SOPvideoer 1. Video: En landmand fortæller om sine erfaringer med SOP Tekst Udsagn (frivilligt om man vil bruge dem) Overskrift: SOP Standard Operating Procedures Brian introducerer sig selv: Mit navn er Brian FruergaardRoed og jeg driver en Navn, alder kvægbedrift I/S på 300 køer sammen med min far og Gård (antal ansatte, antal køer, 3 medarbejdere. driftsform) Kort beskrivelse af udfordringerne før de begyndte med SOP: Hvorfor troede du SOP kunne være en løsning? Inden jeg begyndte med at arbejde med SOP, kørte arbejdsgangene ikke helt optimalt og der skete fejl, som fx... Jeg så SOP som en god løsning på vores udfordringer med at gøre tingene mere ensartet, så der sker færre fejl. Ord og billeder gør det nemt for medarbejderen at forstå og huske opgaven. Medarbejderen bliver mere selvhjupne og det giver mere tid til mig. Billede Baggrundsbillede af gården med overskriften Gården, først udenfor og så indenfor stalden + Brian (se eventuel her for inspiration: http://archiveserver.dk/haastrupgaard/d ansk.swf). Brian + klips fra stalden der illustrer de beskrevne situationer/steder Brian + en hånd der bladrer i en SOP zoom ud og vis hvor den hænger i stalden Og? Kan det svare sig? Hvad har du oplevet dit arbejde siden SOP er implementeret? Nu, hvor vi har arbejdet med SOP erne i et par måneder kan jeg se, at det virkelig kan betale sig. 90% af vores kælvninger sker nu i kælvningsboksen og koens kælvningsforløb bliver noteret. Det hele er meget mere effektiv og jeg får færre telefonopkald med spørgsmål fra mine medarbejdere. Nu kigger de i stedet på SOPén. Brian + klips fra stalden der illustrer de beskrevne situationer. En medarbejder går hen og bladrer i en SOP og står og læser. Brian snakker med medarbejderne
Efter de hurtige forbedringer og gode resultater er vi nu i gang med at tilrette en SOP omkring foder, fordi vi skal ansætte en vikar mens min far bliver opereret i knæene. Vi vil også lave en SOP omkring malkning senere på foråret. Brian bliver spurgt omkring hvilke ting der var en udfordring (at få dem implementeret) og hvorfor det var det. I starten var jeg lidt i tvivl om hvordan jeg skulle få SOP indarbejdet i dagligdagen, så mine medarbejdere brugte dem. Jeg havde godt nok selv tilrettet dem, men de blev ikke fulgt. Derfor fik jeg hjælp af min SOPrådgiver, Peter Møller. Det var en øjenåbner. Han havde en rigtig god, pædagogisk fremgangsmåde og kunne skabe den motivation blandt alle medarbejder, som manglede før. Han skabte så og sige en platform at diskutere ud fra. Hvilken SOP startede du med og hvorfor. Brian spørges hvad konsulenten kunne hjælpe med. Jeg valgte at begynde med en SOP omkring kælvning. Det var mit mål, at få flere af køerne til at kælve i kælvningsboksene og mere fokus på kælvningsprocessen f,eks. om efterbyrden er kommet og hvornår. Alle medarbejdere var med, da vi diskuterede kælvningsproceduren. SOP rådgiveren var en stor hjælp til at støtte denne diskussion. Alle blev hørt og vi fik en god faglig snak om f.eks. hvorfor det var vigtigt at notere hvornår efterbyrden var kommet. Jeg tror det er derfor at SOP virker nu fordi alle er med, når den bliver udarbejdet. Brian viser kælvning og fortæller om hvordan den blev til Brian fortæller f.eks. om at få alle medarbejdere med ind over afholdt et møde. Stor hjælp da SOP rådgiveren støttede processen, fortæller at de fik en god og faglig diskussion af hvordan og hvorfor de skulle gøre som de aftalte (proceduren)
En kort infotekst helt til sidst hvad SOP er, fordelene og hvor man finder flere informationer. Slut En smilende og tilfreds Brian i baggrunden. Eller et billede af stalden, hvor en medarbejder går hen og slår op i SOP en Sort baggrund + logo+ hjemmesiden 2. video. SOP når rådgiveren hjælper dig godt i gang (fokus SOP konsulenten) Tekst Udsagn (frivilligt om man vil bruge dem) Overskrift: Kom godt i gang SOP Underoverskrift: Standard Operating Procedures Kort: hvad er SOP? Hvad er fordelene? SOP er et værktøj, der sikrer ensartede arbejdsprocedurer på de forskellige arbejdsområder på en bedrift. For hvert SOP emne er der lavet en skabelon for hvordan proceduren kan se ud. Hver enkelt bedrift skal herefter rette denne skabelon til, så SOP erne passer til den enkelte bedrift og hverdag. Billede Baggrundsbillede af gården med overskriften Vis hvordan Brian + en medarbejder arbejder med det, hvordan det bliver brugt i hverdagen. En der bladrer i SOPregisteret, så man ser hvordan det ser ud. Hvordan kommer man i gang med det? Kort om de to muligheder (enten selv eller med hjælp af en konsulent) Når den enkelt arbejdsopgave er beskrevet i ord og billeder, betyder det bl.a. at nye medarbejdere kan indkøres 2 måneder hurtigere. De faste procedurer bliver til ved at alle medarbejdere i fællesskab snakker om hvordan opgaven skal udføres. Det giver større engagement hos medarbejderne. Det har vi oplevet resulterer i flere insemineringer, flere brunstobservationer og færre døde kalve. Peter: For at komme godt i gang med SOP skal alle der arbejder på bedriften være med til at rette proceduren til. ellers har de ikke nogen motivation for at følge Vis Peter og hvordan han forklarer. Fortæl baggrunden for hvorfor processen er vigtig (de 9 testgårde) Vis de 16 certificerede konsulenter
Hvad er det konsulenten kan? Forklar de forskellige steps i implementeringen proceduren efterfølgende. Det handler om at få opgaver og procedurer snakket igennem på en god måde, så at alle har indflydelse. Det er her, hvor jeg som rådgiver kan hjælpe rigtig meget. Brian: I starten troede jeg, at jeg nemt selv kunne implementere SOP erne på min bedrift, men det var en større udfordring end jeg havde regnet med. Jeg havde godt nok selv tilrettet dem, men de blev ikke fulgt. Derfor fik jeg hjælp af min SOPrådgiver, Peter Møller. Det var en øjenåbner. Han havde en rigtig god, pædagogisk fremgangsmåde og kunne skabe den motivation bland alle medarbejder, som manglede før. Peter Nogen gange har jeg oplevet at folk er gået lidt i stå med at indarbejde SOP på bedriften. Her kan jeg som SOP rådgiver gå ind og hjælpe. Jeg kan hjælpe til med at inddrage og engagere medarbejderne. For det vigtigste er at det er medarbejderne der beslutter proceduren. Det der dem som efterfølgende skal følge den. Når jeg hjælper en landmand med at implementere SOP på hans bedrift, så starter det altid med et første møde, hvor han og alle medarbejdere deltager. Her snakker vi om de nuværende processer og hvordan arbejdet skal håndteres fremover. Det er vigtigt, at alle er med til at beslutte udformningen af SOP erne. Derefter tilpasser landmanden SOP erne ved computeren, printer dem ud og sætter dem op i stalden, så at de er synlige for alle. Efter en måned eller to er det vigtigt at der laves en opfølgning på SOP og brugen heraf. Er der evt nogle ting som skal rettes til. (Kirstens mening: Jeg synes ikke man skal forklare baggrunden og fortælle om testgårde og konsulenterne. Det bliver alt for langtrukkent.) Man kunne også vise billeder af en gruppe medarbejdere, der sidder og arbejder med en SOP (SOP en oppe på en projektor, og de diskuterer og retter til) Stadigvæk Peter. Peter fortæller hvad han gør med udgangspunkt i Brians case. 1 møde, 2 møde Clips som visualiserer det, der bliver forklaret Møde hvor alle er med Landmand ved pc en Landmand sætter det op Medarbejder bladrer i det
Kort sammenfatning af det man får ud af SOP efter implementering. En kort infotekst helt til sidst hvad SOP er, fordelene og hvor man finder flere informationer. Tekst: 16 konsulenter er særligt uddannede i at hjælpe bedrifterne i gang med at bruge SOP. Find din lokale konsulent på www.xx.dk Slut SOP erne kan have en positiv indflydelse på mange ting alt efter hvad dine mål er. Arbejdet i stalden bliver mere effektivt og ensartet. Der sker færre fejl. Nye medarbejdere og især ufaglærte medarbejdere bliver hurtigere indkørt. Bedrifter er forskellige og derfor kan målene være forskellige. Men SOP erne kan hjælpe med at få mere systematik i hverdagen. Ulrik + Brian Et billede af SOP erne i baggrunden Billede af de SOPcertificerede rådgivere Sort baggrund + logo + hjemmesiden