I N S T I T U T F O R N O R D I S K E S T U D I E R O G S P R O G V I D E N S K A B ( N O R S ) Samarbejdsudvalget og Arbejdsmiljøgruppen

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET I N S T I T U T F O R N O R D I S K E S T U D I E R O G S P R O G V I D E N S K A B ( N O R S ) Samarbejdsudvalget og Arbejdsmiljøgruppn M Ø D E R E F E R A T 11. DECEMBER 2018 Forum Samarbejdsudvalget og Arbejdsmiljøgruppen Møde afholdt 11. december 2018 NJALSGADE 136, BYGN. 27, 5. SAL Sted Referent Rasmus Rask Sigrun E Petersen DIR sigruneydinsdottir@hum.ku.dk Til stede John E Andersen (JEA), Sussi Olsen (SO), Maria Messerschmidt (MM), Dorte Ostenfeldt (DO, Helle Trøst Nielsen (HTN), John Tøndering (JT), Lene Offersgaard (LO), Jytte Sander French (JSF), Christina Fogtmann (CF), Elisabeth Engberg Pedersen (EEP), Sean Vrieland (SV), Dorte Haltrup Hansen (DHH), Carina Kauffmann Nielsen Lundorf (CKNL), Tine M. Svensson (TMS), Bolette Sandford Pedersen (BSP), Asgerd Gudiksen (AG), Kim Byvald (KB) Afbud Anne-Mette Veber Nielsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Status på flytteprocessen 3. Arbejdet med arbejdsmiljø ved NorS, herunder fordeling af ansvarsområder mellem SU og AMG. 4. Drøftelse af udsagn vedrørende arbejdsmiljø fra rapporteringen af institutseminaret (bilag: ekstrakt ved Asgerd). 5. APV i ny form 6. Orientering - Tillidsrepræsentanterne

2 7. Orientering - Økonomi - Personale 8. Eventuelt SIDE 2 AF 6 Ad 1) Ad 2) Ad 3) Godkendelse af dagsorden Det blev besluttet at punkt 4 kommer før punkt 3 hvorefter dagsordenen blev godkendt. Status på flytteprocessen JSF gennemgik status på flytteprocessen. Som vi har fået at vide tidligere er det besluttet at NorS beholder den ene halvdel af 2. sal, den side hvor boksen er placeret, der skal derfor ikke bygges en ny boks. NorS vil dermed råde over læsesalen, værkstederne og nogle kontorer ud over boksen. Køkken og Salen er placeret i den anden halvdel af 2. sal og man vil undersøge hvordan man kan få adgang til de nødvendige undervisnings-/fremvisningsfaciliteter evt. ved hjælp af bookingsystemet og få adgang til køkken. De kvadratmeter vi beholder i bygning 27 skal så tilsvarende reduceres i bygning 23, hvor man vil afgive de åbne arealer på 4. og 5. sal og beholde kontorerne. CAS har overleveret flyttesagen tilbage til HUM og Søren Høffner. Der er stor interesse for at komme til at leje især de to øverste etager i bygning 27, hvilket kan betyde at de to etager skal fraflyttes allerede i midten af Under digitaliseringsprocessen er der flyttet bøger, kort og andre arkivalier ned i kælderen i bygning 27, der arbejdes på at finde ud af hvor alt dette kan placeres efter at vi ikke længere vil have adgang til kælderen. Biblioteker og samlinger skal gennemgås og tilpasses arealmæssigt. Biblioteksudvalget skal gennemgå og vurdere hvad der kan gives væk og hvad skal bevares. Der er udsendt et spørgeskema vedr. flytningen, som man skal besvare i grupper. Besvarelserne skal indgå i planlægningen af placering af medarbejdere og indretning/udnyttelse af lokaler i flytningen. Drøftelse af udsagn vedrørende arbejdsmiljø fra rapporteringen af institutseminaret (bilag: ekstrakt ved Asgerd) Jf. KUs strategi (pkt ) skal der arbejdes for at forbedre arbejdsmiljøet og det psykosociale studiemiljø for at fremme engagement og trivsel. AG havde plukket de bemærkninger fra rapporten fra Institutseminaret d. 6. juni 2018 som vedrørte arbejdsmiljø og havde sendt oversigten ud samt opsummerede på mødet.

3 Der er bl.a. ønske om at medarbejderne lærer hinanden at kende også under mere uformelle former: sociale tiltag som kan arrangeres på skift enten etagevis eller gruppevis. Hjemmesiden, oversigt over ansatte, kan gøres mere overskuelig med opdeling i forskningsgrupper, alle medarbejdere skal have billede osv. for at vise hvem vi er. Velkomst af nye medarbejdere er i gode hænder, da HTN og DO har arbejdet med emnet som case på Arbejdsmiljøuddannelsen og har bl.a. udformet et velkomstbrev, der etableres mentorordning osv. Der vil blive udarbejdet forskellige breve, der passer til de forskellige ansættelsesgrupper. SIDE 3 AF 6 JT havde noteret sig at flere medarbejdere påpeger vigtigheden af et godt studiemiljø/studietrivsel som kan tages med når der tales generelt om arbejdsmiljø for ansatte. HTN gjorde dog opmærksom på at der ikke er mange opgaver om studiemiljø som behandles i disse to udvalg. Studievejledningen har en strategi for de forskellige dele i studievejledningen hvor studiemiljø også indgår. Der blev også nævnt at der er pligtmæssige undersøgelser, som følger APV en, af de studerendes arbejdsmiljø. Det igangsættes af U&S på FAK, og instituttet har opfølgningspligten og laver handlingsplan. JEA konkluderede til sidst at ledelsen vil følge op på punkterne på papiret, hvad der kan sættes hak ved og hvad der skal drøftes og behandles yderligere. Ad 4) Arbejdet med arbejdsmiljø ved NorS, herunder fordeling af ansvarsområder mellem SU og AMG AMG og SU s centrale rolle er at sikre og skabe rammerne for at arbejdspladsen har et godt psykisk arbejdsmiljø, som er præget af tillid og samarbejde. Udvalgene skal have årlige arbejdsmiljødrøftelser og SU skal drøfte trivsel og balancen mellem arbejds- og privatliv og drøfte arbejdspladsens indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsrelateret stress. Udvalgene skal begge rådgive ledelsen i spørgsmål om det psykiske arbejdsmiljø. Der er ret stort opgavefællesskab i udvalgene og flere steder vælger man at lægge SU og AMG sammen, JT henviste til en vejledning om samarbejdsaftalens 8 om sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. Der blev drøftet flere aspekter i forhold til en evt. sammenlægning bl.a. at det bliver et

4 meget stort udvalg hvis man vælger at nedsætte et fælles SU og AMG på NorS. JEA konkluderede til sidst at for at sikre både et intensiveret samarbejde og bedst mulig udnyttelse af resurser bør vi i første omgang afstå fra en permanent sammenlægning, men samarbejde på opgavebasis. SIDE 4 AF 6 Udvalgene drøftede begge retningslinjer hhv. for krænkende adfærd og arbejdsrelateret stress. I retningslinjerne for krænkende adfærd er et af værktøjerne til at forebygge og håndtere sager at der udarbejdes en lokal handleplan som SU og AMG skal godkende og sikre vedligeholdelse af. Der findes ikke tilsvarende krav om handleplan i retningslinjerne for forebyggelse af arbejdsrelateret stress. CF gjorde opmærksom på at en kvalitativ analyse af APVresultater fra 2016 viser at stress er den største udfordring, hvilket var blevet drøftet i FSU og FAMU, hvor det var blevet vedtaget at FAK skulle følge op på det, og muligvis kan ende med at der også skal laves handleplaner på det område. Der blev bemærket at selvom handleplaner forpligter så kan de ikke stå alene udfordringerne skal også adresseres strukturelt og systematisk. Udvalgene drøftede en evt. handleplan for krænkende adfærd JEA sagde fra ledelsens synspunkt at ledelsen skal gribe ind ved klager og det er vigtigt at skabe rammer og en kultur hvor der ikke kommer de her krænkelser. Der er også vigtigt at kunne tale åbent om holdninger og forventninger om tolerance som gælder både for ledelse og den enkelte medarbejder. JEA sagde endvidere at ledelsens forslag var at nedsætte en arbejdsgruppe. Udvalgene drøftede forslaget og man blev enige om at var behov for to grupper, en som arbejder arbejdsrelateret stress og en som arbejder med krænkende adfærd. Grupperne er sammensat af: CF som sammen med CKNL, AG, EEP, JT og HTN arbejder med arbejdsrelateret stress. SV som sammen med SO og DO arbejder med krænkende adfærd. Input til gruppen som skal arbejde med stress: Der mangler klare retningslinjer som sætter rammer for resurser for en opgave og også for hvordan opgaven løses effektivt med transparent og fremdrift tids- og procesplan. Der er uklare funktioner fx mentorordning og fagkoordinator funktionen. Når noget rejses eller påbegyndes bør der sættes tovholder på som fører det til dørs.

5 Nogle medarbejdere savner klare retningslinjer for hvor mange resurser man skal bruge på at søge eksterne midler. SIDE 5 AF 6 Det kan være svært at planlægge arbejdet, man er selvledende i stor udstrækning og kan sætte arbejdsplaner op osv., men så kan der komme opgaver ovenfra som vælter den plan. Det kan være svært at konkretisere stress fordi det er individuelt og rammer forskelligt, men det er en fordel at kunne navigere på en travl arbejdsplads hvis strukturen og retningen er tydelig og der er klare retningslinjer. Det er vigtigt at det er tydeligt hvor man skal henvende sig hvis man føler sig presset og udsat for stress og evt. også tydeliggøre hvad stress kan føles som. Der skal arbejdes forebyggende med stress og så skal der også være et beredskab hvis stress forekommer. Input til gruppen som skal arbejde med krænkende adfærd: Der skal udarbejdes en handleplan og der findes en vejledning til skabelon for lokale handlingsplaner mod krænkende adfærd på KUnet (bilag til retningslinjer om håndtering af krænkende adfærd) som gruppen kan - men dog ikke nøjes med - tage udgangspunkt i. Det handler om at sætte ind før skaden er sket og forebygge fx ved at have en kultur hvor man har en positiv omgangstone og positiv adfærd. Det er ikke nødvendigvis indlysende for alle hvad krænkende adfærd er, dette kunne man eksemplificere ved konkrete formidlende tekster. Til sidst fremlagde CF et forslag stillet af JT på et K-udvalgsmøde, nemlig at ledelsen kunne blive udvidet med en repræsentant med særligt fokus på arbejdsmiljø/trivsel. Således at der også systematisk kommer et arbejdsmiljøblik/hr perspektiv på strategiske beslutninger. Dette kunne sikre et hverdagsperspektiv på emner som arbejdspres, stress, og ledelsen kunne på denne måde i højere grad være med til at skærme medarbejderne. Hvis der i fremtidig ledelse arbejdes med funktionsopdelt ledelse i form af forskellige viceinstitutledere, kunne der oprettes en

6 viceinstitutleder med denne funktion. Forslaget blev positivt modtaget og skal også drøftes i gruppen som arbejder med arbejdsrelateret stress. SIDE 6 AF 6 Ad 5) Ad 6) Ad 7) APV i ny form. Forslaget om at stryge fritekst feltet er trukket tilbage ellers er der ikke noget nyt at berette om APV en. Der er planlagt et møde med Rambøll i det nye år. Orientering Tillidsfolkene: EEP sagde fra VIP: der har været holdt klubmøde og der er valgt ny bestyrelse hvor Mons Bissenbakker blev valgt ind for Palle Schantz Lauridsen. Der arbejdes for at have offentlige lønningslister, der er nogle udfordringer i forhold GDPR. LO sagde fra TAP: der har været holdt generalforsamling hvor bestyrelsen, som består af Lene Offersgaard, Bo Nissen Knudsen, Dorte Ostenfeldt og Anne Hastrup, blev genvalgt, der arbejdes også med en proces for åbne lønningslister. Økonomi: Vi har ikke fået nye budgettal siden sidste møde, der forventes nye budgettal til besøget af dekanatet d. 10. januar, hvor budgettet skal drøftes. Som det er blevet meldt ud skal der spares 25 MDKK i 2019 som skal fordeles mellem institutterne. Fordelingsnøglen er ikke meldt klart ud endnu. Personale: René Rasmussen og Bent Fausing har ansøgt om fratrædelse, som er imødekommet. Vedr. de sproglige og litterære ansættelser arbejder udvalgene på fuld kraft. Dekanen har ikke udstedt et egentlig ansættelsesstop, men ønsker at følge ansættelserne tæt gennem en prioriteret liste om ansættelsesbehov. Den tidligere type adjunktstilling skal drøftes på direktionsmødet. Der er et ønske om at få den genindført i form af tidsbegrænset ansættelse hvis man har hjemtaget eksterne midler eller søger større bevillinger. De nye ph.d.er starter d. 2. januar og vil som de første prøve det nye introprogram, som bl.a. består I at de får en mentor og en introskrivelse. Der vil efterfølgende blive samlet op på det. Eventuelt Der var intet til punktet.