VALLENSBÆK KOMMUNE Direktionscenter Sagsnr.: 17/7286 Vedr.: Referat af styringsdialogmødet 2017 Mødelokale 360 den 18. december 2017 kl. 09.00-12.00 Udarbejdet af: Nicolaj Åbroe Møller Deltagere: Vallensbæk Boligselskab: Katja Lindblad (formand), Stig Christiansen (næstformand) og Marianne Vittrup (KAB). Vallensbæk Kommune Jytte Bendtsen (formand, Social- og Sundhedsudvalget), Colette Josiasen (Center for Teknik), John Sørensen (Vej og Park), Lotte Houlind (SSP), Mia Harreschou (Jobcenter, Social Service), Julie Iben Rothe (Direktionscenter) og Nicolaj Åbroe Møller (Direktionscenter). 1. Gennemgang af Dokumentationsrapporten (Styringsrapport og seneste regnskab) Marianne Vittrup gennemgik den fremsendte dokumentationsrapport. Boligselskabet redegjorde særligt for de besparelseskrav, som boligselskabet, såvel som den øvrige almene sektor, er underlagt. Boligselskabet arbejder fortsat på at konsolidere sig og undersøger blandt andet, hvorvidt der er besparelser at hente ved at udbyde administrationen. Boligselskabet er i gang med at udarbejde et målsætnings- og handlingsprogram. Boligselskabet har i den anledning særligt fokus på kommunikation mellem boligselskabet og beboerne, herunder digital kommunikation. Boligorganisationen oplyste, at de fortsat gør en stor indsats for at undgå udsættelser. Der har i 2017 kun været én udsættelsessag i boligselskabet. Boligselskabet bemærkede endvidere, at der er en fejl på lagkagediagrammet nederst på side 5 i den fremsendte styringsrapport. Det er i 2017 til dato [18. december] rettelig 36% af lejlighederne, der er udlejet via de fleksible kriterier.
2. Gennemgang af sidste års referat og opfølgning på udestående punkter Mia Harreschou redegjorde for kontanthjælpsloftets betydning i Vallensbæk samt for Jobcenterets proces og tilbud i forbindelse med udsættelsessager, herunder at borgere på kontanthjælp, der står foran en mulig udsættelse, aktivt bliver indkaldt til en samtale. De øvrige udestående punkter i referatet fra 2016 blev ikke selvstændigt drøftet, da dagsordenens øvrige punkter forventedes at dække disse. 3. Udlejnings- og anvisningsaftalen - proces (Vallensbæk Processen omkring indgåelse af en udlejnings- og anvisningsaftale blev drøftet. Der var enighed om, at kommunens ønsker til aftalen og koblingen til Bolignøglen ikke har været entydige, og at kommunen ikke har været hurtig til at melde tilbage på boligselskabets tilbagemeldinger, udspil m.v. Kommunen oplyste, at aftalen i første kvartal 2018 forventes drøftet med den nyvalgte kommunalbestyrelse, hvor der også er fokus på spørgsmålet. Kommunen vil forud for denne drøftelse indkalde boligselskabet til et møde om aftalen i starten af 2018. Julie Rothe (jir@vallensbaek.dk) er ansvarlig for at indkalde til nævnte møde. 4. Håndtering af vedtægtsændringer (Vallensbæk Kommune) Kommunen er, ved boligselskabets fremsendelse af ændrede vedtægter i 2017, blevet opmærksom på, at boligselskabets vedtægter er blevet ændret 2 gange i 2016, uden at dette har været forelagt for kommunen. Kommunen skal påse, at boligselskabets vedtægter overholder almenboligloven og regler udstedt i medfør heraf, jf. almenboliglovens 12, stk. 5. Katja Lindblad redegjorde for de ændringer, der er sket i selskabets vedtægter, herunder at bestyrelsens sammensætning er blevet ændret, så der nu er flere eksterne medlemmer end tidligere for at styrke boligselskabets ledelse Boligselskabet berettede, at det beror på en intern kommunikationsbrist, at to vedtægtsændringerne i 2016 ikke blev fremsendt, hvilket vil ske fremadrette Marianne Vittrup (marvi@kab-bolig.dk) er ansvarlig herfor. 5. Samarbejde generelt og opfølgning mellem møderne (Vallensbæk Boligselskabet savner nogle gange tilbagemeldinger på de aftaler, der laves med kommunen på møderne. Begge parter tilkendegav, at opfølgningen mellem møderne kan forbedres.
Det blev i den anledning aftalt, at der vil blive skrevet en ansvarlig kontaktperson på alle aftaler i mødets referat- 6. Stationstorvet (Vallensbæk Boligselskabet berettede, at det går godt med den nye afdeling på Stationstorvet. Beboerne er glade for at bo der og har mange fælles sociale aktiviteter, alle lejligheder er udlejede, og der er venteliste. Boligselskabet har dog en udfordring med udbedring af fejl og mangler i byggeriet, hvilket de arbejder med i øjeblikket. Boligselskabet oplyste endvidere, at de forventer snart at kunne fremsende det endelige byggeregnskab, hvori alle resterende midler vil blive brugt til forbedringer for beboerne. Boligselskabet vil muligvis endvidere fremsende en sag om godkendelsen af lukning af nye altaner i afdelingen, idet en række beboere har udtrykt ønske herom. 7. Beboersammensætningen i Firkløverparken og Højstrupparken (Vallensbæk Boligselskabet er fortsat opmærksom på beboersammensætningen i selskabets afdelinger. Særligt i Firkløverparken opleves udfordringer, bl.a. i forhold til overholdelse af husordenen, støj og børn, der færdes alene på de grønne arealer om aftenen. Der kunne være behov for en social vicevært, men selskabet har ikke penge til at ansætte en sådan. Boligselskabet arbejder derfor med husordenerne og med at få en dialogbaseret tilgang til disse. Bolgiselskabet arbejder på en handleplan for afdelingen og ønsker en videre dialog med kommunen om dette. 8. Affaldsordning (Vallensbæk Boligselskabet savner fortsat en tilbagemelding fra Vestforbrænding på kildesortering i selskabets afdelinger. Det blev aftalt, at Colette Josiassen (cj@vallensbaek.dk) kontakter Vestforbrænding. Det blev endvidere aftalt, at Colette indkalder til et møde mellem Vallensbæk Boligselskab, Vestforbrænding og Vallensbæk Kommune om kildesortering i boligselskabets afdelinger. 9. Retablering af vej, fliser, kantsten mv. efter byggeriet bag Firkløverparken (Vallensbæk John Sørensen (jos@vallensbaek.dk) kunne på mødet oplyse, at en del af reetableringen for nyligt er udført. Det blev aftalt, at John over for de relevante entreprenører i området følger op på de reetableringsopgaver der udestår. Under punktet blev endvidere de generelle trafikale forhold i området omkring Firkløverparken drøftet.
Kommunen oplyste, at den har fået foretaget hastighedsmålinger på strækningen, og at det i den anledning blev konstateret, at der ikke generelt bliver kørt for stærkt. Kommunen oplyste endvidere, at lyskrydset er blevet ændret, så det er lettere at komme ud fra Firkløverparken. Boligselskabet kvitterede herfor. Boligselskabet oplyste, at de på vegne af grundejerforeningen Plougmandsminde har fremsendt en fælles ansøgning om en trafikal fredeliggørelse af området. Kommunen bekræftede, at ansøgningen er modtaget. I den anledning kunne kommunen fortælle, at kommunen arbejder på en helhedsplan for området. Boligselskabet tilkendegav endvidere, at de finder det uhensigtsmæssigt, at der mangler en cykelsti fra Promenadebåndet til Rosenlunden, da den manglende sti medfører, at en del børn i stedet cykler på Blomsterengen og kører forkert rundt i rundkørslen, hvilket skaber farlige situationer. John Sørensen vil se på sagen. Den manglende belysning på stien til Albertslundcenteret blev ligeledes drøftet. Kommunen har over flere år været i dialog med Albertslund Kommune om spørgsmålet. Albertslund Kommune har dog indtil videre ikke ønsket at prioritere midler til at opsætte belysning af stien. John Sørensen vil i 2018 igen forsøge at kontakte Albertslund Kommune derom. 10. Firkløverparken: retablering af boliger med hjælpemidler efter fraflytning (Vallensbæk Boligselskabet oplever, at hjælpemiddelcentralen er meget lang tid om at reetablere lejligheder, når beboere med monterede hjælpemidler fraflytter. Kommunen tilkendegav, at den altid fjerner hjælpemidler indenfor 1-2 uger efter, den modtager opfordring dertil, hvorfor kommunen antager, at problemet vedrører reetablering af bygningsdele såsom dørtrin. Hjælpemiddelområdet hører på grund af det forpligtende samarbejde under Ishøj Kommune. Det blev derfor aftalt, at Julie Rothe (jir@vallensbaek.dk) kontakter Ishøj Kommune om spørgsmålet. Det blev endvidere aftalt, at Julie undersøger om kommunen har en kvalitetsstandard, der beskriver, hvor hurtigt reetableringen skal være foretaget. 11. Firkløverparken: hjemmehjælperes håndtering af affald i Firkløverparken (Vallensbæk Boligselskabet oplever, at hjemmehjælpere ikke altid smider affaldet i affaldscontaineren, men i stedet efterlader det ved siden af denne. Det skyldes evt. at molokkerne er aflåst, og at hjemmehjælperne ikke har nøgle.
Det blev aftalt, at Nicolaj Åbroe (nim01@vallensbaek.dk) kontakter centerchefen for Pleje og Omsorg derom. 12. Trafik i Højstrupparken (Vallensbæk Boligselskabet oplever problemer med bilister, der ikke i tide opdager, at vejen er spærret og derfor må vende foran spærringen, hvilket opleves som uhensigtsmæssigt. Boligselskabet foreslår, at hele området laves til en 30 km/t-zone, samt at der opsættes en blomsterkumme eller lignende chikane. Boligselskabet oplever endvidere problemer med henkastet affald i området. Det blev aftalt, at John Sørensen og Stig Christiansen holder et møde, hvor de ovennævnte problematikker kan drøftes. Begge er ansvarlige for at indkalde til mødet. 13. Fortsat forebyggelse af udsættelser (Vallensbæk Punktet blev drøftet under punkt 1. 14. Eventuelt Det blev aftalt, at Nicolaj sender udkast til referat til boligselskabet i primo januar. 15. Styringsdialogmøde 2018 Det blev aftalt, at styringsdialogmødet for 2018 bliver mandag den 10. december kl. 9.00 til 12.00 i Gæstekantinen på Rådhuset. Det blev aftalt, at Nicolaj indkalder til mødet.