Åben Dagsorden. til. Hoved MED-udvalg

Transkript

1 Åben Dagsorden til Hoved MED-udvalg Mødedato: Mandag den 17. december 2018 Mødetidspunkt: 13:00 Mødested: Deltagere: Fraværende: Referent: Kantinen, Bytoften Ulla Rosendahl, Johannes Madsen, Brian Skytte Laursen, Joan Brandsborg, Kim Jørgensen, Helle Lyager, Ina Kristensen, Trine-Sofie Josephsen, Anne Puggaard Jørgensen, Mogens Pedersen, Thomas Jaap, Britta Boel, Claus Fjeldgaard, Kirsten Mørch Hansen, Kjeld Mathiasen, Pia Jæger Kehlet, Kari Stork, Helle Marquertsen, Kurt Berthelsen, Lis Bang Troelsen, Hanne Jespersen, Christine Schoop Gärtner, Thomas Vaarning Mathiasen Ingen Kamilla B. Andersen

2 Indholdsfortegnelse Side 1. Orientering: Deltagere på Hoved MED-udvalgsmøde Orientering: Siden sidst Orientering: Medlemmer af Hoved MED-udvalget Orientering: Lukning af offentlig adgang til Vores Varde Orientering: Nye medlemmer til Feriefondens bestyrelse Drøftelse: Røgfri arbejdstid Drøftelse: Evaluering af APV og Trivselsundersøgelsen Orientering: Årlig arbejdsmiljødrøftelse Drøftelse: Sygefraværsindsatsen - status og plan for Orientering: Næste møde Orientering: Eventuelt Bilagsliste Underskriftsblad Side 1

3 1. Orientering: Deltagere på Hoved MED-udvalgsmøde Dok.nr.: Sagsid.: 16/8926 Initialer: kasa Åben sag Sagsfremstilling Ordinære medlemmer, medarbejdersiden: Ulla Rosendahl, LO/HK Johannes Madsen, LO Hanne Jespersen, LO /FOA Brian Skytte Laursen LO/TL Thomas Vaarning Mathiasen, LO/SL Christine Schoop Gärtner AC/DJØF Joan Brandsborg, FTF/BUPL Kim Jørgensen, FTF/DLF Helle Lyager, FTF/DS Ina Kristensen, FTF/DSR Trine-Sofie Josephsen, AMR Anne Puggaard Jørgensen, AMR Ordinære medlemmer, ledersiden: Mogens Pedersen, Direktion Thomas Jaap, Direktion Britta Boel, Direktion Claus Fjeldgaard, Direktion Kirsten Mørch Hansen, Personale Kjeld Mathiasen, Skoleområdet Pia Jæger Kehlet, Dagtilbudsområdet Kari Stork, Ældreområdet Helle Marquertsen, Drift + adm. + øvrige Kurt Berthelsen, Større sociale institutioner Lis Bang Troelsen, Arbejdsmiljøkoordinator Suppleanter, medarbejderssiden (deltager på formøde): Jeanett Dam, LO /HK Jens Thomsen, LO /3F Annette Aagaard Linding, LO /FOA Pernille Madsen, LO /TL Mogens Jensen, LO/SL Jesper Just Nielsen AC/Bibliotekarerne Rikke E. Anthonsen, FTF/BUPL Flemming Lyhne, FTF/DLF Anders Christiansen, FTF/DS Pia Karina Høgh, FTF/DSR Susanne Bertelsen, AMR Vakant, AMR Hoved MED-udvalgsmøde: kl , på Rådhuset, Bytoften, den lille kantine. Formøde, medarbejdersiden: kl på Rådhuset, Bytoften, den lille kantine Side 2

4 Formøde, ledersiden: kl på Rådhuset, Bytoften, Mødelok. 3 Side 3

5 2. Orientering: Siden sidst Dok.nr.: Sagsid.: 16/8843 Initialer: kasa Åben sag Sagsfremstilling 1) Status på budgetopfølgning v. Mogens Pedersen Side 4

6 3. Orientering: Medlemmer af Hoved MED-udvalget Dok.nr.: Sagsid.: 18/6202 Initialer: kasa Åben sag Sagsfremstilling Hvert 2. år udpeger de faglige organisationer 10 medarbejderrepræsentanter samt personlige suppleanter til Hoved MED-udvalget. Direktion udpeger 10 ledelsesrepræsentanter. På Arbejdsmiljøforum 2018 blev der valgt arbejdsmiljørepræsentanter og personlige suppleanter af og blandt kommunens arbejdsmiljørepræsentanter. På ledersiden deltager kommunens arbejdsmiljøkoordinator som tilforordnet. Fordelingsnøglen for medarbejderrepræsentanterne er som følgende: OAO: 5 FTF: 4 AC: 1 På ledersiden er Direktionen og Personalechefen fødte medlemmer. Kommunaldirektøren er født formand, mens næstformanden vælges af medarbejderrepræsentanterne på det første formøde i Medlemmerne er udpeget for en 2-årig periode, som er fra januar januar Medlemmerne af Hoved MED-udvalget pr.1. januar 2019 er: Ledersiden: Mogens Pedersen, kommunaldirektør og formand for Hoved MED-udvalget Thomas Japp, Direktør for Plan, Kultur & Teknik Britta Boel, Direktør for Børn, Læring og Job Claus Fjeldgaard, Direktør for Social og Sundhed Kirsten Mørch Hansen, Personalechef Lis Bang Troelsen, Arbejdsmiljøkoordinator Medarbejdersiden: Ulla Rosendahl, HK/OAO Johannes Madsen, 3F/OAO Hanne Jespersen, FOA/OAO Brian Skytte Laursen, TL/OAO Thomas Vaarning Mathiasen, SL/OAO Christine Schoop Gärtner, DJØF /AC Joan Brandsborg, BUPL/FTF Kim Jørgensen, DLF/FTF Ina Kristensen DSR/FTF AFVENTER NAVN FRA FTF Trine-Sofie Josephsen, AMR Susanne Bertelsen, AMR Supp. Kim Korsholm, HK Supp. Per Nielsen, 3F Supp. Annette Aagaard, FOA Supp. Pernille Madsen, TL Supp. Mogens Jensen, SL Supp. Jesper Just Nielsen, AC Supp. Rikke E. Anthonsen, BUPL Supp. Flemming Lyhne, DLF Supp. Pia K. Høgh, DSR Supp. Ukendt Supp. Anne Puggaard Jørgensen Supp. Lise Runge De nye medlemmer af Hoved MED-udvalget vil blive indkaldt til Hoved MEDudvalgsmøderne i 2019 umiddelbart efter mødet 17. december. Side 5

7 Retsgrundlag Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse i Varde Kommune Anbefaling Forvaltningen anbefaler At orienteringen tages til efterretning Side 6

8 4. Orientering: Lukning af offentlig adgang til Vores Varde Dok.nr.: Sagsid.: 18/8593 Initialer: char Åben sag Sagsfremstilling Direktionen satte i 2013 en proces i gang for at udvikle og forny Varde Kommunes intranet. Et af kravene i den forbindelse var, at intranettet skulle være åbent for offentligheden. Hovedargumentet for, at intranettet skulle være åbent var, at det ville styrke Varde Kommunes employer brand, (opfattelsen af kommunen som en attraktiv arbejdsplads). Et andet argument var, at det betonede fuld åbenhed over for offentligheden, jf. bilag 14117/13. Som led i arbejdet med It-Sikkerhed og efterlevelse af Persondataforordningen, der trådte i kraft den 25. maj 2018, har Sikkerhedsudvalget i september 2018 fået udarbejdet en rapport vedrørende sikkerheden på Vores Varde, efter gennemførelsen af en såkaldt penetrationstest. En penetrationstest er et venligsindet hackerangreb på anmodning fra en systemejer, udført af et konsulentfirma, med det formål at få et præcist billede af sårbarheder for udefrakommende angreb på et givent system. Rapporten og penetrationstesten er udarbejdet af et lokalt konsulentfirma, Prueba Cybersecurity, jf. bilag /18. Rapporten indeholder blandt denne konkrete anbefaling til forbedring af sikkerheden (side 17): Det er vores anbefaling, at Varde Kommunes Intranet lukkes for offentlig adgang. Det er også vores vurdering, at angreb mod Varde Kommunes intranet kan medføre større opmærksomhed hos dagspressen og borgere. Ingen af de andre danske kommuner vi arbejder med, har et offentlig tilgængeligt intranet. Et intranet er et sted, hvor medarbejdere og kommunen kan kommunikere og dele viden. Vi anbefaler, at informationer der skal offentliggøres er på varde.dk /vardekommune.dk. Kommunen har med over medarbejdere god gavn af funktionen søg medarbejder på intranettet. Funktionen er tiltænkt kolleger i kommunen, men kan på grund af offentlighedens adgang også bruges af andre udenfor kommunen. På hjemmesiden findes der kontaktoplysninger til direktion (med foto) og samtlige ledende medarbejdere i de forskellige forvaltninger. Muligheden for på intranettet at fremsøge medarbejdere med for- og efternavn kan opfattes som en ekstra service til offentligheden, men kan også betyde, at visse medarbejdere med et legitimt behov for ikke at kunne søges frem (fx i vanskelige sager), ikke kan beskyttes. Det er ikke teknisk muligt at begrænse søgemuligheden til bestemte medarbejdere på intranettet. Der har på denne baggrund været henvendelser til Kommunikation fra medarbejdere, som har ønsket at blive undtaget fra muligheden for at blive fremsøgt med for- og efternavn via intranettet. Forvaltningens vurdering Der er modsatrettede hensyn i spørgsmålet om, hvorvidt intranettet bør være åbent for offentligheden. På den ene side kan det anføres, at åbenhed kan være med til at brande kommunen som et attraktivt sted at arbejde for potentielle jobsøgende, og at åbenhed sender et positivt Side 7

9 signal om transparens til offentligheden, herunder pressen, jævnfør de overvejelser der førte til beslutningen om åbenhed. På den anden side er der hensynet til en øget sårbarhed over for evt. ondsindede hackerangreb, og hensynet til beskyttelse af medarbejdere med særlige jobfunktioner. Det er ikke undersøgt nærmere, om et åbent intranet faktuelt har gavnet kommunens employer branding. Det er forvaltningens vurdering, at en tidssvarende employer branding-strategi bør udføres gennem andre kanaler, især LinkedIn, der er en populær og derfor effektiv platform til at fortælle gode historier om Varde Kommune som arbejdsplads, da den bruges af mange professionelle. Intranettet har en indirekte rolle i employer branding, som informationskilde for de nuværende medarbejdere, der gennem historiefortælling blandt andet på intranettet kan klædes på som ambassadører for kommunen. I relation til intranettets åbenhed over for offentligheden, medfører dette efter forvaltningens vurdering, at man ikke udnytter potentialet og det grundlæggende formål med et intranet på en hensigtsmæssig måde (videndeling på tværs for medarbejdere, ledere og afdelinger), når offentligheden kan kigge med. Hensynet til offentlighedens, herunder pressens, interesse i at følge kommunen, kan tilgodeses gennem (en øget) brug af kommunens hjemmeside som kanal. Dette er en almindelig ekstern kommunikationskanal, der ikke medfører samme risiko for utilsigtet at medvirke til at øge risikoen for hackerangreb og eksponering af medarbejdere. Man kan således overveje, om der for nuværende er den rigtige balance i afvejningen af hensynene til kommunen som en attraktiv arbejdsplads og åbenhed overfor offentligheden kontra hensynet informationssikkerhed og medarbejdere med et legitimt behov for anonymitet. Konsekvens i forhold til visionen Ingen Retsgrundlag - Økonomi Ingen Høring Ingen Anbefaling Forvaltningen anbefaler Direktionen, at indstille til Udvalget for Økonomi og Erhverv, at iværksætte arbejdet med at lukke medarbejderportalen Vores Varde for offentlig adgang. Beslutning Direktionen den Fraværende: Ingen Anbefalingen blev tiltrådt. Side 8

10 5. Orientering: Nye medlemmer til Feriefondens bestyrelse 2018 Dok.nr.: Sagsid.: 17/5111 Initialer: bera Åben sag Sagsfremstilling I foråret 2018 trådte Inga Schmidt, Økonomi, og Preben Nielsen, Vej & Park, ud af bestyrelsen for Feriefonden for medarbejdere ved Varde Kommune. I henhold til de generelle bestemmelser for feriefonde skal et nyt medlem af Feriefondens bestyrelse godkendes af Hoved-MED-udvalget. Der har de sidste år været en større udskiftning af medlemmer af Feriefondens bestyrelsen. Bestyrelsen har derfor besluttet, at for at få lidt kontinuitet ind i bestyrelsen og dennes arbejde, udvides bestyrelsen fra 5 6 medlemmer, således at der fremover også sidder en suppleant med i bestyrelsen. Det betyder, at der skal 3 nye medlemmer ind i bestyrelsen. Feriefonden indstiller derfor Larysa Sørensen, Økonomi, Henrik Saarup Mortensen, udbudskonsulent i Indkøb og Forsikring, samt Stephanie Øst Schmidt Hansen, administrativ medarbejder i Ældreområdet. Bestyrelsens sammensætning vil efterfølgende se således ud: Søren Rotbøl Jepsen, Byg og Ejendomme Larysa Sørensen, Økonomi Berith Ellegaard Andreasen, Kultur og Fritid Sarah Jakobsen, UU-Varde Henrik Saarup Mortensen, Indkøb og Forsikring Stephanie Øst Schmidt Hansen, Ældreområdet Retsgrundlag Vedtægter for Feriefonden for medarbejdere ved Varde Kommune Anbefaling Bestyrelsen for Feriefonden for medarbejdere ved Varde Kommune anbefaler at Hoved-MED-udvalget godkender bestyrelsens sammensætning. At Larysa Sørensen, Henrik Saarup Mortensen og Stephanie Øst Schmidt Hansen indtræder i bestyrelsen for Feriefonden for medarbejdere ved Varde Kommune Side 9

11 6. Drøftelse: Røgfri arbejdstid Dok.nr.: Sagsid.: 18/12126 Initialer: kimh Åben sag Sagsfremstilling Region Syddanmark og de 22 kommuner, herunder Varde Kommune, har truffet fælles beslutning om at tilslutte sig Røgfri Fremtid. Røgfri fremtid er et partnerskab igangsat af Kræftens Bekæmpelse og Trygfonden, og visionen er et røgfrit Danmark. Målet er, at i 2030 ryger ingen børn og unge under 18 år, og færre end 5% af den voksne befolkning ryger. Dette baseres på den bekymrende udvikling i det stigende antal unge rygere i Region Syddanmark jf. Den nationale sundhedsprofil. Implementering af Røgfri fremtid understøtter Varde Kommunes sundhedspolitik om en røgfri kommune: Varde kommune vil være en røgfri kommune for borgere såvel som medarbejdere. Der kan iværksættes forskellige indsatser for at nå dette mål, hvoraf de største indsatser kunne være indførelsen af røgfri arbejdstid og røgfri skoletid (også uden for matriklen). Det forventes, at der skal arbejdes med flere indsatser efter drøftelse i de øvrige fagudvalg, da implementeringen af røgfri fremtid kræver en fælles indsats på tværs af kommunen. Indførsel af røgfri arbejdstid kræver en revision af kommunes rygepolitik. Varde Kommune har tidligere taget tilløb til at indføre røgfri arbejdstid, og en opgørelse fra 2015 viste, at 12 arbejdspladser, på tværs af fagområder, dengang havde indført røgfri arbejdstid. Oplæg til en revideret rygepolitik skal efter høring sendes til politisk godkendelse i Erhvervs- og Økonomiudvalget. Hvad er røgfri arbejdstid? En arbejdsplads med røgfri arbejdstid betyder, at medarbejderne ikke må ryge i arbejdstiden dvs. i tidsrummet fra medarbejderne møder på arbejde til de går hjem. Følgende kriterier skal være opfyldt: Ingen rygning hverken indendørs, udendørs eller udenfor matriklen (det gælder også e-cigaretter) Ingen rygning i selvbetalte pauser Alle afdelinger/institutioner har samme rygepolitik Kræftens bekæmpelse giver følgende gode råd om at indføre røgfri arbejdstid: Klæd ledelsen godt på, da beslutningen om røgfri arbejdstid træffes af ledelsen Beslut, hvornår rygepolitikken træder i kraft og meld beslutningen ud i god tid Meld tydeligt ud, hvad røgfri arbejdstid betyder, og hvilke sanktioner det har, hvis rygepolitikken ikke overholdes Involver medarbejderne i processen, og kommuniker den nye rygepolitik ud til medarbejderne Tilbyd medarbejderne hjælp til rygestop Følg op på, hvordan det går når den nye rygepolitik er indført Side 10

12 Kathrine Biltoft Hansen fra Sundhed og Rehabilitering deltager på mødet. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at Røgfri arbejdstid er et vigtigt skridt i at opnå Røgfri fremtid, og at rygepolitikken derfor skal revideres. Røgfri arbejdstid er et ambitiøst og vigtigt signal om, at vi støtter både medarbejderes og borgeres sundhed via røgfrie miljøer og ved at vores medarbejdere er gode rollemodeller for borgerne. Det er væsentligt at inddrage de lokale MED-udvalg i drøftelsen omkring implementering af Røgfri arbejdstid, for at processen tilrettelægges bedst muligt og for at få taget hånd om udfordringer, tvivlsspørgsmål og bekymringer, der kan opstå blandt medarbejderne. Retsgrundlag Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse. Økonomi Det forventes, at indsatser i forbindelse med røgfri arbejdstid kan holdes inden for eksisterende budget. Høring Det anbefales, at de lokale MED-udvalg inddrages ved at de får mulighed for at drøfte og kommentere en udvidet rygepolitik, der indeholder røgfri arbejdstid, samt tidsplan, behov for støttetiltag mv. i forbindelse hermed. Anbefaling Forvaltningen anbefaler, at Hoved MED-udvalget kvalificerer beslutningen om indførsel af røgfri arbejdstid gennem drøftelse af: Udfordringer ved indførsel af røgfri arbejdstid Dato for indførsel af røgfri arbejdstid Proces for indførsel af røgfri arbejdstid, herunder inddragelse og kommunikationsplan Beslutning Hoved MED-udvalg den Fraværende: Johannes Madsen, Kim Jørgensen, Ina Kristensen, Trine-Sofie Josephsen, Anne Puggaard Jørgensen, Thomas Jaap, Claus Fjeldgaard, Kari Stork, Christine Schoop Gärtner På grund af en del afbud fra medarbejdersiden udsættes drøftelsen til mødet den 17. december. Side 11

13 7. Drøftelse: Evaluering af APV og Trivselsundersøgelsen 2018 Dok.nr.: Sagsid.: 17/7714 Initialer: Lbtr Åben sag Sagsfremstilling Alle arbejdspladser skal gennemføre en arbejdspladsvurdering (APV) og en Trivselsundersøgelse mindst hvert 3. år. Siden 2015 er undersøgelserne gennemført samlet i hele organisationen som en anonym undersøgelse, hvor Trivselsundersøgelsen udgør den psykiske del af APV en. For både at sikre en effektiv udnyttelse af organisationens ressourcer og for at forstyrre organisationen så lidt som muligt blev ledelsesevalueringen koblet på som et 3. element i 2016, så 3 undersøgelser gennemføres i ét og samme spørgeskema. Undersøgelsen blev gennemført i uge i et nyt system fra Rambøll. Svarprocenten endte ligesom i 2016 på 87 %. I uge 43 var resultaterne tilgængelige for lederne, hvorefter MED-udvalgene forholder sig til resultaterne, beslutter indsatsområder og udarbejder elektroniske handleplaner. Den skriftlige handleplan er et lovkrav og til brug for Arbejdstilsynet ved besøg. Desuden er det hensigten at handleplanerne indgår i opsamling og evaluering af indsatser og effekt i MED-organisationen. HR varetager de praktiske opgaver, herunder udarbejdelse af tidsplan, systemopsætning og understøttelse af de lokale arbejdspladsers praktiske og indholdsmæssige opgaver under hele forløbet. For at minimere arbejdspladsernes tidsforbrug i den forberedende del, har HR i år varetaget den primære opgave ifht. at oprette respondenter og placere dem i korrekte grupperinger. Dette er gjort ud fra dataudtræk fra lønsystemet og dialog med lederne eller nøglepersoner på større områder. For at klæde MED-udvalgene på til undersøgelsen, sikre lokalt ejerskab og fyldestgørende information om indhold og tidsplan, blev MED-udvalgene og Arbejdsmiljøgrupperne inviteret til kick off møder på forskellige lokationer i kommunen. Ligesom i 2016 har MED-udvalgene fået tilbudt et sparringsmøde med en arbejdsmiljøkonsulent for at kvalificere arbejdet med at omsætte resultater til handlinger. I forhold til systemets funktioner er HR opmærksom på, at brugervenligheden af rapportmodulet skal forbedres, at alle kommentarer skal være i en separat rapport og at arbejdsmiljørepræsentanternes adgange til handleplansmodulet skal opsættes fra start. HRs og arbejdspladsernes tidsforbrug til forberedelsen og gennemførelsen af undersøgelsen udgør en stor del af det samlede ressourceforbrug for undersøgelsen. HR skønner at have brugt ca. 500 konsulenttimer, og derudover kommer MED-udvalgenes og arbejdsmiljørepræsentanternes tidsforbrug. For at undersøgelsens formål og effekt står mål med de anvendte ressourcer, er det centralt, at arbejdspladserne oplever, at resultaterne hvert 2. år bidrager til at kvalificere og målrette deres arbejdsmiljøarbejde, så der sker en udvikling i indsatsområderne. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at undersøgelsen er en forholdsvis ressourcetung opgave både centralt og lokalt, men HRs opgave omkring oprettelse af respondenter har sparet arbejdspladserne for en hel del ressourcer. Side 12

14 I forhold til organiseringen og timingen af undersøgelsen vurderer forvaltningen, at den centrale varetagelse af undersøgelsen i samarbejde med MED-udvalgene sker tilfredsstillende ud fra kriteriet om lokalt ejerskab og effektiv ressourceudnyttelse i hele organisationen. Det er også forvaltningens vurdering, at tilbuddet om kick off arrangementer understøtter det lokale arbejde og ejerskab, hvilket har betydning for den høje svarprocent. Udsendelsen af undersøgelsen i hele organisationen sikrer, at alle arbejdspladser får udarbejdet en APV og Trivselsundersøgelse indenfor lovgivningens rammer på et tidspunkt, som tager hensyn til forskellige arbejdspladser ifht. vinterhjemsendelse, afholdelse af sommerferie og lignende. Selvom resultaterne giver et klart øjebliksbillede af kommunens arbejdsmiljø både for direktører, chefer, ledere og MED-udvalg, vurderer forvaltningen, at resultaterne ikke er overraskende, fordi der ikke er markante ændringer fra gang til gang. På den baggrund er effekten af undersøgelsen, og dermed forbedringen i arbejdsmiljøet, svær at konstatere i organisationen. Set i forhold til effekten og ressourceforbruget i forbindelse med undersøgelsen, vurderer forvaltningen, at de centralt og lokalt anvendte ressourcer i den forberedende og gennemførende del med fordel kan anvendes mere hensigtsmæssig i det efterfølgende arbejde med at forbedre og udvikle indsatsområderne. Dette vil bl.a. være opfølgning på arbejdet med overordnede og lokale handlingsplaner, som kan varetages i et samspil mellem HR, Fælles MED-udvalgene og fagchefer. En fyldestgørende, løbende opfølgningsarbejde forudsætter, at arbejdspladserne løbende opdaterer sine handlingsplaner. På arbejdspladser med åbenlyse udfordringer i arbejdsmiljøet kan der være behov for en tættere opfølgning og status understøttet af HR. På arbejdspladser med mindre udfordringer kan opfølgningen på indsatsområder fortsat ske fyldestgørende i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse og i det lokale arbejde, hvor fagchefer løbende følger op vha. centrale udtræk på handlingsplanerne. Retsgrundlag Lov om Arbejdsmiljø Trepartsaftalen 2008 Anbefaling Forvaltningen anbefaler - At APV og Trivselsundersøgelsen fremover gennemføres hvert 3. år næste gang i At HR også fremover varetager opgaven omkring undersøgelsen med fokus på et brugervenligt system samt involvering af MED-udvalgene - At HR udarbejder en proces / ramme for opfølgning af indsatsområder på arbejdspladser med markant lave scorer på det psykiske arbejdsmiljø Side 13

15 8. Orientering: Årlig arbejdsmiljødrøftelse Dok.nr.: Sagsid.: 18/14025 Initialer: kasa Åben sag Sagsfremstilling Iflg. Lov om Arbejdsmiljø skal Hoved MED gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse med følgende indhold: - Evaluering af om foregående års mål nået - Planlæggelse af det kommende års arbejdsmiljøarbejde med øje for organisationens fremtidige behov eller udfordringer - Fastlægge mål for Vurdering af om der er behov for kompetenceudvikling eller ny viden i arbejdsmiljøorganisationen for at understøtte opnåelsen af målene Arbejdsmiljødrøftelsen kan således tage udgangspunkt organisationens strategiske retning og i hvordan arbejdsmiljøorganisationen kan understøtte dette gennem særlige fokusområder. Resultaterne af APV og Trivselsundersøgelsen 2018 belyser hvorvidt, der er en effekt af indsatserne de foregående år, og hvor der er behov for fokus fremadrettet. Kommunens ca. 50 MED-udvalg har det strategiske ansvar for arbejdsmiljøarbejdet, mens der er mere end 130 arbejdsmiljøgrupper i kommunen til at udføre arbejdsmiljøopgaverne. Arbejdsmiljøindsatsen På den årlige drøftelse i 2016 blev det besluttet at arbejde med nedenstående indsatsområder i en 2-årig periode. Indsatserne og de umiddelbare effekter på de 6 fokusområder var: Kvantitative krav I APV og Trivselsundersøgelsen 2018 blev der spurgt til oplevelsen af balancen mellem opgaver og tid. I 2016 blev der spurgt til forhold af betydning for oplevelsen af kvantitative krav. INDSATS: Fokuseret arbejde på 5 arbejdspladser, hvor de ansatte angav at opleve høje kvantitative krav. Der blev arbejdet med en metode tilpasset den enkelte arbejdsplads behov. Udbud af kurser i stresshåndtering og styrkelse af robuste fællesskaber under sygefraværsindsatsen. EFFEKT: Både i 2016 og 2018 viser undersøgelserne, at oplevelsen af krav i arbejdet er høje i store dele af organisationen. I APV og Trivselsundersøgelsen 2018 scorer tre af de fem udvalgte arbejdspladser fortsat i den laveste ende på spørgsmålet om oplevelsen af balance mellem opgaver og tid. En af arbejdspladserne eksisterer ikke længere pga. omorganisering, og en arbejdsplads har forbedret sin score en smule. Side 14

16 Følelsesmæssige krav i arbejdet Følelsesmæssige krav i arbejdet er et vilkår for ansatte med relationsarbejde, så det er ikke væsentligt om nogle ansatte oplever følelsesmæssige krav, men hvordan kravene håndteres på arbejdspladsen for at det ikke bliver en belastning. INDSATS: På Hoved MED-udvalgsmøde i februar 2018 fremlagde HR en række anbefalinger til arbejdet med høje følelsesmæssige krav. Arbejdspladser med relationsarbejde blev bedt om at skulle forholde sig til anbefalingerne for at forebygge potentielle risici og håndtere hændelser i forbindelse med høje følelsesmæssige krav. EFFEKT: I undersøgelsen i 2018 er der ikke spurgt til høje følelsesmæssige krav, da det som ovenfor nævnt ikke er tilstedeværelsen af kravene, der er en udfordring i sig selv. Følelsesmæssige krav kan have en betydning for oplevelsen af balance mellem tid og opgaver, og eftersom scoren ikke er faldet, kan der være en indikation på, at der fortsat kan være behov for at håndtere følelsesmæssige krav. I kommentarerne til balance mellem opgaver og tid er der enkelte, der har nævnt følelsesmæssige belastninger. I det seneste budgetforlig er der bevilliget midler til supervision af medarbejdere på ældreområdet. Indeklima, støj og rengøring INDSATS: Vdr. indeklima Der er arbejdet lokalt med indeklimaproblematikker (temperatur og luftkvalitet) på BCV og Rådhuset. På Rådhuset har fokus været på udluftning i mødelokaler og på kontorerne. Der er desuden indsat vinduer på 1. salen på Rådhuset. BCVs udfordringer med indeklima handler i større udstrækning om bygningens stand. Vdr. rengøring Der kommet ny leverandør af rengøring pr , og der er ansat en controller til at følge op på den aftalte kvalitet. Samtidig er der opmærksomhed på at håndtere særlige udfordringer. Bl.a. er skolerne tilbudt soignering i løbet af dagen på elevtoiletter, som anvendes meget i løbet af dagen. Der har desuden været fokus på oprydning, så der kan gøres bedre rent. Vdr. støj: Der har været fokus på akustik og hensigtsmæssig adfærd blandt personale og brugere/borgere. EFFEKT: I resultaterne fra 2018 scorer indeklima og støj forsat lavt på alle direktørområder i kommunen, og de laveste scorer findes på BCV og Rådhuset. Rengøring opleves fortsat kritisk på Børn, Læring & Job, mens scorerne for de øvrige direktørområder ikke er kritisk lave. Arbejdsulykker, herunder fysisk og psykisk vold Iflg. arbejdsmiljøloven har arbejdsgiveren pligt til at anmelde arbejdsulykker, som har mere end 1 dags fravær. Af hensyn til forebyggelse anbefaler personaleafdelingen at arbejdsulykker, som ikke medfører fravær, også registreres til brug i forbyggende arbejde. Ændringen i indberetningspraksissen kan have betydning for stigningen i antallet af ulykker med mindre end 1 dags fravær. Side 15

17 Det faktiske fravær pga. arbejdsskader kan ikke aflæses af tallene her, da det er et forventet fravær, som angives på anmeldelsestidspunktet. INDSATSER: Udbud af kurser i nudging med henblik på at sikre korrekt brug af hjælpemidler og dermed arbejdsulykker. Kurserne blev gennemført primo 2018 og aflyst ultimo 2018 Børn & Læring har gennemført 2 kurser til lærer og pædagoger omhandlende forebyggelse af udfordrende adfærd og konflikthåndtering (low arousal). 3 kurser omhandlende nænsom nødværge er udbudt og gennemført. Kurset har fokus på at forebygge voldsomme situationer og håndtere urolige personer. Samstyrken har yderligere udbudt kurser til sine ansatte. EFFEKT: Der er registeret flere arbejdsulykker i 2018 end i de foregående år, hvilket kan skyldes øget opmærksomhed på indberetning. Forventet fravær Nov.15-nov.16 Nov.16 nov.17 Nov.17- nov.18 /Årstal Under 1 dag dage dage dage dage dage mdr mdr I ALT Iflg. de indberettede tal er forekomsten af arbejdsulykker pga. personforflytning/afværge af fald faldet på social og sundhedsområdet. Omvendt er arbejdsulykker pga. fysisk og psykisk vold steget fra på de to direktørområder, som er i risikogruppen. Størstedelen af hændelserne er indberettet med mindre end 1 dags fravær. Dog udgør gentagende hændelser med fysisk eller psykisk vold en risiko for arbejdsskade og langvarigt fravær. Arbejdsulykker pga. fysiske uheld er uændret. Årsag Nov. 15 nov. 16 Nov. 16 nov. 17 Nov. 17 Nov. 18 Personforflytning/afværge af fald Børn, Læring og job Social og Sundhed Plan, Kultur og Teknik De centrale Stabe Fysisk og psykisk vold Børn, Læring og job Social og Sundhed Plan, Kultur og Teknik De centrale Stabe Fysisk uheld Børn, Læring og job Social og Sundhed Plan, Kultur og Teknik Side 16

18 De centrale Stabe Håndtering af værktøj og maskiner Børn, Læring og job Social og Sundhed Plan, Kultur og Teknik De centrale Stabe Andet Børn, Læring og job Social og Sundhed Plan, Kultur og Teknik De centrale Stabe Mobning INDSATS De enkelte arbejdspladser blev i 2016 bedt om at arbejde med at forebygge og håndtere mobning. Det blev aftalt på Hoved MED-udvalgsmøde i oktober 2017, at der laves en status på det lokale arbejde 1. halvår 2018 EFFEKT: Andelen af ansatte der oplever sig mobbet inden for de seneste 12 måneder er steget fra 3% - 7% siden Størstedelen i 2016 og 2018 rapporteres på Social & Sundhedsområdet, hvor mobning primært angives at være fra kolleger. Der er ikke lavet opfølgning primo 2018, hvorfor det er svært at sige noget om omfanget og indholdet af det lokale arbejde. Andre indsatser Under sygefraværsindsatsen arbejdes der med flere arbejdsmiljøindsatser. Arbejdsmiljøforum 2018 Temaet for Arbejdsmiljøforum var ombejlet arbejdsplads, hvor deltagerne drøftede, hvad de oplever som udfordringer i arbejdsmiljøet samt hvordan arbejdsmiljøorganisationen kan bidrage til at Varde Kommune som en ombejlet arbejdsplads. Deltagerne kunne besøge forskellige stande og at få input til deres lokale arbejdsmiljøarbejde. Arbejdsmiljøorganisationen og Arbejdsmiljøuddannelsen Der er ca. 130 arbejdsmiljøgrupper fordelt i organisationen. Der udbydes løbende arbejdsmiljøuddannelser i kommunen. Nye arbejdsmiljørepræsentanter skal gennemføre uddannelsen inden for 3 måneder efter de er valgte. Arbejdsmiljøuddannelsen er gennemført med et hold i maj og aflyst i september pga. for få tilmeldinger. Smiley-status november arbejdspladser, som har haft besøg, lever op til kravene i Lov om Arbejdsmiljø 3 arbejdspladser har fået påbud 0 arbejdsplader har fået forbud eller rådgivningspåbud Side 17

19 Lars Bo Stenderup fra HR deltager i behandlingen af punktet og lægger op til en drøftelse af fokusområder for 2019 på baggrund af APV og Trivselsundersøgelsens resultater. Forvaltningens vurdering På baggrund af APV og Trivselsundersøgelsens resultater vurderer forvaltningen, at Varde Kommune generelt har et godt arbejdsmiljø, men at der bestemte arbejdsmiljøudfordringer, som fortsat viser sig. Anbefaling Forvaltningen anbefaler at - kommunens nuværende og fremtidige arbejdsmiljøudfordringer drøftes - at der fastlægges fokusområder og mål for det drøftes om der er behov for kompetenceudviklingstiltag i arbejdsmiljøorganisationen Side 18

20 9. Drøftelse: Sygefraværsindsatsen - status og plan for 2019 Dok.nr.: Sagsid.: 18/6847 Initialer: suwe Åben sag Sagsfremstilling Hvordan ser sygefraværet ud lige nu? Varde Kommune har gennem de sidste 3 år set sygefraværsniveauet falde år for år. I 2017 lå sygefraværet i gennemsnit på 4,6%. I foråret 2018 så vi for første gang, at niveauet var stigende og lå over niveauet året før. Varde Kommunes højere sygefraværsniveau steg i september 2018 til 4,9%, hvor den også ligger i oktober Af APV-undersøgelsen fremgår det, at ud af alle 3022 besvarelser vurderer 273 (9%), at de inden for de seneste 12 måneder har haft sygdom der skyldes forhold på arbejdspladsen. Af disse 273 medarbejdere vurderer 134 (49%) at deres sygefravær til dels skyldes opgavebelastningen eller andre krav til arbejdet. Den næststørste årsag tilskrives smerter eller gener i muskler eller skelettet pga. arbejdsforhold hvilket 68 (25%) vurderede. Den nuværende indsats På baggrund af stigningen i sygefraværet har direktionen besluttet, at yderligere tiltag på sygefraværet er nødvendig, og at HR skal være mere insisterende i sin tilgang og gå længere ud i organisationen. Det blev også besluttet at HR fremover udarbejder en kvartalsvis strategisk sagsfremstilling på sygefraværet til direktionen med fokus på de områder, der er mest udfordret. Sygefraværsindsatsen følger stadig KL s anbefalinger til en helhedsorienteret og effektiv indsats. Der er stor fokus på, at skaffe en god sygefraværsstatistik til den enkelte leder, hvilket er lykkes gennem ledelsesinformationssystemet (LIS). Yderligere er retningslinjerne for sygefraværssamtalerne, som blev godkendt i maj 2017, blevet rigtig godt implementeret i organisationen. Udover fokus på sygefraværsstatistikken, og at sygefraværssamtalerne bliver afholdt, består de øvrige indsatser af; Centrale kursustilbud Halvårlige opfølgninger med direktører og fagchefer Understøttende udredninger og tiltag i forhold til de enheder, der har ønsket det. Et eksempel på et tiltag er, at HR har analyseret langtidssygefraværet på Ældreområdet, afholdt efterfølgende dialogmøder med ældreområdernes MEDudvalg, præsenteret løsningsmuligheder og bistået ældreområdet med fondsansøgning på coachfunktion. Den lokal fokuserede indsats De centrale sygefraværsmidler bliver fremadrettet i højere grad anvendt på de enheder, hvor sygefraværet er højest. Formålet er at opnå mere effekt på sygefraværet med de afsatte midler, ved at anvende dem der, hvor udfordringen er størst. På de kvartalsvise møder i direktionen udpeges de mest udsatte områder for direktionen, og der drøftes konkrete indsatser med fagområderne og de pågældende enheder. Side 19

21 Lige nu er sygefraværet højest på Ældreområdet og Social og Handicap. HR har været i dialog med de enheder herunder, der er særlig udfordret på sygefraværet. Enhedernes egne indsatser er blevet drøftet, og HR har præsenteret de indsatser, som HR kan gå ind i og understøtte. Det betyder, at HR nu har aftalt og finansieret 2 prøvehandlinger på udvalgte arbejdspladser i arbejdet med at reducere sygefraværet. Første prøvehandling er afprøvning af en coach ordning i Ældre Syd og på Lunden. Det er et tilbud til de medarbejdere, hvor ledelsen vurderer at medarbejderen er på kanten til et længerevarende sygefravær. Den anden indsats er afprøvning af TeamEffect, et værktøjet der forventes at have positiv effekt på trivslen og sygefraværet på arbejdspladser med distanceledelse/stort ledelsesspænd (se bilag 1). De to prøvehandlinger effektueres i 1. halvår Indsatser i 2019 I 2019 vil der igen blive udbudt kurser i nænsom nødværge, nudging i forhold til forflytningssituationer og stresshåndtering. Sygefravær er desuden sat på dagsordenen på intern diplomuddannelse, samt Lederforum og Arbejdsmiljøforum, når det er relevant. Eks. på andre arbejdspladsindsatser: Arbejdspladsrettede oplæg om håndtering af smerter i bevægeapparatet Styrkelse af samarbejdet i de lokalt mellem Leder, AMR og TR (Trio) Rolf Jakobsen og Susanne Westergaard fra HR deltager i drøftelsen på mødet. Forvaltningens vurdering Det er forvaltningens vurdering, at arbejdet med at reducere sygefraværet og fremme trivsel er en opgave som i høj grad er i fokus i hele organisationen. Der er lokalt, i enhederne, god opmærksomhed på at håndtere sygefraværet. Centralt benyttes ressourcerne til reducering af sygefraværet også godt. Men nu, hvor sygefraværet igen er stigende, er der behov for et fornyet fokus i hele organisationen for at sikre at udviklingen vendes. Der er brug for et fælles fokus på, hvad der er på spil, og hvordan sygefraværet kan forebygges og håndteres. Bilag: 1 Åben Bilag 1; Sygefraværsindsatsen - status og plan /18 Anbefaling Forvaltningen anbefaler, At hoved-med drøfter, hvordan fokus på sygefraværet kan fornys, både overordnet i organisationen, men også lokalt. Side 20

22 10. Orientering: Næste møde Dok.nr.: Sagsid.: 16/8844 Initialer: kasa Åben sag Sagsfremstilling Næste ordinære møde i Hoved MED-udvalget er den 27. februar 2019, hvor der også er dialogmøde med Økonomi- og Erhvervsudvalget. Medarbejdersiden vælger næstformanden for formødet samme dato. Den nuværende formand medvirker i forberedelsen af dagsordenen til Hoved MEDudvalgsmødet. Side 21

23 11. Orientering: Eventuelt Dok.nr.: Sagsid.: 16/8845 Initialer: kasa Åben sag Side 22

24 Bilagsliste 9. Drøftelse: Sygefraværsindsatsen - status og plan for Bilag 1; Sygefraværsindsatsen - status og plan 2019 (187546/18) Side 23

25 Underskriftsblad Ulla Rosendahl Johannes Madsen Brian Skytte Laursen Joan Brandsborg Kim Jørgensen Helle Lyager Ina Kristensen Trine-Sofie Josephsen Anne Puggaard Jørgensen Mogens Pedersen Thomas Jaap Britta Boel Claus Fjeldgaard Kirsten Mørch Hansen Kjeld Mathiasen Pia Jæger Kehlet Kari Stork Helle Marquertsen Kurt Berthelsen Lis Bang Troelsen Hanne Jespersen Christine Schoop Gärtner Thomas Vaarning Mathiasen Side 24