Anmeldt tilsyn Lindegården, Fredensborg Susanne Ramstedt 22-10-2009
1. Indledning... 3 1.1. Metode... 3 1.2 Baggrund for tilsyn, specifikt det anmeldte tilsyn... 3 2. Opfølgning på det uanmeldte besøg... 3 2.1. Bemærkninger til det uanmeldte besøg, og nyt siden sidst... 3 3. Driftsgrundlag, økonomi og mål styring... 4 3.1 lederaftale og årsplan... 4 3.2 Styring af budget og løn... 4 4. Kompetence, kvalifikationsudvikling og personaleudviklingssamtaler... 5 4.1. Uddannelses- og udviklingsmål... 5 4.2 Medarbejderudviklingssamtaler... 6 5. Samarbejde og information... 6 5.1 Eksternt samarbejde... 6 5.2 Internt samarbejde... 6 6. Arbejdsmiljø... 8 6.1 Sikkerhed, APV og trivsel... 8 6.2 Sygefravær... 8 6.3 Medarbejderomsætning, fastholdelse og rekruttering... 8 7. Samarbejdet med forældrerådet... 9 8. Vurderinger... 9 8.1 Opfølgning af det uanmeldte tilsyn... 9 8.2 Driftsgrundlag og styring overordnet... 9 8.3 Kompetence, kvalifikationsudvikling og udviklingsperspektiver... 9 8.4 Samarbejde, arbejdsmiljø og sygefravær... 9 2
1. Indledning Denne rapport er udarbejdet på baggrund af anmeldt besøg på Lindegården d. 22. oktober 2009, med baggrund i aftale imellem Fredensborg Kommune og CareGroup. 1.1. Metode Udgangspunktet for besøget er en spørgeguide, udarbejdet af CareGroup. Der er foretaget samtale med forstander og en afdelingsleder, og efterfølgende samtale med 4 medarbejderne. 1.2 Baggrund for tilsyn, specifikt det anmeldte tilsyn Kommunen skal føre tilsyn med de institutioner der er etableret og drevet af kommunen, med udgangspunkt i Retssikkerhedslovens 15 og 16. Tilsynet omfatter: Et kontrol aspekt - at påse at tilbuddet overholder gældende lovgivning, og at tilbuddet er i overensstemmelse med det grundlag kommunalbestyrelsen har vedtaget vedr. målgruppe og indsats. Et kvalitetsaspekt at påse at kvaliteten i tilbuddet er i overensstemmelse med vedtagne ydelser og servicestandarder Et udviklingsaspekt der igennem dialog skal medvirke til løbende udvikling af tilbuddet i takt med brugernes behov, herunder sikre metode- personale- og organisationsudvikling Formålet med det anmeldte tilsyn er væsentligst et kvalitets- og udviklingsperspektiv. 2. Opfølgning på det uanmeldte besøg 2.1. Bemærkninger til det uanmeldte besøg, og nyt siden sidst Lederen, der er ansat i begyndelsen af 09 fortæller at hun har revideret lederaftale og årsplan, i samarbejde med ældre - og handicapchefen. Bl.a. var opfølgning på tilsyn, en del af det fokus der var lagt i ansættelsen. Ud over en ny forstander er der ansat to nye afdelingsledere på selve Lindegården, og en ny afdelingsleder til de bofællesskaber der nu er en del af Lindegårdens struktur, endelig er afdelingslederen på Linden, dagtilbuddet, lige gået på pension. Ledelsen der, varetages indtil videre, af den ene afdelingsleder. Der er altså tale om en helt ny ledergruppe. Ledergruppen har arbejdet på at finde en struktur og en opgave fordeling, ligesom de har arbejdet målrettet med de anbefalinger der er givet i de tidligere tilsyn. Der er lavet en handlingsplan, og taget stilling til alle anbefalinger siden 07. Handlingsplanen er konkret og nogle af de planlagte initiativer er effektueret, andre er der sat ansvarlig og tidsfrist på. 3
Medarbejderne er orienteret om handlingsplanen. De fortæller at tiltagene er velkomne. Medarbejderne har kommentarer til den sidste anmeldte rapport (2008), hvor de ikke oplever at genkende deres arbejdsplads, specifikt oplever de ikke, at de har haft et så kritisk billede af ledelsen. Medarbejderne har ingen kommentarer til det uanmeldte tilsyn i år/rapporten. Lederne fortæller, at de har arbejdet med tilsynsrapporterne sammen på et eksternat. De fortæller, at der var rart at få startet forfra, og have tid til at komme helt til bund i arbejdet. Lederen fortæller, at det var godt at arbejde på denne måde, og få historien med, få fortællinger om Lindegården med undervejs. Der er allerede arbejdet med nogle af punkterne, f.eks. er Beboernes mapper nu på deres værelse, i stedet for på et tilgængeligt kontor. Der er arbejdet med at give MED udvalget et større omdrejningspunkt, der er arbejdet med formidling af et økonomisk overblik på MED-møderne. Der er udarbejdet en god økonomisk oversigt, der er etableret månedlige møder med forvaltningen vedr. økonomien. Lederen mener, at et af de vigtigste punkter at få taget fat på, er uddannelsesområdet, og der er etableret en dag hvor dette skal diskuteres. En afdelingsleder mener at et af de vigtigste punkter er arbejdet med de pædagogiske indsatsplaner 3. Driftsgrundlag, økonomi og mål styring 3.1 lederaftale og årsplan Lederen fortæller at lederaftalen og årsplanen er revideret efter at hun er kommet. Lederaftalen er revideret i samarbejde med ældre- og handicapchefen, efterfølgende har lederen revideret årsplanen således at den omsætter lederaftalen i konkrete handlinger mhp. at nå lederaftalens mål. Hun fortæller at personalet er orienteret. Personalet oplever, at de er hørt i årsplanen, de fortæller at den er forelagt, og at de har haft mulighed for at komme med kommentarer, hvilke dog ikke var nødvendigt, fordi det var velbeskrevet og gode mål. Lederne fortæller, af der er ikke fastlagt en proces for det kommende års udarbejdelse af lederaftale og årsplan, heller ikke for hvordan og hvornår medarbejderne skal medinddrages. Medarbejderne fortæller, at de forventer at det sker ligesom sidst, at lederen udarbejder et oplæg som de har mulighed for at kommentere. Under tilsynsbesøget blev det drøftet med ledelsen, om MED-udvalget kunne få en fremtidig mere en central rolle forud for indgåelse af årsplan, således at også medarbejdernes gode ideer kunne indgå i planarbejdet, hvilket ledelsen synes var værd at overveje. 3.2 Styring af budget og løn Lederen fortæller, at sådan helt lavpraktisk kigger hun anvisningsrapporter og laver stikprøvekontrol 1 gang måned. Der er etableret et møde med økonomi medarbejdere på forvaltningen en gang om måneden. Den daglige økonomi står Anni for. Hun har overblikket, god til at informere, laver oversigter over forbrug på diverse områder, herunder oversigt over teamøkonomien. 4
De nye økonomiske oversigter anvendes bl.a. også til orientering i MED-udvalget.. Lederen fortæller, at der er styr på økonomien, men at der forventes at skulle effektueres en besparelse på Lindegården 1,5 mio. kr. i 2010. Udmeldingen kom over stok og sten og tillidsrepræsentanter orienteres snarest. Herefter vil der ske en orientering i personalemøde mhp. også at kunne indsamle ideer til hvor der kan spares. Der styres overvejende central på Lindegården vedr. økonomien, der er dog lagt penge ud i de enkelte teams til aktiviteter, således at der er større medarbejde medbestemmelse om hvordan pengene bruges, og administration heraf. Der er ikke andre økonomiske opgaver udlagt til teams. Medarbejderne fortæller, at de har det ønskede overblik, budgettet fast med på møderne, at det generelt er rart at vide hvordan det går. 3.3 Styring af mål Det fremgår af lederaftalen hvornår mål skal være opfyldt, men der er ikke en præcis plan for styring af målene for Lindegården, som de er fastsat i lederaftale og årsplan, men lederen holder sig orienteret om hvor og om målene indfries. Tilsynets forståelse af styring af mål, er at der i en forud fastlagt tidsinterval følges op på hvor man er i målopfyldelsen, eksempelvis at der kvartalsmæssigt på MED-møderne er en opfølgning på både økonomi og mål. 4. Kompetence, kvalifikationsudvikling og personaleudviklingssamtaler 4.1. Uddannelses- og udviklingsmål Der er på Lindegården tradition for at uddannelse og anden kompetenceudvikling har et individuelt udgangspunkt i medarbejderens ønsker. Der er et kursuskatalog, og ellers sker kvalifikations- og kompetenceudvikling enten som følge af en medarbejders ønske, eller som et resultat af en udviklingssamtale. En medarbejder siger, at der er en Individuel tilgang hvor den enkeltes ønsker og behov er udgangspunktet. Medarbejderne er tilfredse med denne måde og oplever, at det de nemt at komme af sted på kursus. De siger at hvis der er et prioriteret kvalifikationsudviklingsområde så er det neuropædagogikken. Der ud over er der også mulighed for at komme på fx medicinkursus. Der er uddannelsesplan, som tilsynet har set, det fremgår ikke at den har en direkte sammenhæng til Lindegårdens overordnede udviklingsmål, Uddannelsesplanen giver i sig selv retning forhold til at de uddannelsesområder der peges på/gives mulighed for, angiver en pædagogisk retning. Der ikke er en synlig strategi for hvor stor en del at uddannelses- og kursusbudgettet der anvendes til henholdsvis kompetenceudvikling på organisationsniveau, fagligt niveau (fælles og individuelt) eller Metodisk niveau (udviklingsprojekter), eller hvordan kursusbudgettet fordeles i øvrigt på nedarbjedergruppen. De udviklingsmål der ligger for Lindegården i øjeblikket, er oplistet i opfølgningen for tilsyn. Medarbejderne oplever ikke umiddelbart, at der er andre udviklerplaner /projekter for Lindegården. 5
4.2 Medarbejderudviklingssamtaler Medarbejder udviklingssamtaler er næsten afviklet, der er anvendt Fredensborg Kommunes koncept, som vurderes af lederen til at være rigtig godt. Rækkefølgen i afholdelse af samtaler er, først lederen, så afdelingslederne, så medarbejderne. Lederen afholder samtalen for afdelingslederne, og afdelingslederne for hver deres afdeling. Medarbejderne fortæller, at der er afholdt eller vil blive afholdt udviklingssamtaler, de fortæller at der bliver lavet en konkret aftale om udvikling og at der føres referat. De er tilfredse med samtalerne, og at de holdes af afdelingslederen. Kommunes skema anvendes og det fungerer fint, der er et forberedelsesskema, udviklingsmål, anførsel af ansvarlig, og kompetencerudviklingsplan. 5. Samarbejde og information 5.1 Eksternt samarbejde Der er flere eksterne samarbejdspartnere; sygehuse, forvaltningen pårørende m.fl. Samarbejdet med forvaltningen beskriver både ledelse og medarbejder som godt, medarbejderne synes det er fint som det funger med kontakt til forvaltningen vedr. handleplanmøder, de oplever ikke at have brug for mere samarbejde. De oplever også at samarbejdet i forhold til hjælpemidler er godt. Ledelsen er glad for støtte fra forvaltningen økonomiafdeling. 5.2 Internt samarbejde Samarbejdet i ledergruppen er nyt, der er tale om en ny ledergruppe der skal konstituerer sig. Strukturmæssigt er der etableret ledermøder med heldagsmøder hver 3. md. Der har været etableret et internat, der er defineret opgaver og opgaveafgrænsning. En ny leder oplever at der er mange opgaver, og mange udefra ting udefra f.eks. kommunale krav der skal tages hånd om. De oplever at de har det godt, oplever en dialog form, griner meget, opmærksomme på hinanden, arbejdes med fordeling af opgaver og byrder. De fortæller at de hurtigt er kommet ind i roller som f.eks. referent mv. 2 af de nuværende leder har tidligere ledererfaring, og der er en ny leder, som til gengæld har god erfaring indenfor området, og fra Lindegården. Lederen oplever, at der er voksne og ansvarlige afdelingsledere der kan sige til og fra, at der er god faglig sparring, og at der er en fordel at der er en med fra gulvet. 6
Ledelsen tror, at medarbejderne vil sige at lederne virker glade, de tror at medarbejderne er tilfredse med at der er kommet en i afdelingsleder fra huset. Ledelsen tror også, at medarbejderne er spændt på hvad der kommer til at ske. Lederen tror at medarbejderne måske synes at At hun Ikke er så meget med i beboernes hverdag/gulvet At der er forskellige oplevelser af lederens opgaver At medarbejderne ville sige, at der manglede en plan - hvor skal vi hen Hvad er visionen Lederen prøver derfor på at Synliggøre hvad hun laver. Være opmærksom på at kende beboernes navne Fortælle hvorfor hun ikke altid er så synlig Medarbejderne fortæller, at de har et godt samarbejde, tager hensyn, udviser tillid, og ikke har for meget kældersnak. Ved sygemeldinger hjælper de hinanden på tværs af teams de oplever sig sikre på hjælp, passer på hinanden. De er gode til at støtte, støtter hinanden, snakker, siger det højt, og giver faglig sparring. Et team oplever at have rottet sig sammen, har fået det bedre, blandt andet fordi de gav sig tid til snak, i forbindelse med både at der var syge beboere og en opsigelse. Det har bragt dem tættere sammen. Medarbejderne oplever om ledelsen At det er en god ny ledelse. De bliver taget alvorligt, Der bliver fulgt op handling hurtig, og der er aflastning. Medarbejderne beskriver at forstanderen skal være direktør ligesom i det private erhvervsliv, og hun skal repræsenter Lindegården udadtil, derfor er det også klart for medarbejderne at de ikke skal se deres leder hver dag. Der er ikke tvivl om hvem de skal gå til. Medarbejderne synes at afdelingslederne skal være den primære kontaktperson for medarbejderne. Begge teams er glade for deres afdelingsledere, her ligger medarbejderne vægt på afdelingsledernes menneskesyn, deres evne til at tage sig af beboere, empati, tilgængelighed, og fysisk synlighed. Informationsniveauet opleves tilstrækkeligt, de kan få informationer fra afdelingsleder, på x drevet, og i info mappen. Og ellers spør` vi jo bare, fortæller en medarbejder. Medarbejderne beskriver situationen på institutionen som vi er på vej, dette blev ikke yderligere udspecificeret, men tilsynet opfatter det som, at der er en løbende og anerkendt udvikling i gang. Det formelle samarbejde i MED-udvalget beskriver medarbejderne som godt. Det fungerer bedre efter at udvalget er reduceret fra 12 til 8 medlemmer. Medarbejderne beskriver, at der er lavet om på rækkefølgen af møder, således at personalemøder nu kommer før MED-møder, og det giver god lejlighed til, at ting der drøftes på personalemøder kan tages 7
ind i MED-udvalget. Medarbejderne oplever, at de får tilstrækkelig information om MEDudvalgets arbejde, fordi der gives referat af mødet på det efterfølgende personalemøde, ligesom der er tilgængelige referater. Ledelsen synes at MED-udvalget kunne have en mere central rolle i organisationen, og denne tænker de udbygget. 6. Arbejdsmiljø 6.1 Sikkerhed, APV og trivsel Der er lavet APV`er, fysik vurderes det, at der er en god APV Ingen kan huske hvornår APV sidst er lavet, men den er lige blevet evalueret, og det er resumeret det der skal gøres noget ved. Men det er en god hjælp at der er kommet loftlift overalt, så det fysiske arbejdsmiljø vurderes godt. Der er Sikkerhedsrepræsentant og sikkerhedsleder. Det psykiske arbejdsmiljø beskrives godt af både ledelse og medarbejdere. Både i forhold til samarbejdet, men også i forhold til at det kan være en belastet borgergruppe, og at det nogle gange kan være belastende. Der har været tilbudt supervision, det har været tilbudt. Individuelt og til et team. En medarbejder fremhævet at det også er muligt at takke nej 6.2 Sygefravær Lindegården har fokus på fremmøde og ikke fravær, der føres derfor en synlig fremmøde statistik. Hvert kvartal opgøres tilstedeværelsen sådan at de der har fremmøde markeres. Lederen synes ikke at sygefraværet er så højt, det ligger under landsgennemsnittet, Tilsynet har set fraværsstatistik for 2 og 3. Kvartal, der er opgjort på hvert team, ledelse, administration etc. Sygefraværet spænder fra 0 fravær til 21 (ikke medregnet langstidsfravær og barns førstesygedag) timers fravær i et kvartal for en medarbejder. Sygefraværet er lidt skævt fordelt således at nogle områder er mere ramt end andre områder, og det er de samme områder i de to kvartal. Der er ingen langtidsfravær i de to foregående kvartaler. Der er ikke noget sygefravær med baggrund i psykisk arbejdsmiljø. Medarbejderne mener, at det der virker, på fremmøde, er et godt kollegialt sammenhold, at man har det godt, og er glade for at gå på arbejde. De fremhæver også at der er anerkendelse til de der har klaret skærene, er blevet og har hjulpet når der har været sygdom. 6.3 Medarbejderomsætning, fastholdelse og rekruttering Medarbejder situationen har været rimelig stabil det sidste år. En er rejst, en har fået en lederstilling i huset, en er gået på pension, en stoppet i prøvetiden, men ellers stabilt. Samtidig har der heller ikke været problemer med Rekruttering, der har været kvalificerede ansøgere, og alle stillinger er blevet besat med pædagoger. 8
7. Samarbejdet med forældrerådet Der er etableret et Forældreråd, heri sidder også en medarbejderrepræsentant. Der holdes møde ca. 2 gange om året, samarbejdet er godt, beskriver medarbejderne. På mødet orienteres om budgetter, ledelsesstruktur, handleplaner, der tales om aktiviteter. Rådet funger mest som et informationsorgan. Forældrerådet arrangerer ikke aktiviteter. Det daglige samarbejde med pårørende, varetages af kontaktpersonen. Lindegården har en politik om samarbejde. Medarbejderne oplever, at de pårørende kommer til arrangementer, ellers er det meget forskelligt hvor tit der er besøg til beboerne, eller hvor tid de er på besøg hos familien. 8. Vurderinger 8.1 Opfølgning af det uanmeldte tilsyn Det vurderes, at der er lavet et stykke grundigt arbejde vedr. opsamling på anbefalinger fra tidligere tilsyn. Det vurderes, at der er arbejdet systematisk med en handleplan, der indeholder både en prioritering og en tidsplan. Det vurderes, at der er et godt grundlag, i den nye ledelse, til at føre forbedringer igennem i organisationen, både forstået som ledelsens vilje til at forbedre, men også i lyset at medarbejderne har tillid til den nye ledelse. 8.2 Driftsgrundlag og styring overordnet Der er fortsat en lederaftale og en årsplan, som grundlæggende styring af Lindegården for så vidt angår rammen/økonomien, og målene. Det vurderes, at den nye ledergruppe skal finde en måde at medinddrage og styre informationer på, og at dette med fordel kunne ske igennem en styrkelse af MED-udvalget. 8.3 Kompetence, kvalifikationsudvikling og udviklingsperspektiver I øjeblikket er udviklingsperspektivet at efterleve den netop udarbejdede handleplan, heri er prioriteret at se på den fremtidige uddannelsesplanlægning, og dette prioriteres høj af lederen. Dertil kommer et stykke procesarbejde med kvalificering af de pædagogiske indsatsplaner. 8.4 Samarbejde, arbejdsmiljø og sygefravær Det vurderes at der er en vilje og lyst til et godt samarbejde imellem ledelse og medarbejdere, der er blandt medarbejderne stor opbakning til ledelsen. Medarbejderne vurderer samtidig at de har et godt samarbejde, og både ledelse og medarbejdere vurderer at det fysiske og psykiske arbejdsmiljø er godt. Der er sygefravær på 0 til 21 timer i kvartalet, sygefraværet rammer hårdere nogle steder end andre steder, og der er et mønster. Det er både ledelsens og medarbejdernes opfattelse at sygefraværet er lavt, og at det sygefravær der er, væsentligst handler om forkølelse o. lign, og altså ikke er arbejdspladsrelateret. Tilsynet anbefaler, at sygefraværet/fremmødet kvartalsmæssigt gennemgås på MEDmøderne, og at der eventuelt drøftes om der er et mønster der skal følges op på. 9
Susanne Ramstedt Konsulent 10