Referat fra fællesmødet i. Rødekro Andelsboligforening tirsdag den 24. okt Velkomst:

Transkript

1 Velkomst: Referat fra fællesmødet i Rødekro Andelsboligforening tirsdag den 24. okt Jeg vil gerne byde velkommen til dette fællesmøde, hvor der i forhold til forårsmødet med regnskab og budget, er mere tid til at komme ind på det som sker i afdelingerne og fremtiden. Jeg har på sigt det ønske, at der fra afdelingsbestyrelserne kommer punkter til dagsordenen, som i ønsker drøftet på efterårsmøderne, så vi kan opnå en større dialog med input fra afdelingerne. En velkomst skal også lyde til medarbejderne hos Dalbo, som i aften består af Hans Appel og Torben Leen Vi har en dagsorden til aftenen. Efter velkomsten kommer en orientering fra formanden og administrationen. Omkring kl holde en spisepause og serverer en varm ret, derefter vil vi fortsætter behandlingen af punkterne. Jeg havde håbet at alle afdelinger var mødt op fuldtallig, men vi har en del afmeldinger. Fra Ryttervænget er afmelding fra Hans Midtgaard Henry Rasmussen- Birgitte Hasselager Fra Bygmarken er afmelding fra Steen Matzen og Tove Lindholdt Fra Møllevænget afbud fra Benny Clausen Kommenterede [HCN1]: Dagens program. 1: Informationer fra formanden om aktuelle forhold Vi har i år afprøvet det samarbejde der er oprettet med Rødding Andelsboligforening omkring et samarbejde vedr. hækklipning. I juni gik to af vore folk, og 2 fra Rødding i gang med hækklipning i Rødekro, med brug af de maskiner begge boligforeninger råder over, normalt tager det godt 5 uger når vi selv er i gang, arbejdet blev udført på 2 uger, det jeg har erfaret ved at følge med i arbejdet er at vi før havde problemer med at rive det sammen og få de små stykker med. Med den måde som bliver gjort nu, hvor grenene bliver suget op er rigtig godt. Her i efteråret lejede vi i begge boligforeninger 2 mand udefra, dette fordi der er så meget arbejde der skal laves, så det er svært at undvære 2 mand i 2 uger. Ja, vi har haft problemer, der har været nogle som var utilfreds med at højden ikke passede ud for deres bolig, men der er altid når vi tager et nyt tiltag i gang, tilpasning. Eks. Er der steder hvor hækken er for høj, men med en tyk hæk kan maskinen ikke klare, så det skal gøres manuelt, det skulle gerne blive tilpasset over en tid.

2 Vi har da også taget et punkt med omkring de nye hus og havereglementer for afdelingerne Et andet projekt vi i organisationsbestyrelsen har sat i gang er, fælles licitation omkring flyttelejligheder hvor vi også i samarbejde med Rødding Andelsboligforening har sendt udbud ud omkring maling gulvarbejde og rengøring ved fraflytning. Tilbud er nu indkommen, og der er stor forskel i priser på arbejdet. Dette er et punkt på organisationsbestyrelsens næste møde. Vi har i organisationsbestyrelsen taget nogle beslutninger, bl. Andet omkring samarbejde med et andet boligforening, på et plan som nogle måske vil sige, hvorfor kan vi ikke lige så godt gøre det selv. Det kan vi også godt, men det mål vi har i organisationsbestyrelsen er at få udgifterne til administration ned på et plan, som vi jo ifølge regeringens udspil om at nedbringe administrationsudgifterne i almene boliger på 1,6 milliard frem til år 2020, kan leve op til. Et sådan arbejde foregår i alle de andre boligorganisationer i hele landet. Det ud fra den opfattelse at frivillighedens vej er bedre, end en pålæg fra regeringen om hvad vi skal gøre. Formand og næstformand har været indkaldt til et oplæg omkring oprettelse af ERFA møder på det politiske plan i Dalbo regi, formålet med et sådan tiltag er, at skabe en fælles sammenhold på politiske plan, i lighed med det som i et stykke tid har køre i det administrative niveau, samt at udveksle erfaringer boligorganisationerne imellem. Det at dele erfaringer er efter min opfattelse noget vi kan få gavn af alle i det Sønderjyske område. I sommer havde vi brand i den ældste af vore traktorer, under arbejde i Bøgeparken udbrød der ild i motoren, der blev tilkaldt forstærkning fra Rødekro Brandværn, som fik ilden slukket. Da det er en traktor vi bruger mest til vintervedligeholdelse, Sagen har været behandlet i organisationsbestyrelsen, og der skal igen til næste møde tages op igen. Onsdag den 1. nov. Er der indkaldt til et dialogmøde med Aabenraa Kommune, på mødet får vi de nyeste oplysninger omkring hvad Kommunens nye tiltag trafiklys kan berette. Vi mener da selv at vi gør en indsat for at vedligeholde vore boliger, på sidste dialogmøde i efteråret 2016 fik vi en god tilbagemelding, at det var kun afd. 1. hvor der var bemærkninger om opmærksomhed. De fælles dialogmøder som Kommunen i sommeren 2016 hvor lokalpolitikkerne fra kommunen deltog er slettet igen efter ønske fra boligorganisationerne i kommunen, der var for lidt at gå efter fordi det første møde ikke fra politikkerne var taget seriøs nok. Der er nu taget initiativ til at boligforeningerne i kommunen mødes, for at få en samlet tilgang til holdning til hvad vi ønsker fra kommunens side..

3 2.Information fra Administrationen Hans Appel Husk kursus tilmelding, der kommer flere kurser i ERFA regi. Det er et tilbud til alle der er med i Dalbo. God udlejning, der er ingen husleje tab, alt er udlejet. Gode bolig, lav husleje og godt område. Sydbank har meldt ud at fra 1 december skal der betales renter igen. De første 5 mil. Kr. har været rente fri, men nu er det 0,5 % på alt der er indestående. Torben Leen: Afd. 1, køkken/badeværelses ordning er benyttet af 1. Der er lavet fuger, og der er kørt grus til afdelingen. Ingen større planer. Afd. 3 har fået fældet en del træer, har givet luft i afdelingen. Der er lavet asfaldtarbejde, resten kommer. Der er skiftet to trapper. Afd. 4 skiftet et køkken og et bad. Vaskeplads bliver lavet. Hulmursisoleret. Afd. 5 skiftet 2 køkkener. Der er 2 på venteliste, fældet træer. Afd køkken og et på vej. Parkeringsbåse er mærket af. Planlagt udvendig malerarbejde, er skubbet til næste år. Afd. 7 2 køkkener er skiftet. Der er 2 på venteliste i 2018 og 19. Asfaltarbejde er lavet og der skiftes nogle hække. Afd. 9 1 køkken er skiftet og et i gang. Anmeldt skade på revner i murværk er afvist, så det er afdelingen der står med udgiften. Afd. 10, repareret murværk gennem byggeskadefonden, men det er blevet dyr, måske det ville være billigere uden dem. Afd. 11. Afd. 12 planter fjernes og der plantes måske birk, der kan tåle vand. Opmærkning af bump og der repareres i svingene, hvor jorden køres op. Eseybase startes op, så de sædvanlige håndværkere skiftes ud med dem der har vundet licitationen på rengøring, malerarbejde og gulve. Gæsteparkeringsskiltene er løse, de flyver rundt i Birkeparken. Kan der ikke laves et G på pladsen? Nogle flækkede sten skiftes ud. Højtoft, vil gerne ha gjort noget ved alle de knallerter der kører på stien, de er til stor gene. Kan der sættes noget op, så de ikke kan køre så stærkt. Det er kommunen der skal spørges om de vil sætte noget op.

4 3: Bestyrelsesportal, hvordan fungerer den Den nye bestyrelsesportal som afdelingsbestyrelserne fik adgang til for ca. 1 år siden, hvordan fungerer det for jeres afdeling, og bliver den brugt? Jeg ved at Carl Lorentzen er en flittig bruger, så jeg synes vi skal høre hans erfaringer med portalen Carl fortæller om alt det man kan bruge det til. Se bilag for de ting der er lavet i afdelingen. Det er nemt at gå til. Giver en større indsigt i udgifterne i afdelingen. Robert opfordrer til at referater m.m. kommer derind. Hans Appel viser hvordan man kommer ind og hvad man kan se derinde. Man skal ikke være bange for at komme til at slette noget, så bare kig løs. Hans viste hvordan man går ind og ser de forskellige konti og går videre til at se bilag. Man kan også gemme regnskabet som PDF. Der spares mange på, at der ikke skal udsende budget oversigt flere gange årligt, nu da man selv kan hente regnskab/budget. Har man mistet sin kode, kan man bestille en ny elektronisk. Efter dette punkt serveres en varm ret. 4: Tidspunkt for, og plan for gennemgang af afdelingerne Vi har jo aftalt en rundgang i alle afdelinger, rundgangen i år bliver lidt senere som det er optimalt, fordi vi lige skal have aftalt en plan og tidspunkt for rundgangen. Det vil være fællesområderne der kigges på i år. Bygningerne kommer med Fra administrationen har jeg fået 3 datoer, - mandag den 20.- onsdag den 22. og torsdag den 23 november. Så er det op til afdelingerne at aftale med Torben om hvornår, det kunne med fordel foregå i aften. De afdelinger som ikke har afdelingsbestyrelse, går medlemmer af organisationsbestyrelsen med rundt. For at alle beboere får samme orientering, har jeg lavet et oplæg til meddelelse, som trykkes og udsendes fra kontoret, til jer til uddeling. Den er omdelt på mødet, der er ingen der er imod at den sendes ud til beboerne. Sedlen sendes ud ca. 14 dage før rundgangen. Dem der har tilmeldt mail, for den der igennem. Det er en god ide, at afdelingsbestyrelsen aftaler inden rundgangen, hvad der skal kigges på. Det vil spare meget tid. Der omdeles reglerne fra BL, hvad man må og ikke må ved en rundgang.

5 5: Deltagelse i kurser i dalbo regi. Et kursustilbud er sendt ud, omkring Grundkursus for afdelingsbestyrelser, kurset afholdes lørdag den 25. nov. I Fælleshuset Birkeparken og afholdes i Dalbo regi Der vil i vinterhalvåret komme flere, så jeg opfordre jer til at deltage, husk alting bliver nemmere at finde ud af, når man ved hvordan det skal gøres. Det skal også være en opfordring. Har du noget som du kunne tænke dig at vide, så kom frem med det, det kunne være så aktuelt at andre også kunne få gavn af det på et kursus. Der er ønsker om et kursus i bestyrelsesportalen, det kommer når referaterne kommer med. Kursus i råderet - Kursus i bestyrelsesarbejde regnskab/afdelingens økonomi. Der kommer flere kurser i løbet af vinteren. 6: Drøftelse af de nye vedtagne hus og havereglement. Hvor står vi? Ved alt nyt, vil der være indkørselsproblemer, enkelte steder har der været lidt som der skulle snakkes om, men i helheden synes jeg vore beboere har taget godt imod det nye hus & havereglement. Her vil jeg gerne høre jeres status i jeres afdelinger. Afd. 3. har haft mange problemer med hækhøjden. Toppen blev ikke klippet i toppen første gang, men taget med i efteråret. Bøgeparken har også haft problemer med hækhøjden. Beboerne har ikke forstået reglementet og det har nok ikke været rigtigt formuleret. Ryttervænget har været godt tilfreds med hækklipningen. Vi ved der har været forskellige opfattelser af hvordan man gør, såfremt en sag skal behandles og der er en mulighed for at den skal til slut skal behandles i beboerklagenævnet. Der er derfor lavet en vejledning, som kun er til afdelingsbestyrelsernes brug, i vejledningen er opstillet hvordan forløbet skal være for at vi kan køre sagen til slut ved en højere instans. Den deles rundt på mødet. Den bliver sendt ud på mail til afd. Bestyrelsesmedlemmerne. Det skal straks nævnes, klagevejledningen er ikke lavet for at få flere klager, men en hjælp til afdelingsbestyrelsen. Det har altid været sådan at det man kan snakke sig igennem med, beboere imellem er bedst, det er så ikke altid det er nok. 7: Information og drøftelse af strategi vedr. afdelingernes fremtidige drift.

6 Emnet har været et punkt i årsberetningen til generalforsamlingen i 2017, det har været behandlet i organisationsbestyrelsen, den 24. aug. her var et flertal for at det samme blev fremlagt her på fællesmødet, jeg havde helst set at det var en enig organisationsbestyrelse som fremlægger, men sådan blev det ikke. For at alle kan danne sig et indtryk af hvordan det er med beboerdemokratiet i boligforeningen, har jeg lavet en oversigt over de sidste 5 års fremmøde til afdelingsmøderne. Der er lavet et par oplæg til en mulig strategi for hvordan Rødekro Andelsboligforening kan se ud fremadrettet, disse oplæg vil jeg gerne vise på skærmen. Der kan være behovet for At, få flere beboere engageret i Beboerdemokratiet og i økonomien, der er de væsentligste grunde til at overveje en sammenlægning. Det kan være for at få beboere inddraget i arbejdet i afdelingerne Derfor kan en sammenlægning være vejen frem

7

8 Fremmøde til Generalforsamling ligger også rimeligt godt. Selv om der er er rimeligt fremmøde Så er opbakninger til at lave et godt stykke arbejde I både afdelingsbestyrelse Og organisationsbestyrelse Ikke stort

9

10 Hans Appel forklarer om den rationelle drift. Det er ikke kun administrationen, men al drift i afdelingerne der har indflydelse på økonomien. Hans forklarer om alle de omkostninger der indvirker på administrationsbidraget. Og hvordan man kommer frem til administrationsbidraget 4260 kr. pr år pr. lejemål. Især posten forretningsførelse kan reduceres med kr. pr år. Der spørges til, om der vil være en besparelse fra starten, eller om det vil koste at lægge afdelinger sammen. Det bliver en besparelse fra starten. Skal kontoret spares væk eller vil vi beholde det? Eller er der andre muligheder for besparelser? Bøgeparken er ikke interesseret i en sammenlægning. Afdelingsbestyrelsen mener at også beboerne i afdelingen vil støtte op om den. De andre afdelinger tager det med hjem og det tages op på afdelingsmødet i foråret.

11 8: eventuelt: Der spørges til, hvorfor suppleanterne ikke kan komme ind på bestyrelsesportalen. Der oplyses om tavshedspligten som gælder for alle afd. Bestyrelsesmedlemmerne. Det tages op på et bestyrelsesmøde. HC Havde håbet på en god diskussion på mødet. Der har været tavshed, når der spørges om der er nogen der har spørgsmål. Der har ikke været den gode diskussion som han havde håbet på. Det føles lidt spild af tid at lave et så stort oplæg, når der ikke er mere spørgelyst og interesse for et emne om f.eks. boligforeningens fremtid. Rødekro den Referent Else Kuhlmann