Intern overvågning Årsberetning til regnskab 2014
Indhold Indledning... 4 Væsentlige aftaler... 5 Aftaler med kommunerne... 6
Indledning Dette er den 2. udgave af en samlet årsberetning for Forsyningen Allerød Rudersdal A/S. Allerød Spildevand A/S og Rudersdal Forsyning A/S har tidligere haft hvert sit program for intern overvågning, men dette afløses fra 2013 af ét fælles program for Allerød Spildevand A/S, Rudersdal Forsyning A/S og Forsyningen Allerød Rudersdal A/S. Årsberetningen skal læses som resultaterne af de beskrevne procedurer i Program for intern overvågning. Det forventes, at årsberetningerne skal bruges som værktøj til indsatsområder med potentiale for udgiftsbesparelser. Lovgrundlaget for udarbejdelse af program for intern overvågning følger af Lov om vandsektorens organisering og økonomiske forhold, vandsektorloven, Lov nr. 469 af 12. juni 2009. Reglerne er yderligere beskrevet i Bekendtgørelse om program for vandselskabers interne overvågning, Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010. Årsberetningen gennemgår først de almindelige væsentlige aftaler og dernæst Forsyningens engagementer med de to respektive kommuner. Årsberetning og Program for intern overvågning skal sammen med en revisorerklæring sendes til Forsyningssekretariatet senest 1. maj 2015. Forsyningen Allerød Rudersdal A/S anvender økonomisystemet Microsoft Navision Dynamics 2013. Der er foretaget et opslag efter kreditorernes konteringer foretaget i perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014. Nærværende årsberetning er blevet udarbejdet i marts 2015. Programmet er stadig under opbygning og indarbejdning i Forsyningens daglige drift. Programmets indhold og betydning for den daglige drift er løbende drøftet og gennemgået ved diverse fællesmøder gennem året. Resultaterne af kontrollen af de indgåede aftaler er løbende blevet videregivet til de drifts- og indkøbsansvarlige. Resultatet af den samlede indsats for intern overvågning (2010-2014), samt feedback fra de drifts- og indkøbsansvarlige om programmets udformning, afholdes medio 2015, samt hvert halve år herefter. Det primære formål er at sikre en fremdrift med indgåelse af rammeaftaler med leverandører. 4
Væsentlige aftaler Programmet kræver, at 10 % eller minimum 5 af årets væsentlige aftaler gennemgås. Ved væsentlige aftaler menes aftaler, hvis aftalesum overstiger 100.000 kr. Der er gennemgået langt flere aftaler end påkrævet af programmet for at skabe et grundigt indblik i Forsyningens nuværende forretningsgang, hvad angår indgåelse af skriftlige aftaler, pris- og markedsafprøvning. Der er i 2014 gennemgået 106 leverandører, der tilsammen udgør for 78,3% af årets nettoomsætning, svarende til 113.1 mio. kr. ud af 144.4 mio. kr. Der er mindre påtaler omkring samarbejdet med 13 leverandører. For disse og yderligere 22 leverandører ønskes samarbejdsaftaler udarbejdet i løbet af 2015. Det høje antal gennemgåede aftaler har medført fokus på nødvendigheden af en central opbevaring og tilgængelighed af de relevante dokumenter i Forsyningens journaliseringssystem eller i et specialindkøbt kontraktstyringsværktøj (COMA). Det forventes, at al dokumentation i forbindelse med intern overvågning fremover vil blive lettere tilgængeligt i takt med, at journaliseringssystem og kontraktstyringsværktøj bliver fuldt implementeret. En gennemgang af kreditorlisten med angivelse af om der er påtaler i henhold til reglerne for intern overvågning eller ej er udleveret til revisionen. Programmet har gennem årene medført en skærpet opmærksomhed om uafprøvede aftaler, ad hoc ordninger mv., hvilket fremadrettet forventes at reducere især driftsudgifterne for Forsyningen. Der er sket en mindre tilvækst i 2014 med at få etableret rammeaftaler med Forsyningens største underleverandører. Det bør undersøges, hvor store omkostninger man skal påregne for at kunne indgå en rammeaftale med de resterende leverandører i 2015. For flere af disse leverandører gælder det, at de tidligere har sandsynliggjort bedste priser ved at vinde udbud fra Forsyningen på laveste pris. En generel opsummering af årets gennemgang findes herunder: Listeprisrabatter i forbindelse med løbende materialeleverancer bør prisafprøves hos flere leverandører for sammenligning af pris, service og kvalitet. Leverancerne bør fremover også indgås med en skriftlig rammeaftale. Dette gælder for f.eks. rørstykker, fittings og andet, der indbygges i ledningsnettet, såvel som forbrugsstoffer på renseanlæg. Forefaldende og hyppigt forekommende opgaver inden for VVS-, el-, smede-, tømre-, mure- og gravearbejde udføres i en vis udstrækning af underentreprenører efter regning med priser, der er normale for markedet. Fremadrettet ønsker Forsyningen i højere grad, at indgå rammeaftaler til udførelse af forefaldende arbejde med underentreprenører. I visse situationer er der besparelser ved at udvælge en bestemt leverandør, der allerede er godt bekendt med Forsyningens anlæg, i stedet for at sende opgaven i udbud blandt nye leverandører. Dette gælder som regel for hastesituationer. I disse tilfælde skal det efterfølgende skiftligt sandsynliggøres, at arbejdet med at modtage et alternativt bud fra anden leverandør overstiger den potentielle økonomiske gevinst. I de fleste af disse tilfælde er det essentielt for opgavens løsning, inden for driftens rammer og ressourcer, at leverandøren er selvkørende, og at kun begrænset instruktion er nødvendig. Visse leverandører har ingen konkurrence til deres produkter, der gennem tiden er indarbejdet i vores produktion. Der er derfor ingen oplagt mulighed for prisafprøvning eller udbud af disse leverancer med de ressourcer, der hidtil har været afsat til opgaven. Fremadrettet vil Forsyningen fortsat forsøge, at indgå skriftlige rammeaftaler om produktlevering, for derigennem, at søge yderligere rabat hos leverandøren. Visse materialeleverandører er udvalgt efter flere års driftsafprøvning mellem konkurrerende producenter på kvalitet, service og pris. Det er endnu ikke helt klart, hvordan dette forhold skal kunne markedsafprøves, uden at man risikerer en merudgift og lavere effektivitet. Generelt er Forsyningen dog åben for nye og innovative løsninger og produkter, såfremt der kan fremvises dokumenteret succes inden for lignende proces forhold. Det forventes, at der kan indgås skriftlige rammeaftaler, men udbuddets tekniske udformning er endnu ikke fastlagt. 5
Aftaler med kommunerne Rudersdal Kommune Følgende aftaler er gældende med Rudersdal Kommune og gennemgås nedenfor: Løn- og personaleadministration Lejeaftaler It administration Retableringsarbejder Allerød Kommune Følgende aftaler er gældende for Allerød Kommune: En mindre og konkurrencedygtig garantiprovision. Der er udarbejdet konkurrencedygtig samarbejdsaftale mellem Rudersdal Kommune og Forsyningen Allerød Rudersdal A/S om løn- og personaleadministration. Lejeaftalerne af lokalerne på Skovlytoften 27 (administrationsbygningen), Skovlytoften 23 (lagerlokale), samt Rudersdalsvej 99 (mandskabsbygning) er alle konkurrencedygtige. Udgifter for IT administration pålyder frem over på et mindre engangsbeløb til opdatering af certifikater. De resterende meget få dele af det kommunale tekniske IT net som Forsyningen fortsat benyttede i 2012, blev endeligt udfaset i februar 2013. Der er nu udelukkende tale om betaling for adgang til visse dele af Kommunens infrastruktur via Citrix løsninger og tilhørende certifikater. En væsentlig økonomisk post mellem Rudersdal Kommune og Forsyningen er opgaver udført for Forsyningen af kommunens entreprenørselskaber. Der er tale om konkurrenceudsatte entreprenørselskaber. Da dele af ledningsnettet deles mellem Rudersdal Kommune og Forsyningen (vejafvanding tilhører Rudersdal Kommune), kan der i nogen tilfælde graves ned for at konstatere, at det var den anden ejer, der skule betale for skadeudbedring. I disse tilfælde sendes regninger frem og tilbage til skyldner. Hermed menes primært arbejde udført af Teknik & Miljø inden for områderne Vej og Park. Typisk vil der også være tale om retableringsarbejde (udlægning af asfalt, fliser, buskads mm) efter Forsyningen eller Rudersdal Kommunes entreprenørselskab har udført en opgravning og reparation af en ledning. Flere fakturaer mellem Forsyningen og Rudersdal Kommune for enkeltopgaver viser, at enhedspriserne er yderst rimelige. Der udestår ingen finansielle forhold mellem Rudersdal Forsyning og Rudersdal Kommune. Alle de gennemgåede samarbejdsaftaler mellem Forsyningen og Rudersdal Kommune er udført til en konkurrencedygtig pris. 6
Forsyningen Allerød Rudersdal A/S Skovlytoften 27 2840 Holte Telefon 45 47 00 70 Fax 45 47 00 71 www.forsyningen.com