Vejledning til regler om CO 2 -kvoteregisteret

Transkript

1 Vejledning til regler om CO 2 -kvoteregisteret Denne vejledning beskriver reglerne omkring at have en konto i Det Danske Kyoto -register og i EU s CO 2-kvoteregister (samlet omtalt som CO 2-kvoteregisteret). Udarbejdet af Erhvervsstyrelsen Version: 1.0 Dato: 16. august 2018

2 Indhold 1. Indledning Kort om CO 2-kvoteregisteret Hvordan vejledningen skal læses Digitale løsninger Åbning af konti Basisoplysninger, der skal indsendes for at åbne en konto (Registerforordningen, bilag III) Kvoteomfattede virksomheder (Registerforordningen, artikel 16, 17) Handelskonti og Personbeholdningskonti (Registerforordningen, artikel 18, 72, bilag IV) Erklæring om reelle ejere af virksomhed (Lov nr. 262 af 16/03/2016 om indførelse af et register over reelle ejere) Verifikatorkonti (Registerforordningen, artikel 21, Kommissionens forordning (EU) nr. 600/2012) Afvisningsgrunde (Registerforordningen, artikel 22, stk. 2) Kontorepræsentanter (Registerforordningen, artikel 23, 24, bilag VIII, Bekendtgørelsen, 21) Udpegning af kontorepræsentanter Afvisningsgrunde (Registerforordningen, artikel 24, stk. 5) Sletning af kontorepræsentanter (Registerforordningen, artikel 23, stk. 1, artikel 25, stk. 8, artikel 33, stk. 4, Bekendtgørelsen, 21) Transaktioner Betroede konti (Registerforordningen, artikel 26) Transaktionsforsinkelser (Registerforordningen, artikel 39) Særligt om compliance og returnering (Registerforordningen, artikel 10, 34, stk. 10, artikel 35, 36, 67, Direktiv 2003/87/EF, artikel 12, stk. 2a, 3, artikel 16, stk. 3) CDM-kreditter (Registerforordningen, artikel 58-61, stk. 1, bilag I, Forordning 1123/2013/EU) Særligt om sletning/annullering af enheder (Registerforordningen, artikel 68, 69) Særligt om mulighed for at tilbageføre transaktioner/annullere transaktioner (Registerforordningen, artikel 39, stk. 4, artikel 40, stk. 3, artikel 70, Bekendtgørelsen, 23) Hjælp til transaktioner (transaktionsanmodninger) (Bekendtgørelsen, 22) Lukning af konti Lukning og udelukkelse af driftslederbeholdnings- og luftfartøjsoperatør-beholdningskonti (Registerforordningen, artikel 10, 25, stk. 2, artikel 28, 29, 32, Bekendtgørelsen, 16) Lukning af handels- og personbeholdningskonti (Registerforordningen, artikel 27, 33, stk. 2) Lukning af verifikatorkonti (Registerforordningen, artikel 30) Overdragelse af konti (Registerforordningen, artikel 25, stk. 5) Suspension af adgang til konti (Registerforordningen, artikel 10, 22, 33, stk. 3, artikel 34, stk. 5, artikel 96, 97, Direktiv 2003/87/EF, artikel 12, stk. 2a, 3)... 11

3 7. Fællesbestemmelser Dokumentation (Bekendtgørelsen, kapitel 2) Virk Indberet, , fysisk post (Bekendtgørelsen, 3) Tegningsregler Legalisering og bekræftelse af dokumenter (Registerforordningen, bilag IV, VII) Oversættelse af dokumenter (Bekendtgørelsen, 6) Indberetningskrav (ved ændringer/årligt/ hvert tredje år) (Registerforordningen, artikel 25, Bekendtgørelsen, 29) Ændringer (Registerforordningen, artikel 24, Bekendtgørelsen, 11) Årlig bekræftelse (Registerforordningen, artikel 25, stk. 1, Bekendtgørelsen, 26) Periodisk tjek (Registerforordningen, artikel 25, stk. 4) Gebyr (Bekendtgørelsen, 12) Gebyrsatser (Bekendtgørelsen, 12) Klage (Bekendtgørelsen, 27) Behandling af persondata (Registerforordningen, artikel 98, 107, Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679) Data som videregives til internationale organisationer Opbevaring af personoplysninger (Registerforordningen, artikel 108, stk. 1, Lov nr. 606 af 12/06/2013 om offentlighed i forvaltningen) Bilag 1 Liste over forkortelser Bilag 2 Relevante love og regler for CO 2-kvoteregisterområdet Øvrig lovgivning... 20

4 1. Indledning Denne vejledning beskriver de juridiske aspekter for at åbne, have, lukke eller overdrage konti i CO 2- kvoteregisteret. Vejledningen tager primært udgangspunkt i Bekendtgørelse 1636 af 13/12/2017 (også benævnt Bekendtgørelsen) og EU-Kommissionens Registerforordning nr. 389/2013 om oprettelse af et EUregister (også benævnt Registerforordningen). Derudover bliver der i vejledningen også henvist til anden lovgivning, der har relevans Kort om CO2-kvoteregisteret CO 2-kvoteregisteret består af to registre; Det Danske Kyoto-register og EU s CO 2-kvoteregister. Det Danske Kyoto-register er etableret for at føre regnskab med den danske stats klimaforpligtelser i forhold til Kyoto-protokollen. Private personer kan oprette en konto i Det Danske Kyoto-register for at kunne deltage i CO 2-reducerende projekter (CDM-projekter). Konti i Det Danske Kyoto-register kan kun indeholde kreditter og ikke CO 2-kvoter. EU s CO 2-kvoteregister er et fælles register for alle de nationale kvoteregistre i det europæiske kvotehandelssystem (EU Emissions Trading System). Driftsledere og luftfartøjsoperatører, der er omfattet af EU s CO 2-kvoteordning, skal oprette en konto i EU s CO 2-kvoteregister. Når en virksomhed er omfattet af CO 2- kvoteordningen, er de forpligtigede til at monitorere og modsvare deres udledning af CO 2 ved at returnere et tilsvarende antal CO 2-kvoter hvert år. Konti i EU s CO 2-kvoteregister kan indeholde både CO 2-kvoter og de typer af CDM-kreditter, der er tilladt i EU. Det er i EU s CO 2-kvoteregister, at handel med CO 2-kvoter foregår. Virksomheder og fysiske personer kan også selv vælge at åbne visse typer konti i CO 2-kvoteregisteret. Der er forskellige typer af konti, som en virksomhed eller fysisk person kan have: Driftslederbeholdningskonti og luftfartøjsoperatørsbeholdningskonti. Disse kontotyper er for de virksomheder, som er omfattet af CO 2-kvoteordningen. Handelskonti og personbeholdningskonti kan oprettes af fysiske eller juridiske personer, som frivilligt ønsker at deltage i CO 2-kvotemarkedet. Personbeholdningskonti kan oprettes enten i EU s CO 2- Kvoteregister eller i Det Danske Kyoto-register. Verifikatorkonti er for akkrediterede verifikatorer, som kan verificere de kvoteomfattede virksomheders udledning. Der kan ikke ske handler fra disse konti. Erhvervsstyrelsen administrerer den danske del af EU s CO 2-kvoteregister og det Danske Kyoto-register og er defineret som national administrator i Registerforordningen. Registrene har det samme interface og bliver samlet omtalt som CO 2-kvoteregisteret Hvordan vejledningen skal læses Vejledningen er delt op efter de mest almindelige processer; åbning af en konto, overdragelse af en konto, lukning af en konto samt transaktioner. Hvis der er særlige regler tilknyttet til typen af konto, er der et særskilt afsnit herom. Regler omkring kontorepræsentanter, herunder hvilke typer af kontorepræsentanter, der findes, samt hvordan man tilføjer og sletter kontorepræsentanter, forklares under kapitlet om åbning af konto (i afsnit 2.6.). Derudover er der et kapitel om fælles bestemmelser, hvor regler om fx gebyr, persondata og fælles krav til dokumentation bliver beskrevet. Her kan man læse om generelle forhold vedrørende tegningsregler, prokura, verificering og legalisering af dokumenter. 1

5 Undervejs i vejledningen bliver der henvist til de relevante lovbestemmelser i reglerne. De relevante lovhenvisninger er anført i afsnittenes titler, hvis ikke andet er angivet i selve afsnittene. I bilag 2 er der en oversigt over relevante lovbestemmelser samt links til, hvor man kan finde dem Digitale løsninger Erhvervsstyrelsen udvikler løbende digitale løsninger for at lette sagsbehandling og byrder for virksomheder. Ifølge 3 i Bekendtgørelsen skal anmelder så vidt muligt anvende selvbetjeningsløsningen på Virk Indberet. Ved at søge CO2-kvoteregisteret på Virk Indberet, kan man på listen over resultater finde forskellige relevante emner såsom tilføj ny kontorepræsentant eller åbning af konto. Find søgeresultaterne på Virk Indberet på Hvis anmelder ikke har mulighed for at bruge Virk Indberet, kan dokumentation indsendes via eller som fysisk post (se mere i afsnit 7.1.1). 2. Åbning af konti Dette kapitel handler om, hvornår der kan anmodes om at åbne en konto i CO 2-kvoteregisteret, og hvilke krav der er hertil - herunder krav til dokumentation. Hvis en virksomhed ønsker/skal åbne en konto eller en fysisk person ønsker at åbne en konto i CO 2- kvoteregisteret, skal der ske en udpegning af kontorepræsentanter, som kan handle på vegne af kontohaveren (se afsnit 2.6. om kontorepræsentanter). Der er forskellige dokumentationskrav afhængigt af hvilken type konto, der skal oprettes. Erhvervsstyrelsen indhenter selv oplysninger i det omfang, det er muligt fra CVR, CPR og SKAT. Erhvervsstyrelsen åbner en konto senest 20 arbejdsdage efter modtagelsen af al nødvendig dokumentation Basisoplysninger, der skal indsendes for at åbne en konto (Registerforordningen, bilag III) Oplysninger, som skal foreligge for at åbne enhver type konto, fremgår af Registerforordningens bilag III. Det omfatter basisoplysninger om kontohavers navn, eventuelt CVR-nummer, adresse og kontaktoplysninger og eventuelt momsnummer. På Virk Indberet er der en blanket til åbning af konto, som skal udfyldes og indsendes til Erhvervsstyrelsen. På blanketten anføres basisoplysningerne. Blanketten findes på Aabning_af_konto. Udover blanketten skal der eventuelt indsendes: Oplysninger om kontohavers tegningsregel og oversigt over ledelsen. Hvis en virksomheds tegningsregel og oversigt over ledelsen ikke kan ses på CVR på Virk, skal disse oplysninger indsendes sammen med blanketten. Det kan fx være i form af virksomhedens vedtægter og liste over virksomhedens direktion og bestyrelsesmedlemmer. Se i øvrigt mere om tegningsregel i afsnit Som nævnt ovenover skal der udpeges kontorepræsentanter i forbindelse med åbning af en konto. I afsnit 2.6. gennemgås hvilke oplysninger, der skal indsendes for kontorepræsentanterne Kvoteomfattede virksomheder (Registerforordningen, artikel 16, 17) Når en virksomhed bliver omfattet af CO 2-kvoteordningen, jf. Lovbekendtgørelse nr af 14/12/2016 af lov om CO2-kvoter, anmoder Energistyrelsen Erhvervsstyrelsen om at oprette en driftslederbeholdningskonto eller en luftfarttøjsoperatørbeholdningskonto. Erhvervsstyrelsen tager derefter kontakt til 2

6 virksomheden (kontohaver) for at indsamle de nødvendige oplysninger om kontohaver (se afsnit 2.1) og om kontorepræsentanter (se afsnit 2.6.) Handelskonti og Personbeholdningskonti (Registerforordningen, artikel 18, 72, bilag IV) Handelskonti og personbeholdningskonti er frivillige konti, som en virksomhed eller privat person kan anmode om at få oprettet. Kontohaver anmoder om åbning af en konto ved at udfylde og indsende blanketten åbning af konto. Foruden basisoplysninger (se afsnit 2.1.), som udfyldes på blanketten, skal kontohaver indsende nedenstående oplysninger: 1. Oplysninger om kontorepræsentanter (se afsnit 2.6.). 2. Dokumentation for at kontohaveren har en åben bankkonto i EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde). Det sker ved at anmode banken om en bekræftelse herpå. Kontonummer skal fremgå, og bekræftelsen skal være dateret og underskrevet. 3. For juridiske personer (virksomheder) skal der indsendes: a. Bevis for at virksomheden er registreret. Hvis virksomheden er registreret i Danmark, indhenter Erhvervsstyrelsen selv beviset ud fra CVR-nummeret angivet på blanketten. b. Momsregistreringsnummer. For virksomheder registreret i Danmark, indhenter Erhvervsstyrelsen det selv. Andre europæiske virksomheder skal oplyse momsnummeret på blanketten, så indhenter Erhvervsstyrelsen selv oplysningen fra det europæiske momsregister c. Oplysninger om reelle ejere (se afsnit ). Hvis oplysningerne fremgår af CVR-registeret, indhenter Erhvervsstyrelsen det selv. d. Liste over ledelsen og tegningsregler. Hvis oplysningerne fremgår af CVR-registeret, indhenter Erhvervsstyrelsen det selv. e. Kopi af seneste årsrapport eller revideret regnskab eller i modsat fald et regnskab stemplet af økonomidirektøren eller SKAT. Hvis årsrapporten er tilgængelig på CVR, indhenter Erhvervsstyrelsen den selv. f. Straffeattester for direktionen. For personer med fast bopæl i Danmark anmoder Erhvervsstyrelsen Rigspolitiet om at udstede en straffeattest. Hertil skal Erhvervsstyrelsen have oplysning om fulde navn og CPR-numre på direktionsmedlemmer. Rigspolitiet sender en anmodning om bekræftelse til direktionsmedlemmernes private e-boks. Anmodningen skal accepteres inden for 14 dage. 4. For fysiske personer: a. Dokumentation for identifikation og bopæl. For personer bosiddende i Danmark skal der alene indsendes dokumentation for ID (pas eller ID-kort) i form af en verificeret kopi. På baggrund af CPR-nummer oplyst på blanketten åbning af konto kan Erhvervsstyrelsen selv indhente oplysninger om navn og bopæl, hvis oplysningerne fremgår af CPR-registeret Erklæring om reelle ejere af virksomhed (Lov nr. 262 af 16/03/2016 om indførelse af et register over reelle ejere) En reel ejer er en fysisk person, der i sidste ende direkte eller indirekte ejer eller kontrollerer en tilstrækkelig del af ejerandelene eller stemmerettighederne i en virksomhed, eller som udøver kontrol ved hjælp af andre midler. En tilstrækkelig del af ejerandele eller stemmerettigheder svarer som udgangspunkt til, at man ejer eller kontrollerer mere end 25 % af virksomheden. Dette er dog kun en indikation på reelt ejerskab. 3

7 Virksomheder skal indhente oplysninger om personer, der ejer eller kontrollerer virksomheden og om hvilke rettigheder, de har. På baggrund heraf skal virksomhederne foretage en konkret vurdering af hvem, der er virksomhedens reelle ejere. Hvis en virksomhed, der ønsker at åbne en handelskonto eller personbeholdningskonto, har oplyst reelle ejere i CVR-registeret, kan virksomheden henvise til CVR. Listen over virksomhedstyper, der skal oplyse om reelle ejere, jf. lov nr. 262/2016 om indførelse af et register over reelle ejere, findes her: orhold.pdf Hvis virksomheden ikke har oplyst reelle ejere i CVR-registeret, skal der indsendes en erklæring, der belyser de reelle ejer af virksomheden Verifikatorkonti (Registerforordningen, artikel 21, Kommissionens forordning (EU) nr. 600/2012) Som for de andre kontotyper, skal der udfyldes og indsendes en blanket til åbning af konto via Virk Indberet med oplysninger om kontohaver (se afsnit 2.1.) og om kontorepræsentant(er) (se afsnit 2.6.). Foruden basisoplysninger (se afsnit 2.1), som udfyldes på blanketten, skal kontohaver indsende nedenstående oplysninger: Gyldigt certifikat, der dokumenterer, at virksomheden er akkrediteret som verifikator, jf. Kommissionens forordning (EU) nr. 600/2012. Der skal udpeges en kontorepræsentant i forbindelse med åbning af en konto. Læs nedenunder i afsnit 2.6. hvilke oplysninger, der skal indsendes dertil Afvisningsgrunde (Registerforordningen, artikel 22, stk. 2) Erhvervsstyrelsen kan afvise at oprette en handels- eller personbeholdningskonto eller en verifikatorkonto, jf. Registerforordningens artikel 22, stk. 2 hvis: Dokumentation eller oplysninger er mangelfuld, unøjagtig eller falsk. Den potentielle kontohaver eller en person blandt ledelsen af virksomheden er inden for de sidste fem år dømt for svig med CO 2-kvoter eller Kyoto-enheder, hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme eller andre former for alvorlig lovovertrædelse, hvortil en konto kunne anvendes. Lovovertrædelser, som kan begrunde afvisning, er for eksempel overtrædelse af skattelovgivning, hvidvaskloven og straffelovens 114 om finansiering af terrorisme og kapitel 28 om formueforbrydelser. Erhvervsstyrelsen har rimelige grunde til at antage, at kontoen muligvis vil blive anvendt til svig, etc. En afgørelse om afvisning af at oprette en konto kan påklages til Energiklagenævnet. Læs mere om, hvordan man klager i afsnit Kontorepræsentanter (Registerforordningen, artikel 23, 24, bilag VIII, Bekendtgørelsen, 21) Kontohaver skal ved åbning af en konto udpege kontorepræsentanter, der kan agere på vegne af kontohaver. Kontorepræsentanterne skal være fysiske personer over 18 år. Der findes to typer af kontorepræsentanter i CO 2-kvoteregisteret: bemyndiget repræsentant (BR) og yderligere bemyndiget repræsentant (YBR). Det er et krav i Registerforordningen, at kontohaver skal udpege 4

8 mindst to bemyndiget repræsentanter bortset fra, hvis der er tale om en verifikatorkonti. Her er der kun krav om én kontorepræsentant. Kontorepræsentanter på en konto skal være forskellige fysiske personer med fastlagte roller. En fysisk person kan godt være bemyndiget repræsentant på én konto og yderligere bemyndiget repræsentant på en anden konto. Et andet krav er, at én af kontohaverens repræsentanter skal have bopæl i Danmark. Denne kontorepræsentant må ikke kun have læseadgang til CO 2-kvoteregisteret. Kravet om dansk bopæl gælder dog ikke for luftfartøjsoperatører og verifikatorer. En BR kan starte transaktioner, og hvis der ikke er tilknyttet en YBR, vil denne også kunne godkende transaktioner. En YBR kan ikke starte transaktioner, kun godkende transaktioner. Når der er en YBR tilknyttet en konto, vil alle godkendelser skulle foretages af denne. Det er frivilligt for en kontohaver, om der skal være en YBR på en konto. Er én eller flere YBR er udnævnt, skal det dog være den/dem, der godkender visse opgaver i CO 2-kvoteregisteret. For alle typer konti betyder udnævnelse af en YBR, at en BR's igangsættelse af transaktioner til konti på listen over betroede konti ("trusted accounts") skal godkendes af en YBR. Det gælder også, hvis en BR har startet en tilføjelse af en konto til listen over betroede konti. Ligeledes skal YBR en godkende returneringer, sletninger eller annulleringer, som er igangsat af en BR. Hvis der ikke er udpeget en YBR, kan disse transaktioner godkendes af en anden BR. Hvis en handelskonto har en YBR tilknyttet, kan der overføres enheder 1 til konti på kontohavers liste over betroede konti uden transaktionsforsinkelse. For handelskonti er der yderligere mulighed for - med godkendelse fra en YBR - at foretage overførsler til konti, som ikke er tilføjet listen over betroede konti ("trusted accounts"). Dette er ikke muligt fra andre typer konti. Kontohaver kan tilføje ekstra kontorepræsentanter efter kontoåbning eller skifte kontorepræsentanter ud. Kontohaver har også mulighed for at udnævne en eller flere kontorepræsentanter (hvis der i forvejen er to BR er tilknyttet kontoen), der blot skal have læseadgang på kontoen. Det vil sige, at denne person fx kan se oplysninger om kontoens beholdning af kvoter, transaktioner og andre kontorepræsentanter, men ikke har mulighed for at starte eller godkende transaktioner eller opdatere oplysninger, returnere kvoter mv Udpegning af kontorepræsentanter For at tilføje en kontorepræsentant skal kontohaver udfylde og indsende en Bemyndigelses- og samtykkeerklæring. På bemyndigelses- og samtykkeerklæringen skal der udfyldes basisoplysninger om kontohaver og kontorepræsentanter, og den skal underskrives af de tegningsberettigede i virksomheden (læs om tegningsregel i afsnit ). Bemyndigelses- og samtykkeerklæringen ligger her på Virk Indberet: _Tilfoej_eller_aendre_kontorepraesentant Udover bemyndigelses- og samtykkeerklæringen skal der indsendes: Bevis for bopæl. For personer bosiddende i Danmark indhenter Erhvervsstyrelsen selv denne oplysning. Identifikation på de udpegede kontorepræsentanter i form af en verificeret kopi af pas eller et identitetskort udstedt af en dansk kommune eller af en stat, som er medlem af EØS (Det Europæiske 1 Med enheder menes der både kreditter og CO2-kvoter. 5

9 Økonomiske Samarbejdsområde) eller OECD (Organisationen for Økonomisk Samarbejde og Udvikling). Kontorepræsentanter med fast bopæl i Danmark kan fx få verificeret en kopi af deres pas eller ID-kort på en kommunes borgerservicecenter (læs mere herom i afsnit ). Straffeattest. For personer med fast bopæl i Danmark anmoder Erhvervsstyrelsen politiet om at udstede en straffeattest. Kontorepræsentanten skal give tilladelse ved at bekræfte den anmodning, som modtages i kontorepræsentantens private digitale postkasse fra Rigspolitiet Afvisningsgrunde (Registerforordningen, artikel 24, stk. 5) Grunde til at afvise en tilføjelse af en kontorepræsentant fremgår af Registerforordningen: Dokumentation eller oplysninger er mangelfuld, unøjagtig eller falsk. Hvis den potentielle kontorepræsentant inden for de sidste fem år er dømt for svig med CO 2-kvoter eller Kyoto-enheder (landekvoter eller CDM-kreditter i Det Danske Kyoto-register), hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme eller andre former for alvorlig lovovertrædelse, hvortil en konto kunne anvendes. Lovovertrædelser, som kan begrunde afvisning, er for eksempel overtrædelse af skattelovgivning, hvidvaskloven og straffelovens 114 om finansiering af terrorisme samt kapitel 28 om formueforbrydelser. Erhvervsstyrelsens afgørelser kan påklages til Energiklagenævnet. Læs mere i afsnit 7.4. om klage Sletning af kontorepræsentanter (Registerforordningen, artikel 23, stk. 1, artikel 25, stk. 8, artikel 33, stk. 4, Bekendtgørelsen, 21) En kontohaver kan anmode Erhvervsstyrelsen om at fjerne en kontorepræsentant. Erhvervsstyrelsen skal slette kontorepræsentantens adgang inden for 10 arbejdsdage efter, at dokumentationen i forbindelse med sletningen er godkendt. Så snart Erhvervsstyrelsen modtager en anmodning om sletning af en kontorepræsentant, vil kontorepræsentantens adgang til kontohavers konto/konti blive suspenderet, med mindre anmelder anmoder om andet. Erhvervsstyrelsen kan dog ikke fjerne en kontorepræsentant, hvis det vil medføre, at der er færre end to BR er på kontoen eller ikke længere er nogen BR er med fast bopæl i Danmark. Erhvervsstyrelsen har ret til at afsætte en kontorepræsentant, hvis der træffes afgørelse om, at kontorepræsentanten ikke burde have været godkendt. Erhvervsstyrelsens afgørelser kan påklages til Energiklagenævnet. Læs mere i afsnit 7.4. om klage. 3. Transaktioner Dette kapitel handler om de handlinger (transaktioner) en kontorepræsentant kan foretage i CO 2- kvoteregisteret. Transaktioner, der skal startes af én kontorepræsentant og godkendes af en anden, vil fremgå som en opgave på kontohaverens opgaveliste indtil, den anden kontorepræsentant enten godkender eller afviser opgaven Betroede konti (Registerforordningen, artikel 26) Transaktioner kan som hovedregel kun gennemføres til konti, som en kontohaver har tilføjet til en kontospecifik liste over betroede konti ("trusted accounts"). En bemyndiget kontorepræsentant (BR) kan i registeret frit tilføje konti til den kontospecifikke liste over betroede konti. Tilføjelsen skal godkendes af en anden BR eller af en yderligere bemyndiget repræsentant (YBR), hvis der er en YBR tilknyttet kontoen. Når 6

10 én af disse har godkendt tilføjelsen, bliver tilføjelsen først aktiv efter syv arbejdsdage. Inden udløbet af de syv arbejdsdage kan en kontorepræsentant - uanset grund fortryde tilføjelsen af en konto til listen over betroede konti i CO 2-kvoteregisteret ved at vælge at slette handlingen. Hvis kontorepræsentanten ikke har mulighed for selv at slette handlingen i CO 2-kvoteregisteret, kan vedkommende anmode Erhvervsstyrelsen om hjælp hertil. Hvis en kontohaver råder over flere konti, bliver alle kontohavers konti automatisk overført til kontienes lister over betroet konti. Kontohaver kan godt slette konti fra listen over betroede konti. Én BR skal starte opgave med sletning af konto, og når sletningsopgaven er blevet godkendt af en anden BR eller af en YBR, hvis en sådan er tilknyttet kontoen, sker sletningen med det samme Transaktionsforsinkelser (Registerforordningen, artikel 39). De fleste transaktioner sker med en forsinkelse på 26 timer. Det drejer sig om overførsler fra person-, driftsleder- og luftfarttøjsoperatørbeholdningskonti og overførsler fra handelskonti til konti, der ikke er på listen over betroet konti. Forsinkelsen begynder umiddelbart efter godkendelsen for transaktioner, som er godkendt på hverdage mellem kl. 10 og 16. For transaktioner godkendt uden for dette tidsrum, løber forsinkelsen fra næste åbningstid. Det vil sige, at forsinkelsen for transaktioner godkendt efter kl. 16 fredag først begynder fra den efterfølgende mandag kl. 10. Transaktioner bliver kun gennemført på hverdage mellem kl. 10 og kl. 18. Der er ikke transaktionsforsinkelser på returnering, sletning og annullering af enheder samt veksling af kreditter Særligt om compliance og returnering (Registerforordningen, artikel 10, 34, stk. 10, artikel 35, 36, 67, Direktiv 2003/87/EF, artikel 12, stk. 2a, 3, artikel 16, stk. 3) CO 2-kvoteomfattede virksomheder skal hvert år senest den 31. marts rapportere deres CO 2-udledning fra året før, og en verifikator skal verificere rapporteringen. Senest den 30. april skal de kvoteomfattede virksomheder returnere det antal kvoter, som svarer til deres CO 2-udledning fra året før. Antallet af kvoter, der skal returneres, skal være i overensstemmelse med de verificerede udledninger, der er blevet rapporteret. Returnering sker uden transaktionsforsinkelse, når transaktionen er blevet godkendt af anden BR eller en YBR. Hvis der ikke er blevet registreret verificerede udledninger for det foregående år senest 1. april på en konto, spærrer Erhvervsstyrelsen kontoen, jf. Registerforordningen, artikel 36. Der må ikke igangsættes processer fra spærrede konti, jf. Registerforordningen, artikel 10, bortset fra: opdatering af oplysninger verificering af emissioner og returnering. Hvis en kontohaver er forhindret i at returnere i de 10 hverdage forud for returneringsfristen, jf. artikel 12, stk. 2a og 3, i direktiv 2003/87/EF, på grund af suspensioner i henhold til denne artikel, kan kontohaveren anmode Erhvervsstyrelsen om at returnere kvoter på kontohaverens vegne. Hvis en kontohaver ikke har returneret tilstrækkelige CO 2-kvoter, kan Energistyrelsen opkræve en afgift på 100 Euro for hvert udledt CO 2-ækvivalent, der ikke er blevet returneret kvoter for, jf. Direktiv 2003/87/EF, artikel 16, stk. 3. 7

11 3.4. CDM-kreditter (Registerforordningen, artikel 58-61, stk. 1, bilag I, Forordning 1123/2013/EU) CO 2-kvoteomfattede virksomheder kan veksle visse typer af kreditter (CER er, ERU er) til CO 2-kvoter inden for deres tildelte kreditloft. En kontohavers kreditloft er blevet fastsat af Energistyrelsen i henhold til Forordning 1123/2013/EU og Registerforordningen, artikel 59 og 60. Vekslingen skal ske inden 31. december Veksling sker uden transaktionsforsinkelse, men skal startes af en kontorepræsentant og godkendes af en anden. Det er kun godkendte kreditter, der kan stå på konti i EU s CO 2-kvoteregister, og som kan veksles, jf. Registerforordningen, artikel 58, stk. 1. EU-kommissionen har publiceret en positivliste og negativliste over projekter, som kan eller ikke kan bruges af CO 2-kvoteomfattede virksomheder: Kreditter på negativlisten må ikke være på konti i EU s CO 2-kvoteregister Særligt om sletning/annullering af enheder (Registerforordningen, artikel 68, 69) Kontohavere kan vælge at slette eller annullere et antal af deres kvoter og kreditter. Herved fjernes tilladelsen til at udlede ét ton drivhusgas, som én kvote/kredit er et udtryk for. Når en kontohaver har slettet kvoter eller annulleret kreditter, kan de henvende sig til Erhvervsstyrelsen for at få udstedt et certifikat på sletningen/annulleringen. Opgaven med at slette kvoter eller annullere kreditter skal igangsættes af en kontorepræsentant og godkendes af en anden. Der er ikke forsinkelse på sletninger og annulleringer Særligt om mulighed for at tilbageføre transaktioner/annullere transaktioner (Registerforordningen, artikel 39, stk. 4, artikel 40, stk. 3, artikel 70, Bekendtgørelsen, 23) En transaktion, som er gennemført, er i princippet endelig og uigenkaldelig, jf. Registerforordningen artikel 40, stk. 3. Der er dog to muligheder for at stoppe en transaktion eller fortryde en afsluttet transaktion. En overførsel kan annulleres inden for de første 24 timer af transaktionsforsinkelsen (se afsnit 3.2), hvis en kontorepræsentant har mistanke om, at overførslen er blevet igangsat i svigagtig øjemed, jf. Registerforordningen artikel 39, stk. 4. Kontorepræsentanten skal anmode Erhvervsstyrelsen om at annullere transaktionen, jf. Bekendtgørelsen, 23. Registerforordningen kræver, at kontohaveren skal melde mistanken til politiet, og at Erhvervsstyrelsen modtager en politirapport efterfølgende. Der er endvidere en meget begrænset mulighed for at tilbageføre allerede gennemførte transaktioner, der er blevet gennemført utilsigtet eller er sket ved en fejl, jf. Registerforordningens artikel 70. De transaktioner, der kan tilbageføres, er: returnering af kvoter sletning af kvoter, og veksling af CDM-kreditter. Kontohaveren skal i disse tilfælde indsende en skriftlig anmodning til Erhvervsstyrelsen om at tilbageføre den afsluttede transaktion. Anmodningen skal være behørigt underskrevet af en eller flere af kontohaverens 8

12 kontorepræsentanter og skal være indsendt inden fem hverdage efter afslutningen af transaktionen. Anmodningen skal indeholde en erklæring om, at transaktionen blev igangsat utilsigtet eller fejlagtigt. Hvis Erhvervsstyrelsen godkender anmodningen, sendes den til den centrale administrator (EU- Kommissionen) med anmodning om at tilbageføre transaktionen i CO 2-kvoteregisteret. Den centrale administrator sikrer, at CO 2-kvoteregisteret kun gennemfører anmodningen, hvis alle følgende betingelser er opfyldt: 1. en transaktion, der returnerer eller sletter kvoter, som skal tilbageføres, var ikke afsluttet mere end 30 hverdage inden kontoadministratorens forslag i henhold til Registerforordningens artikel 70, stk. 3, 2. tilbageførslen bevirker ikke, at en driftsleder eller luftfartøjsoperatør ikke opfylder overholdelseskravene for et tidligere år, 3. modtagerkontoen for den transaktion, der skal tilbageføres, indeholder stadig det antal enheder af den type, den pågældende transaktion vedrørte, og 4. tildelingen af almindelige kvoter, der skal tilbageføres, blev foretaget efter udløbsdatoen for anlæggets tilladelse Hjælp til transaktioner (transaktionsanmodninger) (Bekendtgørelsen, 22) Hvis en kontorepræsentant af tekniske eller andre grunde ikke kan få adgang til CO 2-kvoteregisteret, kan vedkommende anmode Erhvervsstyrelsen om hjælp til at gennemføre en transaktion på kontorepræsentantens vegne. Følgende forhold skal dog gøre sig gældende: 1. kontorepræsentanten har tidligere haft teknisk adgang til den relevante konto i CO 2-kvoteregisteret, 2. den manglende adgang er midlertidig, 3. der er ikke udestående forhold i forbindelse med godkendelse af oplysninger eller dokumentation om kontorepræsentanten, 4. kontorepræsentantens adgang er ikke suspenderet ifølge Registerforordningen og 5. den afsendende konto tillader transaktionens igangsættelse. På Virk Indberet er der en blanket til transaktionsanmodninger, som kontorepræsentanten skal udfylde og indsende. Blanketten kan findes på kvoteregisteret Transaktionsanmodninger. Hvis der undtagelsesvis mangler en kontorepræsentant på en konto, kan CO 2-kvoteregisteret - forudsat ovenstående forhold er gældende - også hjælpe med at foretage en transaktion eller en tilføjelse til listen over betroede konti. I denne situation er det de tegningsberettigede for virksomheden, der skal anmode om hjælp til transaktionen. 4. Lukning af konti Dette kapitel handler om lukning af konti efter anmodning fra kontohaver eller Energistyrelsen (lukning efter suspension er beskrevet nærmere i kapitel 6). Lukning af konti er reguleret i Registerforordningens artikler og artikel. 33, stk. 2. 9

13 Fælles for alle konti, der skal lukkes, er, at kontoen skal være tømt for enheder, så saldoen er i nul før, kontoen bliver lukket. Hvis Erhvervsstyrelsen afviser at lukke en konto, kan afgørelsen klages til Energiklagenævnet. Læs i afsnit 7.4., hvordan man klager Lukning og udelukkelse af driftslederbeholdnings- og luftfartøjsoperatørbeholdningskonti (Registerforordningen, artikel 10, 25, stk. 2, artikel 28, 29, 32, Bekendtgørelsen, 16) Driftslederbeholdningskonti og luftfartøjsoperatørbeholdningskonti kan kun lukkes efter, at Energistyrelsen har meddelt Erhvervsstyrelsen, at udledningstilladelsen eller overvågningstilladelsen er trukket tilbage, jf. Bekendtgørelsen, 16, stk. 2. Erhvervsstyrelsen lukker først en driftslederkonto den 30. juni året efter tilbagekaldelsen af udledningstilladelsen. Hvis et anlæg er udelukket fra Kvoteordningen, fordi udledningen er mindre end ton CO 2 tre år i træk, jf. Direktiv 2003/87/EF, artikel 27, ændres status for anlæggets konto i CO 2-kvoteregisteret til udelukket så længe, udelukkelsen varer, jf. Registerforordningens artikel 10. Energistyrelsen anmoder Erhvervsstyrelsen om at lukke luftfartskonti, hvis et flyselskab er overdraget til en anden luftfartsoperatør, eller flyselskabet ikke længere eksisterer. Flyselskaber skal notificere Erhvervsstyrelsen i tilfælde af fusion/splitning af flyselskaber indenfor 10 dage, jf. Registerforordningen, artikel 25, stk. 2. Hvis Energistyrelsen udelukker et flyselskab fra ordningen (på baggrund af at deres udledning eller antal flyvninger ligger under en tærskelværdi), ændres status for deres beholdningskonto i CO 2-kvoteregisteret til udelukket så længe, udelukkelsen varer. Mens kontoen er udelukket, kan der kun foretages verificering og returnering for året, hvor flyselskabet ikke var undtaget fra ordningen, Såfremt kontohaver i forbindelse med lukning af dens konto ikke overfører indestående enheder til en anden konto inden for 40 arbejdsdage efter anmodning fra Erhvervsstyrelsen, overfører Erhvervsstyrelsen enhederne til en national konto i CO 2-kvoteregisteret, jf. Registerforordningens artikel 32. Gebyret for at have enheder på en national konto er ,00 kr. om året, som skal betales af kontohaver Lukning af handels- og personbeholdningskonti (Registerforordningen, artikel 27, 33, stk. 2) Hvis kontohaver ønsker at lukke en konto i CO 2-kvoteregisteret, kan en kontorepræsentant starte opgaven om lukning af konto i CO 2-kvoteregisteret. Det er ikke nødvendigt at indsende dokumentation i forbindelse med lukning af en handels- eller personbeholdningskonto. Erhvervsstyrelsen lukker kontoen 10 dage efter anmodningen fra kontohaver. Hvis en handels- eller personbeholdningskonto er tom og ikke har haft transaktioner i over et år, kan Erhvervsstyrelsen underrette kontohaver om, at kontoen lukkes inden for 40 arbejdsdage, med mindre kontohaver meddeler, at kontoen skal forblive åben, jf. Registerforordningen, artikel 33, stk Lukning af verifikatorkonti (Registerforordningen, artikel 30) Verifikator kan anmode om, at kontoen lukkes. Hvis en verifikator ønsker at lukke sin konto i CO 2- kvoteregisteret, kan verifikator starte opgaven om lukning af konto i CO 2-kvoteregisteret. Det er ikke nødvendigt at indsende dokumentation i forbindelse med lukningen. 10

14 Lukning af en verifikatorkonto kan også ske, hvis Energistyrelsen instruerer Erhvervsstyrelsen om at lukke en verifikatorkonto, hvor akkrediteringen ikke længere er gyldig. 5. Overdragelse af konti (Registerforordningen, artikel 25, stk. 5) Som udgangspunkt må kontohaver ikke sælge eller overdrage konti i CO 2-kvoteregisteret. Det gælder dog ikke indehaveren af en driftslederbeholdningskonto, da kontoen følger det anlæg, der er knyttet til kontoen. Energistyrelsen skal godkende, at en driftslederkonto overføres til en anden i forbindelse med overdragelse af anlæg, som er omfattet af udledningstilladelsen. Når der er tale om en fusion eller spaltning af en virksomhed, er der visse regler, der skal overholdes. Hvorvidt en konto og kvoterne på kontoen kan overføres, når der er tale om fusion eller spaltning af en virksomhed, bestemmes af de selskabsretlige regler. Konti og kvoter kan alene overføres, når de civilretlige selskabsregler er overholdt 2. Ved fusion eller spaltning mellem danske virksomheder, skal reglerne i selskabsloven overholdes 3. I tilfælde af fusion betyder det, at kontoen og kvoterne overtages af den nye/fortsættende virksomhed som led i den universalsuccession, fusionen er udtryk for. Tilsvarende overtager den modtagende virksomhed i en spaltning kontoen og kvoterne fra den indskydende virksomhed. Det er afgørende, at overførelsen er reguleret af fusions- eller spaltningsreglerne. Hvis kontoen ønskes overdraget i andre tilfælde, er det de generelle regler i Registerforordningen angående overdragelse af konti, der regulerer overdragelsen. En konto og/eller kvoterne kan dermed overføres på to måder. Den eksisterende konto kan bibeholdes. I dette tilfælde ændres kontohaverens navn i CO 2- kvoteregisteret til den nye/fortsættende virksomhed eller modtagende virksomhed. Det betyder, at kvoterne ikke overføres til en anden kontohaver, men forbliver på kontoen, som nu ejes af en anden virksomhed. Alternativt kan kontorepræsentanterne, som er tilknyttet kontoen i den ophørende/indskydende virksomhed, overføre kvoterne til en konto hos den nye/fortsættende virksomhed eller modtagende virksomhed, hvorefter kontoen lukkes. 6. Suspension af adgang til konti (Registerforordningen, artikel 10, 22, 33, stk. 3, artikel 34, stk. 5, artikel 96, 97, Direktiv 2003/87/EF, artikel 12, stk. 2a, 3) Erhvervsstyrelsen har mulighed for at suspendere eller spærre for adgangen til en konto. Det kan Erhvervsstyrelsen fx gøre, hvis en kontohaver eller kontorepræsentant ikke følger lovkravene, eller hvis der er sket et sikkerhedsbrud. 2 Direktiv 78/855/EØF af 9. oktober 1978 om fusioner af aktieselskaber, direktiv 2017/1132 af 14. juni 2017 om visse aspekter af selskabsretten, direktiv 82/891/EØF af 17. december 1982 om spaltning af aktieselskaber og Lovbekendtgørelse nr af 14/09/2015 og senere ændringer. 3 Lovbekendtgørelse nr af 14/09/2015 og senere ændringer. 11

15 Erhvervsstyrelsen kan suspendere kontorepræsentanters adgang til en konkret konto, hvis en kontohaver ikke har betalt gebyr eller har overtrådt kontobetingelserne, herunder ikke opretholdt det foreskrevne mindste antal af kontorepræsentanter for kontoen. Hvis en kontohaver ikke har anmeldt ændringer i kontooplysninger eller dokumentation vedrørende ændringer af kontooplysninger eller dokumentation vedrørende nye kontooplysningskrav, har Erhvervsstyrelsen også mulighed for at suspendere for adgangen til kontoen. Erhvervsstyrelsen kan endvidere suspendere kontorepræsentanters adgang til en konkret konto og muligheden for at igangsætte processer fra den pågældende konto i op til 4 uger, hvis Erhvervsstyrelsen har rimelig grund til at tro, at en konto blev eller vil blive brugt til svig, hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme, korruption med videre. Hvis det vurderes, at åbningen af en konto burde havde været afvist i henholdt til Registerforordningens artikel 22, eller at kontohaveren ikke længere opfylder kravene for åbningen af kontoen, kan Erhvervsstyrelsen også suspendere for adgangen til en konto. Andre situationer, hvor en administrator (Erhvervsstyrelsen eller EU) i følge Registerforordningens artikel 34 kan suspendere en kontorepræsentants adgang til en konto, er, hvis der er rimelig grund til at tro, at en kontorepræsentant har forsøgt at skaffe sig adgang til konti eller processer, som vedkommende ikke er bemyndiget til eller gentagne gange har forsøgt at skaffe sig adgang til en konto eller en proces med en forkert kombination af brugernavn og password. Det gælder også, hvis der er rimelig grund til at tro, at vedkommende fx har forsøgt at bringe sikkerheden af CO 2-kvoteregisteret i fare. Når det forhold, der var årsag til en suspension, er bragt i orden, skal Erhvervsstyrelsen ophæve suspensionen. Kontohaveren kan inden 30 dage gøre indsigelse mod en suspension af adgang til en konto (se mere i afsnit 7.4.). Hvis suspensionen er længerevarende, kan konsekvensen være, at Erhvervsstyrelsen træffer afgørelse om, at kontoen skal lukkes, spærres, eller at kontorepræsentanter skal fjernes, jf. Registerforordningens artikel 33. Det er Energistyrelsen, som afgør, om en driftslederkonto eller luftfartsoperatørkonto skal lukkes. 7. Fællesbestemmelser I dette kapitel beskrives generelle bestemmelser vedrørende dokumentation i forbindelse med at have en konto i CO 2-kvoteregisteret, inklusiv at være kontorepræsentant, såsom tegningsregler, fuldmagt, legalisering og bekræftelse af dokumenter samt krav til tjek af oplysninger. Der er også et afsnit om gebyrer forbundet med at have en konto samt information om, hvordan Erhvervsstyrelsen behandler persondata Dokumentation (Bekendtgørelsen, kapitel 2) Bekendtgørelsens kapitel 2 fastsætter de generelle regler om dokumentation, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen. Bestemmelserne supplerer Registerforordningens krav til hvilke typer af dokumentation, der skal indsendes for at åbne og have en konto i CO 2-kvoteregisteret. En anmelder, kontohaver eller en kontorepræsentant, der laver en registrering i CO 2-kvoteregisteret eller indsender anmeldelse herom til Erhvervsstyrelsen, indestår for, at registreringen eller anmeldelsen er lovligt foretaget. Heri ligger også, at dokumentationen i forbindelse med registreringen eller anmeldelsen er fuldstændig, ajourført, nøjagtig og korrekt og hvis der er en fuldmagt, at den er behørig. 12

16 Bekendtgørelsens 5 fastsætter, at kontohaver skal afgive enhver oplysning, som Erhvervsstyrelsen finder er nødvendig til varetagelse af Erhvervsstyrelsens opgaver. Afgørelser efter 5 vil kunne påklages til Energiklagenævnet inden for 30 dage (se afsnit 7.4.). Bekendtgørelsens 6 giver mulighed for, at Erhvervsstyrelsen kan dispensere fra dokumentationskrav i særlige tilfælde. Det kunne være, hvis en oplysning eller et dokument ikke kan fremskaffes, men kan bevises på anden vis. Erhvervsstyrelsen kan også tillade, at dokumentation, som er indsendt til én sag, kan genbruges i andre sager. Det vil for eksempel kunne gælde for en verificeret kopi af pas/id-kort, som en kontorepræsentant har indsendt i forbindelse med sin tilknytning til en anden konto i CO 2-kvoteregisteret. Straffeattester kan i visse tilfælde også genanvendes for eksempel, hvis en kontorepræsentant er udpeget til flere konti samtidig, eller hvis straffeattesten er modtaget i forbindelse med en anden sag mindre end tre måneder forinden Virk Indberet, , fysisk post (Bekendtgørelsen, 3) Ifølge 3 i Bekendtgørelsen skal anmelder så vidt muligt anvende selvbetjeningsløsningen på Virk Indberet. Hvis anmodningen ikke kan ske gennem Virk Indberet, kan dokumentation indsendes via eller som fysisk post. På Erhvervsstyrelsens hjemmeside er der en guide til, hvordan man kan sende sikker . Erhvervsstyrelsen kan dog forlange, at dokumentation leveres i fysisk form i tilfælde, hvor dokumentets ægtet ikke kan bevises på anden vis. Guiden findes på erhvervsstyrelsens hjemmeside på Tegningsregler En virksomheds tegningsregel angiver, hvem der har ret til at forpligte virksomheden ved aftaler. Udgangspunktet er, at en aftale, der er indgået på virksomhedens vegne af de tegningsberettigede, forpligter virksomheden. Ved anmeldelse om åbning af konti i CO 2-kvoteregisteret og udnævnelse af kontorepræsentanter skal anmeldelsen underskrives af de tegningsberettigede for kontohaveren. Alternativt kan udnævnelsen foretages af en person, som kontohaveren har givet skriftlig fuldmagt hertil. Det samme gælder for en blanket til sletning af en kontorepræsentant. For aktieselskaber, anpartsselskaber og iværksætterselskaber fremgår virksomhedens tegningsregel på CVR på Virk. Hvis tegningsregelen ikke er registreret på CVR, kan den som udgangspunkt læses i virksomhedens vedtægter. For enkeltmandsvirksomheder er det den eller de fuldt ansvarlig(e) deltager(e), der tegner virksomheden Fuldmagt, herunder prokura En kontohaver har mulighed for at lave en fuldmagt. En fuldmagt beskriver, hvorvidt en person kan agere på vegne af en anden person. Fuldmagt kan meddeles af enhver, der har tegningsret. En særlig form for fuldmagt er prokura, som afhængig af hvilken virksomhed, der er tale om, kan meddeles af de ansvarlige virksomhedsdeltagere eller ledelsen. Prokuristen er bemyndiget til at handle for virksomheden i de forhold, der er specificeret i prokuraen. En prokura kan eksempelvis dokumenteres med en udskrift fra bestyrelsens forhandlingsprotokol. Den skal udtrykkeligt betegnes som prokura Legalisering og bekræftelse af dokumenter (Registerforordningen, bilag IV, VII) Kopier af officielle dokumenter, som skal indsendes for at oprette en handelskonto eller personbeholdningskonto eller til at blive godkendt som kontorepræsentant, skal bekræftes eller legaliseres som retvisende kopier. 13

17 Dokumenter udstedt i Danmark Som beskrevet i kapitel 2 indhenter Erhvervsstyrelsen oplysninger, der er tilgængelige på offentlig tilgængelige virksomheds- og personregistre i og uden for Danmark. For fysiske personer med fast bopæl i Danmark, som skal tilføjes som kontorepræsentant, eller som ønsker at åbne en konto, skal der derfor kun indsendes en verificering af en kopi af pas eller ID-kort. Verificering kan foretages af en kommunes borgerservicecenter eller af en notar mod et mindre gebyr eller af en uvildig advokat. Verificeringen skal ske med underskrift, stempel og dato. Derudover skal det af kopien fremgå, at kopien er lig med originalen Dokumenter udstedt uden for Danmark (Bekendtgørelsen, 8, EU s Forordning 2016/1191) Kopier af dokumenter udstedt i udlandet, som sendes ind som dokumentation, skal legaliseres eller verificeres. Ifølge Apostillekonventionen (Haag-konventionen fra 1961) er ægtheden af et udenlandsk dokument bekræftet, når følgende betingelser er opfyldt: Dokumentet er forsynet med en apostillepåtegning. Apostillepåtegningen er udstedt af en myndighed i det land, som dokumentet stammer fra. Den myndighed, der har udstedt apostillepåtegningen, er opført på den liste, der findes på Alle EU-medlemsstater er med i Apostillekonventionen, ligesom også mange tredjelande. De lande, der har tiltrådt konventionen, har udpeget en eller flere myndigheder, der kan udstede apostillepåtegninger til bekræftelse af ægtheden af dokumenter, der stammer fra myndigheder i det pågældende land. En myndighed, der kan udstede apostillepåtegninger, skal føre et register over de påtegninger, som myndigheden har udstedt. Hvis en dansk myndighed mener, at der er behov for det, kan den anmode apostillemyndigheden om at bekræfte indholdet af en apostillepåtegning. Formularen, som benyttes til apostillepåtegning, findes på Krav om apostille mellem EU-lande bliver afskaffet i februar 2019, hvor en ny EU-forordning træder i kraft. EU s Forordning 2016/1191 om forenkling af krav vedrørende fremlæggelse af visse dokumenter gælder for offentlige dokumenter om fx fødsel, navn, bopæl og/eller opholdssted samt nationalitet. Den gælder også for straffeattester og for bekræftede (verificerede) kopier. Offentlige dokumenter, der er omfattet af denne forordning, og bekræftede kopier heraf vil blive fritaget for alle former for legalisering og tilsvarende formalitet. Forordning 2016/1191 afholder dog ikke medlemsstater fra at udstede en apostille, hvis en person vælger at anmode herom. Som følge deraf vil apostillekonventionen stadig kunne anvendes i forholdet mellem medlemsstaterne ved anmodning fra en person efter, at Forordning 2016/1191 er trådt i kraft Oversættelse af dokumenter (Bekendtgørelsen, 6) Hvis et dokument, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen, er på et andet sprog end dansk, norsk, svensk eller engelsk, skal det ledsages af en oversættelse til dansk eller engelsk. Dette gælder også for bekræftelser og legaliseringer. Der er ikke krav om, at oversættelsen skal foretages af en certificeret oversætter. Erhvervsstyrelsen kan dog kræve, at oversættelse af dokumenter skal foretages af en certificeret oversætter, navnlig hvis der er tvivl om kvaliteten af en indsendt oversættelse. 14

18 Flere lande har et register over godkendte oversættere. På den europæiske e-justice-portal findes der links til forskellige landes registre. Den europæiske e-justice-portal kan findes på Indberetningskrav (ved ændringer/årligt/ hvert tredje år) (Registerforordningen, artikel 25, Bekendtgørelsen, 29) Der er et generelt krav i Registerforordningen om, at oplysninger og dokumentation er fuldstændige, ajourførte, nøjagtige og korrekte. Herudover er der indberetningskrav og krav om bekræftelse af oplysninger, som kontohaver skal overholde. Manglende overholdelse medfører suspension, påbud og eventuelt bødestraf, jf. Bekendtgørelsen, Ændringer (Registerforordningen, artikel 24, Bekendtgørelsen, 11) Kontohavere og kontorepræsentanter skal inden for 10 arbejdsdage underrette Erhvervsstyrelsen om enhver ændring i de oplysninger, som Erhvervsstyrelsen har modtaget i forbindelse med åbning af en konto eller senere ajourføring heraf. Der er dog ikke er pligt til at indberette ændringer, som en kontohaver har meddelt Erhvervsstyrelsen (CVR-registeret), SKAT eller CPR, da Erhvervsstyrelsen modtager disse oplysninger direkte. Andre oplysninger, så som nyt pas, skal indberettes via til CO2register@erst.dk eller via Virk Indberet. Find blanketter på Virk Indberet på Erhvervsstyrelsen har 15 arbejdsdage til at godkende eller afvise dokumentationen. Afvisning kan ske, hvis oplysningerne ikke er fuldstændige, nøjagtige eller korrekte, eller hvis det fremgår af straffeattesten, at der er begået svig eller alvorlig økonomisk kriminalitet inden for de seneste 5 år Årlig bekræftelse (Registerforordningen, artikel 25, stk. 1, Bekendtgørelsen, 26) Kontohavere og kontorepræsentanter skal årligt, inden årets udgang, tjekke, at de registrerede oplysninger er korrekte. Det sker ved, at kontorepræsentanten kontrollerer, om oplysningerne i CO 2-kvoteregisteret stadig er fuldstændige, ajourførte, nøjagtige og korrekte. Fristen til at bekræfte oplysningerne og indberette eventuelle ændringer er 31. december det pågældende år. Hvis der skal foretages ændringer, skal Erhvervsstyrelsen informeres herom. Erhvervsstyrelsen er ikke ansvarlig for forhold eller tab, som skyldes, at oplysningerne ikke er korrekte, og kontohaver eller kontorepræsentanter ikke kan kontaktes ud fra de oplysningerne, der er indtastet i CO 2- kvoteregisteret, jf. Bekendtgørelsen, Periodisk tjek (Registerforordningen, artikel 25, stk. 4) Mindst hvert tredje år skal Erhvervsstyrelsen foretage kontrol af al dokumentation, som er blevet forelagt i forbindelse med kontoåbning og tilknytning af kontorepræsentanter. Erhvervsstyrelsen kontakter kontohaver og kontorepræsentanter og oplyser, hvilken dokumentation kontohaver skal indsende Gebyr (Bekendtgørelsen, 12) Bekendtgørelsen fastsætter det årlige gebyr for at have en konto i CO 2-kvoteregisteret. Størrelsen af gebyret afhænger af kontotype. Derudover skal driftsledere og luftfartøjsoperatører betale et gebyr for hver tildelt gratiskvote, se nedenunder. Erhvervsstyrelsen opkræver gebyrerne én gang årligt medio året. Gebyret opkræves for de konti, der er åbne og aktive den 1. juli det pågældende år og opkræves uanset, om kontoen er åben i hele kalenderåret, jf. Bekendtgørelsen 12, stk