DYMO Label Software Brugervejledning

Transkript

1 DYMO Label Software Brugervejledning

2 DYMO Corporation 44 Commerce Road Stamford, CT USA Telefon: Fax: Oplysninger om udstyr Beskrivelse: Printer med direkte termoudskrivning Modeller: LabelWriter 300, 310, 315, 320, 330, 330 Turbo, EL40, EL60 og Turbo Certificering Denne enhed er testet og overholder kravene iht.: UL 1950 EN60950: lavspændingsdirektivet vedrørende produktsikkerhed FCC-kapitel 15, klasse B EN 55022: støj- og ledningsbårne emissioner B EN : generisk immunitet ESD-, radiofrekvens- og transientsusceptibilitet Copyright 2004 DYMO Corporation. Alle rettigheder forbeholdes. Ændret 02/04. Dette dokument eller softwaren må, hverken helt eller delvist, gengives eller udsendes i nogen som helst form eller på nogen som helst måde eller oversættes til et andet sprog uden forudgående skriftlig tilladelse fra DYMO Corporation. Varemærker LabelWriter er et registreret varemærke tilhørende DYMO Corporation. DYMO er et registreret varemærke tilhørende Esselte Corporation. Alle øvrige varemærker er varemærker tilhørende de respektive ejere.

3 Indhold Kapitel 1 Indledning Software Hardware Etiketter Installation af LabelWriter Registrering af softwaren Hjælp til programmet Kapitel 2 Sådan kommer du i gang med at bruge programmet Hovedvinduet i DYMO Label Software Oprettelse af nye etiketter Kapitel 3 Brug af Label Designer Start af Label Designer Designobjekter Oprettelse af nye etiketfiler Åbning af eksisterende etiketfiler Indsætning af objekter Sletning af objekter Kapitel 4 Brug af lister Sådan fungerer adressebogen Brug af adressebogen Oprettelse af en ny liste Åbning af eksisterende lister Kapitel 5 Udskrivning af etiketter ved brug af Indsæt speciel Om Indsæt speciel Udskrivning af flere etiketter på én gang med Indsæt speciel Kapitel 6 Brug af LabelWriter sammen med andre programmer Tilføjelsesmodul til Microsoft Word Yderligere tilføjelsesmoduler til Windows-programmer Udskrivning direkte fra andre programmer iii

4 Kapitel 7 Vedligeholdelse og fejlfinding Vedligeholdelse af LabelWriter-printeren Udførelse af en printerselvtest Kontakt teknisk support Appendix A Tekniske specifikationer Printerspecifikationer Udvikler- og SDK-information Tilbagemelding på produktdokumentation iv

5 Kapitel 1 Indledning Tillykke med købet af DYMO LabelWriter printeren. Du vil hurtigt opleve, hvordan mange arbejdsopgaver bliver lettere i hverdagen, når du bruger LabelWriter-printeren. Du kan bruge LabelWriter-printeren til at adressere breve, til at fremstille etiketter til arkivmapper, cd er/dvd er, videobånd, pakker og navneskilte. Med lidt fantasi kan du udtænke hundredvis af måder at anvende LabelWriter-printeren på til at gøre dit arbejde lettere og mere effektivt. Software DYMO Label Software omfatter en lang række funktioner, som gør programmet fleksibelt og let at bruge. Desuden integreres DYMO Label Software i Microsoft Word, så du hurtigt og let kan udskrive etiketter fra Word. I Windows er softwaren desuden integreret med Microsoft Outlook og Palm Desktop. Hardware LabelWriter benytter termoudskrivning som udskrivningsteknik og udskriver på specialbehandlede etiketter. Det vil sige, at det aldrig er nødvendigt at udskifte toner, blækpatroner eller farvebånd. Direkte termoudskrivning fungerer ved, at der overføres varme fra et termisk printhoved til specialbehandlede etiketter. Det termiske printhoved indeholder en række varmeelementer i ministørrelse, som presses mod den specialbehandlede etiket. Når varmeelementet rører den specialbehandlede etiket, bliver det pågældende sted sort på grund af varmereaktionen. Etiketter De eneste forbrugsstoffer, der skal fornys på denne printer, er etiketter. Vi anbefaler, at du kun bruger DYMO-etiketter. Ved brug af etiketter, som ikke er fremstillet af DYMO, kan det medføre, at garantien bortfalder. Etiketternes levetid afhænger, hvordan de bruges. Etiketter til termoudskrivning kan falme af to årsager: Hvis de udsættes for direkte sollys, for fluorescerende lys i længere tid eller for kraftig varme. Hvis de kommer i kontakt med blødgøringsmidler (f.eks. etiketter klæbet på plastringbind). I originalemballagen har etiketterne en levetid på 18 måneder. Ved brug af etiketter til formål med forventet kort levetid (f.eks. på breve og pakker) er der ikke problemer med falmning. Ved etikettering af arkiver i arkivskabe sker falmningen langsomt over en lang årrække. Etiketter, som påsættes ryggen på notesbøger og efterfølgende placeres på en hylde i direkte sollys, begynder at falme efter nogle måneder. For at opnå optimal levetid, når etiketterne ikke er i brug, skal de opbevares tørt og køligt i den sorte pose, som de leveres i. 1

6 Indledning Installation af LabelWriter Til LabelWriter-printeren medfølger der ud over denne brugervejledning en lynvejledning. Følg instruktionerne i lynvejledningen for at installere printeren og DYMO Label Software. Registrering af softwaren Hjælp til programmet Vi anbefaler, at du registrerer DYMO Label Software, så du får adgang til kundesupport og produktopdateringer. Windows-brugere kan også registrere programmet ved at vælge Registrer på menuen Hjælp. Første gang du starter DYMO Label Software (Windows-version), bliver du bedt om at registrere produktet. Hvis du ikke ønsker at registrere programmet på nuværende tidspunkt, bliver der åbnet en registreringsmeddelelse, når du starter programmet de efterfølgende gange. Sådan registrerer du programmet 1 Udfyld de obligatoriske felter på registreringsskemaet. 2 Vælg, om du vil registrere på Internet eller udskrive registreringsskemaet og sende det pr. brev eller fax. Hvis du vælger at registrere via internettet, skal du vente et øjeblik, mens dine oplysninger sendes til DYMO. 3 Hvis du vil registrere pr. brev eller fax, skal du udskrive det udfyldte registreringsskema og sende eller faxe det til adressen/faxnummeret bag på skemaet. Før du går i gang med at udskrive etiketter, kan du med fordel være opmærksom på en række kilder til Hjælp, som du kan benytte dig af. I DYMO Label Software er der omfattende online Hjælp. I denne vejledning henvises der løbende til online Hjælp for yderligere oplysninger eller instruktioner vedrørende forskellige emner. Benyt en af følgende fremgangsmåder til at åbne online Hjælp Klik på Indhold i Hjælp eller Søg efter hjælp til LabelWriter på menuen Hjælp i DYMO Label Software. Klik på Start, peg på Programmer > DYMO Label, og klik på Hjælp til DYMO Label Software. Tryk på F1 for kontekstafhængig hjælp (kan benyttes i de fleste vinduer og dialogbokse). På menuen DYMO Label findes desuden menupunktet Internet-genveje, som giver adgang til bestemte områder på DYMO s websted, herunder bestilling af etiketter, support mm. Der er desuden adgang til disse genveje på menuen Hjælp i DYMO Label Software. 2

7 Kapitel 2 Sådan kommer du i gang med at bruge programmet DYMO Label Software er et alsidigt program til udskrivning af etiketter, og det er designet specielt, så du får hjælp til at få mest muligt ud af LabelWriter-printeren. Programmet omfatter: En lang række brugsklare etiketter til typiske formål En indbygget designfunktion, som du kan bruge til at oprette dine egne etiketdesign (se page 9) En indbygget adressebog, hvori du kan gemme adresser eller andre oplysninger (se page 13) Tilføjelsesmoduler til udskrivning direkte fra følgende programmer: Microsoft Word Microsoft Outlook Palm Desktop Med funktionen Indsæt speciel kan du automatisk udskrive flere etiketter på én gang ved at kopiere tekst fra andre programmer direkte til den aktuelle etiket (se page 17) Med funktionen for databasetilslutning kan du udskrive fra en Access-, Paradox-, dbase- eller Excel-database (se page 23) Hovedvinduet i DYMO Label Software I dette afsnit introduceres nogle af grundfunktionerne i DYMO Label Software. Sådan startes programmet Klik på Start, placer markøren på Programmer > DYMO Label, og klik på DYMO Label. 3

8 Sådan kommer du i gang med at bruge programmet I vinduet DYMO Label Software ses en tom etiket. Ny Åbn Gem Udskriv Sæt ind Liste med etiketfiler Menulinje Hovedværktøjslinje Adressebog Label Designer Værktøjslinjen Formatering Designværktøjslinje Arbejdsområde på etiket Nyttige Links Linealer Adressebogspanel Statuslinje Første gang, du åbner DYMO Label Software, bliver du bedt om at registrere softwaren (Windows). Se "Registrering af softwaren" på side 2. Desuden bliver du bedt om at indtaste din returadresse og vælge et standardlogo (f.eks. dit firmas logo). Oprettelse af nye etiketter I dette selvstudium får du vejledning i at oprette, udskrive og gemme en brugerdefineret etiket. Den bedste måde at starte på er at lære, hvordan du redigerer de brugsklare etiketter, som medfølger i programmet. I dette selvstudium lærer du at redigere en forsendelsesetiket med grafik. BEMÆRK Forsendelsesetiketten kan kun udskrives på LabelWriter EL60, Turbo, 320, 330 og 330 Turbo-printere. Hvis du har en LabelWriter EL40, 300, 310 eller 315, skal du dog også vælge denne forsendelsesetiket og følge instruktionerne i selvstudiet. I dette selvstudium får du nyttige oplysninger om, hvordan du får adgang til de forskellige tekst- og designobjekter, og hvordan du kan ændre objekternes attributter. Valg af etiketfil Det første trin består i at vælge en etiketfil som udgangspunkt for den nye etiket. Sådan oprettes en etiketfil 1 Klik på pilen ved siden af rullemenuen Etiketfiler. Der bliver vist en liste med de senest anvendte etiketfiler. Klik her for at åbne listen med de senest anvendte etiketter. 4

9 Oprettelse af nye etiketter Klik om nødvendigt på Flere for at få adgang til alle brugsklare etiketter i programmet. Bemærk, at alle etiketfiler er angivet med etikettypen først, derefter eventuelle vigtige objekter på etiketten og til sidst etikettens partnummer. 2 Vælg etiketten Forsendelse - grafik (99014). Etiketten Forsendelse - grafik bliver vist i hovedvinduet. Redigering af grafik I næste trin skal du redigere grafikken som ønsket. Som det fremgår af dette trin, er hver eneste oplysning på etiketten et objekt (f.eks. returadressen, modtageradressen, linjen mv.). Når du dobbeltklikker på et objekt, åbnes der en dialogboks med indstillinger, hvor du kan ændre attributterne for objektet. Sådan ændres grafikken 1 Dobbeltklik på grafikken, som bliver vist på etiketten. Dialogboksen Grafikindstillinger bliver åbnet. 2 Klik på Fil under Vælg grafikkilde. Knappen Indsæt billede bliver ændret til Vælg fil. 3 Klik på Vælg fil. Dialogboksen Åbn fil bliver vist med indholdet i den standardindstillede clipartmappe. 4 Åbn mappen Diverse, og dobbeltklik på Åbn. Indholdet i mappen Diverse bliver vist. 5 Vælg Comput1.bmp i mappen Diverse. I dialogboksen ses et udskriftseksempel af indholdet i grafikfilen Comput1.bmp. 6 Klik på Åbn. Grafikken Comput1.bmp blive vist i dialogboksen Grafikindstillinger. 5

10 Sådan kommer du i gang med at bruge programmet 7 Klik på OK. Computergrafikken placeres på etiketten i stedet for telefongrafikken. Redigering af returadresse Nu skal du redigere returadressen. Sådan ændres en returadresse 1 Klik på teksten i etikettens øverste, højre hjørne. Den blinkende markør bliver vist, hvor standardteksten stod. Blinkende markør 2 Skriv følgende tekst: COMPUTEK EUROPE B.V. Max Euwelaan MA ROTTERDAM Holland 6

11 Oprettelse af nye etiketter 3 Klik et eller andet sted uden for tekstobjektet. Den nye returadresse bliver vist på etiketten. Redigering af modtageradresse Nu skal du angive en modtageradresse. Sådan indtastes modtageradressen 1 Klik én gang på adresseobjektet midt på etiketten. Den blinkende markør bliver vist, hvor standardteksten stod. (Windows) Som en hjælp til at identificere de forskellige objekter bliver det vist tip på skærmen, når du bevæger markøren hen over et objekt. 2 Skriv følgende adresse: Elsbeth Meijjer Airportplein 7 NL-3045 AP ROTTERDAM Holland Elsbeth Meijjers adresse står nu som modtageradressse på etiketten med en poststregkode under bynavnet og postnummeret. Redigering af skrifttype Lad os antage, at du vil ændre skrifttypen, som anvendes til modtageradressen eller returadressen. Sådan ændres skrifttypen 1 Klik på objektet med modtageradressen. Adresseteksten bliver fremhævet. 2 Vælg Times New Roman på rullemenuen Skrifttype. 3 Vælg på værktøjslinjen Formatering. Modtageradressen bliver vist med den nye skrifttype og i det nye skriftsnit. 7

12 Sådan kommer du i gang med at bruge programmet Udskrivning af etiketter Efter at du har brugerdefineret etiketten som ønsket, er du nu klar til at udskrive den. BEMÆRK Forsendelsesetiketten kan kun udskrives på EL60, Turbo, 320, 330 og 330 Turboprintere. Hvis du har en EL40, 300, 310 eller 315 printer, skal du læse dette afsnit, selvom du ikke vil kunne udskrive etiketten. Før du udskriver etiketten, skal du sørge for, at LabelWriter-printeren er tilsluttet computeren, og at den er tændt. at der er lagt forsendelsesetiketter korrekt i printeren. Se om nødvendigt lynvejledningen for oplysninger om indstilling af printeren og ilægning af etiketter. Sådan udskrives etiketten 1 Indtast det ønskede antal kopier, der skal udskrives af etiketten, i feltet Kopier på hovedværktøjslinjen. 2 Klik på på hovedværktøjslinjen. Lagring af etiketter Nu, hvor du har oprettet forsendelsesetiketten, kan du gemme den som en etiketfil. Gemte etiketter bliver vist automatisk på rullemenuen Etiketfiler. Sådan gemmes etiketten 1 Klik på på hovedværktøjslinjen. Dialogboksen Gem fil bliver åbnet. 2 Skriv MinForsend som nyt filnavn, og klik på Gem. Bemærk, at den nye etiketfil (MinForsend) tilføjes øverst på rullemenuen Etiketfiler som den senest anvendte etiket samt i alfabetisk rækkefølge på listen nedenfor. Hvis du vil bruge den etiketfil, du har oprettet, kan du blot vælge den på rullemenuen Etiketfiler. BEMÆRK Hvis du vil have adgang til dine etiketfiler via listen Etiketfiler, skal du gemme dem i mappen Etiketfiler. Mappen Etiketfiler oprettes som standard i installationsmappen til DYMO Label, når programmet bliver installeret. Nu, hvor du har lært at åbne, redigere, udskrive og gemme en forsendelsesetiket, er du klar til at ændre og bruge de fleste øvrige etiketfiler. 8

13 Kapitel 3 Brug af Label Designer Med DYMO Label Software er det let at oprette etiketter til bestemte formål ved hjælp af den meget brugervenlige funktion Label Designer. Du kan også ændre de brugsklare etiketfiler, som medfølger i programmet. Med Label Designer kan du ændre etiketternes udseende og indhold. Du kan indtaste og redigere tekst (herunder adresser), stregkoder, fortløbende numre, dato-/klokkeslætstempler, streger, og rektangler. Nedenstående er eksempler på brugerdefinerede etiketdesign. Start af Label Designer Når Label Designer er startet, ses designværktøjslinjen under værktøjslinjen Formatering. Designobjekter Benyt en af følgende fremgangsmåder til at starte Label Designer Opret en ny etiketfil. Se "Oprettelse af nye etiketter" på side 4. Designværktøjslinjen bliver vist automatisk. Klik på, mens der en etiketfil åben. Etiketter i DYMO Label Software kan indeholde forskellige tekst- og designobjekter. Hvert objekt har bestemte attributter, f.eks. størrelse, placering, skrifttype mv. Du kan vælge de ønskede attributter i dialogboksen Indstillinger. Yderligere oplysninger om redigering af objektattributter finder du i online Hjælp. I dette afsnit beskrives de forskellige objekter, der kan benyttes på designværktøjslinjen. Tekst Tekstobjektet er nyttigt til at vise oplysninger, som benyttes uændret, hver gang der udskrives en ny etiket (f.eks. Goddag! Jeg hedder på navneskilte eller din returadresse på forsendelsesetiketter). Tekstobjekter kan også anvendes til variabel tekst (tekst, som skifter fra etiket til etiket). Dette er nyttigt til partnumre, bogtitler og mange andre ikke-adresserelaterede oplysninger, som du eventuelt gemmer som en liste i adressebogen. Yderligere oplysninger om variabel tekst finder du i online Hjælp. 9

14 Brug af Label Designer Adresse Grafik Adresseobjektet svarer til tekstobjektet, men er beregnet til udskrivning af oplysninger, som er forskellige på hver enkelt etiket, f.eks. navne og adresser. I adresseobjekter kan der også vises POSTNET-stregkoder. Du kan ændre skrifttypeindstillingerne (skrifttype, størrelse, skriftsnit mv.) for tekst i adresseobjekter samt bestemme tekstens placering. Du kan også anvende specialeffekter til teksten. Standardindstillingen for adresseobjekter er objekter med variabel tekst. Adresseobjekter kan også være objekter med fast tekst. Adressetekst gemmes som en del af etiketten i objekter med fast tekst. Adressen gemmes ikke sammen med etiketten i adresseobjekter med variabel tekst (se "Sådan fungerer adressebogen" på side 13 for yderligere oplysninger). Med grafikobjektet kan du tilføje dit firmalogo og anden foretrukken grafik på etiketter. Du kan importere mange populære grafikformater, placere dem hvor som helst på etiketten, ændre deres størrelse og endog angive en standardgrafik. Du kan også kopiere grafik fra et grafikprogram (f.eks. Microsoft Paint eller CorelDRAW) og indsætte grafikken på en etiket. Du kan importere grafik direkte fra en fil eller (kun Windows) tage et billede med et videoapparat, som er tilsluttet computeren. BEMÆRK Hvis du har defineret en standardindstillet logofil, bliver den grafikfil, som du har angivet, vist automatisk i alle nye grafikobjekter, du indsætter. Se online Hjælp for oplysninger om definition af en standardindstillet logofil. Streger Rektangel Stregkode Du kan anvende vandrette og lodrette stregobjekter til at forbedre en etikets udseende. Vandrette streger fungerer også som en visuel opdeling på etiketter (f.eks. mellem retur- og modtageradressen på forsendelsesetiketter). Du kan angive tykkelsen af stregerne, og du kan skjule streger på etiketter. Rektangelobjektet bruges (i lighed med stregobjekter) primært som et designelement til at forbedre etikettens design. Et rektangel kan anvendes til at oprette en ramme omkring objekter. Du kan definere gråtoner til udfyldning af rektanglet. Du kan også angive tykkelsen af rektangelrammen. Stregkodeobjektet bliver vist og udskrevet som en stregkode på etiketten. Du kan anvende et stregkodeobjekt til at vise permanente oplysninger, som du indtaster, eller skiftende oplysninger, som hentes fra andre objekter. Når du sammenkæder et stregkodeobjekt med et andet objekt, indkodes stregkodeobjektet med oplysningerne fra det sammenkædede objekt. Hvis du ændrer oplysningerne i det sammenkædede objekt, bliver stregkodeobjektet automatisk indkodet ud fra de nye oplysninger. Du kan f.eks. sammenkæde stregkodeobjektet med et tekstobjekt med et partnummer på en etiket. Hvis du opdaterer partnummeret i det sammenkædede tekstobjekt, bliver stregkodeobjektet også opdateret automatisk. Du kan vælge mellem en lang række standardiserede stregkodesymbolikker, herunder Code 39, Code 128, Codabar, UPC A/E, EAN 8/13, ITF-14, POSTNET, PLANET og Interleaved 2 af 5. Du kan vælge, om den læsbare tekst (alfanumeriske oplysninger) skal medtages samt angive skrifttypeindstillingerne for teksten. Du kan også vælge stregkodens størrelse og placeringen af koden. Se online Hjælp for yderligere oplysninger om de understøttede stregkodesymbolikker. 10

15 Oprettelse af nye etiketfiler Tæller Datoklokkeslæt Buet tekst Tællerobjektet nummererer automatisk en række etiketter. Du kan f.eks. anvende et tællerobjekt til automatisk serienummerering af et bundt lotterisedler. Du kan angive tekst, der skal placeres før og/eller efter tælleren (f.eks. Diskette (nr.) af 10 ) samt startnummeret og tællerintervallet (1, 10, 100 osv.). Du kan også angive skrifttypeindstillingerne for tælleroplysningerne samt øvrige attributter. Dato-klokkeslætobjekter bruges til at stemple den aktuelle dato og/eller klokkeslættet på etiketter ved at benytte et antal foruddefinerede formater. Som det er tilfældet med tællerobjekter, kan du angive den tekst, du vil have før og efter datoen og klokkeslættet (f.eks. Nyby, den ). Du kan vælge mellem en række forskellige datoformater. Du kan medtage eller udelade klokkeslættet, og du kan benytte 12 eller 24 timer som urformat. Du kan angive skrifttypeindstillingerne og øvrige attributter for datoen og klokkeslættet. Det buede tekstobjekt svarer til tekstobjektet, men giver dig desuden mulighed for at placere teksten i en bue. Dette objekt kan anvendes til at placere tekst langs kanten på en rund cd-mærkat eller blot at indsætte buet tekst på etiketter. Du kan vælge at vise teksten i en hel cirkel eller en halvcirkel øverst eller nederst på etiketten. Du kan også vælge at spejlvende teksten. Som det er tilfældet med tekstobjekter, kan det buede tekstobjekt anvendes som et objekt med variabel tekst, og du kan angive skrifttypeindstillingerne og placeringen for objektet. Oprettelse af nye etiketfiler I DYMO Label Software medfølger der en tom etiketfil til de forskellige etikettyper, der fås. Når du opretter en ny etiket, kan du vælge en af disse tomme etiketter som udgangspunkt. Sådan oprettes en ny etiket 1 Klik på. Dialogboksen Ny etiket bliver åbnet. 2 Vælg en etiket, som passer bedst til den etikettype, du vil oprette, og klik på OK. Den tomme etiket bliver åbnet i etiketarbejdsområdet, og designværktøjslinjen bliver vist. BEMÆRK Du kan filtrere de viste etiketter ved at vælge Stående eller Liggende i dialogboksen Ny etiket. Åbning af eksisterende etiketfiler Indsætning af objekter Etiketfiler, som er gemt på harddisken, åbnes blot ved at klikke på dem. Derefter kan du udskrive etiketten, som den er, eller du kan ændre den som ønsket. Som en praktisk funktion bliver de seneste gemte etiketfiler vist øverst på rullemenuen Etiketfiler. Sådan åbnes en eksisterende etiketfil 1 Klik på. Dialogboksen Åbn fil bliver åbnet. 2 Vælg filen, der skal åbnes, og klik på Åbn. Etiketten bliver åbnet i etiketarbejdsområdet. Når du indsætter et nyt objekt på en etiket, bliver det nye objekt vist med bestemte standardindstillinger. Nye adresse- og tekstobjekter viser f.eks. en beskrivelse af, hvordan objekterne ændres. Selvom objekttyperne er forskellige, benyttes der stort set samme fremgangsmåde til at indsætte objekterne på en etiket. Den eneste forskel er den værktøjsknap, du vælger på designværktøjslinjen til at indsætte det ønskede objekt. 11

16 Brug af Label Designer Sådan indsættes et objekt 1 Klik på objektet, som du vil indsætte, på designværktøjslinjen. Det nye objekt bliver vist i øverste, venstre hjørne på etiketten. 2 Tilpas størrelsen på objektet, og flyt det til det ønskede sted på etiketten ved at bruge markøren. BEMÆRK Hvis du har defineret en standardindstillet logofil, bliver den grafikfil, du har angivet, vist i alle nye grafikobjekter, du indsætter. Se online Hjælp for oplysninger om definition af standardindstillede logofiler. Sletning af objekter Når du sletter et objekt, bliver indholdet (tekst, grafik, stregkode mv.) i objektet også slettet. Sådan slettes et objekt 1 Marker objektet. 2 Vælg Klip på menuen Rediger. 12

17 Kapitel 4 Brug af lister I DYMO Label Software er der indbygget en adressebog, som du kan bruge til at håndtere lister med adresser, der bruges rutinemæssigt til at oprette etiketter. Du kan også bruge adressebogen til at gemme oplysninger om andet end adresser. Disse oplysninger (f.eks. en liste med produktnumre eller videotitler) kan sammenkædes med et objekt med variabel tekst eller et stregkodeobjekt (f.eks. til at udskrive en stregkodeetiket for alle dine produktnumre). I dette kapitel beskrives det, hvordan du bruger adressebogen til at oprette, redigere og udskrive oplysninger på etiketter. Se online Hjælp for udførlige oplysninger om brug af adressebogen. Sådan fungerer adressebogen Med Adressebog kan du oprette adresse- og datalistefiler. Adresselisteposter sorteres automatisk efter første linje i adressen. Hvis der er et personnavn i første linje, bliver navnet vist og sorteret efter efternavnet. Men hvis der er et firmanavn i første linje, sker sorteringen ud fra dette. Datalister sorteres efter de første få tegn i første linje for hver enkelt post. Posterne i adressebogen kan bruges sammen med adresseobjekter og objekter med variabel tekst. Adresseobjekter oprettes som standard som objekter med variabel tekst, og den valgte post i adressebogen bliver vist i objektet. Det betyder, at det faktiske indhold, som udskrives i et adresseobjekt ikke nødvendigvis er det samme, hver gang etiketten udskrives. Hvis du f.eks. vælger 10 poster i adressebogen og derefter klikker på Udskriv, mens der er en adresseetiket åben, bliver der udskrevet 10 adresseetiketter én for hver post, der er valgt i adressebogen. Når du gemmer en adresseetiket, er det kun formateringen og ikke den pågældende adresse, der bliver gemt. Når denne adresseetiket bliver åbnet igen næste gang, bliver den aktuelt valgte post i adressebogen vist i adresseobjektet. Du kan dog definere et adresseobjekt som et objekt med en fast adresse, hvilket betyder, at den aktuelle adresse i objektet bliver gemt som en del af etiketten, når du gemmer og lukker etiketten. Næste gang du åbner etiketten, indeholder objektet samme adresse. Med indstillingen Fast adresse kan du oprette og gemme etiketter for en modtager, som du bruger hyppigt. Tekstobjekter indeholder normalt statisk tekst (tekst, som er den samme, hver gang etiketten udskrives), men kan ændres til et objekt med variabel tekst ved at vælge indstillingen Funktion som variabelt tekstobjekt. Et objekt med variabel tekst fungerer stort set på samme måde som et adresseobjekt. Objekter med variabel tekst kan bruges til at udskrive etiketter ud fra poster på en liste. Du kan f.eks. udskrive prisskilte ud fra en reservedelsliste eller navneskilte ud fra en deltagerliste. Når du åbner en etiket med et objekt med variabel adresse eller variabel tekst, bliver den aktuelle post i adressebogen vist automatisk. Når du vælger forskellige poster i adressebogen, bliver den aktuelt valgte post vist automatisk i objektet. Hvis du dernæst ønsker at udskrive den aktuelle adresse på en anden etiket, skal du blot åbne den nye etiket, hvorefter den samme adresse bliver vist i etikettens format (så længe den nye etiket indeholder et adresseobjekt eller et objekt med variabel tekst). Formateringen fra den forrige etiket bliver ikke kopieret til den nye etiket. Det er kun teksten, som i stedet formateres efter indstillingerne for den nye etiket. 13

18 Brug af lister Brug af adressebogen Adressebogen bliver vist i et panel nederst i vinduet DYMO Label Software. Du kan vise eller skjule panelet ved at klikke på knappen Adressebog på aktiveringslinjen. Sådan åbner du adressebogen Klik på, eller vælg Åbn på menuen Adressebog. Den senest åbnede listefil bliver vist på adressebogspanelet i hovedvinduet. Første gang du åbner adressebogen, bliver posterne i Eksempel på liste vist. Bemærk, at den aktuelle post på listen automatisk bliver indsat i det variable adresseobjekt på etiketten. Brug af lister med flere variable objekter Du kan bruge Adressebog til at indsætte oplysninger i variable objekter (adresse, variabel tekst eller stregkode) på den aktuelle etiket. Hvis den aktuelle etiket indeholder mere end ét variabelt objekt, skal du markere objektet, hvori den valgte adressebogspost skal indsættes. Sådan indsættes adressedata på en etiket med flere variable objekter 1 Marker de poster, du vil udskrive. Dialogboksen Vælg variabelt objekt bliver åbnet med en liste over de tilgængelige objekter på den aktuelle etiket. 2 Klik på det objekt, du vil kæde til adressebogen, og klik derefter på OK. Hvis den aktuelle etiket ikke indeholder et variabelt objekt (adresse, variabel tekst eller stregkode), bliver du bedt om at åbne en etiket, som ikke indeholder et af disse objekter. Årsagen hertil er, at programmet automatisk kæder adressebogsposter til disse objekttyper. Du kan fortsat benytte adressebogen, selvom der ikke er et variabelt objekt på den aktuelle etiket, men adressebogen kæder ikke til den aktuelle etiket. 14

19 Oprettelse af en ny liste Rotation af navne på adresselister Adressebog sorterer automatisk adresser ud fra efternavnet. Du kan f.eks. skrive følgende adresse: Elsbeth Meijjer Airportplein 7 NL-3045 AP ROTTERDAM Holland Oprettelse af en ny liste I Adressebog bliver Meijjer, Elsbeth vist på listen Poster. I nogle tilfælde forveksler Adressebog et efternavn med det forkerte navn i en adressepost eller forveksler et firmanavn med et personnavn. Dette rettes let ved hjælp af Roter navn. Sådan roteres navne 1 Vælg de poster, som bliver vist forkert. 2 Klik på for at rotere ordene i første linje for den pågældende post, så de bliver vist i den rigtige rækkefølge. Når du opretter en ny listefil, har du i Adressebog mulighed for at importere adresser eller data (til henholdsvis nye adresse- eller datalistefiler) til den nye fil. Der oprettes en ny listefil med det angivne navn, og filen gemmes i den standardindstillede mappe med listefiler. Det nye filnavn bliver vist øverst i panelet Adressebog. Åbning af eksisterende lister Hvis du har mere end én adresse- eller datalistefil, kan du vælge den liste, du vil bruge til at oprette etiketter. Hvis du desuden vil importere adresser eller data til en fil, skal du først åbne filen, hvortil du vil importere disse oplysninger. Oplysninger om import og eksport af listedata finder du i online Hjælp. 15

20 Brug af lister 16