Spørgsmål og svar til udbud på arbejdsbeklædning (vask og leje) /S

Transkript

1 Spørgsmål og svar til udbud på arbejdsbeklædning (vask og leje) /S Version 7. maj 2018 Dato: 17. april 2018 Nr. Vedr. position Spørgsmål Svar 1 Udbudsmateriale, vareprøver 2 Kravspecifikation, punkt 17 Overdel tunika og skjorte og punkt 18 Overdel busseronne 3 Kravspecifikation, punkt 17 Overdel tunika og skjorte og punkt 18 Overdel busseronne 4 Kravspecifikation, punkt 17 Overdel tunika og skjorte og punkt 18 Overdel busseronne Vil ordregiver overveje at det kun er noget tøj, som man påtænker at beholde i kontraktperioden? Og i så fald beskrive i svaret hvilke man ønsker at beholde. I skriver, at materialet SKAL være i 50% økologisk bomuld / 50% genbrugspolyester. Betyder det, at hele andelen af bomuld skal være økologisk, eller kun en procentandel af bomulden? og er der krav til certificering/dokumentation af dette? Kan der åbnes op for, at man kan tilbyde et materiale i fx 50% BCI bomuld / 50% genbrugspolyester eller 35% BCI bomuld / 65% genbrugspolyester, såfremt der i tilbudsdokumentet redegøres for at BCI bomuld er den rigtige og mere bæredygtige vej frem i forhold til økologisk bomuld? I stiller krav til at lommerne skal sidde foran og med lommeposer indvendig på tunika og skjorte og udvendig på busseronne. I de nyeste kollektioner af overdele til denne branche, er lommerne placeret på siden, så der kommer en mere ergonomisk korrekt belastning henover skulderpartiet fremfor på fronten med træk i nakken og spændingshovedpine som resultat. Derudover giver lommer på siden mere plads på fronten af skjorten og brugeren kan dermed Omfanget af vinderens vareprøver der opbevares, som reference gennem hele aftaleperioden, begrænses. Nyt udbudsmateriale er uploadet. Se punkt Hele andelen af bomuld skal være økologisk. Ordregiver indhenter dokumentation, hvis det er tvivlsomt, hvorvidt kravet er opfyldt. Nej, kravet til 50% økologisk bomuld / 50 % genbrugspolyester fastholdes. BCI bomuld accepteres, såfremt det er 100% økologisk. Nej, kravet til lommernes placering fastholdes.

2 5 Kravspecifikation, punkt 17 Overdel tunika og skjorte og punkt 18 Overdel busseronne komme tættere på seng, bord eller andet og dermed få en bedre arbejdsstilling. Vil I åbne op for at lommerne må sidde på siden? I skriver at talejusteringen skal sidde udvendig på unisex skjorten og busseronnen. Vil det være ok, at justeringen sidder indvendig såfremt det opfylder samme funktion? Ja. Ny kravspecifikation er uploadet. Se punkt 17 og Kravspecifikation, punkt 35 Overjakke 7 Kravspecifikation, punkt 35 Overjakke Inderjakken skal være quiltet eller med dun. Når I skriver med dun, menes der så bogstavelig talt med fjer? Vi ser ofte ordet dunjakke anvendt om fyldige jakker med foring af pladevat. Hætte kan skjules i kraven Vores standardjakke har aftagelig hætte, men kan naturligvis produceres med mulighed for at skjule hætten i kraven. Det vil dog være meget omkostningstungt at skulle hastefremstille alle prøverne med denne ændring. Vil det kunne accepteres, at kun én af prøverne vises med denne ændring, da det ikke har betydning for størrelser, pasform og andet, om hætten kan skjules i kraven. Dun skal ikke bogstavelig talt være fjer. Med dun menes der kunstige dun, som kan tåle industrivask. Inderjakke med foring af pladevat accepteres. Der ønskes ikke specialfremstilling. Ny kravspecifikation er uploadet. Se punkt Udbudsmateriale, vareprøver Der er stillet krav om minimum 4 størrelser pr. positionsnummer S-M-L-XL (for bukser, hvor størrelsesopdelingen er anderledes kan det være op til 10 forskellige størrelser, der skal leveres for at dække det ønskede spænd mellem S og XL). Det kan bevirke, at Ja. Nyt udbudsmateriale er uploadet. Se punkt 10.6.

3 en tilbudsgiver let kan komme op på at skulle levere op mod 200 vareprøver. Der er store omkostninger forbundet med at skulle levere den mængde vareprøver. Vil Sønderborg Kommune revurdere kravet til antal af størrelser pr positionsnummer? Vores forslag kunne være, at der skal leveres str. M og XL eller størrelser svarende dertil (sidstnævnte anvendes på artikler, hvor størrelserne er numeriske). Dato: 19. april 2018 Nr. Vedr. position Spørgsmål Svar 9 Udbudsmateriale, tilbudsevaluering Hvis tilbudsgiver ikke ønsker at tilbyde alternative varelinjer, kan udbyder ved evaluering af tilbuddet indsætte dyrest modtagne alternativ på de tomme varelinjer Der står at tilbudsgiver kan. Hvilke omstændigheder gør sig gældende for hvorvidt tilbudsgiver indsætter prisen på den dyrest modtagne alternativ? Spørger skriver tilbudsgiver (markeret med grøn i spørgsmålet), ordregiver forstår det som, at der skal stå ordregiver i stedet for. Hvis ingen af tilbudsgiverne tilbyder en alternativ model, udgår positionsnummeret fra tilbudsevalueringen. Når én tilbudsgiver tilbyder en alternativ model, men ingen andre tilbudsgivere gør, så indsættes samme pris hos øvrige tilbudsgivere. Vil dette ikke skævvride evalueringen, da en formodet høj pris kan påvirke prisevalueringen, men ikke indgår i kvalitetsvurderingen hos den tilbudsgiver, der kan være blevet pålagt prisen på en konkurrents produkt? Er det korrekt opfattet eller vil Når to eller flere tilbudsgivere har tilbudt en alternativ model, indsættes dyreste tilbudte pris hos de tilbudsgivere, der ikke har tilbudt en alternativ model. Tanken er, at ordregiver ikke ønsker at erklære tilbudsgivere for ukonditionsmæssige, hvis der ikke kan tilbydes et alternativ.

4 Sønderborg Kommune præcisere dette punkt? Det præciseres at tilbudsgivere, der ikke tilbyder et alternativ, vil opnå 0 point for det pågældende positionsnummer i kvalitetsvurderingen, da ordregiver ikke vil kunne vurdere tøjet. 10 Kravspecifikation, punkt 22 Sjælevarmer 11 Tilbudsliste, åndbarhed 12 Kravspecifikation, punkt 31 Shorts Passende længde i lænden. Vil Sønderborg Kommune præcisere, hvad der forstås ved passende længde? Der skal udfyldes oplysninger om åndbarhed for samtlige produkter. Åndbarhed måles normalt kun på overtøj, og for at kunne give disse oplysninger for samtlige produkter vil det kræve omkostningstunge tests for de resterende produkter. Vil Sønderborg Kommune revurdere dette krav? Er sidelommer det samme som skrålommer ved hoften eller i siden af buksen? Eller er det en lårlomme? Da produktet skal specialfremstilles er det væsentligt at fortolkningen bliver korrekt. Sjælevarmeren har en passende længde i lænden, når sjælevarmeren kan nå sammen med underdelen i lænden. Nej. Det fremgår af vejledningen til tilbudslisten, at åndbarhed kun angives, hvis det er muligt. Det præciseres at der ikke er et mindstekrav for graden af åndbarhed, men at det vil indgå i den samlede kvalitetsvurdering. Det præciseres i Bilag 3 Bedømmelseskriterier. Komfort, herunder også åndbarhed, og funktionalitet ( ) Med sidelommer menes skrålommer ved hoften med indvendig lommepose. Illustrationen viser en ca. placering af lommer. 13 Kravspecifikation, punkt 25 Unisex buks pull on og punkt 26 Damebuks Denimlignende model. Refereres her til en metervarer der ligner denim i udseende, en metervare der virker lidt kraftig ala en denimbuks eller menes der at buksen i snit/design skal ligne en denimbuks/jeans? Med denimlignende model menes en let buks, som i snit/design ligner en denimbuks.

5 14 Udbudsmateriale, fremvisning af ressourcestyringssystem 15 Udbudsmateriale, punk 10.6 Præsentation og vareprøver Vil Sønderborg Kommune præcisere denimlignende Under pkt. 9 (s. 13) fremgår det, at der afsættes 45 min. til fremvisning af ressourcestyringssystemet. Der er oplistet 6 punkter som skal fremvises på 45 minutter, hvilket ikke er lang tid. Vil det være muligt, at få tildelt 15 minutter mere så der også kan vises flere relevante funktionaliteter? Under pkt. 10 (s. 16) fremgår det, at der til præsentation af vareprøver afsættes 1.5 time. Vil Ordregiver bekræfte, at der samlet gives 2 timer og 15 min til præsentation og fremvisning samt yderligere 30 min til opstilling, såfremt der ikke afsættes mere tid til fremvisning af ressourcestyringssystemet? Nej, det vil ikke være muligt at få mere tid til fremvisning af ressourcestyringssystemet. Nej, det bekræftes ikke. Ordregiver fastholder, at der er afsat 1 ½ time til præsentation af tøj og 45 minutter til fremvisning af ressourcestyringssystemet. Det er korrekt, at der gives yderligere 30 minutter til opsætning forud for præsentation og fremvisning. Tilbudsgiver kan ikke frit disponere over tiden. 16 Udbudsmateriale, punk 10.6 Præsentation og vareprøver Vil det være i forbindelse med fremvisning af vareprøverne, at leverandøren får lejlighed til at demonstrere ressourcestyringssystemet? Ja, præsentation af vareprøver og fremvisning af ressourcestyringssystemet ligger samme dag og i forlængelse af hinanden. 17 Udkast til kontrakt, afsnit 4 Omfang Ordregiver opfordres til at præcisere, hvad der ligger i forbeholdet om fortsat bevilling til det pågældende område. Med bevilling menes, at der er bevilling til beskæftigelse af medarbejdere i de pågældende sektorer. Dato: 20. april 2018 Nr. Vedr. position Spørgsmål Svar 18 Tilbudsliste og Udbudsmateriale, punkt 10.6 Udmeldingen om hvilke dessin numre som ikke skal medtages til præsentationen giver Formuleringen er slettet. Nyt udbudsmateriale og ny tilbudsliste er uploadet.

6 Præsentation og vareprøver leverandørerne indblik i hvilke produkter som konkurrenterne tilbyder, hvilket absolut er uhensigtsmæssigt for leverandørerne i markedet. Ordregiver opfordres til, at frafalde denne formulering. 19 Tilbudsliste Det er ud fra udformning af tilbudslisten svært at se, hvorvidt priserne på de alternative produkter får indflydelse på det samlede tilbud. Vil der på jakker f.eks bliver kalkuleret med 4x405 jakker Det antal stemmer vel ikke overens med Sønderborg Kommunes forventede forbrug på jakker, da det vil svare til mere end en jakke pr. medarbejder (jf oplyst medarbejderantal i punkt 3)? 20 Kravspecifikation, punk 16 Top 21 Kravspecifikation, punk 38 Forklæde 22 Udkast til kontrakt, afsnit 4 Aftaleperiode Toppe i dame- og unisexmodeller findes ikke i bom/pol hos nogle af vores producenter. Kan det accepeteres, at der bydes ind med toppe i bomuld med elasthan. Desuden er vi udfordret på størrelseskravet, da de kun leveres op til str. 3XL. Kan I ændre kravsspecifikationen vedr. dette produkt? Er der muligt at få oplyst en margin indenfor størrelsen på forklæde med smæk, som der f.eks er gjort på forklæde uden smæk? Det vil gøre det noget lettere at finde et produkt der matcher kravene. Vaskeriet vil have væsentlige omkostninger til opstart af kontrakten i form af bl.a. investering i beklædningsartikler. Hvis der indgives klage, og der alligevel indgås kontrakt (eller der Der vil blive kalkuleret med ca. 810 jakker. Tilbudslisten er opdateret, så alle positionsnumre passer med Sønderborg Kommunes forventede forbrug. Ny tilbudsliste er uploadet. Da ordregivers krav ikke kan opfyldes, fjernes toppe fra tilbudslisten. Det forventede forbrug på toppe er fordelt på positionsnummer 1, 2, 1.a, 2.a og 3. Ny kravspecifikation og tilbudsliste er uploadet. Ja. Ny kravspecifikation er uploadet. Ordregiver fastholder sin bestemmelse i afsnit 4.

7 23 Udkast til kontrakt, afsnit 15 Leverandørens misligholdelse allerede er indgået kontrakt, når klage indgives), bør Ordregiver som minimum bære risikoen for, at kontrakten skal bringes til ophør, hvis Ordregiver insisterer på at Leverandøren alligevel skal implementere kontrakten efter tidsplanen. Det foreslås, at der indsættes en bestemmelse med følgende indhold: Hvis der indgives klage over udbuddet til Klagenævnet for Udbud, domstolene eller andre kompetente myndigheder, kan tilbudsgiver forlange, at aftalens tidsfrister sættes i bero, med mindre Ordregiver indestår for betaling af Leverandørens implementeringsomkostninger, herunder investering i artikler til brug for opfyldelse af kontrakten, i tilfælde af at klagen fører til kontraktens ophør før tid. Ordregiver opfordres til blot at henvise til dansk rets almindelige regler om væsentlig misligholdelse og ophævelse, som sikrer begge parter en afbalanceret vurdering af misligholdelse. Selv om ordregiver i afsnit 2 har tilkendegivet, at bestemmelserne om misligholdelse ikke forventes anvendt, giver definition af væsentlig misligholdelse risiko for, at leverandøren må acceptere ophævelse alene på grundlag af nogle få mindre betydende forhold. Det forekommer urimeligt i et langvarigt aftaleforhold med et stort antal leverancer, flere Ordregiver fastholder sine bestemmelser i afsnit 15.

8 leveringssteder og et stort antal fakturaer m.v. Det forekommer ligeledes urimeligt, at ordregiver skal have 2 måneders frist til at reklamere. 24 Udkast til kontrakt, afsnit 7.3 Kvalitetssikring 25 Udkast til kontrakt, afsnit 10.2 Følgeseddel 26 Kravspecifikation, punk 16 Top Ordregiver opfordres til at præcisere, at eventuelle krav om oplysninger om reklamationer kun skal vedrøre ordregiver og ikke tilbudsgivers øvrige kunder. Der ses ikke at kunne være nogen saglig begrundelse for, at ordregiver skal have indsigt i andre kunders reklamationer, og det kan være problematisk i forhold til leverandørens øvrige kontraktuelle forpligtelser og i øvrigt medføre uforholdsmæssigt omfangsrig rapportering. Kan følgesedlen var elektronisk og tilgængelig i onlinesystemet? Som standard hos vores leverandør fås positionsnr. 8 Top - dame i en blanding af bomuld og en lille andel af elastan. Vil Sønderborg Kommune acceptere denne blanding? Ordregiver frafalder kravet om, at oplysninger vedrørende reklamationer skal omfatte andre kunder. Nyt udbudsmaterialet er uploadet. Ja. Nyt udbudsmateriale er uploadet. Se svar nr. 20. Som standard hos vores leverandør fås positionsnr. 9 Top - herre i 100% bomuld. Vil Sønderborg Kommune acceptere dette? 27 Tilbudsliste Filen kommer med en fejlmeddelelse når den åbnes. Excel-arket er nu gemt i et andet format og uploadet. Dato: 23. april 2018 Nr. Vedr. position Spørgsmål Svar

9 28 Udkast til kontrakt, afsnit 12 Fakturering : Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura Kan det accepteres, at der dannes en faktura hver måned med opdatering af leje pr. uge for samtlige varenumre? På fakturaen er er tydelig adskillelse mellem ugerne, så det er let at overskue hvilken beholdning, varenummer og dato det drejer sig om. Ja, det accepteres at der dannes en månedlig faktura, hvor lejen pr. uge pr. varenummer fremgår. Nyt udbudsmateriale er uploadet. 29 Kravspecifikation, punkt 82 Logo Vil Sønderborg Kommune også kunne acceptere tryk på tøjet i stedet for påsyning? Vedr. påsyning på overtøj, så kan vi ikke anbefale dette ift vandtæthed. Nej, ordregiver fastholder kravet. 30 Kravspecifikation, punkt 67 Pasform 31 Kravspecifikation, punkt 20 Cardigan Der stilles krav om en tolerancegrænse på 1 cm i længde og bredde. Der er fra vores producenter normalvis (for de fleste artikler) tolerancegrænser på 1,5-2 cm i op- og nedadgående retning, og det er de vilkår, som tøjet produceres under. Vil Sønderborg Kommune revurdere dette krav, så det matcher markedet? Da det ellers vil betyde, at jeres tøj skal laves i specialproduktion med øgede omkostninger til følge. Ribkrave og -ærmer. Standardmodellerne har rib i ærmer (og evt i bunden af cardiganen), men ingen af de gængse modeller har rib i kraven. Hvad er årsagen til dette krav? Kan I i stedet for beskrive, Nej, ordregiver fastholder kravet. Den funktion som ordregiver efterspørger er, at kraven dækker hals og nakke, når cardiganen er lynet helt op i halsen. Ny opdateret kravspecifikation er uploadet.

10 32 Kravspecifikation, punkt 47 Transportbure 33 Tilbudsliste, pos. 8 og 9 Top hvilken funktion I forventer af rib i kraven? Det fremgår, at containere skal være standardstørrelser samt tilrettet den plads, der findes på leveringsstedet. Vil Ordregiver bekræfte, at tilbudsgiver kan vælge egen standardcontainer til formålet og at der ikke skal fremstilles specielle containere til forskellige plejecentere? Der ønskes en top til henholdsvis damer og herre i p/b. Kan det accepteres at der bydes ind med en standard model i kvaliteten 95% bom/5% elastan? Alternativt i 100% bomuld? Ja, det bekræftes under forudsætning af, at transportbure opfylder kravet i kravspecifikationens punkt 47, 2. punktum. Se svar nr Udkast til kontrakt, afsnit 10 Levering Det fremgår af udkast til kontrakt, at levering skal ske på hverdage mellem kl Vil Ordregiver acceptere at dette ændres til kl eller efter aftale? 35 Tilbudsliste, Buks Vores erfaring siger, at det udekørende personale vil opnå højere komfort på kolde dage og holde på varmen ved mulighed for at vælge et par bukser i kraftigere materiale. Ja, det accepteres. Nyt udbudsmateriale og ny kravspecifikation er uploadet. Ordregiver ønsker ikke at tilføje en ekstra varelinje til en unisexmodel i en kraftig kvalitet. Vil Sønderborg Kommune indsætte en ekstra varelinje i tilbudslisten til en unisexmodel i en kraftig kvalitet, som tilgodeser det udekørende personale? Kan der åbnes op for, at denne buks er fremstillet i en blanding af polyester, bomuld og lille andel stretch? 36 Udkast til rammeaftale, afsnit 23 Bonus og godtgørelse 37 Kravspecifikation, punkt xx, Poloshirt Er det tilladt for vaskeriet at udbetale bonus m.v. til egne medarbejdere med tilknytning til kontrakten? Det er kutyme hos vores leverandør, at poloshirts Unisex Ordregiver anser ikke tilbudsgivers egne medarbejdere som værende tredjemand. Ja. Ny opdateret kravspecifikation er uploadet.

11 38 Udkast til kontrakt, afsnit 8.2 Prisregulering fås med brystlomme i et bredere udvalg af farver herunder turkis/azur. Vil Sønderborg Kommune åbne op for, at det er valgfrit om der bydes med eller uden brystlomme på Unisex modellerne? Det fremgår, at der skal være tale om dokumenterede prisreguleringer. Ligger der andet i dette krav, end at prisreguleringen skal kunne begrundes/dokumenteres med udviklingen i Teknologisk Instituts omkostningsindeks for industrielle vaskerier? Nej. Prisreguleringen skal alene dokumenteres med udviklingen i Teknologisk Institut omkostningsindeks for industrielle vaskerier. Ordregiver opfordres til nærmere at præcisere - gerne med eksempel - hvordan der må prisreguleres i henhold til Teknologisk Instituts omkostningsindeks første gang og efterfølgende. Det ønskes i den forbindelse præciseret, om der pr. 1. marts 2020 kan reguleres med ændringen i indekset i perioden fra september 2018 til september 2019, og om der derefter pr. 1. marts 2021 kan reguleres med ændringen i indekset i perioden fra september 2019 til september 2020 og så fremdeles? Der kan kun reguleres for et år ad gangen. Prisregulering pr. 1 marts 2020 kan maksimalt svare til ændringen i indekset i perioden september 2018 til september Prisregulering pr. 1. marts 2021 kan maksimalt svare til ændringen i indekset i perioden september 2019 til september 2020 osv. 39 Udkast til kontrakt, afsnit 8.2 Prisregulering Fortsat Ordregiver opfordres i øvrigt til at præcisere, at ordregiver er forpligtet til at godkende prisreguleringen inden en nærmere bestemt frist eller alternativt slette bestemmelsen om, at prisreguleringen tidligst kan træde i kraft, når den er godkendt af ordregiver. Følgende formulering et tilføjet afsnit 8.2 i Udkast til kontrakt: Ordregiver meddeler, inden for 10 hverdage efter modtagelse af skriftlig varsel om prisregulering, hvorvidt prisændringen godkendes. Nyt opdateret udbudsmateriale er uploadet.

12 40 Udkast til kontrakt, afsnit 8.2 Prisregulering Fortsat Ordregiver opfordres til at slette bestemmelsen om, at prisfald skal komme ordregiver til gode, da bestemmelsens rækkevidde er uklar, og da prisfald vil blive indregnet i det af ordregiver valgte omkostningsindeks alternativt kan det præciseres, at bestemmelsen kun gælder afgifter. Det præciseres at prisfald, som er foranlediget af reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. Prisfald, som er indregnet i Teknologisk Instituts omkostningsindeks for industrielle vaskerier med tekstiludlejning, reguleres én gang årligt. 41 Udkast til kontrakt, afsnit 17 Force majeure 42 Udkast til kontrakt, afsnit 19.2 Arbejdsklausuler Ordregiver opfordres til at inkludere vejrlig, strejke og lockout som force majeureforhold. Ordregiver opfordres desuden til at præcisere bestemmelsen således, at langvarig force majeure giver ordregiver adgang til opsigelse med øjeblikkelig virkning men ikke adgang til ophævelse. Kan det bekræftes, at underleverandører skal forstås snævert, som eventuelle tredjeparter, som udfører vask eller transport i relation til de specifikke ydelser, der er omfattet af tilbudsindhentningen og ikke enhver leverandør til tilbudsgiverne som f.eks. leverandører af energi, vaskemaskiner, vaskemidler, revision, møbler, kontorartikler, køretøjer m.v.? Ordregiver fastholder sin bestemmelse i afsnit 17. Det bekræftes at arbejdsklausulen kun omfatter underleverandører, der bidrager til at udføre den udbudte ydelse. Dokumentationskravet i bestemmelsen kan indebære overdragelse af personfølsomme og forretningsmæssigt følsomme oplysninger. Ordregiver opfordres til at overveje, om kravet er nødvendigt, og i Ordregiver fastholder dokumentationskravet. Det præciseres, at der er tale om stikprøver til kontrol af overholdelse af arbejdsklausulen. Ordregiver er vant til at arbejde med personfølsomme oplysninger og er bekendt med gældende

13 43 Kravspecifikation, punkt 67 Pasform 44 Udbudsmateriale, punkt 9 Tildelingskriterium og underkriterier bekræftende fald, hvordan ordregiver vil beskytte disse herunder om oplysningerne evt. kan verificeres af en uafhængig revisor, uden at ansættelseskontrakter m.v. skal udleveres til ordregiver. Afvigelsen fra afprøvning til faktisk leveret tøj er sat til 1 cm. Almindelig tolerance for tøj fra et vaskeri er ikke mindre, end når man selv går ned i en butik og prøver 11 stk tøj i samme størrelse her kan størrelser også afvige mere. Vil Ordregiver acceptere op til 4 cm afvigelse? Hvad menes der med, at der indsættes dyrest modtagne alternativ, hvis der ikke tilbydes alternativ på de tomme linjer. Er det dyreste alternativ modtaget fra andre tilbudsgivere eller fra tilbudsgiveren selv? 45 Tilbudsliste, Buks Der bedes om en buks i 50% bom / 50% pol. Kan det accepteres at der tilbydes en alternativ kvalitet med stræk da vores erfaring viser os, at det giver brugeren øget komfort at buksen kan strække? retningslinjer for håndtering af personfølsomme oplysninger. Se svar nr. 30. Det præciseres at det dyrest modtagne alternativ er den højeste pris afgivet fra andre tilbudsgivere på den pågældende alternative varelinje. Nej, ordregiver ønsker ikke at få tilbudt et alternativ med stræk. Kan det ligeledes accepteres, at tilbudsgiver tilbyder en buks uden deciderede knapper og stropper til opsmøg som kan være til gene for brugeren? Dato: 24. april 2018 Nr. Vedr. position Spørgsmål Svar 46 Udkast til kontrakt, afsnit 6.1 Samarbejde Ordregiver opfordres til at præcisere, sammenhængen mellem forbuddet mod at tilbyde ydelser, der er ikke er omfattet af tilbudslisten og Det præciseres, at der ikke er tale om et forbud, men at tilbudte ydelser uden for tilbudslisten skal aftales med kontraktansvarlig hos ordregiver. Udkast til kontrakt

14 forpligtelsen i punkt 7.2 til at orientere om nye ydelser, der kan optimere aftalen. afsnit 6.1 og 7.2 er præciseret og nyt opdateret udbudsmateriale er uploadet. 47 Kravspecifikation, punkt 39 Farver Ordregiver vælger et begrænset antal farver i implementeringsfasen. Antallet af farver er væsentlig at kende, derfor ønsker vi præciseret begrænset? Kan vi antage at den del af implementeringsfasen, hvor denne beslutning forventes at blive truffet vil være inden opmåling? Ca. antal farver pr. beklædningstype: T-shirt kort og ½ arm max. 5 farver hver T-shirt kort (træning) max. 2 farver Poloshirt max. 2 farver Tunika, Busseronne, Skjorte max. 1 farve Vest, cardigan, fleececardigan og sjælevarmer max. 1 farve hver Tunika (tandpleje) max. 2 farver Denimlignende buks og herre buks, Buks (tandpleje), Træningsbuks, Shorts max. 1 farve hver 3-i-1 jakke og overtræksbukser max. 1 farve hver Tørklæde max. 2 farver Forklæde m. og u. smæk max. 1 farve hver Graviditetsbukser max. 1 farve Endelige beslutning om farvevalg forventes truffet inden opmåling. Ny opdateret kravspecifikation er uploadet. 48 Tidsplan Såfremt den i bilag 7 fremsatte tidsplan skal overholdes, er det afgørende, at Ordregiver vælger beklædning i uge 25-26, så tilbudsgiver kan afgive ordre på den ønskede metervare til vores leverandører. For at sikre en tilfredsstillende opstart for alle parter flyttes kontraktstart til den 1. maj Udbudsmaterialet er opdateret under punkt 4 Aftaleperiode, punkt 8.2 Prisregulering, afsnit 10.1 Leveringsbetingelser og afsnit 16 Bod. Opdateret

15 Afviges der fra dette, er det ikke muligt at nå kontraktstart til 1. marts Det er ligeledes afgørende, at vi kan påbegynde opmåling af Ordregivers medarbejdere 1. juli kravspecifikation, tidsplan og udbudsmateriale er uploadet. 49 Kravspecifikation, punkt 39 Farver 50 Udkast til kontrakt, afsnit 4 Aftaleperiode 51 Tilbudsliste, pos. 7 Poloshirt - unisex Pga. sommerferie (som Ordregiver i øvrigt selv angiver som medio maj til ultimo september jf. pkt. 59 i kravspecifikationen) er dette ikke er muligt og vi vil derfor bede Ordregiver udskyde kontraktstart til 1. maj 2019, så vi kan tilbyde en realistisk opstart for alle parter. Kan Ordregiver acceptere kontraktstart 1. maj 2019? Det har stor betydning for leverandørens kalkule for lagerkapacitet og indkøbsmængde set i forhold til valget af farver. Vil Ordregiver oplyse hvor mange farver der bliver endeligt valgt, eksempelvis i forlængelse af kravspecifikationens side 6 pkt. 39 Vil Sønderborg Kommune beskrive under hvilke forhold I kan opsige efter 4 år? Der ønskes en poloshirt i unisex model i p/b og uden brystlomme. Kan det accepteres at der bydes ind med en unisex model med brystlomme? Vil Ordregiver alternativt acceptere, at vi tilbyder denne model på linje 7a som alternativ model? Se svar nr. 47. Ordregiver kan opsige kontrakten uden begrundelse. Se svar nr Tilbudsliste, pos. 3 T-shirt 1/2 ærme dame Der bedes om T-shirts til damer med 1/2 ærmer i p/b og i min 4 farver, Nej, ordregiver fastholder kravet.

16 Vi gør opmærksom på, at T- shirts med 1/2 ærmer ikke er en standard på markedet, hvorfor at det vil være et fordyrende led, hvis sådanne T- shirts skal produceres. Ydermere gør vi opmærksom på, at ærmelængden på de tilbudte kortærmede T-shirts på pos. nr. 1, er med en ekstra ærmelængde, så forskellen på en T-shirt med kort og 1/2 ærme vil være minimal. Kan det derfor accepteres at kravet om T-shirts med 1/2 ærme frafaldes? Hvis det fastholdes, at der ønskes T-shirts med 1/2 ærme på pos. 3, kan det så accepteres at der bydes ind med en model i 100% økologisk bomuld i hvid? T-shirts med 1/2 ærme i hvid og 100% økologisk bomuld accepteres ikke. 53 Tøjpakker generelt Såfremt Ordregiver vælger, at tilbyde brugerne flere slags eks. bukser som valg, I hvor stor grad er valget så bindende for brugeren? Spørgsmålet er, kan brugeren i løbet af kontraktperioden veksle imellem forskellige slags bukser, eller er valget fast. 54 Kravspecifikation, punkt 63 Vask og tørring 55 Bilag 6 - Kravspecifikation En stor del af de fedtpletter, som påføres tøjet af brugeren, kan vaskes af, men ikke alle. Vil Ordregiver uddybe konsekvensen for levering af tøj med fedtpletter, som ikke kan vaskes af? Ordregiver opfordres til klart at angive hvilke krav, der er mindstekrav, og hvilke krav der indgår i tilbudsevalueringen. Ordregiver henviser til kravspecifikationens punkt 75. Brugerens valg er som udgangspunkt fast og kan ikke ændres i løbet af kontraktperioden. Dog kan der forekomme ekstraordinære situationer, hvor ordregiver kan få behov for, i samarbejde med tilbudsgiver/kontrakthaver, at finde en anden model til brugeren. Der henvises til Bilag 6 kravspecifikation, Reparation og udskiftning punkt 70 til 75. Hvis der udelukkende spørges til bilag 6 kravspecifikation, så er alle krav mindstekrav.

17 Ordregiver forstår spørgsmålet markeret med grønt som værende bedømmelseskriterier og ikke krav, som spørger har skrevet. Bedømmelseskriterierne fremgår af bilag Kravspecifikation, punkt 103 Bortkommet tøj og erstatning Der skal angives en erstatningspris på beklædningsdelene. I forhold til erstatning for bortkommet tøj benyttes en lineær afskrivningsmodel hæftet op på kontraktåret. Normen er, at afskrivningsmodellen er hæftet op på beklædningens indsættelsestidspunkt, da dette er mere fair i forhold til beklædning indsat efter kontraktens år 1. Vil Ordregiver ændre dette? Nej, ordregiver fastholder kravet. 57 Bilag 5 - Referenceliste Hvad ligger der i, at de sammenlignelige referenceopgaver skal være udført og afsluttet inden for de sidste tre år. Er kravet til hinder for referencer, hvor tilbudsgiveren har genvundet kontrakten, eller hvor kontrakten er fortsat, fordi ordregiveren har udnyttet en option? Kravet er til hinder for at angive igangværende kontrakter som reference. Det vil sige at en kontrakt, som er genvundet og igangværende, ikke kan angives som reference. Ligeledes kan en kontrakt, hvor kontrakten er fortsat, fordi ordregiver har udnyttet en option, ikke angives som reference. Dato: 30. april 2018 Nr. Vedr. position Spørgsmål Svar 58 Kravspecifikation, Det er ikke standard hos vores Det præciseres, at der med leverandører at have lynlås i punkt 30 formuleringen Træningsbuksen lommerne på træningsbukser i Træningsbuks strækbart metervare. Vi skal være i elastisk og anbefaler, at Sønderborg svedtransporterende materiale ( ) Kommune åbner for et stilles krav til materialets og alternativ på positionsnr. 28, buksens funktion. Det vil sige, at så tilbudsgiver kan byde både med og uden lynlås. Derved der ikke er stillet krav til, at buksen kommer Sønderborg skal være fremstillet i en bestemt Kommune til at få en valgmulighed, som giver metervare, men at metervaren/ blandingen af metervarer er forarbejdet på en sådan måde, at

18 grundlag til den endelige vurdering. træningsbuksen er elastisk, svedtransporterende og tillader bevægelsesfrihed. Ordregiver fastholder kravene under punkt 30, og der åbnes ikke op for at kunne tilbyde et alternativ uden lynlås. 59 Udkast til kontrakt, afsnit 7.2 Miljø og innovation Formuleringen om, at leverandøren i videst muligt omfang skal mindske de miljømæssige påvirkninger er potentielt meget vidtgående. Kan det præciseres og eksemplificeres nærmere hvilke forpligtelser leverandøren har til at mindske de miljømæssige påvirkninger? Ordregiver henviser til Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI) Indkøbsmål 2 - Transport og Indkøbsmål 11 - Transport af fødevarer og tekstiler. Dato: 30. april 2018 kl Nr. Vedr. position Spørgsmål Svar 60 Udbudsmateriale, punkt 9 Tildelingskriterium og underkriterier 70% af prisvægtningen består af 3 elementer. Vask og leje pris, Engangspris for special syet beklædning og ekstra refleks påsætning. I tilbudslisten er der ingen summering af nogle af priserne. Dette skyldes muligvis en fejl i materialet. Er det korrekt forstået, at erstatningsprisen vægter med 30% af punktet og er det korrekt forstået, at selvom en pris på en speciel syet model er en engangspris bliver denne summeret sammen med den ugentlige lejepris i tilbudsevalueringen? Ja, det er korrekt forstået. Ordregiver har præciseret formlen under punkt ændringen er markeret med rødt. Opdateret udbudsmateriale og tilbudsliste i nyt format er uploadet. 61 Bilag 3 Kvalitative bedømmelseskriterier Hvordan agter ordregiver at bedømme faconstabilitet, slidstyrke, og hvorvidt artiklerne er antistatiske efter Faggruppen vil efter præsentationen kunne afprøve beklædning, herunder udsætte

19 vask på grundlag af præsentationen/afprøvningen? beklædningen for gængse arbejdsstillinger. Kriteriet antistatisk efter vask rettes til antistatisk. Opdaterede bedømmelseskriterier er uploadet. 62 Udbudsmateriale, punkt 10.1 Tilbudsevaluering Der er en fejl i det illustrerede eksempel. Point = Makspoint (9) minus resultatet af => Makspoint (9) divideret med 20% (=45) ganget med tilbuddets pris ( ) minus laveste pris ( ) (=10.000) divideret med laveste pris ( ) (0,1) Det giver 9 minus (45 gange 0,1 (4,5)). Altså 4,5 point i tilbudsevalueringen underkriterie pris. Ordregiver er enig i tilbudsgivers udregning. Fejlen er rettet i udbudsmaterialet. Det er korrekt forstået, at en afvigelse fra laveste tilbudspris med 10% giver 4,5 point, hvilket er halvdelen af de 9 point, der maksimalt kan opnås. De 4,5 point vægtes med 60%. Er Ordregiver enig i dette og hvis ja, er det så korrekt forstået at en afvigelse fra den laveste tilbudspris med 10% halverer tilbuddets point for pris, som herefter vægtes med 60%? 63 Udkast til kontrakt, afsnit 15.5 Ophævelse af aftalen 64 Bilag 5 referenceliste, spørgsmål 57 Gentagne forsinkelser anses som væsentlig misligholdelse af aftalen, men hvilke forsinkelser er gentagne forsinkelser? Vil Kommunen definere forsinkelserne? Hvad er formålet med, at der ikke må benyttes igangværende kontrakter som reference? Det er ikke kutyme indenfor disse udbud. Ved gentagne forsinkelser forstås en manglende efterkommelse af en påtalt forsinkelse. Formålet med kravet er at se, hvorvidt tilbudsgiver har den nødvendige erfaring til at løfte den udbudte opgave. Det præciseres, at sammenlignelige leveringer

20 De igangværende aftaler giver jo netop Sønderborg Kommune mulighed for at få oplyst hvordan tilbudsgiver er som samarbejdspartner lige nu. Der kan være organisationsændringer eller andre forhold, der gør, at måden at agere i et samarbejde kan være ændret i løbet af de tre år. Vil Sønderborg Kommune evt justere kravet, så igangværende kontrakter også kan anvendes som referencer? ligeledes omfatter referencer på udførte og afsluttede kontrakter med private erhvervskunder, hvor den leverede ydelse er inden for det samme forretningsområde og har haft et sammenligneligt omfang, som den udbudte ydelse. Kravet justeres ikke. Dato: 7. maj 2018 Nr. Vedr. position Spørgsmål Svar 65 Svar på Spørgsmål nr. 56 Ordregiver bedes oplyse nuværende omfang og antal stk. fordelt på beklædningstype for alt bortkommet beklædning i den nuværende kontrakt fordelt pr. måned og pr. kontrakt år, alternativt den samlede omkostning og nuværende erstatningspriser, således at retningslinierne for ligebehandling i udbud overholdes. Spørgsmålet er modtaget efter spørgefristen, men ordregiver vælger af svare alligevel. Sønderborg Kommune har historisk set haft en omtrentlig omkostning til bortkommet beklædning på kr. om året. Vi kan ikke oplyse nuværende erstatningspriser. Tilbudsfristen flyttes til mandag den 14. maj 2018, kl