Referat Møde for følgegruppen - gårdhusene Dato: 17. december 2014 Tid: Kl. 17.00-19.40 Sted: BO-VEST, Malervangen 1, Glostrup Deltagere: Beboerrepræsentanter Rein Rubenkamp RR (VA 4 Syd) Flemming Wallin FW (VA 4 Syd) Lars Andersen LA (AB Syd) Majbritt Brander (AB Syd) Frank Kunz (AB Syd) Per Larsen PL (VA 4 Nord) Per Seirup PS (VA 4 Nord) Vinie Hansen VIH (VA s Byggeudvalg) Karl Neumann KN (AB s org. bestyrelse) Henning Knudsen HK (VA 4 Nord) Tommy Larsen TL (VA 4 Syd) Tekniske rådgivere Bo Schmidt Pedersen BOP (Kammeradvokaten) til og med punkt 4 Fie Hermansen FIE (Wissenberg) Søren Nielsen SN (Vandkunsten) Tanja Nors Tardrup TNT (Vandkunsten) Administrationen Thomas Furu-Grage TGR (Projektleder) Michael Willumsen MIW (Afdelingsleder) John Hald JH (afdelingsleder AB Syd) Berit Djarling BDJ (Beboerkoordinator) Jesper Rasmussen JRA (Byggechef) Morten Bo Jensen MBJ (driften VA 4 Nord) Afbud Åge Schultz ÅS (AB Syd) Lars Bendix Christensen LBC (Wissenberg) Niels I. Petersen NP (AB Syd) Vibeke Hansen VHA (VA 4 Syd) Tove Meyling TM (VA 4 Syd) Referent Fie Hermansen FIE (Wissenberg) Udsendes på mail til: Deltagerne inklusiv ikke fremmødte. Ad. 1 Valg af ordstyrer Vinie Hansen vælges til ordstyrer. Side 1 af 6
Ad. 2 Godkendelse af dagsorden Dasorden godkendes uden kommentarer. Bo Schmidt Pedersen fra Kammeradvokaten er juridisk rådgiver på sagen. Bo deltager under behandling af punkt 4. Ad. 3 Kommentarer til referat fra sidste møde Godkendes med følgende kommentarer: - Jesper, Morten og Berit deltog ikke i mødet. - Per L havde sagt, at havefacaden i Lærken 15C lignede en DSB-bygning, ikke at den var grim. - Lars A mener ikke, at der er for meget information på MPS, men at overflødig information skal fjernes. - Per L ønsker at vide, hvornår emne om økonomi skal behandles. Sker under punkt 7 på dette møde. - Tommy ønsker at kende lovgrundlaget for beslutning om lavtemperaturfjernvarme. Thomas beder Albertslund Varmeværk om en redegørelse Ad. 4 Udbud af AB Syd Situationen er, at der kun er to firmaer (MTH samt Enemærke & Petersen), der har anmodet om at blive prækvalificerede til at byde på opgaven. Som tidligere drøftet på følgegruppemøder, er markedet præget af færre større entreprenørfirmaer, der kan løfte store byggeopgaver, samtidig med at der er relativt mange projekter for tiden. Der er i starten af 2014 i overensstemmelse med EU's regler holdt teknisk dialog med en lang række entreprenørfirmaer med henblik på at høre aktørerne på markedet omkring at skabe et godt og attraktivt udbud, herunder organisering af opgaven med entrepriseopdeling, tildelingskriterie m.v. Entreprenørfirmaerne udviste på daværende tidspunkt stor interesse for opgaven. På baggrund af meldingerne fra den tekniske dialog, er der i tæt samarbejde med den tekniske og juridiske rådgiver lavet en udbudsstrategi med en plan for udførelse i et par større hovedentrepriser - startende med AB Syd - med henblik på at øge antallet af mulige bydende. Og på baggrund af ønsket om at indhente priser på flere forskellige renoveringspakker, er udbuddet efter indgående drøftelser med teknisk og juridisk rådgiver struktureret som sideordnet udbud med tildelingskriteriet laveste pris. Det viser sig imidlertid nu, at der har været vigende interesse for opgaven. Dette ses også i andre store sager. Formelt set kan man godt fortsætte med kun to bydende. Konsekvenserne af at fortsætte med kun to bydende har været drøftet med tekniske og juridiske rådgivere. Ud over at kon- Side 2 af 8
kurrencen ikke er optimal, kan der være risiko for, at en eller begge bydende falder fra i tilbudsfasen. Konsekvensen af dette vil være en yderligere forsinket opstart af udførelsen. Det kan altså ikke anbefales at fortsætte med kun to bydende. Situationen er drøftet med Landsbyggefonden, som melder, at to tilbudsgivere ikke vurderes at være tilstrækkeligt til at sikre en tilfredsstillende konkurrencesituation. LBF anbefaler, at der arbejdes på at udvide antallet af tilbudsgivere, og LBF er åben for en yderligere opsplitning af opgaven i flere entrepriser, med flere skema B, også for den enkelte afdeling. Det er i forbindelse med drøftelserne lykkedes at få lavet en aftale med Landsbyggefonden om fremvisning af prøvehusene i januar 2015. Det besluttes at det nuværende udbud aflyses, og at der skal findes en anden måde at sammensætte udbuddet på. Dette vil betyde en forsinkelse af sagen på nogle måneder i forhold til det først planlagte - afhængigt af hvordan sommerferien spiller ind i forhold til kommunal behandling af skema B. En aflysning af udbuddet medfører øgede omkostninger til tomgangshusleje pga. den senere opstart samt rådgiverudgifter ift. genudbud. Men det drejer sig om at minimere skaden i forhold til de mulige yderligere omkostninger, der vil være, hvis man vælger at køre videre med stor risiko for at skulle sadle om senere. Der er endnu ikke en plan for, hvordan opgaven skal udbydes, men der overvejes forskellige muligheder, som er attraktive for de bydende, og som samtidig modsvarer beboernes ønsker. Blandt andet kan sagen deles op i flere mindre sager. Man kan gå væk fra de sideordnede udbud. Og det kan overvejes, om der er arbejder, som ikke skal prissættes, hvis man på forhånd ved, at de ikke skal udføres. Som sagt er Landsbyggefonden er åben overfor at strukturere sagen i mindre entrepriser, for at tiltrække flere bydende og få en bedre konkurrence. En eventuel forskel i prisen for de forskellige faser forudsættes at blive udjævnet i støtten. Det vil være de samme tegninger, der bygges efter, selvom det er forskellige firmaer, der vil udføre opgaverne, så der må forventes et ensartet resultat. Det vil under alle omstændigheder ske udskiftning af håndværkere undervejs i udførelsen, da sjakkene typisk skifter byggepladser undervejs i sager af den størrelse, da ingen kan holde ud at lave det samme i mange år. AB Syd er imidlertid ikke begejstret for, hvis det kommer dertil, at afdelingen skal udføres af flere entreprenørfirmaer. To store entreprenørfirmaer har tidligere meddelt, at de ikke ønsker at byde på opgaven, da tildelingskriteriet er laveste pris. Laveste pris betyder, at den bydende, som kan gøre det billigst, får opgaven. Et alternativt tildelingskriterie er økonomisk mest fordelagtige bud, hvor de bydende udover prisen også kan vurderes på f.eks. organisation, proces mv. ud fra beskrivelser. Ved økonomisk mest fordelagtige tilbud skal der på forhånd ske en grundig redegørelse for, hvordan tilbuddet evalueres, så de bydende er klar over, hvad de bedøm- Side 3 af 8
mes på, og der ikke kan rejses tvivl, om at evalueringen af de indkomne tilbud har været saglig. Typisk vægtes prisen med 50 % af den samlede bedømmelse, mens de øvrige kriterier tegner sig for resten af vurderingen. Generelt har de mindre virksomheder præferencer for laveste pris, mens nogle af de store har præferencer for økonomisk mest fordelagtige tilbud. Formulering af de kvalitative krav foregår typisk med indstilling fra rådgivere, og forelægges og drøftes med følgegruppe/ byggeudvalg. Det er BOP s opfattelse, at der skal mere til end blot at ændre tildelingskriteriet fra laveste pris til økonomisk mest fordelagtige tilbud ved et genudbud, både af hensyn til at få øget interesse for sagen samt af hensyn til udbudsjuridiske forhold. BOP bemærker i øvrigt at standard og kvalitetsniveau af de byggede løsninger i et klassisk udbud i hovedentreprise fastlægges i udbudsmaterialet. Det betyder altså, at der ikke er grund til at frygte dårligere byggetekniske løsninger ved tildelingskriteriet laveste pris i forhold til økonomisk mest fordelagtige. Det blev drøftet om nogle af optionsløsningerne kan udgå for at forsimple udbuddet. Efter megen debat ses der en tendens til, at den udvendige tagrenovering (ny tagpap, nye ovenlys, tagrender, nedløb og inddækning) om nødvendigt kan udgå af udbuddet. Nye tage og balanceret ventilation er løsninger, som ønskes udbudt. Endvidere drøftedes yderligere en række eventuelle muligheder med henblik på at justere udbuddet: For at forenkle udbuddet er det en mulighed, at samtlige elementer i sagen lægges sammen i ét stort udbud med alle tilvalgsmulighederne som optioner, og hvor tilbudsprisen på alle elementer lægges sammen som baggrund for vurdering af pris. Udfordringen i den forbindelse er, at optionerne udgør næste 50 % af basisprisen, og der kan være en skæv fordeling af prissætning mellem basis og optioner. Kan man eventuelt nøjes med at udskifte facaden mod haven? Fjernelse af krybekældrene er et kerneelement i helhedsplanen, og som bekendt er LBF s melding, at der skal arbejdes videre med og indhentes pris på netop kerneelementerne. Kan man starte i en anden og mindre afdeling, som derfor ikke behøver at blive opdelt? Hvis man starter i en anden afdeling, vil det betyde en væsentlig forsinkelse af sagen. Afdelingerne skal træffe deres endelige valg. Projektmateriale vil skulle tilpasses den konkrete afdeling for både bygninger og fjernvarme. Det vil tage tid. Hertil kommer, at forberedende ledningsarbejder er i gang for AB Syd. Der vil derfor være betydelige tidsmæssige og økonomiske konsekvenser ved denne ændring. Side 4 af 8
Generelt opleves der en vigende interesse for at give tilbud i alle byggesager for tiden. Men især for den almene sektor er det svært at tiltrække bydende, da der er bedre penge at tjene andre steder. Tit opleves der frafald af bydende under selve tilbudsfasen. Samtidig opleves der en tendens til stigende priser. Der er ikke en overvældende mængde af firmaer på markedet, som vil kunne byde på sagen efter nogle konkurser de seneste år. Sagens karakter er ikke attraktiv for udenlandske firmaer disse byder erfaringsmæssigt ind på store anlægsopgaver, broer mv. Men der må arbejdes på baggrund af de aktuelle udfordringer i markedet, med en revidering af udbudsstrategien, så sagen kan komme videre. VIH bemærker, at budgettet for basisrenoveringen inklusiv tilhørende huslejestigning er godkendt på beboermødet. Dette står ved magt indtil beboermødet, organisationsbestyrelsen, kommunalbestyrelsen og Landsbyggefonden godkender noget andet. Landsbyggefonden har opfordret til, at der indhentes priser på renoveringen. Selvom det er en usikker situation, er det nødvendigt at slå koldt vand i blodet og afvente sagens gang. Administration og rådgivere arbejder videre med, hvordan udbuddet kan disponeres, og det drøftes på næste møde i følgegruppen. Ad. 5 Projektorientering, kort om diverse emner Brystning / vinduesparti til gulv ved siden af havedør Bestyrelsen i AB Syd har besluttet, at der som standard ikke skal være glas til gulv i vinduespartiet ved siden af havedøren. Standard skal være brystning, mens glas til gulv skal være et valg/tilvalg på linje med øvrige tilvalg såsom dobbeltdør og skydedør. Tilvalgskataloget rettes op på dette punkt. Når priserne kendes efter licitationen, tages der stilling til, om det skal være et betalt eller gratis tilvalg. Ligesom for øvrige prissatte tilvalgsemner. Havedør ønskes placeret i den fløj, hvor den har været hele tiden har været placeret. Køkkener Ved en fejl var et køkken blevet spejlvendt på en tegning. Dette er nu rettet. Opfølgning på evaluering af det syvende prøvehus Ved referatskrivning fra det sidste møde, åbenbarede der sig nogle spørgsmål, som ikke var blevet besvaret på sidste møde. Besvarelsen sker på dette møde i stedet. For de første seks prøvehuse er antennestik placeret på væggene, som man gør i andre bebyggelser. I gårdhusene har man dog altid haft antennestik på havefacaden, hvorfor disse er blevet flyttet til hjørnestolpen, for at man selv kan trække kabler til den ene eller den anden Side 5 af 8
fløj. Placering af antennestik bliver en valgmulighed i tilvalgskataloget, med et par alternative placeringsmuligheder, samt mulighed for tilvalg af flere antennestik. Lydisolering mellem rummene bliver bedre, idet skillevæggene udføres med to lag gips på hver side og isolering i mellem. Væggene placeres ovenpå trægulvet af hensyn til den fremtidige fleksibilitet. I forhold til lydisolering havde det været bedre at placere væggene direkte på betondækket. Et alternativt produkt til beklædning af indvendige vægge har været overvejet. Det har bedre egenskaber i forhold til ophængning på væggene, og det giver tyndere vægge end gips. Men det er dobbelt så dyrt som gips, så det har ikke været et reelt alternativ. Kan man flytte en gipsvæg ved at skubbe den hen over gulvet? Nej, det kan man ikke. Der er en liste langs loftet i prøvehusene med grimme skruer, er det meningen? Efterskrift: Listen er en installationskanal, hvor låget skal kunne demonteres. Udskiftning af skruerne er på mangellisten, idet der er beskrevet formalede forsænkede skruer, og der er leveret eftermalede rundhovede skruer. Status på fejl og mangler for de syv prøvehuse Det har holdt hårdt med at få entreprenøren til at udbedre de sidste fejl og mangler på de syv prøvehuse. Udmeldingen er nu, at alt bliver afsluttet inden jul i år. De sidste fakturaer bliver ikke udbetalt til entreprenøren, før alle fejl og mangler er afhjulpet. Ad. 6 Kommunikation Prøvehuset i Lærken 15C fremvises for beboerne i de tre afdelinger den 2. og 3. februar 2015 kl. 16 til 18. Invitationen indarbejdes i næste nyhedsbrev, som også skal orientere om at byggestart udskydes som følge af udfordringerne omkring udbuddet. Det overvejes, om der kan laves en blød formulering, så beboerne får fordelt sig på de to dage. Ad. 7 Øvrige emner Status sociale klausuler i AB Syd Afdelingens forslag til mere vidtgående sociale klausuler, end dem man normalt benytter hos BO-VEST, er blevet behandlet på et møde i organisationsbestyrelsen den 3. december 2014. Albertslund Kommune arbejder med de samme emner og er ved at indgå aftale med kommunens revisionsfirma om at løse kontrolopgaven. I Odense har de almene boligselskaber indgået en aftale med Odense Kommune om, at kommunens revisionsfirma løser kontrolopgaver i forbindelse med de sociale klausuler. Det overvejes, om man skal gøre det samme i Albertslund. Side 6 af 8
Det er aftalt, at BO-VEST udarbejder et nyt oplæg til sociale klausuler i samarbejde med bestyrelsen i AB Syd i løbet af januar 2015. Derefter skal det genbehandles i organisationsbestyrelsen. Opfølgning på økonomi Status gives i forbindelse med referatet af dette møde. Der kan stilles spørgsmål til næste følgegruppemøde. Opfølgning på afholdte udgifter i henhold til bogføringen, pr. 11. december 2014: Prøvehusene i AB syd : Efter modregning af erstatning fra kommunen (ca. 5 mio. kr.): Kr. 16.532.688 Helhedsplan Gårdhusene i AB Syd : Kr. 23.860.978 Helhedsplan Gårdhusene i VA 4 Nord: kr. 7.568.917 Helhedsplan Gårdhusene i VA 4 Syd : kr. 9.138.767 Der er modtaget følgende tilskud fra Landsbyggefonden, til reguleringskontoen. Gårdhusene i AB Syd: kr. 29.981.375 Gårdhusene i VA 4 Nord: kr. 15.035.542 Gårdhusene i VA 4 Syd: Kr. 18.792.689 Orientering om status på sag om hjemfald Der arbejdes fortsat på en afklaring i sagen om hjemfald mellem BO-VEST og Albertslund Kommune. Emnet bliver nærmere behandlet på fællesmøde mellem VA og AB den 7. januar 2015. Hjemfald har ikke umiddelbart betydning for byggesagens fremdrift. Ad. 8 Kommende møder Kommende møder i følgegruppen: Torsdag den 29. januar 2015 kl. 17 til 19.30 hos Bo-Vest. Onsdag den 4. marts 2015 kl. 17 til 19.30 hos Bo-Vest. Onsdag den 29. april 2015 kl. 17 til 19.30 hos Bo-Vest. Tirsdag den 9. juni 2015 kl. 17 til 19.30 hos Bo-Vest. Møderækken ændres eventuelt, når der på næste møde er overblik over den kommende udbudsproces. Ad. 9 Eventuelt Side 7 af 8
Flyttefirmaet fra rækkehussagen har været nævnt i en TV-udsendelse, med diverse anklager om ulovlig økonomisk aktivitet. Majbritt opfordrer til, at firmaet kontrolleres. Det bemærkes, at sociale klausuler indarbejdes både i renoveringsudbud og i flytteudbud i gårdhussagen, når de er færdige. Side 8 af 8