I N S T I T U T F O R N O R D I S K E S T U D I E R O G S P R O G V I D E N S K A B ( N O R S )

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET I N S T I T U T F O R N O R D I S K E S T U D I E R O G S P R O G V I D E N S K A B ( N O R S ) Samarbejdsudvalg (interim) M Ø D E R E F E R A T 8. JANUAR 2018 Forum Samarbejdsudvalg (interim) Møde afholdt 8. januar 2018 NJALSGADE 136, BYGN. 27, 5. SAL Sted Referent Rasmus Rask/Ludvig Holberg Sigrun Eyðinsdóttir Petersen DIR sigruneydinsdottir@hum.ku.dk Til stede John E. Andersen (JEA), Bolette Sandford Pedersen (BSP), Helle Trøst Nielsen (HTN), John Tøndering (JT), Anne Mette Hansen (AMH), Pia Quist (PQ), Jytte Sander French (JSF), Tine Marie Svensson (TMS), Asgerd Gudiksen (AG), Claus Povlsen (CP), Lene Offersgaard (LO), Suzanne Reitz (SR), Charlotte Højme (CH), Christina Fogtmann Fosgerau (CF) Afbud: Kim Byvald, Stine Fuglsang Engmose, Birgit Eggert, Patrizia Paggio Dagsorden Ad 1) Godkendelse af dagsorden Det blev foreslået at fastlægge mødedatoer for SU under eventuelt. Dagsordenen blev herefter godkendt. Ad 2) Integrationsindsats på KU HTN orienterede om IGU-forløbet (Integrationsgrunduddannelse) som skal implementeres på KU i en treårig forsøgsordning for flygtninge og familiesammenførte flygtninge. Det viser sig imidlertid at det vil være vanskeligt at finde opgaver på instituttet der kan matche denne type stillinger som skal være

2 heltidsstillinger, indeholde praktiske opgaver, og hvor de potentielle kandidater samtidig skal lære dansk. Det blev foreslået at der evt. kunne findes denne type stillinger i driften på fakultetet, og HTN vil foreslå ISM at tage kontakt til fakultetet. SIDE 2 AF 6 Ad 3) Forretningsorden Det blev påpeget til 4 Sammensætning vedrørende B-siden hvor der forruden AC TAP/VIP/ph.d. repræsentanter også er øremærket plads til en HK. Der er imidlertid flere forhandlingsberettigede parter forruden HK blandt ikke-ac-medarbejderne. Det blev besluttet at B-siden drøfter fordeling af pladser og vender tilbage til SU med et nyt forslag. Hvis ikke der er en arbejdsmiljørepræsentant blandt de valgte medlemmer fra B-siden, vælger B-siden i arbejdsmiljøgruppen en repræsentant blandt B-sidens medlemmer af arbejdsmiljøgruppen. Der blev foreslået små ændringer til udkastet som også vil blive indarbejdet, og forretningsordenen kommer på dagsorden igen til det første møde i det nye SU som tiltræder pr. 1. februar Ad 4) Drøftelse af opfølgning af arbejdsmiljøgruppens seminar d. 28. august Referat fra arbejdsmiljøseminaret blev sendt ud kort før mødet. Referatet gengiver i forholdsvis ubearbejdet form en del af de forslag og opmærksomhedspunkter der blev noteret på vægplancherne. JEA gennemgik oversigten og kunne konstatere at noget men langtfra alt er sat i værk. Efter samtaler og GRUS med alle forskningsgrupper på det tidligere NFI, på nær navneforskning, er det heldigvis også klart at en del af de bekymringer og problemstillinger som nævnes under punkt 2. i forbindelse med fusionen, er gjort til skamme. Af interventioner/indsatser under punkt 3. kan nævnes at der er fastlagt en række frokostmøder. Forskergrupper har planlagt informationsmøder AMS har inviteret på besøg til fremvisning af samlingerne d. 24. januar. IL har holdt individuelle møder med alle VIP og GRUS med alle forskergrupper på det tidligere NFI (undtagen navneforskning som er udsat til januar). Der lægges endvidere op til at arbejdsmiljøudvalget har en aktiv rolle i forhold til de indsatser og interventioner der er nævnt og som endnu ikke er realiseret. Arbejdsmiljøudvalget skal derfor på banen. Ligesom at SU også bedes om at overveje hvordan vi kan komme videre med de forskellige tiltag.

3 SU-medlemmerne pegede blandt andet på: SIDE 3 AF 6 - SU kan komme med input til hvordan man sikrer dialog til og fra ledelse hvordan kan vi optimere informations-flowet i en så stor organisation med få ledere og mange medarbejdere. - Vi bør sikre os at der bliver klarhed omkring fraflytning fra to etager i bygning 27 og flytning mellem bygning 22 og bygning 27. Hvilke medarbejdere skal flytte, hvor skal de flytte til og hvornår? - Procedure for modtagelse af nye medarbejdere evt. med en mentorordning. - Vigtigt at gøre op med mytedannelser fx ved hjælp af informationsmøder, fusionsseminar eller institutseminar. Arrangementet bør indeholde en formidlingsdel hvor medarbejdere får lov til at fortælle om det som de hver i sær arbejder med. De fleste var enige om at et fusionsseminar/institutseminar af en halvdags varighed er vigtigt at prioritere et kend dine nye kollegaer arrangement: - Arrangementet skal inkludere alle medarbejdere. - Finde et emne som er relevant for både VIP og TAP og både medarbejdere og ledelse skal have nytte af arrangementet. - Det skal ikke nødvendigvis have en form der går ud på at sætte gule lapper og plancher på væggen. - Arrangementet skal markere at vi er et samlet institut. - Der kan hentes en del inspiration og erfaring fra fusionsseminaret mellem NFI og CST. JEA konkluderede til sidst at der er stemning for at markere fusionen med et halvdags-arrangement. Det er vigtigt at finde en form hvor både fagligheder og det sociale tilgodeses. Arbejdsmiljøudvalget skal inddrages og have en rolle i udformningen af arrangementet, og SU skal også være med til at planlægge og komme med forslag til arrangementet. Et passende tidspunkt for arrangementet vil være i slutningen af dette semester når undervisningen stopper. Ad 5) Justering af normaftaler v/studieleder John Tøndering (bilag 3, 4)

4 I henhold til sparekataloget skal eksisterende normaftaler justeres. NorS har to hhv. Oversigt over timenormer for undervisning NFI (BA-tilvalg IT og Sprog, KA IT and Cognition) og Aftale om timenormer for undervisning og administration for akademiske medarbejdere ved INSS (NorS pr. 1/9-2017). Normaftalerne er justeret med hensyn til vejledning af BA projekt, bedømmelse af speciale, ph.d. forberedelsesnorm, og det forhold at intern censur er fjernet per , og at det er vedtaget at det er tilladt at få en 2nd opinion. SU er høringspart i henhold til procesplanen; derfor er punktet på dagsorden. SIDE 4 AF 6 SU tog ændringerne til efterretning. Ledelsen er opmærksom på de negative konsekvenser, men der er ikke meget der kan gøres på institutniveau. Det skal højere op i systemet. Ad 6) Ændrede eksamensterminer og konsekvenser for arbejdsfordeling og arbejdsmiljø v/elisabeth Engberg-Pedersen (tillidsrepræsentant) (Bilag 5) Under punktet diskuteredes eventuelle konsekvenser af de ændrede eksamenstilmeldingsregler for VIP s arbejdstid. Sagen holdes under observation i de kommende år. Ad 7) Status på koordinationsudvalget (K-udvalget) JEA præsenterede sit udkast til kommissorium for koordinationsudvalget som er udarbejdet på baggrund af diskussioner i SU, IR og i institutledelsen. På grund af antallet af medarbejdere, den faglige bredde i det fusionerede institut og med to forskellige ledelseskulturer (enhedsinstitut vs afdelingsorganiseret institut) er der behov for indgående, vedvarende og opdateret viden både blandt medarbejdere og ledelsen om forhold på instituttet. Instituttet står også overfor store opgaver i de kommende år som implementering af en universitetsstrategi, forskningsevaluering og omfattende spare- og rationaliseringsplaner på fakultetet. Der vil derfor være brug for at nedsætte et koordinationsudvalg til at informere og rådgive institutlederen. IL vil udpege medlemmer (for en toårig periode) således at de fagområder og de aktiviteter som konstituerer instituttet så vidt muligt er repræsenteret. Derudover vil der være en forventning om at de udpegede vil være i stand til at anlægge en strategisk helhedsbetragtning og ikke blot ser sig selv som områderepræsentanter. Der vil være minimum 3 møder årligt.

5 SU modtog kommissoriet positivt og kunne se potentialet i et koordinationsudvalg. Evt. kunne det opjusteres at koordinationsudvalget afholder 4 møder årligt. SIDE 5 AF 6 JEA konkluderede at der tilsyneladende ingen indvendinger var imod kommissoriet, men opfordrede samtidig medlemmerne til at sende eventuelle kommentarer til rammer og indhold til IL. Koordinationsudvalget skal i gang hurtigst muligt, og der vil blive indkaldt til det første møde inden for ca. en måned. Ad 8) Orientering fra tillidsrepræsentanterne LO tillidsrepræsentant for AC TAP opfordrede til at TR bliver orienteret tidligere i forløbet ved AC ansættelser. LO orienterede desuden om at det drøftes i gruppen hvordan FU-AC TAP i højere grad kan bidrage til BFI. AG orienterede om det forestående valg af tillidsrepræsentanter for VIP. Christina Fogtmann Fosgerau og Claus Povlsen ønsker ikke genvalg. Christina og Claus blev takket for den indsats de har leveret. AG har efterfølgende informeret fra valget at de nyvalgte tillidsrepræsentanter og suppleanter for VIP er: Asgerd Gudiksen og Elisabeth Engberg-Pedersen, TR Marie Herget Christensen og Jacob Thøgersen, TRS Ad 9) Orientering a) Økonomi Prognosen for 4721/bygning 22 er nedjusteret med kr. på grund af lavere færdiggørelsesbonus. Regnskabet for 2017 forventes i slutningen af januar. På næste SU vil der være en ny kvartalsopgørelse. b) Orientering om fremtidig FU herunder forskningsevaluering. Der er panelbesøg i marts og udkast af evalueringsrapporten kommer i april. Den endelige rapport indleveres i maj. Nuværende FU følger evalueringen til dørs hvorefter der nedsættes et nyt. c) Personalenyt om VIP- og TAP ansættelser På TAP siden er Katrín Driscoll og Ane Olsen forlænget. De er begge ansat på digitaliseringsprojektet. Der er slået en stilling op efter en konserveringstekniker og et stillingsopslag efter en ordbogsredaktør på ONP er under udarbejdelse.

6 Ordbogsassistent Sigridur Petursdottir har sagt sin stilling op og fratræder d. 31. januar Lønforhandlingerne for lektorerne er i gang og forventes forhandlet færdige i uge 10. DIGHUMLAB kører videre og FAK har påtaget sig indlejringsomkostningerne i SIDE 6 AF 6 Ad 10) Eventuelt Dato for møder i det nye SU i dette semester: Uge 12: d. 20. eller 21. marts 2018 Uge 23: d. 6. eller 7. juni 2018