SOMMERBREV 2018 AAB Silkeborg nyhedsbrev Juni 2018

Transkript

1 SOMMERBREV 2018 AAB Silkeborg nyhedsbrev Juni 2018 Rigtig god sommer til jer alle! Det har været endnu en givtig periode, hvor vi gennem det seneste halve år har haft udfordrende og indholdsrige møder med blikket rettet mod vores fælles fremtid. Effektiviseringen af vores sektor fylder i vores hverdag. Vi kan allerede nu se frem til afdelingsmøderne efter sommerferien og det ekstraordinære repræsentantskabsmøde d. 3 november Sommerferien står for døren. Uanset meteorologernes forudsigelser om vind og vejr, så er vi sikre på, at alle ser frem til nogle uger, hvor vi kan sysle med det, vi finder bedst og tanker os op, således at vi kommer friske tilbage veludhvilede og med sol på næsen. Administrationen har begrænset åbningstid i juli: Personlig henvendelse Åbningstider kl Telefontider kl Driftskontorerne holder åbent som normalt i hele sommerperioden. Med de bedste ønsker om en god sommer til jer alle! Formand Joan Nielsen Direktør Flemming Jensen I denne udgave kan du blandt andet læse om: NYT fra AAB Silkeborgs arbejdsgrupper Krav om effektivisering Udbud i driftsområderne Status på renovering + nybyggeri

2 Nyt fra arbejdsgrupperne Kompetenceudvalget Nye mødeindkaldelser Organisationsbestyrelsen har i samarbejde med kompetenceudvalget besluttet, at det er den enkelte afdelingsbestyrelse, der skal stå som afsender på mødeindkaldelser til afdelingsmøder. På samme måde skal organisationsbestyrelsen stå som afsender i indkaldelser til repræsentantskabsmøder. Dette for at sikre rette afsender og modtager jf. vores vedtægter. Kompetenceudvalget Indeklimaudvalget Siden sidst har indeklimaudvalget arbejdet med, at de som udvalg skulle have et større spektre og have mere indhold om andre ting end fugt og skimmel. Herunder er vist et indeklimahjul, der tydeliggør, hvordan indeklima kan påvirke mennesker. Dette viser tydeligt, at indeklimabegrebet dækker over mangt og meget, så gruppen forventer ikke at blive færdige med deres arbejde i år. Men de glæder sig til at dele, hvad de har opnået indtil nu med repræsentantskabet d. 3. november 2018.

3 Åbent hus i Kongegården Den 9. og 16. marts havde vi åbent hus for de, der stod forrest på vores venteliste til boliger i Kongegården. I alt var der omkring 300 besøgende. Næste runde af åbent hus var d april med lige så stor interesse. D. 22. maj var der ligeledes åbent hus med cirka 150 besøgende. Kongegården Medarbejdere Dybkær Driftsleder Anders Nielsen er fratrådt sin stilling. Britta Michelsen er pr. 1. februar ansat som ny driftsleder. Århusbakken Driftslederafløser Bo Overgaard er fratrådt sin stilling. Hanne Huusmann er tiltrådt som ny driftslederafløser. Elever Ejendomsserviceteknikerelev Jakob Thomsen er udlært d. 16. marts 2018 Ny ejendomsserviceteknikerelev Rasmus Væggemose er ansat d. 1. maj 2018 Administrationen Wivi Falbe er pr. 12. januar ansat som ny projektleder i administrationen. Johanne Daugaard Løkke er pr. 14. maj ansat som barselsvikar for Loa Benedikte Theibel i kommunikationsenheden. Medarbejderjubilæum Eske Frimodt Jensen har 25 års jubilæum d. 26. april 2018 Kenneth Eriksen har 40 års jubilæum d. 13. juni 2018 Per Jensen har 25 års jubilæum d. 1. august 2018

4

5 Den Boligsociale Helhedsplan Den Boligsociale Helhedsplan er nu over halvvejs, og kan se tilbage på 2½ travle og spændende år. Den sociale viceværtfunktion er meget efterspurgt: 867 henvendelser i løbet af de første to år. Det kan dreje sig om alt fra én at tale med, hjælp til en svær situation, økonomiske anliggender eller bistand til at håndtere kommunikation til og med det offentlige system. Målet er altid at beboere får nye redskaber eller viden og bliver mere selvhjulpne i forhold til at klare forhold i eget liv eller lokalområde. Det gælder også alle andre aktiviteter i helhedsplanen, om det er hjælp til fritidsjob og jobsøgning, cykelkursus, snak -dansk-café, understøttelse af skole-hjemsamarbejde, uddannelse til brandkadet eller opstart af nye beboerdrevne aktiviteter, så som fællesspisning og pallehaver. Hele teamet i den boligsociale helhedsplan vil gerne ønske god sommer og takke for godt samarbejde. BoligSilkeborg.dk Det går rigtig godt med samarbejdet omkring BoligSilkeborg, som vi har med Arbejdernes Byggeforening og Silkeborg Boligselskab. De besøgende på BoligSilkeborg.dk bruger i gennemsnit ca. 4 min. og 48 sekunder på siden. BoligSilkeborg har om måneden i gennemsnit unikke sidevisninger. Inden længe lancerer vi nye onlineanoncer og avisanoncer som skal markedsføre BoligSilkeborg.dk. Organisationsbestyrelsen og den administrative ledelse på seminar i februar Formålet med seminaret var at sikre den udviklingsproces, vi har i AAB Silkeborg. Der fortsættes med denne aktivitet med fokus på nødvendigheden af en effektiv boligorganisation med en fremadrettet samarbejdsstil i organisationsledelsen. AAB Silkeborg har et godt produkt og en troværdighed, som skal udnyttes til at få skabt en endnu bedre position for AAB Silkeborg, med fremtidens voksende udfordringer in mente. Organisationsledelsen er de vigtigste og fornemmeste eksponenter for realiseringen af vores fremtidige drømme og planer. Det er heri, vi skal sikre fremtiden: Gennem et godt og dygtigt ledelsesarbejde, der kan trække vores organisations stærke sider frem og udvikle de svage sider, med det formål at sikre, at vi udnytter vore strategiske muligheder. Vi skal trække i samme retning. Repræsentantskabsmødet d. 18. april Organisationsbestyrelsen takker for den store opbakning til repræsentantskabsmødet. Det var et godt møde med mange følelsesbetonede emner. Emnerne blev behandlet og diskuteret sagligt. Som noget forholdsvis nyt er det nu en samlet bestyrelse der fremlægger beretningen for repræsentantskabet. Dette for at give dynamik og en form hvor bestyrelsen viser et fælles fagligt fællesskab.

6 Krav om effektivisering 2018 bliver året, hvor mantraet for organisationen bliver effektivisering. Dette fokus skal ses i lyset af, at BL og regeringen har indgået en aftale om effektivisering af vores sektor. Det betyder, at vi på udvalgte konti som sektor forventes at skulle spare 1.5 mia. eller cirka 8 % inden Varmeregnskaber Varmeregnskaberne er gjort op og udsendt. Status er, at 90% af AABs beboere har fået penge tilbage. Der er udsendt ekstraopkrævninger på cirka 0,25 mio. kr. Dette ses som et positivt tegn på, at vi sammen med vores beboere er på forkant, således at vi slipper for de store ekstra varmeregninger, som vi tidligere har set. Dette giver vores boligorganisation nogle særlige udfordringer, idet vi allerede har haft dette fokus de sidste mange år. Blandt andet med omstruktureringen af driften samt en stor udvikling inden for digitalisering. Bestyrelsen har på det seneste organisationsbestyrelsesmøde besluttet, at hvis effektiviseringstiltagene skulle medføre en reduktion i medarbejderstaben, skal en eventuel medarbejderreduktion ske ved naturlig afgang, så vidt det er muligt. Således vil ledige stillinger ikke blive genbesat. I forlængelse af ovenstående skal vi nok til at vænne os til tanken om, at det ikke er synd for medarbejdere, når der effektiviseres. Det er nemlig lejerne, der betaler gildet. AAB er sammen med andre boligorganisationer udpeget til at give vores bidrag til Landsbyggefondens fremtidige KPI er (nøgletal) for vores sektor. Derfor har vi nu en unik mulighed for at bearbejde og kommentere på mål, form og indhold. Nøgleudlevering og driftsfællesskab Vi har allerede effektiviseret på flere områder. Dette har betydning for det serviceniveau, vi kommer til at opleve i årene fremover. Bestyrelsen har besluttet, at medarbejderne ikke længere skal rykke ud efter normal arbejdstid for at udlevere nøgler. Vores beboere må selv sikre muligheden for at komme ind, hvis de har tabt en nøgle. Det kunne fx være ved naboen eller ved at kontakte en låsesmed. Læs mere på sidste side i nyhedsbrevet. Organisationsbestyrelsen har desuden besluttet, at alle afdelinger skal deltage i driftsfællesskabet - det får betydning for afd. 6, 8, 9 og 15, der i dag betaler efter timeforbrug.

7 Seminar for tillidsvalgte Lørdag d. 20. januar 2018 fra kl var afdelingsbestyrelserne i de afdelinger, som er en del af den Boligsociale Helhedsplan (sammen med medarbejderne fra den Boligsociale Helhedsplan) på seminar. Deltagerne skulle lære om og øve sig i samarbejde og kommunikation. I løbet af dagen blev der sat fokus på personlige ressourcer og styrker, tillid og samarbejde i hverdagen samt træning i dialog og kommunikation. Der blev med stor glæde både uddelt og modtaget fisk og værktøjer som spillerregler for møder mv. blev taget til efterretning. Tilbagemeldingerne har været mange og positive, og det, der blev lært på seminaret, skal være med til at styrke og fremme det gode samarbejde mellem afdelingsbestyrelserne og Den Boligsociale Helhedsplan til glæde og gavn for beboerne i områderne. Grøn El Omlægningen til Klima El forventes at give en CO2 besparelse på mio tons CO2 i Projekt Nærmiljø Århusbakken Kommunen har besluttet at igangsætte et Projekt Nærmiljø for alle beboere på Århusbakken, med fokus på at øge trivsel, lighed i sundhed og sammenhængskraft. D. 23. marts 2018 har der været møde i baggrundsgruppen med repræsentanter fra kommunen, Silkeborg Boligselskab og AAB Silkeborg. Det blev besluttet at nedsætte en styregruppe med de samme repræsentanter, som var i baggrundsgruppen. Derudover blev det besluttet, at nedsætte et aktivitetsudvalg med repræsentanter fra så mange interessentgrupper, som det er muligt. Fra AAB deltager to medlemmer fra organisationsbestyrelsen. Rafn & Søn Siden 2002 har Rafn & Søn hjulpet AAB med at få for meget betalt ejendomsskat tilbage. Samarbejdet blev indgået af to primære årsager; 1. AAB Silkeborg havde ikke selv den ekspertise, der skulle til for at føre sag mod Skat. 2. På daværende tidspunkt var det meget usikkert, om der overhovedet var penge, der kunne søges tilbage. Derfor indgik man en no cure, no pay aftale med Rafn & Søn. Til gengæld fik de en vis andel af den ejendomsskat, vi evt. kunne få retur. Det har vist sig at være en god forretning for både AAB og Rafn & søn. Vi har været glade for samarbejdet, men nu viser det sig, at de kontrakter, der på daværende tidspunkt blev indgået, kan ske at være ulovlige. Bestyrelsen har besluttet at undersøge sagen nærmere.

8 Afdeling 7 Siden påbegyndelse af de fysiske arbejder i byggeriet og frem til nuværende stade har der været en vedvarende og tiltagende diskussion omkring ekstrahonorering til hovedentreprenøren. Uden at det er udtømmende omhandler hovedentreprenørens krav om ekstrahonorering primært følgende: Projektmaterialets manglende bygbarhed. En stor andel af bygningsmassen er ikke tegnet som udført. Hovedentreprenørens standsning af arbejderne på grund af manglende afklaring samt heraf krav om tidsfristforlængelse. Hovedentreprenørens krav fra underentreprenører. I forsøg på at afklare ovenstående har der i processen været omfattende mailkorrespondance imellem hovedentreprenør, totalrådgiver, bygherre samt bygherrerådgiver. Herudover har der været afholdt en række afklaringsmøder parterne imellem. Disse møder har været afholdt i marts 2016, april 2016, maj 2017 samt september Møderne har dog ikke medført enighed om bygbarheden i projektmaterialet. I forbindelse med afslutning af den første blok modtog bygherren et omfattende krav fra hovedentreprenøren. Dette har resulteret i en forligsaftale mellem parterne. Der blev i forligsaftalen indarbejdet metoder for, hvordan den fortsatte problematik omkring projektmaterialets bygbarhed kunne afhjælpes. I henhold til bestemmelserne i forligsaftalen har totalrådgiveren nu i to omgange gennemført opretning af projektmaterialet. Dette har efterfølgende været genstand for ekstern granskning hos ekstern rådgiver Arne Elkjær, der begge gange har vurderet projektmaterialet ej bygbart. Hovedentreprenøren fremsætter derfor igen omfattende økonomiske krav relateret til udførelsen af de blokke, som de aktuelt arbejder på. I et forsøg på at lukke den fortsatte diskussion omkring projektmaterialets bygbarhed, er der nu udarbejdet en allonge til hovedentreprisekontrakten, hvor projekteringsansvaret overdrages til hovedentreprenøren. Formålet med allongen er at undgå fremadrettede konflikter omkring projektmaterialets bygbarhed samt hovedentreprenørens krav om tidsfristforlængelse relateret til manglende bygbarhed. Vi har som bygherre flere gange reklameret skriftligt overfor totalrådgiveren. Ligeledes har der været møde med Landsbyggefonden med henblik på at sikre afdelingens økonomi.

9 Udbud for istandsættelser afsluttet Generelt har det været en god proces. I samarbejde med Eseebase har vi udarbejdet nyt udbudsmateriale. Der har været meget få spørgsmål omkring udbuddet og det tolker vi derfor som at opgaven er godt beskrevet. Der har været inviteret 3-5 forskellige håndværkere til alle udbud i de forskellige faggrupper. Driftsområdet Dybkær har kørt siden 1. september Med nye leverandører på alle fag er de første erfaringer, at det kører rigtig godt. Priserne er mindst 15% billigere end tidligere regnet ud fra 2013 priser. Driftsområdet Nørrevang syd har kørt siden 15. oktober. Der er ny leverandør på rengøring. Gulvsliber og maler er de samme som før. Priserne er mindst 14 % billigere regnet ud fra 2013 priser. Driftsområde Århusbakken starter med det nye udbrud 1. december 2017 Malerfirmaet er det samme som tidligere. Rengøringsfirmaet og gulvsliberen er den samme som i de to andre områder. Priserne er mindst 10 % billigere regnet ud fra 2013 priser. Fællesmøde Alderslyst I forbindelse med uroen på Resedavej og Lupinvej i sommeren 2017 har der været afholdt flere koordineringsmøder mellem afdelingsbestyrelserne i afd. 16 og 18, SSP, Boligsocial Helhedsplan, politi, mv. I dette forum har vi haft mulighed for at orientere os, drøfte emner og højne informationsniveauet. Total Care vaskeriløsning Organisationsbestyrelsen har besluttet at åbne op for, at afdelingsmødet kan beslutte at leje vaskerier frem for selv at eje. Konkurrence: AAB Silkeborgs Bedste Nabo Vi har desværre ikke modtaget nogen indstillinger, men vi udskriver snart konkurrencen igen.

10 Flyttestatistik I 2017 havde vi en fraflytningsprocent på 13,4% i lejligheder. Fraflytningsprocenten i ungdomsboliger og klubværelser var sammenlagt 54,2%. Ekspropriation Århusbakken I forbindelse med Silkeborg Kommunes ekspropriation til Nordskovvej var direktør Flemming Jensen ved kommunen for at forhandle erstatning for det areal, der skal afstås i forbindelse ekspropriationen. Nybyggeri Afdeling 48, Kongegården: Projektet er i god fremdrift og overholder tidsplanen. De første beboere flyttede ind d. 15. januar. De næste flytter ind 1. juli og de resterende 3 blokke er indflytningsklar d. 15. august. Der er aftalt en areal og ulempe erstatning. Men der kunne ikke opnås enighed om erstatning for nærhedsgener. Derfor er det i første omgang aftalt, at AAB får et beløb til en rådgiver, der kan udarbejde et projektforslag, der kan gøre de mest berørte lejligheder mere attraktive. Kommunen er indstillet på at bidrage til en evt. ombygning. Sammenlægning af afd. 13A+13B Landsbyggefonden har nu administrativt sammenlagt de to afdelinger. Det betyder at vi på det næstkommende afdelingsmøde skal have valgt en bestyrelse, der dækker en samlet afdeling 13 AB. Kongegården Afdeling 47, Estrupsgade: I forbindelse med den første licitation har det vist sig, at entreprisemarkedet for opførelse af boliger er blevet væsentligt dyrere. Derfor blev den første licitation aflyst. 4. juni 2018 havde vi for AAB en mere positiv licitation. Således kan vi begynde at bygge i år. Afdeling 49, Spazeboliger: Vi forventer byggestart medio august 2018 og indflytning senest 1. november Spazeboliger på Århusbakken

11 Nøgleudlevering Organisationsbestyrelsen har besluttet, at AABs medarbejdere ikke længere udleverer nøgler efter normal arbejdstid. Dette af hensyn til at: Sikre den enkelte beboers sikkerhed Sikre at medarbejderne/aab ikke kommer i klemme i en evt. tvist mellem lejere Undgå unødigt overarbejde Effektivisere ved at minimere administrationen omkring håndtering af nøgler Hvis beboeren efter normal arbejdstid mangler en nøgle, henvises der til låsesmeden, der for beboerens egenbetaling lukker vedkommende ind. Afdelingsmøder 2018 Alle afdelingsmøder er nu lagt i kalenderen, og mødeplanerne er sendt ud til bestyrelserne. Vi starter op med første møde den 15. august og sidste møde falder i år den 11. september indkaldelser følger! Næste nyhedsbrev udkommer i december 2018 Husk at besøge os på: Facebook: AAB Silkeborg God sommer - vi ses til afdelingsmøderne i sensommeren!