Prækvalifikations- og tilbudsbetingelser

Transkript

1 Prækvalifikations- og tilbudsbetingelser Begrænset EU-udbud af løbende levering af konsulentydelser til SharePoint og O365 (med primært fokus på SPO) Dato 6. januar 2017 Sagsbehandler Per Krogsgaard Mail Telefon Dokument 16/16552 Side 1/21 Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk SE EAN

2 Indhold 1 Generelt vedr. udbudsprocessen Indledning Ordregiver Materialet Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Tilbudsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Beskrivelse af udbuddet Vejledende tidsplan Formkrav til ansøgning og tilbud Sprog Ejendomsret Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Prækvalifikationsbetingelser Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Konsortier og underleverandører Konsortier Underleverandører Forsikring Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Ansøgningsfrist Underretning Tilbudsbetingelser Verificering af oplysninger i ESPD Verifikation af ESPD ets Del III Udelukkelsesgrunde Spørgsmål til udbuddet Tilbuds- og formkrav Vedståelsesfrist Alternative tilbud Sideordnede tilbud Forbehold Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Vurdering af under- og delkriterier Tildelingskriterium

3 Tildeling af Rammeaftale Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Beskrivelse af karakterskala for evaluering af kvalitative underkriterier Underretning og standstill-periode Rammeaftaleindgåelse

4 1 Generelt vedr. udbudsprocessen 1.1 Indledning Nærværende udbud vedrører levering af konsulentydelser til udvikling af SharePoint og O365 til Vejdirektoratet og Banedanmark. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen deltager herudover som option, dvs. at de kan tiltræde aftalen på et senere tidspunkt. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til proceduren i LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven). Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S , der kan findes på Opmærksomheden henledes på, at nærværende dokument både indeholder vilkårene for at søge om prækvalifikation (prækvalifikationsbetingelserne i afsnit 2) og vilkårene for efterfølgende at afgive tilbud (tilbudsbetingelserne i afsnit 3). Det vil udelukkende være de prækvalificerede virksomheder, der vil have mulighed for at afgive tilbud. 1.2 Ordregiver Ordregiver består af hhv. Vejdirektoratet og Banedanmark, mens Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen deltager som option. Alle tre institutioner hører ressortmæssigt ind under Transport-, Bygnings- og Boligministeriet, og fællesudbuddet indgår som led i et koncernfælles samarbejde. Vejdirektoratet, Banedanmark og Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen deltager som selvstændige juridiske enheder i udbuddet og vil derfor indgå selvstændige enslydende Rammeaftaler efter udbuddets afslutning. De ordregivende myndigheder er: Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K CVR: Banedanmark Amerika Plads København Ø CVR: Option: Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Edvard Thomsens vej København S CVR:

5 Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Vejdirektoratet Att.: Per Krogsgaard De ordgivende myndigheder indgår efter endt udbud separate Rammeaftaler med den valgte Leverandør og indtræder herefter som selvstændige aftaleparter i samarbejdsforholdet. 1.3 Materialet Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Det samlede materiale i prækvalifikationsfasen består af følgende dokumenter: Nærværende Prækvalifikations- og tilbudsbetingelser, afsnit 2. Prækvalifikationsbilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Prækvalifikationsbilag 2 Underleverandørerklæring Prækvalifikationsbilag 3 Konsortieerklæring Prækvalifikationsbilag 4 Aktindsigt Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget Tilbudsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Det samlede materiale i tilbudsfasen består af følgende dokumenter: Nærværende Prækvalifikations- og tilbudsbetingelser, afsnit 3. Bilag 1 Rammeaftale Rammeaftalebilag A CV ere og kompetencer Rammeaftalebilag B Tilbudsbesvarelse Rammeaftalebilag C Tilbudsskema Rammeaftalebilag D Databehandleraftale Rammeaftalebilag E Fortrolighedserklæring til konsulenter Rammeaftalebilag F Aktindsigt Bilag 2 It-infrastruktur og kravspecifikation Bilag 3 Rekvisition Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 1.4 Beskrivelse af udbuddet Ordregiver udbyder hermed Rammeaftale på behov for løbende konsulentbistand inden for konsulentydelser til SharePoint og O365 (med primært fokus på SPO). For nærmere beskrivelse af Ordregivers it-infrastruktur og kravspecifikation henvises til bilag 2. Ordregiver har behov for flere typer IT-konsulenter (herefter konsulenter ), som beskrevet nedenfor, jf. Bilag 2 It-infrastruktur og Kravspecifikation. 5

6 Team Rolle Beskrivelse Fast tilknyttet konsulent SCRUM-team Reference-team 1 konsulent der kommer on-site 1 eller flere gange om ugen. Typiske opgaver: Mindre udviklingsopgaver Fejlrettelser Yde Third level support Udviklingskonsulent Rådgivning om tekniske løsninger Klargøre deployment pakker i TFS Bistå med udviklertest af PBI er Teknisk redegørelse for større driftsstop eller andre alvorlige sikkerhedshændelser SCRUM Master Scrummaster/teknisk projektleder/solution Provider 2 SharePoint udviklere SharePoint 2010/2016 eller SPO 2 UI konsulenter Udvikling af brugergrænseflader Op til 4 specialister og andre IT-konsulenter F.eks. Løsningsarkitekt til ny SP2016/SPO platform, eller til specifikke teknologier f.eks. TMG/UAG eller tilsvarende firewall/caching teknologier. Ordregiver har opgjort sit forventede behov i Rammeaftalens løbetid til: For Vejdirektoratet dkk. 1,5 mio. pr. år For Banedanmark dkk pr. år For Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen (option) dkk pr. år Rammeaftalen er gældende fra den og har en varighedsperiode på 2 år indtil til Herudover har Kunden mulighed for at forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Ovenstående behov er opgjort på baggrund af historisk forbrug og forventninger til fremtidig behov, men er uforpligtende for Ordregiver i forhold til fremtidig realiseret omsætning på Rammeaftalen. 1.5 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Fase Udbudsbekendtgørelse Fredag den 6. januar 2017 Tidsfrist for at indsende Fredag den 27. januar 2017, kl. 12:00 spørgsmål til prækvalifikation Tidsfrist for besvarelse af Onsdag den 1. februar 2017, kl. 10:59 spørgsmål Ansøgningsfrist Tirsdag den 7. februar 2017, kl. 12:00 Forventet underretning angående prækvalifikation Fredag den 17. februar 2017 Prækvalificerede virksomheders Uge 7 9, 2017 verificering af oplysninger i Prækvalifikationsfase Tilbudsfase 6

7 Aktivitet Tidspunkt Fase ESPD som oplyst i ansøgning Tidsfrist for at indsende Mandag den 13. marts 2017, kl. 12:00 spørgsmål til tilbudsbetingelserne Tidsfrist for besvarelse af Torsdag den 16. marts 2017, kl. 10:59 spørgsmål Tilbudsfrist Onsdag den 22. marts 2017, kl. 12:00 Forventet udsendelse af underretning og standstill start Onsdag den 5. april 2017 Udløb standstill Tirsdag den 18. april 2017 Forventet kontraktindgåelse Onsdag den 26. april 2017 Kontrakten træder i kraft Mandag den 1. maj 2017 Underretnings- og kontraktindgåelsesfase 1.6 Formkrav til ansøgning og tilbud Sprog Ansøgning og tilbud skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers regning. Endvidere skal al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden være på dansk Ejendomsret Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbudsfasen Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud. 7

8 2 Prækvalifikationsbetingelser (Relevant for alle ansøgere) 2.1 Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsmaterialet bedes stillet skriftligt og skal rettes jf. pkt. 1.2, med emnet: "Spørgsmål Prækvalifikation til udbud af konsulentydelser til udvikling af SharePoint og O365 senest fredag den 27. januar 2017 kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajour med materialet på hjemmesiden. 2.2 Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt ansøgningen. Ansøger skal anvende Prækvalifikationsbilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Ordregiver gør opmærksom på, at Prækvalifikationsbilag 1 er en XML-fil. Ordregiver anbefaler, at Tilbudsgiver læser Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til ESPD. Den findes her: For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde Prækvalifikationsbilag 1. 1) Download XML-filen Prækvalifikationsbilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden (se illustration nedenfor) 8

9 3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt gemmes XML-filen ved at trykke på knappen Eksporter og den udfyldte XML-fil vedlægges ansøgningen 5) Den udfyldte XML-fil udskrives ved at trykke på knappen Udskriv, hvorefter der anvendes genvejstasten Ctrl + P på computerens tastatur eller udskriftsfunktionen i browserens menulinje. Herefter vedlægges den udfyldte fysiske printede udgave af XML-fil ansøgningen A. Oplysninger om ansøger: Nr. Vedrører Udfyldes i ESPD i afsnit: 1 Oplysninger om den økonomiske aktør (ansøger) Del ll, punkt A 2 Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter (ansøger). Del ll, punkt B 3 Obligatoriske udelukkelsesgrunde: Del lll, punkt A - B Oplysninger om, hvorvidt den økonomiske aktør (ansøger) ikke er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens Obligatoriske udelukkelsesgrunde: Del lll, punkt C Oplysninger om, hvorvidt ansøger eller tilbudsgiver ikke er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens Frivillig udelukkelsesgrund: 137, stk. 1, nr. 2, Konkurs m.m. Del III, punkt C B. Økonomisk og finansiel formåen: Ingen krav C. Teknisk og/eller faglig formåen: Nr. Vedrører Udfyldes i ESPD i afsnit: 9

10 1 For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type. Del IV, punkt C Ansøger bedes beskrive de 5 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre (3) år. På denne liste bedes anført: 1. En beskrivelse af opgaven 2. Beløb / opgavens værdi 3. Datoer for udførsel af opgaven 4. Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne Se pkt. 2.5 nedenfor hvordan referencen vurderes. 2 Årlige gennemsnitlige antal beskæftigede. Del IV, punkt C Ansøger bedes angive det gennemsnitlige antal beskæftigede konsulenter for 2017 indenfor kategorierne: SharePoint/SPO udviklere UI udviklere SCRUM Master SharePoint/SPO-konsulenter med minimum 8 års erfaring En medarbejder kan ikke indgå to gange i denne opgørelse, selvom medarbejderen kan varetage flere roller. Det er et mindstekrav, at ansøgeren har minimum 20 medarbejdere indenfor de ovenfor nævnte kategorier. Det er et mindstekrav, at ansøgeren har medarbejdere indenfor alle ovennævnte kategorier. Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 2.3 Konsortier og underleverandører Konsortier Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) bedes ansøger angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser. Endvidere bedes ansøger (konsortium) udfylde og vedlægge Prækvalifikationsbilag 3 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et sel- 10

11 skab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder ordregiver sig ret til at afvise sådanne ansøgere Underleverandører Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt ansøger baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som ansøgeren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøgeren baserer sin egnethed på. Endvidere bedes ansøgeren vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i Prækvalifikationsbilag 2). 2.4 Forsikring Senest ved Rammeaftalestart skal rådgiveransvarsforsikring jf. Rammeaftalens pkt. 24, kunne dokumenteres etableret. 2.5 Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Blandt de ansøgere, som opfylder ovenstående dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag op til 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages 5 konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Ordregiver vil udvælge de ansøgere, der samlet set skønnes bedst egnet i forhold til den udbudte opgave, vurderet på baggrund af de adspurgte informationer i pkt , pkt. C Teknisk og/eller faglig formåen, hvor der i væsentlig grad vil blive lagt vægt på de oplyste referencer. Sammenligneligheden vil blive vurderet ud fra følgende: Referencerne angår den relevante opgave Referencerne er udført hos en kunde, der er sammenlignelig med Ordregiver Referencerne afspejler en fagmæssig bredde og dybde i opgaveløsningen Referencerne angår løbende/længerevarende samarbejder Bemærk, såfremt der oplyses referencer, der er mere end 3 år gamle fra datoen for ansøgningsfristens udløb, vil der i evalueringen blive set bort fra disse referencer. Ordregiver vil vurdere følgende positivt: Opgaverne er udført i et aftaleforhold for statslige ordregivere Opgaverne er udført med en fast udøvende konsulent tilknyttet 11

12 Opgaverne er udført ved løbende leverancer af projektteams Ansøger har ved udførelse af opgaverne haft et for udbuddet relevant Microsoft certificering. 2.6 Ansøgningsfrist Ansøgningen bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation til EU-udbud af konsulentydelser til udvikling af SharePoint og O365. Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest tirsdag den 7. februar 2017, kl på følgende adresse: Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Att.: Per Krogsgaard Ansøgningen kan afleveres i receptionen. Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøgningen, bestående af en udfyldt udgave af Prækvalifikationsbilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD), bedes indeholde både en elektronisk udgave af Prækvalifikationsbilag 1 som XML-fil samt en fysisk printet udgave af ESPD et. Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar af ESPD et vil det skriftlige danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. 2.7 Underretning Alle ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen. 12

13 3 Tilbudsbetingelser (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) 3.1 Verificering af oplysninger i ESPD I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal prækvalificerede virksomheder på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er afgivet i Prækvalifikationsbilag 1 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. I afsnit og beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges Verifikation af ESPD ets Del III Udelukkelsesgrunde Hvis tilbudsgiver er fra Danmark fremlægges dokumentationen i form af en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af Serviceattesten. For oplysninger om hvordan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmesiden: Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget. Er tilbudsgiver ikke fra Danmark, og udsteder tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens 151, stk Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til materialet i tilbudsfasen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til dda-udbud@vd.dk jf. pkt. 1.2, med emnet: "Spørgsmål EU-udbud af konsulentydelser til udvikling af SharePoint og O365 den 13. marts 2017, kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 13

14 Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende og samtidigt, i anonymiseret form, blive tilsendt de prækvalificerede ansøgere. 3.3 Tilbuds- og formkrav Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud af konsulentydelser til udvikling af SharePoint og O365 og Må kun åbnes af Per Krogsgaard. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 22. marts, kl på følgende adresse: Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Att.: Per Krogsgaard Tilbuddet kan afleveres i receptionen. Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 3.4 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af Rammeaftale, og ophører således ikke, før end endelig Rammeaftale er underskrevet. 3.5 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 3.6 Sideordnede tilbud Der kan ikke afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver. 3.7 Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt årsagen ikke følger et usagligt formål. 14

15 3.7.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. 3.8 Aktindsigt Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag F Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt. Tilbudsgiverne skal være opmærksomme på, at Ordregiver er forpligtet til at underrette om karakteristika og relative fordele ved den vindende tilbudsgivers tilbud, og at denne underretning således kan indeholde oplysninger om vindende tilbuds karakteristika på de i afsnit nævnte under- og delkriterier. 3.9 Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt, samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav 15

16 Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 159, stk Vurdering af under- og delkriterier De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med afsnit 3.9. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. Den anvendte evalueringsmetode er beskrevet i afsnit Tildelingskriterium Tildeling af Rammeaftale Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriterium bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Rammeaftalen: Underkriterier Underkriterium A Pris Vægtning i pct. 35 % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C, således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Timepris for konsulentkategori 1 anføres i pkt. 2.1 Timepris for konsulentkategori 2 anføres i pkt. 2.2 Timeprisen for konsulentkategori 2, skal være minimum 5% lavere end konsulentkategori 1. Den beregnede samlede evalueringssum vil indgå i beregningen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterium B Kompetencer 40 % Underkriteriet Kompetencer vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag A CV ere og kompetencer faneblad Oversigt over erfaringsniveau. Der vil blive foretaget en samlet vurdering af de tilbudte kompetencer, dog vil kompetencerne hos de tilbudte CV1, 2, 3, 4, 5 og 6 blive tillagt størst værdi i evalueringen. 16

17 Underkriterier Vægtning i pct. Det vil i tilbudsevalueringen af Rammeaftalebilag A CV ere og kompetencer blive vurderet positivt: I hvilken grad det tilbudte CV1 Fast tilknyttet udviklingskonsulent demonstrerer kompetencer og dokumenterer erfaring med de i Rammeaftalebilag A anførte kompetencer, med størst vægt på: Serviceside udvikling i C# inkl. webparts SharePoint Client-side udviklingskompetencer Team Foundation Server (TFS) / Visual Studio Team Services (VSTS) Sparring og rådgivning i forbindelse med udarbejdelsen af tekniske løsningsbeskrivelser SCRUM team erfaring I hvilken grad det tilbudte CV2 SCRUM Master demonstrerer kompetencer og dokumenterer erfaring med de i Rammeaftalebilag A anførte kompetencer, med størst vægt på: Serviceside udvikling i C# inkl. webparts SharePoint Client-side udviklingskompetencer Team Foundation Server (TFS) / Visual Studio Team Services (VSTS) Agil applikationsudvikling og projektmodel Sparring og rådgivning i forbindelse med udarbejdelsen af tekniske løsningsbeskrivelser SCRUM team erfaring Projektledelse I hvilken grad de tilbudte CV3 og 4 SharePoint udvikler demonstrerer kompetencer og dokumenterer erfaring med de i Rammeaftalebilag A anførte kompetencer, med størst vægt på: Serviceside udvikling i C# inkl. webparts SharePoint Client-side udviklingskompetencer Nintex Workflow til O365 (særlig vægt på enten CV3 eller CV4) Nintex Forms til O365 (særlig vægt på enten CV3 eller CV4) I hvilken grad de tilbudte CV5 og 6 UI konsulent demonstrerer kompetencer og dokumenterer erfaring med de i Rammeaftalebilag A anførte kompetencer, med størst vægt på: SharePoint Client-side udviklingskompetencer 17

18 Underkriterier Vægtning i pct. I hvilken grad de tilbudte CV er CV-7-10 i referenceteamet demonstrerer kompetencer og dokumenterer erfaring med de i Rammeaftalebilag A anførte kompetencer. Underkriterium C Organisering og samarbejdsmodel Underkriteriet Organisering og samarbejdsmodel vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag B - Tilbudsbesvarelse. 25 % Tilbudsgiver skal i bilag B tilbudsbesvarelse, beskrive den tilbudte organisering og den tilbudte samarbejdsmodel. Delkriterium: Den tilbudte organisering (40%) Ordregiver vil ved evalueringen af delkriteriet foretage en samlet vurdering af: Tilbudsgivers begrundelse af valget af den tilbudte fast tilknyttede konsulent (CV1) herunder; hvordan konsulenten vil indgå i det daglige samarbejde med Ordregivers organisation og interne team hvordan Leverandøren kan sikre fleksibilitet til at op/nedskalere i forhold til varierende efterspørgsel Tilbudsgivers begrundelse af valget af det tilbudte scrumteam (CV2 CV6) herunder; hvordan de enkelte konsulenters erfaring og kompetencer udnyttes og nyttiggøres i forbindelse med udførelsen af konkrete opgaver hvorledes det tilbudte teams erfaringer og kompetencer komplementerer hinanden og sikrer en effektiv opgaveløsning på et passende niveau under hensyn til opgavens omfang og kompleksitet Tilbudsgivers begrundelse af valget af det tilbudte referenceteam (CV7 CV10) herunder; hvordan Tilbudsgiver ser de tilbudte roller og kompetencer tilføre værdi for Ordregiver på kort og lang sigt hvordan Tilbudsgiver vil dække det samlede behov hos Ordregiver, Banedanmark og Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen 18

19 Underkriterier Vægtning i pct. Delkriterium: Den tilbudte samarbejdsmodel (60%) Tilbudsgiver bedes med udgangspunkt i de efterspurgte ydelser, under hensyntagen til Ordregivers organisering og it-miljø, beskrive den tilbudte samarbejdsmodel, herunder hvordan den tilbudte samarbejdsmodel understøtter kvalitet i samarbejdet. Ordregiver vil ved evalueringen af delkriteriet foretage en samlet vurdering af: Hvordan kvalitet i samarbejdet dokumenteres via procedurer, kvalitetssikringssystemer, projektmodeller og governancemodeller Organisering/styring af ressourcernes interaktion og samarbejde med Ordregivers organisation. Hvordan Leverandøren sikrer, at Ordregiver kan få adgang til specialist-ressourcer med relativ kort varsel, f.eks. i forbindelse med incidents og problem management Tilbudsgivers strukturering og prioritering af den samlede konsulentbistand, så Ordregiver opnår adgang til kompetent bistand på SharePoint-platformen på kort og længere sigt Sikring af Ordregivers løbende behov for langsigtet strategisk rådgivning indenfor det udbudte område 3.11 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen korrigeret med et fiktivt tillæg eller fradrag for hvert af de kvalitative underkriterier, jf. tabellen i pkt Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for kontraktsummen, jf. formlen: Tilbudte pris + Tillæg/fradrag Underkriterium B + Tillæg/fradrag underkriterium C = Evalueringspris Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har opnået den laveste samlede evalueringspris. Den laveste samlede evalueringspris vil udgøre det økonomisk mest fordelagtige tilbud Beskrivelse af karakterskala for evaluering af kvalitative underkriterier Hvert underkriterium tildeles en karakter i forhold til tilbuddets opfyldelse. 19

20 Karakteren 5 gives for en middel tilfredsstillende kvalitet, der således ikke medfører tillæg/fradrag til den tilbudte tilbudssum. Såfremt kvaliteten opnår en karakter der er dårligere end 5, medfører det et tillæg til den tilbudte tilbudssum. Såfremt kvaliteten opnår en karakter, der er bedre end 5, medfører det et fradrag i den tilbudte tilbudssum. Kvaliteten af de kvalitative underkriterier bedømmes ud fra følgende karakterskala. Tillæg/fradrags-beløbene er baseret på Ordregivers forventede prisniveau for de tilbudte priser og vægtningen mellem pris (35%) og kvalitet (i alt 65%), jf. pkt Forskellen mellem tillæg/fradrag mellem underkriterium B og C afspejler vægtningen mellem de to underkriterier, jf. pkt Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B Kompetencer Underkriterium C Organisering og Samarbejdsmodel 10 Gives for det fremragende tilbud, som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 8 Gives for tilbud med meget tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med lidt over middel opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med lidt under middel opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med utilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Givet for tilbud med meget utilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud, som kun netop

21 Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B Kompetencer Underkriterium C Organisering og Samarbejdsmodel er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) 3.13 Underretning og standstill-periode Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af Rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens 129. Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af Rammeaftalen vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende Rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Kontrakten regulerer udbuddets vilkår og er således også en integreret del af det samlede udbudsmateriale. 21