedent indkøb af naturgas til opvarmning i varmecentraler. På trods af det forholdsvis beskedne udbud opnåede vi et stort fald i prisen i forhold til den gældende aftale. I 2008 og 2009 havde vi en fastprisaftale på 252,3 øre/m 3. Vi indgik en ny fastprisaftale for 2010 og 2011 til 167,8 øre/m 3 naturgas. Hertil kommer naturligvis transmissionsudgifter, statsafgifter og moms. Vi opnåede således en prisreduktion på ca. 33 % svarende til næsten 1,2 mio. kr. på gaspris ekskl. afgifter. På grund af de nævnte afgifter mv. er den procentvise besparelse på afdelingens energiudgift væsentlig mindre. Besparelsen er dog reel i forhold til den del af prisen, som vi kan påvirke ved at konkurrenceudsætte indkøbet. 13/19

I nedenstående tabel vises de enkelte afdelingers opnåede besparelser i 2010: Afdelingens nummer Afdelingens navn Naturgasforbrug 2010 i m 3 4701 Stationsgården 165.703 212.000 4709 Egebjergvang 120.519 154.000 3402 Mosegårdsparken 10.543 13.500 3911 Tubberupvænge I 22.708 29.000 0513 Porsebakken 31.905 41.000 4304 Toftebæksgård 13.997 18.000 4305 Hjortholm 18.187 23.000 4306 Emil Pipers Have 41.971 53.500 4308 Carl Lunds Vænge 36.284 46.500 0703 Nybrogård Kollegiet 262.677 336.000 2601 Baunehøjparken 100.462 128.000 5719 Halkærgård ungdomsboliger 6.483 8.000 5720 Kelstedgård 20.504 26.000 5403 Niverødgård 23.220 30.000 Samlet 875.163 1.118.550 Anslået besparelse i kr. inkl. moms - excl. afgifter? De foreløbige forventninger for 2011 er stigende gaspriser, blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Dette vil ikke påvirke afdelingernes gasindkøb, da den oplyste kontraktpris også er gældende i 2011. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Servicefradrag til lejere Beboere i lejeboliger kan benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Tilskuddet er et såkaldt ligningsmæssigt fradrag, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr. 15.000. 14/19

Servicefradraget er en konsekvens af Folketingets Bolig Job-ordning. Det er en forsøgsordning, der løber fra den 1. juni 2011 til og med 31. december 2013. Tilskuddet gives kun til lønudgifter, ikke til materialeudgifter og kun til eksisterende helårsbolig, i dette tilfælde det enkelte lejemål. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at arbejdet er udført og betalt i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2013 modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v.af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. - når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse - almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren Indsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. 15/19

De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og CVR-nummer eller CPRnummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på www.skat.dk at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2008-2011. Bilag 8: Beboerklagenævnssager 2008-2011 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Nyt fra afdelingerne Driftsleder Lars Simonsen orienterede om aktuelle sager: Vestervang Der er et ønske om opstart af projekt vedrørende udskiftning af afdelingens gaskedler, afdelingens tage, reparation af skorstene samt udskiftning af træfacader på husene. Det er besluttet på afdelingsmødet afholdt den 30. august 2011, at der bevilges 60.000,00 kr. til opstart af projektet i 2012. Boelholm 5 + 6 Opstart af jordvarmeanlægget forventes uge 37 /38. Der er påfyldt væske den 29. august 2011, og indkøring af anlægget pågår. 16/19

Der er forslag til nyt vaskeri, og etableringsudgiften deles mellem afdelingerne 5 + 6. Vaskeriet bliver monteret med centralpanel, hvor betalingen af forbrug trækkes over huslejen. Opsætning af legeplads Efter etableringen af jordvarmeanlægget skal legepladsen genetableres, hvilket endnu ikke er sket, da såning af græs afventes (tørvejr i minimum 10 dage). Legepladsen kan først etableres, når der er en bæredygtig græsplæne. Da legepladsen blev nedtaget, viste det sig, at der var meget råd i den del af træstolperne, som var nedgravet. Udgift til udbedring af disse skader beløber sig til kr. 210.000,00. Udgiften tages over byggeregnskabet, som er godkendt af følgegruppen. Udgiften til opsætning af legepladsen afholdes af Fredensborg VVS, pris 240.000,00 kr. Skybrud Afdelingerne i har ikke været ramt af skader i større omfang af den sidste tids skybrud, dog har arealet, hvor der skal sås græsplæne i Boelholm I og II været oversvømmet, så nogle af stierne ved græsplænen i afdeling 6 står under vand. Der har været vand i et enkelt skur, og der har et par gange været tilkaldt slamsuger for at fjerne vandet. Der er senere udført yderligere dræn for at afhjælpe problemer med regn. Veksølund Veksølund har fået foretaget vinduesudskiftning. Der har ikke har været konstateret problemer med vinduerne efter 1-års eftersynet. KAB har på den baggrund ikke anbefalet gennemførelse af 5-års eftersynet. Følgegruppen har besluttet, at man ikke ønsker 5-års eftersynet gennemført. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Nyt fra udvalgene Det foreslås, at de enkelte udvalg giver en kortfattet orientering om deres arbejde. Kursusudvalg: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller og Steffen Bargholz). Budgetkontroludvalg: (Brian Øllegaard og Mogens Olsen). Handlingsplanudvalg: (Tovholder: Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Mogens Olsen, Steffen Bargholz og Brian Øllegaard). Ungdomsboligudvalg, afdeling 19 Halkærgård Ungdomsboliger: (Tovholder: Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Leif Fynbo). 17/19

Halkærgård Udvalg: (Vanda Jacobsen, Kirsten B. Sørensen og Aksel Hein Pedersen). Stenløse Syd - følgegruppe: (Bjørli Denbak, Leif Gade Heller, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Lene Ravn). Boelholm følgegruppe: (Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Nina Møller). Teglværksparken følgegruppe: (Jørn Schmidt og Torben Tingstrup). at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Boelholm Følgegruppe Dette punkt er belagt med tavshedspligt. 22. Emner til næste møde Der lægges op til, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på et kommende møde i organisationsbestyrelsen. Det er aftalt mellem s formandskab og KAB, at regnskabsprocessen i maj 2011 bliver taget op til behandling på næste organisationsbestyrelsesmøde den 7. november 2011. Flere regnskaber blev først sent færdige, hvilket ikke gav afdelingsbestyrelserne særligt meget tid til at forholde sig til regnskaberne. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18/19

23. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde: Mandag den 7. november 2011, kl. 19.00 Repræsentantskabsmøde: Mandag den 10. oktober 2011, kl. 19.00 (valg af medlemmer) at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Eventuelt 19/19