Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler).

Transkript

1 Bilag Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler). Generelt Nedenstående fastsættes det overordnede regelsæt for kontrol og afstemning af ITsystemer, der anvendes i tilknytning til budget- og regnskabsvæsenet i Holbæk Kommune jfr. budget- og regnskabsregulativets afsnit 6. Formålet med reglerne er at sikre en hensigtsmæssig og betryggende anvendelse af IT-systemerne at sikre en korrekt sammenhæng mellem inddata, data i registrene og uddata samt mellem ind- og udbetalinger og bogføring at forhindre tab og svig at beskytte personalet mod uberettiget mistanke om svig Regelsættet er gældende for anvendelse af alle de IT-systemer der har relationer til Holbæk Kommunes budget- og regnskabsvæsen d.v.s. alle elektroniske betalings-og opkrævningssystemer. Ud over de i dette bilag skitserede retningslinjer henvises til Holbæk Kommunes I- sikkerhedspolitik. De enkelte enheder udarbejder selv instrukser vedr. de systemer, som de selv er ejer/ansvarlige for. Ansvar Ved anvendelse af de ind- og udbetalingssystemer der er tilgængelige i Holbæk Kommune, er det systemejers ansvar, at de overordnede retningsliner i kommunens I- sikkerhedspolitik bliver fulgt. 1

2 Sagsbehandlerens opgaver og ansvar: at kontrollere grundlaget for at indberetningen er korrekt, fuldstændigt og med den fornødne dokumentation Systemejer/kontrolmedarbejders opgaver og ansvar at gennemføre stikprøvevis kontroller i.h.t. foreliggende brugerinstruks at udføre øvrige kontrol-/tilsynsopgaver iflg. aftale/instruks Betalinger/overførelser Med henvisning til Lov om offentlige betalinger skal alle betalinger som hovedregel ske via NemKonto. NemKonto Alle borgere, der har et cpr-nummer og som er fyldt 18 år, skal have en konto i et pengeinstitut, hvortil det offentlig kan overføre betalinger (betaling af regninger m.v. undtaget). Personer der har cpr-nummer og mellem 15 og 18 år kan ved henvendelse til et pengeinstitut få oprettet en NemKonto. Børn under 15 år kan kun få oprettet konto i pengeinstitut, såfremt forældre/værge har givet tilladelse. Virksomheder, foreninger m.fl. der har et CVR- eller SE-nr. skal ligeledes have en NemKonto. Borger/virksomhed vælger selv pengeinstitut og skal selv aktivere den valgte NemKonto, før overførsler kan finde sted. Specifikke konti Indehaver af en NemKonto kan ved henvendelse til kommunen få oprettet en specifik konto til udbetaling af en bestemt ydelse. Den specifikke konto erstatter for disse betalinger NemKontoen. Der kan oprettes en specifik konto for hver af de ydelser, kommunen er tilsluttet NemKonto Systemet. Når en specifik konto er oprettet, er det KUN kommunen samt kontoindehaver der kan ændre eller slette den. Oprettelse af specifikke konti kræver en skriftlig anmodning, der indeholder følgende: 2

3 Navn og adresse CPR-, CVR- eller SE-nummer Navn på pengeinstitut Reg.nr. og Konto nr. Hvilke ydelser der skal tilknyttes kontoen Dato for ændringen Underskrift Ændring af Nemkonto og specifikke konti Hvis en borger/virksomhed henvender sig til kommunen for at få ændret sin NemKonto anbefaler kommunen, at pågældende selv foretager rettelse via selvbetjeningsløsningen eller retter henvendelse til sit pengeinstitut. Holbæk Kommune kan ændre NemKontoen eller den specifikke konto, hvilket kræver en skriftlig anmodning, der indeholder: Navn og adresse CPR-, CVR- eller SE.nr. Navn på pengeinstitut Reg.nr. og Konto nr. Hvilke ydelser der skal tilknyttes kontoen Dato for ændringen Underskrift Udbetaling til alternative modtagere Ved udbetaling til andre konti end Nemkonto eller specifikke konti kræves, at der tilrettelægges en procedure for løbende kontrol af disse betalinger jfr. nærmere nedenstående. Systemadministration Organisationsservice er ansvarlig for kommunens anvendelse af NemKonto. Relevante faglige enheder udpeger selv max. 1-2 medarbejdere, som skal have adgang til at foretage oprettelser, ændringer eller sletninger i NemKonto-systemet. Der må ikke tildeles indberetningsadgang til medarbejdere, som samtidig har adgang til at oprette nye sager i kommunens øvrige IT-systemer og som håndterer betalinger. Begrundelsen herfor er et ønske om, at der skal være en personmæssig adskillelse mellem indberetningsadgang til fagsystemer og til NemKonto-registret. Læseadgang til NemKonto-systemet kan gives, hvis det skønnes hensigtsmæssigt. Oprettelse, ændring eller sletning af adgange for brugere foretages af Organisationsservice. 3

4 Dokumentationskontrol De medarbejdere der kan foretage ændringer i systemet, må kun foretage ændringer, når der foreligger en underskrevet anmodning jfr. ovenstående. Anmodningerne eller en kopi heraf arkiveres i Holbæk Kommunes dokumenthåndteringssystem. For alle oprettelser, ændringer og sletninger foretaget af Holbæk Kommune skal der foretages dokumentationskontrol af en person, der ikke har indberetningsadgang til systemet. Kontrollen foretages mindst én gang årligt ved, at der laves udtræk fra systemet over alle ændringer i årets løb. Listen over udtrukne ændringer sammenholdes med anmodningerne. Ved ændringer foretaget på afdelingens egne ansatte, udvides kontrollen (krav på ydelsen/sagsgennemgang m.v.), hvilket tillige gør sig gældende, hvis der konstateres uoverensstemmelser mellem udtrukne lister og tilstedeværende anmodninger. Kontrolmedarbejderen markerer, daterer og bekræfter med underskrift, at kontrollen er foretaget hvorefter materialet arkiveres igen. Konstateres fejl eller andre unøjagtigheder kontaktes Organisationsservice/Løn og Regnskab. Løn og Regnskab foretager lejlighedsvis udtræk over foretagne ændringer og evt. stikprøvevis kontrol. Afstemninger Arbejdsrutiner herunder hyppigheden af afstemning af udbetalingssystemer, fagsystemer og tilhørende mellemregningskonti skal være beskrevet og fremgå af instruksen. I forbindelse med regnskabsafslutningen pr. 31/12 skal samtlige fagsystemer, mellemregnings- og statuskonti foreligge afstemt senest den 1. marts eller en af Løn og Regnskab fastsat tidsfrist jfr. tidsplan for regnskabsafslutningens tilrettelæggelse. Ligeledes skal der være dokumentation for afstemning og afregning af de til SKAT redegjorte oplysninger. Interne kontroller Alle kontroller skal foregå ud fra væsentlighed og risiko. Den interne kontrol er delt således, at kontrol af indberetninger, uddatamateriale m.v. udføres af den enkelte sagsbehandler og en efterfølgende stikprøvekontrol udføres af udpegede kontrolmedarbejdere. 4

5 Den interne kontrol bør bestå af en kvalitetssikring som skal sikre, at kvaliteten ved anvendelse af IT-systemer i sagsbehandlingen svarer til den standard, som er besluttet i afdelingen. Lederen skal sikre, at der foreligger dokumentation for de foretagne kontroller senest den 1. marts året efter regnskabsårets udløb. Sagsbehandleren Den interne kontrol som udføres af sagsbehandleren, gennemføres som hovedregel uden funktionsadskillelse hvilket er ensbetydende med, at den samme medarbejder som udfører indberetningen også gennemfører kontrollen. Som grundlag for enhver indberetning til systemerne skal der foreligge dokumentation i form af et grundbilag/indscannet bilag med underskrift af enten ansøger, attestationsberettiget eller en som har fået kompetencen tillagt. Kontrollen gennemføres ved: at sammenholde grundlaget for indberetningen med uddatamateriale eller skærmbillede konstatere, at registreringen er korrekt kontrollere om grundlaget for indberetningen er korrekt og fuldstændigt udfyldt at der foreligger den fornødne dokumentation. Hvis der efterfølgende konstateres uoverensstemmelser i forbindelse med udførelse af kontrollen, følges proceduren for fejlrettelser. Fejlrettelser sker på baggrund af konkret konstaterede fejl. Rettelser skal så vidt muligt ske via fagsystemet, men kan i særlige tilfælde ske via økonomisystemet. Ved fejlrettelser skal der altid foretages: notat med præcise oplysninger om, hvad det er der skal rettes hvad det skal rettes til dato for rettelse notat om hvem der har lavet rettelsen Indberetninger af fejlrettelser kontrolleres efter samme retningslinier som for øvrige sager. 5

6 Fejl- og advis-lister m.v. må aldrig behandles stikprøvevis i disse tilfælde skal samtlige sager kontrolleres. Hvis sagsbehandleren retter fejl på foranledning af kontrolmedarbejderens stikprøvekontrol, meldes tilbage til denne med dokumentation for rettelsen. Stikprøvekontrol Stikprøverne udtages af kontrolmedarbejderen. Stikprøven skal ske ud fra et princip om tilfældighed, der betyder, at det ikke må være muligt for sagsbehandlerne at forudse, hvilke sager der vil blive kontrolleret. Herudover skal det sikres, at alle former for brug af systemet på sigt bliver kontrolleret. Hvor mange og hvor ofte der skal udtages stikprøvekontroller afhænger af, hvilke kontroller der i øvrigt foretages, sammenholdt med væsentlighed og sandsynlighed. Desuden afhænger antallet af stikprøver af personalets rutine i håndtering af IT-system samt niveau for fejlprocenter. Hvis det er et nyt område som sagsbehandlerne skal praktisere, skal stikprøvekontrollen optimeres. Ved opnåelse af en tilfredsstillende fejlprocent og rutine kan niveauet for stikprøvekontrollen efterfølgende tilpasses. Det er systemejerens ansvar at definere metoden for udpegning af sager samt antallet af stikprøver. Instruksen skal indeholde en nøjagtig beskrivelse af proceduren for stikprøvekontrol samt hvilke oplysninger der skal kontrolleres af kontrolmedarbejderen og formålet med disse. Finder kontrolmedarbejderen fejl i forbindelse med stikprøvekontrollen, rettes henvendelse til sagsbehandleren med anmodning og at rette fejlen (fejl defineres som en transaktion, der efterfølgende kræver en rettelse). Kontrolmedarbejderen skal føre dokumentation (kontrolrapport) for: hvilke transaktioner der er kontrolleret de bemærkninger det har givet anledning til hvornår kontrollen er udført oplysninger om antal sager oplysninger om antal fejl Resultatet af de foretagne stikprøvekontroller (kontrolresultat) skal være elektronisk tilgængelig for kommunens eksterne revision samt for Organisationsservice. 6

7 Arkivering Godkendt indberetningsmateriale samt materiale, der er anvendt til og forsynet med påtegning om foretagne kontroller og afstemninger arkiveres i kommunens dokumenthåndteringssystem. 7