UDBUDSBETINGELSER. I forbindelse med begrænset udbud af rammeaftale om håndværkerydelser til Udenrigsministeriet

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER I forbindelse med begrænset udbud af rammeaftale om håndværkerydelser til Udenrigsministeriet

2 1 Indledning Nærværende EU-udbud vedrører anskaffelse af håndværkerydelser til Udenrigsministeriet (UM). Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til proceduren i LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven). Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse 2016/S 2016/S , der kan findes på Udbuddet er opdelt i følgende 2 faser: 1. Betingelser for prækvalifikationsfasen jf. punkt Betingelser for tilbudsfasen jf. afsnit Potentiel ansøger er i Prækvalifikationsfasen i punkt 6-9 benævnt ansøger. Prækvalificeret ansøger er i Tilbudsfasen i punkt benævnt tilbudsgiver. Opmærksomheden henledes på, at nærværende dokument både indeholder vilkårene for at søge om prækvalifikation og vilkårene for efterfølgende at afgive tilbud. Det vil udelukkende være de prækvalificerede virksomheder, der vil have mulighed for at afgive tilbud. 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Udenrigsministeriet Asiatisk Plads København K CVR-nr.: Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Att.: Bjarne Skalts chrlin@umgate.dk 3 Udbudsbetingelser 3.1 Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Det samlede materiale i prækvalifikationsfasen består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Prækvalifikationsbilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Prækvalifikationsbilag 2 Erklæring vedr. underleverandørers ressourcer Prækvalifikationsbilag 3 Konsortieeklæring Udbudsbetingelser Side 2 af 20

3 Prækvalifikationsbilag 4 Aktindsigt Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Tillbudsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Det samlede materiale i tilbudsfasen består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale Rammeaftalebilag A Kravspecifikation Rammeaftalebilag B Prisskema Rammeaftalebilag C AB92 med UM s tilføjelser og afvigelser Bilag 2 Oversigt over typiske arbejder Bilag 3 Bygningsoversigt Bilag 4 Arbejdsklausuler og CSR Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Udbuddets omfang og UM s miljø 4.1 Kort beskrivelse af udbuddet Idet Ordregiver udfører løbende vedligeholdelse på anlæg og bygninger, og UM agter, at indgå rammeaftaler for drift- og bygningsvedligehold inden for 3 fagområder/delaftaler. Delaftale 1, El-arbejder Delaftale 2, VVS-arbejder og blikkenslagerarbejder Delaftale 3, Tømrer- og snedkerarbejder Opgaverne er mangeartede, men omfatter primært drifts- og vedligeholdelsesopgaver. Ordregivers miljø forstås som et miljø med mange brugere, hvor der skal tages særlige hensyn til bygningens fortsatte daglige drift og anvendelse, herunder den daglige administration og de hensyn der naturligt skal tages i en bygning, hvori medarbejdernes roller og ansvarsområder er betydelige. Opgaverne vedrører indvendige drifts- og vedligeholdelsesopgaver. Al udvendigt vedligeholdelsesarbejde varetages af udlejer (Bygningsstyrelsen) og er ikke en del af nærværende udbud. Udvendige arbejder omfatter også installationer i kælder. Udbudsbetingelser Side 3 af 20

4 4.2 Om UM s miljø og de udbudte opgaver UM lejer det samlede bygningskompleks på Asiatisk Plads 2 af Bygningsstyrelsen. Bygningskomplekset omfatter det nyere karakteristiske kontorhus på Asiatisk Plads 2, Pendanten og Eigtveds Pakhus. Bygningskomplekset er på ca m2 fordelt på etager og ca m2 kælderarealer. Komplekset består af de i Bilag 3 Bygningsoversigt viste bygninger. Bygningsstyrelsen varetager som udlejer alle opgaver i forbindelse med bygningernes basisinstallationer, og som udlejer er Bygningsstyrelsen ansvarlig for basisinstallationernes fulde funktionalitet. UM varetager som bruger og lejer af det samlede bygningskompleks alle de opgaver, der normalt påhviler en lejer. UMs varetager den daglige og overordnede koordination af opgaverne, herunder den formelle kontakt til Bygningsstyrelsen. Tilbudsgivers opgave omfatter indvendige arbejder, som påhviler UM at varetage. Tilbudsgiver skal også kunne udføre energi og ingeniørrelaterede rådgivningsopgaver i forbindelse med den løbende drift og eventuelle ombygninger. UM vil være foregangsbillede, når det omfatter energibesparende tiltag. Den årlige totale volumen på delaftalerne er estimeret til DKK 2,50 mio. kr. ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse. Delaftale Estimeret omsætning pr. år (DKK) Delaftale 1, El-arbejder Delaftale 2, VVS-arbejder og blikkenslagerarbejder Delaftale 3, Tømrer -og snedkerarbejder I Bilag 2 Oversigt over typiske arbejder er anført de opgaver, som Ordregiver forudser skal udføres på delaftalerne. De anførte arbejder er beskrevet med afsæt i ordregivers behov, og det må forventes, at øvrige opgaver som naturligt henhører under fagområdet også vil skulle udføres i rammeaftalens løbetid. I Bilag 3 Bygningsoversigt har ordregiver oplistet sine bygninger, hvor ansøgere skal påregne, at skulle udføre opgaver relateret til rammeaftalerne. Bygningsoversigten er på tidspunktet for udbuddets offentliggørelse, og det må således påregnes at oversigten kan ændre sig over tid enten i form af færre eller nye bygninger. Udbudsbetingelser Side 4 af 20

5 4.2.1 Rammeaftaleperiode og option Hver delaftale forudsættes indgået med 3 virksomheder for perioden til Ordregiver kan yderligere forlænge rammeaftalen i 12 måneder Tildelingskriterium De endelige delaftaler vil blive tildelt efter tildelingskriteriet pris. Det er alene de ansøgere, som Ordregiver opfordrer til at afgive tilbud, der vil få mulighed for at byde på opgaven. Se i øvrigt afsnit Opgaver der ikke er omfattet af udbuddet: Følgende opgaver er ikke omfattet af nærværende udbud: - Totalentrepriser/Hovedentrepriser - Anlæg, herunder fx varmeanlæg, sprinkleranlæg, brandalarmeringssystem (ABA), automatisk branddørslukningssystem (ABDL), varslingsanlæg og automatisk vinduesstyring - Serviceaftaler på f.eks. alarm, ventilation, elevatoreftersyn - IT-kabling- og installationer, højspænding og hovedtavler (gruppetavler er omfattet af udbuddet) - Panik- og nødbelysning, belysning af udearealer - Faldstammer, brønde og kloakker o.lign. - Nøddieselgeneratorer, vandkøling fra havnen - Bomme, speedgates, sluser og karruseller (sikkerhedsudstyr er ikke omfattet og leveres af UM) - Løbende vedligeholdelse af fedtudskillere og olieudskillere. Det bemærkes endvidere, at indgåelsen af rammeaftalen ikke udelukker Ordregivers brug af andre håndværkere i akutte tilfælde. Akutte tilfælde er i situationer, hvor Ordregiver skal foretage akut skadesbegrænsning. Dette kan eksempelvis være ved storm- og vandskade, hvor akut skadebegrænsende indsats er nødvendig. Det er Ordregiver der definerer, hvorvidt en konkret opgave er akut. Endvidere er følgende gældende: - I det omfang at garantibetingelserne i Ordregivers byggerier kræver at reparation og vedligehold fortsat udføres af den oprindelige leverandør, i en kontraktlig fastsat periode, er disse opgaver ikke omfattet af dette udbud Forsikring Prækvalificerede ansøgere der bliver tildelt en rammeaftale, er fra aftalestart forpligtet til at have etableret en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. 4.3 Anskaffelser på rammeaftalen Når Ordregiver anvender rammeaftalen, vil det ske efter en af følgende 2 fremgangsmåder: Udbudsbetingelser Side 5 af 20

6 4.3.1 Direkte tildeling: Opgaver på/under DKK (løn + materialer + materiel) For opgaver der, efter Ordregivers skøn, ikke beløbsmæssigt overstiger DKK ekskl. moms inkl. materialer og materiel, vil der blive foretaget en direkte tildeling af opgaven til virksomheden med den laveste timepris. Såfremt denne virksomhed ikke på grund af kapacitetsmæssige årsager kan udføre opgaven indenfor en, af Ordregiver, nærmere defineret tidsfrist, vil virksomheden med den næstlaveste timepris blive tildelt opgaven og så fremdeles. Ved direkte tildelinger skal Leverandøren afgive en samlet estimeret pris på opgaven. Den samlede estimerede opgavepris kan dog aldrig overstige DKK inkl. materialer og materiel. Der henvises dog til Bilag 1 - Rammeaftalens punkt 7 vedrørende prisskred Mini-udbud: Opgaver der overstiger DKK (løn + materialer + materiel) For opgaver der, efter Ordregivers skøn, beløbsmæssigt overstiger DKK ekskl. moms inkl. materialer og materiel, vil der blive gennemført et mini-udbud (fornyet konkurrenceudsættelse) blandt virksomhederne på den konkrete delaftale. Den enkelte opgave vil herefter blive tildelt den virksomhed, som afgiver den samlede laveste pris ekskl. moms for opgaven inkl. materialer + materiel, jf. nedenstående formel. Opgavepris = (Tilbudt timepris x forpligtende timeantal til opgavens udførsel) + materialeudgifter + materiel Ved et miniudbud vil Leverandørens samlede opgavepris blive anset for bindende. Der henvises dog til Bilag 1 - Rammeaftalens punkt 7 vedrørende prisskred Omfang af fakturering ved direkte tildeling: Servicebil: Udgifter til servicebil må ikke faktureres særskilt. Timer: Der kan kun faktureres for effektive arbejdstimer forbrugt på arbejdsstedet. Der betales således ikke for transporttid til og fra arbejdsstedet. I de tilfælde hvor opgavens karakter ikke gør det muligt at udføre opgaven på arbejdsstedet accepteres det, at arbejdet udføres på eget værksted eller andetsteds, såfremt dette sker efter forudgående aftale med Ordregiver. Materialer: For anvendte materialer gælder det, at der udelukkende må faktureres for kostprisen uden tillæg. Kostpris skal forstås som underleverandørs pris der fremgår specifikt af underleverandørens faktura. Der må kun faktureres for kørsel efter materialer, såfremt dette sker efter forudgående aftale med Ordregiver. Materiel: Hvis opgavens karakter nødvendiggør brugen af materiel (her forstås: lifte, stilladser og entreprenørmaskiner) og dette udgør en dokumenterbar ekstra udgift, kan denne udgift anføres på fakturaen efter forudgående accept fra Ordregiver. Materiel afregnes efter Udbudsbetingelser Side 6 af 20

7 dokumenteret faktura fra officiel materieludlejer/maskinudlejer. For eget materiel kan der tilsvarende afregnes en udgift svarende til prisen fra officiel materieludlejer/maskinudlejer. Transport af materiel kan faktureres, både i forhold til eget materiel og ved leje hos officiel materieludlejer/maskinudlejer, såfremt dette sker efter forudgående aftale med Ordregiver Omfang af fakturering ved miniudbud Leverandøren kan fakturere Ordregiver for den samlede tilbudte opgavepris alt inklusiv Generelt for alle opgaver Prisskred som følge af uforudsete forhold, der er uden for tilbudsgivers kontrol, dvs. forhold der ikke kan tilskrives tilbudsgiver eller som ingen af parterne ud fra god faglig skik (bonus pater fagmand) måtte have forudset, er berettiget grundlag for ændring af det samlede honorar efter nærmere aftale. Tilbudsgiver skal til enhver tid være behjælpelig med at fremkomme med forslag til at arbejdet udføres bedst og billigst i situationen. Ved et miniudbud vil en tilbudsgivers tilbud blive anset for bindende Annullation af miniudbud Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere et miniudbud, såfremt årsagen er saglig, herunder eksempelvis, at de indkomne priser overstiger det forventede prismæssige niveau. 5 Kravspecifikation De generelle krav til opgaveudførslen fremgår af Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. Udbudsbetingelser Side 7 af 20

8 Prækvalifikatio ns-fase Tilbudsfase for prækvalificerede virksomheder Udenrigsministeriet 6 Proces - Betingelser for prækvalifikationsfasen 6.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan. I tidsplanen nedenfor er de relevante aktiviteter for prækvalifikationsfasen i cellerne med hvid baggrund, og aktiviteter med relevans for tilbudsfasen har en grå baggrund. Aktivitet Tidspunkt Fase Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED Tidsfrist for at indsende spørgsmål i prækvalifikationsfasen , kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Ansøgningsfrist , kl Fremsendelse af underretning angående prækvalifikation Tidsfrist for at indsende spørgsmål i tilbudsfasen , kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Tilbudsfrist , kl Offentlig tilbudsåbning , kl Verificering af oplysninger i Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Forventet udsendelse af underretning og standstill-periode Forventet rammeaftaleindgåelse Kontrakten træder i kraft (første leveringsdag) Uge 4 Uge Medio februar 2017 Ultimo februar / primo marts Ansøgning om prækvalifikation 7.1 Spørgsmål i prækvalifikationsfasen Ansøgere opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål. Alle henvendelser og spørgsmål bedes stillet skriftligt og skal rettes pr. til chrlin@umgate.dk, med emnet: "Spørgsmål Begrænset EU-udbud af håndværkerydelser for UM senest den kl Udbudsbetingelser Side 8 af 20

9 Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. Det skal bemærkes, at der også er mulighed for at stille spørgsmål til tilbudsfasen, jf. pkt nedenfor. Ordregiver opfordrer i denne forbindelse til at spørgsmål i prækvalifikationsfasen er med relevans for ansøgningsforhold, men at Ordregiver naturligvis ikke vil afvise, at besvare eventuelle spørgsmål, der stilles til tilbudsfasen forinden denne fase påbegyndes. 7.2 Ansøgningens indhold 7.3 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt ansøgningen. Ansøger skal anvende Prækvalifikationsbilag 1 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Ordregiver gør opmærksom på, at Prækvalifikationsbilag 1 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde XML-filen i bilaget. 1) Download XML-filen i Prækvalifikationsbilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden (se illustration nedenfor) Udbudsbetingelser Side 9 af 20

10 3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen Eksporter og den udfyldte XML-fil vedlægges ansøgningen 5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen Udskriv, hvorefter der anvendes genvejstasten Ctrl + P på computerens tastatur eller udskriftsfunktionen i browserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XMLfil ansøgningen For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på A. Oplysninger om ansøger: Nr. Vedrører Udfyldes i ESPD i afsnit: 1 Oplysninger om den økonomiske aktør (ansøger), herunder Del ll, punkt A oplysninger om hvilke delaftaler der ansøges om prækvalifikation på. 2 Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter (ansøger). Del ll, punkt B 3 Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet Del II, punkt C 4 Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på 5 Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør (ansøger) ikke er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens Oplysninger om, hvorvidt ansøger eller tilbudsgiver ikke er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens Oplysninger om, hvorvidt ansøger eller tilbudsgiver ikke er omfattet af en af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1 og nr. 2. B. Økonomisk og finansiel formåen: Del II, punkt D Del lll, punkt A - B Del lll, punkt C Del lll, punkt C Nr. Vedrører Udfyldes i ESPD i afsnit: 1 Ansøgers samlede omsætning for de seneste tre (3) regnskabsår. Det er et mindstekrav, at ansøger, som minimum har en samlet årlig omsætning, i seneste regnskabsår, på følgende beløb: Delaftale 1: DKK. 3,0 mio. Delaftale 2: DKK. 1,0 mio. Delaftale 3: DKK. 1,0 mio. Del IV, punkt B, samlet årsomsætning Udbudsbetingelser Side 10 af 20

11 2 Ansøgers egenkapital for de seneste tre (3) regnskabsår. Det er et mindstekrav, at ansøger, har haft en positiv egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Del IV, punkt B, øvrige økonomiske og finansielle krav C. Teknisk og/eller faglig formåen: Nr. Vedrører Udfyldes i ESPD i afsnit: 1 Referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste fem (5) år. På denne liste bedes anført: Del IV, punkt C 1) En beskrivelse af opgaven 2) Beløb / opgavens værdi 3) Datoer for udførsel af opgaven 4) Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne 2 Årlige gennemsnitlige antal beskæftigede medarbejdere og ledende medarbejdere gennem de sidste 3 år. Del IV, punkt C Ordregiver fastsætter krav om, at ansøger besidder de nødvendige menneskelige ressourcer til at gennemføre den udbudte kontrakt. Det er et minimumskrav, at ansøger på tidspunktet for ansøgningsfristen har ansat følgende antal faglærte svende (evt. inklusive faglært mester) på den pågældende delaftale, hvorpå der ansøges om prækvalifikation. Delaftale 1: 5 Delaftale 2: 2 Delaftale 3: 2 Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode ansøgeren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, jf. udbudslovens 159, stk. 5. Anmodningen må ikke føre til, at ansøgeren fremsætter en ny ansøgning. Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. Udbudsbetingelser Side 11 af 20

12 7.4 Konsortier og underleverandører Konsortier Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) bedes ansøger angive dette i ESPD del ll, punkt A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Endvidere bedes ansøger (konsortium) udfylde og vedlægge Prækvalifikationsbilag 3 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave Underleverandører Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) tekniske og/eller faglige formåen. Ansøger bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Såfremt ansøger baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som ansøgeren baserer sig på. Endvidere bedes ansøgeren vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i prækvalifikationsbilag 2). 7.5 Autorisation (gældende for delaftale 1 og delaftale 2) Prækvalificerede tilbudsgivere, der bliver tildelt en rammeaftale på delaftale 1 og delaftale 2 skal fra rammeaftalestart have opnået virksomhedsautorisation. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. For oplysninger omkring autorisation henvises der til Sikkerhedsstyrelsens hjemmeside under 8 Udvælgelse af ansøgere Ordregiver udvælger på et objektivt og sagligt grundlag maksimalt 7 ansøgere pr. delaftale, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages minimum 7 konditionsmæssige ansøgninger. Ordregiver vil udvælge de ansøgere, der samlet set skønnes bedst egnet i forhold til den udbudte opgave vurderet på baggrund af de adspurgte informationer i afsnit 7.3 pkt. C (referencer), hvor der i væsentlig grad vil blive lagt vægt på de oplyste referencer. Ordregiver vil i vurderingen lægge positivt vægt på, at de oplyste referencer i videst mulige omfang opfylder følgende forhold: Referencerne angår drifts- og vedligeholdelsesopgaver Udbudsbetingelser Side 12 af 20

13 Referencerne er udført i et miljø, der er sammenligneligt med Ordregivers miljø. Ordregivers miljø er beskrevet i afsnit 4. Referencerne afspejler en fagmæssig bredde i opgaveløsningen på den respektive delaftale Referencerne angår løbende arbejder / længerevarende samarbejder Størrelserne på de enkelte referencer modsvarer de forventede opgavestørrelser under delaftalen Bemærk, såfremt der oplyses referencer, der er mere end 5 år gamle fra datoen for ansøgningsfristens udløb, vil der i evalueringen blive set bort fra disse referencer. 8.1 Sikkerhedsgodkendelse Ordregiver stiller strenge krav til sin sikkerhed. Derfor skal alle Leverandører stille med nødvendigt beredskab af sikkerhedsgodkendt personale således at Leverandøren kan sikre drift, samarbejde og leveringssikkerhed for UM i hele kontraktperioden. Det fremgår af kravspecifikationens pkt. 2.27, hvordan ansøger skal foranledige at indhente sikkerhedsgodkendelser på relevant personale. 9 Ansøgnings- og formkrav 9.1 Ansøgning Ansøgningen bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation på EU-udbud af håndværkerydelser for Udenrigsministeriet. Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den , kl på følgende adresse: Udenrigsministeriet Asiatisk Plads København K Att.: Bjarne Skalts Åbningstid: (fredag 14.30) Bemærk, at ansøgninger afleveres ved vareindleveringen, hvor det er muligt at få udstedt kvittering for afleveret ansøgning. Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. Udbudsbetingelser Side 13 af 20

14 9.2 Indhentelse af supplerende oplysninger Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode ansøgeren om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 159, stk Sprog Ansøgningen skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers regning. 9.4 Ejendomsret Ansøgningsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgningsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen. 9.5 Åbning af indkomne ansøgninger Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne. 9.6 Delaftaler Der kan ansøges om prækvalifikation på en eller flere delaftaler. Der kan dog maksimalt fremsendes 1 ansøgning pr. delaftale pr. ansøger eller konsortium. Ansøger bedes i ESPD del ll angive, hvilken delaftale der ansøges om prækvalifikation på Underretning Alle ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen. Udbudsbetingelser Side 14 af 20

15 Prækvalifikationsfase Tilbudsfase for prækvalificerede virksomheder Udenrigsministeriet 10 Proces - Betingelser for tilbudsfasen 10.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan. I tidsplanen nedenfor er de relevante aktiviteter for tilbudsfasen i cellerne med hvid baggrund, og aktiviteter med relevans for prækvalifikationsfasen har en grå baggrund. Aktivitet Tidspunkt Fase Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED Tidsfrist for at indsende spørgsmål i prækvalifikationsfasen , kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Ansøgningsfrist , kl Fremsendelse af underretning angående prækvalifikation Tidsfrist for at indsende spørgsmål i tilbudsfasen , kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Tilbudsfrist , kl Offentlig tilbudsåbning , kl Verificering af oplysninger i Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Forventet udsendelse af underretning og standstill-periode Uge 4 Uge Medio februar 2017 Forventet rammeaftaleindgåelse Ultimo februar / primo Kontrakten træder i kraft (første leveringsdag) marts Tilbudsfase De virksomheder som Ordregiver har prækvalificeret jf. afsnit 8, har mulighed for at afgive tilbud i henhold til betingelserne i tilbudsfasen Spørgsmål i tilbudsfasen Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål. Udbudsbetingelser Side 15 af 20

16 Alle henvendelser og spørgsmål bedes stillet skriftligt og skal rettes pr. til med emnet: "Spørgsmål Begrænset EU-udbud af håndværkerydelser for Udenrigsministeriet senest den , kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 11 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftale Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet Pris, hvor der udelukkende vurderes på de afgivne timepriser. Tilbudsgiver skal afgive sin timepris på Rammeaftalebilag B Tilbudsskema. Såfremt en virksomhed er blevet prækvalificeret til at kunne afgive tilbud på flere delaftaler, kan der afgives differentierede timepriser for de pågældende delaftaler. Timeprisen skal afgives i DKK ekskl. moms og skal være timeprisen der er gældende for direkte tildeling jf. pkt Dvs. ekskl. materialeudgifter (til kostpris), men inkl. alle øvrige udgifter, herunder servicebil, kørsel og afgifter. Der ydes ikke tillæg for arbejde indenfor tidsrummet Timeprisen afgives i hele kroner. Såfremt der ikke afgives en pris i hele kroner, vil Ordregiver automatisk oprunde til nærmeste hele antal kroner. Tilbudsgiverne vil herefter blive rangordnet på delaftalerne ud fra den tilbudte timepris. På direkte tildelinger vil rangordenen få betydning for hvilken leverandør der først får tilbudt at løse den pågældende opgave. Såfremt flere tilbudsgivere afgiver den samme timepris, vil rangordningen af tilbudsgivere ske på baggrund af en lodtrækning mellem de berørte tilbudsgivere, jf. Klagenævnet for Udbuds praksis. Udbudsbetingelser Side 16 af 20

17 12 Tilbuds- og formkrav 12.1 Tilbuddets indhold Tilbudsgiveren skal udfylde følgende dokumenter i forbindelse med tilbudsafgivelsen: Rammeaftalebilag B Tilbudsskema 12.2 Aflevering af tilbud Tilbuddet, indeholdende et udfyldt Rammeaftalebilag B Tilbudsskema, bedes mærket med følgende: "Tilbud EU-udbud af håndværkerydelser for UM og Må ikke poståbnes Angivelse af, hvilken delaftale, der bydes ind på. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d , kl på følgende adresse: Udenrigsministeriet Asiatisk Plads København K Att.: Bjarne Skalts Bemærk, at tilbud afleveres ved vareindleveringen, hvor det er muligt at få udstedt kvittering for afleveret tilbud. Tilbuddet skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ovenstående tilbudsfrist gælder uanset om tilbudsgiver møder fysisk op til tilbudsåbningen eller ej. Det indskærpes således, at tilbudsgiver IKKE kan aflevere sit tilbud i forbindelse med tilbudsåbningen, men tilbuddet skal være indleveret til Ordregiver forinden ovennævnte tidsfrist Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Udbudsbetingelser Side 17 af 20

18 Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 151, stk Verificering af oplysninger i ESPD Tilbudsgiver skal på Ordregivers opfordring og før underretning om tildeling af rammeaftalen fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger som blev afgivet i Bilag 1 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med ansøgningen om prækvalifikation. I henhold til udbudslovens 135, stk. 2 skal Ordregiver udelukke en tilbudsgiver, når en person, der er dømt ved endelig dom eller vedtaget bødeforlæg for de handlinger, som er nævnt i udbudslovens 135, stk. 1, er medlem af tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Ordregiver skal ligeledes udelukke en tilbudsgiver, hvis den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Dokumentationen fremlægges i form af en serviceattest hvis tilbudsgiver er fra Danmark. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten. For oplysninger om hvordan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmesiden: Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af serviceattesten er modtaget. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens 151, stk Indhentelse af supplerende oplysninger Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 159, stk Underretning om resultat af evaluering og standstill Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens 129. Udbudsbetingelser Side 18 af 20

19 12.7 Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet Tilbud baseret på andre økonomiske aktørers formåen Hvis tilbudsgiver har baseret sit tilbud på baggrund af andre aktørers økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen, kan disse økonomiske aktører ikke udskiftes i rammeaftaleperioden uden Ordregivers forudgående godkendelse, og de skal forestå de opgaveløsninger, som de påtager sig Delaftaler Der kan kun afgives tilbud på de delaftaler, hvor den pågældende tilbudsgiver er blevet prækvalificeret Underleverandører I henhold til udbudslovens 144 stk. 8 kan Ordregiver kræve, at centrale opgaver udføres direkte af den vindende tilbudsgiver selv eller af en specifik deltager i en sammenslutning, hvis et tilbud indgives af en sammenslutning af ansøgere eller tilbudsgivere Alternative tilbud og sideordnede tilbud Der kan ikke afgives alternative eller sideordnede bud Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt årsagen ikke følger et usagligt formål Udbudsbetingelser Side 19 af 20

20 Tilbudsgivers forbehold Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til ikke at tage for forbehold for/henvise til standardbetingelser eller brancheforbehold, da dette kan medføre afvisning af tilbuddet. Eventuelle forbehold til skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold og kan medføre afvisning af tilbuddet. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Udbudsbetingelser Side 20 af 20