Den 23. september 2013 Referat Bestyrelsesmøde i Aarhus Kommunes Feriefond d. 28. august 2013 Til stede: Niels Jørgen Friis, Leon Kanstrup, Britha Lund Sørensen, Finn Nathan, Per Jensen, Niels Lucassen, Morten Boe, Joan Sørensen, Jessie Madsen og Søren Laurids Tirstrup (Referent). 1. Godkendelse af dagsorden samt underskrift af referat fra mødet den 6. maj 2013 og mødet på besigtigelsesturen d. 4.-6. juni 2013. NJF bød velkommen til Niels Lucassen, som tager over for PJ i bestyrelsen og samtidig får personaleansvaret for sekretariatet. NJF havde enkelte tilføjelser til dagsordenen, som blev drøftet på mødet. Referaterne fra bestyrelsesmødet og besigtigelsesturen blev underskrevet. 2. Likviditetsoversigt v/joan Sørensen JS orienterede om, hvordan likviditetsoversigten tager sig ud pr. 31. december 2013. Aarhus Kommunes Feriefond Feriefonden for ansatte ved Aarhus Kommune Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer Sagsbehandler Søren L. Tirstrup Telefon 8940 2312 Direkte telefon 8940 2301 Telefax 8940 2316 E-post Feriefonden@aarhus.dk E-post direkte slt@aarhus.dk www.aarhuskommunesferiefond.dk 3. Udlejningsoversigt for Mellem- og Lavsæson 2013 Enighed om, at den nye oversigt er god og giver et godt overblik, samtidig med, at den er mere sammenlignelig i forhold til den gamle udlejningsoversigt. 4. Opfølgning på Besigtigelsesturen til København og Sverige d. 4.-6. juni 2013 - Iagttagelser fra lejlighederne i København NJF har snakket med den tilsynsførende i lejlighederne i KBH, John, om de iagttagelser, som bestyrelsen havde gjort sig på besigtigelsesturen. Bestyrelsen er generelt tilfredse med det arbejde John udfører, men ønsker at det skal være lidt bedre. Det ønskes blandt andet, at John melder tilbage, hvis der ikke er gjort ordentlig rent i lejligheden eller andet. NJF havde en god snak med John, som fik en forståelse af, hvordan den videre proces skal fo- Referat - Bestyrelsesmøde i Feriefonden d. 28. august 2013
regå. Orienteret om, at der er bestilt en elektriker til at sætte diverse ledninger op i lejlighederne. - Iagttagelser fra hytten i Sverige Forslag fra BLS om at gennemgå alt køkkenudstyret, da meget af det trænger til at blive udskiftet. LK foreslog, at to af cyklerne bliver udskiftet med to damecykler, da det ikke er optimalt med 4 mountainbikes. De to overskydende cykler tages med hjem og placeres i et andet hus. - Ombytning af møbler i Norsminde NJF har snakket med Maja fra IDdesign om ombytningen af møblerne i Norsminde. Maja går videre med sagen og giver en tilbagemelding så snart der er sket noget nyt. - Markedsføring på intranet og hjemmeside Forslag om at markedsføre Feriefonden via BU-nyt og andre medlemsblade i magistratsafdelinger. Der kigges på mulighederne for dette til næste bestyrelsesmøde. Det ønskes, at der hele tiden tænkes i, hvilke nyheder, der kan være relevante at lægge på Medarbejderportalen. Har manglet nyheder hen over sommeren, da der ikke har været nogle nyheder med nok substans til at komme på Medarbejderportalen. Snakke med Per Ryolf om, hvilke nyheder, der er relevante at lægges på. Næste nyhed bliver konkurrencen i forbindelse med Jubilæumshuset, hvor der også vil være billeder af det foreløbige byggeri. Der blev orienteret om, at nyhedsbrevene bliver sendt ud til de tilmeldte igen. - Forlængelse af kontrakt med Skallerup Klit NJF har ikke snakket med Skallerup Klit Feriecenter endnu, men tager en snak med dem i forbindelse med Jubilæumshuset. LK har været på besøg hos nogle lejere i Skallerup Klit, som generelt var tilfredse med huset og ikke havde bemærket nogen store problemer. Bestyrelsen synes dog, at sengeforholdene ikke er særlig gode og at huset er meget lydt. I forbindelse med NJFs snak med Skallerup Klit ønskes det, at de andre huse i området kan tages med i en eventuel ny aftale. Hvis en eventuel ny aftale laves skal der tages en jurist ind for at kigge på aftalen. 5. Opfølgning på den videre proces med et nyt bookingsystem. Side 2 af 10
Holdningen til et nyt bookingsystem, har indtil videre været, ud fra vurderinger, at gå efter bookingsystemet Bookhus. Ønske fra NL og PJ om, at Feriefonden følger kommunens retningslinjer i forhold til udbud, selvom fonden ikke er omfattet af reglerne. Forud for bestyrelsesmødet var der arrangeret et ekstraordinært bestyrelsesmøde, hvor Bookhus skulle komme og fortælle om systemet, men dette blev aflyst jævnfør ønsket om at følge kommunens retningslinjer. Det ønskes at der laves en kravsspecifikation, som skal afklare, hvad der er på markedet og hvad Feriefonden har brug for ud fra nogle opsatte krav. Kravsspecifikationen skal også omhandle det nuværende bookingsystem sat op i mod det nye og samspillet med kommunens andre systemer, som sekretariatet benytter. Kravsspecifikationen udfærdiges af en konsulent fra Rambøll i samarbejde med SLT, som hjælper til, og skal som udgangspunkt omfatte ca. 50 arbejdstimer. Samtidig skal specifikationen give et overblik over, om tilbuddene kommer i nærheden af udbudskravet. Hvis tilbuddet kommer over 1,6 millioner kr. skal det i udbud. Hvis tilbuddet over 4 år kommer til at koste mere end 500.000 kr. skal der udvælges flere leverandører, som skal komme med et tilbud. Processen forløber i september og oktober, hvor der i slutningen af oktober skal være en vurdering af, hvilket system Feriefonden bør vælge. 6. Hvordan kommer vi videre med projekt Kontainer? På det ekstraordinære bestyrelsesmøde som blev aflyst, hvor Bookhus også skulle have været, var det også aftalt at Michael Vorre fra Teknik og Miljø, skulle have været og fortælle om programmet Kontainer. FN finder et nyt tidspunkt til at møde med Michael, da det kan være svært at klemme ind i et ordinært bestyrelsesmøde. Eventuelt skal der afholdes et andet ekstraordinært bestyrelsesmøde på et senere tidspunkt. 7. Gennemgå tjeklisterne til de tilsynsførende v/leon Kanstrup. Tjeklisterne, som LK har arbejdet på, består af 3 forskellige, årstilsyn, månedstilsyn og 14-dages-tilsyn. Tjeklisterne består af arbejdsopgaver, som de tilsynsførende skal lave og tjekke op på hver gang de er i huset. Tjeklisterne er blevet lavet, da der er et stort behov for at få sat de tilsynsførende i scene og få dem til at komme med tilbagemeldinger. De tilsynsførende skal kigge på tjeklisterne hver gang de er i huset. Bestyrelsen var enige om, at tjeklisterne var gode, dog manglede der græsslåning på tjeklisten med 14-dages tilsyn. Side 3 af 10
Bestyrelsen får 14 dage til at kigge dem igennem efter bestyrelsesmødet og eventuelle kommentarer sendes til SLT senest fredag d. 13. september. Udkast til de færdige tjeklister kommer ud ugen efter, hvorefter bestyrelsen får et par dage til at kigge dem igennem, så MB kan få dem med rundt på hans tur rundt til husene. 8. Status på byggeriet i Nørlev v/byggeudvalget MB orienterede om, at det første spadestik til huset blev taget d. 27. august, hvor grunden blev ryddet og der blev støbt beton til fundamentet. Byggeudvalget havde en god snak med naboerne omkring hybenhækken, som skiller husene ad. Hækken skal på sigt klippes ned, så den kun er 1 meter bred. Samtidig skal den klippes lige, da der er et stort sving i hækken. Huset kommer til at ligge godt i forhold til sol. Der bliver installeret en udebruser med både varmt og koldt vand. MB gjorde opmærksom på, at der kunne være noget i forhold til brandforsikring. JS kontakter forsikringsselskabet vedr. brandforsikringen. Stenhøj, som bygger huset, er pressede på tidsplanen, i forhold til om de kan nå det. Grunden til dette er, at de har haft en udfordring ved at lave huset. Stenhøj accepterede, at huset skulle være færdig d. 1. november, hvis byggetilladelsen var i hus inden d. 1. august, hvilket den var. Enighed om at give Stenhøj lidt længere at løbe på, men stadig være bestemte og holde fast i, at vi har lavet en aftale. Udgangspunktet er stadig d. 1. november, men hvis der dukker uhensigtsmæssige ting op i løbet af byggeriet, kan den forlænges. I forhold til aptering af boligen, er det planlagt at dette skal foregå omkring d. 1. december, så huset kan være klar til udlejning i januar og måske allerede til jul. I forhold til, hvornår boligen kan udlejes fra, afventer bestyrelsen, hvordan processen forløber lidt længere fremme. Tages op på næste bestyrelsesmøde. I forbindelse med byggeriet af Jubilæumshuset og den forestående konkurrence, vil der blive lagt en nyhed op på Medarbejderportalen og hjemmesiden med foreløbige billeder af huset og et link til konkurrencen. NJF har snakket med de tre udvalgte leverandører om den forestående aptering. Alle leverandørerne ser det som en spændende udfordring og glæder sig til at vise deres bud på indretningen til bestyrelsen. MB gjorde opmærksom på, at der ikke skal tænkes garderobeskabe med i indretningen. Byggeudvalget koordinerer el-planen med leverandører og giver dem information om, hvilke Side 4 af 10
materialer der bruges til gulv, således de kan tænke dette med ind i deres forslag. I forbindelse med Feriefondens forestående jubilæum d. 1. oktober, ønsker bestyrelsen at tage en besigtigelsestur til huset, for at besigtige det foreløbige byggeri. 9. Drøftelse af mulighed for prøveleje af lejlighed på Klitgården v/ Leon Kanstrup - Klitgården 1 - Bondegårdsferie Byggeudvalget havde i forbindelse med deres besigtigelse af gårdejendommen, Klitgården, og Jubilæumshuset i Nørlev, også besigtiget en anden gård. Klitgården ligger tæt ved Nørlev og er ejet af et ældre ægtepar, som har lavet deres tidligere gård om til lejligheder. Feriefonden har fået tilbudt en af lejlighederne med en reduktion i prisen. Tilbuddet går på at leje lejligheden i et halvt år fra nytår til sommer, minus enkelte uger i perioden. Alternativt er det muligt at leje lejligheden i en kortere periode fra nytår til marts. Udover leje skal der for hver udlejeperiode betales 600 kr. for rengøring. Udover selve lejligheden er der også mange tillægsfaciliteter, så som et drivhus, hvor man kan plukke lidt grønt, en grillplads, en fodboldbane, geder og heste mv. Samtidig er der en ladebygning med flere aktiviteter i form af bordtennis, bordfodbold mv. Parret driver stedet seriøst og er næsten altid på gården. Lejligheden er bygget i 2003, er handicapvenlig og har plads til 6 personer + 2 sovepladser på hemsen. Ydermere er der meget i området, som man kan tage til. Klitgårdens ejere er ikke interesseret i en aftale ligesom i Budapest. Ønske fra bestyrelse om, at leje lejligheden i mellemsæsonen i 3 måneder fra d. 29. marts til d. 28. juni, da de frygter at lejligheden ikke vil blive benyttet i januar og februar måned. Ved først at leje den fra marts er der også god mulighed for at markedsføre og udleje lejligheden inden. Bestyrelsen var enige om, at det var et spændende forslag, som ville være relevant at prøve af. Efter et stykke af perioden ønskes det, at der kigges på udlejningen for at se, om der er basis for at forlænge aftalen med dem. Lejligheden vil blive udlejet på samme vilkår som sommerhusene. LK tager kontakt til ægteparret og informerer dem om beslutningen. Sekretariatet udarbejder et forslag til afregning til næste bestyrelsesmøde. - Klitgården 2 - Gårdejendom Side 5 af 10
Byggeudvalget har været på besigtigelse på Klitgården, som LK havde medbragt materiale om til besigtigelsesturen i juni. Gården består af to bygninger på henholdsvis 60 og 83 m 2, samt en stor lade. Gården er i øjeblikket til salg for 2,6 millioner, men bestyrelsen ønsker ikke at give så meget for den, men ser dog muligheder i den. Udover prisen for gården, har MB vurderet, at der skal afsættes 700.000 kr. til bestykning, 150.000 kr. til maling, samt 100.000 kr. til et nyt stort køkken. Hvis gården evt. købes kunne følgende være grundlag for en fremtidig indretning: I den første bygning kan der laves en hems over loftet, som samtidig isoleres. Bygningen opvarmes af brændeovn. Det nuværende betongulv slibes og skal have en gang lak. Køkkenet i bygning 2 skal sløjfes til fordel for et stort køkken i bygning 1. Derudover skal vandvarmeren opgraderes. I bygning 2 er der rå betongulve, som kan udskiftes med et rustikt klinkegulv. Køkkenet tages ned for at gøre plads til at etablere 2 værelser og en hems. Dette resulterer i, at der vil være 4 små værelser og en hems i bygning 2. Hvis ovenstående ændringer bliver lavet, vil der være 18-20 sovepladser. I laden skal der ryddes op og indrettes et nyt værksted, samt mulighed for at sætte borde og bænke op. Gården ligger tæt på Lønstrup og vil derfor være oplagt at besigtige, når Jubilæumshuset skal besigtiges omkring d. 1. oktober. LK orienterer om, at vi kommer omkring d. 1. oktober i forbindelse med jubilæumstur. Den anden klitgård besøges også på turen. 10. Status på salg af huse NJF har ikke snakket med reserve ejendomsmæglerne eller de nuværende. Kontrakterne for de nuværende mæglere er udløbet, men fortsætter stadig. Der blev orienteret om, at der er kommet et tilbud på en lejlighed i Berlin. Bestyrelsen var enige om, at det var en fin lejlighed, men at det ikke er nybyggeri de er på udkig efter, men derimod noget i den gamle bydel. Holdningen er stadig at gå efter Hamborg, hvorfor der takkes nej til lejligheden i Berlin. Forslag om at tage til Hamborg tidligt en dag, for at tage ned og se byen, samt lave aftaler med mæglere om rundvisninger i forskellige lejligheder. NJF finder en dato for en tur til Hamborg turen er efterfølgende af- Side 6 af 10
lyst som følge af byen Hamborgs restriktive regler om anvendelse af lejligheder til ferieudlejning. 11. Mulige ændringer og tilbygninger til huse v/morten Boe På besigtigelsesturen blev det besluttet, at MB skulle kigge på mulighederne for at lave en tilbygning til hus 21, Bjørnevej. MB har været i kontakt med Lilje-huset, der byggede huset i sin tid og stadig har sagen liggende. Forslaget går på, at der laves en parallel tilbygning magen til det nuværende hus på 82 m 2, således at huset bliver 174,5 m 2, med 5 værelser og plads til 10 personer. I den ene afdeling vil der være en stor spisestue med adgang til terrasse, mens der vil være en tv-stue i den anden afdeling. Derudover vil der blive etableret et nyt badeværelse, legerum og terrasse. Husene i området har også lignende tilbygninger, men der skal søges dispensation for dette. Overslaget på tilbygningen til hus 21 bliver ifølge MB på samlet 2 millioner kr. inkl. moms. Beløbet indebærer nyt køkken, nyt tag på det oprindelige hus og tilbygningen, udbygning af nedsivningsanlæg, ny terrasse og nye gulve. Enighed i bestyrelsen om, at forslaget er rigtig godt og at huset vil blive lejet endnu mere ud. Grunden, som huset ligger på, er også stor, så udbygningen kan være der. MB fortalte endvidere, at huset står for tur inden for få år, i forhold til nyt tag og køkken. Bestyrelsen blev enige om at, hvis der ikke kommer noget konkret ud af besøget til Hamborg, bliver forslaget taget frem igen. Forslaget lægges midlertidigt i skuffen og afventer, hvad der sker i forhold til de andre tiltag. Hus 24, Piledybet, blev også nævnt som en mulighed til en udbygning. MB har kigget i lokalplanerne, men der er ikke de store muligheder for at lave udbygninger til huset. MB havde forud for mødet også kigget på muligheden for en udbygning til hus 19, Stoense. Hus 19 har en stor carport, hvor det måske ville være muligt at lave et anneks, hvis der er plads til det højdemæssigt. Carporten ligger rigtig fint og har vand og det hele. Hvis der bygges et anneks, vil der være plads til 10 personer i huset. Bestyrelsen syntes, at forslaget var spændende. Hus 19 lægges i bunken med forslag, under forslaget til hus 21. Hamborg og Klitgården er stadig 1. og 2. Prioritet. 12. Orientering om digital postkasse v/jessie Madsen og Per Jensen Side 7 af 10
JM har været i kontakt med Bente Valbak angående digital postkasse, som alle virksomheder skal have pr. 1. november 2013. JM får installeret postkassen på sin computer og skal være administrator og testperson på projektet. Alle virksomheder har pligt til at modtage og behandle alt digitalt. Ikke den store forskel i forhold til en almindelig postkasse. 13. Konkurrence - Jubilæumshuset SLT havde forud for bestyrelsesmødet udsendt udkastet til konkurrencen i forbindelse med Jubilæumshuset. SLT orienterede kort om opbygningen af konkurrencen og spørgeskemaet. NJF havde enkelte ændringer, som SLT retter. NJF opfordrede de øvrige bestyrelsesmedlemmer til at tilmelde sig konkurrencen og sende deres eventuelle kommentarer til SLT. Det nye udkast med forslag til præmier sendes til bestyrelsen, som får et par dage til at kigge det igennem, hvorefter konkurrencen lægges op på Medarbejderportalen og hjemmesiden. 14. Sidste nyt fra diverse huse v/leon Kanstrup og evt. andre. LK har været i kontakt med lejere, som har været i hus 26 og 27 i Aalbæk. Lejerne i begge huse havde et ønske om, at der blev indkøbt cykler til husene. Problemet i begge huse er, at der ikke er meget plads til dem, og den plads der er, bliver brugt af den tilsynsførende til lager. Enighed om, at det er oplagt med cykler i området. MB kommer med en status på, hvor der er mulighed for udhus og cykler, når han har været på sin rundtur. LK har været forbi huset ved Ajstrup Strand mange gange, hvor det efterhånden ser meget kedeligt og uplejet ud grundet busk, græs mv., da det ikke bliver opretholdt ordentligt. NJF kigger på mulighederne for, hvordan det kan gøres i fremtiden, så det er nemmere at vedligeholde. BLS orienterede om, at hun har været i hus 9, hvor der har været problemer med emhætten. Derudover trænger de to pander i huset til at blive udskiftet og parasolfoden laver mærker. Opfordring til at de tilsynsførende skal kontakte sekretariatet, hvis der mangler småting eller alternativt bare købe det. Forud for bestyrelsesmødet havde sekretariatet modtaget en mail fra den tilsynsførende i Sverige, Lise-Gun. I mailen beskrev hun, hvordan nogle lejere ikke havde overholdt reglerne i forhold til blandt andet oprydning og fiskeri i søen. Bestyrelsen ønskede at vide, hvad sekretariatet ville gøre, hvis de modtog en sådan mail Side 8 af 10
fra en tilsynsførende. Sekretariatet ville give lejeren karantæne og ydermere skrive til personen og opsummere, hvordan den tilsynsførende havde oplevet situationen og sende en regning på rengøringen. Lejerne havde efter sigende også været meget støjende, hvilket havde generet naboerne. Derudover havde de fisket med net, hvilket er strengt forbudt i Sverige. Ønske om at kigge lejematerialet igennem for at specificere dette yderligere, så det ikke er til at misforstå. Bestyrelsen var enige om at reagere på sagen, i form af en ekstra regning for den rengøring Lise-Gun havde foretaget, samt udelukkelse fra at leje i 3 år. Hvis samme adfærd finder sted ved et lejemål efter de 3 år, vil lejeren blive udelukket for altid. Ønske om at highlighte episoden på Medarbejderportalen og hjemmesiden, ved at skrive, at der har været problemer, uden at nævne, lejer, hus, tid og sted. Derudover skal der gøres opmærksom på, at der kan forekomme stikprøver. Den pågældende lejer vil få en opringning eller et brev med bestyrelsens beslutning. I løbet af sommeren var der problemer med brønden i hytten i Sverige. Dette resulterede i, at nogle lejere måtte gå i bad hos den tilsynsførende, mens et andet hold lejere ikke kom af sted. Bestyrelsen var enige om at kompensere disse lejere med en sommerferie på samme tidspunkt næste år. NJF tager en snak med dem, hvorefter perioderne pilles ud af sommerferieperioden, hvis de ønsker at gøre brug af tilbuddet. Beslutning om at tilmelde sig til et forsøg med kystsikring i Nørlev i en 3-årig periode. Prisen for de 3 år er 3.000 kr. og man er ikke bundet ud over de 3 år. Efter de 3 år vurderes det, om det har virket. 15. Iagttagelser og ideer fra sekretariatet og andre. SLT orienterede om, at han hen over sommeren har arbejdet med at optimere hjemmesiden, da bestyrelsen på et tidligere bestyrelsesmøde havde ytret ønske om, at der skulle ske noget på hjemmesiden for at peppe den lidt op. SLT havde medbragt et forslag til hjemmesiden, som blandt andet indeholdt en ny baggrund, samtidig med, at Feriefondens logo også vil være synlig på siden. NJF ønskede en anden baggrund på hjemmesiden. SLT arbejder på et nyt forslag til næste bestyrelsesmøde. Et andet tiltag har været at gå igennem alle plantegninger og få dem tegnet op, så de er ens og man kan se, hvad der står. 16. Til orientering/drøftelse: Side 9 af 10
- Etablering af Facebook-sider for lejligheder i København? Den tilsynsførende i lejlighederne i København, har lavet en forespørgsel på, om han måtte lave Facebook-sider for lejlighederne. Bestyrelsen ønskede ikke, at der skal oprettes sider på lejlighederne på Facebook, og heller ikke en side for Aarhus Kommunes Feriefond, da alle i princippet kan komme ind på siderne. - Etablering af vagttelefon? Bestyrelsen har haft nogle bekymringer omkring lejernes muligheder for at komme i kontakt med nogen, når rådhusvagten lukker ned og kommunens telefon lukker. NL informeres om dette og tager en snak med sekretariatet. 17. Eventuelt. JM havde forud for bestyrelsesmødet lavet et forslag til ændring af 10 i Feriefondens lejeregler, da det ikke står på hjemmesiden, hvad prisen på miniferie i mellem- og højsæson er. På hjemmesiden er det kun muligt at vise prisen for ugeleje i høj-, mellem- og lavsæson, samt prisen på W2 og W3 i mellem- og lavsæson og miniferie i lavsæson. NJF foreslog at sætte en stjerne ud for priserne i stedet, for ikke at skulle formulere sig på den måde i lejematerialet. Sekretariatet skal snakke med Pentia om hvilke muligheder der er for at ændre den måde priserne bliver vist på. Niels Jørgen Friis Leon Kanstrup Britha Lund Sørensen Finn Nathan Per Jensen Side 10 af 10