Brugervejledning til mammascreening fase 2

Transkript

1 Brugervejledning til mammascreening fase 2

2 Forord: Formålet med denne vejledning er at give vejledning i anvendelse af systemerne RIS, PAS og Booking i forbindelse med håndtering af mammascreeninger i Aalborg, Thisted og Hjørring. Den nyeste version - Fase 2 i mammascreening - bringer en hel del automatik med sig, hvilket kræver større opmærksomhed fra brugernes side end ved fase 1, idet oprydning i fejlregistreringer hi situationer enten ikke er mulig, eller besværliggjort. Registreringen i PAS, dvs. ambulant indskrivning/henvisning, procedureregistrering, udskrivelse og diagnose- og færdigregistrering sker automatisk når screeningen er færdigbeskrevet/scoret i RIS. Endvidere oprettes automatisk en ny henvisning til videre udredning når scoringen indikerer dette. Henvisningen til videre udredning sendes til den almindelige røntgenafdeling m.h.p. klinisk mammografi og evt. ultralyd. Elektronisk udgave af denne vejledning findes på Region Nordjyllands hjemmeside ( BED2E9380F07/0/Vejledningtilmammascreeningfase2.pdf). 2

3 Brugervejledning til mammascreening fase 2 Booking/PAS:...4 RIS:...4 Login:...4 Reception:...6 Undersøgelse:...7 Beskrivelse:...9 PAS:...11 Ambulant indskrivning (AM,INS)...11 Procedureregistrering (AM,PRO)...12 Udskrivning (AM,UDA)...14 Diagnose og færdigregistrering (AM,DIA)...14 Booking:...16 Brevudskrivning til borger ved normalt screeningsresultat. (Fase 2 febr.2008):16 Fejludredning:...18 En mammascreeningshenvisning er fejlagtigt blevet markeret som mødt:...18 En mammascreeningshenvisning er fejlagtigt blevet markeret som færdig:

4 Booking/PAS: Specielt program i bookingsystemet anvendes til at udvælge kvinder i aldersgruppen år til screening via CPR-registeret. Indkaldelse/booking af kvinderne foregår automatisk via bookingsystemet, ligesom aflysninger, ombookinger og udblivelser håndteres herfra. Der henvises til separat vejledning for håndtering af bookingsystemet ( I forbindelse med at kvinderne bookes til en tid oprettes der kontakter i PAS. Når beskrivelse er færdig i RIS og resultatet foreligger, sendes oplysninger fra RIS til PAS og afslutter kontakterne i PAS. Hvis resultatet er en normal screening sender PAS, via EDI en besked herom til egen læge. Endvidere sendes et brev til kvinden, via bookingsystemet. Vedr unormal undersøgelse sendes intet til praksis, men til gengæld henvises kvinden til videre udredning, klinisk mammografi. RIS: Login: For at logge ind i EasyViz klikkes der på EasyViz ikonet, hvorefter et vindue med logininformationer kommer frem. Brugernavn: I feltet Brugernavn indtastes den personlige 4-cifrede kode. Kodeord: I feltet Kodeord indtastes det personlige kodeord. Log ind på: For at logge ind i systemet, logges der på det sygehus som screeningsafsnittet tilhøre. Dette gøres ved at vælge sygehuset i drop-down menuen Log ind på. Herefter trykkes på Login. 4

5 Vælg afdeling og rum: Første gang EasyViz starter op, eller hvis den ønskede afdeling ikke er blevet gemt som standard, skal afdeling vælges. I drop-down menuen Afdeling vælges den afdeling eller det rum undersøgelsen skal foregå i. I feltet beskrivelse highlightes den afdeling eller det rum som undersøgelsen skal foregå i. For ikke at skulle vælge afdeling hver gang der logges på EasyViz fra samme computer, kan afdelingen vælges som standard ved at sætte et flueben ud for Gem som standard (for denne terminal). Herefter trykkes på OK. 5

6 Reception: I reception er det muligt for sekretærerne at møde patienterne af når de er ankommet til afdelingen. Patienternes status under reception vil enten være Ej mødt, Mødt eller I gang. Nederst i skærmbilledet for Reception er det muligt at vælge mellem forskellige profiler, alt efter hvilke henvisninger man ønsker at få vist. I forbindelse med mammascreening vælges Dagsoversigt under drop-down menuen profiler. For at møde en patient af trykkes der på patientens navn i oversigten, så det high-lightes, hvorefter der trykkes på knappen Patient mødt nederst på skærmbilledet. (genvejstaste Alt P kan også anvendes) Ved tryk på knappen Opdater kan det ses at patientens status ændres fra Ej mødt til Mødt. 6

7 Undersøgelse: Under undersøgelse vælges profilen Dagsoversigt, som det var tilfældet under receptionsvinduet. I undersøgelsesvinduet er det muligt at se mødestatus for de patienter der er planlagt screening på. Når undersøgelsen af en patient skal gå i gang, high-lightes patienten på listen og der trykkes på Undersøgelse, hvorefter henvisningen bliver åbnet. (eller dobbeltklik) 7

8 Henvisningen vil blive åbnet på fanen undersøgelse. Denne fane indeholder et spørgeskema, et billede af mamma og tilhørende ikoner samt et kommentarfelt til undersøgelsespersonalet. Det er vigtigt at alle spørgsmålene stilles, hvorfor spørgeskemaet ikke på forhånd er udfyldt. Udfyldelsen af spørgeskemaet kan gøres ved klik med musen, eller ved brug af tabulator samt j og n på keyboardet for hhv. Ja og Nej. Ved at trykke tabulator+shift er det muligt at gå tilbage i rækken af spørgsmål. Spørgsmålet der skal stilles er markeret med gult. På det tilhørende billede af mamma skal synlige kendetegn påsættes. Kendetegnene påsættes ved valg fra listen af ikoner under billedet. I tilfælde af forkert påsat ikon, kan ikonet fjernes igen ved brug af ikonet der ligner et viskelæder (placeret yderst til venstre i listen af ikoner). Når spørgeskema og billede er udfyldt og undersøgelsen færdig trykkes på Alt udført, hvorefter henvisningen lukkes ned. 8

9 Beskrivelse: Under beskrivelse er det muligt at score mammabillederne. For hurtigt at finde mammahenvisningerne vælges profilen Tilmeldte, Mamma i profilvælgeren. Under kolonnen Læsning fremgår hvor langt i beskrivelsen henvisningen er kommet. Desuden fremgår det fra oversigten hvem der har været første og anden beskriver. Afhængig af resultatet af to granskninger af en mammascreening, vil henvisningen enten afsluttes som normal, anormal eller blive lagt til 3. granskning. For at foretage 3. granskning er det meningen de to beskrivere skal sætte sig samme og blive enige om en endelig 3. scoring. Hvis man er enten 1. eller 2. gransker på en henvisning der skal til 3. granskning, vil der i kolonnen læsning fremgå hvem der skal udføres 3. granskning med. 9

10 For at øge overblikket i forbindelse med at se hvor langt en henvisning er kommet i beskrivelsen, er det muligt at få visning af kolonner der står til højre for skærmbilledet uden at skulle bruge scroll. Dette gøres ved at vælge en henvisning på listen og derefter trykke på pilen ud for sorteringsrækken over kolonnerne. Funktionen er ikke afhængig af mammascreening, men kan bruges på alle listerne i workflowet. Når en henvisning skal beskrives åbnes den enten ved dobbeltklik i arbejdslisten eller ved valg i arbejdsliste efterfulgt af tryk på Beskrivelse. Henvisningen åbnes på fanen beskrivelse. Beskrivelsesfanen vil foruden spørgeskema og det annoterede mammabillede, indeholder felter til indtastning af BIRADS-score for hhv. højre og venstre mamma, et felt til valg af mammavævstype, et felt til valg af yderligere udredningsbillede for hhv. venstre og højre bryst samt et kommentar felt. (scoring skal foretages for både højre og venstre, og A-D SKAL angives for at systemet accepterer) 10

11 Billedet for 1. og 2. gransker er det samme. Eneste forskel er teksten over BIRADS elementerne. Det er ikke muligt for 2. granskeren at se 1. granskers BIRADS-scoring. Granskning af mammascreeningen foregår efter BI-RADS scoren 0-6. Udfaldet af de to granskninger ses i tabellen, hvor A illustrerer et abnormt resultat, IA et ikke abnormt resultat og 3 en 3. granskning. Når scoringen af mammabillederne er foretaget trykkes Gem og luk, hvorefter henvisningen lukker ned. Ved en evt. 3. granskning vil begge BIRADS-scoringer være synlige. Når scoringen/beskrivelsen er færdig sender EasyViz resultatet af granskningen videre til PAS. PAS: Ambulant indskrivning (AM,INS) Når der bookes en tid til kvinden, oprettes automatisk en ambulant indskrivning med tilhørende HVF og diagnosen DZ108A. Ser således ud: 11

12 Henvisningen afsluttes med afsnittet for den ambulante kontakt og AA Oplysninger/registreringer overføres fra RIS til PAS, når undersøgelsen er beskrevet i RIS. Procedureregistrering (AM,PRO) Der oprettes automatisk procedure- og tillægskoder som nedenstående afhængig af, om undersøgelsen er normal eller anormal: Besøgsart: 10. Procedurekode: Tillægskode: Tillægskode: UXRC45: mammografi,screening. ZPRN01N: normal undersøgelse. ZPRN00N: anormal undersøgelse. XZJA: ja til samtykke til egen læge. XZNEJ: nej til samtykke til egen læge. 12

13 Der oprettes automatisk et notat for hhv. normalt/anormalt resultat. Normalt resultat: Anormalt resultat: 13

14 Udskrivning (AM,UDA) Der oprettes automatisk en udskrivning. Normal undersøgelse skal afslutte UDA som ovenstående. Ikke normal undersøgelse skal afsluttes til udredende røntgenafsnit. VF Udredende afsnit: Aalborg og Thisted: Hjørring: Diagnose og færdigregistrering (AM,DIA) Der oprettes automatisk diagnose og færdigregistrering Diagnose: DZ108A: mammografiscreening af defineret befolkningsgruppe. 14

15 Brev udskr.: : Dato for brevafsendelse, hvis det er en normal undersøgelse, og der er sagt ja til samtykke , hvis det er en unormal undersøgelse, eller der er sagt nej til samtykke. NORMALT RESULTAT Kontakten færdigregistreres, og der sendes standardbrev til egen læge via EDI, hvis ja til samtykke og det er en normal us. Der udskrives automatisk et brev til kvinden, via bookingsystemet, med det normale resultat. (se nedenfor) Brev til patienten udskrives manuelt fra Booking (se vejledning). 15

16 ANORMALT RESULTAT Kontakten færdigregistreres. Der sendes IKKE brev til egen læge eller til patienten. Når mammascreeningshenvisningen afsluttes til udredende sygehusafdeling, oprettes ny henvisning til denne afdeling. Henvisningen ligger i henvisningspostkassen (HE,IND) på den modtagende sygehusafdeling, og det er aftalt at sekretærerne i Aalborg og Hjørring selv visiterer henvisningen og booker en tid i udredende rtg.afd. Henvisninger der ligger i henvisningspostkassen, som er sendt fra Screeningsafsnittene figurerer med markeringen SRC. Booking: I fase 2 mammascreening laves en automatik, der via besked fra PAS/booking, afsender et brev til kvinden med resultat af sceeningen. Dette sker kun når der er tale om en normal undersøgelse. Brevudskrivning til borger ved normalt screeningsresultat. (Fase 2 febr.2008): Nedenfor ses billedet der anvendes i bookingsystemet under menupunktet Mammascreening. Alle der har adgang til dette kan også sætte en udskrivning af breve i gang. Det kan sættes op til enten at køre automatisk 1 gang i døgnet eller det kan manuelt betjenes, så der skrives ud når det ønskes. Dvs. de undersøgelser der i RIS er blevet scoret som normale undersøgelser ligger der breve og venter på at blive skrevet ud, hvis man vælger den manuelle metode, ellers udskrives på angivne tidspunkter for udskrift. Mammascreening brevudskrivning: 16

17 Felt beskrivelse: Afd.: Kode for screeningsafsnit der ønsker at skrive ud. Feltet må ikke udfyldes med * Brev: Brevnummer som screeningsafsnittet har oprettet i bookingsystemet og Tilknyttet afs. Printer: Feltet vil altid være blankt, er beregnet til at angive printer hvis alle pc. skal skrive ud til samme printer. Brevet kan kun skrives ud til standardprinter for PC en, Hvis ikke det ønskes kræver det en ændringer i bookingsystemet. Udskrivning foretages hver: Her kan angives: XT=timer, XD=dage, SX=sekunder, XM=Måneder, XY=år. Eks. 1D= 1 gang om dagen Kun mellem: her angives klokkeslæt udskrift ønskes foretaget. Behand: skal være aktiveret hele tiden hvis automatikken anvendes. Ved her og nu udskrivning skal kun afd.navn og brevnr. være angivet og Behand. Stop efter færdigudskrivning. 17

18 Fejludredning: Formålet med dette afsnit er at beskrive de oftest opstående problemer i forbindelse med mammascreening samt løsningerne på disse. Med EasyViz SP2 bliver mammascreeningen mere automatisk end vi er vant til fra tidligere versioner. Dette medfører at der automatisk bliver oprettet og afsluttet kontakter i PAS. Endvidere oprettes en ny henvisning hvis scoring af resultatet nødvendiggør yderligere udredning. Bagsiden af denne automatik er dog at gennemført beskrivelse af en forkert patient udvikler sig til en større fejludredning En mammascreeningshenvisning er fejlagtigt blevet markeret som mødt: Det kan hænde at man ved en fejl kommer til at markere den forkerte patient som mødt. Heldigvis er det nemt at ændre en patient fra mødt til ej mødt. Under arbejdslisten for reception trykkes på knappen Reception, der er placeret ved siden af knappen Patient mødt. Herved åbnes et vindue, hvorpå der er mulighed for at redigere besøget. Som det ses af ovenstående billede er der en markering ud for Mødt samt tidspunktet for hvornår markeringen er foretaget. For at ændre patientens status fra mødt til ej mødt sættes markering ud for Planlagt, hvilket fjerner tidspunkt og markering ud for mødt. Hernæst trykkes på Gem og luk. Ved at trykke op opdater vil patientens status ændre sig fra mødt til Ej mødt. En mammascreeningshenvisning er fejlagtigt blevet markeret som færdig: Hvis undersøgelsen ved et uheld markeres som udført inden der er taget billeder af patienten er der stadig mulighed for at kunne gennemføre en korrekt screening af patienten. En løsning er efterfølgende at vedhæfte billederne ved brug af Tiani. For at kunne vedhæfte billederne i Tiani noteres hvilke billeder der er tale om og hvilken henvisning billederne tilhører. På de fleste afdelinger findes superbrugere, der er bekendte med Tiani og hvordan man vedhæfter billeder til en henvisning. Hvis det ikke er muligt at finde en superbruger kan der tages kontakt til IT-afdelingen på Alternativt kan tages kontakt til IT-afdelingen på

19 Den forkerte patient er blevet undersøgt: Hvis undersøgelsen er blevet gennemført med den forkerte patient er der stadig muligheder for at rette op på henvisningen, men det kræver en større fejludredning. Derfor anbefales det at tage kontakt til IT-afdelingen på Ændringer af spørgeskema eller kommentarfelt efter endt undersøgelse: Der kan opstå situationer hvor der er behov for at ændre i spørgeskema eller lave tilføjelser i kommentarfeltet efter endt undersøgelse. Dette gøres ved at vælge profilen Udført i dag under undersøgelse. Fra denne liste åbnes den færdige undersøgelse enten ved dobbeltklik eller ved tryk på Undersøgelse. Henvisningen åbnes herefter på spørgeskemaet hvor det er muligt at lave tilføjelser eller ændringer. 19