09-03- 2009 TILSYNET Din henvendelse om aktindsigt mv. i forbindelse med behandling af udkast til lokalplan 1023 Du har ved mail af 14. januar 2008 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008) fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. Du har anført, at Holstebro Kommune har forholdt dig oplysninger i forbindelse med din anmodning om aktindsigt i udkast til lokalplan 1023. Herudover har du gjort indsigelser mod kommunes salg af et grundstykke, mod udarbejdelsen og indholdet af lokalplanen og henvist til, at der har været et sammenfald af interesser i forbindelse med lokalplanens udarbejdelse. STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: 151 6950 RINGKØBING JOURNAL NR.: 2008-613/286 SAGSBEHANDLER: VJEMID DIREKTE TELEFON: 7256 8552 TELEFON: 7256 8575 TELEFAX: 9732 4517 GIRO: 887 3747 EAN- NR. 5798000362314 midtjylland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Holstebro Kommune ikke har handlet i strid med regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-15.00 TORSDAG: 12.30-17.00 FREDAG: 09.00-12.00 EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG 09.00-15.00 TORSDAG 09.00-17.00 FREDAG 09.00-12.00 Sagsfremstilling og statsforvaltningens udtalelse Indledningsvist skal det oplyses, at Statsforvaltningen Midtjylland fører tilsyn med, at kommunerne på nærmere angivne områder overholder gældende ret, jf. 48 i styrelsesloven. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til rimeligheden eller hensigtsmæssigheden af en kommunal beslutning, eller til spørgsmål vedrørende kommunes skønsudøvelse,
så længe skønnet udøves inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen. Ifølge styrelsesloven 48a beslutter statsforvaltningen, om der er tilstrækkelig grundlag for at rejse en tilsynssag. Væsentlig for denne beslutning er, om der foreligger oplysninger, som giver grund til at antage, at der fra en kommunes side er begået en ulovlighed, som har aktuel betydning og er af en vis generel interesse. Aktindsigt Du har oplyst, at du i oktober 2007 mødte op på kommunen for at få indblik i lokalplanen. Du fik ikke udleveret skriftligt materiale, men fik forevist en tegning med en skitse til angiveligt tre nye boliger på grunden. Du kunne konstatere, at det få dage efter fremgik i pressen, at der var tale om ni boliger. Den 19. december 2007 søgte du Holstebro Kommune om aktindsigt i udkast til lokalplan 1023. Du modtog akterne fra kommunen den 13. januar 2008, men efter din opfattelse manglede der et screeningsnotat udarbejdet den 4. september 2007. I brev af 17. marts 2008 til Holstebro Kommune efterlyste du et referat af et møde planlagt afholdt den 4. september 2007, vedrørende en grundejers ønske om at betale 3 millioner for en grund omfattet af lokalplanen, med henblik på at holde arealet fri for bebyggelse. Ligeledes efterlyste du referat af et møde, som en arkitekt den 24. oktober 2007 havde anmodet kommunen om. Mødet skulle dreje sig om en ønsket erhvervelse af en del af et offentlig vejareal stødende op til din grund. Kommunen oplyste i brev af 16. september 2008 til statsforvaltningen vedrørende den fremviste skitse på kommunen i oktober 2007, at der ved henvendelsen til Teknik og Forvaltning blev orienteret om det materiale, der på daværende tidspunkt forelå fra bygherrens arkitekt. Desuden oplyste kommunen, at den foreløbige situationsplan udfærdiget af bygherrens arkitekt, pga. manglende opmålinger og skelfastsættelse, var behæftet med stor usikkerhed. Kommunen uddybede i brev af 10. december 2008 til statsforvaltningen, at den ikke havde kendskab en tegning med tre huse. Kommunen oplyste, at den fra arkitekten den 3. september 2007 havde modtaget en skitse med syv boliger, hvoraf tre var angivet som dobbelthuse, og at det fremgik af et samtidigt notat, at arkitektfirmaet ønskede at opføre 10 boliger inkl. 3 dobbelthuse. Kommunen anførte desuden, at der under fremvisningen blev gjort op- SIDE 2
mærksom på, at den pågældende skitse var meget foreløbig. Af udskrift af byrådets protokol af 11. marts 2008 fremgår det, at den manglende fremsendelse af screeningsnotatet var begrundet i, at det var journaliseret på en separat sag, og at du efterfølgende fik fremsendt notatet. I brev af 10. december 2008 til statsforvaltningen oplyste kommunen, at den ikke havde deltaget i det pågældende møde planlagt afholdt den 4. september 2007, da der efter kommunens kendskab hertil havde været tale om et internt bygherremøde. I henseende til mødet, som arkitekten anmodende om den 24. oktober 2007 oplyste kommunen, at mødet ikke var blevet afholdt på grund af valgforberedelser. Kommunen oplyste afslutningsvis i brev af 16. september 2008 til statsforvaltningen, at kommunen fandt, at den havde givet dig fuld aktindsigt i henhold til offentlighedslovens 4, stk. 1, 5. stk. 1, nr. 2, 6, stk. 1 og 8, nr. 2 og 3. Kommunen beklagede, at du ikke i første omgang havde fået kopi af screnningsnotatet. Statsforvaltningen skal hertil udtale: Efter offentlighedslovens 4 (lov om offentlighed i forvaltningen lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer), kan enhver med de undtagelser, der er nævnt i lovens 7-14 forlange, at blive gjort bekendt med de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Retten til aktindsigt omfatter efter offentlighedslovens 5, alle dokumenter, der vedrører sagen. Vedkommende myndighed afgør efter offentlighedslovens 16 snarest, om en begæring om aktindsigt kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller en kopi. Holstebro Kommune har oplyst, at du fik forevist det materiale kommunen på daværende tidspunkt havde på lokalplanen, og at det blev understreget, at der var tale en foreløbig skitse. Statsforvaltningen har ikke grundlag for at betvivle disse oplysninger. Herefter er det statsforvaltningens opfattelse, at kommunen har givet dig aktindsigt i det materiale, du på dette tidspunkt havde anmodet om. Da Holstebro Kommune efterfølgende har sendt dig kopi af screeningsnotatet, og der efter det af kommunen oplyste ikke findes referater i kommunen af de pågældende SIDE 3
møder, da kommunen ikke har deltaget i det ene og det andet ikke har været afholdt, finder statsforvaltningen ikke grundlag for at antage, at kommunen har handlet i strid med offentlighedslovens regler om aktindsigt. Salg af grundstykke h I brev af 29. juni 2008 til statsforvaltningen anførte du, at kommunen havde solgt et grundstykke uden forudgående offentligt udbud. Der var tale om et grundstykke beliggende op til din ejendom Lyngbakken 16. Ved siden af arealet lå en offentlig natursti og ved siden af denne, Lyngbakken 14. Salg af grundstykket til ejeren af Lyngbakken 14 skete på et lukket byrådsmøde. Kommunen oplyste hertil i brev af 10. december 2008 til statsforvaltningen, at arkitekten der ligeledes er ejer af Lyngbakken 14 - i forbindelse med lokalplanens udarbejdelse forespurgte, om muligheden for at købe en vejareal på 502 m 2 for at skabe en adgangsvej fra Lyngbakken. Kommunen valgte at afhænde ca. 201 m 2 af arealet til adgangsvej for byggeprojektet. Arealet var beliggende med skel mod både Lyngbakken 14 og 16. Kommunen oplyste, at der ikke normalt frasælges små arealer, medmindre der er en særlig anledning hertil, hvilket kommunen fandt var tilfældet her. Efter bekendtgørelse nr. 472 af 20. juni 1991 om offentlig udbud ved salg af kommunens faste ejendomme (udbudsbekendtgørelsen) 1, skal salg af kommunens faste ejendommen, som udgangspunkt ske efter offentligt udbud. I udbudsbekendtgørelsens 2 er der dog visse undtagelser til denne hovedregel. Efter 2, stk. 2, nr. 1, kan offentligt udbud undlades ved salg af et areal under 2.000 m2, som ikke selvstændig kan bebygges. Statsforvaltningen finder efter det oplyste, ikke grundlag for at antage, at Holstebro Kommunen ved salg af det pågældende areal, har handlet i strid med udbudsbekendtgørelsen. Punkter vedrørende udarbejdelsen og indholdet af lokalplanen I brev af 17. marts 2008 havde du - i forhold til lokalplanens indhold - nogle indsigelser overfor Holstebro Kommune, om blandt andet overskridelse af byggeprocenten, fravigelse af højdebestemmelser, arealopmålinger, tegningsmateriale, samt en manglende miljøvurdering. For så vidt angår den manglende miljøvurdering, har kommunen, på baggrund af din indsigelse, efterfølgende sendt SIDE 4
klagen for så vidt angår dette videre til Naturklagenævnet. Kommunen oplyste i brev af 16. september 2008, at de øvrige indsigelser betragtedes som indsigelser til lokalplanforslaget og ville blive behandlet således i forbindelse med den endelige behandling af lokalplanforslaget. I øvrigt oplyste kommunen i brev af 10. december 2008 til statsforvaltningen, at indsigelser over for lokalplanen var behandlet i overensstemmelse med den normale procedure for behandling af indsigelser til lokalplaner. Da din klage over manglende miljøvurdering ifølge planlovens 58 (lovbekendtgørelse nr. 1027 af 20. oktober 2008 om planlægning) henhører under Naturklagenævnet, er statsforvaltningen ifølge styrelseslovens 48, stk. 3, afskåret fra at behandle dette spørgsmål. Dine indsigelser over for lokalplanen er efter det oplyste behandlet i forbindelse med den endelige behandling af lokalplanforslaget, Eventuelle mangler i denne henseende kan, ifølge planlovens 58, påklages til Naturklagenævnet. Statsforvaltningen er derfor efter styrelseslovens 48. stk. 3, afskåret fra at tage hertil. Sammenfald af interesser I brev af 29. juli 2008 til Holstebro Kommune anførte du, at der havde været et ugennemskueligt sammenfald af interesser mellem bygherren, arkitekterne, teknisk forvaltning, en nabo mod øst og politikerne i Holstebro Byråd. Du anførte specielt, at kommunen i påfaldende grad har vist sig at gå bygherrens ærinde, og at arkitektfirmaets kommentarer til dine indsigelser har været fordrejede, men at kommunen på trods af dette, ikke har korrigeret eller modsagt arkitektfirmaets formuleringer. Til dette oplyste kommunen i brev af 1. december 2008 til statsforvaltningen, at der altid vil være et samarbejde mellem en bygherre og kommunen ved udarbejdelse af projektlokalplaner, og at der ved udarbejdelsen af denne lokalplan ikke havde været et samarbejde ud over det normale. Kommunen anførte desuden, at eventuelle aftaler indgået mellem bygherren og naboer var indgået uden kommunens medvirken. Herudover oplyste kommunen, at den - i overensstemmelse med dens normale praksis - havde anmodet arkitektfirmaet om deres kommentarer til indkomne indsigelser mod lokalplanforslaget. Din respons på arkitektfirmaets kommentarer ville indgå ved byrådets behandling af lokalplanen. Statsforvaltningen finder på baggrund af dine oplysninger om det anførte, ikke grundlag for at antage, at Holstebro SIDE 5
Kommune har handlet i strid med regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn. Statsforvaltningen foretager sig ikke yderligere i sagen. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Holstebro Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Martin Basse /Vibeke Jensen SIDE 6