Organisationsbestyrelsen CC: Forretningsfører Tony Sørensen CC: Referatmappen. Holbæk, den 11. juni 2013 Referat af ordinært bestyrelsesmøde tirsdag den 11. juni 2013, kl. 17:00, Protokollens side; 307 Mødested: Bestyrelseslokalet under foreningens kontor. Deltagere: Dagsorden 1. Godkendelse af referat af konstituerende bestyrelsesmøde den 14. maj 2013 2. Godkendelse af forretningsorden for bestyrelsen 3. Opfølgning på generalforsamlingen år 2013, herunder evaluering 4. Strategi 2013-2015 5. Status over igangværende projekter 6. Status renoveringsplan 2013 2015 7. Udbud naturgas 8. Ny husorden for afdeling O, Tårnvang 9. Underskriftsblad 10. Næste kvartals årscyklusopgaver for administrationen 11. Mødeplan for bestyrelsen og plan for afdelingsmøder efterår 2013/forår 2014 12. Eventuelt Ad pkt. 1 Godkendelse af referat af konstituerende bestyrelsesmøde den 14. maj 2013 (til behandling) Godkendt uden bemærkninger. Ad pkt. 2 Godkendelse af forretningsorden for bestyrelsen (til behandling) Forretningsorden for bestyrelsen blev godkendt. Det aftaltes dog at DF arbejder videre med forretningsordenen, med henblik på at udforme denne endnu mere tydelig og klar. Ad pkt. 3 Opfølgning på generalforsamlingen år 2013, herunder evaluering (til behandling)
Aktivitet/Emne Fremragende God Middel Dårlig Dirigent 3 2 Indkaldelse 4 1 Foredrag 4 1 Dato og mødetidspunkt 3 2 Fremlæggelse af beretning og værdier 3 2 Fremlæggelse af regnskaber 4 1 Fremlæggelse af indlæg om hjemmeside 2 1 2 AV udstyr (Projekter, højtaleranlæg m.m.) 2 1 2 Lokale 1 4 Bordopstilling 1 3 1 Bespisning 2 1 1 1 Ad pkt. 4 Strategi 2013 2015 (til behandling) OB besluttede at der skal afholdes et nyt møde i efteråret 2013, hvor der snakkes om hvordan værdigrundlaget omsættes til konkrete aktiviteter og tiltag. OB vedtog at der allerede i år skal gøres en indsats i forhold til at få ansøgt nogle fonde om tilskud til at børn fra familier med et behov i afdelingerne kan komme på ferie. KN + TS tager aktion. Værdigrundlaget tilrettes og lægges på hjemmesiden. Ad pkt. 5 Status over igangværende projekter (til behandling) OB vedtog at personale fra administrationen uddannes i at arbejde med hjemmesider. Der afholdes et mødes omkring september i arbejdsgruppen. Ad pkt. 6 Status renoveringsplan 2013 2015 (orientering) Næste større forestående renoveringsopgave i byggeforeningen, er renoveringen af afd. F, Borchsvej og Labæk. Der er udarbejdet en Teknisk Helhedsplan, tilstandsrapporter og energimærkninger for de to ejendomme, og der er konstateret et behov for: - Udskiftning af nedslidte faldstammer, brugsvandsinstallationer, sanitet og badeværelses gulve og - flisebeklædninger - Etablering af mekanisk ventilation og udsugning i både badeværelser og køkkener - Efterisolering af kolde gavle og lofter - Udskiftning af udvendige døre - Fornyelse af nedslidte vinduer - Udskiftning og modernisering af el - Udskiftning af varmeinstallationer 2
- Renovering eller udskiftning af svalegangsværn - Etablering af varme i kældergange - Fornyelse af lette facadepartier og - Evt. lejlighedssammenlægninger - Tilgængelighedsforbedringer - Opsætning af solfanger for de to ejendomme. Den tekniske helhedsplan er sammen med en prækvalifikationsansøgning indsendt til landsbyggefonden, med det formål at ansøge endeligt om tilskud til gennemførelse af en helhedsplanen for de to ejendomme, hvorved at en gennemførelse, kan ske under hensyntagen til den samlede økonomi og det efterfølgende huslejeniveau. Der har været afholdt besigtigelsesmøde med Landsbyggefonden den 31. maj 2013, hvor deltagerne fra Landsbyggefonden så ejendommene og tilkendegav, at man overordnet var enige i byggeforeningens ansøgning. Landsbyggefonden opfordrede herudover til, at byggeforeningen arbejder videre med nogle yderligere moderniseringsforslag til den endelige ansøgning. Det er aftalt med Kuben og Rambøll at de fremsender tilbud til byggeforeningen på udarbejdelse af de af Landsbyggefonden forslåede moderniserings- og forbedringsforslag. OB tog orienteringen til efterretning. Ad pkt. 7. Udbud - naturgas Byggeforeningens naturgasaftale med DONG, udløber ved årsskiftet 2013. Efter aftale med organisationsbestyrelsesformand Knud Nielsen, deltager byggeforeningen i et såkaldt puljeudbud som Decentral Gashandel afholder. Fordelen ved at deltage i et puljeudbud er, at vi sammen med en række andre aftagere, kan udgøre en større samlet mængde gas, som der bydes på. Der tegnes aftaler for 2 år ad gangen og kontrakten er af en sådan størrelse, at vi er forpligtet til at udbyde leverancen. Der er mulighed for at vælge en fastprisaftale eller at følge DONGS listepriser % x-antal procent rabat. OB godkendte beslutningen. Ad pkt. 8 Ny husorden for afdeling O, Tårnvang Afdelingen har på et ekstraordinært afdelingsmøde vedtaget en ny husorden. Se vedhæftede. Organisationsbestyrelsen skal godkende husordenen endeligt. OB godkendte afdelingsmødets beslutning og afdelingens husorden. Ad pkt. 10 Næste kvartals årscyklusopgaver for administrationen (orientering) 3
Til orientering venter følgende opgaver henover sommeren og sensommeren: - Budgetlægning for år 2014 - Implementering af ny drifts-struktur - Budgetmøder med afdelingsbestyrelser - Indkaldelse til afdelingsmøder og forberedelse hertil - Afholdelse af afdelingsmøder - Opfølgning på bygningsgennemgang OB tog orienteringen til efterretning. Ad pkt. 11 Mødeplan for bestyrelsen og plan for afdelingsmøder efterår 2013/foråret 2014 (til behandling) 11.1 Udkast til mødeplan for bestyrelsen Forslag til mødeplan: 13-08-13 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde (budget + årshjul og værdigrundlag), bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 23-08-13 kl. 15.00, Socialt arrangement på Bakken 21-09-13 kl. 08.30 18.00, afdelingsmøder med efterfølgende spisning 01-10-13 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) NOV 2013: Temamøde (endelig dato fastsættes i august) 03-12-13 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 13-12-13 kl. 12.00, Juleafslutningsarrangement i festsalen, bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere JAN 2014: Temamøde (endelig dato fastsættes i august) 04-02-14 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 01-04-14 kl. 17.00, Bestyrelsesmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejds- frokost) 06-05-14 kl. 17.00, Regnskabsafslutningsmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 13-05-14 kl. 19.00, Generalforsamling, Vandrerhjemmet 11.2 Plan for afvikling af afdelingsmøderne 2013 4
Lokale Lørdag 21/9 Festsalen H Festsalen Q Fællessalen R Lokale vaskekælder/ opgang Vandrerhjemmet Kl. 08.30 Fælles morgenbord i H Kl. 09.30 O (Afd. bst./kn/kl) Kl. 11.00 E (Afd.bst./KN/HH/K L/TS) Kl. 12.00 Kl. 13.00 F (TS/KN/DF/RG) K (Afd. bst./ts) L (HH/RG) A (HM/DF) Fælles frokost R (Afd.bst. + KL/HH) D (Afd.bst. + /DF/HM) Kl. 14.00 Kl. 15.00 Kl. 16.00 Kl. 17.00 Kl. 17.30 Fælles middag på Rosa U,H,Q (TS/KN/HH/DF/ RG/KL) Ad pkt. 12. Eventuelt 12.1 Bakketur tilmeldinger: Robert Dorthe Knud Tony Lilja 12.2 I henhold til tidligere OB beslutning, indkøbes der Ipads til DF og HH. 5