INDSTILLINGER TIL ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE DEN 30. MARTS 2017

Transkript

1 INDSTILLINGER TIL ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE DEN 30. MARTS 2017

2 Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 30. marts 2017, Kl Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Steffen Morild, Iris Gausbo, Dorthe Pelle Nielsen, Flemming Løvenhardt, Hans Jørgen Larsen, Henrik Thorenfeldt, Jens Wenzel Andreasen, Martin Baden, Paul Larsen, Steen Egeberg, Svend Dupont Larsen, Ulrik Falk-Sørensen Administrationen: Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Anders Rosendal (ref.) Gæster: Bjørn Meier (punkt 3-4), Kristine Mølholt Tørnkvist (punkt 7-8), Mikkel Warming (punkt 13), Mia Felbo-Kolding Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Afbud: Dijana Dix Omerbasic Formalia 1../. Referater 2. Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsesudvikling 3. Bestyrelsesevaluering 4. Præsentation af organisationsbestyrelsens kompetencer Temasager 5../. Indstilling - Prioritering af strategiske handleplaner under 3B Sammen mod 2020 (B) 6. Indstilling - Fremtidens Drift (D) 7../. 8../.. Indstilling - Foreløbigt regnskab 2016 (B) Indstilling - Foreløbigt budget og priskatalog 2018 (B) A-sager 9. Lukket punkt 10. Lukket punkt 11. Indstilling - Repræsentantskabsmøde beretning og forslag (B) 12. Indstilling - Socialøkonomisk samarbejde med Bybi (B)./.. Fortrolig 13. Indstilling - Digitaliseringskonsulent (B) B-sager 14../. Indstilling - Udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune (O) Organisationsbestyrelsesmøde 30. marts

3 Orienteringspunkter 15. Forretningsudvalget./ Byggeudvalget 17. Afdelingsudvalget 18. Opgavegrupper./ Orienteringer fra BL Afslutning 20. Orientering fra formand / direktion / øvrige 21. Sager til orientering./. 22. Eventuelt 23. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde 30. marts

4 PUNKT 5 Indstilling - Prioritering af strategiske handleplaner under 3B Sammen mod 2020 (B)

5 Prioritering af strategiske handleplaner under 3B - Sammen mod 2020 (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig marts 2017 / Morten Boje Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til prioritering og tidsplan for strategiske handleplaner under 3B Sammen mod Beslutningspunkt Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at tidsplan og proces for strategiske handleplaner godkendes, jf. bilag 1. Problemstilling 3B s strategi 3B Sammen mod 2020 blev vedtaget på repræsentantskabsmødet i maj Strategien består af et visionsbillede. På organisationsbestyrelsesmødet den 9. marts 2017 blev plan for eksekvering af 3B - Sammen mod 2020 godkendt. Samtidig blev det aftalt, at prioritering af de strategiske handleplaner behandles på mødet i organisationsbestyrelsen den 30. marts Løsning Administrationen har udarbejdet et oplæg til tidsplan og proces for udarbejdelsen af de strategiske handleplaner under 3B Sammen mod Oplægget er vedlagt som bilag 1. Tidsplanen og processen for de ti strategiske handleplaner vil på mødet blive præsenteret af adm. direktør Morten Boje. Økonomi Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Videre proces Hvis organisationsbestyrelsen godkender indstillingen, vil administrationen igangsætte arbejdet med de strategiske handleplaner på baggrund af tidsplanen. Bilag 1. Prioritering af strategiske handleplaner. 1

6 PUNKT 66 Indstilling - Fremtidens Drift (D)

7 Fremtidens Drift (D) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig marts 2017 / Morten Boje / Margrete Pump Organisationsbestyrelsen skal drøfte Fremtidens Drift i 3B efter drøftelserne på områdemøderne. Beslutningspunkt Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at Fremtidens Drift i 3B drøftes. Problemstilling Organisationsbestyrelsen behandlede den 3. januar 2017 oplæg med forslag til organisationsændringer af 3B s drift. Administrationen har arbejdet videre med organiseringen af 3B s drift, herunder haft tæt dialog med 3B s driftschefer og 3B s øvrige medarbejdergrupper og drøftet Fremtidens Drift med organisationsbestyrelsen på møder den 9. februar 2017 og 9. marts Oplæg til Fremtidens Drift bliver nu fremlagt og drøftet på de igangværende områdemøder, henholdsvis den 21. marts 2017 for Ballerup, Fredensborg, Taastrup og Gladsaxe, den 23. marts 2017 for Herlev og den 27. marts for København og Hvidovre. Løsning Organisationsbestyrelsen skal på baggrund af drøftelserne på områdemøderne give inputs til Fremtidens Drift. Økonomi Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Videre proces Administrationen vil ud fra de foregående drøftelser udarbejde et oplæg til Fremtidens Drift i 3B til beslutning på organisationsbestyrelsens møde den 27. april Bilag Ingen. 1

8 PUNKT 77 Indstilling - Foreløbigt regnskab 2016 (B)

9 Foreløbigt regnskab 2016 (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig marts 2017 / Kristine Mølholt Tørnkvist Organisationsbestyrelsen skal forelægges det foreløbige regnskab for 2016, herunder tage stilling til det akkumulerede underskud i afdeling 3273 Egelunden Erhverv. Beslutningspunkt Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at det foreløbige regnskab for 2016 tages til efterretning, jf. bilag 1. Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 2. at det akkumulerede underskud i afdeling 3273 Egelunden Erhverv på ca. 1,3 mio. kr. udgiftsføres i selskabets regnskab for Dette ekstraordinære tab dækkes herefter af midler fra dispositionsfonden. Problemstilling Organisationsbestyrelsen skal behandle det foreløbige regnskab for 2016 (bilag 1). Regnskabet for 2016 er pt. til revision, men de væsentligste områder, administrationsbidrag mv., likvidkonti og lønområdet er revideret. Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 8. december 2015 foreningens budget for Nedenfor er oplistet budgetforslag, regnskabsprognoser samt foreløbigt regnskabsudkast: Regnskabsår 2016 Forventet resultat (mio. kr.) Budget 0,2 Prognose 1. kvartal (pr. 31. marts 2016) -1,3 Prognose 2. kvartal (pr. 30. juni 2016) 1,6 Prognose 3. kvartal (pr. 30. september 2016) 0,5 Foreløbigt regnskabsudkast 1,5 1

10 Løsning Det foreløbige regnskabsudkast for 2016 viser et overskud på 1,5 mio. kr. Driftsresultatet er således forbedret med ca. 1,0 mio. kr. i forhold til seneste regnskabsprognose pr. 3. kvartal De væsentligste afvigelser i forhold til seneste regnskabsprognose er oplistet i tabellen nedenfor: Regnskabspost Regnskab 2016 (mio. kr.) Regnskabsprognose 3. kvartal 2016 (mio. kr.) Afvigelse (mio. kr.) Hovedforklaring på afvigelse Byggesagshonorar 10,4 9,2 1,1 Yderligere indtægt vedr. byggesager Administrationsbidrag mv. 57,4 57,0 0,5 Yderligere indtægt vedr. honorar kommunikation og særlige analyser, koordinering boligsociale aktiviteter Endvidere yderligere indtægter vedr. forbrugsregnskaber Gebyrer mv. (indtægt) 9,1 8,9 0,2 Yderligere indtægt vedr. IT-honorar Personaleudgifter 55,8 55,2-0,6 Skyldes udgifter til vikarer og afregning fratrådte medarbejdere Ekstraordinære udgifter 0,7 0,5-0,2 Yderligere udgifter til kompensation og tab Afvigelser i alt 1,0 De væsentligste afvigelser fra det oprindelige budget for 2016 er oplistet i tabellen nedenfor: Regnskabspost Regnskab 2016 (mio. kr.) Budget 2016 (mio. kr.) Afvigelse (mio. kr.) Hovedforklaring på afvigelse Personaleudgifter 55,8 55,6-0,2 Skyldes bl.a. afregning fratrådte medarbejdere Kontorlokaler 4,7 4,3-0,5 Merudgifter til ejendomsskat Revision 0,8 1,2 0,4 Besparelse revisionsudbud Ekstraordinære udgifter 0,7 0,4-0,3 Skyldes øget udgifter til kompensation og tab Gebyrer mv. (indtægt) 9,1 8,8 0,3 Byggesagshonorar 10,4 9,2 1,1 Indtægt vedr. IT-honorar højere end forudsat ved budget Indtægt vedr. byggesagshonorar højere end forudsat ved budget Budgetafvigelse i alt 1,4 Administrationen har med revisionen afklaret håndtering af afdeling 3273 Egelunden Erhvervs akkumulerede underskud på ca. 1,3 mio. kr., herunder hvordan det eventuelt kan påvirke selskabets økonomi. Da der ikke er lovhjemmel til at give afdelingen tilskud fra dispositionsfonden, skal un- 2

11 derskuddet udgiftsføres i selskabet. Der er dog mulighed for, at dispositionsfonden kan anvendes til boligorganisationen selv til dækning af ekstraordinære tab. Administrationen anbefaler derfor, at organisationsbestyrelsen godkender, at der anvendes midler fra dispositionsfonden til dækning af dette tab vedrørende afdeling 3273 Egelunden Erhverv. Afdelingen forventes fremover at være i balance og dermed ikke akkumulere underskud. Tilskud, der dækkes af arbejdskapitalen og dispositionsfonden indgår ikke i skemaet ovenfor. Det fulde regnskab viser noter, der specificerer de afholdte udgifter og overført fra arbejdskapitalen og dispositionsfonden. Der er i 2016 afholdt i alt 2,5 mio. kr. til Fremtidens 3B, der dækkes af arbejdskapitalen. Ændring i dispositionsfondens saldo fra 2015 til 2016 udgør ca. 84 mio. kr. Ændringen vedrører både til- og afgang. De væsentligste ændringer er tilskud til frikøb af hjemfaldsklausuler i afdelinger, der er omfattet af 2001-aftalen mellem Københavns kommune og de almene boligorganisationer om hjemfald. Det opsamlede tilskud udgør 91 mio. kr., der tidligere har været bundet som udlån. LBF har hertil oplyst, at det opsamlede beløb på 91 mio. kr. ikke kan forventes tilbagebetalt, men skal betragtes som et tilskud. Derudover er der i 2016 sket en nedgang i dispositionsfondens andel af ydelser på afviklede lån fra 50 til 33 pct. Dette skyldes, at Landsbyggefonden har meddelt, at fritagelsen vedrørende hjemfald bortfalder (50 pct.), og der således kun indgår 33 pct. til dispositionsfonden. Der er derfor udbetalt ca. 12 mio. kr. mere til Landsbyggefonden i 2016, der dog delvis modsvares af tilgang fra ny afviklede lån. Økonomi Økonomien er beskrevet ovenfor. Videre proces 3B s endelige regnskab for 2016 inklusiv revisionsprotokollat forelægges organisationsbestyrelsen på mødet den 18. maj 2017 og repræsentantskabet den 8. juni Bilag 1. Foreløbigt regnskab 2016 (uddrag). Protokolbemærkninger / FU Forretningsudvalget godkendte indstillingen til behandling i organisationsbestyrelsen. Det blev herunder foreslået, at det tydeligt fremgår, hvor mange midler der er anvendt til udvikling af 3B. 3

12 Boligforeningen 3B Årsregnskab for perioden 1. januar december 2016

13 Boligforeningen 3B Resultatopgørelse for perioden 1. januar december 2016 Urevideret Urevideret budget budget Note 2016 t.kr. t.kr. Ordinære udgifter 501 Bestyrelseshonorarer Mødeudgifter, kontingenter m.v Personaleudgifter Forretningsførelse Kontorholdsudgifter (inkl. it-drift) Kontorlokaleudgifter (inkl. afskrivning administrationsejendom) Afskrivning driftsmidler Særlige aktiviteter Revision Bruttoadministrationsudgifter Renteudgifter Henlæggelse af afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden Samlede ordinære udgifter Ekstraordinære udgifter Udgifter i alt Overskudsfordeling Udgifter og evt. overskud i alt Ordinære indtægter Administrationsbidrag: 1 Egne afdelinger i drift Sideaktivitetsafdelinger Lovmæssige gebyrer og særlige ydelser Renteindtægter Afdelingernes bidrag m.v. til dispositionsfonden Byggesagshonorarer, nybyggeri Byggesagshonorarer, forbedringsarbejder Diverse indtægter Samlede ordinære indtægter Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Indtægter og evt. underskud i alt Side 2

14 Boligforeningen 3B Balance pr. 31. december / Note 31/ t.kr. Aktiver Anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver Administrationsbygning Inventar It-anlæg Andre anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver Garantikapital i anden virksomhed Dispositionsfond/lån til afdelinger Kapitalindskud, sideaktiviteter Indskud i Landsbyggefonden Andre finansielle anlægsaktiver Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver Tilgodehavender Afdelinger i drift Afdelinger, sideaktiviteter Afdelinger under opførelse (nybyggeri) Debitorer Andre tilgodehavender Forudbetalte udgifter Tilgodehavende renter Værdipapirer Likvide beholdninger: 1 Kassebeholdning Bankbeholdning Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Side 3

15 Boligforeningen 3B Balance pr. 31. december / Note 31/ t.kr. Passiver Egenkapital Boligorganisationsandele Dispositionsfond/særlig henl. konto Arbejdskapital Egenkapital i alt Langfristet gæld 811 Prioritetsgæld, administrationsbygning Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld Afdelinger i drift Afdelinger, sideaktiviteter Afdelinger under opførelse (nybyggeri) Leverandører Omkostninger Afsætninger Feriepengeforpligtelse Anden kortfristet gæld Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Eventualforpligtelser Side 4

16 PUNKT 88 Indstilling - Foreløbigt budget og priskatalog 2018 (B)

17 Foreløbigt budget og priskatalog 2018 (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Behandlet på - Forretningsudvalget den 15. marts 2017 Dato og ansvarlig marts 2017 / Kristine Mølholt Tørnkvist Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til budgetoverslag og priskatalog for Samtidig skal der tages stilling til driftsbidrag og rente for 2018 med henblik på budgettering i afdelingerne. Beslutningspunkt Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at budgetoverslag for 2018 godkendes (bilag 1). 2. at priskatalog 2018 godkendes (bilag 2). 3. at fastsættelse af driftsbidraget for 2018 godkendes (bilag 3). 4. at det undersøges, hvordan det opsamlede underskud i driftsbidraget kan afvikles. 5. at det godkendes, at der i 2018 budgetteres med en nettorente på 0,5 pct.. Problemstilling Før påbegyndelse af afdelingsbudgetterne for 2018 udarbejdes et budgetoverslag for foreningen. Det skal ske for at kunne indarbejde forventede takster mv. i afdelingsbudgetterne og sikre størst mulig driftsmæssig sammenhæng i foreningens økonomi. Budgetoverslag og priskatalog inklusiv administrationsbidrag og takster skal derfor fastsættes foreløbigt for budgetår Det omfatter også driftsbidrag og forventet nettorente for Fastsættelsen i år skal i særlig grad betragtes som foreløbig på grund af de igangværende overvejelser om 3B s fremtidige organisering på driftsområdet og den igangværende opgavegruppe Fremtidens ydelser i 3B, som vil udarbejde forslag til nye ydelses- og takstkataloger. Løsning Budgetoverslag 2018 Administrationen har udarbejdet et forslag til foreløbigt Budget for selskabet 2018 (bilag 1). Budgettet er udarbejdet som et rullet budget, hvor kendte ændringer er indregnet. Personalebudgettet tager udgangspunkt i den nuværende bemanding med indregning af ny drifts- og servicedirektør og HR-chef. 1

18 Der er indregnet en generel forhøjelse af lønudgifterne på 1,9 pct. pr. 1. april 2018, svarende til 1,43 pct. på årsbasis. Den faktiske ændring er pt. ukendt, da den afhænger af den nye overenskomst. Der er afsat en reserve i lønbudgettet (øvrig løn) på 1,4 mio. kr. til kommende ændringer og prioriteringer. Til gengæld er udgifter på ca. 1,2 mio. kr. til områdesekretærer, ejendomsserviceteknikerelever og lokal kontordrift, der indgår i budget 2017, overført til budget for driftsbidraget. Priskatalog 2018 Administrationen har udarbejdet et forslag til foreløbigt priskatalog for 2018 (bilag 2). Alle takster er uændrede i priskataloget for 2018 i forhold til Driftsbidrag Der er gennem en lang årrække opsamlet et underskud på 3,7 mio. kr. pr. 31. december 2016 på kontoen for driftsbidraget. Det foreslås, at administrationen undersøger en model for at afvikle dette opsamlede underskud én gang for alle ved at fakturere det til afdelingerne i 2017 og samtidig give et tilskud fra dispositionsfonden på et tilsvarende beløb. På den baggrund foreslås det, at driftsbidraget for 2018 fastsættes uændret til kr. pr. lejemål. Det vil give et budget med plads til den nuværende bemanding (13 driftschefer, 4 områdesekretærer, to ejendomsserviceteknikerelever og de nuværende områdekontorer) samt en reserve på ca. 0,3 mio. kr. Alternativt skal underskuddet afvikles over en årrække med en forhøjelse af driftsbidraget. I det fastsatte bidrag er der således ikke indregnet afvikling af underskud fra tidligere år. Oplæg til foreløbigt budget for driftsbidrag for 2018 er vedlagt som bilag 3. Rente for 2018 Det foreslås, at der budgetteres med en forventet nettorente i 2018 på 0,5 pct., hvilket er uændret i forhold til budget Økonomi De økonomiske konsekvenser er beskrevet i afsnittet Løsning. 2

19 Videre proces De endelige budgetter og det endelige priskatalog for 2018 forelægges organisationsbestyrelsen i december I de endelige budgetter og priskatalog indarbejdes konsekvenser af ny organisering af driften og forslag fra opgavegruppen Fremtidens ydelser i 3B. Bilag 1. Forslag til foreløbigt Budget for selskabet Udkast til foreløbigt Priskatalog Forslag til foreløbigt Budget for driftsbidrag Protokolbemærkninger / FU Forretningsudvalget godkendte indstillingen til behandling i organisationsbestyrelsen. 3

20 Budget 2016 Realiseret pr. 31/ Budgetforslag Budgetforslag BESTYRELSESVEDERLAG MØDER MV Bestyrelsen: Bestyrelsesmøder, udvalgsmøder mv Seminarer og studieture Kurser, uddannelse, kongresser mv Transport Afdelingerne: Repræsentantskab Administrationen: Møder og arrangementer PERSONALEUDGIFTER Afdelingerne: Løn mv. - demokrati og organisation Løn mv. - ledelse Løn mv. - intern service Løn mv. - økonomi inkl. elever Løn mv. - kunde Løn mv. - byg Løn mv. - drift inkl. serviceteknikerelev Løn mv. - IT Vederlag - bestyrelse Øvrige lønposter Kompetenceudvikling: Fælles kursuspulje Kurser mv. - demokrati og organisation Kurser mv. - ledelse Kurser mv. - intern service Kurser mv. - økonomi inkl. elever Kurser mv. - kunde Kurser mv. - byg Kurser mv. - drift inkl. serviceteknikerelev Kurser mv. - IT Organisationsudvikling: Lederseminar Lederudvikling Medarbejderudvikling Medarbejderdag Fællesudgifter: Sociale ydelser mv Kørsel, transport mv Repræsentation Frokost, frugt mv Personaleklubber Mærkedage Rekruttering mv Personalegoder Arbejdsredskaber/-tøj Julefrokost Øvrige personaleudgifter Side 1 af 3 sider

21 Budget 2016 Realiseret pr. 31/ Budgetforslag Budgetforslag FORRETNINGSFØRELSE CIU Gladsaxe Boligkontoret DK KONTORHOLDSUDGIFTER Kontorhold: Kontorartikler mv Papir, kuverter, formularer mv Kopiering og tryk, eksternt Porto Abonnementer, kontingenter, aviser mv Annoncer, reklameartikler og markedsføring Bankgebyrer og andre gebyrer Småanskaffelser Telefoni, internet mv Servere, kopimaskiner mv Licenser og serviceaftaler It-konsulentbistand og øvrige it-udgifter Hjemmeside og in3b Forsikring Diverse Assistance: Assistance - jura Assistance - revisor Øvrig assistance KONTORLOKALER Havneholmen: Hovedkontor - prioritet, skat og grundejer, afskrivning Hovedkontor - el, vand og varme Hovedkontor - rengøring Hovedkontor - vedligehold mv Hovedkontor - øvrige (alarm, renovation, forsikring) Områdekontorer: Områdekontor - leje mv Områdekontor - el Områdekontor - rengøring Områdekontor - øvrige (alarm, renovation, forsikring) AFSKRIVNINGER SÆRLIGE AKTIVITETER Udviklingsprojekter, undersøgelser mv Blade mv.: Nyhedsbreve, 3B-bladet, Beboerbladet, beretning REVISION EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER Korrektioner udgifter Kompensationer og tab Kompensationer og tab, flyttesager UDGIFTER I ALT (EKSKL. DISPOSITIONSFOND OG RENTER) Side 2 af 3 sider

22 Budget 2016 Realiseret pr. 31/ Budgetforslag Budgetforslag ADMINISTRATIONSBIDRAG Grundbidrag Administration, boligsociale helhedsplaner Øvrige administrationsbidrag Varmeregnskaber Vandregnskaber Vaskeriregnskaber Elregnskaber Energiledelse isyn Honorarer GEBYRER MV Ventelistegebyr Restancegebyr Antennegebyr mv Øvrige gebyrer It-honorar Udlejning af kontorlokaler BYGGESAGSHONORARER Byggesagshonorar, nybyg Byggesagshonorar, renovering Bygningseftersyn NETTORENTEINDTÆGT ARBEJDSKAPITALEN EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER MV Korrektioner indtægter Øvrige INDTÆGTER I ALT (EKSKL. DISPOSITIONSFOND OG ØVRIGE RENTER) SAMLET RESULTAT Side 3 af 3 sider

23 Priskatalog 2018 Administrationsbidrag 2017 kr kr. Bidrag Almen beboelse Almen beboelse, AlmenBolig Institutioner - enhedsberegnet Garager/carporte, 1/5 enhed A. Pris for særlige ydelser til nuværende beboere A.1. Pris for regulering af a conto bidrag A.2. Pris for at få et "Boliggarantibevis" A.4. Gebyr ved restancer Restancegebyr/påkrav - rykker Restancegebyr/påkrav - rykker Overdragelse af sag til advokat A.5. Strakstilbagebetaling af for meget indbetalt leje A.6. Administration af den individuelle råderet uden myndighedsbehandling Pris for at administrere den individuelle råderet med myndighedsbehandling A.7. Konvertering af medejerbolig til almen og omvendt B. Pris for særlige ydelser til kommende beboere Opnotering og ajourføring, almindelig venteliste Opnotering og ajourføring, oprykningsventeliste Fleksibel udlejning - ekstra gebyr ved opnotering og ajourføring C. Pris for særlige ydelser til tidligere beboere C.1. Gebyr for manglende betaling Beboerkrav - rykker Fraflytter - pr. rykker Overdragelse til advokat Skyldnererklæring Gebyr frivilligt forlig Inkassobureauaftaler - fordeling af indragne beløb: Afdelingen 50% 50% Boligorganisationen 10% 10% Inkassobureau 40% 40% C.2. Genfremsendelse af bilag i forbindelse med fraflytning Gebyr ved bankoverførsel til udland - bankgebyr E. Afdelingsbestyrelsen E.1. Aktiv suppleant gebyr pr. år Side 1

24 Priskatalog 2018 Obligatoriske tillægsydelser 2017 kr kr. 1. Obligatorisk bygningseftersyn 1.1. Årlige gennemgange efter medgået tid - timetakst Screening for behov for fremtidssikring efter medgået tid timetakst og 5 års eftersyn efter både nybyggeri og renoveringsarbejder efter medgået tid Obligatoriske gebyrer vedrørende beboere Studiekontrolsgebyr pr. ungdomsbolig afdeling årligt Behandling af ulovlig fremleje pr. sag Obligatorisk medlemskab af kursuspulje Bidraget indbetales til fælles pulje. Kursuspuljen har selvstændig økonomi 4. Obligatorisk medlemskab af aktivitetspulje Bidraget indbetales til fælles pulje. Aktivitetspuljen har selvstændig økonomi 5. Obligatorisk IT Drift og support af it på ejendomskontoret (3B ejer både hardware og software) Gebyret er pr. bruger årligt (jf. it-indkøb og it-politik) isyn, pr. lejemål Obligatorisk energi og miljø 6.1. EMO (pt. ukendt ordning. Kan finansieres individuelt eller solidarisk) 6.2. Obligatorisk energistyring (Særlig fordeling) Side 2

25 Priskatalog 2018 Tillægsydelser 2017 kr kr. 7. Administration af gårdlav, ejerforeninger, fællesskaber m.m. Ejerforeninger - særlige aftaler Gårdlav - særlige aftaler Klubber m.v., årligt bidrag pr. lejemål Klage over ejendommens ejendomsvurdering Klage over ejendommens ejendomsvurdering-startgebyr Sagsbehandling af klagesag efter medgået tid eller aftale Formidling af aftale med ekstern rådgiver. Udgift ved sagsbehandling afregnes direkte med afdelingen. 9. Omlægning af afdelingens realkreditlån, m.m. Omlægning/konvertering af lån i afdelinger - 1. lån lån lån lån lån Ekstra gebyr ved omlægning af lån med løbetidsforlængelse, pr. lån Ekstra gebyr omlægning af lån med offentlig garanti, pr. lån Ekstra lejeregulering Varsling ud over årlig budgetlejeregulering, pr. lejemål Udlejning af plads til antenner til mobiltelefoni mv. Udfærdigelse og ekspedition af aftaler om udlejning af plads til sendemaster til mobil og lign Antenneregnskaber, it-lav, internet og bolignet Antenneregnskaber Udarbejdelse af antenneregnskaber med en pakke afregnes med procent af omsætning 3% 3% Udarbejdelse af antenneregnskaber flere pakker, pr. tilslutning/år Individuelt skift af pakke - gebyr ved hvert skift Internet administration Betaling til udbyder og fordeling til opkoblinger, 3% af årlig udgift 3% 3% Tilmelding og afmelding 0 0 Individuelt skift af pakke - gebyr ved hvert skift IT-lav og bolignet Opkobling - gebyr pr. tilslutningsmulighed pr. år Oprettelse af BoligNet - Eengangsbeløb ved første opkrævning Administrationsgebyr pr. måned lejer 5 5 Ophævelse adgang Der kan også aftales særlige administrationsgebyrer, der er tilpasset de enkelte individuelle løsninger. 13. Forbrugsregnskaber Varmeregnskaber Administrationsbidrag pr. lejemål pr. år Udarbejdelse af fordelingsregnskab pr. lejemål pr. år - måler Udarbejdelse af fordelingsregnskab pr. lejemål pr. år - areal Opgørelse af forbrug ved fraflytning Vandregnskaber Administrationsbidrag pr. lejemål pr. år Udarbejdelse af fordelingsregnskab pr. lejemål pr. år - måler Opgørelse af forbrug ved fraflytning Elregnskaber Administrationsbidrag pr. lejemål pr. år Udarbejdelse af fordelingsregnskab pr. lejemål pr. år - måler Opgørelse af forbrug ved fraflytning Side 3

26 Priskatalog 2018 Tillægsydelser (fortsat) 2017 kr kr. Særligt vedrørende forbrugsregnskaber Korrektion af forbrugsregnskaber ved manglende eller forkert årsaflæsning, pr. ændring Regulering af acontobidrag - gebyr pr. lejemål Betalingsvaskerier Oprettelse og indkøring af nyt vaskeri, kendt leverandør Oprettelse og indkøring af nyt vaskeri, ny leverandør Årligt gebyr pr. lejemål IT til afdelingsbestyrelsen IT-support/indkøb til afdelingsbestyrelsen afregnes efter aftale/tidsforbrug Gebyr for servicering, installering af ikke godkendte 3B IT-løsninger, medgået tid Energi og miljø Energi- og miljøhandlingsplan Aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst Udvidet affaldsgennemgang. Aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst Udvidet grønt regnskab. Aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst Ekstern støtte til energistyring i varmecentral aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst Nybyggeri, renovering og vedligeholdelse Byggeadministration Nybyggeri og renovering: Byggesager op til en anlægssum på 5 mio.kr. honoreres efter medgået tid dog minimum 2,5 % af anlægssum Byggeadministrationsgebyrer ved større nybyggeri og renoveringsarbejder: Procenthonorar op til 5 mio.kr. 2,5% 2,5% Procenthonorar af de næste 25 mio.kr. 2,0% 2,0% Procenthonorar af de næste 50 mio.kr. 1,5% 1,5% Procenthonorar af resten 1,3% 1,3% Rådgivning og projektering efter aftale og timepris Byggeadministrationsgebyrer ved individuelle kollektive forbedringer: Gebyret beregnes i forhold til medgået tid, timepris Lejlighedsændringer Opdeling af 1 lejemål i 2 - kontraktændring Sammenlægning af lejligheder - kontraktændring Ændring af lejemålets formål (fx bolig til erhverv og omvendt) Boligsocial indsats i forbindelse med helhedsplaner Boligsociale projekter - LBF - særlig pris Særlige analyser, projekter m.m. Aftales individuelt eller efter medgået tid, timetakst Regnskabs- og bogholderiassistance, timetakst Uddannelse og mægling Opgaven aftales og prissættes efter aftale eller tidsforbrug Kommunikationsrådgivning og sekretariatsbistand Generel rådgivning - opgaven aftales og prissættes efter aftale eller tidsforbrug Grafisk design - opgaven aftales og prissættes efter aftale eller tidsforbrug Sekretariatsbistand Fotokopiering, sort og hvid - A4 1,62 1,62 Fotokopiering, farve - A4 2,16 2,16 Andre særlige opgaver aftales individuelt og afregnes efter forbrugt tid - timetakst Side 4

27 Boligforening 3B - Lokalt driftsbidrag Budget Regnskab Udgiftsart Budget 2018 Budget 2017 Budget 2016 Budget 2015 Regnskab 2016 Regnskab 2015 Regnskab 2014 Regnskab 2013 Regnskab 2012 Regnskab 2011 Lønudgift , , , , , , , , , ,19 Øvrige personale udgifter , , , , , , , , , ,36 Kontorudgifter , , , , , , , , , ,60 Reserve ,87 Udgifter i alt , , , , , , , , , ,15 Underskud fra ,00 Underskud fra , , ,00 Underskud fra , ,00 Underskud fra , ,00 Underskud fra 2015 Underskud fra 2016 Total , , , , , , , , , ,15 Opkrævet via takst , , , , , , , , , ,00 Tilskud ,76 Resultat (underskud + / overskud -) -0, ,34 0,22-0, , , , , , ,15 Takst pr. lejemålsenhed , , , ,00 999,00 999,00 979,00 Stigning 0,00% 1,60% 1,40% 5,10% 3,10% 0,00% 2,00% Forklaring til budget: Forklaring til regnskab: Budget 2018 Regnskab 2016 Stigningen skyldes, at der er indregnet 4 sekretærer 100% i lokalt driftsbidrag, tidligere indgik 2 af dem kun med 33,33%. Afvigelsen skyldes, at der har været flere udgifter til løn. Det skyldes, at der er ændret Deruodver er der indregnet 2 EST-elever og der er indregnet afvikling af underskud fra 2015 og Der er derimod kun beregningsmetode for feriepengene samt at der i året har været fratrædelsesgodtgørelse og en stor indregnet løn til 13 driftschefer. Tidligere var der indregnet løn til 15. udskiftning af driftschefer. Budget 2017 Regnskab 2015 Kontorholdsudgifterne falder lidt, da der har været beregnet en for høj leje til Der har været flere lønudgifter i Der har været flere der gik på pension/andre områdekontoret i Herlev i budget fratrædelser og der har været ansat en praktikant i områdekontor Herlev. Budget 2016 Regnskab 2014 Kontorudgifter har tidligere været budgetteret for hele områdekontoret. I 2016 Flere udgifter som følge af flytning af kontorer, som ikke var budgetteret. er der kun budgetteret med den andel der vedrører driftschefer samt sekretærernes andel. Regnskab 2013 I budget 2013 blev det aftalt at taksten skulle være uændret. Budget 2015 Der er indregnet afvikling af underskud fra tidligere år. Regnskab 2012 I forhold til budgettet var der en lokalinspektør mindre i regnskabet Regnskab 2011 Taksten er fastsat efter hvad der var indregnet i budgetterne til lokalinspektør, sekretær, andel af områdekontor. I nogle afdelinger var der ikke afsat beløb til områdekontor, fordi lokalinspektøren sad på ejendomskontoret

28 PUNKT 9 Lukket punkt

29 PUNKT 10 Lukket punkt

30 PUNKT 11 Indstilling - Repræsentantskabsmøde beretning og forslag (B)

31 Repræsentantskabsmøde beretning og forslag (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Behandlet på - Forretningsudvalget den 15. marts 2017 Dato og ansvarlig marts 2017 / Jannik Egelund / Anette Hertz Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til proces for behandling samt overordnet indhold af den skriftlige beretning samt forslag til dagsorden til repræsentantskabsmødet den 8. juni Beslutningspunkt Det indstilles til organisationsbestyrelsen, 1. at proces for behandling samt overordnet indhold for den skriftlige beretning besluttes. 2. at punkter til dagsorden og forslag, der skal behandles på repræsentantskabsmødet, besluttes. 3. at der på repræsentantskabsmødet stilles forslag om at PWC vælges som 3B s revisor for regnskabsåret Problemstilling Organisationsbestyrelsen vedtog den 30. juni 2016, at der afholdes ordinært repræsentantskabsmøde torsdag den 8. juni Der skal på den baggrund tages stilling til proces og overordnet indhold for beretning samt dagsorden for og eventuelle forslag til repræsentantskabsmødet. Løsning Proces for den skriftlige beretning Administrationen har opstillet følgende proces for organisationsbestyrelsens behandling af den skriftlige beretning: 30. marts 2017 (organisationsbestyrelsesmøde): Organisationsbestyrelsen vil på mødet få udleveret et første udkast til tekst til den skriftlige beretning. 8. april 2017: Frist for organisationsbestyrelsens skriftlige kommentarer til første udkast til tekst til beretningen (sendes til administrationen). 1

32 27. april 2017 (organisationsbestyrelsesmøde): Ud fra de indkomne kommentarer udleveres udkast til den endelige beretning til efterfølgende skriftlig kommentering i organisationsbestyrelsen. 4. maj 2017: Frist for organisationsbestyrelsens eventuelle skriftlige kommentarer til udkast til den endelige beretning (sendes til administrationen). Herefter tilretter administrationen beretningen. 18. maj 2017 (organisationsbestyrelsesmøde): Organisationsbestyrelsen skal på mødet tage stilling til den endelige skriftlige beretning, forud for repræsentantskabsmødet den 8. juni Indhold i beretningen Indholdet i beretningen bygges op omkring forvaltningsrevisionen, der suppleres med nogle af de projekter og tiltag, der er gennemført i Som sædvanlig underbygges med små succeshistorier fra beboerbladet - og denne gang også med wox pop med udvalgte afdelingsbestyrelser. Sidst i beretningen er det sammentrængte regnskab. Der arbejdes også med filmklip fra året, der er gået, som dels kan vises på repræsentantskabsmødet, dels lægges på diverse 3B-medier efterfølgende. Forslag til repræsentantskabsmødet Af 3B s vedtægter fremgår det, at følgende emner skal på dagsordenen: 1) Valg af 2 dirigenter. 2) Valg af stemmeudvalg. 3) Fastsættelse af forretningsorden for repræsentantskabsmødet. 4) Aflæggelse af organisationsbestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Beretning sættes til afstemning. 5) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget. 6) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 7) Valg af næstformand. 8) Valg af 4 organisationsbestyrelsesmedlemmer for to år. 9) Valg af suppleanter for ét år. 10) Valg af revisor. 11) Delegering af kompetencer. 12) Eventuelt. 2

33 Der skal tages stilling til, om der skal fremsættes forslag under punkt 6. Økonomi Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. Videre proces Administrationen vil gå videre med planlægning af beretning og repræsentantskabsmøde ud fra organisationsbestyrelsens beslutninger. Punktet vil blive behandlet igen på næste møde i organisationsbestyrelsen. Bilag Ingen. Protokolbemærkninger / FU Forretningsudvalget drøftede oplæg til indhold af den skriftlige beretning og emner til repræsentantskabsmødet. Organisationsbestyrelsen godkendte herefter indstillingen til behandling i organisationsbestyrelsen. Forretningsudvalget foreslog, at der også i år arrangeres et valgmøde. Administrationen har efterfølgende tilføjet at der på repræsentantskabsmødet skal tages stilling til valg af PWC som revisor for regnskabsåret

34 PUNKT 12 Indstilling - Socialøkonomisk samarbejde med Bybi (B) FORTROLIG

35 PUNKT 13 Indstilling - Digitaliseringskonsulent (B)

36 Digitaliseringskonsulent (B) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig marts 2017 / Morten Boje Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til bevilling til en digitaliseringskonsulent. Beslutningspunkt Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at der bevilges 1,2 mio. kr. i perioden til ansættelse af en digitaliseringskonsulent. Midlerne afsættes fra Arbejdskapitalen. Problemstilling Organisationsbestyrelsen besluttede den 3. september 2015 at igangsætte et strategiarbejde i 3B. På den baggrund blev der afsat midler til udviklingen af en ny strategi 3B Sammen mod Efterfølgende har organisationsbestyrelsen i december 2015, november 2016 og december 2016 besluttet at afsætte midler til investeringer i Fremtidens 3B i relation til strategien. Der er i alt afsat 9,3 mio. kr. til udvikling af 3B Sammen mod 2020 samt investeringer i Fremtidens 3B. Midlerne er blandt andet afsat til udvikling af strategi, professionalisering af byggeområdet, specialiseret sagsbehandling på økonomiområdet, it-analyse, forvaltningskonsulent, opgavegrupper m.v. Midlerne er finansieret af Arbejdskapitalen. I forbindelse med arbejdet med 3B Sammen mod 2020 og forventeligt også med Fremtidens Drift er der kommet stadigt stigende fokus på digitalisering af service til beboerne og af arbejdsprocesser. Der skal med denne indstilling derfor tages stilling til bevilling til ansættelse af en digitaliseringskonsulent. Løsning Organisationsbestyrelsen besluttede den 30. juni 2016 at nedsætte en opgavegruppe om digitalisering og IT. Gruppen følger blandt andet en analyse mellem 3B og KAB med det formål at udvikle en fælles digitaliseringsstrategi og se på mulighederne for mere fælles digitalisering og IT. Det er forventningen, at både opgavegruppen og den igangsatte analyse vil pege på behovet for udvikling af nye digitale løsninger både i forhold til bedre beboerservice og optimering af arbejdsprocesser og 3B s ejendomsdrift. 1

37 Det er ligeledes administrationens vurdering, at der vil være en forventning om, at en række af disse digitale løsninger anskaffes og implementeres relativt hurtigt. På den baggrund foreslås det, at der afsættes midler til ansættelse af digitaliseringskonsulent. Stillingen finansieres i 2017 og 2018 af Arbejdskapitalen. Ansættelsen vil ske i samarbejde med KAB, så stillingen kan indgå i et evt. fremtidigt samarbejde på digitaliseringsområdet. Økonomi Der afsættes i perioden ,2 mio. kr. fra Arbejdskapitalen til ansættelse af en IT- og digitaliseringskonsulent. Såfremt der afsættes midler som ovenfor vil disponible midler i Arbejdskapitalen ultimo 2017 udgøre ca. 5,6 mio. kr., jf. bilag 1. Arbejdskapitalens disponible del forventes at udgøre ca. 3,3 mio. kr. ved udgangen af Videre proces Hvis organisationsbestyrelsen godkender indstillingen, vil administrationen igangsætte rekrutteringen. Bilag 1. Prognose for Arbejdskapitalen

38 Bilag 1 - Prognose arbejdskapitalen Bemærkning Årets til- og afgang: t.kr t.kr t.kr t.kr Tilgang: Årets overskud Afgang: Tilskud m.v.: 3B - Sammen mod / Disponeret Fremtidens 3B (ny indstilling) 8/ Disponeret Samarbejdsaftaler 25/ Disponeret Tryk af vedligeholdelsesreglementer 16/ Disponeret Løb mellem Husene 22/ Disponeret Analyse om digitalisering og IT 17/ Disponeret Digitaliseringskonsulent (indstilling 30/3 2017) Afgang i alt Resultat af til- og afgang Arbejdskapitalens saldo Saldo primo Resultat af til- og afgang Ekstraordinær feriepengeforskydning Saldo ultimo heraf: Indskud i sideaktiviteter Anlægsaktiver Bundet i alt Disponibel del

39 PUNKT 14 Indstilling - Udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune (O)

40 Udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune (O) Til - Organisationsbestyrelsen den 30. marts 2017 Dato og ansvarlig marts 2017 / Solvejg von Barm Organisationsbestyrelsen skal orienteres om status på indgåelse af ny udlejningsaftale for afdelingerne i Herlev Kommune. Beslutningspunkt Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at oplæg til ny udlejningsaftale for Herlev Kommune tages til efterretning. Problemstilling Den 8. december 2016 godkendte organisationsbestyrelsen oplæg til nye udlejningsmodeller for boliger i Ballerup, Herlev, Hvidovre, Høje-Taastrup og København, der fremmer øget intern oprykning i 3B. Samtidig godkendte organisationsbestyrelsen oplæg til nye udlejningsaftaler for Ballerup, Fredensborg, Gladsaxe og Herlev Kommune, der øger intern oprykning i den enkelte 3B-afdeling. Organisationsbestyrelsen skal på den baggrund orienteres om status for indgåelse af udlejningsaftale med Herlev Kommune. Løsning Administrationen er nået til enighed med Herlev Kommunes administration om indhold af en ny udlejningsaftale, identisk med det oplæg til udlejningsaftale som organisationsbestyrelsen godkendte den 8. december Aftalen forventes politisk godkendt i Herlev Kommune ultimo april Aftalen er vedlagt som bilag 1. Økonomi Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. En ændring af udlejningsreglerne i Herlev forventes alt andet lige at medføre færre indtægter på ajourføringsgebyrer og opnotering. Årsagen er at der formentlig vil være færre ansøgere der ikke bor i 3B, som skriver sig på ventelisten i 3B. 1

41 Videre proces Administrationen vil implementere udlejningsaftalen efter godkendelse i Kommunalbestyrelsen i Herlev Kommune. Bilag 1. Anvisnings- og udlejningsaftale mellem 3B og Herlev Kommune. 2

42 UDKAST til udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune I henhold til bestemmelserne i 59 og 60 i lov om almene boliger samt støttede boliger m.v. er indgået nedenstående udlejningsaftale mellem Boligforeningen 3B og Herlev Kommune for de af 3B s familieboliger, ungdomsboliger og ældreboliger, der ligger i Herlev Kommune. Herlev Kommune har anvisningsret til ledige boliger i alle de almene boligafdelinger efter Almenlovens 59, stk. 1, hvorved det sikres, at kommunen får rådighed over det fornødne antal boliger til at løse påtrængende boligsociale opgaver, herunder at sikre boliger, der matcher behov og betalingsevne hos målgruppen, under hensynstagen til beboersammensætningen i de almene boliger. Kommunal anvisning efter 59, stk. 2 vil blive anvendt til at sikre en afbalanceret beboersammensætning i Herlev Kommune. Hermed vil Herlev Kommune meget effektivt kunne understøtte den fælles målsætning om at sikre en positiv og bæredygtig udvikling i de almene boligområder til gavn for de enkelte boligafdelinger. For afdeling Herlevgårdsvej, Herlev Torv, Egeløvparken, Lampestedet, Vestergården I, Vestergården II, Højstensgård, Hedelyngen, Vestergården III og Søgerpark: 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk pct. af de ledige boliger lejes ud til: 1. Beboere internt i afdelingen 2. Hvis ingen i afdelingen ønsker boligen, tilbydes den internt i hele 3B 3. Hvis ingen i 3B ønsker boligen, tilbydes den hver anden gang via 3B s eksterne venteliste, og hver anden gang via 3B s fleksible venteliste til boligsøgende i beskæftigelse (min. 25 timer om ugen) For Søgerpark gælder dog: 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk pct. af de ledige boliger lejes ud til: 1. Beboere internt i afdelingen 2. Hvis ingen i afdelingen ønsker boligen, tilbydes den internt i hele 3B 3. Hvis ingen i 3B ønsker boligen, tilbydes den hver anden gang via 3B s eksterne venteliste /rev /Solvejg von Barm 1

43 og hver anden gang via 3B s fleksible venteliste skiftevis til boligsøgende i beskæftigelse (min. 25 timer om ugen), og til boligsøgende seniorer (min. 55 år) For afdeling Toftegård, Martinsgård og Hjortegården: 25 pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk pct. af de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk pct. af de ledige boliger lejes ud til 3B s interne venteliste (oprykningsventelisten) i hver enkelt af afdelingerne. o Hvis der ikke er beboere internt i hver enkelt af afdelingerne, skal de ledige boliger anvises efter Almenlovens 59, stk. 1 og 2. Kommunal anvisning Der er kommunal anvisning til afdelingernes ældreboliger og ungdomsboliger. For de almene boliger i Teglværkshaven sker udlejning som følgende: De ledige boliger lejes først ud til beboere internt i afdeling Teglværkshaven via 3B s venteliste (oprykningsventelisten), hvis der ikke er nogle ansøgere på ventelisten tilbydes boligen som nedenfor: 50 pct. af de ledige boliger lejes ud efter fleksible kriterier på 3B s venteliste: 1. Børnefamilier med beskæftigelse og med ønske om at bo i en bolig præget af høj grad af egen indsats (2/3 af boligerne) 2. Boligsøgende uden hjemmeboende børn med beskæftigelse og med ønske om at bo i almene boliger præget af en høj grad af egen indsats (1/6 af boligerne) 3. Boligsøgende med erfaring fra vedligeholdelse af bygninger, herunder seniorer over 55 år (1/6 af boligerne) Hvis ikke alle boliger kan lejes ud inden for hvert af de tre kriterier, får boligsøgende, der opfylder et af de andre kriterier, tilbudt boligerne. Kriterierne prioriteres i disse tilfælde i henhold til ovenstående nummerering, så kriterium 1 kommer først. 25 pct.af de ledige boliger lejes ud til den kommunale venteliste, som opfylder et af ovenstående fleksible kriterier. 25 pct. af de ledige boliger lejes ud til den interne venteliste (oprykningsventelisten), som opfylder et af ovenstående fleksible kriterier For at sikre de bedste muligheder for et godt naboskab, opfyldelse af forudsætninger om beboernes egen indsats og en ensartet administration, skal de boligsøgende opfylde de fleksible kriterier for afdeling Teglværkshaven, så kommunen i administrationen af den kommunale anvisning bru /rev /Solvejg von Barm 2

44 ger de samme fleksible kriterier som 3B. Boligtildelingen sker således efter de samme principper som alle AlmenBolig+ boligerne. Hvis kommunen ikke har boligsøgende til alle boliger, fordi de boligsøgende ikke opfylder de kriterier for boliganvisning, som bliver fastsat, overgår boligerne til udlejning til boligsøgende via 3B s venteliste, der opfylder de samme fastsatte kriterier. For alle afdelinger gælder fortrinsrettighederne. Fortrinsret for børnefamilier: Det er aftalt at: For 3 rums-boliger på op til 90 m2 gælder ingen fortrinsrettigheder Par og husstande med et eller flere børn gives fortrinsret til 3-4 rums-boliger på mellem 90 og 110 m2 - forud for enlige uden børn Husstande med et eller flere børn gives fortrinsret til boliger med 5 eller flere rum Personer, der får tilbudt en bolig på grundlag af et boliggarantibevis, skal ikke opfylde de nævnte krav til husstandens størrelse. Fortrinsret for skilsmisseramte med børn Boligsøgende, som flytter fra en familiebolig i en af 3B s afdelinger i Herlev på grund af separation, skilsmisse eller brudt parforhold, skal have samme fortrinsret til ledige boliger i 3B s afdelinger som 3B s øvrige ansøgere på oprykningsventelisten i kommunen i op til et år efter bruddet. Reglen forudsætter dog, at personernes børn er under 18 år, og at de bor hos den af forældrene, som bliver boende i den hidtidige fælles bolig i 3B. Fortrinsret i forbindelse med Boliggarantibevis Boligsøgende som inden for de sidste tre år har sagt sin bolig op i en af 3B s afdelinger i Herlev Kommune for at flytte sammen med sin kæreste. Der gives fortrinsret for, at kunne få tilbudt en anden bolig med nogenlunde tilsvarende husleje og størrelse i den afdeling eller bydel, den boligsøgende tidligere har boet i, hvis det nye samliv ophæves inden for tre år. Kommunal anvisning Der er kommunal anvisning til afdelingernes ældreboliger og ungdomsboliger. Vilkår for aftalen Både Boligforeningen 3B og Herlev Kommune er omfattet af gældende lov på området jf. Bekendtgørelse om udlejning af almene boliger, BEK nr af 15/12/2009 og Almenboligloven LBK nr af 21/08/ /rev /Solvejg von Barm 3

45 Kommunikation imellem Boligforeningen 3B og kommunen Boligforeningen 3B og Herlev Kommune aftaler, at meddelelse om ledige boliger til kommunens anvisning skal ske skriftligt til Boliganvisningen, der har anvisningskompetencen i Herlev Kommune. Boligforeningen 3B og Herlev Kommune aftaler, at hvis kommunen ønsker at frasige sig anvisningsretten over en ledig bolig, giver kommunen skriftlig besked herom til Boligforeningen 3B inden 3 arbejdsdage, efter at boligen er stillet til rådighed af Boligforeningen 3B. Kommunen skal minimum have 1 måned til anvisning. Giver kommunen besked til Boligforeningen 3B senere end 3 arbejdsdage, hæfter kommunen for betaling af lejen, indtil udlejning sker, i en periode maksimalt svarende til boligens almindelige opsigelsesvarsel. Kommunalbestyrelsen påser i nødvendigt omfang, at Boligforeningen 3B lejer ledige boliger ud i overensstemmelse med bestemmelserne i bekendtgørelsen. Tillige overvåges og dokumenteres både den kommunale og boligorganisationens udlejningspraksis med henblik på drøftelse på årlige evalueringsmøder. Aftalens varighed Aftalen er gældende i maksimum 2 år fra underskrift til den xx.xx.2019, og aftalen kan til enhver tid opsiges af begge parter med 3 måneders varsel til den næste påbegyndte måned. Aftalens indhold skal offentliggøres på Boligforeningen 3B s og Herlev Kommunes hjemmeside. For Boligforeningen 3B For Herlev Kommune Morten Boje Administrerende Direktør Thomas Gyldal Petersen Borgmester Solvejg von Barm Kundechef Leder af Boliganvisningen /rev /Solvejg von Barm 4