Informationsmøder om FSIII, Region Sjælland. 13. november 2015

Informationsmøder om FSIII, Region Sjælland 13. november 2015 1

Hvem er vi? Fra Fælles Sprog III-projektgruppen (KL): Ulla Lund Eskildsen (projektleder) Kirstine Bergholdt Bjerre, konsulent Morten Thomsen, digitaliseringskonsulent Margrethe Grevy, konsulent Sjælland Fra Fælles Sprog III-projektets styregruppe: Christian Harsløf, afdelingsleder i Social og Sundhed, KL 2

Hvem er I? Alle kommuner fra Region Sjælland ++ Sjælland Ca. 115 personer Hovedsageligt ledere, men også visitatorer, projektmedarbejdere, itkonsulenter m.v. 3

Dagens program 10.00 11.30 Præsentation af Fælles Sprog III 11.30 12.00 Pause 12.00 13.30 Præsentationen fortsætter 13.30 Tak for i dag og frokost to-go 4

Hvad kan I få svar på idag? 1. Hvorfor skal jeg som leder interessere mig for FSIII? 2. Hvem har været med til at udvikle FSIII? 3. Hvad er FSIII? 4. Hvilke fordele opnår vi med FSIII? 5. Implementering af FSIII hvornår og hvordan? 6. Hvad skal der afsættes ressourcer til? 5

1. Hvorfor skal jeg som leder interessere mig for FSIII? 2. Hvem har været med til at udvikle FSIII? 3. Hvad er FSIII? 4. Hvilke fordele opnår vi med FSIII? 5. Implementering af FSIII hvornår og hvordan? 6. Hvad skal der afsættes ressourcer til? 6

1. Hvorfor skal jeg som leder interessere mig for FSIII? Dokumentere ud fra et fælles minimum Fælles grundlag, som forbedrer sammenligning med andre kommuner Forbedret mulighed for effektvurdering Hvad er effekten, af de indsatser vi leverer i dag? Reducere behovet for dokumentationstid 7 Øget borgertilfredshed borgeren vil opleve: En forbedret sammenhæng Mere inddragelse

Aftaler og strategier om FSIII UDBREDELSE AF FÆLLES SPROG III I KOMMUNERNE 2.4 Med henblik på at sikre en mere struktureret registrering af sundhedsoplysninger på det kommunale sundhedsområde vil Fælles Sprog III blive udbredt til alle kommuner inden udgangen af 2017. 8

10 Styregruppe

11 Følgegruppe

12 Sikringsfasegruppe

13 Indsatskatalog Servicelov Arbejdsgruppe

14 Tidlig opsporing ekspertgruppe

15 Interviews om arbejdsgange

16 E-læring ekspertgruppe

17 Ekspertgrupper tilstande og indsatser ift. sundhedsloven

18 Tests af klassifikationer og metode

19 Arbejdsgrupper ifm udvælgelse af tilstande ift serviceloven

20 Høringssvar fælleskommunalt indsatskatalog serviceloven

21 Informationsmøder

2. Hvem har været med til at udvikle FSIII? 22 Kommunal inddragelse Oprindelig konceptudvikling test af idéer Fokusgruppeinterviews Observationsstudier Høring om standarden Høring fælleskommunalt indsatskatalog Styregruppe, følgegruppe, sikringsfasegruppe Ekspertgrupper/arbejdsgrupper tilstande og indsatser ift. serviceloven Ekspertgrupper/arbejdsgrupper tilstande og indsatser ift. sundhedsloven Ekspertgruppe/arbejdsgruppe ift. tidlig opsporing Ekspertgruppe/arbejsgruppe ift. e-læring Faglige input ift. FSIII og rehabilitering Test i 10 kommuner Interviews om arbejdsgange Dialogmøder med kommuner ++

3. Hvad er FSIII? Fælles Sprog III er en ny fælles metode for dokumentation og udveksling af data i den kommunale hjemmepleje, træning og hjemmesygepleje De der, i første omgang, skal anvende FSIII bliver medarbejdere fra: visitationen hjemmeplejen, træning og rehabilitering hjemmesygeplejen 25

Det nye ved FSIII ift. FSI og FSII er bl.a. at dokumentationen genanvendes og opdateres af både myndighed og leverandør at der metodisk tilføres en opfølgningsproces gældende for både leverandør og myndighed. at strukturering og klassificering af data giver bedre mulighed for ledelsesinformation - herunder styring, prioritering og kvalitetsudvikling lokalt og nationalt. 26

Dokumentation foregår mange steder Der dokumenteres rigtig meget (i fritekst) hellere for meget end for lidt Vi arbejder fag/funktionsopdelt Bruger meget tid på at klikke sig frem til relevant information sender mange advis er til hinanden Den samme information eller noget, der næsten er den samme information dokumenteres flere steder 27

FSIII Genbrug og opdatering af data kan give inspiration og rive folk ud af den monofaglige tankegang Det er rart, at man ikke behøver læse så meget Fælles Sprog III data Så kan vi faktisk slippe for alle adviserne Det er nemmere at se, hvorfor vi handler som vi gør, når det er koblet op på Tilstand Godt med et hurtigt overblik Idéen er da ikke dum i det der 28

Ens dokumentationspraksis på tværs af lovgivninger Servicelov Sundhedslov Retskrav Skriftlig afgørelse Myndighed Visitation af personlig og praktisk hjælp Ordination Visitation af sygeplejeindsatser Dokumentation af afvigelser fra planen Leverandør Dokumentation af plan levering, evaluering Patientsikkerhed 29

Hvad er FSIII? Generisk procesmodel Ens dokumentationspraksis Dokumentere ud fra tilstande Hurtigere navigering i informationer / bedre overblik over det der allerede er dokumenteret Fælles billede af borgers behov - sammenhæng på tværs af lovgivning, faglighed og funktioner Anvende klassifikationer og mapninger Effektiviserer dokumentation Effektivisering af informationssøgning Hurtig visning af dokumentationsområder, som er relateret 30

31 FSIII Procesmodel

Hvad er tilstande i FSIII? En borger kan have mange behov og problemer, som kommunen skal hjælpe med. Tilstande er en fælles betegnelse for disse problemer og behov. En borger kan have mange tilstande, nedenfor er vist to eksempler: 32 Problemer relateret til helbredsforhold Behov relateret til funktionsevne Tilstand Klassifikation Præcisering Årsag Faglig vurdering Problemer med kirurgisk sår Vaske sig Vurdering: operationssår, suturer Niveau: (evt. lokal skala) Funktionsevneniveau: 2. Vurdering: Moderate begrænsninger DC50 Brystkræft, Opereret for brystkræft eller Anden tilstand DC50 Brystkræft, Opereret for brystkræft eller Problemer med kirurgisk sår To typer af tilstande: Helbredstilstande (Sundhedslov området) Funktionsevnetilstande (Servicelov området) Såret skal observeres, Suturer fjernes på 10. dagen Behov for hjælp til daglig hygiejne, Afdækning af sår

Funktionsevne- og helbredstilstande Kropspleje Af- og påklædning Lave husligt arbejde Skaffe sig varer og tjenesteydelser Vaske sig Problemer med personlig pleje Problemer med daglige aktiviteter Problemer med mobilitet og bevægelse Problemer med Kirurgisk sår Gå på toilettet Løfte og bære Emotionelt problem Forflytte sig Udholdenhed Følelsesfunktion Energi og handlekraft Problemer med følesans Problemer med akutte smerter Problemer med periodevise smerter 33

GENERELLE OPLYSNINGER: Motivation, Mestring, Ressourcer, Netværk, + + + ICF TILSTAND Vaske sig Kropspleje Af- og påklædning Præcisering (Funktionsniveau): 2, Moderate begrænsninger Forventet Tilstand: 0, Ingen/ ubetydelige begrænsninger Indsats: RB Personlig hygiejne 34 Servicelov Udfører dele af Oplever begrænsninger Vil gerne kunne klare sig selv ÅRSAG: Operation, gang og balanceproblemer FAGIG VURDERING: Enig med Åse i at hun vil kunne klare sig selv når gener efter operation er mindsket. OPFØLGNING DATO HANDLINGSANVISNING: Siger selv til om hun vil i brusebad eller etagevaskes. Ved brusebad skal forbinding dækkes med plast + mepore Træning mhp. at blive selvhjulpen aftales løbende

Referenceterminologi GENERELLE OPLYSNINGER: Motivation, Mestring, Ressourcer, Netværk, + + + ICF TILSTAND Vaske sig Kropspleje Af- og påklædning Præcisering (Funktionsniveau): 2, Moderate begrænsninger Forventet Tilstand: 0, Ingen/ ubetydelige begrænsninger Indsats: Personlig hygiejne SNOMED-CT TILSTAND Problemer med personlig pleje Præcisering (vurdering) : Koordinering med hjemmeplejen Forventet Tilstand: At Åse igen selv kan klare den daglige hygiejne Indsats: Koordinering ADL-aktiviteter 35 Servicelov Sundhedslov

FSIII opfølgning Myndighed OPFØLGNING Leverandør Forventet Tilstand Indsats mål Fortsætte Ændre inden for ramme Afslut Re-visitation 36

37 FSII + => FSIII

38 Partnerskabet og FSIII

Hvilken betydning får det? FSIII metoden? (=> myndighed, leverandør, opfølgning) Klassificeret data? (=> information, dokumentation, kommunikation) Grupperinger? (=> sammenhæng) Mapninger? (=> beslutningsstøtte ) 39

4. Hvilke fordele opnår vi med FSIII?* Effektiviseringsgevinster Udgangspunkt: Nuværende arbejdsgange hos forskellige medarbejdere Effektiviseringspotentialet baseret på hypoteser om FSIII effekter Kvalitative gevinster Kan på sigt give yderligere økonomiske gevinster *Estimeringer og omkostninger ved implementering af FSIII.pdf 48

Kvalitative gevinster A. Forbedret indsats på sundhedsområdet B. Øget borgertilfredshed C. Forbedret sammenhæng på tværs af sektorer D. Bedre grundlag for prioritering og styring 49

A. Forbedret indsats på sundhedsområdet Bedre håndtering af akutte situationer Struktureret data => forbedret mulighed for relevant info i kontekst Hurtigere og nemmere overblik over en borgers tilstande Dokumentationen knyttes til tilstande Fx målinger og observationer Fx vurderinger af målinger og observationer Forbedre mulighed for at arbejde med forebyggelse Fx reduktion af forebyggelige indlæggelser på borgere med specifikke diagnoser Forudsætning: Kende borgers diagnoser I FSIII knyttes diagnoser til tilstande 50

B. Øget borgertilfredshed En borger vil opleve sammenhængende og koordinerede indsatser Når de besluttes eller leveres af medarbejdere med forskelige fagligheder Forudsætning: Nemt og hurtigt overblik over andre relevante indsatser, tilstande og forventede tilstande 51

C. Forbedret sammenhæng på tværs af sektorer Forbedret mulighed for oplysninger om borgerens aktuelle tilstand ved indlæggelse Forbedret tværsektoriel dialog Forbedret overblik over en borgers tilstande Giver mere kvalificeret dialog med fx praktiserende læge eller en akutfunktion FSIII - et godt fundament for tættere digital sammenhæng Fx telemedicinske løsninger Fx Digital understøttelse af komplekse tværgående patientforløb 52

D. Bedre grundlag for prioritering og styring Forbedret styringsgrundlag i den enkelte kommune Forbedret mulighed for at vurdere effekt af indsatser Pga. sammenhæng mellem tilstandsprogression og indsatser Forbedret sammenligningsgrundlag mellem kommuner Fælles kommunale indsatskataloger Servicelov Sundhedslov Fælles kommunale tilstande 53

Effektiviseringsgevinster - fremgangsmåde Bruttoliste af potentielle effektiviseringsgevinster: Observationsstudier i tre kommuner Relevante rapporter Workshop med sikringsfasekommuner Bruttoliste reduceret i dialog med: Sikringsfasekommuner Følgegruppe Styregruppe EOJ-leverandører Fravalgt: Udtræk til Danmarks Statistik Reduceret behov for at knytte beskrivelser til en bestilling Visitator udredning 55

Fire potentielle effektiviseringsgevinster A. Effektivisering af sygeplejefaglig udredning B. Genbrug af sygeplejefaglig udredning i forbindelse med en myndighedsudredning af funktionsevnenedsættelse C. Effektivisering af den løbende dokumentering D. Effektivisering af den interne kommunikation 56

Telefoninterview om nuværende situation Telefoninterview om nuværende tidsforbrug i forskellige arbejdssituationer 30 medarbejdere fra seks kommuner: Visitatorer Sygeplejesker tilknyttet hjemmeplejen Sygeplejesker tilknyttet plejecentre Social og sundhedsassistenter tilknyttet hjemmeplejen Social og sundhedsassistenter tilknyttet plejecentre To kommuner per EOJ-system 57

A. Effektivisering af sygeplejefaglig udredning Nuværende situation: Typisk fritekstbaseret Ikke ensartet måde at dokumentere på Dokumenterer forskellige steder Hvordan kan FSIII forbedre situationen? Dokumenterer vha. prædefinerede valglister (eller lignende) Den hurtigste sygeplejerske udredte ved at sætte flueben ( a la FSIII ) Uden FSIII: Genm. dok.tid: 27 min./udredning Med FSIII: Genm. Dok.tid: 10 min./udredning 58

B. Genbrug af sygeplejefaglig udredning Nuværende situation: Visitators første besøg og borgeren får hj.sygepleje Visitator bruger sygeplejefaglige dokumentation: Ved at orientere sig i dokumentationen, kopierer relevant dokumentation eller beskriver selv helbredsmæssige problemer Hvordan kan FSIII forbedre situationen? Visitator præsenteres for eksisterende relevante helbredstilstande Helbredstilstande kan vælges som bagvedliggende årsag Generelle oplysninger genbruges og suppleres Uden FSIII: Genm. visitatortid - orientering og kopiering fra sygeplj. dok.: 14 min./sag Med FSIII: Genm. visitatortid - orientering og tilknytning : 5 min./sag 59

C. Effektivisering af den løbende dokumentering Nuværende situation: Meget løbende dokumentation (specielt for komplekse patienter) Der forekommer gentagelser Hvordan kan FSIII forbedre situationen? Udgangspunktet = struktureret (klassificeret) Den løbende dokumentering = forholder sig til opdaterede tilstande og opdaterer disse Uden FSIII: Genm. andel af tid brugt på dokumentation: Sygeplejersker: 5:36 time/uge (15%) SOSU ass.: 1:42 time/uge (5%) Med FSIII: Genm. andel af tid brugt på dokumentation: Sygeplejersker: 5:00 time/uge SOSU ass.: 1:36 time/uge 60 En af de hurtigste sygeplejersker: Vi laver et godt udgangspunkt for dokumentationsarbejdet, hvilket betyder, vi blot skal vinge af, at opgaven er udført

D. Effektivisering af den interne kommunikation* Nuværende situation: Der dokumenteres forskellige steder og sendes advis er, for at sikre kollegaer er orienteret Evt. indsættes det dokumenterede i advis Advis er anvendes til at give prioritet fx fordeles adviser ved fælles morgenmøder Hvordan kan FSIII forbedre situationen? Forbedret overblik og nemmere navigering reducerer behovet for at sende advis er Uden FSIII: Genm. tid på at sende advis er (sygeplj og SSA): 8 min./dag Med FSIII: Genm. tid på at sende advis er (sygeplj og SSA): 4 min./dag *Intern elektronisk kommunikation = Advis 61

D. Effektivisering af den interne kommunikation Spørgsmål fra interview: Anvender I advis til at gøre andre opmærksomme på ny dokumentation på en borger? Sygeplejerske fra en kommune, hvor de sender markant færre advis er: Det gør jeg helst ikke - vi arbejder meget på ikke at anvende advis er - med det nye system får vi et meget bedre overblik. Jeg følger op på de andre, om de har læst borgerjournalændringer - men det kræver meget fokus at gå bort fra advis'er og basere sig på borgerjournalændringer." 62

Estimering af effektiviseringsgevinster Effektiviseringsgevinsterne estimeres på landsplan Men der vil være store variationer kommunerne imellem Endnu ingen it-understøttelse af FSIII =>Estimater behæftet med betydelig usikkerhed Opfølgning på estimater: Når pilotkommuner har fået erfaringer med FSIII i drift Kommuneværktøj under udarbejdelse 63

FSIII-projektets implementeringsplan 2015 2016 2017 Fastlæggelse af bølgeplan Undervisnings- og uddannelsesmateriale Pilotimplementering Implementering i kommunerne (metode og it-understøttelse) 1. bølge Præimplementering: Lokale organisatoriske beslutninger 2. bølge 3. bølge Uddannelseskorps Nov/Dec 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 66

Bølgeplanen 3 bølger 1. bølge starter i 4. kvartal 2016 31. marts 2017 2. bølge 1. februar 2017 1. august 2017 3. bølge 1. juli 2017 31. december 2017 Baseret på en spørgerunde og 67

Implementeringsplan Pilotkommuner i pilotprojekt fra 1. kvartal 2016 Workshops for projektledere og faglige fyrtårne Erfamøder til støtte og erfaringsudveksling for projektlederne for hver bølge Implementeringsstøtte hos KL i samarbejde med MedCom 68

Implementering, hvad er det, der venter jer? Mobilisering Teknisk implementering Organisatorisk implementering Overgang til drift Opfølgning Kommunikation Kilde: implementeringsguidens tjekliste 69

Mobilisering valg af projektleder hvem og hvornår? Mobilisering Teknisk implementering Overgang til drift Opfølgning Organisatorisk implementering Kommunikation En erfaren projektleder med: Erfaring med organisatorisk implementering i bredden og dybden Domænekendskab Tid til at projektlede Udpeg projektlederen min. et halvt år før I starter implementeringen 70

Mobilisering Teknisk implementering Overgang til drift Opfølgning Organisatorisk implementering Kommunikation Undervisning af alle medarbejdere - et kæmpe ressourcetræk Dokumentationen bliver platformen for vores indsatser og ikke en ekstraopgave En helt ny måde at tænke dokumentation Aflæring af tidligere dokumentationsmetoder Tillæring af ny dokumentationsmetode Nye arbejdsgange 71

Mobilisering Teknisk implementering Overgang til drift Opfølgning Organisatorisk implementering Kommunikation Uddannelse og undervisning Fælleskommunalt undervisningskorps via COK Uddannelse fx som AMU-forløb E-læringsmateriale 72

Mobilisering Teknisk implementering Overgang til drift Opfølgning Organisatorisk implementering Kommunikation Det er en forudsætning, at I har et EOJ-system, der itunderstøtter FSIII-metoden Skal vi have nyt EOJ-system? Principielt nej I skal have en opgradering til en FSIII kompatibel version af jeres EOJ-system. 73

Hvad betyder det? I skal lave en aftale med jeres EOJ-leverandør om at få en opgradering af jeres omsorgssystem til en version, der giver jer mulighed for at anvende FSIII som dokumentationsmetode Omfanget afhænger af jeres valg af leverandør Hvordan sikrer vi, vores leverandør er FSIII kompatibel? Leverandøren skal leve op til evalueringskriterierne, som fremgår af den kommende samarbejdsaftale Evt. via udbud I genforhandlingen af jeres kontrakt 74

Præimplementering kan vi begynde nu? Ja I kan forberede jeres organisation, så implementeringen bliver lettere 75

Præimplementering Fx: få foretaget en modenhedsanalyse og få kortlagt behov for kompetenceudvikling 76

Præimplementering lokale organisatoriske beslutninger hvad kan vi gøre Eksempelvis: En revision af indsatskataloger, så alle Sundhedslovsindsatser skilles fra Servicelovsindsatser. En revision af jeres dokumentationsstandard, så den lever op til FSIII-metoden, eller udarbejde en, hvis I ikke har en. 77

Præimplementering lokale organisatoriske beslutninger er der hjælp at hente? Implementeringsguidens tjekliste Workshops for projektledere og faglige fyrtårne opstart i 2. kvartal 2016 Implementeringsstøtte fra KL i samarbejde med MedCom 78

6. Hvad skal der afsættes ressourcer til? IT-omkostninger Opgradering af EOJ-system Årlig vedligeholdelse Projektomkostninger Projektledelse, eksterne konsulenter, it-uddannelse, etc. 81 Uddannelse af medarbejdere i FSIII Medarbejdere der visiterer eller leverer ydelser/indsatser iht. SEL 83, 83a, 84, 86 + SUL 138 Sygeplejersker, ergoterapeuter, fysioterapeuter, SOSUassistenter, SOSU-hjælpere ++ Andre

FSIII er en ny måde at dokumentere på. I indkøringsfasen er der derfor risiko for at: der kan forekomme et fald i produktiviteten kvaliteten af dokumentationen falder dokumentationen bliver mangelfuld 82

Hvor stor bliver forandringen for medarbejderne? Afhænger af nuværende dokumentationspraksis Tiltag der letter overgangen til FSIII: FSII Fælles kommunale sygeplejefaglige indsatskatalog Sundhedslovsydelser og servicelovsydelser er adskilt Nyere it-understøttelse Har en ensartet dokumentationspraksis 83

85 Hvad nu?

Hvad nu? På vej i udbud? husk Fælles Sprog III Afsæt ressourcer til Fælles Sprog III Forbered organisationen på Fælles Sprog III 86

87 www.kl.dk/fs