Referat af bestyrelsesmøde nr. 258 i E/F Søllerød Park, onsdag den 17. december 2014

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde nr. 258 i E/F Søllerød Park, onsdag den 17. december 2014 Til stede: Afbud: Tom Bosarp, Kirsten Rud, Thomas Worm, Warny Munch, Beate Warberg (referent) Karin Clausen og Bent Rasmussen 1) Godkendelse af sidste mødereferat 2) Valg af referent 3) Eventuelt 4) Balance for perioden v/tom 5) Orientering fra udvalgene i det omfang der er noget nyt a) Logo v/beate b) Beboerhenvendelser v/tom c) Forsikring v/byggeudvalget 6) Orientering fra midlertidige udvalg a) Vaskeri v/kirsten nyt oplæg sendes ud inden 7) Input til bestyrelsens årshjul som aftalt på forrige møde v/alle 8) Næste møde er aftalt til 15. januar kl ) Vi ønsker hinanden en god jul og et godt nytår Ad 1. Referat fra sidste møde blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg af referent Beate blev valgt som referent. Ad 3. Eventuelt I blok 19 skal der opstilles et mindre stillads for at reparere taget. En hæk besværliggør opstillingen, hvorfor stilladsomkostningerne vurderes at beløbe sig til kr. ekstra. Der var enighed om, at den udgift kan undgås ved at fjerne et stykke hæk. Lignende tilfælde kan forekomme, hvorfor det skal tilføjes i plejeplanen ved næste revision, at bestyrelsen har ret til at fjerne et stykke beplantning (stuelejlighderne har kun brugsret til haverne), såfremt det vurderes at være hensigtsmæssigt i forhold til arbejder, der skal udføres på ejendommen. Ifølge Tom har nogle beboere endnu ikke udført det i august pålagte vedligeholdelsesarbejde i henhold til plejeplanen og/eller husordenen. Der vil blive arrangeret nye besigtigelser til foråret for at sikre, at alle beboere i parken overholder reglerne for udvendig vedligeholdelse og pleje af udendørsarealer med eksklusiv brugsret.. Tom præsenterede sine tanker for bestyrelsens arbejde fremadrettet. Baggrunden er, at bestyrelsen er involveret i rigtig mange driftsmæssige opgaver, især på opgaver vedr. anlæg, bygninger og lejligheder. Disse opgaver er ikke en bestyrelsesopgave. Udover at det er meget tidskrævende og gør bestyrelsen meget sårbar ved

2 udskiftninger, stiller det særlige krav til bestyrelsesmedlemmernes kompetencer. Opgaverne bør i stedet løses af ansatte eller outsources til et eksternt firma. Ønsket er at sikre hurtig og ensartet, professionel håndtering af opgaver. Samtidig ønskes en guideline for beboerne, så beboerne ved, hvor de skal henvende sig ved en opstået skade. Byggeudvalgetvil udarbejde et oplæg i starten af Tom foreslog, at der på budgettet for 2015 afsættes et beløb til oprettelse af flere parkeringspladser, da nogle blokke (den østlige ende af parken) ikke har nok parkeringspladser. Ad 4. Balance for perioden Tom gennemgik balancen. Budgettet overholdes stadig. Ad 5. Orientering fra udvalg i det omfang, der er noget nyt a) Logo: Beate præsenterede logo, som alle tilsluttede sig. Logoet samt en skrifttype (som i denne skrivelse, Roboto Condensed Light, ligeledes brugt til SØLLERØD PARK i logoet), vil fremover blive indsat i referater, rundskrivelser til beboere, eksterne breve mv. Beate kontakter administrator med henblik på, at skrivelser til beboerne, der udgår herfra, også følger standarden. b) Beboerkontakt v/tom Tom fortalte om problem med åbentstående badeværelsesvindue i en ubeboet lejlighed i blok 14. Inspektørerne har fået lukket badeværelsesvinduet, men naboen har mistanke om, at den ubeboede lejlighed ikke er opvarmet. Tom er i dialog med administrator med henblik på næste skridt over for ejeren af den ubeboede lejlighed. Tom berettede om en lejlighed i blok 10 med gener af tobaksrøg. Det kan ikke umiddelbart spores, hvor røglugten kommer fra, da ingen naboer i nabolejlighederne ryger. Inspektørerne vil undersøge sagen nærmere. Bestyrelsen har modtaget henvendelser fra to beboere af stuelejligheder, der tydeligvis ikke ønsker altaner opsat. Der er også blevet spurgt til bestyrelsens holdning til sagen. Nedenfor følger uddrag af bestyrelsens svar, der er sendt til beboerne: I referat fra bestyrelsesmøde den 2. oktober 2014, pkt.8, fremgår det, at bestyrelsen blev forelagt en fuldmagt fra en gruppe ejere i forbindelse med ejernes ansøgning om den nævnte principgodkendelse. Bestyrelsens holdning er, at det ikke er bestyrelsens opgave at vurdere beboergruppens altanprojekt. Projektet bør alene vurderes på demokratisk vis af Søllerød Parks beboere på en generalforsamling. Bestyrelsens medvirken til afgivelse af fuldmagten er derfor alene givet med den baggrund, at et eventuelt forslag om altaner træffes af Søllerød Parks beboere og ikke af bestyrelsen.

3 Det er bestyrelsen magtpåliggende nøje at følge de regler, der er udstukket af gældende vedtægter. I vedtægternes 4 står der, at ethvert medlem har ret til at få et angivet emne behandlet på den ordinære generalforsamling. Bestyrelsen ønsker under ingen omstændigheder at foretage handlinger, som er i strid med ejerforeningens vedtægter. c) Forsikring: Der er indgået aftale om ny forsikring med TopDanmark pr. 1. januar Fugtskade i stuelejlighed i blok 12. En del af gulvet er taget op for yderligere undersøgelser - undersøgelsen foretagtes af rådgivningsfirma. Bestyrelsen afventer rapport fra undersøgelsen inden stillingtagen til det videre forløb. d) Det grønne udvalg: Udvalget har udarbejdet årshjul samt en årsplan for Fokus på 2015 vil i starten af året være stråhytten: Der skal indlægges strøm, og der skal lægges et bredere stykke fliser rundt om hele hytten og opsættes bænke på ydersiden under stråtaget, så flere kan få glæde af at hytten. Desuden overvejes yderligere trimning af området mellem søen og blok 14, hvor stensætning i skovkanten skal genoprettes og rododendron plantes. Der vil desuden blive lavet en stor sandkasse med låg i nærheden af den store legeplads. Udvalget har besluttet, at de små, lokale sandkasser først tømmes for sand i foråret, i forbindelse med at sandet udskiftes. e) Aktivitetsudvalg: Beate fortalte, at julefesten var en stor succes. 21 børn var tilmeldt og endnu flere voksne mødte op. Stråhytten var pyntet meget fint op, og der var masser af medbragt kage og æbleskiver til alle, der deltog. Der blev danset og sunget og det helt store hit var julemanden, som dukkede op fra kælderen i blok 14 med en stor sæk med julegodter. Der er klart stemning i Børneklubben for at gentage succesen næste jul.

4 Ad 6. Orientering fra midlertidige udvalg Vaskeriet: Det foreløbige oplæg på nye vaskemaskiner blev gennemgået. Kirsten fortalte, at udvalget stadig forhandler prisen med de to mulige leverandører, Botved og Servicecentralen. Der vil blive truffet beslutning om valg af leverandør på næste bestyrelsesmøde. Beate foreslog, at hele gulvet i vaskeriet efter opsætning af maskiner males med lysegrå industrimaling. Beate få et overslag på, hvad det cirka vil koste at få malet hele gulvet med industrimaling i forhold til at lægge et linoleumsgulv, som Bent har foreslået. Ad 7. Input til bestyrelsens årshjul som aftalt på forrige møde v/all Der var enighed om, at bestyrelsens årshjul begrænser sig til bestyrelsesmøder og generalforsamling (samt forberedelse af denne). Alle andre opgaver er fordelt på de forskellige udvalg, som hver især har deres årshjul. Ad 8 Næste møde Næste møde aftalt til torsdag den 15. januar kl

5 Udvalg Beskrivelse Forventes udført Afsluttet Bygninger Tilbud fra Majbyg på nedtagning, transport og opsætning fransk altan-gelændere Nej Bygninger Reparation af tagrender på de runde garager Ja Bygninger Tapetsering og nye møbler til "læsehjørnet" i vaskeriet Ja Bygninger Istandsættelse af kantestene på vejen ned til de lange garager Ja Bygninger Røde Kors tøj-container opstilles på containerpladsen Nej Bygninger Istandsættelse af møbelforretningens facade (pålagt lejer af ejerforeningen) Nej Bygninger Omlægning af flisebelægning mellem blok 1 og 6 samt ved Mette Lykken-passagen Ja Bygninger Indkøb og opsætning af sofa/stole i læsehjørnet Ja Bygninger Asfaltering langs kantestene på vejen ned til de lange garager Ja Bygninger Undersøgelse af fugtskader i endegavle i tre boligblokke, afventer rapport Ja Bygninger Gennemgang af tilbud fra forsikringsselskab vedr. forsikring af bygninger Ja Aktivitet Børneklubben arrangerer julefest ved stråhytten Ja Bygninger Understrygning af tag i blok 5 og 6 når nye, reviderede tilbud er modtaget Ja IT Logo til brevpapir Ja Bygninger Vurdering af tilbud på nye vaskemaskiner Nej IT Oprydning i og arkivering af ringbind på inspektørkontoret Nej Bestyrelse Velkomstskrivelse til nye beboere Nej Grønne omr. Vintersandkasse ved den store legeplads Nej Bestyrelse Årsplan for bestyrelsen Ja Bygninger Ny 3-cifret nummerering af parkeringspladser Nej Bygninger Pergola uden for Mette Lykken-forretningen rives ned Nej Grønne omr. Istandsættelse af stråhytten, deriblandt strømforsyning fra blok Nej Byggeri Nyt udvalg vedr. badeværelsesvindue ser på mulige alternative løsninger Nej Bygninger Priser på kælderrum strømlines Ja Bygninger Maling af resterende garageporte (lange garager) - udsat til Nej Bygninger Navneskabe ved trapper laves om til informationstavler Nej