VERSION BRUGERMANUAL TIL WINDOWS 16-BIT

Transkript

1 VERSION BRUGERMANUAL TIL WINDOWS 16BIT TM

2 Ansvarsfraskrivelse Novell, Inc. fremsætter ingen erklæringer og fraskriver sig ethvert ansvar i forbindelse med indholdet eller brugen af nærværende manual og fralægger sig udtrykkeligt ethvert ansvar, det være sig udtrykkeligt eller stiltiende, for salgbarhed eller egnethed til bestemte formål. Endvidere forbeholder Novell, Inc. sig ret til at revidere nærværende publikation og når som helst foretage ændringer i indholdet uden at være forpligtet til at oplyse andre fysiske eller juridiske personer om sådanne revisioner eller ændringer. Novell, Inc. fremsætter ingen erklæringer og fraskriver sig ethvert ansvar i forbindelse med al Novellsoftware og fralægger sig udtrykkeligt ethvert ansvar, det være sig udtrykkeligt eller stiltiende, for salgbarhed eller egnethed til bestemte formål. Novell, Inc. forbeholder sig endvidere ret til når som helst at foretage ændringer i alle komponenter, der indgår i softwareprodukter produceret af Novell, uden at være forpligtet til at oplyse andre fysiske eller juridiske personer om sådanne ændringer. Novell og GroupWise er registrerede varemærker tilhørende Novell, Inc. i USA og andre lande. C3P0, Client 32, Envoy og GroupWise 5 er varemærker tilhørende Novell, Inc. WordPerfect og WordPerfect Office er registrerede varemærker tilhørende Corel Corporation i USA og andre lande. QuickMenu er et varemærke tilhørende Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner er et registreret varemærke tilhørende Franklin Quest Co. Word Pro er et varemærke tilhørende Lotus Development Corporation. Windows er et registreret varemærke tilhørende Microsoft Corporation. Excel og Windows 95 er varemærker tilhørende Microsoft Corporation. Xerox er et registreret varemærke tilhørende Xerox Corporation. Version Novell, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Trykt i USA Denne publikation, eller dele heraf, må ikke gøres til genstand for reproduktion, fotokopiering, lagring på et søgesystem, overførsel eller oversættelse til et andet sprog uden udtrykkeligt skriftligt samtykke fra udgiveren. Novell, Inc N. Technology Way Orem, Utah 84097, USA.

3 Indholdsfortegnelse Introduktion Velkommen til GroupWise... 2 Om denne manual... 3 Installere GroupWise... 4 Hente hjælp... 5 Brug af Groupwise 2 Indholdsfortegnelse Acceptér... 9 Adgangsliste Adressebog Afslut Aftale Afvis Arkivér Autodato Avanceret opsætning Bilag Cirkulationskuvert Datoforskel Fuldmagt Gem layout Gem Genvejsliste GroupWise Layoutdesigner Gruppe Gå til dags dato Gå til dato Hent Hjælp Hovedvindue Hylde Indbakke Info Kalender Ledige tidspunkter Lyd Læs Makro Mapper Markér som privat Markér som udført Memo Menuen Vindue Notifikation OLE... 97

4 Opdatér Opgave Opsætning Opsætning af aftale Opsætning af kodeord Opsætning af mappeliste Opsætning af memo Opsætning af post og telefonbeskeder Opsætning af standardlayout Opsætning: Aftaletidspunkter Opsætning: Dato og klokkeslæt Opsætning: Ledige tidspunkter Opsætning: Opgave Opsætning: Oprydning Opsætning: Placering af filer Opsætning: Tilknytninger Opsætning:Vilkår Papirkurv Personlige Adresser Postbesked QuickFinder Regler Ressourcer Send Send igen Sendfunktioner Skift layout Skjul menu Skjult vindue Skrifttyper Slet Stavekontrol Svar Synonymordbog Systemfarver Sæt alarm Sæt dato Søg Telefonbesked Udbakke Uddelegér Udklipsholder Udskriv Udskriv kalender Udskriv, opsætning Udvælg Videresend Viser Indholdsfortegnelse 3

5 Værktøjsbjælke Åbn layout Brug af Bærbar GroupWise Bærbar GroupWise Disketter til Bærbar GroupWise Kontrolliste Krav til Bærbar GroupWise Sådan fungerer Bærbar GroupWise Oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet Definere oplysningsark Installere Bærbar GroupWise Installere Bærbar GroupWise Oprette en modemforbindelse Oprette en netværksforbindelse (direkte) Oprette en TCP/IPforbindelse Afprøve forbindelser Hente oplysninger Sende kuverter Ændre Opsætning: Bærbar Indstille eller ændre tidszone Indeks Indeks Indholdsfortegnelse

6 Introduktion Indholdsfortegnelse 5

7 Velkommen til GroupWise Med Novell GroupWise kan du sende, modtage og styre korrespondance med andre brugere af GroupWise. Du kan også planlægge aftaler med andre brugere og oprette og styre begivenheder i den personlige kalender. Hovedvinduet Med Indbakke og Udbakke kan du se indgående og udgående kuverter. Med kalenderen kan du åbne kalenderlayout. På lokalmenuen kan du vælge de layout, ikonerne åbner. Første gang du åbner GroupWise, vises hovedvinduet. I hovedvinduet kan du åbne andre vinduer, så du kan se indgående og udgående kuverter, åbne kalenderlayout til planlægning af aftaler og åbne layout til afsendelse af postbeskeder, aftaler, opgaver, memoer og telefonbeskeder. Du kan se de kuverter, du har slettet, ved at vælge Papirkurv. Med ikonknapperne for kuvertlayout kan du åbne postbeskeder, aftaler, opgaver, memoer eller telefonbeskeder. Med hylden kan du anbringe layout, makroer eller programmer i hovedvinduet, så du hurtigt kan åbne dem. Layout i GroupWise I et layout kan du se oplysninger. GroupWise indeholder tre typer layout. Kalenderlayout viser de planlagte kuverter, den dato, de er planlagt til, og det tidspunkt, hvor de skal være afsluttede. I et kalenderlayout kan du se aftalelisten, opgavelisten, memolisten, en månedlig kalender og indgående og udgående kuverter. Med GroupWise layout kan du sende en postbesked, en aftale, et memo, en opgave eller en telefonbesked til én eller flere brugere. Du kan f.eks. planlægge flere brugere og ressourcer til en aftale. Med personlige layout kan du placere aftaler, memoer eller opgaver i kalenderen. Du kan f.eks. oprette kuverter til opgavelisten. Med GroupWise Layoutdesigner kan du oprette brugerdefinerede layout. Du kan oprette kalenderlayout, der indeholder de funktioner, du ofte bruger, f.eks. en aftaleliste, Indbakke eller Udbakke. Du kan også oprette personlige layout eller gruppelayout, der indeholder firmaets logo, grafik, film, knapper, lokalmenuer, afkrydsningsfelter og brugerdefinerede beskedfelter. 2 Velkommen til GroupWise

8 Standardlayout sammenlignet med brugerdefinerede layout GroupWise er installeret med et sæt standardlayout. Disse layout er placeret på netværket og vises i alle brugernes lokalmenuer. Hvis du opretter brugerdefinerede layout, vises de i lokalmenuerne under en adskillerlinie. Indbakken og Udbakken Kalenderen Om denne manual Konventioner Du kan bruge Indbakken og Udbakken til at vise de kuverter, du har modtaget, og de kuverter, du har sendt. Indbakken bruges til at åbne kuverter, du har modtaget, og slette kuverter, du ikke længere har brug for. Udbakken anvendes til at trække kuverter, du har sendt, tilbage eller til at finde ud af, om en kuvert er åbnet, accepteret, afvist, slettet osv. Kalenderlayout anvendes til at styre kalenderen. Du kan se aftaler, opgaver og memoer for dagen for at se, hvilke kuverter du har accepteret. Hvis du har en ventende kuvert, kan du åbne kuverten for at læse den. Du kan derefter acceptere eller afvise kuverten. Kuverten fjernes fra kalenderen og placeres i papirkurven, hvis den afvises. I denne manual beskrives alle de funktioner, der er tilgængelige i GroupWise. Funktionerne er opstillet i alfabetisk rækkefølge, så de er nemme at finde. Ikoner Nogle ikoner i GroupWise er ikke navngivet i brugergrænsefladen. En ikon på et trin fører dig til den ikon, der er nødvendig for at udføre den pågældende opgave. Følgende trin indeholder et eksempel herpå: 1 Vælg Fuldmagt, og vælg derefter navnet på den bruger, du ønsker at give fuldmagt. Ord med fed skrift Ord med fed skrift i trin eller forklaringer angiver det, du kan vælge eller markere i trinnet. Følgende trin indeholder et eksempel herpå: 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. Om denne manual 3

9 Installere GroupWise I dette afsnit findes oplysninger om, hvordan du starter GroupWise. Windowsklientsystemkrav I følgende tabel angives de anbefalede krav til kørsel af GroupWise i Windows 3.1. Hardware/Software Processor Windowsversion Hukommelse Plads på harddisk Krav 80486/25 eller større 3.1 eller nyere 8MB Arbejdsstation 2MB; Komplet installation 20MB Køre opsætningsprogrammet Før du kan bruge GroupWise, skal du køre opsætningsprogrammet til GroupWise. Spørg den systemansvarlige, hvor du skal køre opsætningsprogrammet fra. Stien kan f.eks. være N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. 1 Vælg Filer, vælg Kør i Programstyring eller Filhåndtering, og skriv derefter stien til SETUP.EXE. VIGTIGT: Det anbefales, at du bruger opsætningsprogrammet til GroupWise for at sikre, at alle kataloger og filer er installeret korrekt. 2 Vælg sprogversion, og klik derefter på OK. 3 Vælg en installationstype. Hvis du vælger Brugerdefineret, kan du vælge, hvilke filer der skal installeres, og hvor de skal installeres. 4 Installere GroupWise

10 Når installationen er fuldført, bliver du bedt om at vælge den gruppe, hvor GroupWiseprogramikonerne skal vises. Feltet Programgruppe angiver allerede GroupWise 5 som programgruppen. Hvis du vil placere GroupWisekuvertikonerne i en anden gruppe, skal du skrive det nye gruppenavn. 4 Klik på OK. 5 Klik på Ja for at se en Readmefil. Når du er færdig, skal du klikke på Luk for at fortsætte. Køre GroupWise til Windows Hente hjælp Online hjælp Hvis du vil starte GroupWise, skal du gøre følgende: 1 Dobbeltklik på GroupWiseikonen. Hvis der opstår problemer, når du bruger GroupWise, kan du få flere forskellige typer hjælp. Online hjælp giver hurtig adgang til dokumentationen uden brug af en manual. Du kan når som helst få adgang til hjælp i GroupWise. Følgende funktioner er blot nogle få eksempler på funktioner i online hjælp. Yderligere oplysninger finder du i Hjælp. Hvert dialogfelt indeholder en Hjælpknap, der indeholder specifikke oplysninger om dialogfeltet. Med dialogfeltet Søg kan du finde Hjælpemner ved hjælp af nøgleord. Vælg Hjælp, og vælg derefter Søg efter hjælp om. Med Hvordan kan du vælge Hjælpemner på en liste over almindelige opgaver. Vælg Hjælp, og vælg derefter Hvordan. Instruktører fører dig gennem nogle almindelige opgaver. Vælg Hjælp, og vælg derefter Instruktør. Hente hjælp 5

11 Cool Solutions Magazine Vælg Basics, hvis du vil læse om grundlæggende begreber i GroupWise. Cool Solutions er et online Webmagasin, der kan hjælpe dig med at lære GroupWise at kende. I magasinet finder du nyttige tip og hele artikler, der indeholder detaljer om, hvordan GroupWisefunktioner anvendes. Som supplement hertil finder du ressourcer, f.eks. introduktionskort, du kan hente ind på din egen computer, og demonstrationer, der kan hjælpe dig til at komme i gang. Følgende er et eksempel på, hvad magasinet indeholder. Åbne Cool Solutions 1 Skriv i Webbrowseren. Vælg The Vault, hvis du vil læse tidligere udgaver af magasinet. Vælg Notify Me for at få besked, hver gang en ny artikel er tilgængelig. Vælg Talk to Us, og send feedback om GroupWise. 6 Hente hjælp

12 Sende dine spørgsmål til GroupWiseeksperter Ask the Experts er det forum, hvor du kan spørge om GroupWise. Hvis du mangler hjælp til en funktion og ikke kan finde den i dokumentationen, kan du sende dine spørgsmål til eksperterne. 1 Skriv i Webbrowseren. 2 Vælg Ask the Experts, og vælg derefter Ask Us. 3 Klik på Ask the Cool Solutions Experts. 4 Skriv dine oplysninger og spørgsmål. 5 Vælg Send. Hente ressourcer fra Cool Solutions På de sider, du kan hente ind på din computer, findes mange ressourcer, du kan hente og bruge i din organisation. Siderne indeholder demonstrationer, der viser dig, hvordan GroupWise bruges, artikler fra magasinet og et introduktionskort, for blot at nævne nogle få eksempler. 1 Skriv i Webbrowseren. 2 Vælg Downloadables. 3 Vælg de oplysninger, du vil hente, og følg derefter anvisningerne. Andre typer hjælp Hvis du har brug for yderligere hjælp, skal du kontakte den interne support eller den systemansvarlige. Hvis disse personer ikke kan løse problemet, kan de kontakte teknisk support. Hente hjælp 7

13 Brug af GroupWise 8 Hente hjælp

14 Acceptér Acceptere en aftale, opgave eller et memo Med Acceptér kan du oplyse afsenderen af en aftale, et memo eller en opgave om, at du er ledig. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet. 2 Dobbeltklik på en ventende aftale, opgave eller et ventende memo på kuvertlisten eller på listen over aftaler, opgaver eller memoer. 3 Klik på Acceptér. Eller Hvis du vil sende en kommentar til afsenderen, skal du vælge Funktioner, og derefter vælge Acceptér med kommentar. Skriv svaret i feltet Kommentar tekst, og klik derefter på OK. 4 Vælg Alle forekomster for at acceptere alle forekomster, eller vælg Denne forekomst for kun at acceptere den aktuelle forekomst, hvis kuverten er en del af en autodatodefinition. Afsenderens vindue for Statusinformation om kuverten viser Accepteret og eventuelle kommentarer, du har medtaget. Se Info. Kuvertteksten i kalenderen ændres fra kursiv til normal tekst for at angive, at du har accepteret kuverten. Kuverten forsvinder fra Indbakken. Se Udvælg. Acceptér 9

15 Yderligere oplysninger Afgøre, om en kuvert er accepteret I GroupWise findes der to metoder til at meddele, hvem der har accepteret den kuvert, du har sendt. Den første er en returkvittering. I opsætningen for kuverten kan du vælge, om du vil modtage en returkvittering, hver gang en modtager accepterer en kuvert, du har planlagt. Hvis du vil modtage en returkvittering for en enkelt aftale eller opgave, kan du angive dette i Sendfunktioner, når du sender kuverten. Hvis modtageren af den planlagte kuvert anfører en kommentar ved accepten, vises denne kommentar i returkvitteringen og i vinduet Statusinformation om Udbakke. Du kan også afgøre, hvem der har accepteret aftaler, opgaver og memoer ved at kigge i vinduet Statusinformation. Åbn Udbakken, og dobbeltklik på den kuvert, du vil have oplysninger om. I vinduet Statusinformation vises en liste over dem, der har accepteret eller afvist aftalen eller opgaven, og hvem der ikke har svaret. Hvis modtageren har anført en kommentar, vises kommentaren også. Se Info. Adgangsliste Begreber Du kan bruge adgangslisten til at give andre brugere i posthuset adgang til at læse, oprette og kontrollere kuverter og værktøjer (f.eks. regler) i postkassen. De brugere, du har givet adgangsrettigheder til, kan blive fuldmagtsindehavere. Hvad er en fuldmagtsindehaver? I GroupWise kan du give fuldmagtsindehavere rettigheder til at modtage og sende kuverter. Du kan f.eks. give en anden bruger rettigheder til at acceptere og planlægge aftaler for dig. Denne person kan også modtage notafikation for 10 Adgangsliste

16 aftaler. Du vil også kunne modtage notifikation, og de kuverter, der er accepteret og planlagt af din fuldmagtsindehaver, vises i Indbakken, Udbakken og kalenderen. Du kan give fuldmagtsindehaveren adgang til alle kuverterne i postkassen, eller du kan begrænse fuldmagtsindehaverens læse eller skriverettigheder til én eller flere kuverttyper, f.eks. postbeskeder eller memoer. Adgangsfunktionerne er beskrevet nedenfor. Oprette en adgangsliste 1 Vælg menuen Fil, og klik på Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Adgangsliste for at åbne dialogfeltet Opsætning: Adgangsliste. 3 Klik på Adresser for at åbne adressebogen. 4 Dobbeltklik på den bruger på listen, du vil give adgang til postkassen. Navnene flyttes til feltet Send. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen, og tilføj navnene til adgangslisten. 6 Vælg et brugernavn på adgangslisten, vælg de adgangsrettigheder, du vil give til fuldmagtsindehaveren, og klik derefter på Tilføj. Du kan også vælge flere navne, og derefter give de valgte adgangsrettigheder til alle brugere på samme tid. Hvis du vælger flere brugere, viser de grå felter, at indstillingen er valgt til én eller flere brugere, men ikke til alle. I følgende tabel beskrives de rettigheder, du kan give til fuldmagtsindehavere. Adgangsliste 11

17 Adgangsrettigheder Læs Redigér Abonnér på mine alarmer Abonnere på min notifikation Redigere opsætning/regler/grupper Arkivér kuverter Læs Privatmarkerede kuverter Adgang til At læse de kuverter, du modtager. Du kan begrænse læserettighederne til post og telefonbeskeder, aftaler, memoer eller opgaver. At redigere og sende kuverter i dit navn. Du kan begrænse læserettighederne til post og telefonbeskeder, aftaler, memoer eller opgaver. At modtage den samme alarmnotifikation som for aftaler. Fuldmagtsindehavere modtager kun alarmerne, hvis de vælger Abonnér på alarmer i opsætningen af Abonnér på notifikation. At modtage notifikation, når du modtager en kuvert. Fuldmagtsindehavere modtager kun notifikationerne, hvis de vælger Abonnér på notifikation i opsætningen af Abonnér på notifikation. At redigere opsætningsfunktionerne i postkassen. Fuldmagtsindehavere kan ændre din GroupWiseopsætning og tilføje eller fjerne fuldmagtsindehavere eller ændre fuldmagtsrettighederne i adgangslisten. Fuldmagtsindehavere kan også oprette, redigere og slette regler og personlige grupper samt udføre regler i postkassen. Hvis du giver en fuldmagtsindehaver adgang til at redigere i dialogfeltet Adgangsliste, kan fuldmagtsindehaveren ændre dit kodeord og nægte dig adgang. At anbringe kuverter i arkivbiblioteket og hente dem. Hvis du giver en fuldmagtsindehaver arkivrettigheder, vil kuverterne, der er arkiveret af den pågældende bruger, muligvis blive gemt på brugerens harddisk. Du har muligvis ikke adgang til kuverter, der er arkiveret af fuldmagtsindehaveren. At læse de kuverter, der er markeret som Privat. 7 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Adgangsliste og vende tilbage til dialogfeltet Opsætning. 12 Adgangsliste

18 Yderligere oplysninger Fuldmagtsindehaver og arkivering Hvis du giver en fuldmagtsindehaver arkivrettigheder, vil du muligvis angive placeringen af fuldmagtsindehaverens arkivbibliotek. Hvis arkivbiblioteket er placeret på fuldmagtsindehaverens egen computer, har du ikke adgang til de kuverter, fuldmagtsindehaveren arkivererer. Du kan løse problemet ved at få fuldmagtsindehaveren til at placere arkivet i et netværksbibliotek, som I begge har adgang til. Se Arkiv og Opsætning: Placering af filer. Minimal brugeradgang Når du åbner dialogfeltet Opsætning: Adgangsliste, vil du se, at GroupWise angiver en registrering på adgangslisten for minimal brugeradgang. GroupWise giver minimal adgang til alle brugere i dit GroupWisesystem. Dette er nyttigt, hvis du ønsker at oprette grundlæggende adgangsrettigheder til din postkasse i GroupWise for alle brugere. Selvom Minimal brugeradgang giver alle brugere adgang, skal du angive de rettigheder, alle brugerne skal have. Hvis du vil angive rettigheder til alle brugere, skal du vælge Minimal brugeradgang, og derefter vælge de samme rettigheder, som du vil give til en fuldmagtsindehaver. Adgangsliste 13

19 Adressebog Gemmer hyppigt anvendte adresser Anvend adressebogen, hvis du ikke kender et brugerid, når du skal adressere en kuvert til adskillige brugere, eller når du vil oprette en personlig gruppe. Du kan også tilføje de brugernavne og ressourcer, du ofte anvender, til Personlige Adresser. Se Personlige Adresser. Adressebogen indeholder en brugerliste, et felt med navnet Send, et Carbon Copyfelt og et Blind Copyfelt eller et Rutefelt, hvis du opretter en cirkulationskuvert. Du kan sortere brugerlisten efter fornavn, efternavn eller brugerid. Du kan vælge de brugere, du vil sende en kuvert til, og placere det tilhørende brugerid i det korrekte felt. Når du klikker på OK, overføres brugerid'et til det tilsvarende adressefelt i kuverten. Knappen Ekstern adresse Feltet Send Liste Feltet Carbon Copy Feltet Blind Copy Begreber Adressefelterne Til, CC og BC er de tre adressefelter, der findes i GroupWise. Formålet med felterne beskrives nedenfor. Til anvendes til adresser på primære modtagere. Du skal skrive mindst ét navn i dette felt for at sende en kuvert. Brugere, hvis adresse er angivet i feltet Til, modtager kuverten, så snart den er afsendt. CC anvendes til at angive adresser på modtagere af carbonkopier. CCmodtagere er de brugere, der kan bruge oplysningerne i kuverten, men som ikke er direkte ansvarlige for den. Brugere, hvis adresse er angivet i feltet CC, modtager en kopi af den besked, der er afsendt til den oprindelige modtager. 14 Adressebog

20 BC anvendes til at angive adresser på modtagere af blindkopier. BCmodtagere modtager en kopi af den kuvert, der er sendt til den primære modtager. Det er dog kun afsenderen og BCmodtageren, der har kendskab til denne kopi. BCmodtagere har heller ikke kendskab til andre BCmodtagere. Grupper I GroupWise findes der to typer grupper, du kan bruge til at angive en adresse i en kuvert: fælles grupper og personlige grupper. Fælles grupper oprettes af den systemansvarlige og kan ikke redigeres. Personlige grupper oprettes af dig og kan redigeres eller slettes. Se Gruppe. Ressourcer Ressourcer er kuverter, der kan planlægges til forskellige formål. Ressourcer kan være alt lige fra et lokale til en overheadprojektor eller en bil. Den systemansvarlige definerer ressourcerne ved at give dem et navn og tildele en bruger ejerrettigheder til ressourcen. Den bruger, der ejer ressourcen har fuldmagt til at modtage alle bestillinger og acceptere eller afvise disse bestillinger. Adressere en kuvert 1 Vælg i hovedvinduet den kuvert, du vil sende fra en lokalmenu. 2 Skriv brugerens ID i feltet Til. Adskil hver brugerid med et komma (f.eks. SVENDK,BIRTEJ). Gå til trin syv. Eller Hvis du ikke kender brugerid'erne, kan du fortsætte med trin tre for at bruge adressebogen. 3 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 4 Skriv navnet på brugeren ved at adskille det første og det sidste navn med et mellemrum, eller brug rullepilene til at finde den person, du vil sende en kuvert til. Når du trækker i rullefeltet, vises der bogstaver, der hjælper dig med at se, hvor på listen du befinder dig. 5 Vælg det pågældende brugerid, og vælg Til. Hvis du vil sende en Cabon Copy eller en Blind Copy til en anden bruger, skal du vælge den pågældende brugers ID, og vælge CC eller BC. Dobbeltklik på navnet, hvis du vil fjerne et navn fra felterne Send, Carbon Copy eller Blind Copy. 6 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuverten. BrugerID'erne fremvises i de pågældende adressebøger. 7 Du kan redigere feltet Fra ved at skrive tekst enten før eller efter dit navn. Dit navn vises i en parentes, når beskeden er modtaget. Adressebog 15

21 8 Klik på Send, når du er færdig med kuverten. Adressere en cirkulationskuvert Adressere en kuvert til en gruppe 1 Klik på Send postbesked eller lokalmenuen Tildel opgave, og vælg et gruppelayout. 2 Vælg menuen Send, og klik på Cirkulationskuvert. 3 Vælg Adresser for at åbne adressebogen. 4 Dobbeltklik på brugerne i den rækkefølge, de skal modtage kuverten. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og anbringe navnene i feltet Rute i kuverten. 6 Klik på Send, når du er færdig med kuverten. 1 Vælg det layout, du vil sende, fra en lokalmenu i hovedvinduet. 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 3 Vælg Fælles grupper eller Personlige Adresser. Fælles grupper oprettes af den systemansvarlige, men du kan oprette dine egne personlige grupper. Se Gruppe. Fælles grupper Personlige Adresser 4 Dobbeltklik på en gruppe for at anbringe den i feltet Send. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuvertlayoutet. Gruppen vises i feltet Til i kuvertlayoutet. 6 Klik på Send, når kuverten er færdig. 16 Adressebog

22 Planlægge ressourcer 1 Vælg lokalmenuen Aftale i hovedvinduet, og klik på Møde. 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 3 Vælg Ressourcer for at åbne feltet Ressourceliste. 4 Dobbeltklik på de ressourcer, du ønsker til mødet. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuvertlayoutet. Den ressource, du har valgt, er anbragt i feltet Til sammen med brugerne. Hvis du har reserveret et mødelokale, og den systemansvarlige har defineret det som et sted, vises beskrivelsen i feltet Sted. Yderligere oplysninger Afslut Ekstern adresse Vælg denne knap i adressebogen, når du sender kuverter til brugere i andre postsystemer via én eller flere gateways. Hvis du f.eks. vil sende en kuvert til en bruger på Internettet, skal du vælge Ekstern adresse og derefter angive Internetbrugerens adresse til gatewayen. Yderligere oplysninger om den anvendte gateway finder du i guiden GroupWise Gateway. Info I Info vises oplysninger om en bruger, der findes i adressebogen. Vælg brugeren i adressebogen, og vælg derefter Info for at åbne dialogfeltet Brugeroplysninger, hvis du vil se oplysninger om en bruger. Brug Afslut for at lukke for GroupWise. 1 Vælg menuen Fil i hovedvinduet. 2 Vælg Afslut. Afslut 17

23 Aftale Begreber Med Aftale kan du give dig selv eller andre besked om møder og planlægge de krævede ressourcer, f.eks. lokaler og overheadprojektorer. Den måde, du sender en aftale på, er næsten den samme, som den, du bruger til at sende andre kuverter. Forskellen er de funktioner, der er specielle for hver kuvert, f.eks. planlægning af en dato i en aftale. I dette afsnit beskrives det, hvordan du bruger de funktioner, der er specielle for Aftale. Hvis du har brug for hjælp til at sende en kuvert, skal du læse Send. Gruppeaftaler Du kan sende en gruppeaftale til dig selv og til andre GroupWisebrugere. En gruppeaftale placeres i Udbakken, når du sender den, og i kalenderen og Indbakken, når du modtager den. Når du modtager en aftale, kan du acceptere eller afvise den. Personlige aftaler En personlig aftale er en planlagt aktivitet, der er placeret i kalenderen. Den er ikke placeret i Udbakken eller i andre brugeres Indbakke. En personlig aftale er kendetegnet ved, at den ikke indeholder adressefelter, i modsætning til en gruppeaftale. 18 Aftale

24 Planlægge ressourcer Søge efter ledige tidspunkter Indstille dato, tidspunkt og varighed manuelt Du kan klikke på den dato, hvor aftalen skal vises. Knapperne med enkeltpile giver dig mulighed for at gå én måned frem og tilbage. Dobbeltpilene giver dig mulighed for at gå ét år frem og tilbage. 1 Vælg lokalmenuen Aftale i hovedvinduet, og vælg derefter et gruppelayout. 2 Vælg Adressér, hvis du vil åbne adressebogen. 3 Vælg Ressourcer, hvis du vil åbne feltet Ressourcer. 4 Dobbeltklik på de ressourcer, der skal bruges til mødet. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuverten. De ressourcer, du har valgt, placeres i feltet Til sammen med brugerne. Hvis du har reserveret et mødelokale, og den systemansvarlige har defineret det som et sted, vises beskrivelsen i feltet Sted. 1 Vælg lokalmenuen Aftale i hovedvinduet, og vælg derefter et gruppelayout. 2 Adressér aftalen til de relevante personer og ressourcer. 3 Vælg Optaget? Oplysninger om funktionerne i Opsætning: Søg ledig finder du i Ledige tidspunkter. 4 Klik på OK for at vise personernes og ressourcernes ledige tidspunkter i adressefelterne. 5 Flyt feltet i gitteret Kombineret klokkeslæt til et ledigt tidspunkt. Du kan trække feltets ramme for at udvide feltets størrelse til en længere aftale. 6 Klik på OK. Tidspunktet og datoen er placeret i felterne Startdato. Hvis du kender tidspunktet for aftalen og ikke behøver at udføre en søgning efter ledige tidspunkter, kan du indtaste datoen, tidspunktet og varigheden direkte i felterne Startdato. Du kan også bruge dialogfelterne Sæt dato og Indtast klokkeslæt til at vælge dato og tidspunkt. Sæt dato 1 Vælg knappen Sæt dato i layoutet. Knappen Dags dato indstiller datoen til dags dato. Med Autodato kan du planlægge datoer. Aftale 19

25 Indtast klokkeslæt 1 Vælg knappen Indtast klokkeslæt i layoutet. Træk den venstre pil for at angive starttidspunktet. Det grå område viser aftalens varighed. Træk den højre pil for at angive sluttidspunktet. Starttidspunkt, Sluttidspunkt og Varighed viser de oplysninger, der angives i felterne Startdato og Varighed i layoutet. Oprette en personlig aftale Acceptere en aftale 1 Vælg lokalmenuen Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter Dag. 2 Træk, hvis du vil vælge et tidsrum på aftalelisten. 3 Angiv en beskrivelse. Et tekstfelt vises, når du begynder at skrive. 4 Klik uden for tekstfeltet, hvis du vil placere aftalen i kalenderen. 5 Dobbeltklik på aftalen for at åbne layoutet til en personlig aftale, hvis du vil redigere beskrivelsen. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet. Som standard vises personlige aftaler ikke i Indbakken. 2 Dobbeltklik på den ventende aftale på kuvertlisten eller aftalelisten. 3 Vælg Acceptér. Se Acceptér eller Afvis. 20 Aftale

26 Yderligere oplysninger Aftaleikoner Som beskrevet nedenfor kan aftaleikonerne og teksten, der vises i Indbakken eller kalenderen, give dig oplysninger om en aftales status. Markeringer (kun Indbakke) (kun Indbakke) Kuverten vises i kursiv (Kun kalender). (Kun aftaleliste) Beskrivelse Du har ikke åbnet aftalen endnu. Du har åbnet aftalen. Dette er en gruppeaftale, du endnu ikke har accepteret eller afvist i kalenderen. Dette er en gruppeaftale, du har accepteret. Markeret som privat. Når du afviser en aftale, flyttes kuverten til papirkurven. Hvis du senere vil acceptere en afvist aftale, kan du fortryde sletningen og derefter acceptere den. Se Acceptér, Afvis og Papirkurv. Uddelegere aftaler Når en bruger planlægger en aftale for dig, har du mulighed for at uddelegere aftalen til en anden bruger. Når du uddelegerer en aftale, modtager modtageren og den oprindelige afsender notifikation om uddelegeringen. Se Uddelegér. Ændre aftaler Du kan ændre en aftale til en anden dag eller et anden tidspunkt eller ændre varigheden, hvis du er den bruger, som oprindeligt har planlagt aftalen. Se Kalender. Tilbagevendende aftaler Du kan bruge et aftalelayout til at planlægge tilbagevendende aftaler. Du kan f.eks. oprette en definition ved hjælp af Autodato, der planlægger en aftale for hver tredje fredag i hver måned. Se Autodato. Aftale 21