Referat fra bestyrelsesmøde i Hjørring Golfklub den 22. oktober 2013 Til stede var: Benny Larsen John Friis Henrik Leth Michael Svendsen Peter Norskov Jens Erik Poulsen Afbud: Henrik Jørgensen Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 2. Orientering fra formanden 3. Orientering fra GM 4. Drøftelse af informationer m.v. fra udvalgene 5. Evt. andre relevante emner 6. Eventuelt. Ad 1 godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde. Godkendt. Ad 2 orientering fra formanden. Formanden Benny Larsen bød velkommen og indledte med at omtale klubbens økonomi, som der nu er kommet styr på, idet indtægter og udgifter er afstemt. Andre Golfklubber i Danmark har det svært, idet der inden for de sidste få uger er 2 golfklubber, der er gået konkurs. Formanden fremhævede den positive stemning, der er i klubben, og han roste den store aktivitet, der er blandt de frivillige hjælpere. Den 6. oktober blev der afholdt medhjælpermatch som en del af klubbens tak for det store frivillige arbejde, der ydes i klubben, og i den forbindelse blev der sendt 148 invitationer ud til frivillige det største antal nogen sinde. Samme dag blev der afholdt reception i anledning af Alvah Routledges 25-års jubilæum, og her var over 100 gæster mødt op. Også VIP 42 matchen i uge 42 havde over 100 deltagere, og årets sidste match Grønlangkålsmatchen den 3. november er allerede fuldtegnet med 112 tilmeldte. Iflg. formanden vidner det om en aktivitet i klubben, som vi alle bør glæde os over.
Af mere konkrete emner, der relaterer sig til den daglige drift, oplyste formanden, at klubben har oprettet en digital postkasse, idet Erhvervsstyrelsen ved skrivelse har meddelt, at det ved lov er vedtaget, at alle foreninger og firmaer m.v., som har eget CVR-nummer, nu skal have en digital postkasse til modtagelse af skrivelser fra det offentlige. Benny pointerede, at alle ansøgninger om tilskud eller lignende fra Hjørring Golfklub skal sendes via John Friis og altså ikke direkte fra f.eks. et af klubbens udvalg. Det skal koordineres via sekretariatet, således at modtageren kan se, at det er Hjørring Golfklub, der er ansøger. Ad 3 orientering fra GM. John Friis gennemgik herefter klubbens økonomi pr. 30/9. Indtægter: Som det fremgår af skemaet nedenfor er de samlede indtægter på 6.283 tkr., 146 tkr. mindre end budgettet og 271 tkr. mindre end på samme tidspunkt sidste år. Afvigelsen fra budgettet svarer stort set til den mindre kontingentindtægt fra medlemmerne på 141 tkr., idet vi fortsat har et underskud af medlemmer. Også sponsorindtægter er faldet, hvorimod det har været et godt år for green-fee-indtægter. Udgifter: Udgifterne er heldigvis holdt nede på et niveau, som er afstemt med indtægterne. De samlede udgifter på 3.475 tkr. er 262 tkr. mindre end budgettet og hele 372 tkr. mindre end på samme tidspunkt sidste år. Det er sparet stort set over hele linjen, men det er især banen, der har måttet spænde livremmen ind. Resultat: Det giver et overskud før finansiering og afskrivning på 2.808 tkr., hvilket er 116 tkr. bedre end budgettet og 101 tkr. bedre end på samme tidspunkt sidste år. John Friis forventer et resultat i årsregnskabet på omkring 0, når de endelige tal for finansiering og afskrivning foreligger. Inkasso: Det er desværre ikke alle medlemmer, der har betalt kontingent rettidigt, og det har efter en forgæves indsats fra sekretariatet - derfor været nødvendigt at sende 6 sager til inkasso hos klubbens advokat totalbeløbet andrager ca. 25 tkr. Kassekreditten: Der er p.t. trukket ca. 370 tkr. på kassekreditten, på hvilket er ca. 305 tkr. mindre end på samme tidspunkt sidste år. Det fortsatte træk på kassekreditten ser også fornuftigt ud her i oktober.
Afvikling af gæld: Det vil i løbet af året 2013 blive afviklet ca. 500 tkr. på vores gæld, og vores renteswap er 267 tkr. bedre end på samme tidspunkt sidste år, hvilket vil påvirke vores egenkapital i positiv retning. Økonomi pr. 30. september. Konto Realiseret Budget Realiseret Afvig ift. Afvig ift. Okt-Dec Okt-Dec LTM Realiseret Realiseret Årsbudget Sep 2013 Sep 2013 Sep 2012 budget 2012 Budget 2012 2012-2013 2011 2012 2013 Kontingent 4.658 4.789 4.802-131 -144 0-23 4.635 4.624 4.779 4.789 Indskud 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Skabe 263 275 270-12 -7 0-1 262 261 269 275 Tilskud 64 62 69 2-5 0-6 58 68 63 62 Medlemmer i alt 4.985 5.126 5.141-141 -156 0-30 4.955 4.953 5.111 5.126 Greenfee (Netto) 736 680 654 56 82 50 48 784 773 702 730 Øvrige indtægter 6 25 22-19 -16 0-1 5 20 21 25 Turnering (Netto) 5-7 7 12-2 7-7 -2-4 0 0 Sponsorer (Netto) 551 605 730-54 -179-5 19 570 966 749 600 Indtægter 6.283 6.429 6.554-146 -271 52 29 6.312 6.708 6.583 6.481 Administration 1.024 1.048 1.254-24 -230 272 212 1.236 1.606 1.466 1.320 Banen 1.702 1.867 1.797-165 -95 463 508 2.210 2.477 2.305 2.330 Klubhus 353 381 358-28 -5 99 116 469 508 474 480 Medlemsaktiviteter 167 187 189-20 -22 43 42 209 314 231 230 Junior 66 74 78-8 -12 1 5 71 88 83 75 Elite 135 155 162-20 -27 5 32 167 182 194 160 Begynder 28 25 9 3 19 0 3 31 26 12 25 Udgifter 3.475 3.737 3.847-262 -372 883 918 4.393 5.201 4.765 4.620 Res. før fin/afskr. 2.808 2.692 2.707 116 101-831 -889 1.919 1.507 1.818 1.861 Finansiering 519 542 516-23 3 173 175 694 736 691 715 Res. før afskr. 2.289 2.150 2.191 139 98-1.004-1.064 1.225 771 1.127 1.146 Afskrivninger 41 0 0 41 41 1.165 1.122 1.163 1.184 1.122 1.165 Resultat 2.248 2.150 2.191 98 57-2.169-2.186 62-413 5-19 Medlemsstatistik: Klubbens ømme akilleshæl er fortsat antallet af medlemmer. Udmeldelserne i 2011-2012 og 2013 har været større end de tidligere år, og det er især de manglende indmeldelser i 2012 og 2013, der for alvor gør ondt. I 2012 var nettounderskuddet af medlemmer på 105 (udmeldte minus indmeldte), og indtil nu er nettounderskuddet i år 91 medlemmer. Dette til trods for, at der er gjort stort set alt, hvad der har været muligt for at skaffe nye medlemmer. Kategori Status Status 31-12-2012 10-10-2013 Diff. Budget ult. 2013 Diff. År Udmeld Indmeld Netto Seniorer 787 742-45 767-25 2007 92 183 91 Ungseniorer 46 49 3 42 7 2008 71 126 55 Juniorer m/banetill 66 44-22 66-22 2009 110 113 3 Juniorer u/banetill 47 50 3 47 3 2010 121 89-32 Pensionister 36 32-4 32 0 2011 150 148-2 Øvrige 17 14-3 14 0 2012 194 89-105 Prøvemedlemmer 12 24 12 10 14 2013 185 94-91 Flex 84 70-14 80-10 G.snit 132 120-12 Long Distance 33 29-4 32-3 I alt 923 842-81 Passive 81 64-17 60 4 I alt 1.209 1.118-91 1.150-32 Årstal Januar - Marts April Maj Juni 2 halvår Total e Pct sats 2009 33 14 18 10 14 10 17 12 31 16 113 62 55 2010 12 5 35 14 13 3 8 2 21 15 89 39 44 2011 17 6 55 25 25 9 16 4 35 13 148 57 39 2012 25 5 24 4 11 4 15 4 14 3 89 20 22 Gennemsnit 22 8 33 13 16 7 14 6 25 12 110 45 41 2013 7 0 23 1 11 2 15 5 38 3 94 11 12
Ad 4 Drøftelse af informationer m.v. fra udvalgene. Beslutningssager: Køb af jord/leje af jord af Hjørring Kommune. Formanden Benny Larsen redegjorde herefter for de samtaler, som han og John Friis har ført med personale fra Hjørring Kommune på kommunens foranledning - i forbindelse med lejemålet af de 93 hektar jord, som udgør Golfklubbens arealer. Samtalerne skyldes, at der efter storkommunens opståen skal ske en harmonisering inden for Fritids- og kulturudvalgets område bl.a. golfklubber idrætsforeninger ridehaller m.v. Som det er bekendt, har Hjørring Golfklub en aftale om lejemål af arealet med Hjørring Kommune til ultimo 2031, og der vil blive givet udtryk over for Hjørring Kommune om, at Golfklubben p.t. ikke har økonomiske muligheder for at købe jorden, men at klubben ønsker at fortsætte med lejemålet på de betingelser, som blev indgået i sin tid. Hjørring Kommune vil skriftligt blive gjort bekendt med Golfklubbens holdning. Status vedr. SGN samarbejdet. Peter Norskov og Jens Erik Poulsen har den 30. september deltaget i efterårsmødet i SGN afholdt i Brønderslev Golfklub. Som det er beskrevet under pkt. 3 i referatet fra sidste bestyrelsesmøde fra den 19/9, har det været diskuteret, om golfklubberne skulle skrotte nogle de mange rabatordninger, der efterhånden findes inden for golfsporten bl.a. halv green-fee blandt de klubber, der er tilknyttet SGN. Det foreligger allerede en aftale om halv green-fee for 2014 for de 28 klubber, der er tilsluttet SGN, og det ønsker SGN ikke at ændre på. Bestyrelsen i Hjørring Golfklub har besluttet, at acceptere dette for 2014, men der bør analyseres på dette og andre rabatordninger evt. i samarbejde med golfklubber af tilsvarende størrelse som Hjørring inden for SGN. Bestyrelsesansvarlig: Peter Norskov John Friis oplyste i relation til dette, at vi i 2014 ligeledes fortsætter samarbejdet med Tee-timekortet og Golfhæftet. Til gengæld er medlemsskabet af Aktiv Danmark (turisme) og Erhverv Hjørring, opsagt fra 2014 at regne. John Friis oplyste endvidere, at han i nærmeste fremtid vil undersøge betalingsløsninger via Golfbox-standere. Orienteringssager. Ny hjemmeside.
John Friis orienterede om, at den nye hjemmeside nu er klar til at blive taget i brug og hvis teknikken vil sker det den 23. ds. Multifunktionel Golfbane: Som tidligere beskrevet er der fremsendt forslag til golfklubben om alternative muligheder for at gøre brug af Hjørring Golfklubs område og bygninger til andet end golfsporten. Peter Norskov oplyste som bestyrelsesansvarlig, at han sammen med Siggi Strandeng og Jørn Larsen arbejder videre med problemstillingen, og indtil nu er følgende aktiviteter på tegnebordet: Langrend Crossfit projekt for stier og områder til crossfit udstyr Vandre-, løbe- og naturstier (kan evt. kombineres med bjeskture ) Geo-caching orienteringsaktivitet ved anvendelse af GPS-udstyr Miljøkontrol: John Friis oplyste, at golfklubben har haft besøg af Miljøkontrollen fra Miljø- og Teknik, Hjørring Kommune bl.a. i greenkeepergården. Kontrollen havde afslutningsvis oplyst, at besøget ikke havde givet anledning til bemærkninger og at tilsynet havde fået et meget positivt indtryk af Golfklubben og dens aktiviteter. Ad 5 evt. andre relevante emner. Til senere møder: Budget 2014 Bestyrelseskandidater til GF 2014. Ad 6 Eventuelt. Næste bestyrelsesmøde afholdes søndag den 8/12-13 kl. 1200. Jens Erik Poulsen, sekretær.