Temamagasin indenfor grafisk workflow og teknologi 5. årgang Nr. 25 August 2005 WORKFLOW GRAFISK Hvorfor en digital indgang? Byggeklodserne i en grafisk portal Skabelonbaseret tryksagsproduktion Spor dine ordrer TEMA Page Boxes Farvestyring af digitalprint Hvad betyder papiret Grafisk portal
Kunder Kerne Suppl W GRAFISK PORTAL TEMA: GRAFISK PORTAL arbejdspartnere Databasepublsering ERP DAM Filoverførsel Redak Medarbejde 4 38 42 46 Den digitale indgang Introduktion til den grafiske portal og dets 3 hovedsystemer, og hvorfor en digital indgang er forretningsmæssigt værdifuld 8 Byggeklodserne i den grafiske portal Gennemgang af byggeklodserne i den grafiske portal og hvorledes de sammensættes til bæredygtige løsninger 14 Skabelonbaseret tryksagsproduktion Fordele for kunde og den grafiske virksomhed ved anvendelse af skabelonbaseret tryksagsproduktion 24 Spor dine ordrer Højere produktivitet og kundeservices gennem tracking af ordrer og råvarer 30 Case: På den anden side Digital XPress bryder konventionerne i deres helhjertede satsning på MOM 34 Case: Praktiske erfaringer Eksempler fra en række virksomheder med praktiske erfaringer fra etablering af grafisk portal 50 Læsertilbud August måneds tilbud til Grafisk Workflows læsere: Find den rigtige farve Page Boxes Detaljeret anvisning til hvorledes Page Boxes håndteres korrekt i workflowet Farvestyring af digitalprint Gennemgang af udfordringer når digitalprint skal farvestyres, samt eksempel på konkrete værktøjer Hvad betyder papiret Indføring i papirets egenskaber, og dets betydning for trykning og farvestyring Grafisk Workflow nr. 26 udkommer oktober 2005 TEMA: Media Asset Management er den professionelle grafiske branches tematidsskrift. Hvert nummer behandler indgående ét aktuelt emne. Artiklerne skrives af konsulenter, fagspecialister og eksperter i det specifikke tema. Grafisk Workflow udkommer med 6 temanumre om året. Nr. 1: PDF (aug. 2001) Nr. 2: Farvestyring & Kvalitetssikring (okt. 2001) Nr. 3: Variabelt Digitaltryk (dec. 2001) Nr. 4: Workflow systemer (feb. 2002) Nr. 5: Input-teknologi (apr. 2002) Nr. 6: Output-teknologi (juni 2002) Nr. 7: PDF II (aug. 2002) Nr. 8: Tryk (okt. 2002) Nr. 9: Grafisk IT (dec. 2002) Nr. 10: Korrektur (feb. 2003) Nr. 11: Preflight (apr. 2003) Nr. 12: Web Content Management (juni 2003) Nr. 13: PDF III (aug. 2003) Nr. 14: CIP4 (okt. 2003) Nr. 15: Skrifter (dec. 2003) Nr. 16: Prøvetryk (feb. 2004) Nr. 17: Tendenser (apr. 2004) Nr. 18: Billeder (juni 2004) Nr. 19: Digitaltryk (aug. 2004) Nr. 20: Computer to Plate (okt. 2004) Nr. 21: PDF IV (dec. 2004) Nr. 22: Tryk II (feb. 2005) Nr. 23: Ombrydning (apr. 2005) Nr. 24: Farvestyring (juni 2005) Nr. 25: Grafisk portal (august 2005) Nr. 26: Media Asset Management (udkommer oktober 2005) Fagtidsskrift om grafisk produktion - for professionelle og beslutningstagere Udgiver Sankt Knuds Vej 21 1903 Frederiksberg C Tlf. +45 33 21 07 40 Fax +45 33 79 51 74 www.meditpublishing.dk mail@meditpublishing.dk Medit Publishing udgiver faglitteratur indenfor mediebranchen Redaktion Klavs Holm (Ansv. redaktør) kh@grafiskworkflow.dk Skribenter dette nummer Steen Hansen Bård Blytt Sandstad Kåre Bjørn Jensen Thomas Haase Design og Grafisk produktion Hakon Holm ApS Borgmester Nielsens Vej 24, 3700 Rønne Tlf. +45 56 95 24 44 produktion@grafiskworkflow.dk Oplag 4.000 eksemplarer Papir Arctic the Matt 115 gram og 250 gram leveret af Arctic Paper Annoncesalg DG Media as Tlf. +45 70 27 11 55 Fax +45 70 27 11 56 epost@dgmedia.dk Annoncemateriale: annonce@grafiskworkflow.dk Tlf. +45 33 21 07 40 Abonnementservice Oxygen Media Service Tlf. +45 70 70 17 40 abonnement@grafiskworkflow.dk Abonnementstyper Årsabonnement (6 tematidsskrifter): 1 stk.: Kr. 425,- (eks. moms) 3 stk.: Kr. 999,- 5 stk.: Kr. 1.599,- 10 stk.: Kr. 2.999,- ISSN: 1602-0138 Eftertryk eller anden brug af indholdet i dette blad, kræver forudgående skriftlig tilladelse fra redaktionen.
LEDER Forretningslogik er et konkurrenceparameter Enhver med daglig adgang til Internettet surfer med jævne mellemrum hen over»portaler«, f.eks. nyhedsportaler, brancheportaler eller lignende. På overfladen er sådanne portaler ofte gratis at benytte, hvilket selvsagt afspejler deres markedsføringsmæssige funktion, men adskillige portaler har f.eks. udvidet adgang til søgning i arkiver mod betaling og andre online betalingsservices. Portalen er med andre ord indgangen til en række gratis eller betalte ydelser og services fra en udbyder, og grænsefladen er et website. På samme vis vil vi opfatte den»grafiske portal«, som en webindgang til en række gratis eller betalte ydelser og services fra en grafisk virksomhed stillet til rådighed for virksomhedens kunder og samarbejdspartnere - om dette handler dette temanummer. Min egen arbejdsuge (tænkt) begyndte søndag aften, hvor jeg loggede på firmaets on-line kalender for at orientere mig om ugens opgaver. Da jeg mandag skulle på en opgave, bookede jeg togbilletter via Internettet samme søndag aften og ordnede nogle bankforretninger. Mandag skulle jeg bestille en software-pakke. Jeg kunne via Internettet logge direkte på leverandørens administrative system for at checke pris, lagerstatus og foretage bestilling. Da programpakken ikke var kommet tirsdag formiddag, måtte jeg via leverandørens administrative system sikre, at pakken var afsendt. Det var den, og da der samtidig var registreret tracking-nummer - var det en snild sag at tjekke forsendelse on-line hos DHL. Heldigvis kun for at konstatere at pakken var afsendt - og ganske rigtigt modtog jeg pakken få timer efter. Dagen blev afrundet ved at logge på Grafisk Workflows on-line korrektursystem. Her kunne jeg give et par tilbagemeldinger til artikelforfattere om ønsker til artiklerne. Godkende en artikel, og anføre et par rettelser til produktionen. Ovenstående»log«giver et fint billede af hvorledes personer, virksomheder og samarbejdspartnere i dag bliver mere og mere integreret med hinanden via en internetbaseret forretningslogik. Vi arbejder i højere grad uden en fysisk base eller hæmmet af traditionelle arbejdstidsbegreber. I de senere år har en lang række brancher fået ændret arbejdsgange, kunderelationer og selve deres forretningsgrundlag som følge af nye teknologiske muligheder og trends - tænk blot på i hvilken grad rejsebranchen er»gået online«. Denne udvikling er i stor udstrækning gået den grafiske branche forbi, idet teknologiudvikling og fokus i branchen primært har været rettet indad i organisationen. Dette er ikke nødvendigvis en fordel for hverken kunde eller grafisk leverandør - og jeg forventer da også, at vi kommer til at se en ny teknologifokusering i den grafiske branche, hvor det primært vil være nyudvikling af kunderelationer, samarbejdsvilkår og workflowintegration mellem kunde og leverandør, der kommer i fokus. JDF indeholder sine spæde intentioner herom, selvom det indtil nu alene har været anvendt til indadrettede funktioner. Undersøgelser gennemført af PIA (Printing Industries of America) viser klart at netop omkostninger til administration, service og support er stigende i grafiske virksomheder - og er på vej til at udgøre op mod halvdelen af de samlede omkostninger. Faldende oplag og øget kompleksitet i opgaverne er en af årsagerne hertil. Der er derfor ingen tvivl om, at der ligger et stort rationaliseringspotentiale for både den grafiske virksomhed og dens kunder på netop disse områder. I sidste ende er det hverken i den grafiske virksomheds eller dens kunders interesse at fastholde traditionelle forretningsgange. Alle brancher slås med krav om øget effektivitet, og det kan kun ske, hvis vores forretningsrelationer og samarbejde med eksterne parter bliver så effektiv, integreret og automatiseret som muligt. Det må således være en betragtelig salgsparameter, hvis man som grafisk virksomhed kan tilbyde en totalløsning, der afhjælper andet end blot det rene grafiske produkt. Betyder alt dette, at den personlige relation og kontakt mellem kunde og leverandør vil forsvinde? Svaret er ubetinget - nej! Men kontakten skal være omkring emner det er relevant for kunden at have dialog omkring. Spørgsmålet er, om ikke kunden vil knytte sig tættere til sin grafiske leverandør, hvis leverandøren bruger sin tid på rådgivning omkring løsninger og kreative ideer - frem for at bruge sin tid på manuel jobhåndtering m.v.!? I en tid hvor globalisering og udflagning ligger som en meget potentiel trussel for mange brancher, herunder ikke mindst den grafiske, skal der tænkes ekstra meget over at netop effektivisering af arbejdsgange gennem brug af ny teknologi kan være løsningen og redningen. En undersøgelse af serviceomkostninger i amerikanske virksomheder viste for nylig, at gevinsten ved at»automatisere«service via Internettet er langt større end ved f.eks. at udflage servicefunktioner til lavtlønslande. I sidste ende er det hverken i den grafiske virksomheds eller dens kunders interesse at fastholde traditionelle forretningsgange Der er med andre ord al mulig grund til at interessere sig for at etablere en grafisk portal som indgang til sin virksomhed, og med dette temanummer ønsker vi at give inspiration til hvorledes grafiske virksomheder og deres kunder kan anvende ny teknologi til udvikling af intelligente, effektive og fleksible workflows - og ikke mindst forretningsgange. God fornøjelse Klavs Holm Redaktør AUGUST 2005 GRAFISK WORKFLOW NR. 25 3
GRAFISK PORTAL Den digitale indgang - hvorfor etablere en grafisk portal? Hvis en grafisk virksomhed skal etablere en webadgang (grafisk portal) for deres kunder med succes, skal den tage strategisk afsæt i en forretningslogik og være baseret på en solid teknisk platform. Af: Steen Hansen Steen Hansen er chefkonsulent hos Medit Consult, hvor han bl.a. varetager projektledelse og udviklingsopgaver indenfor procesog workflowoptimering samt forretningsudvikling. sh@meditconsult.dk En lang række services af interesse for en grafisk virksomheds samhandelspartnere - primært kunder men også leverandører - kan i dag gøres tilgængelige via Internettet! Rent teknisk findes der ikke de store begrænsninger længere. Men nye teknologier giver mulighed for at kigge en grafisk virksomhed så dybt i kortene, at adskillige enten vægrer sig en smule imod at stille dem til rådighed, eller ganske indlysende stiller spørgsmålstegn ved om det overhovedet har et forretningsmæssigt formål. Denne artikel beskriver hovedtrækkene ved den»optimale«grafiske portal samt dens grundlæggende services og ydelser fra en teknisk synsvinkel. Optimal skal altså i denne sammenhæng forstås i betydningen»kan alt, der teknisk set er muligt«. Grafisk portal Den grafiske portal er den grafiske virksomheds åbning mod kunderne! En del af de services og ydelser, der stilles til rådighed via portalen, må derfor naturligt nok komme fra et eller flere af virksomhedens 3»hovedsystemer«: Virksomhedens administrative system, virksomhedens mediearkiv/billedbank, og/eller virksomhedens workflowsystem. Typisk suppleres ydelserne fra disse hovedsystemer yderligere med ydelser fra andre delsystemer, der f.eks. håndterer skabelonbaserede tryksager, korrekturgange, etc. I en verden, der i forvejen i høj grad betjener sig af akronymer - eksempler nævnt i flæng: CTP, CMS, JPG, DTP, PDF - fristes man til at lancere et nyt, der kort og rammende beskriver den grafiske portal. Andetsteds i bladet kan man læse om en virksomhed, der etablerer MOM-løsninger for sine kunder. Adgang til dette Marketing Operations Management System giver kunderne mulighed for at styre og kontrollere en lang række forhold relateret til deres marketing-aktiviteter. Man fristes således til at sige GOM: Graphic Operations Management System - et system til at styre og kontrollere aktiviteter relateret til grafisk produktion. En ganske dækkende betegnelse for den grafiske portal. Hvorfor etablere en portal? Det er en forretningsmæssig beslutning at etablere en grafisk portal! Så enkelt er det. Resumé Efter en konkretisering af portalbegrebet, placeres den grafiske portal i relation til en grafisk virksomheds 3 hovedsystemer, det administrative system, mediedatabasen og workflowsystemet. Forholdet mellem en bred og en smal portal belyses, og afslutningsvis skitseres nogle overordnede krav til portalens hovedelementer. Og så er der alligevel et par tekniske forhold, der næsten i sig selv også bliver en begrundelse for at gøre det.»hvad der kan udføres via Internettet, vil blive udført via Internettet!«Et letkøbt argument, der ikke desto mindre har den sandhed i sig, at brugen af Internettet i dag er lige så naturligt for os, som brugen af en telefon.»grafiske portaler«er allerede etableret af adskillige virksomheder både i udlandet og herhjemme - og din konkurrent vil også gøre det! Flere og flere grafiske systemer leveres med»internet-adgang«. Leverandørerne af disse systemer har med andre ord øje for behovet, og dit nye workflow-system er måske allerede klar. Etableringen af en grafisk portal skal være en win/win situation. Kunden skal opleve at portalen gør hans forretning med den grafiske virksomhed enklere, og optimalt set afhjælper problematikker af teknisk eller logistisk karakter internt i kundens egen virksomhed. Den grafiske virksomhed skal på den anden side set høste kontante optimeringsgevinster i form af forenklet eller automatiseret ordrestyring og datahåndtering. Opleves den grafiske portal i stedet som 4 GRAFISK WORKFLOW NR. 25 AUGUST 2005
GRAFISK PORTAL en belastende faktor - uanset på hvilken side af bordet det sker - vil succesen udeblive. Før man træder ind... Ser man på listen over services og ydelser, der kan eller bør indgå i en grafisk portal, må man straks bemærke, at der i øjeblikket ikke findes nøglefærdige»outof-the-box«systemer, der håndterer samtlige af disse. Nogle kommer dog ret tæt på! De mest omfattende knytter sig enten til et af de 3»hovedsystemer«i en grafisk virksomhed, eller er enkeltstående systemer. Til adskillige ERP-systemer findes der i dag»web-klienter«, der også kan anvendes til at give kundeadgang til dele af systemet. En lang række opgaver relateret til ordrehåndtering kan udføres, ligesom projektstyring, previews af ordremateriale etc. håndteres af flere. DAM-systemer indeholder alle i dag et web-grænsesnit med større eller mindre funktionalitet. Fra simple muligheder for at hente eller bringe data til avancerede muligheder for projektstyring, database-samkørsel, billedkonvertering on-the-fly, etc. Workflow-systemer fra alle de veletablerede leverandører til den grafiske branche indeholder i dag mulighed for at stille services til rådighed for kunder via en web-adgang. Typisk dækkes områder som preflight, korrekturgange, ordreoversigt, etc. af disse løsninger. Digitaltryk systemer kan måske regnes som en variant af workflowsystemerne, men er under alle omstændigheder et område i vækst. De særlige produktionsmæssige muligheder med digitaltryk gør web-tilgangen til en oplagt kundeservice. Enkeltstående systemer dækker mere eller mindre begrænsede områder af den grafiske portal, eksempelvis projektstyring, skabelonbaseret tryksagsproduktion, korrekturgange, projektstyring, etc. Der kan være stor overlapning mellem de services og ydelser ovenstående systemer kan publicere - og stadig er der i et vist omfang tale om»delsystemer«. Den grafiske portals komponenter Samarbejdspartnere Databasepublsering tryksager ERP Kunder Workflow Skabelonbasered Leverandører Portalen Det website en kunde logger sig ind på, når han skal anvende en ydelse - skal den grafisk virksomhed have den fulde kontrol over! Udseendet skal være virksomhedens eget - alternativt kunne tilrettes til at matche en kundes designlinie. Login til portalen skal samtidig være login til de komponenter, som kunden er tildelt adgang til: Ét login uanset antallet af services. Alle komponenter skal kunne nås direkte fra portalen: Én indgang - uanset antallet af services. ERP Alle data, der knytter sig til selve ordrehåndteringen - kundens stamdata, forespørgsler, bestillinger, priser, lagerstatus, etc. - skal hentes fra og til den grafiske virksomheds ERP-system. Mulighed for integration både mellem web-site og portalens delsystemer er et krav. På et bredt eller et snævert område løser systemerne deres opgave, og de fleste gør det godt. Mange virksomheder har imidlertid måttet erkende, at deres egen kreativitet hurtigt kommer i gang, når systemerne tages i anvendelse. Gode ideer blomstrer pludselig:»når vi nu kan tilbyde A burde vi også kunne tilbyde B«, og man risikerer at ende med DAM Filoverførsel Redaktionel adgang Kerne Supplerende ydelser Medarbejdere Webinterface DAM De data, der anvendes og bearbejdes i portalens delkomponenter, skal kunne trækkes fra samme datakilder - mulighed for databaseintegration er et krav. Et DAM-system (Digital Asset Management) er krumtappen i en grafisk portal. Workflow Den grafiske portal kan være baseret på web-tilgang til et eksisterende workflow-system. Det er imidlertid ingen betingelse for at etablere en grafisk portal at man råder over et decideret workflow-system. Dog må der etableres»automatikker«- i sin simpleste form»hotfolders«- centrale steder i ens workflow, for at potentialet i en portal kan udnyttes fuldt ud. en vis frustration over»næsten«at have fået sit behov dækket. En indledende behovsafklaring er med andre ord en forudsætning for, at implementeringen af en grafisk portal bliver en succes. Horisontal eller vertikal løsning Det er en forretningsmæssig disciplin at En indledende behovsafklaring er med andre ord en forudsætning for, at implementeringen af en grafisk portal bliver en succes. AUGUST 2005 GRAFISK WORKFLOW NR. 25 5
GRAFISK PORTAL gennemføre en behovsafklaring! I relation til en teknisk gennemgang af services og ydelser i en grafisk portal, tillader jeg mig derfor at tage udgangspunkt i bredde frem for dybde. Forretningsmæssigt er det vel netop et af de vigtige forhold, man må afklare: Ønsker man at etablere en»bred portal«med en række services, som stort set alle virksomhedens kunder kan have glæde af? Eller betjener man specialiserede kundesegmenter med lige så specialiserede behov der tilgodeses af en»smal portal med special-funktioner«? Så entydig en valgmulighed stilles man - desværre - sjældent over for i det virkelige liv. De første skridt mod etableringen af»grafiske portaler«bliver ofte taget lidt tilfældigt: En teknisk mulighed i et nyt workflow-system skal udnyttes; en specifik kunde skal have dækket et specifikt behov. I bedste fald ender Services og ydelser i den grafiske portal Den optimale grafiske portal tilbyder adgang til følgende services og ydelser Kundens egen side Bestillingssystem Forespørgsler Igangværende opgaver Historik Lageroversigt Online-status / realtime Betaling / fakturering Meddelelser og nyheder Virksomhedsspecifikke indstillingsfiler: Settings, ICC-profiler, preflight-profiler Vejledninger og manualer DAM - Mediadatabase og -arkiv. Filoverførsel - FTP eller andet. Projekt- og opgavestyring Online preflight Online korrektur- og godkendelsessystem»redaktionelle«systemer - fælles redigering af dokumenter Skabelon-baserede tryksager Database-baserede tryksager Digitaltryk - variable data Automatisk kataloggenerering Tracking-muligheder Bred eller smal portal Filoverførsel Medie-arkiv Workflow Bred portal med et udvalg af funktioner, der understøtter mange forskelligartede kundetyper. man med et nichetilbud, der måske kun udnyttes i ringe grad, og i værste fald frustreres man over en løsning der er for specifik til at kunne anvendes i større sammenhænge. Byggeklodser og grundlag En kort opsummering: Den grafiske portal... Preflight Stiller en række web-baserede services og ydelser til rådighed for en grafisk virksomheds kunder - gratis eller betalt! Services og ydelser kan være højt specialiserede, udviklet af virksomhedens bestående system-leverandører eller fra andre»tredje-parts«leverandører. Der er tale om»del-systemer«, der hver især dækker større eller mindre dele af den optimale grafiske portal. Kun et fåtal af grafiske virksomheder vil have de nødvendige ressourcer til at udvikle komponenterne til den grafiske portal selv - og hvorfor også opfinde den dybe tallerken flere gange? Omvendt står man som grafisk virksomhed i dag med et antal»byggeklodser«til den samlede portal i hånden. Byggeklodser, der ikke uden videre er særligt»kompatible«. Kodning og datastruktur kan selvsagt være vidt forskellige, hver af dem har eget login og unik brugerflade, hver af dem trækker måske umiddelbart på forskellige datalagre, og visse funktioner overlapper hinanden eller overlappes af andre systemer i virksomheden: MAM-systemer, ERPsystemer eller lignende. Korrektur Skabeloner Redaktionel Databaser Tracking Smal portal med specialydelser, der understøtter et snævert kundesegment Taler man ud fra disse konditioner om»den optimale grafiske portal«med den bredde, der skal til for at kunne betjene en traditionel grafisk virksomheds kunder, så kunne man opstille nogle hovedkrav på en række områder. Herom mere i den efterfølgende artikel: Grafisk portal - hvordan. Grafisk portal - hvorfor ikke? Der er ikke meget der taler for, at man skal lade sig bremse i at etablere en grafisk portal til sin virksomhed. Tidligere tiders indlysende forhindringer, hvor manglen på båndbredde vel var den mest iøjnefaldende, må i hvert fald siges at være ryddet af vejen. Fra alle leverandører til de grafiske»hovedsystemer«, ERP-, DAM- og workflowsystemer, leveres løsningerne i dag med web-adgang. På nogle systemer»out-of-the-box«på andre via moduler, der kan tilkøbes. Ikke nødvendigvis nogen ringe investering - men mulighederne findes. En lang række andre leverandører står klar til levering af systemer, der supplerer hovedsystemerne med mere specialiserede muligheder. Hvis der eksisterer en opdateret og tidssvarende vanskelighed i dag er den bl.a. en følge af det store udbud: Når»alle«systemer nu kommer med webadgang - hvilken én skal man så vælge til hoveddør? Og når man har valgt, er det så stadig muligt at sætte et par små sidedøre i, der åbner op for andre systemer? Skal portalen være optimal, slipper man næppe for lidt kreativ egenudvikling, når byggeklodserne skal sættes sammen. 6 GRAFISK WORKFLOW NR. 25 AUGUST 2005