Vejledende disposition for afgangsprojekt

Transkript

1 MENING SKABER HANDLING ü + kontakt@decade.dk Vejledende disposition for afgangsprojekt ARTIKEL Disposition for afgangsprojekt 4. november 2017 At skrive afgangsprojekt er for mange en stor og kompliceret opgave, som skal løses sammen med de mange driftsopgaver samt pleje og pasning af familie og venner. Tema/kontekst Refleksion over egen læring Problemfelt Empiri Teori Implementering Problemformulering Perspektivering Fremtidsscenarie Metode Analyse Konklusion Af Flemming Bjerring Jensen At skrive afgangsprojekt er for mange en stor og kompliceret opgave, som skal løses sammen med de mange driftsopgaver på arbejdspladsen samt pleje og pasning af familie og venner. Efter i mange år at have været vejleder på en mangfoldighed af opgaver udarbejdet til det afsluttende projekt i Diplomuddannelsen i ledelse, har jeg udarbejdet nærværende vejledende disposition. Jeg har observeret at de gode opgaver alle har haft nogle gennemgående træk som dels skaber en oplevelse af en gennemarbejdet opgave der oser af kvalitet og dels giver læseren er behagelig læseoplevelse som følge af opgavens struktur, layout og disposition. Det er selvfølgelig ikke en 100 % garanti for en god opgave at man følger en fastlagt skabelon, men det øger betragteligt muligheden for et godt resultat. Nærværende artikel søger at stille skarpt på en blandt mange fungerende dispositioner, med et behørigt sigte på at den endelige opgave kommer til at rumme en tilpas balance mellem problem, teori, empiri og analyse samt at skriveren i processen naturligt kommer til at reflektere over det skrevne og om det logisk hænger sammen i den metodiske og strukturelle tilgang. Jeg håber at modellen fortsat kan inspirere mange studerende til at udarbejde gode og læsevenlige opgaver.

2 Før du starter At skrive afgangsprojekt kræver tid. Tid til både at skrive, men også tid til at genbesøge de mange bøger som har været anvendt på uddannelsen. De gode råd i denne sammenhæng kunne være: Lav en plan for dit arbejde frem mod den skrevne, rettede og færdige opgave Udarbejd delleverancer Aftal med din arbejdsplads hvis muligt at du har fri til at skrive på enkelte dage eller perioder Aftal eventuelt med familie og andre hvor meget tid du bruger og hvornår Planlæg interview i god tid og lav aftaler Aftal med en eller flere andre at de skal læse dele eller hele opgaven igennem for at finde potentielle slåfejl og meningsforstyrrende sætninger Og naturligvis skal du bruge din vejleder. Han/- hun har helt sikker fået allokeret en lille portion timer til at vejlede, og vil helt sikkert gerne høre fra dig. Vær forberedt til dine møder med vejlederen, så får du meget mere ud af dem. Ofte forekommende faldgrupper et dårligt resultat til følge (analyse er svært for mange) Teoriafsnit bliver i alt for høj grad en gengivelse af teori, uden kritisk refleksion over anvendelsen. Man får ikke point for at skrive lange lærebøger! Selv om de er korrekte og flotte! Der bliver indarbejdet alt for meget analyse i teori-afsnittene, som burde placeres i analyseafsnit Opgavestrukturen/afsnitsnummerering/ind deling gennemtænkes ikke og bliver rodet og meningsforstyrrende Disposition af opgaven Nærværende vejledning er en blandt mange. Målet med vejledningen er at hjælpe til en struktureret disposition, der giver en naturlig udvikling i opgaven, og derved hjælper til læsevenligheden samt den teoretiske og analytiske behandling. Indledning Kontekst For nogen forekommer skriveprocessen som en fuldkommen fremmet og usammenhængende proces, som de ganske vist bliver frustreret over undervejs, men først til sidst for øje på hvad de burde have gjort anderledes. De oftest forekommende faldgrupper er: Manglende plan for arbejdet som giver mange tilbageløb Kommer i gang for sent, da man jo har masser af tid Undervurderer tidsforbruget til den samlede opgave Indsatsen til empiriindsamling bliver voldsomt undervurderet og der indsamles kun et eller ganske få interviews som medfører en noget svag og manglende empiri Analyseafsnit påbegyndes for sent og arbejdet med dem bliver for presset med Problemfelt Problemformulering (Fremtidsscenarie) Metode Empiri Teorifragmenter Analyse Konklusion Implementering Perspektivering (Refleksion over egen læring) Opgavens tema og ramme Metodisk, empirisk og teoretisk fundament Teoretisk og analytisk behandling Handlingsplan Afsluttende refleksion

3

4 En mulig disposition Leavitt-Ry modellen så første gang sin anvendelse i 1960 erne, hvor Harold Leavitt, med udgangspunkt i industrisamfundets former for virksomheder udarbejdede diamant-modellen. IT var endnu ikke en fast del af enhver virksomhed. Modellen blev, i sin simple form, tænkt anvendt til at beskrive og analysere virksomheder eller dele af en virksomhed ud fra 4 grundlæggende variabler. Når der i det efterfølgende refereres til termen organisationen, vil dette dække over en organisatorisk analyseret enhed, som kan være virksomheden, organisationen eller en enhed. derfor også ret almindeligt at betragte modellen som en ligevægtsmodel, hvor der skal sigtes mod en tilpasset balance imellem de forskellige variabler. Modellen kan ud fra ligevægtsbetragtningen bruges til at afdække potentielle effekter af organisatoriske ændringer, og således i et vist omfang iværksætte aktiviteter som ubehandlet ellers ville medføre problemer. Tilsvarende vil ligevægtsbetragtningen kunne bruges til at årsagsforklare hvorfor en given uhensigtsmæssighed og/eller organisatorisk forandring er opstået. Den grundlæggende model illustreres oftest som nedenfor deraf navnet diamant-modellen. Elementerne i de 4 variabler vil ifølge Leavitt indbyrdes påvirke hinanden, forstået på den måde, at sker der en forskydning i den ene af variablerne vil dette påvirke de øvrige 3 variabler, da tesen er, at en virksomhed kontinuerligt og implicit søger en konstruktiv balance imellem variablerne. Brugen af de 4 variabler i den grundlæggende model til virksomhedsanalyse, også kaldet rammevariablerne kan virke som en meget forenklet måde at betragte og belyse en virksomhed på, men har virket for mange. Variablerne er: - Opgaver - Struktur - Aktører - Teknologi Der er ikke nogen entydig beskrivelse af hvad man kan/skal kigge efter, når man bruger hver af variablerne for sig, som styrende kontekst. Dette skyldes dels modellens alder, og dels de paradigmeskifter der har været i virksomheders udvikling og den herskende virksomhedsopfattelse, med virksomheder som værende rationelt styrede enheder og en spirende teknologisk påvirkning, til videnssamfundets mere gængse opfattelse af virksomheder, hvor der er større fokus på relationer og vidensdeling mellem kommunikerende enheder. Den indbyrdes påvirkning af variablerne er ikke ændret i de senere forædlede modeller, og det er Opgave-variablen dækker de opgaver som den organisatoriske enhed udfører ofte specificeret ved de mål som enheden forfølger og i væsentligt omfang styres efter. Struktur-variablen dækker den måde som det analyserede er organiseret på, repræsenteret via den formelle struktur i form af et organisationsdiagram, beslutningsfora, mødefora, horisontale og vertikale koordineringsmekanismer. Aktør-variablen dækker organisationens og/eller enhedens medarbejdere, hvilket i denne sammenhæng rummer såvel medarbejdere som ledere. Man skal betragte aktør-variablen som de human ressourcer organisationen gør brug af til at producere enhedens output, og derved de kompetencer enheden besidder. Teknologi-variablen dækker den understøttende teknologi i form af programmer og fysisk udstyr. I modellens spæde start i 1960 erne fyldte dette meget, hvor de første edb-løsninger så dagen lys. Edb blev i et rationelt lys set som et middel til at effektivisere og systematisere de meget data-

5 tunge opgaver. I dag vil der nok være en udvidet tilgang til dette, hvor mange opgaver er helt eller delvis afhængige af it-systemerne, og i visse henseender har overtaget tidligere manuelt udførte opgaver. Teknologi-variablen skal i en mere nutidig kontekst opfattes som den samlede teknologi, maskiner og hjælpesystemer som organisationen/enheden gør brug til at frembringe dens produkt. - Vision, mål og værdier - Belønningssystemer - Fysiske rammer - Kultur Samt en underlæggende historisk dimension og forståelsesramme. Den udvidede Leavitt-Ry-model Modellen blev forholdsvis hurtigt udvidet af Leavitt med en ydre ramme om variablerne for at illustrere den gensidige påvirkning til og fra omverden. Disse tilføjede variabler skal tilsvarende opfattes som variabler, der gensidigt påvirker hinanden samt påvirker variablerne i grundmodellen, alle sammen i forhold til omverden, og med den historiske udvikling som yderligere meningsskabende forståelsesramme. Denne betragtning er særdeles vigtig i et strategisk ledelsesmæssigt meningsskabende perspektiv, da organisationer ikke kan betragtes som lukkede autopoetiske systemer der lever deres eget liv, men tværtimod skal opfattes som systemer der løbende søger at tilpasse sig omverdens tolkede opfattelse af virksomheden. De meningsskabende processer i denne sammenhæng handler om organisationens identitet, egen forståelse, evne og mobilitet til at reagere på den mangfoldighed af impulser, skiftende diskurser og kontekster som organisationen befinder sig i, og oversætte dette til tilpassende handling, så den tilpassede organisation kan skabe mening med behovet for forandringen samt resultatet af samme. Med udgangspunkt i denne tilpassede model, forædlede J. C. Ry Nielsen og Morten Ry modellen yderligere med emnerne: Vision, mål og værdier dækker over den overordnede vision for organisationen, samt de mål og delmål som organisationen søger at indfri for at realisere visionen. Værdierne vil udgøres af de formelle værdier som organisationen er enige om at handle ud fra, og som understøtter visionen. Modellen kan her blive lidt grumset, da den tilsvarende tilføjede kulturvariabel meget vel med en brug af Scheins kulturmodel også rummer værdidimensionen. I denne sammenhæng må man gøre op med sig selv, hvor man ser den mest oplagte kobling til den analyserede enhed for anvendelse. Belønningssystemer skal ses ikke alene som hvorledes organisationen belønner resultater og fremdrift, men også hvorledes organisationens aktører motiveres til at forfølge de organisatoriske mål og opgaver, og vil analytisk kunne understøttes af motivationsteorier herunder teori om anerkendende ledelse.

6 Fysiske rammer er tilsvarende en variable som kan rummes af kulturvariablen ved en brug af f.eks. Schein kulturmodel og dens artefakter. Som selvstændig variabel i modelen kan med fordel bruges til at afdække udseende, størrelse, omfang og geografisk spredning af organisationen. At arbejde analytisk med en virksomhed som befinder på en adresse, kontra en virksomhed som er spredt over mange adresser, har selvfølgelig en betydning og påvirkning af de øvrige variabler. Kultur variablen undersøges ofte ved brug af andre understøttende teorifragmenter, som f.eks. Scheins kulturmodel med artefakter, værdier og grundlæggende antagelser. Som tidligere nævnt kan der være et overlap til to af de andre variabler i modellen. En udvidet analytisk tilgang kunne være en afdækning af organisationens fragmentering/omfang af subkulturer, med brug af Joan Martins teori om dette, eller en udvidet afdækning af organisationens identitet repræsenteret ved de narrativer som organisationen rummer. - Ny lovgivning fra omverden har? - Behov for medarbejderreduktion har? - Nye it-løsninger har for kompetenceudvikling? - Flytning til nye lokaler har? - Og tilsvarende. Ved indsamling af empiri vil man formodentlig kunne stillet spørgsmål som ovenfor, og respondenterne ville have givet et svar som rent informationsmæssigt vil kunne sige noget om en eller flere af variablerne og hvilke påvirkning ændringen i en variabel har på de andre variabler. Denne afdækning kan man så med fordel placere i et display/skema og på den måde afdække fællestræk og behov for indsatser. Et display kunne have nedenstående udseende: Historie fundamentet giver mulighed for at betragte alle variablerne for organisationen ud fra såvel den historiske udvikling, der har været i dem, og såvel den retrospektive meningsskabelse der herved opstår. For mange organisationer har netop den historiske udvikling stor betydning for dens egen opfattelse af, hvorfor man ser ud som man gør på et givent tidspunkt, og den identitet som man har formet i den historiske udvikling. Anvendelse af modellen Modellen anvendes primært til at analysere og beskrive en given organisation. Modellen kan i et vist omfang forklare hvorfor organisationen fungerer som den gør, og hvor der eventuelt er en ubalance som skal håndteres. Endvidere kan modellen bruges til at afdække hvor der er potentielle indsatsområder ved en påtænkt ændring i en af variablerne. Som eksempel vil modellen kunne hjælpe med afdækning af hvilken betydning kan det tænkes at: - En planlagt fusion har?

7 Kritik af modellen Modellen både i den enkle og udvidede form kan naturligvis gøres til genstand for kritik. Dels er modellen skabt for lang tid siden, hvor den dominerende tilgang til organisationsanalyse var præget af en forholdsvis lineær og rationel tænkning, hvilket må siges ikke længere at gøre sig gældende. Endvidere kan man selvfølgelig udfordre modellen for de valgte variabler, som naturligvis kunne have været anderledes. I et mere systemisk og socialkonstruktivitisk perspektiv kan man selvfølgelig savne variabler som netværk/relationer, kommunikation, meningsskabelse og afstikkeren magt/styring. Man kan selvfølgelig selv forædle modellen med de variabler som savnes, eller blot markere de begrænsninger som de eksisterende variabler medfører. I en modelteknisk tænkning kan man selvfølgelig altid vurdere hvornår man er tilpas dækket af betydende variabler. Videnskabsteoretisk retning Det kan være svært at placere modellen videnskabsteoretisk. På den ene side er dens fundament baseret på en forholdsvis rationel og lineær tænkning og tro på at en organisation kan analyseres ud fra få variabler, hvilket må sige at ligge i et forholdsvis positivistisk paradigme. På den anden side åbner modellen også for brug af andre understøttende teorifragmenter som befinder sig i en anden videnskabsteoretisk kontekst. Modellen kan kategoriseres som forholdsvis rationel neo-positivistisk, men kan også bevæge sig mod en mere konstruktivistisk ved brug af understøttende teorifragmenter som er i dette paradigme. Man kan så reflektere over, om en sammenflettet teorianvendelse ændrer ved den positivistiske basis, eller om man skal fastholde denne ud fra teoriens ophav og grundform.