Referat fra møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag den 19. december 2017 kl

Transkript

1 Dato: 17. januar 2018 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat fra møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag den 19. december 2017 kl I mødet deltog: Inger Rose Hansen, Marianne Holmer, Frants R. Lauritsen, Helene Kruse Rosenfeldt, Karen Cauthery, Martin Svensson, Tanja Christensen, Niels Kring, Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup, Ole Næsbye Larsen, Eva Christina Østerlund og Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Der var afbud fra Martin Zachariasen og Jakob Møller-Jensen. Referat 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat Marianne Holmer bød velkommen som stedfortræder for dekanen. To punkter blev tilføjet dagsordenen: - Databeskyttelsesforordningen som nyt punkt 2 a. - Evaluering af årets arbejde som nyt punkt 8 a. Dagsorden blev godkendt med tilføjelserne. 2. Arbejdsmiljø 2.1 Orientering fra arbejdsmiljø Opfølgning på den varslede brandøvelse Klaus Lehn Petersen gav udtryk for, at den uvarslede brandøvelse ikke fungerede efter hensigten. Marianne Holmer refererede fra Hovedarbejdsmiljømødet. Det er sandsynligt, at man fremover kun vil holde varslede brandøvelser. Dette af hensyn til ressourcer og af tekniske årsager. Frants Lauritsen gjorde opmærksom på, at den uvarslede øvelse havde været en succes på FKF. Eva Christina Østerlund var enig i, at der bør være flere varslede øvelser, inden man gik over til uvarslede øvelser. Martin Svensson fortalte at, i modsætning til hos andre enheder, gik alarmen på IMADA, og den uvarslede øvelse fungerede godt. Niels Kring og Helene Kruse Rosenfeldt fortalte, at brandøvelsen også gik godt på NATFAKSEK. Opgave: Tina Holm Svenstrup melder ind til Teknisk Service, at det skal sikres, at personer i klasse 2 områder kan evakueres ved brand Orientering om, at Arbejdstilsynets varslede tilsyn med SDU er udskudt Klaus Lehn Petersen fortalte, at Arbejdstilsynet kommer på tilsynsbesøg på BMB den 11. januar 2018.

2 2.1.3 Løse ledninger status Klaus Lehn Petersen fortalte, at han fortsat er opmærksom på opgaven. Punktet blev udskudt til næste SU-/ AMU-møde UNILAB-flytning - status Marianne Holmer fortalte, at universitetsdirektøren har holdt møde med Bygningsstyrelsen om de udfordringer, der er i kommunikationen mellem Bygningsstyrelsen og håndværkerne. I mellemtiden er ansvaret for byggeriet flyttet fra Bygningsstyrelsen til Vejdirektoratet. Der er en forventning om, at der fremover vil være tættere kontakt mellem styrelsen/direktoratet og håndværkerne. 2.2 Punkter til skriftlig behandling Marianne Holmer orienterede om en ny arbejdsskade på Biologi. Orientering blev taget til efterretning. 2a. Databeskyttelsesforordningen Tanja Løvgren orienterede om processen for implementeringen af databeskyttelsesforordningen på SDU. Der var enighed om, at processen indtil videre havde været meget tung og at der fremadrettet skal arbejdes for en bedre projektorganisering i fællesadministrationen og koordinering mellem fakulteterne for at sikre en mere smidig implementering på NAT, hvor medarbejderne belastes mindst muligt. Orienteringen blev taget til efterretning. 3. Orientering fra A-siden Niels Kring orienterede om NATFAKSEK s flytning. Herunder, at der fortsat er nogle udfordringer, som Niels Kring var i dialog med Teknisk Service omkring, f.eks. at der er meget lydt. Martin Svensson orienterede om, at IMADA har fået en tillidsmand for VIP erne på IMADA, nemlig Kristian Debrabant. Marianne Holmer og Jakob Møller-Jensen fortsætter på ledelsessiden i NAT-AMU. 4. Orientering fra B siden Inger Rose Hansen refererede fra mødet i CUU d. 27. oktober 2017: o HR-udvikling er flyttet til det område i administrationsbygningen, som NATFAK har forladt o o Kompetenceudvikling inden for studieadministration fortsætter. Arbejdsgruppen vedr. aktiviteter for at fremme interkulturelle kompetencer er kommet med en afrapportering. Klaus Lehn Petersen og Tina Sveistrup fortsætter i NAT-AMU og vil fremover holde tættere kontakt med arbejdsmiljørepræsentanterne på de øvrige institutter og NATFAKSEK. Efter dette punkt forlod Klaus Lehn Petersen og Tina Sveistrup mødet. 5. MUS Opfølgning på årets MUS

3 Der var enighed om at tendenser og konklusioner fra MUS kan være både positive og negative. Udfordringer der går igen fra år til år, skal også nævnes i opfølgningen, som fremover vil være mere systematisk Biologi: Marianne Holmer orienterede fra Biologi herunder om, at digitalisering giver udfordringer, fordi TAP er ikke får rettigheder til systemerne og derfor har svært ved at hjælpe VIP er. VIP-mødefrekvensen bliver sat op, da der er flere medarbejdere der føler sig underorienteret. IMADA: Martin Svensson fortalte, at medarbejderne har travlt. Der er ansat en studiesekretær og to outreach-koordinatorer. Ligeledes er der oprustet på økonomi. Martin Svensson var således fortrøstningsfuld i forhold til medarbejdernes arbejdsbyrder. FKF: Frants Lauritsen kunne genkende det der var blevet sagt fra Biologi. De ph.d.-studerende på FKF har problemer med at melde sig til kurser. Inger Rose Hansen ønskede en uddybelse af, hvorfor der var 8 TAP er på FKF som ikke havde haft en MUS i det forløbne år. Frants Lauritsen og Karen Cauthery orienterede om, at der bl.a. var laborantpraktikanter imellem, som får en samtale i anden sammenhæng, samt AC-fuldmægtige som var nyansatte. FAK-SEK: Niels Kring fortalte, at fakultetssekretariatets medarbejdere er meget opmærksomme på såvel intern som ekstern kommunikation og ønsker at dygtiggøre sig. BMB: Inger Rose Hansen kommenterede, at BMB s institutleder ikke modtager konklusioner fra øvrige MUS-afholdere. Hun mente at der burde være en opfølgende kommunikation mellem institutlederen og MUS-afholderne, ikke mindst i forhold til kompetenceudvikling. Iflg. NAT s kompetenceudviklingsstrategi skal forslag til kompetenceudvikling efter MUS altid afklares med den budgetansvarlige leder, og det bør derfor være institutlederens ansvar at sikre, at medarbejderne udvikler deres kompetencer. Eva Christina Østerlund tilføjede, at medarbejdere skal gå både til den person, de holder MUS med, og til institutlederen for at få godkendt, at de kan komme på kursus. Helene Rosenfeldt foreslog at udbydere af nye systemer skal være bedre til at instruere ikke mindst VIP er i alle disse nye systemer, f.eks. via webinarer. Opgaver: I forbindelse med næste års evaluering af MUS vil der blive udarbejdet et skema som institutlederne og sekretariatschefen skal udfylde med fyldestgørende forklaringer. Det nye SU i 2018 udarbejder supplerende spørgsmål vedr. opfølgning på MUS evt. ved at formulere sætningerne i bydemåde. Spørgsmålene skrives ind i SU s årshjul, der ligger på hjemmesiden.

4 Jakob Møller-Jensen opfordres til at udveksle erfaringer med dem der afholder MUS, særligt i forhold til kompetenceudvikling. Igangsætning af årets MUS Niels Kring fortalte, at fakultetet skal til at arbejde med udvikling af fakultetets ledere. Her vil udvikling af MUS også indgå. Opgave: Institutlederne og sekretariatschefen vil samme tid næste år blive inviteret med til det SU-møde, hvor MUS behandles. 6. SDUs økonomi lukket punkt 7. SU per 1. januar 2018 Marianne Holmer orienterede om, at SU per 1. januar 2018 vil bestå af følgende medlemmer: A-siden: dekan Martin Zachariasen og institutleder Martin Svensson. B-siden: TR Inger Rose Hansen, TR Tanja Christensen, TR-suppleant Michelle Pedersen og TR Kristian Debrabant. Marianne Holmer takkede de medlemmer, der stopper per 31. december Orienteringen blev taget til efterretning. 8. Skriftlig orientering 8.1 Kompetenceudviklingsstrategi Der forelå forslag til rettelser, som der var nogle kommentarer til. Martin Svensson og Tanja Løvgren ser på formuleringerne omkring projektledelse, ledelse og karriereudvikling. Den tilrettede kompetenceudviklingsstrategi er vedlagt referatet. Den endelige kompetenceudviklingsstrategi vil blive oversat til engelsk, når alle rettelser er godkendt. 8.2 Seniorordning Fælles forståelse af fastholdelse Der var udarbejdet en beskrivelse af, hvordan seniorordningen med fastholdelse nærmere skal forstås på det Naturvidenskabelige Fakultet. Beskrivelsen blev godkendt og vil blive lagt på hjemmesiden VIP-lokalaftalen om fratrædelse Tanja Løvgren refererede fra et møde hun har haft med AC s fælles-tr Bjarne Andersen og Ole Sørensen fra Personalekontoret, som begge anbefalede, at lokalaftalen ophæves, dels da dele af indholdet er forældede, dels da aftalen på visse områder stiller medarbejderne dårligere end selve cirkulæret. Tanja Løvgren drøfter sagen med dekanen. 8.3 Fleksreglerne sammenskrivning

5 Der forelå et foreløbigt udkast til sammenskrivning af fleksreglerne, som SU havde efterlyst. I den forbindelse blev der nedsat en arbejdsgruppe bestående af institutsekretærerne, der skal komme med yderligere forslag til, hvordan de redigerede regler kan sammenskrives mest hensigtsmæssigt. 8a. Evaluering af årets arbejde SU var generelt tilfreds med SU s arbejde med at revidere sammensætningen af SU og årshjulet. SU forventer en tættere og mere fortrolig dialog fremover. SU er opmærksom på, at det nu med det færre antal medlemmer er endnu vigtigere at sikre, at arbejdet i SU bliver kommunikeret ud til institutterne og fakultetssekretariatet. 9. Evt. og forslag til punkter til næste møde Vedr. julefrokoster: Marianne Holmer foreslog, at alle medarbejdere på fakultetet fra næste år inviteres til et fælles arrangement med et liveband om aftenen efter de lokale julefrokoster på institutterne og fakultetssekretariatet. Der var enighed om, at sommerfesten skal bevares, selvom man evt. igen samles efter julefrokosterne. Mødet sluttede kl Marianne Holmer Inger Rose Hansen