REFERAT Kommunal styregruppe Referat af 3. møde med DUBU s kommunale styregruppe, 8. oktober 2015 Deltagere: Hanne Gøttrup, Projektleder, Social og Sundhed, KL Tina Wahl, Kontorchef, Social og Sundhed, KL Christian L. Hansen, Børne- og Familiechef, Halsnæs Kommune Hanne Dollerup, Børne- og Kulturdirektør, Kalundborg Kommune Mikkel Damgaard, Centerchef Børn og Familie, Furesø Kommune Peter Bonde, Slagelse Kommune (medlem fra referencegruppen) KOMBIT Søren Kromann, Projektejer og styregruppeformand Peter Gottlieb, Projektleder Christian Holm, Implementeringskonsulent Louise Cueto, It-konsulent Malene Bergstrøm Pedersen, Projektkoordinator (referent) Afbud: Mette Kalhøj, Faglig konsulent Børn og Forebyggelse, Herning Kommune Dagsorden 1. Præsentation af deltagere... 2 2. Status på DUBU... 2 3. Afgørelse vedr. resultatdokumentation og udredningsmetode (K-4)... 3 4. Der skal udstikkes en strategi for DUBU fremadrettet... 4 5. Særlige krav og ønsker fra større kommuner... 5 6. Genudbud... 5 7. Styregruppens deltagelse i ledernetværksmøde 30. november... 5 8. Workshop vedr. gevinstrealisering for DUBU... 6 9. Eventuelt... 6 10. Næste møde?... 6 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/6
1. Præsentation af deltagere Velkommen til Peter Bonde fra Slagelse Kommune, som er med som repræsentant for referencegruppen. 2. Status på DUBU Kommentarer til udsendte statusrapport Citrix Peter Gottlieb oplyste, at IBM arbejder på en best pratice-guide til Citrix, som lige nu bliver testet i Næstved og Vordingborg Kommune. Citrix-guiden bliver sendt ud i efterårsferien. Der var bred enighed i styregruppen og KOMBIT om at gøre alt, hvad der kan gøres, for at hjælpe Citrix-kommunerne, da det er afgørende, at DUBU kan fungere på de platforme, som kommunerne har. Styregruppen bakker op om DUBU og har fokus på at hjælpe til at gøre systemet bedre. Derudover var der enighed om, at det er vigtigt at kommunikere om problemet samt at have en god dialog med kommunernes it-afdelinger. Peter Gottlieb indskød, at man økonomisk har brugt dobbelt så meget på support som budgetteret pga. Open UI og Citrix-problemer. Flere sjællandske kommuners it-afdelinger, som KOMBIT for nylig har besøgt, har erkendt, at de også selv skal tage hånd om problemet i samarbejde med deres itafdeling og superbrugerne. Syddjurs Kommune er stadig i tænkefase om skal/skal ikke DUBU. Søren Kromann mindede om, at uddannelse af superbrugere i ICS og DUBU netop nu er i udbud. KOMBIT ser det som en god lejlighed for at gå i dialog med vinderen om it-delen. Diverse Søren Kromann kunne fortælle, at KOMBIT har gang i en god dialog med Niels Christian Barkholt, næstformand i Dansk Socialrådgiverforening (DS). Det vurderes at være meget positivt at få et tættere samarbejde med DS Det blev kort berørt, at Folketingets Social- og Indenrigsudvalg, efter ønske fra Trine Torp (SF), har stillet et spørgsmål til social- og indenrigsministeren angående, om der er opnået en rationaliseringsgevinst efter indførsel af DUBU. Ministeriet involverede KL i besvarelsen, og der var et fint samarbejde mellem KL og ministeriet. KL kvitterede også for DUBU-teamets input i den forbindelse. Spørgsmål og svar kan læses i SOU alm. del nr. 74. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/6
3. Afgørelse vedr. resultatdokumentation og udredningsmetode (K-4) Referencegruppen indstiller til styregruppen, at den skal afsøge alternative finansieringsmuligheder vedr. dette ÆØ Dette ændringsønske har været på prioriteringslisten siden referencegruppens møde i juni 2014, uden at der (bl.a. pga. Open UI og økonomi) er sket mere ved det. Referencegruppen var af den opfattelse, at ÆØ et ville blive løst efter opgraderingen til Open UI. Emnet var derfor genstand for en længere diskussion på rerefencegruppemødet den 16. september 2015. Ændringsønsket er analyseret af IBM og vurderet til at være en meget dyr løsning i omegnen af 4 mio. kr. eller mere. Der blev på referencegruppemødet drøftet tre muligheder i forhold til ændringsønsket: 1. At gemme ÆØ et til genudbud 2. At bruge ressourcer og økonomi på det nu 3. At tage ÆØ et videre til den kommunale styregruppe for at få tilført ekstra midler til ÆØ et. Evt. via en ekstraopkrævning i kommunerne. Referencegruppen prioriterede både ÆØ er i 2014 og igen i september 2015. Det er referencegruppens opfattelse, at ønsket om resultatdokumentation kommer ud over de øvrige prioriteringsønsker, og at det ene ikke skal nedprioriteres i forhold til det andet. Peter Gottlieb understregede, at resultatdokumentation ikke er med i de fire faser i den oprindelige kravspecifikation fra 2011. Det er et nyt ændringsønske, som blev fremsat i 2013. Peter Gottlieb indskød, at implementering af ændringer grundet ny lovgivning kostede 4,5 mio. kr. i 2014. Vi skal være opmærksomme på, at der igen kan komme ny lovgivning, som igen ville skulle opprioriteres. KL mener dog, at regeringen har lovet, at der ikke bliver vedtaget ny lovgivning, der vil have indflydelse på DUBU. Styregruppen udtrykte forståelse for ønsket om resultatdokumentation, men påpegede også, at det altid er svært at komme med en prisforhøjelse, og at ikke alle kommuner har samme behov for resultatdokumentation, og at der derfor ikke nødvendigvis vil være forståelse hele vejen rundt for en ekstraopkrævning. Der var desuden enighed om, at det er nu, der skal handles, og at det ville være for sent at komme med en løsning om 3-5 år. Uanset om ønsket om resultatdokumentation var med i den oprindelige kravspecifikation eller ej, så er det nu besluttet, at ønsket skal opprioriteres. Søren Kromann så to muligheder for finansiering: KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/6
1. Ønsket implementeres inden for indeværende udbud der findes penge ved at gå ud til kommuner og høre, om der er tilslutning, hvorefter der vil komme en ekstraregning. 2. Alternativt kan der afsøges mulighed i KOMBITs bestyrelse om at finde ekstra midler. KOMBITs jurister skal vurdere mulighederne for at implementere resultatdokumentation. Kan vi lave det under dette udbud, eller kan det køres ind under noget andet? Søren Kromann forsøger at få en udmelding fra KOMBITs jurister i ugen efter efterårsferien. Inden for samme uge tages det op i KOMBITs direktion. Alle var enige om at rykke hurtigt på dette punkt. Søren Kromann vurderer, om der skal meldes noget ud på ledernetværksmødet omkring dette eller ej. Han håber på en endelig udmelding i november. Referencegruppen v/peter bonde foreslog at kigge på, hvad resultatdokumentation (som er efterspurgt af ledelsen) koster kontra udregningsmetode (som er efterspurgt af sagsbehandlere). KOMBIT undersøger hos IBM. Muligheden for at lave en løsning til at arbejde med resultatdokumentation på tværs af børne-/familieafdelinger i stedet for blot inden for DUBU blev kort bragt på banen, men ikke nærmere diskuteret. Diskussionen blev løftet til en snak om den overordnede strategi for DUBU. Men der var enighed om, at ændringsønsket vedr. resultatdokumentation og den generelle strategi holdes adskilt. 4. Der skal udstikkes en strategi for DUBU fremadrettet Referencegruppen ønsker et fælles strategimøde for referencegruppen og den kommunale styregruppe vedr. den fremtidige strategi for DUBU. Er styregruppen indstillet på dette? Der var opbakning til at tage den generelle strategi for DUBU op til overvejelse og vurdere, om det er den rigtige vej at gå. Styregruppen blev bedt om input til det rigtige forum for at diskutere strategien. Det blev besluttet at gennemgå strategien på næste styregruppemøde den 11. februar 2016. Mødet vil starte som et fællesmøde med både referencegruppen og styregruppen. Herefter vil styregruppen drøfte videre uden referencegruppen og fastlægge de endelige retningslinjer for strategien. Det blev desuden besluttet at dele diskussionen op i to spor: 1. Strategien for de kommende to år 2. Strategien for genudbud. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/6
5. Særlige krav og ønsker fra større kommuner Store kommuner, som fx Aalborg, har særlige krav og ønsker. Skal disse følge samme kanaler som øvrige kommuner (via referencegruppen)? Aalborg ønsker en repræsentant i den kommunale styregruppe Første spørgsmål omkring krav afdækkes sammen med Aalborg Kommune. KOMBIT overvejer særlig løsning til Aalborg, som Aalborg selv finansierer. Udvælgelseskriterier til den kommunale styregruppe Styregruppen ønsker: Engagement, diversitet, variation, størrelse (både stor og små kommuner) samt geografi (repræsentation fra forskellige landsdele). På denne baggrund bakker styregruppen op omkring en repræsentant i styregruppen fra Aalborg Kommune. Udvælgelseskriterier til referencegruppen Valg af repræsentanter til referencegruppen sker ved lodtrækning. Ingen kommuner har derved forrang. 6. Genudbud Tidsramme Inddragelse af kommunerne Det blev meldt ud, at genudbuddet starter op i foråret 2016 altså efter strategidrøftelsen i februar 2016. Der er ikke ressourcer til at starte op før. Søren Kromann fortalte, at det er standard, at den nuværende styregruppe også er styregruppe for genudbuddet. I starten af udbuddet er styregruppen blot på til orientering, men sker der væsentlige afvigelser fra løsningen i nuværende udbud, tages det op i styregruppen. Juridiske og tekniske spørgsmål tages ikke op i styregruppen. Det er alene op til KOMBIT. Der er i øvrigt en opfattelse af, at der er interesse for at byde på systemet fra flere leverandører. Styregruppen gav udtryk for, at det er vigtigt under processen at være skarpe omkring at kommunikere til brugerne, hvad der sker. 7. Styregruppens deltagelse i ledernetværksmøde 30. november KOMBIT forventer på ledernetværksmødet at få input til, hvor DUBU skal bevæge sig hen. Temaet vil være DUBU nu og i fremtiden med forskellige oplægsholderes holdninger og idéer til DUBU KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/6
Der er indtil videre valgt følgende oplægsholdere: Søren Kromann indleder mødet Carina Bennefors fra Oracle afslutter mødet Derudover er Niels Christian Barkholt fra DS og Anders Fløjborg, der repræsenterer ledersegmentet i DS, også i spil KOMBIT ønsker desuden et indlæg fra styregruppen, eventuelt til en paneldiskussionsdrøftelse Christian L. Hansen foreslog selv at stå for et indlæg med overskriften Hvorfor en mellemstor kommune vælger at bruge DUBU. Der kommer mere om rammerne omkring ledernetværksmødet efter efterårsferien. 8. Workshop vedr. gevinstrealisering for DUBU Dette punkt blev udskudt til næste møde. 9. Eventuelt Der var et ønske om, at der bliver sendt mere baggrundsmateriale ud sammen med dagsordenen til disse møder. 10. Næste møde? Datoen for næste møde blev fastlagt til 11. februar 2016, fra kl. 10.00-15.00. Mødeindkaldelse fremsendes snarest. Der udsendes desuden doodles for at finde eksakte datoer til møderne i maj og oktober. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/6