M Ø D E R E F E R A T

Transkript

1 Advokat Bent Schou H.C. Andersens Blvd. 11, København V Tlf Boholtegård M Ø D E R E F E R A T År 2012, den 30. maj afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen matr.nr. 38 b Sdr. Køge, Boholtevej 1-83 i Teknisk Skole s kantine, Boholtevej 95, Køge. 25 ejerlejlighedsejere gav møde, heraf 1 ved fuldmagt. Desuden deltog advokat Bent Schou og fungerende ejendomsmester Jannick Røntved. Paw Munk bød velkommen og navnlig til nye medlemmer af foreningen. Schou blev valgt til dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. I henhold til indkaldelse af 9. maj d.å. behandledes følgende dagsorden: 1. Aflæggelse af beretning for foreningens virksomhed i det forløbne år og fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse, med forslag om at overføre overskud til næste regnskabsår. Paw Munk aflagde beretning og nævnte herunder: Siden generalforsamlingen den 24. maj 2011, har der været afholdt 11 bestyrelsesmøder. På generalforsamlingen blev der til bestyrelsen valgt 5 medlemmer. Desværre har kun 4 medlemmer givet møde i årets løb - det sidste medlem har ikke reageret på gentagne henvendelser fra den øvrige bestyrelse. Funktionærer Det har også været nødvendigt at opsige gårdmand Jesper Kristensen. Dette skyldes hovedsageligt en rationalisering og nytænkning af driften i Boholtegård. Det er og har været tradition, at ejendommens ledende funktionær deltager i bestyrelsesmøder. Herved bliver bestyrelsen orienteret om de aktuelle forhold på ejendommen og be- Side 1 af 9

2 styrelsen kan give besked direkte til funktionæren om løsning af problemerne. Desværre måtte vi konstatere, at Anne Andersens sygdom blev mere langvarig end beregnet. Anne har været sygemeldt, pga. alvorlig sygdom, siden januar 2011 og har ikke genoptaget arbejdet siden. Ved møder med Anne og repræsentant fra Køge Kommune i slutningen af 2011 blev det klart, at Anne ikke ville kunne genoptage arbejdet (fuldt ud) og derfor var bestyrelsen nødsaget til at sende opsigelse. Samarbejdet med Anne ophører ved udgangen af denne måned (dvs. maj 2012). Jannick har været konstitueret ejendomsmester under Annes sygdom og har deltaget i alle bestyrelsesmøder. Når de punkter der vedrører ejendomsfunktionæren er uddebatteret, fratræder ejendomsmesteren. Det er bestyrelsens indtryk, at Jannick har fungeret godt og har et godt overblik over arbejdsopgaverne og får problemer løst. Jannick har passet ejendommen alene, hvilket har givet store udfordringer til ejendommens ledelse og ejendomsfunktionæren. Indtil videre har bestyrelsen løst udfordringen ved hjælp af et firma der passer de grønne områder og et firma der sørger for vinterberedskab. Dette har efter omstændighederne fungeret godt. Bestyrelsen holder denne ordning under observation, og er opmærksom på dennes svagheder navnlig ferieperioder og lignende. Fugtproblemer Også i det forløbne år har der været anmeldt fugtproblemer, som for det meste har været til at overskue. Det er typisk i begyndelsen af året, at henvendelserne indkommer, nemlig i vinterperioden. Det er således ikke om sommeren, så bestyrelsen har foreslået, at fugtproblemet holdes under observation dels fra ledelsesside og dels fra den enkelte lejligheds side. Herved kan vi konstatere om der er vandindtrængen i regnvejrsperioder. Fugtproblemet viste sig ofte ved skimmelsvampedannelser. Disse kan fjernes med RODALON. Det bestyrelsen navnlig er interesseret i at få oplyst, er iagttagelser om utæt tag, murværk eller lignende. Det skal nævnes, at der i forbindelse med betonreparation af gade- og haveside er foretaget sikring af at fugerne er intakte og for en sikkerhed skyld, er der udført skrabefuge, hvilket vil sige, at fugen er udført i samme plan som murstenen. Varmeanlæg/fjernvarme På generalforsamling i 2011 blev det omtalt, at Køge Kommune planlagde fjernvarmeforsyning. Dette er nu vedtaget. Bestyrelsen har meddelt kommunen, at Boholtegård er interesseret i tilslutning. Nu afventes henvendelse fra forsy- Side 2 af 9

3 ningsselskabet VEKS om tidspunktet for tilslutning og kontrakt. Ejendomsmester- og bestyrelseslokale El.nr Foreningen har nu fået skøde på kælderejerlejligheden hvor der er varmemesterkontor og bestyrelseslokale. Indbrud i kælderen og kælderrum Der har flere gange været indbrud i kælder og kælderrum. Senest blev en dør i mellemgangen under blok 11 brudt op. Indbruddene er anmeldt til politiet. Bestyrelsen har derfor fået monteret to mere indbrudssikrede døre i mellemgangen. Bestyrelsen opfordrede i denne forbindelse til at beboerne kontaktede politiet, hvis de observerede/mistænkte forhold med kriminelt tilløb. Bestyrelsen opfordrer til en venlig tone såfremt man bliver adspurgt til sit ærinde i kælderen af andre beboere. Bestyrelsen bemærker i denne forbindelse at alle døre og vinduer i kælderen skal holdes lukkede/aflåste. Entredøre Den ekstraordinære generalforsamling vedtog d. 28. februar 2011 at ejerlejlighedsejere ved ønske om at udskifte entredøre skulle isætte hvid lamineret dør af fabrikatet "Sweedor". Flere beboere har forespurgt bestyrelsen om oplysninger på fabrikat mv. for selv at udskifte døren. Bestyrelsen må i den forbindelse understrege at døren er foreningens, hvorfor foreningen principielt vælger håndværkeren til opgaven - det vil være hensigtsmæssigt at det er samme håndværker, der varetager opgaven. El-installationer Der har været defekte lamper ved parkeringspladserne, hvorfor disse i årets løb er udskiftet. Der er ligeledes indkøbt lamper til løbende udskiftning fremover. Foreningens el-tavler er ligeledes fornyet pga. lovkrav herom - herunder HPFI-relæer. Tavlerne opfylder nu gældende regler. Arbejdsweekender Bestyrelsen har arrangeret 2 arbejdsweekender, d. 18. juni og 10. september, i det forgangne år. Der blev på disse foretaget træbeskyttelse af de nyindkøbte bord/bænkelementer og foretaget nedslibning og efterfølgende grunding og maling af rækværker ved kælderhalse. Bestyrelsen håbede på ved fælles arbejde at styrke sociale relationer i bebyggelsen og skabe grundlag for en hyggelig tradition fremover. Fremmødet var begge gange ringe, set i lyset af at der er 288 lejligheder i bebyggelsen, hvorfor bestyrelsen er tilbageholdende med at planlægge arbejdsweekender fremover. Side 3 af 9

4 Bytte- og genbrugskælder En beboer har spurgt bestyrelsen om hun måtte lave en bytte- og genbrugskælder. Bestyrelsen bakker op om idéen og har stillet der gamle rullerum, der ligger overfor vaskeriet, til rådighed. I første omgang er ordningen på forsøgsbasis. Åbningstider fremgår af opslag i opgangen. Husorden/husdyrhold Bestyrelsen modtager et stigende antal forespørgsler vedr. husdyrhold - særligt forespørges om tilladelse til at holde mere end én hund eller kat. Samtlige "ansøgninger" er blevet afvist, da bestyrelsen ikke er bemyndiget til at give tilladelse til flere af disse husdyr - det vil til enhver tid være generalforsamlingens beslutning. I denne forbindelse vil bestyrelsen igen benytte lejligheden til at gøre opmærksom på, at alle hunde skal registreres ved ejendomsmesteren. Det koster 25,-/ måned at holde hund/kat, de opkræves over fællesudgifterne. Oversigt over kontakter For at hjælpe beboere til at få hurtigt muligt svar på spørgsmål, har bestyrelsen lavet en ny seddel til opgange med de vigtigste telefonnumre. Ligeledes er hjemmesideadressen angivet. Det er tanken, at man kontakter relevante personer i den angivne rækkefølge på sedlen. Redesign af hjemmeside har fået et grafisk løft. Særligt er der lagt vægt på at brugeren hurtigt finder nødvendig information som fx telefonnumre på formand, administrator og ejendomsmester. Som kommentarer til årsberetningen blev der forespurgt, om bestyrelsen havde indhentet tilbud på administration af foreningen. Paw Munk oplyste, at der ikke var indhentet et sådant tilbud I forlængelse af årsberetningen gennemgik revisor Jens Haugbyrd regnskabet, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Regnskabet viser et overskud på ca. kr ,-, hvilket er ca. kr ,- mere end budgetteret. Overskuddet overføres til næste år. Side 4 af 9

5 Lånet, der blev optaget i forbindelse med betonrenovationen, er - ved årsskiftet reduceret til kr ,-, hvilket er udtryk for, at gælden er kr ,- mindre end sidste år. Det blev bemærket, at lånet er en driftskredit, hvilket medfører, at det kun er den til enhver tid værende gæld, som forrentes. Det blev også bemærket, at låneloftet nedbringes med kr ,- hvert år. Hertil kommer, at der i 2011 er betalt renter med ca. kr ,-. Schou bemærkede, at der under administrationsudgifter er medtaget tab i forbindelse med tvangsauktion af en ejerlejlighed. Beklageligvis har der været en del lejligheder, der i de seneste år er solgt på tvangsauktion, hvilket kan medføre tab for ejerforeningen. Alternativet vil være, at der tinglyses forhøjelse af sikkerheden, men dette vil udgøre ca. kr ,- pr. lejlighed, hvilket vil svare til en samlet udgift på ca. kr ,-. En sådan sikkerhed vil, i øvrigt i første omgang få en ringe placering i prioritetsrækken, da det må forventes, at der vil være foranstående prioritetsgæld. Årsberetning og regnskab blev enstemmigt godkendt. 2. Forelæggelse til godkendelse af budget for næste regnskabsår (2012). Revisor Jens Haugbyrd gennemgik også budgettet og bemærkede, at der påregnes et overskud på ca. kr ,- på den ordinære drift. Det ekstraordinære beløb på kr ,- anvendes til afvikling af gæld, som skønnes til at vare ca. 6 år endnu. Budgettet blev enstemmigt godkendt, herunder et uændret a/c bidrag til fællesudgifter på kr. 240,- pr. fordelingstal/årligt samt et uændret bidrag til afvikling af lån til betonrenovering, på kr. 50,- pr. fordelingstal/årligt. Der skal fortsat betales et særskilt bidrag til YouSee i forbindelse med levering af TV- og radiokanaler. Bidraget reguleres i takt med forhøjelse af afgiften til YouSee. Side 5 af 9

6 3. Valg af medlemmer til bestyrelsen og suppleanter for disse. På valg er Paw Munk og Jesper Sørensen og Line Endrup. Paw og Jesper oplyste, at de var i færd med at sælge deres lejligheder og var derfor principielt indstillet på kun at være suppleanter. Imidlertid blev Paw genvalgt som bestyrelsesmedlem og nyvalgt blev Ann Enemark og Ûmit Kilic. Bestyrelsen består herefter af: Paw Munk, Boholtevej 45, 1.tv. Ann Enemark, Engblommevej 14, 4600 Køge (47, st.mf.) Ümit Kilic, Boholtevej 33, st.th. Bent Schou, H.C. Andersens Blvd. 11, 2., 1553 Kbh. V Cemil Kilic, Boholtevej 43, 2.tv. Som suppleant blev valgt: Jesper Sørensen, Boholtevej 73, 1.th. Genvalgt blev: Bjarne Nielsen, Pilevej 34, 4681 Herfølge (81, st.tv.) 4. Valg af revisor. Revisionsfirmaet Beierholm blev enstemmigt genvalgt. Statsaut. revisor Jens Haugbyrd, er foreningens kontaktperson. 5. Forslag fra bestyrelsen eller medlemmer. a. Montering af gadedørs-telefonanlæg, ca. kr. 1. mio. Forslagsstilleren, der bor i nr. 23 klagede over hærværk og at det er utrygt at benytte opgangen, når denne ikke var låst. Fra anden side blev der givet udtryk for, at der ikke var det tilsvarende problemer i andre opgange. Der blev efterlyst alternativ løsning, herunder henvendelse til politi. I den forbindelse blev det bemærket, at der var forøget politiovervågning af ejendommen. Det blev også drøftet at opstille videoovervågning og undersøge nødvendigheden af tilladelse hertil. I den forbindelse blev det foreslået at lokalbetjenten blev kontaktet, hvis der opstod problemer. Der var enighed om at arbejde videre med problemet under alle omstændigheder. Side 6 af 9

7 For forslaget stemte 3 imod forslaget stemte 8. Forslaget er nedstemt. b. Drøftelse om det skal være tilladt at holde hund/kat i ejendommen. Indledningsvis blev det bemærket, at de gældende regler om husdyrhold er omtalt i ejendommens husorden. Heraf fremgår det, at det er tilladt at holde enten én hund eller én kat. Paw Munk oplyste, at der havde været en del henvendelser om tilladelse til at have 2 hunde, hvilket bestyrelsen har måttet afvise under henvisning til gældende regler. Problemet med hundeordningen ligger i, at mange ikke retter sig efter de gældende regler. Det blev oplyst, at der dels hos administrator som opkræver kr. 25,- pr. måned pr. hund dels hos ejendomsmesterkontoret findes en liste over samtlige hundeejere. Det blev foreslået at der anskaffes hundeposer. Det blev endvidere foreslået som en god idé at de registrerede hunde fik påført en mærkat på Deres halsbånd, så man hurtigt kunne danne sig et overblik over om hunden var registeret. Samtidig var der mulighed for at påtale overtrædelse af husordenens bestemmelser. 6. Eventuelt. a. Ann Enemarke oplyste om telefonsamtale med medarbejder hos advokat Schou som hun følte var utilfredsstillende. Ann Enemarke oplyste endvidere, at hun fra advokat Michael Jordan havde fået oplyst, at det af Schous kontor oppebårne administrationshonorar, svarer til det, der er sædvanligt. b1. En beboer i nr. 77 gjorde opmærksom på, at der var ridser i rude efter betonrenovering. Det undersøges, om dette har været med i mangelslisterne, idet entreprenør skal erstatte eventuelle skader på bygningen i forbindelse med betonrenoveringen. Det skal ikke være ejerforeningen. Side 7 af 9

8 Det samme gælder for vedligeholdelse i lejlighederne. Ejerne skal selv sørge for reparation, når puds falder ned fra væggen. Bestyrelsen meddelte, at det ikke er ejerforeningen, der skal afholde sådanne udgifter. Der blev henvist til, at man kunne sammenligne med et parcelhus, hvor man også selv var nødsaget til at sørge for vedligeholdelsen. b2. Det blev oplyst, at der var lugtgener fra butikscentrets slagterafdeling. En fælles henvendelse forsøges. b3. Fra en beboer blev det oplyst, at legepladsen var fantasiforladt. Bestyrelsen henviste til, at der for nogle år siden var ofret ca. kr ,- efter at der var indhentet byggetilladelse m.m. Såfremt der på generalforsamling meddeles forslag om yderligere legeredskaber og dette vedtages, kan legepladsen udvides. b4. Endvidere gjorde den pågældende ejer opmærksom på, at opgangene trængte til istandsættelse. Dette var der enighed om, og bestyrelsen oplyste, at dette var med i vedligeholdelsesplan. b5. Ole Schou oplyste om fugtproblemer i lejligheden 39,2., som dels var berørt i februar 2011 og nu igen i marts Han oplyste, at han havde indhentet rapport fra Ingeniørfirma Østergaard. Af rapporten fremgår det imidlertid ikke klart, om der er vandindtrængen udefra og i så fald hvorledes en reparation kan foretages. Derfor har bestyrelsen været tilbageholdende med hensyn til at lade ejerforeningen afholde udgifter i den forbindelse. Det blev endvidere oplyst, at der var stillet forslag overfor Ole Schous advokat om, at ejerforeningen lader afholde syn og skøn udenretlig og at en skønsmand udpeges af Teknologisk Institut. Dette har modpartens advokat accepteret. Ole Schou oplyste, at han har fået en regning fra ingeniørfirmaet Østergaard på ca. kr ,-. Bestyrel- Side 8 af 9

9 sen, der ikke har godkendt indhentning af rapport eller godkendt regningen, har afvist betaling på foreningens vegne. Der var heller ikke opbakning på Ole Schous forslag om, at generalforsamlingen tillod betaling. Bestyrelsen bemærkede specielt, at rapporten om fugtskader og deraf følgende skimmelsvampeangreb, var ubestridt. Det bestyrelsen/ejerforeningen var interesseret i at få oplyst, var om der er utæthed i tag eller murværk. Således passeret. 6. juni 2012 BS/bn Side 9 af 9