Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10 Referat fra Generalforsamlingen Torsdag d. 31. marts 2011. Generalforsamlingen, der fandt sted på Lokalcenter Vestervang, havde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent, stemmetællere og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Intern kritisk revisors beretning. 4. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 5. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. 6. Indkomne forslag. 6.1. Individuel el-måling opsætning af bimålere 6.2. Forslag til vedtægtsændring som følge af individuel el-måling. 7. Forelæggelse af budget til godkendelse. 8. Valg af formand til bestyrelsen i lige år. Formanden vælges i lige år for en 2-årig periode. Lene Jensen er på valg for en 1-årig periode. 9. Valg af to medlemmer til bestyrelsen. På valg er Finn Riiskjær og Birgit S. Frederiksen, for en 2-årig periode. 10. Valg af to suppleanter til bestyrelsen. På valg er Donna Benjamin, lejl. 10.34 som 1. suppleant, og Poul Iversen lejl. 10.35 som 2. suppleant for en 1-årig periode. 11. Valg af revisor. På valg er statsautoriseret revisor Bo Sørensen, BDO ScanRevision AS. 12. Valg af intern kritisk revisor. Hvis foreningen ønsker en intern kritisk revisor, er Steen Ewald-Larsen, lejl. 9.74 på valg. 13. Eventuelt.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 2 Ad. 1. Ejerforeningens formand, Lene Jensen, bød velkommen, og indledte med at præsentere ejerforeningens bestyrelse: Formanden Lene Jensen, næstformand Birgit S. Frederiksen, sekretær Søren Baumgarten, og Finn Riiskjær og Claus Bjerre-Christensen. Herefter valgte generalforsamlingen advokat Carsten Henriksen, Lett Advokatfirma, til dirigent. Poul Iversen, 10.35, og Carsten Petersen, 10.34, blev valgt til stemmetællere og Søren Baumgarten blev valgt til referent. Dirigenten konstaterede generalforsamlingens lovlige indvarsling. Dirigenten oplyste at dagsordenen indeholdt beslutninger, der krævede kvalificeret flertal ~ d.v.s. der skal være 2/3 af de 1927 stemmeberettigede. Af et samlet antal stemmer 130 lejligheder svarende til fordelingstal på 1927, var de 90 lejligheder svarende til antal på 1413 fordelingstal repræsenteret. Dermed var generalforsamlingen beslutningsdygtig til den udsendte dagsorden. Ad. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Formanden henviste dels til de udsendte referater dels til den udsendte beretning. Formanden supplerede/fremhævede med følgende oplysninger om årets arbejde: Det var bestemt ikke et ønskejob at overtage formandsposten i efteråret, da Aage Holst døde. På sidste års generalforsamling havde Aage det efter omstændighederne rigtig godt, og vi håbede, at Aage kunne holde sygdommen så meget i skak, så han kunne fortsætte med formandshvervet. Sidst på sommeren kunne vi godt se, at det gik den forkerte vej. Lige til det allersidste var Aage med i forberedelse af møder, og vores beslutninger blev drøftet med ham. Aage havde en fantastisk evne til at gennemskue og skære igennem vanskelige problemstillinger og komme med løsningsforslag, som vi så kunne diskutere. Vi har savnet Aages skarpe overblik og sans for analyser. Flere gange har vi sagt til hinanden: Hvad ville Aage have gjort? Specielt i forbindelse med budgetlægningen, og jeg kunne da også lige have haft lyst til at spørge om et par ting i forbindelse med beretningen. Heldigvis har vi et godt samarbejde i den nye bestyrelse, og der er stor hjælpsomhed både fra Afsnit 1 og Øst, og Marian og Søren Rasmussen sørger for det praktiske i hverdagen og kan svare på alverdens spørgsmål. Et af de store emner bestyrelsen har arbejdet med er den individuelle el-måling, og det er, som der er skrevet om i flere referater og her i generalforsamlingsmaterialet endt med det forslag, at der sættes bimålere op i alle lejligheder. Det skal vi behandle senere på generalforsamlingen. Det har været en lang og sej vej med megen skriveri med Århus Kommune, som nu betragter sagen som afsluttet, forudsat vi bliver enige om det forslag, der kommer til afstemning senere. Bestyrelsen følger energiforbruget hver måned. Der har været et stort varmeforbrug med de kolde vintre, og et fald i el- og vandforbrug. Vi har fokus på, hvordan vi kan begrænse udgifterne. Derfor har vi også som nævnt fulgt anbefalingerne fra energirapporten. Den store renovering sidste år, var totalrenovering af elevatorerne. Det foregik i et meget godt samarbejde med Øst, og formanden dér sørgede for, at det hele foregik som af-
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 3 talt til tiden, og holdt det hele i stramme tøjler. Efter nogle indkøringsvanskeligheder er det bestyrelsens opfattelse, at elevatorerne fungerer tilfredsstillende. En god investering, vi har foretaget i årets løb, er udvidelsen af cykelparkeringen. Det betyder også, at det ikke er nødvendigt at parkere cykler uden for cykelstativerne f.eks. på trappeopgange og andre steder på fællesarealer. P-pladserne er blevet repareret eller rettere lappet. Så kan vi forhåbentlig udsætte en gennemgående reparation af dem i en årrække. På grund af vejret var det nødvendigt at opdele reparationsarbejdet til to omgange, men den sidste del er netop blevet afsluttet. Sammen med naboejerforeningen har vi foretaget en gennemgang af fyrretræerne. Det har betydet, at der vil blive fældet ét i hver ejerforening, og samtidig vil der blive foretaget en beskæring af nogle af de resterende. Ejerforeningen er ved at få udarbejdet en hjemmeside. I dette arbejde har Claus Bjerre- Christensen været primus motor. Vi forventer at have den i gang i løbet af sommeren. Petanquesæsonen står for døren. Alle er velkomne til at deltage. Der bliver oprettet hold efter dem, der aktuelt møder. Det kan være mænd mod kvinder eller øst mod vest. Formanden rettede en tak for det gode samarbejde, der er dels i bestyrelsen dels med naboejerforeningerne og med de medhjælpere, der bistår med at løse de praktiske opgaver i dagligdagen. Bestyrelsens beretning gav anledning til nogle opklarende spørgsmål om den sammenlægning af ejerforeningerne, som har været berørt i nogle referater. Formanden besvarede dette med, at dette havde været undersøgt, men at vi må konstatere, at det er nærmest umuligt. Vi kan samarbejde med naboejerforeningen om en lang række opgaver, og på den måde kan vi opnå det samme. Da der ikke var yderligere spørgsmål/kommentarer til beretningen, konstaterede dirigenten, at beretningen var taget til efterretning uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 3. Den interne kritiske revisor, Steen Ewald-Larsen, indledte med at præsentere sig selv og den opgave, han havde med at foretage en gennemgang af regnskabet - ikke for at se om det stemte - det havde ejerforeningen den statsautoriserede revisor til, men for at se om der var afholdt udgifter, der ikke var budgetlagt. Intern kritisk revisor oplyste, at han for regnskabsåret havde skullet gennemgå 202 bilag og fremhævede følgende punkter i sin beretning: Vi har fået ny revisor, så jeg skal passe på med hvad jeg siger! Men tegningsretten havde givet anledning til betænkelighed, fordi der skal to til at underskrive. Det måtte være en reminiscens fra gamle dage, da der skulle to til at skrive en check under. I vore dage, hvor man har kontokort, måtte det kunne løses på den måde, at de to, der kunne benytte det, indtastede hver sin halvdel af koden. Så skulle den sag være løst! Ejerforeningen havde valgt at få nedsat varmetaksten over en periode på to år, fordi der var opkrævet for meget i fjernvarme. Det kolde vejr har spist den billige varme.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 4 Ejerforeningen har en forsikring til at få fjernet graffiti, men der er en selvrisiko. Vi må så sikre, at vi får fuld valuta for de abonnementsudgifter! Vi har fået renoveret elevatorer til et astronomisk beløb. Derfor undrer det mig, at det skulle være nødvendigt at investere 23.000,- kr. i en elektrisk drevet trappevogn, hvad er det vi ikke kan transportere i elevatorerne? Det er fantastisk, hvad de laver i ejerforeningen der er også indkøbt en roehakker til 200,- kr. Den intern kritiske revisor sluttede med at anbefale generalforsamlingen at godkende det fremlagte regnskab. Dirigenten konstaterede herefter, at intern kritisk revisors beretning var taget til efterretning. Ad. 4. Forelæggelse af årsregnskab for 2010 med revisors påtegning til godkendelse. Ejerforeningens revisor, statsautoriseret revisor Bo Sørensen, BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab fremlagde regnskabet, der var udsendt og kommenteret med indkaldelsen til generalforsamlingen. Hovedtrækkene blev gennemgået. Årets resultat er et overskud på 984 kr. i forhold til budgettet, der forudsatte et underskud på ca. 130.000 kr. Ejerforeningens statsautoriserede revisor skrev i sin revisionsbemærkning, at han fandt ejerforeningens forretningsgang betryggende, og at revisionen ikke gav anledning til bemærkninger. Ved årsskiftet opstår der periodeafgrænsninger for udgifterne til vand, varme og el. Derfor er prisen for de nævnte poster ikke de mest retvisende for årets faktiske forbrug. Antallet af forbrugte enheder et mere regulært udtryk for det reelle forbrug. Ejerforeningens revisor, Bo Sørensen, anbefalede generalforsamlingen at godkende regnskabet for 2010. Regnskabet gav udelukkende anledning til nogle opklarende spørgsmål om hvorvidt ejerforeningen havde solgt tegningsrettighederne, eller den havde forøget aktiebeholdningen i Danske Bank. Formanden oplyste, at tegningsrettighederne var solgt. Da der ikke var flere bemærkninger konkluderede dirigenten, at regnskabet for 2010 var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 5. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. Udgangspunktet for vedligeholdelsesplanen er nedenstående principper, der har været gældende i de seneste år, og har været fremlagt for generalforsamlingen i bestyrelsens beretning. Der budgetteres ud fra de langsigtede omkostninger, de løbende tilstandsrapporter udviser behov for. Det svarer til, at der årligt anvendes ca. 800.000 kr. til større vedligeholdelser. Det forudsættes, at vedligeholdelsesarbejderne tilrettelægges, så bestyrelsen kan udarbejde en tidsplan og en økonomiske prioritering i forhold til tilstandsrapporten under hensyn til de givne økonomiske rammer.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 5 Der budgetteres med 300.000 kr. til reparationer i øvrigt. Udgangspunktet vil fortsat være den politik, der har været praktiseret i de senere år, hvor der hyppigere end tidligere foretages mindre arbejder (f.eks. afrensninger mv.). Dette har til formål: o o at vedligeholde og sikre bygningens udseende, og forlænge perioden mellem de meget store vedligeholdelsesarbejder så meget som forsvarligt. Formanden supplerede med at oplyse, at der var forhold, som ikke fremgik af tilstandsrapporterne, herunder f.eks. kloaksystemets tilstand og vedligeholdelsen af opgangene. I 2011 skulle vi installere el-målere, ligesom ejerforeningens kontor trængte til at blive gjort i stand. Der blev fremsat en protest mod det opførte beløb på 500.000,- kr., til individuelle el-målere, da de skulle betales af de enkelte ejere. Dette forslag blev henvist til det pågældende punkt om at indføre individuelle el-målere, idet en konsekvens af udfaldet kunne få betydning for dette punkt. Der kom en forespørgsel, om bestyrelsen ville se på vinduerne. Ganske vist skulle de betales af den enkelte ejer, men man havde alligevel sørget for at få udskiftet glaslisterne. Opfordrede til at benytte muligheden af at opnå tilskud til energibesparende foranstaltninger. Hertil svarede formanden, at vinduerne skal den enkelte ejer selv sørge for at få udskiftet, men udgifterne til de bundglaslister, som vi har fået udskiftede i det forløbne år, afholdes af ejerforeningen. Hvis der var ejere som havde glaslister, som var tjenlige til udskiftning, men som ikke var blevet udført, måtte de henvende sig til ejerforeningen herom. Da der ikke var flere bemærkninger konkluderede dirigenten, at vedligeholdelsesplanen for 2011 og senere var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 6. Indkomne forslag. Ad. 6.1 Individuel el-måling opsætning af bimålere. Bestyrelsen har indhentet et tilbud, som giver en betydelig rabat, hvis elinstallatøren kan sende en samlet regning til ejerforeningen, som så lægger ud for de enkelte ejere, som herefter indbetaler det pågældende beløb til ejerforeningen. Alle betaler kostprisen. De helt små lejligheder skal have en anden målertype og dermed en lavere kostpris. Bestyrelsen foreslår derfor, at ejerforeningen betaler for opsætning af bimålere. Den enkelte ejer betaler den faktiske pris, som reuleres via fællesudgifterne. Formanden oplyste, at ejerforeningens oprindelige hensigt var, at vi skulle have intelligente elmålere, men det havde vist sig ikke at kunne lade sig gøre. Derfor var vi endt med at gå ind for løsningen med bimålere. Der kom en forespørgsel, om det tilbud, vi havde fået fra vores elinstallatør, var det eneste bestyrelsen havde indhentet. Formanden gjorde rede for, at der havde været et stort forundersøgelsesarbejde i forbindelse med sagsbehandlingen med Århus Kommune, og i den forbindelse havde vi undersøgt priserne. Det var grunden til, at vi i sidste omgang kun havde indhentet et enkelt ~ et fra vor sædvanlige elinstallatør. Et af ejerforeningens medlemmer, der har været stærkt engageret i netop dette spørgsmål, kunne bekræfte, at med hans viden, var det tilbud, bestyrelsen havde indhentet, et, vi burde tage imod. Det vil stadig være ejerforeningen, der overfor el-leverandøren hæfter for den leverede el.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 6 Da der ikke var spørgsmål til forslaget, konkluderede dirigenten herefter, at forslaget om at indføre individuel afregning af el var vedtaget som fremsat uden afstemning. Ad. 6.2 Forslag til vedtægtsændring som følge af individuel el-måling. Vedtægtsændring af 1. Ændringer er markeret med kursiv: Forslag til nyt stk. 2. For ejerforeningens forpligtigelser hæfter medlemmerne solidarisk, men i det indbydes forhold pro rata i forhold til deres lejligheders tinglyste fordelingstal, herunder el, vand og varme. Dog hæfter de enkelte lejligheder for eget elforbrug, der opgøres efter særskilte målere. Forslag til nyt stk.5: Ejendommens fællesudgifter omfatter foruden ejerforeningens normale drift og vedligeholdelsesudgifter også udgifterne til forsyningen med fælles el, varme og vand. Der føres særskilte forbrugs- og afregningsregnskaber for henholdsvis el(fælles og individuel), vand og varmeforbrug, medlemmernes afregning til ejerforeningen sker efter de tinglyste fordelingstal. Der føres særskilte forbrugs- og afregningsregnskaber for det individuelle elforbrug. Udgiften til den fælles el, der er indeholdt i fællesudgifterne, inkluderer elforbruget til lys i de til ejerlejlighederne hørende pulterrum samt til lys i ejerlejlighederne med numrene 37 76 (garager). Den enkelte ejer afregner for den individuelle el efter faktisk forbrug i henhold til separat regnskab efter særskilte målere. Bestyrelsen vil foretage en acontoopkrævning efter fordelingstal, på samme måde som det sker i dag. Ved årets afslutning, når det faktiske forbrug kan konstateres, vil der ske en tilbagebetaling/opkrævning af det for meget/lidt opkrævede beløb. Udgifterne til dette regnskab afholdes af fællesskabet og fordeles efter fordelingstal. Bestyrelsen vil selv forestå den første aflæsning mv. for at vurdere arbejdets omfang. Der henvises i øvrigt til det udsendte materiale til generalforsamlingen. Dirigenten kommenterede forslaget med, at det var en konsekvens af et myndighedskrav, så der var reelt ikke mulighed for at gå imod forslaget. Der var et spørgsmål, om der ikke i vedtægterne skulle stå noget om et forbud mod at sætte kummefrysere o. lign. i pulterrum og garager. Dirigenten besvarede dette med, at bestyrelsen havde påtaleret overfor de enkelte ejere herom, og at ejerne, hvis de gjorde dette uretmæssigt, lånte fra fællesskabet. Da der ikke var flere bemærkninger, konkluderede dirigenten herefter, at forslaget om vedtægtsændringer var vedtaget uden afstemning. Ad. 7. Forelæggelse af budget til godkendelse. Formanden redegjorde for det udsendte budget og oplyste, at der i forhold til det budget, der var udsendt i december 2010, var foretaget nogle omposteringer, for at få en mere ensartet opstilling. Således var alle udgifter vedrørende både renovation og lønninger samlet i hver deres post, hvilket tidligere ikke havde været gjort i samme omfang. Vi håber, at vi har disponeret udgifterne rigtigt i forhold til varme, vand og el. Endelig havde renteindtægterne ikke den størrelse, som vi
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 7 havde forudsat, men vi har haft en forhandling med banken for at sikre den bedst mulige forrentning af ejerforeningens midler. Da der ikke var flere bemærkninger, konkluderede dirigenten, at budgettet for 2011 var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 8. Forslag om valg af formand: På valg er Lene Jensen, (9.56), der er villig til at modtage valg. Bestyrelsen indstiller til valg Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Lene Jensen var valgt uden afstemning. Ad. 9. Valg af to medlemmer til bestyrelsen: På valg er Finn Riiskjær 9.63), og Birgit S. Frederiksen (4.11), der begge er villige til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Finn Riiskjær og Birgit S. Frederiksen var genvalgt uden afstemning. Bestyrelsen består herefter af formanden Lene Jensen, og bestyrelsesmedlemmerne, Birgit S. Frederiksen, Finn Riiskjær, Claus Bjerre-Christensen samt Søren Baumgarten. Bestyrelsen vil på det første bestyrelsesmøde konstituere sig. Ad. 10. Valg af to suppleanter: Bestyrelsen indstiller Donna Benjamin (10.34) som 1. suppleant og Poul Iversen (10.35) til valg som 2. suppleant. På forespørgsel oplyste formanden, at suppleanterne ikke deltog i bestyrelsesmøderne, og at de heller ikke fik tilsendt det materiale, som bestyrelsen fik udsendt i forbindelse med bestyrelsesmøderne. Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Donna Benjamin (10.34) valgtes som 1. suppleant og Poul Iversen valgtes som 2. suppleant uden afstemning. Ad. 11. Valg af revisor. Dirigenten konstaterede, at statsautoriseret revisor Bo Sørensen, BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab valgtes, idet der ikke blev foreslået andre kandidater. Ad. 12. Valg af intern kritisk revisor. Dirigenten konstaterede, at Steen Ewald-Larsen genvalgtes, idet der ikke blev foreslået andre kandidater.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 8 Ad. 13. Eventuelt. Der fremkom følgende spørgsmål: Et medlem af ejerforeningen efterlyste en debat om en gæstelejlighed. Det havde der ikke været, og den pågældende foreslog, at der blev arbejdet videre med dette forslag. To medlemmer var utilfredse med, at bestyrelsen havde afslået at give tilladelse til at ændre facaden på ejendommen. De pågældende ejere havde et særligt behov for at få tilladelsen, fordi de var i færd med at sælge deres lejlighed, og den potentielle køber havde stillet som krav, at de fik tilladelse til at ændre facaden. Nogle ejere mente, at bestyrelsen var for restriktiv i deres administration af bestemmelserne, og at det ikke kunne betyde noget at give de pågældende mennesker den ønskede tilladelse. Der blev refereret til naboejerforeningen, hvor der var givet tilladelser til samme ændringer, som var ønsket i denne ejerforening. Hvad var f.eks. ikke en markant ændring? Endelig måtte vi huske på, at vi ikke boede i et museum. Flere ejere var af den opfattelse, at man ikke kunne tage hensyn til, hvad en potentiel køber aktuelt ville finde på at stille som krav i forbindelse med en handel. Vi skulle tage vare på den ejendom vi har. Facaden har et mønster, der er skabt af Friis og Moltke, og som er et kvalitetsmærke for den ejendom, vi har. Der var et spørgsmål til den retssag, som ejerforeningen har meldt sig som deltager i. Sekretæren svarede, at baggrunden var en afgørelse fra Konkurrencerådet, som havde meddelt, at DONG Energi i en periode havde opkrævet alt for store elpriser. Det var en langvarig proces, men at der var flere mellemafgørelser, som bestyrkede os i, at beslutningen om at deltage i retssagen var rigtig. Det ville ikke være muligt at rejse et krav, hvis man ventede til sagen var afgjort, fordi det materiale, der lå til grund for retssagen, ikke ville være tilgængeligt for dem, der ikke deltog i sagen. Interesserede kan på hjemmesiden www.elmarkedsmisbrug.dk/ få flere oplysninger om sagen. Et medlem klagede over, at der lå poser og sække i gangen, så han ikke kunne komme til sit pulterrum, og mente, at det ikke var rimeligt. Spurgte i samme omgang, om vi havde en aftale med elinstallatøren om en tidsplan for opsætning af el-målere? Et medlem fremførte afslutningsvis, at der tilsyneladende ikke var den store søgning til at stille op som bestyrelsesmedlem, og han benyttede lejligheden til at takke bestyrelsen, fordi de ville tage sig af arbejdet. Til de stillede spørgsmål svarede formanden: Gæstelejlighed: Dette spørgsmål har været drøftet ved flere lejligheder, også i kontaktudvalget med naboejerforeningen. Vi har undersøgt, hvordan behovet har været bl.a. i Afsnit 1 ved Vestre Ringgade, hvor de rent faktisk har en gæstelejlighed. Det vil i givet fald betyde, at vi skal have bygget lejligheden om til formålet. En af forudsætningerne var, at vi skulle kunne have et fælles kontor med naboejerforeningen, men om det er praktisk, skal vi overveje. Facadeændring: Ejendommen er pålagt meget restriktive bestemmelser, om at facaden ikke må ændres. Det er desuden noget, der fremgår af den lokalplan, der gælder for området. Spørgsmålet om facadeændringer har med mellemrum været behandlet på generalforsamlinger, men hver gang er forslagene blevet forkastet. Dette fremgår desuden af Velkommen til Vestervang, og det er de rammer, bestyrelsen kan agere indenfor. Vi har ikke noget ønske om at være imod en
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 9 ejers ønske, men vi må holde os til de rammer, vi kan agere inden for. Vi vil se på sagen, så der sker en ensartet behandling og at eventuelle ændringer gælder hele facaden, og det skal ske under faglig vejledning. Oplag ved pulterrummene: Svar: Det er ikke tilladt at have oplag, så jeg vil bede de pågældende om at få ryddet op. Aftale om el-målere: Vi vil få lavet en aftale med elinstallatøren, da det rent praktisk vil tage ca. et par måneders tid at få monteret samtlige el-målere. Da der ikke var flere spørgsmål, afsluttede dirigenten generalforsamlingen, hvorefter formanden takkede generalforsamlingen for valget også på sine bestyrelsesmedlemmers vegne dirigenten for en god mødeledelse og ikke mindst den gode debat, der havde været. Carsten Henriksen Dirigent, adv. Lene Jensen Formand S. Baumgarten Sekretær