1 Albertslund den 2. marts 2011 Forum: Styregruppen for Plan C Tid: Onsdag den 9. marts 2011 kl. 9:00 11:00 Sted: Gate 21, Vognporten 2, 2620 Albertslund Deltagere: Niels Carsten Bluhme, Jørn Jensen, Lars Gullev, Signe Kongebro, Anders Thanning, Hans Christian Karsten, Jacob Lundgaard og Svend Svendsen Afbud: Rolf Andersson Projektledelsen: Sif Enevold Dagsorden med indstillinger 1) Siden sidst De primære aktiviteter siden sidste styregruppemøde har været: Ventilation på Vallensbæk Skole (se nyhed om projektet på hjemmesiden) Workshop om driftslederes forbedringsforslag til CTS-anlæg Forberedelse af konference 26. maj 2011 Demonstrationsprojekter - hvor langt kan juraen holde? Idékatalog for Hvidovre Medborgerhus Forarbejder til afprøvning af idealmodellen for organisering af byggeprocesser Forberedelse af interviewrække om totalværdi /totaløkonomi Udvikling af totalværdimodel i papirform Koncept for visualisering af energiforbrug for beboere Møder med partnere om det kommende års aktiviteter Plan C som case i CLIPS (forskningsprojekt om samarbejdsdreven innovation i den offentlige sektor) Projektledelsen indstiller, at der på mødet orienteres kort om aktiviteterne. 2) Plan C - fokus og retning Der arbejdes lige nu med et øget fokus på færre områder i projektet. Flere faktorer har gjort, at prioriteringerne i projektet som helhed tages op. Ønsket er udsprunget af drøftelser af projektplanen i de enkelte delprojekter, møder med partnere om det kommende års aktiviteter samt de ressourcemæssige rammer for Plan C. Formålet er at skabe øget værdi og dermed motivation i partnerkredsen. Derfor fokuseres indsatsen i projektet yderligere og der foretages en række prioriteringer. Der fokuseres i første omgang på, at der bliver gennemført helt konkrete fysiske afprøvninger i 1:1 i løbet af det kommende år. Samtidig fokuseres på først at udvikle de modeller og værktøjer som der er størst interesse for at implementere. Projektledelsen vil i samarbejde med delprojekterne færdiggøre prioriteringerne hurtigst muligt. Arbejdet fortsætter samtidig på mange niveauer i projektet.
2 Bilag 2.1: Plan C - fokus og retning Bilag 2.2: Overordnet aktivitetsplan før ny retning Projektledelsen indstiller, at fokus og retning i projektet drøftes. at projektledelsen orienterer partnerkredsen om retning og prioritering i projektet. at nye samarbejdsaftaler afventer processen. 3) Ressourcer og aktiviteter Der skal afleveres perioderegnskab og statusrapport den 18. marts 2011. Det er endnu for tidligt at give et retvisende billede af regnskabet for perioden. Det skyldes primært, at der de seneste uger er modtaget større mængder af dokumentation. Når regnskabstallene kendes vil budgettet også blive revideret. Samtidig vil omprioriteringerne (drøftet under punkt 2) også få betydning for økonomien. Det kan blive vanskeligt inden for de budgetmæssige rammer, at opnå ambitiøse innovative resultater inden for samtlige områder i ansøgningen. Samtidig er der drøftelser med bl.a. flere kommuner om den konkrete bemanding af projektet, som kan få indflydelse på aktiviteterne på de enkelte områder. Det forventes ikke, at vi anmoder om markante projektændringer med statusrapporten. Det vil fremgå, at der kommer til at ske en omprioritering af aktiviteterne for at imødekomme markedets udvikling og behov og skabe øget værdi i bred forstand. En foreløbig status på forbruget vil blive fremlagt på mødet. Bilag 3.1: Budget og timefordeling Projektledelsen indstiller, at projektleder og administrator færdiggør og indsender statusrapport og perioderegnskab. at der laves en mailhøring af styregruppen hvis der opstår behov for væsentlige ændringer i forbindelse med færdiggørelsen. 4) Næste møde Der er allerede nu et afbud til styregruppemødet den 7. september 2011. Ved at rykke mødet lidt tættere på afleveringsfristen for statusrapport og perioderegnskab, vil der samtidig være et bedre grundlag for at drøfte forbrug og budget. Derfor foreslås en ny dato for mødet: Fredag den 16. september 2011 kl. 9-11 i Gate 21. Projektledelsen indstiller, at styregruppemødet 7. september flyttes til den 16. september kl. 9-11. 5) Eventuelt
3 Bilag 2.1 Plan C - fokus og retning Vi har gennem den første fase af projektet fået lavet spændende rapporter med kortlægning og analyser, der danner grundlag for det videre arbejde i projektet. Samtidig har vi arbejdet med nye samarbejdsformer, som f.eks. idégenereringscamps for konkrete demonstrationsprojekter, og har samlet ideerne i idekataloger, som bliver brugt i det videre arbejde med konkrete renoveringsprojekter. Erfaringerne viser, at det nu er tid til at finde nye måder at arbejde med de konkrete demonstrationsprojekter. Vi har sat gang i en proces for et øget fokus og retning for Plan C, hvor vi ser på prioriteringen i projektet på en ny måde. I forhold til konkrete byggeprojekter løber tiden, vi mangler nøglemedarbejdere i projektet, og vi er afhængige af at bevare /genopbygge partnerkredsens engagement. Det er nødvendigt at videreudvikle projektet, så vi ikke ender i en situation hvor vi får lavet noget inden for alle områder i ansøgningen, men uden at det for alvor bidrager til grøn vækst og øget energirenovering. Formålet med en ny retning: Vi skal skabe øget værdi for partnerne (partnerne skal opleve at de får værdi) Vi skal skabe resultater der gør en forskel (både for enkeltpartnere og for en bredere kreds - og resultaterne skal pege i den rigtige retning for grøn vækst) Gennem værdi og resultater har vi størst arbejdsglæde og stolthed i projektet Værdi for partnerne: Med udgangspunkt i drøftelser med forskellige partnere, peges på tre primære forhold der kan skabe øget værdi for partnerne og som kan medvirke til at fremme de overordnede formål med Plan C. o Demonstrationsprojekter i 1:1 o for at kunne vise kompetencer frem o for at bruge projekterne som referencer der virker o for at gøre viden markedsparat o Forstå og påvirke hinandens mindset på tværs af partnerkredsen o for at øge efterspørgsel på energirenovering o for at kunne matche behovene o Energieffektivisering o kommuner ~ økonomi, klimamål og branding o virksomheder ~ salg af løsninger, udvikling af "produkt" og branding o universiteter ~ omsætte teori til praksis Gennem demonstrationsprojekter, mindset og energieffektivisering fremmes grøn vækst og OPI som de mere langsigtede strategiske værdier. Kriterier for prioritering: Der er meget forskellige ønsker og forventninger til at være med i Plan C. En ny prioritering vil derfor betyde, at der muligvis vil være partnere som ikke ser sig selv i samme udstrækning i projektarbejdet fremover, mens en række partnere vil se større værdi end nu ved at deltage aktivt i arbejdet.
4 Til brug for prioriteringen har vi opstillet en række kriterier: o I 2011 er der igangsat mindst 3 demonstrationselementprojekter (lex ventilation på Vallensbæk Skole) o I 2011 har partnerkredsen spillet en væsentlig rolle i prøvehusprojektet for Gårdhusene i Albertslund. o Vi skal lave de manualer, modeller og værktøjer først, der giver mest værdi (se ovenfor) o Vi skal vurdere hvor vi med færrest ressourcer får de bedste resultater o Vi skal sætte partnerne sammen på nye måder, der udfordrer hinandens måder at tænke og arbejde på o 80 % af partnerne har en rolle i et af de prioriterede projekter i 2011 o Delprojektgrupper /arbejdsgrupper mv. kan ombrydes/ nedlægges/ sammenlægges /sættes på pause o De positive projekterfaringer skal synliggøres og udnyttes Demonstrationsprojekter i 1:1 Der er arbejdet med demonstrationsprojekter i Plan C på forskellige fronter indtil nu. Den oprindelige model tog udgangspunkt i, at demonstrationsprojekterne skulle gennemføres i renoveringsprojekter som kommuner og bygherrer skulle til at igangsætte. De enkelte kommuner og boligselskaber har hver stillet et renoveringsprojekt til rådighed. Projekterne er imidlertid på meget forskellige stadier i processen, og der har i varierende grad været afsat midler på bygherres budgetter til at gennemføre projekterne. De projekter som har været tættest på igangsætning har ofte været præget af en meget stram tidsplan, som ikke har givet et innovativt spillerum. Demonstrationsprojekterne er delt op i tre kategorier: Større renoveringsprojekter (Islands Brygge 37, Hvidovre Medborgerhus), prøvehuse (gårdhuse i Alberslund Syd, karré i Sydhavnen) og demonstrationselementer (Vallensbæk Skole, Ishøj Idrætscenter, SFO eller skole i Brøndby). Ny vinkel Det er nødvendigt, at se demonstrationsprojekterne fra en ny vinkel for at kunne opfylde kriteriet om at gennemføre 3 demonstrationselementprojekter i 2011. Der vil derfor blive arbejdet på to fronter - dels hvilke demonstrationselementer der skal afprøves for så efterfølgende at finde en relevant bygning, og dels konkrete muligheder for afprøvning i lille skala i de renoveringsprojekter kommuner og boligselskaber har stillet til rådighed. De demonstrationsprojekter der indtil nu har været stillet til rådighed af kommuner og boligselskaber listes nedenfor: Islands Brygge 37 er tænkt som et energimæssigt meget ambitiøst projekt, som i Plan C er angrebet i en meget tidlig fase. Derfor er der arbejdet med idégenereringscamp og idékatalog som forarbejde til kommunens udarbejdelse af businesscase mv. Der er ikke truffet beslutning om at gennemføre projektet i den ambitiøse form. Islands Brygge 37 er en case i Plan C og omfatter elementer fra alle delprojekter, i første omgang i høj grad omkring beslutning og finansiering samt ideér til arkitektoniske og tekniske løsninger på renoveringen. Plan Cs fortsatte rolle i projektet skal fastlægges. Selve renoveringsprojektet gennemføres på markedsvilkår. Hvidovre Medborgerhus har nogle installations- og indeklimamæssige udfordringer, som der er bevilliget penge til at løse. Der er i Plan C gennemført en camp, og er ved at blive lagt sidste hånd på idékataloget. Med udgangspunkt i camp, idékatalog og forvalt-
5 ningens ambitioner om på sigt at renovere til energiklasse A, vil projektet blive udviklet. Gennem både campen og processen i kommunen er der peget på en række andre elementer, som både indenfor energi og merværdi med fordel kan indgå i renoveringen nu. Renovering af ventilation og køling skal starte primo 2012. Kommunen har hyret en bygherrerådgiver, og efter prækvalifikation er flere rådgivere nu ved at byde på selve opgaven. Som led i projektering og udbud forventes en følgegruppe fra Plan C at skulle bidrage til projektet. Der arbejdes med at lave et forsøgsprojekt forud for den egentlige renovering. Vallensbæk Skole skal renoveres i løbet af sommeren 2011. Der er i februar - marts 2011 ved at blive installeret et nyt lavtryksventilationsanlæg i to klasselokaler på skolen. Ventilationsanlægget er en ny type ventilation, som er baseret på et PhD-projekt på DTU, og udføres i et samarbejde mellem partnere i Plan C. Med udgangspunkt i forsøgsanlægget vil det blive vurderet om den nye ventilation kan bruges i renoveringen af hele skolen. Der er nedsat en planlægningsgruppe for prøvehuse i Gårdhusene i Albertslund Syd. Tanken er at lave et hus svarende til omfanget i Landsbyggefondens tilsagn i helhedsplanen for hele bebyggelsen, to huse med fokus på energi, og to huse med fokus på tilgængelighed. Organisering af byggesagerne og hvilken rolle partnerkredsen i Plan C kan spille i projektet, er ved at blive afklaret. BO-VEST har erfaringer fra flere tidligere og igangværende projekter for prøvehuse med fokus på energi, og med udgangspunkt i disse erfaringer er det ved at blive aftalt i hvilket omfang partnerkredsen i Plan C kan indgå i projektering og udførelse af prøvehusene. Fra rådgiver og entreprenørside i Plan Cs partnerkreds er der peget på mulighederne for en mere omfattende involvering. Forholdene omkring organisering og juridiske forhold er kerneproblemstillinger i såvel Plan C som Gate 21, og har været på dagsordenen løbende. De modeller der i starten blev peget på for hvordan vi i Plan C ville arbejde med demonstrationsprojekter, er der behov for at revurdere og udfordre. Nedenfor er beskrevet den indsats vi lige nu er i gang med - med den overordnede målsætning at skabe optimale rammer for offentligprivat innovation. Der skal findes en model for at arbejde med muret etagebyggeri i en boligkarré i Sydhavnen. Her er der ikke givet nogen form for tilsagn fra Landsbyggefonden, og der er derfor i første omgang en økonomisk udfordring i at lave et projekt omkring en prøvebolig. For at sikre energioptimeret drift har man i Ishøj Idrætscenter bl.a. behov for nye faciliteter i deres CTS-anlæg og for samtidig at sætte øget fokus på adfærdsdelen. Der er mange energitunge aktiviteter i Idrætscentret, en lang åbningstid og en meget bred brugerkreds. Der tænkes bl.a. i muligheder for at koble CTS-anlæg med bookingsystemer mv. Projektet tænkes sammen med de øvrige aktiviteter i delprojekt 5 om styring, drift og adfærd. Der skal i en bygning i f.eks. energiklasse F, sansynligvis i Brøndby, eksperimenteres med at gennemføre den minimale renovering af klimaskærm og installationer der kan spille sammen med skift til lavtemperaturfjernvarme. Afprøvningen er baseret på den grundlæggende tanke, at hele fjernvarmeforsyningen skal omstilles til lavtemperatur længe inden hele bygningsmassen er renoveret. Stadionkvarteret i Glostrup er ikke længere demonstrationsprojekt.
6 Juridisk spillerum Plan C har løbende arbejdet med det juridiske spillerum for arbejdet med konkrete demonstrationsprojekter på tværs af partnerkredsen. I forbindelse med den første camp fik vi udarbejdet et notat om inhabilitet, som ligger på hjemmesiden. Møde mellem jurister i uge 8, 2011 Vi har i forbindelse med arbejdet i Plan C og partnerkredsens deltagelse i idégenerering for demonstrationsbygninger oplevet et udviklende og inspirerende samarbejde mellem kommuner, vidensinstitutioner og private virksomheder. De fleste partnere har haft positivt udbytte af deltagelse i camps, hvor der på tværs af partnerkredsen er skabt idéer til renovering af Islands Brygge 37 og Hvidovre Medborgerhus. Disse workshops/camps har - indtil videre - resulteret i idékataloger som kan anvendes af partnerkredsen, til bygherre i den videre proces samt offentliggøres som led i udbudsprocessen. Plan C og dermed partnerkredsen ønsker nu at videreudvikle dette samarbejde, hvor idégenereringen eventuelt kan efterfølges af faser med projektering, udbud og egentlige byggeopgaver for demonstrationsprojekt eller prøvehus. Samtidig peges der på, at partnerne laver en investering når de deltager i den store indledende udviklingsindsats og afprøvning af innovative løsninger, og at en investering også skal kunne betale sig. Der er i partnerkredsen forskellige opfattelser af, hvor langt det er muligt at strække samarbejdet set ud fra et juridisk synspunkt, og hvilke modeller der skaber de bedste rammer for innovation. Ikke overraskende er der også her forskel på fortolkningen hos bygherrer og rådgivere. Med det udgangspunkt har vi sat jurister med forskellige udgangspunkter sammen til et møde. Juristerne var Bo Schmidt fra Kammeradvokaten (Bo- Vest), Tina Studsgaard Josephsen fra NCC, Henning Biil fra Nielsen Thomsen Advokater (Plan C) og Michael Alstrøm fra Rønne og Lundgren Advokatfirma (Gate 21). Formålet med mødet var, at få diskuteret og vendt synspunkter i forhold til ovennævnte problemstilling - set med de juridiske briller at udvikle en fælles brugbar model for samarbejdet mellem bygherre (kommunale og almene boligselskaber) og de private partnere i Plan C. Med dette arbejde ønsker Plan C at vise og beskrive nye og bedre samarbejdsformer mellem offentlige og private samarbejdspartner, og dermed være med til at definere og eftervise nye standarder for branchen. I første omgang inden for lovgivningens rammer. Og i anden omgang, at Gate 21 kan være med til at påvirke lovgivningen på området. Konkret tager vi i første omgang udgangspunkt i det igangværende forberedende arbejde med Bo-Vest om Gårdhusene og renovering af ét eller flere prøvehuse som inspiration til en helhedsplan for renovering af det samlede store boligområde med ens huse. Mødet var første skridt i dialogen. Der arbejdes videre i planlægningsgruppen for Gårdhusene sideløbende med at der arbejdes videre med helt konkrete modeller for demonstrationsprojekter.
7 Bilag 3.1 Budget og timefordeling Nedenstående budget fra november 2009 blev godkendt som led i den reviderede ansøgning til Regionalfonden og vækstfremmemidlerne, og budgettet blev præsenteret som udgangspunkt for igangsætning af de faglige aktiviteter i Plan C på projektworkshoppen 27. januar 2010. Der er i forbindelse med de halvårlige statusrapporter og perioderegnskaber søgt om og opnået godkendelse af reviderede budgetter, både i forhold til hovedkonti og i forhold til tidsperioder. Budgettet fordeler sig i februar 2011 på nedenstående hovedposter: Budget Plan C Nov. 09 Feb. 11 Revision, evaluering mv. 666.563 666.191 Ledelse og administration 7.190.932 5.760.793 Materialer demoprojekter mv. 2.764.000 2.800.000 Kommunikation og facilitering 2.995.867 2.833.575 Åbne konferencer mv. 1.178.250 1.487.750 Projektworkshops mv. 685.000 608.673 Projekthus 1.189.920 650.000 Delprojektledelse incl. faglige opgaver 3.120.274 3.173.186 Refusion partnerudgifter 7.734.195 9.543.770 PhD på DTU 1.350.000 1.350.000 Medfinansiering 10.789.004 10.790.065 39.664.004 39.664.004 Budget februar 2011 Revision, evaluering mv. 2% 15% Ledelse og administration Materialer demoprojekter 26% 7% Kommunikation og facilitering Åbne konferencer mv. Projektworkshops mv. 7% Projekthus 3% 24% 8% 4% 2% 2% Delprojektledelse incl. faglige opgaver Refusion partnerudgifter PhD på DTU Medfinansiering
8 Revision, evaluering mv. dækker over obligatorisk revision og en ekstern projektevaluering der skal gennemføres i flere omgange i projektets sidste 1½ år. Ledelse og administration dækker over omkostninger til projektleder og projektadministratorer (ansvarlig samt HKer og studentermedhjælpere). I forhold til det oprindelige budget, ligger der nu en større andel af administrationen hos en HKer og en administrativ medarbejder er sparet væk. Materialer demoprojekter mv. dækker over materialeudgifter til demonstrationsprojekter. Midlerne har indtil nu været øremærket med ca. 350.000 kr. pr. demonstrationsprojekt. Altså 350.000 kr. til demonstrationselementer i den enkelte bygning der er i spil. Kommunikation og facilitering dækker over omkostninger til proceskonsulent, kommunikations- og pressemedarbejdere, udvikling af projektweb og hjemmeside o.lign. Åbne konferencer mv. er primært åbningskonferencen Green Key, konference om energirigtig renovering i maj 2011, konference om partnering primo 2012 og afslutningskonference om energirigtig renovering ultimo 2012. Dertil kommer åbne temaarrangementer. Projektworkshops mv. er arrangementsomkostninger til lukkede arrangementer for partnerkredsen. Dels status- og udviklingsworkshops i løbet af projektet og dels de tværgående camps om demonstrationsprojekterne. Projekthus dækker over omkostninger, der knytter sig til udlånte medarbejdere fra partnerkredsen, der fysisk har deres arbejdsplads i Gate 21 i større eller mindre omfang. Delprojektledelse incl. faglige opgaver er omkostninger til delprojektledere for delprojekt 2, 3, 4, 5 og 6. Den sidste delprojektleder finansieres som kommunal medfinansiering. Refusion partnerudgifter dækker over omkostninger til partnere der får dækket dele af deres omkostninger til timer, indirekte omkostninger og transport. PhD på DTU er budgettet til at dække 75 % af de omkostninger der kan refunderes til PhD om ventilation på DTU. Medfinansiering dækker den samlede nødvendige medfinansiering i projektet. Medfinansieringen består for hovedpartens vedkommende af kommunale timer, og i mindre grad af ikke-kommunale partneres medfinansiering. Perioderegnskab 1. september 2010-28. februar 2011 Opgørelsen af dokumenterede udgifter for sidste periode er ikke retvisende på nuværende tidspunkt, da der her op mod deadline er indkommet større mængder dokumentation, som endnu ikke er registreret. Derfor får I ikke en regnskabsopgørelse og forslag til revideret budget nu. Jeg forventer at fremlægge en foreløbig opgørelse på selve styregruppemødet.
9 Timebudget fra 1. marts 2011-31. december 2012 Der er for resten af projektperioden budgetteret med udgangspunkt i de beregnede omkostninger ved en fuld udnyttelse af samarbejdsaftalerne fra det første år. Når perioderegnskabet er afsluttet, vil eventuelle ubrugte midler fra det første år blive allokeret til de kommende samarbejdsaftaler. Restbudgettet (refusion partnere samt medfinansiering) er nedenfor fordelt ud fra en overordnet vurdering af projektplanerne, ansøgningen, aktive partnere og det nuværende arbejde inden for de enkelte delprojekter. Der er budgetteret med følgende fordeling af timerne for resten af projektet: Delprojekt Kommunale timer Ikke-kommunale timer Beslutning og finansiering 2.415 2.100 Byggeprocesser 2.010 2.100 Bæredygtig forsyning 1.610 1.250 Renovering med merværdi herunder alle 1:1 demoprojekter 7.245 5.750 Styring, drift og adfærd 5.235 2.000 I alt 18.515 13.200 Der er i gennemsnit afsat 700 ikke-kommunale timer pr. demonstrationsprojekt. Der arbejdes med at allokere timer til dækning af omkostninger for en halvtidsmedarbejder, der kan koncentrere sig om udviklingsopgaverne inden for boligområdet. Det vil i givet fald være en person ansat hos et af boligselskaberne, som fysisk kan sidde i projekthuset. Altså en ordning svarende til kommunernes projektmedarbejdere. Budgettet vil imidlertid ikke række til fuldt udviklede og implementerede resultater på alle områder. Samtidig er der for øjeblikket drøftelser med flere kommuner omkring bemandingen af projektet, som kan få indflydelse på de kommunale medfinansieringstimer. Som led i prioriteringen vil det indgå, om der skal udvælges enkelte fyrtårnsprojekter som der kan bruges væsentlig flere timer og materialekroner på. Prioriteringsprocessen vil også få indflydelse på ovenstående timefordeling og på de konkrete samarbejdsaftaler.