Åben Dagsorden. til. Hoved MED-udvalg

Transkript

1 Åben Dagsorden til Hoved MED-udvalg Mødedato: Onsdag den 29. august 2018 Mødetidspunkt: 9:00 Mødested: Deltagere: Fraværende: Referent: Mødesalen, Bytoften Johannes Madsen, Brian Skytte Laursen, Joan Brandsborg, Kim Jørgensen, Helle Lyager, Ina Kristensen, Trine-Sofie Josephsen, Anne Puggaard Jørgensen, Thomas Jaap, Britta Boel, Claus Fjeldgaard, Kirsten Mørch Hansen, Kjeld Mathiasen, Pia Jæger Kehlet, Kari Stork, Helle Marquertsen, Kurt Berthelsen, Lis Bang Troelsen, Hanne Jespersen, Christine Schoop Gärtner, Thomas Vaarning Mathiasen Ulla Rosendahl, Mogens Pedersen Kamilla B. Andersen

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Orientering: Deltagere på Hoved MED-udvalgsmøde d Orientering: Siden sidst Drøftelse: Personaleredegørelse Orientering: Årsregnskab Orientering: Status på besparelser / effektiviseringer Drøftelse: Høring af budget Orientering: Politikker og Politiske Fokusområder Orientering: Kvantitative krav og højt arbejdstempo - tilbagemelding vedr. afprøvning af metoder Orientering: Afbureaukratisering Orientering: Evaluering af arbejdsgange og procedurer Orientering: Arbejdsmiljø juni Orientering: Arbejdsmiljø august Orientering: Reduktion af kørselsudgifter budget Drøftelse: Samarbejdssystemet skal forenkles Orientering: Mødeplanlægning for Hoved MED-udvalget Orientering: Næste møde ( ) Orientering: Eventuelt Bilagsliste Underskriftsblad Side 1

3 1. Orientering: Deltagere på Hoved MED-udvalgsmøde d Dok.nr.: Sagsid.: 16/8926 Initialer: kasa Medarbejdersiden Formøde kl Rådhuset, Bytoften Den lille kantine Ulla Rosendahl, LO/HK AFBUD. Jeanett Dam deltager. Johannes Madsen, LO Hanne Jespersen, LO /FOA Brian Skytte Laursen LO/TL Thomas Vaarning Mathiasen, LO/SL Christine Schoop Gärtner AC/DJØF Joan Brandsborg, FTF/BUPL Kim Jørgensen, FTF/DLF Helle Lyager, FTF/DS Ina Kristensen, FTF/DSR Trine-Sofie Josephsen, AMR Anne Puggaard Jørgensen, AMR Ledersiden Formøde kl Rådhuset, Bytoften Mødelokale 3 Mogens Pedersen, Direktion- AFBUD. Claus Fjeldgaard er mødeleder. Thomas Jaap, Direktion Britta Boel, Direktion Claus Fjeldgaard, Direktion Kirsten Mørch Hansen, Personale Kjeld Mathiasen, Skoleområdet Pia Jæger Kehlet, Dagtilbudsområdet Kari Stork, Ældreområdet Helle Marquertsen, Drift + adm. + øvrige Kurt Berthelsen, Større sociale institutioner Lis Bang Troelsen, Arbejdsmiljøkoordinator Suppleanter, der deltager i medarbejdersidens formøde: Jeanett Dam, LO /HK Jens Thomsen, LO /3F - AFBUD Annette Aagaard Linding, LO /FOA Vakant, LO /TL Mogens Jensen, LO/SL Jesper Just Nielsen AC/Bibliotekarerne Rikke E. Anthonsen, FTF/BUPL Flemming Lyhne, FTF/DLF Anders Christiansen, FTF/DS Pia Karina Høgh, FTF/DSR Susanne Bertelsen, AMR Vicki Jepsen, AMR - AFBUD Side 2

4 2. Orientering: Siden sidst Dok.nr.: Sagsid.: 16/8843 Initialer: kasa 1. Sygefravær dok /18 V. Kirsten Mørch Hansen 2. Status på Samstyrkens MED-udvalg v. Claus Fjeldgaard 3. Medieomtale af Søgården v. Claus Fjeldgaard Bilag: 1 Åben Sygefravær juli /18 Side 3

5 3. Drøftelse: Personaleredegørelse 2017 Dok.nr.: Sagsid.: 17/4921 Initialer: suwe Formålet med Personaleredegørelsen 2017 er at give et samlet overblik over Varde Kommunes ansatte og arbejdet på personaleområdet i løbet af Første halvdel belyser gennem især lokale fortællinger, hvordan der konkret er arbejdet med strategiske indsatser som samskabelse, arbejdsmiljø, sygefravær, kompetenceudvikling m.v. Anden halvdel består af statistikker, der gennem konkrete data belyser personaleområdet på en række forhold som antal ansatte, personaleomsætning, etnicitet, ansættelsesvilkår m.v. Fra og med Personaleredegørelsen 2016 er lønstatistikken og fraværsstatistikken blevet indarbejdet i Personaleredegørelsen. Tallene i redegørelsen stammer primært fra KRL (Kommunernes og Regionernes Løndatakontor) og i mindre grad fra Danmarks Statistik, InsuBiz og eget lønsystem. Tallene fra KRL er de nyeste tilgængelige trukket pr Udvalget for Økonomi og Erhverv har fået tilsendt redegørelsen til drøftelse og efterretning til mødet den 13. juni. Personaleredegørelsen 2017 er vedhæftet som bilag og udleveres på mødet i fysisk udgave. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at redegørelsen kommer godt rundt om de væsentligste personaleforhold og opfylder formålet. Bilag: 1 Åben Personaleredegørelse 2017_ny.pdf 90730/18 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at Personaleredegørelsen drøftes og tages til efterretning Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Ulla Rosendahl, Brian Skytte Laursen, Thomas Jaap, Britta Boel, Helle Marquertsen, Lis Bang Troelsen, Christine Schoop Gärtner Punktet blev udsat til mødet i august. Side 4

6 På mødet fremlægger Kim Jørgensen, Anne Puggaard Jørgensen og Ina Kristensen hvad de ser som bemærkelsesværdigt i redegørelsen. Beslutning Direktionen den Fraværende: Ingen Personaleredegørelsen blev drøftet. Side 5

7 4. Orientering: Årsregnskab 2017 Dok.nr.: Sagsid.: 17/12341 Initialer: JOBR Varde Kommunes årsregnskab 2017 fremlægges hermed til orientering for Hoved MEDudvalget. Formålet med årsberetningen er at give et overblik over væsentlige aktiviteter i årets løb samt over de vigtigste økonomiske sammenhænge. I årsberetningen for 2017 beskrives kommunens aktivitet og økonomiske resultat for regnskabsåret. En nærmere beskrivelse af afvigelser mellem budget og regnskab fremgår af de specielle bemærkninger i hæfte 2. Årsberetningen bliver offentliggjort på Varde Kommunes hjemmeside. Følgende overordnede kommentarer skal knyttes til det økonomiske resultat, som fremgår af årsregnskabet Mio. kr. Oprindeligt budget 2017 Korrigeret budget 2017* Regnskab 2017 Rest budget efter overførsler (- = indtægt og + = udgift) Skatteindtægter , , ,9-0,6 Tilskud og udligning -792,8-787,0-786,3 0,7 Indtægter i alt , , ,2 0,1 Driftsudgifter (netto) Serviceudgifter 2.107, , ,0-18,4 Medfinansiering af det regionale 173,8 171,2 171,4 0,2 sundhedsvæsen Overførselsudgifter 596,5 585,5 590,8 5,3 Forsikrede ledige, mm. 58,2 57,2 55,7-1,6 Ældreboliger -14,8-15,1-15,0 0,1 Nettorenter 8,7 7,4 5,2-2,2 Udgifter i alt 2.930, , ,1-16,5 Driftsresultat (- = overskud) Anlægsnettoudgifter incl jordforsyning -122,4-134,7-151,1-16,4 93,2 63,5 51,5-12,0 Resultat af det skattefinansierede område -29,3-71,2-99,6-28,4 * Forskellen mellem det oprindelige budget og det korrigerede budget består af godkendte tillægsbevillinger. End Det er forvaltningens vurdering, at Side 6

8 regnskabsopgørelsen 2017 giver et retvisende billede af udgifter og indtægter i Endvidere at resultatet i forhold til såvel det oprindelige budget som i forhold til korrigerede budget må betragtes som tilfredsstillende. Balancen viser en likviditetsopbygning, der skyldes det samlede regnskabsresultat (særligt de øgede overførsler) samt urealiserede kursreguleringer. Eventuelle justeringer til årsberetningens tekstmæssige indhold på baggrund af den politiske behandling af årsberetningen vil efterfølgende blive indarbejdet. videre er der i det korrigerede driftsbudget indregnet en forventet overførsel fra 2017 til 2018 på 69,5 mio. kr. For så vidt angår det korrigerede anlægsbudget er der indregnet en forventet budgetoverførsel fra 2017 til 2018 på 78,2 mio. kr. Varde Kommune kommer ud af 2017 med et bedre driftsresultat end budgetteret. Det samlede driftsresultat viser et overskud på 151,1 mio. kr. mod et budgetteret driftsoverskud på 134,7 mio. kr. Årsagen til det forbedrede resultat skal primært søges i: serviceudgifterne der viser et mindreforbrug på 18,4 mio. kr. Mindreforbruget ligger på en række forskellige områder, men de væsentligste er Forsikring og risikostyring samt puljer afsat under de enkelte udvalgsområder. udgifterne vedrørende overførselsudgifter, der viser et merforbrug på 5,3 mio. kr. Det er primært under området revalidering og ressourceforløb, der viser stigende udgifter, hvilket blandt andet skyldes ændret lovgivning. øvrige forskydninger på i alt 3,2 mio. kr. Samlet et driftsresultat der er 16,4 mio. kr. bedre end det korrigerede budget for De samlede anlægsudgifter udgør 51,5 mio. kr., hvilket er 12,0 mio. kr. lavere end det korrigerede budget. Forskellen udgøres primært af anlægsmidler på folkeskoleområdet, der er indeholdt i budget 2018, og således ikke skal overføres fra Det samlede overførselsbeløb på anlægsprojekter er steget med 33,2 mio. kr. fra 2016 til 2017, så de nu udgør 78,2 mio. kr. Balancen På balancen er de likvide aktiver ændret fra 102,2 mio.kr. ultimo 2016 til 169,2 mio.kr. ultimo Ændringen fremkommer ved Årets resultat jfr. regnskabsopgørelsen på +99,6 mio. kr. Likviditetsmæssig ændring på kortfristet formue/gæld -7,0 mio.kr. Likviditetsmæssig ændring på langfristet formue/gæld -33,0 mio.kr. Ikke realiserede kursændringer på obligationsbeholder m.v. +7,4 mio.kr. Det skal bemærkes, at de samlede overførsler til drift og anlæg udgør 147,7 mio. kr., set i forhold til den likvide beholdning ultimo 2017 på 169,2 mio. kr. Sammenfatning Årsberetningen giver et retvisende billede af årets regnskabsmæssige resultat og information om udvalgte væsentlige aktiviteter. Side 7

9 Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at regnskabsopgørelsen 2017 giver et retvisende billede af udgifter og indtægter i Endvidere at resultatet i forhold til såvel det oprindelige budget som i forhold til korrigerede budget må betragtes som tilfredsstillende. Balancen viser en likviditetsopbygning, der skyldes det samlede regnskabsresultat (særligt de øgede overførsler) samt urealiserede kursreguleringer. Retsgrundlag Styrelsesloven Økonomiregulativet Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at det indstilles til Hoved MED-udvalget, at årsregnskabet 2017 tages til efterretning. Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Ulla Rosendahl, Brian Skytte Laursen, Thomas Jaap, Britta Boel, Helle Marquertsen, Lis Bang Troelsen, Christine Schoop Gärtner Punktet blev udsat til mødet i august. Side 8

10 5. Orientering: Status på besparelser / effektiviseringer Dok.nr.: Sagsid.: Initialer: kasa Den 3. oktober 2017 vedtog Byrådet budgettet for 2018, og en del heraf omhandlede effektiviseringer og besparelser. På Hoved MED-udvalgsmøde den 28. februar 2018 vil der blive givet en status på de besluttede effektiviseringer og besparelser. Denne status vil særligt omhandle: 1) Tildelingsmodel for folkeskole og dagtilbud 2) Ejendomsområdet 3) Administrationen 4) Effektiviseringer og besparelser inden for ældre- handicap- og psykiatriområdet Anbefaling Kommunaldirektøren anbefaler, at punktet tages til efterretning Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Ulla Rosendahl, Johannes Madsen, Brian Skytte Laursen, Kim Jørgensen, Kari Stork, Thomas Vaarning Mathiasen Punktet blev udsat til mødet i juni Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Ulla Rosendahl, Brian Skytte Laursen, Thomas Jaap, Britta Boel, Helle Marquertsen, Lis Bang Troelsen, Christine Schoop Gärtner Punktet blev udsat til mødet i august. Side 9

11 6. Drøftelse: Høring af budget Dok.nr.: Sagsid.: 18/64 Initialer: jonq Byrådet godkendte i marts budgetproceduren for budgetlægningen i 2018 vedr. budget I starten af juni indgik regeringen og KL en aftale om kommunernes økonomi for 2019, og i juni udmeldte Økonomi- og Indenrigsministeriet Varde Kommunes indtægter for Med afsæt i ovenstående har forvaltningen udarbejdet en foreløbig hovedoversigt for Udgangspunktet for budgettet for 2019 er budgettet for 2018 korrigeret for demografiske ændringer, ændrede forudsætninger og tidligere politiske beslutninger. I hovedoversigten falder den beregnede likviditet markant frem mod Det skyldes blandt andet, at Varde Kommune har oplevet et markant fald i indtægterne til budget Det vil således blive nødvendigt med budgetforbedringer for samlet set 100 mio. kr. over den kommende 4-årige budgetperiode (svarende til 25 mio. kr. årligt) for at opfylde forvaltningens anbefaling om en kassebeholdning på mindst 125 mio. kr. I budgetlægningen er der blevet udarbejdet omprioriteringsforslag, nye drifts- og anlægsønsker fra fagudvalgene og de politiske partier. Materialet sendes i høring den 22. august Der er frist for indsendelse af høringssvar den 6. september kl til Chef for Analyse og Økonomistyring, Maiken Schmiegelow (masc@varde.dk) Forvaltningens vurdering Likviditet Forvaltningen anbefaler som hovedregel, at den gennemsnitlige kassebeholdning opgjort efter kassekreditreglen er på minimum 125 mio. kr. Det vurderes, at kassebeholdningen skal have en sådan robusthed, hvor der både er plads til uforudsete udgifter, uden at Byrådet - fra den ene dag til den anden - skal handle, samt at der skal være plads til handlefrihed. Resultatet af den ordinære driftsvirksomhed Driftsresultatet skal have en sådan størrelse, at den både giver mulighed for de nødvendige anlægsinvesteringer i årene fremover samtidig med, at der er plads til de årlige afdrag på eksisterende lån. Det bemærkes, at da driftsresultatet i budgetforslaget for ikke er tilstrækkeligt stort til at dække afdrag på lån og anlægsudgifterne, sker der et kasseforbrug, hvilket medfører, at kassebeholdningen reduceres. Sanktion Der er i økonomiaftalen mellem regeringen og KL fastlagt rammer for både drifts- og anlægsudgifterne. Rammerne gælder for landets kommuner under ét. Det er vigtigt, at de aftalte rammer overholdes, idet bloktilskuddet reduceres med op til 3 mia. kr. (26 mio. kr. for Varde Kommune), hvis driftsrammen ikke overholdes og 1 mia. kr. (8,7 mio. kr. for Varde Kommune), hvis anlægsrammen ikke overholdes. Side 10

12 Økonomi Regeringen har afsat en særtilskudspulje til særligt vanskeligt stillede kommuner på 300 mio. kr. i 2019, og ansøgningsfristen var den 3. august. Varde Kommune har søgt om særtilskud fra denne pulje blandt andet med henvisning til, at Varde Kommune i både budget 2018 og budget 2019 har haft et markant fald i indtægterne. I Økonomiaftalen for 2019 er der afsat lånepuljer til investeringer med et effektiviseringspotentiale, større strukturelle investeringer på de borgernære områder, det ordinære anlægsområde samt til styrkelse af likviditeten i vanskeligt stillede kommuner. Ansøgningsfrist var den 7. august Varde Kommune har søgt om lånedispensation. Økonomi- og Indenrigsministeriet forventer at kunne afgive svar på ovenstående ansøgninger i slutningen af august. Anbefaling Forvaltningen anbefaler at Hoved-MED afgiver høringssvar til budgettet for 2019 og overslagsårene Side 11

13 7. Orientering: Politikker og Politiske Fokusområder Dok.nr.: Sagsid.: 17/7284 Initialer: chki Byrådet besluttede den 6/3 at igangsætte udarbejdelsen af Varde Kommunes Udviklingsstrategi på baggrund af Byrådsgrundlaget. Byrådsgrundlaget og Udviklingsstrategien fastlægger sammen med de eksisterende politikker Byrådets strategiske målsætninger og forventninger til udviklingen af Varde Kommune. Byrådsgrundlaget, Udviklingsstrategien og de vedtagne politikker skal omsættes til konkrete politiske initiativer og påvirke den måde den kommunale organisation arbejder på. Byrådet skal tage stilling til hvordan dette konkrete arbejde skal foregå. I det følgende oplistes først de gældende politikker, dernæst beskrives Politiske Fokusområder som et redskab til at omsætte byrådets målsætninger og visioner. Eksisterende politikker: I foregående byrådsperiode er der vedtaget 13 visionspolitikker. Der er tale om følgende 13 politikker: o Visionspolitik for Erhverv og Beskæftigelse o Visionspolitik for Infrastruktur o Visionspolitik for Frivillige o Visionspolitik for Klima og Miljø o Visionspolitik for Fritid, Idræt og Kultur o Visionspolitik for Bosætning o Visionspolitik for Handicap, Psykiatri og Udsatte o Visionspolitik for Børn og Unge o Visionspolitik for Unge o Visionspolitik for Seniorliv o Visionspolitik for Integration o Visionspolitik for Veteraner og Pårørende o Visionspolitik for Sundhed Visionspolitikkerne optegner byrådets vision og målsætninger for de 13 områder. Foruden de 13 visionspolitikker er der udarbejdet 6 politikker på øvrige områder. De øvrige politikker er: o Naturpolitik 2017 o Beredskabspolitik o Frivillighedspolitik for frivilligt socialt arbejde o Folkeoplysningspolitik o Bibliotekspolitik o Værdighedspolitik De vedtagne visionspolitikker og de øvrige politikker er fortsat er gældende. Byrådet drøfter ved udgangen af 2018 hvorvidt der skal foretages revideringer af visionspolitikkerne i forhold til byrådsgrundlaget og udviklingsstrategien. Politiske fokusområder: For at prioritere i overensstemmelse med de overordnede prioritering og målsætninger, som de fremgår i Byrådsgrundlaget, Udviklingsstrategien og politikkerne er der behov for at sætte fokus på særlige områder i forvaltningen. Dette kan gøres gennem Politiske Side 12

14 Fokusområder. Politiske Fokusområder bygger på erfaringerne fra dialogbaserede aftaler. De Politiske Fokusområder angiver en konkret retning for institutionernes arbejde i det kommende år på baggrund af Byrådsgrundlaget, Udviklingsstrategien og de gældende politikker. I de enkelte udvalg udarbejdes 3-5 Politiske Fokusområder for det kommende år. Der tages stilling til hvordan fokusområderne relateres til de strategiske målsætninger i Udviklingsstrategien og de gældende politikker. Dette gør det muligt at have et overblik over hvordan der arbejdes med de strategiske målsætninger, samt hvem der er ansvarlig for de konkrete initiativer. Fokusområderne udarbejdes i dialog med fagchefer, ledere og medarbejdere. Gennem de Politiske Fokusområder prioriteres indsatsområder inden for de kommende 1-2 år. Dette giver udvalget mulighed for løbende at prioritere de indsatser og områder, som understøtter de aktuelle politiske pejlemærker bedst muligt. De Politiske Fokusområder erstatter de dialogbaserede aftaler, som derfor ikke indgås for De Politiske Fokusområder fastlægges i efteråret Nedenfor illustreres sammenhængen mellem visionen de fem elementer: Visionen, Byrådsgrundlag, Politikker, Udviklingsstrategi og Politiske Fokusområder. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering at de politiske fokusområdet giver mulighed for at skabe tydelighed om de politiske prioriteringer og giver mulighed for at arbejde med tværgående løsninger. Forvaltningen vurderer, at Politiske Fokusområder vil give institutionslederne frihed til at udvælge konkret handlinger passende til deres institution, inden for de enkelte fokusområder, ligesom der vil være tale om en afbureaukratisering i forhold til processen omkring de dialogbaserede aftaler, idet der ikke indgås egentlige kontrakter med institutionsledelsen. Side 13

15 Konsekvens i forhold til visionen Der vil være en tydelig kobling mellem visionen og de Politiske Fokusområder. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Anbefaling Direktionen anbefaler Udvalget for Økonomi og Erhverv, at der i de enkelte udvalg fremadrettet udarbejdes fokusområder på baggrund af Byrådsgrundlaget og Udviklingsstrategien. at Byrådet ultimo 2018 drøfter behovet for at revidere de eksisterende politikker Beslutning Udvalget for Økonomi og Erhverv den Fraværende: Ingen Et flertal bestående af Anders Linde, Erik Buhl Nielsen, Henrik Vej Kastrupsen, Holger Grumme Nielsen, Ingvard Ladefoged, Line Berner, Peter Nielsen og Søren Laulund godkender anbefalingen med følgende præcisering, at der i de enkelte udvalg fremadrettet udarbejdes fokusområder på baggrund af Byrådsgrundlaget, Udviklingsstrategien og de gældende politikker. Julie Gottschalk undlod at stemme. Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Ulla Rosendahl, Brian Skytte Laursen, Thomas Jaap, Britta Boel, Helle Marquertsen, Lis Bang Troelsen, Christine Schoop Gärtner Punktet blev udsat til mødet i august. Side 14

16 8. Orientering: Kvantitative krav og højt arbejdstempo - tilbagemelding vedr. afprøvning af metoder Dok.nr.: Sagsid.: 17/4560 Initialer: roja Varde Kommune placerer sig dårligere end landsgennemsnittet (holdt op imod benchmarkundersøgelse fra 2006) når man ser på scoren i kategorien kvantitative krav og højt arbejdstempo (KK og HT). Målet for APV 2016 (september) blev at scoren på KK og HT skulle forbedres i forhold til januar målingen Dette lykkedes ikke på det overordnede niveau. Emnet var til drøftelse i Hoved-MED marts 2017, og beslutningen blev at der kunne laves nogle prøvehandlinger, hvor udvalgte arbejdspladser afprøvede konkrete metoder til reducering af KK og HT. I perioden marts marts 2018, er der således blevet afprøvet en række metoder til reducering af KK og HT. For at understøtte de 5 udvalgte arbejdspladser, blev der indgået aftale med en ekstern arbejdsmiljøkonsulent. Det var konsulentens opgave at afklare, udvælge og gennemføre processerne til reducering af KK og HT. Nedenstående institutioner deltog aktivt i afprøvningen af metoderne: Børneuniverset; Blåvandshuk skole; Døgnrehabilitering ældreområde vest; Plan og Vækst; Myndighed Børn og Familie. Følgende metoder blev afprøvet: Grib Ind, som er udviklet af Videncenter for arbejdsmiljø til at diskutere identifikation, forebyggelse og håndtering af krænkelser. Veje til kvalitet og trivsel er en meget struktureret metode som relativt hurtigt fører en større gruppe gennem succeser, udfordringer, prioriteringer og slutter med konkrete handleplaner. Gør/bør. Her sætter den enkelte sin personlige prioritering ind i skemaet med post it sedler. Efterfølgende går man sammen to og to, derefter 4 og 4 og finder de vigtigste prioriteringer. Det samlede billede giver basis for, at finde de emner, der kan bidrage positivt til udvikling. Yderligere benyttedes vi metoden Lad fødderne tale under denne proces, da der skulle findes forslag til konkrete løsninger på de angivne udfordringer. Leder sparring blev benyttes som metode for at identificere ledelsesmæssige initiativer til at mindske opgavemængden i afdelingen. Kommunikation, Involvering og Støtte (KIS) den eksterne konsulent præsenterede en systematisk måde at gribe opgaven med planlægning af KIS på. Tørresnoren. Denne metode anbefales i forhold til at sikre italesættelse af dagligdags frustrationer omkring opgaver, kompetencer og spørgsmål. Medarbejderne kan i løbet af dagen skrive deres spørgsmål og kommentarer på papkort, som hænges på en snor. Den er velegnet til at give medarbejderne mulighed for at give spørgsmål/kommentarer til ledelsen, selvom ledelsen ikke fysisk er tilstede Side 15

17 Opsamlingen af metoder og effekt, giver et billede af, hvor kompleks dagligdagen på arbejdspladserne er. Det kan ikke konkluderes, at de afprøvede metoder umiddelbart har medført en reduktion i oplevelsen af KK og HT. Arbejdspladserne er i løbende forandring, processerne omkring reducering af KK og HT er foregået i perioder, hvor der også har været andre faktorer der har hæmmet eller fremmet oplevelsen af KK og HT. Derfor er det ikke ud fra nuværende undersøgelse muligt, at give en tilbagemelding på effekten af de afprøvede metoder. Det er ud fra de afprøvede metoder vanskeligt, at komme med anbefalinger i forhold til hvilke handlinger der skal til for at reducere oplevelsen af KK og HT. Forvaltningens vurdering Der kan ikke umiddelbart peges på én eller flere at de afprøvede metoder til at være optimale i arbejdet med at reducere oplevelsen af en hverdag præget af højt arbejdstempo og mange kvantitative krav. Retsgrundlag Lokal aftale om medindflydelse og medbestemmelse Anbefaling Personaleafdelingen anbefaler at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Ulla Rosendahl, Brian Skytte Laursen, Thomas Jaap, Britta Boel, Helle Marquertsen, Lis Bang Troelsen, Christine Schoop Gärtner Punktet blev udsat til mødet i august Side 16

18 9. Orientering: Afbureaukratisering Dok.nr.: Sagsid.: 16/1663 Initialer: rasi_slettet_1 På Hoved MED-udvalgsmøde i februar 2018 handlede temadrøftelsen om afbureaukratisering, som her er forstået ved omstændige eller usmidige arbejdsgange. Drøftelsen mundede ud i at deltagerne meldte tiltag ind, som de oplevede som omstændige eller usmidige enten på statsligt/regionalt-, kommunalt- og/eller på arbejdspladsniveau. I opsamlingen af temadrøftelsen blev det besluttet, at formålet med de tiltag, som blev meldt ind på det kommunale niveau, skulle afklares. Formålene er beskrevet i bilag 1. Af bilaget fremgår det, at tiltagene på skoleområdet alle fire har udspring i lovgivningen, hvor forvaltningens intention har været at udmønte lovgivning med det formål at lette opgaven lokalt. De øvrige tiltag har ligeledes et klart beskrevet formål fra forvaltningens side, men på trods af de gode intentioner, oplever nogle af medarbejderne decentralt, at tiltagene og arbejdsgangene er omstændige eller usmidige. Dermed indikerer bilaget, at der enten er et mismatch mellem formålet og brugbarheden i praksis eller at beslutningsprocessen og implementeringen ikke har været vellykket. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at afbureaukratisering er et opmærksomhedspunkt flere steder i organisationen, og at der er et potentiale i at sikre, at centrale tiltag implementeres succesfuldt, således at de skaber værdi i organisationen. Bilag: 1 Åben Opsamling på afbureaukratisering 34976/18 Anbefaling Personalechefen anbefaler, At der arbejdes videre med afbureaukratisering Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Ulla Rosendahl, Brian Skytte Laursen, Thomas Jaap, Britta Boel, Helle Marquertsen, Lis Bang Troelsen, Christine Schoop Gärtner Punktet blev udsat til mødet i august. Side 17

19 10. Orientering: Evaluering af arbejdsgange og procedurer Dok.nr.: Sagsid.: 18/9447 Initialer: mope Med afsæt i Byrådsgrundlaget havde HovedMED den 26. februar 2018 en drøftelse af, i hvilke grad medarbejderne oplever, at bureaukratiske arbejdsgange eller retningslinjer enten besværliggør hverdagen eller har indflydelse på arbejdsglæden. Baggrunden for drøftelsen var Byrådsgrundlaget, som netop var blevet godkendt på daværende tidspunkt. Drøftelsen indikerede, at der er nationale regler, som virker unødigt besværlige, men at der også er selvskabt bureaukrati, som ikke forekommer hjælpsom i hverdagen. Årsagerne hertil kan være flere, og man må formode, at der har været gode grunde til at indføre disse procedurer, hvad enten det er Byrådet, Direktionen, chefer, arbejdsmiljøorganisationen eller andre, der har indført disse retningslinjer. Direktionen har drøftet dette, og vil gerne igangsætte et projekt, hvor vi i samarbejde med ledere og tillidsrepræsentanter sætter fokus på emnet og også involverer kommunens MED-udvalg. Formålet med projektet er at afdække, hvor der opleves at være besværliggørende procedurer og retningslinjer, og dernæst at få afdækket, hvorvidt der er behov herfor. Projektet vurderes fint at kunne understøtte arbejdet med Byrådsgrundlaget og Udviklingsstrategien. Økonomi Det er et væsentligt formål med projektet, at det skal styrke arbejdsglæden i hverdagen. Derfor er det ikke tanken, at der er knyttet et bestemt besparelsesmål på projektet, men omvendt kan projektet bidrage til den løbende effektivisering i organisationen, hvor der jo er blevet lagt op til, at der skal findes 0,5% i hele organisationen. Anbefaling Direktionen anbefaler, at der igangsættes en kortlægning af, i hvilket omfang der kan ske en forenkling af retningslinjer og procedurer i den kommunale organisation. Side 18

20 11. Orientering: Arbejdsmiljø juni 2018 Dok.nr.: Sagsid.: 13/3140 Initialer: lbtr Der er sket en ændring i Lov om arbejdsmiljø, som giver Arbejdstilsynet lovhjemmel til at gennemføre samtaler med ansatte og gruppesamtaler, uden tilstedeværelse af arbejdsgiver eller dennes repræsentant. Tidligere var praksis at Arbejdstilsynet kunne gennemføre disse samtaler med ansatte, hvis ikke arbejdsgiveren modsatte sig dette. Med lovændringen kan Arbejdstilsynet beslutte, at lederens tilstedeværelse kan betyde, at formålet med samtalen forspildes. Siden sidst fra Arbejdstilsynet: 2 påbud på Soc. og Sundhedsområdet. Et om forebyggelse af risikoen for vold og trusler og et omkring psykisk første hjælp i forbindelse med traumatiske hændelser 1 påbud på området Børn, Læring og Job om udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger APB. 1 påbud på Kommunaldirektørens område om sikring af skærmarbejdsplads 1 grøn smiley på Soc. Og Sundhedsområdet 1 grøn smiley på området Børn, Læring og Job Forvaltningens vurdering Tilstedeværelsen af en ledelsesrepræsentant kan og skal være medvirkende til at give alle relevante oplysninger om området, som Arbejdstilsynet fører tilsyn med, og samtidig vil ledelsen kunne spørge ind og dermed få en større forståelse for et evt. påbud. Arbejdsmiljøkoordinator anbefaler, at vi fortsætter med denne praksis. Retsgrundlag Lov om arbejdsmiljø Anbefaling Personaleafdelingen anbefaler at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Ulla Rosendahl, Brian Skytte Laursen, Thomas Jaap, Britta Boel, Helle Marquertsen, Lis Bang Troelsen, Christine Schoop Gärtner Punktet blev udsat til mødet i august. Side 19

21 12. Orientering: Arbejdsmiljø august Dok.nr.: Sagsid.: 13/3140 Initialer: lbtr Arbejdstilsynet har været på tilsyn og der er givet følgende reaktioner: Social og Sundhedsområdet har fået 3 grønne smiley, og et straks-påbud. På området Børn, Unge og Job er der givet en grøn smiley. Tilsynet omhandlende straks-påbuddet drejer sig om håndtering af motor til en loftslift (12,5 kg) over skulderhøjde, og på et usikkert underlag. Der er fundet en anden og mere sikker måde at håndtere byrden, og der er givet en tilbagemelding til Arbejdstilsynet. En virksomhed på social og sundhedsområdet er desuden udtaget til et supplerende tilsyn. Dette tilsyn er fastlagt med en dato. SPARK videreføres i perioden SPARK som står for Styrkelse af Psykisk Arbejdsmiljø i Regioner og Kommuner og er en konsulentordning som er aftalt i overenskomsten, som kommuner og regioner kan rekvirere. Målgruppen er TRIO og MED-udvalg, og der gives støtte til processer omkring: Usikkerhed og utryghed som kan skabes af forandringer og omstilling. Problemer i samarbejde mellem medarbejdere og/ eller ledere på arbejdspladsen herunder konflikter og i yderste konsekvens chikane og mobning. Risiko for vold og trusler fra borgere, brugere eller beboere. Problemer ift. arbejdets indhold, omfang og udførelse. Ansøgningerne behandles efterhånden som den modtages. Retsgrundlag Lov om arbejdsmiljø Anbefaling Personaleafdelingen anbefaler til tage orienteringen til efterretning Side 20

22 13. Orientering: Reduktion af kørselsudgifter budget Dok.nr.: Sagsid.: 18/4767 Initialer: kimh Det er politisk vedtaget at der skal indarbejdes besparelser ved en reduktion af kørselsudgifter på kr. fra budgetårene 2019 og fremadrettet. I budgetforslaget blev der peget på nogle muligheder, bl.a. lokale aftaler om udbetaling af lav takst, indkøb eller leasing af flere kommunebiler, og mere ledelsesmæssig fokus og styring i afdelinger, hvor der er kommunebiler til rådighed, da disse benyttes uensartet. Mulighederne for at indarbejde besparelserne er blevet vurderet i en arbejdsgruppe bestående af: Martin Højgaard Jensen, Intern Service Peder Sandfeld, Økonomi Bente Kristiansen, Personale Kirsten Mørch, Personale. Gruppen har gennemgået følgende 4 løsningsmuligheder med fordele og ulemper ved disse. 1. Forholdsmæssig reduktion i kørselsbudgettet 2. Forholdsmæssig reduktion i lønsummen 3. Leasing af flere kommunebiler 4. Nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse, således at vi anvender lav takst til al kørselsgodtgørelse, hvor det er muligt og lovligt, dvs. til alle møder, kurser og uddannelse, og desuden afregner al tjenestekørsel i egen bil på baggrund af korteste vej. Arbejdsgruppen har desuden haft indkaldt ledere med stort kørselsforbrug, til at give input i forhold til hvordan mulighederne vil fungere. Punkt 1 vil have en indbygget skævvridning. Enheder med meget borgerrettet kørsel har stort kørselsbudget. Der er ikke lige adgang til kommunebiler for alle, og de der har adgangen rådhusafdelinger - har i forvejen mindre kørselsbudgetter, end de der ikke har adgang. Punkt 2: Det var ledernes (de indkaldte ledere med stort kørselsforbrug) vurdering, at en besparelse på lønsummen vil få direkte konsekvenser for normeringen. Dette mener arbejdsgruppen dog, kan afbødes, hvis det tænkes sammen med andre tiltag. Ud fra udtræk vurderer arbejdsgruppen, at langt de fleste enheder vil kunne hente en del af besparelsen ved selve kørselsudgifterne i dag. Der er nogle få enheder, der i dag bruger meget få midler på kørsel, men disse enheder findes ikke på et enkelt fag- eller direktørområde. Besparelseskravet er ikke højt, for en stor enhed med en lønsum på eksempelvis 50 mio. kr. vil besparelsen beløbe sig til ,- kr. årligt. Punkt 3: I det oprindelige budgetforslag blev der peget på et stort potentiale ved flere kommunebiler. Dette vil for det første kræve en noget større besparelse, da leasing af biler er en løbende udgift og ikke en engangsinvestering som forudsat i forslaget. Side 21

23 Mange store institutioner/enheder, fx ældreområderne, sygeplejen, socialpsykiatrien mv. har desuden i forvejen leaset biler, og har haft fokus på denne mulighed. Intern Service bidrager dog gerne med beregninger af, om der kan hentes yderligere potentiale. Lederne har peget på, at det er væsentligt for brug af biler, at de står på den adresse, hvor de ansatte arbejder. Det udelukker puljeordninger, hvor flere institutioner går sammen om leasing. Det er muligt, at der vil komme øget pres på rådhusenes kommunebiler, hvis kørselstaksten sænkes, da medarbejderne på rådhusene har meget mødevirksomhed. Omvendt giver det ikke mening, at hele kommunen skal finansiere en større bilpark for rådhuset. Derfor må det vurderes efterfølgende, om rådhusafdelinger selv skal bidrage til finansiering af flere biler. Det skal bemærkes, at der tilsyneladende allerede er ved at ske en ændring i forhold til en samlet bilpark, da enheder har leaset eller overvejer at lease biler selv, så de udover kommunebiler har rådighed over egen bilpark. Dette kan give udfordringer, f.eks. med parkeringspladser. Punkt 4 kræver tydelighed om, hvad der i den enkelte institution/afdeling berettiger til høj takst. Via udtræk har vi konstateret, at en del chefer og ledere får udbetalt meget kørselsgodtgørelse, hvilket naturligt hænger sammen med stor mødeaktivitet i deres stillinger. Det er derfor et opmærksomhedspunkt, at disse vil rammes forholdsvis mere end udførende medarbejdere. Dog har en del chefer og ledere også mulighed for at benytte sig af kommunebiler. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at besparelsen bedst indhentes via en forholdsvis reduktion af lønsummen i alle enheder svarende til ca. 0,06 %, og at dette kobles med nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse. Det vurderes, at især sænkning af kørselsgodtgørelsen til lav takst vil anspore de administrative enheder til øget brug af nuværende kommunebiler. Endvidere vurderes det, at besparelsen sammenholdt med lav takst kan forøge tendensen til at afdelinger leaser egen bilpark. Der arbejdes fra digitaliseringsteamet på, at reducere kørsel ved at gøre det muligt at afholde sikre videomøder. Muligheden testes af fra ca. maj til september. Det skal bemærkes, at en del andre kommuner allerede har eller er i gang med at indføre lav takst til alt andet end regelmæssig tjenestekørsel. Konsekvens i forhold til visionen Ingen Retsgrundlag Aftale om godtgørelse for benyttelse af eget transportmiddel på tjenesterejser indgået mellem KL og Forhandlingsfællesskabet Side 22

24 Økonomi Reduktionen på 0,06% af art 1.0 lønninger svarer til ca kr. årligt. Dog skal puljer til barsel og langtidssygdom ikke reduceres. Høring Ingen Bilag: 1 Åben Retningslinjer befordringsgodtgørelse 58056/18 2 Åben Vejledning befordringsgodtgørelse 59892/18 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at besparelsen sker via reduktion i lønsummen, at besparelsen understøttes ved hjælp af nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse samt på sigt øget brug af videomøder, at beslutningen sendes til orientering i HMU og Lederforum. Beslutning Direktionen den Fraværende: Thomas Jaap Direktionen besluttede, at besparelsen/reduktionen i lønsummen skal ske på en måde, således den i rimelig grad afspejler, hvor der er mulighed for at hente besparelserne på befordringsgodtgørelse. Der ønskes en beskrivelse af, hvilke grupper der fortsat er berettiget til høj takst. at besparelsen understøttes ved hjælp af nye retningslinjer for befordringsgodtgørelse samt på sigt øget brug af videomøder, at beslutningen sendes til orientering i HMU og Lederforum. Side 23

25 14. Drøftelse: Samarbejdssystemet skal forenkles Dok.nr.: Sagsid.: 18/6297 Initialer: kasa Under punktet siden sidst` på Hoved MED-udvalgsmøde den 19. juni 2018 informerede Mogens Pedersen om, at ledeleseskommissionen er kommet med sine anbefalinger til det offentlige, og at kommissionen bl.a. retter opmærksomhed mod Samarbejdssystemets formål og virke. På mødet den 19. juni blev det aftalt at kommissionens anbefaling rettet mod samarbejdssystemet, skulle drøftes på det efterfølgende Hoved MED-udvalgsmøde. Ledelseskommisionen anbefaler: De faglige organisationer skal bidrage til, at aftaler og dialog i samarbejdssystemet primært handler om at skabe værdi for borgerne. Vi foreslår et serviceeftersyn af MED-systemet med det sigte. og De faglige organisationer skal bidrage til at modernisere og forenkle overenskomster og arbejdstidsregler for dermed at muliggøre en lokal forankret tværfaglig, fleksibel og effektiv tilrettelæggelse af arbejdet til gavn for borgerne. I Varde Kommune er der pt. 53 MED-udvalg inkl. Hoved MED-udvalget og de 4 Fælles MED-udvalg. Og dertilhørende arbejdsmiljøgrupper. På mødet ønskes en drøftelse af om MED-systemet i Varde Kommune er værdiskabende for borgerne? På mødet fortæller Claus Fjeldgaard om erfaringer fra Viborg Kommune. Pjecen Sæt borgeren først med Ledelseskommissionens anbefalinger, udleveres til formøderne. Anbefaling Kommunaldirektøren anbefaler, at temaet drøftes Side 24

26 15. Orientering: Mødeplanlægning for Hoved MED-udvalget 2019 Dok.nr.: Sagsid.: 18/8025 Initialer: kasa Der er planlagt fem datoer for afholdelse af Hoved MED-udvalgsmøder i Antallet af møder er i overensstemmelse med hvad der iflg. Forretningsordenen som minimum skal afholdes i Hoved MED-udvalget. Datoerne er planlagt under hensyn til hvornår hhv. de administrative- og politiske møder er fastlagte. Af den administrative mødeplan fremgår de planlagte, men endnu ikke godkendte, datoer for Hoved MED-udvalgsmøder. Af den politiske mødekalender fremgår de 3 planlagte, men endnu ikke godkendte, dialogmøder med Økonomi- & Erhvervsudvalget. Medarbejdersidens formøde varer 1 ½ time, mens ledersidens formøde varer ½ time. Begge formøder ligger lige op til Hoved MED-udvalgets mødetidspunkt. Inden formødet på medarbejdersiden afholder de to Arbejdsmiljørepræsentanter i Hoved MED-udvalget, Næstformand og Arbejdsmiljøkoordinator et møde af en ½ times varighed. Når nedenstående datoer er godkendt, vil de blive lagt i mødedeltagernes kalendere. Møderne i 2019 er planlagt således: Ugedag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 27. feb Ordinært Hoved MED-udvalgsmøde Dialogmøde med Udvalg for Økonomi- & Erhverv Onsdag 12. juni Onsdag 28. aug. Mandag 16. sep. Mandag 28. okt. Tirsdag 17. dec Ordinært Hoved MED-udvalgsmøde Ordinært Hoved MED-udvalgsmøde Dialogmøde med Udvalg for Økonomi- & Erhverv Dialogmøde med Udvalg for Økonomi- & Erhverv samt gruppeformænd Ordinært Hoved MED-udvalgsmøde Ordinært Hoved MED-udvalgsmøde Forvaltningens vurdering Side 25

27 Bilag: 1 Åben Mødeplan Administrative møder i Varde Kommune 85679/18 2 Åben Politisk mødeplan Endelig 56591/18 Anbefaling Kommunaldirektøren anbefaler at mødedatoerne godkendes Side 26

28 16. Orientering: Næste møde ( ) Dok.nr.: Sagsid.: 16/8844 Initialer: rasi_slettet_1 Næste møde er den 17. september, hvor der er dialogmøde med Økonomi- og Erhvervsudvalget samt gruppeformænd. Mødet varer fra kl , og der er ingen formøder. Den næste ordinære møde i Hoved MED-udvalget er den 30. oktober. Side 27

29 17. Orientering: Eventuelt Dok.nr.: Sagsid.: 16/8845 Initialer: kasa Side 28

30 Bilagsliste 2. Orientering: Siden sidst Sygefravær juli 2018 (123073/18) 3. Drøftelse: Personaleredegørelse Personaleredegørelse 2017_ny.pdf (90730/18) 9. Orientering: Afbureaukratisering 1. Opsamling på afbureaukratisering (34976/18) 13. Orientering: Reduktion af kørselsudgifter budget Retningslinjer befordringsgodtgørelse (58056/18) 2. Vejledning befordringsgodtgørelse (59892/18) 15. Orientering: Mødeplanlægning for Hoved MED-udvalget Mødeplan Administrative møder i Varde Kommune (85679/18) 2. Politisk mødeplan Endelig (56591/18) Side 29

31 Underskriftsblad Ulla Rosendahl Johannes Madsen Brian Skytte Laursen Joan Brandsborg Kim Jørgensen Helle Lyager Ina Kristensen Trine-Sofie Josephsen Anne Puggaard Jørgensen Mogens Pedersen Thomas Jaap Britta Boel Claus Fjeldgaard Kirsten Mørch Hansen Kjeld Mathiasen Pia Jæger Kehlet Kari Stork Helle Marquertsen Kurt Berthelsen Lis Bang Troelsen Hanne Jespersen Christine Schoop Gärtner Thomas Vaarning Mathiasen Side 30