Styringsmanual. Principper og retningslinjer mv. for gennemførelse af byggeprojektet ved Nyt OUH

Transkript

1 Styringsmanual Principper og retningslinjer mv. for gennemførelse af byggeprojektet ved Nyt OUH Region Syddanmark og Projektorganisationen for Nyt OUH, version 2.0 UDGAVE af 4. juni 2012

2 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 Baggrunden for udarbejdelse af en styringsmanual... 3 Styringsmanualen tilblivelse, godkendelse, revision og dokumentation BAGGRUNDEN FOR BYGGEPROJEKTET Regionsrådets plan for sygehusstruktur og psykiatriplan Fremtidens sygehusstruktur Udmeldinger fra Regeringen og det nedsatte Ekspertudvalg Erik Juhl Udvalget Vision og målsætninger for byggeriet af Nyt OUH Fysisk planlægning af området ved Syddansk Universitet og det nye universitetshospital NYT OUH ORGANISERING, MILEPÆLE OG FREMDRIFTS-RAPPORTERING Organisation og ansvar for gennemførelsen af byggeriet af Nyt OUH Delegation af beslutningskompetence i forbindelse med Nyt OUH Organiseringen af den operationelle ledelse af projekt Nyt OUH Tidsplan for politisk inddragelse og for realisering af Nyt OUH ØKONOMISTYRING OG CONTROLLING Den foreliggende styringsopgave De økonomiske rammebetingelser for kvalitetsfondsbyggeriet Økonomiske rammer for det samlede Nyt OUH Budgetmodel - model for udvikling i økonomioverslag Økonomisk beredskab Opgavefordeling i forbindelse med controlling og ekstern revision Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen Forhold omkring indeksering af budgetter RISIKOSTYRING Organisering Risikostyringsmetodik RAPPORTERING - MÅLGRUPPER, HYPPIGHED OG INDHOLD DOKUMENTATION, ARKIVERING MV Region Syddanmarks registreringspligt Særlige dokumentationskrav ved etablering af Nyt OUH BILAG 1 ENDELIGT TILSAGN OM MEDFINANSIERING FRA KVALITETSFONDEN TIL NYT OUH BILAG 2 OVERSIGT OVER REGIONSRÅDETS SAGER OM NYT OUH BILAG 3 RETNINGSLINJER FOR DOKUMENTHÅNDTERING I PROJEKT- ORGANISATIONEN FOR NYT OUH..25 2

3 Indledning Formålet med denne styringsmanual er at skabe det administrative grundlag for gennemførelsen af byggeriet af Nyt OUH, det nye universitetshospital i Odense. Regionsrådet i Region Syddanmark tiltrådte i september 2008, at der opføres et nyt universitetshospital betegnet Nyt OUH på området ved Syddansk Universitet i Odense. I såvel regionsrådets akutplan Fremtidens sygehuse i Region Syddanmark for det somatiske område som i psykiatriplanen betegnet Fremtidens psykiatri er forudsat opførelsen af et nyt universitetshospital i Odense. I juni 2011 har Region Syddanmark fået endeligt tilsagn fra staten om medfinansiering af den somatiske del af Nyt OUH fra Kvalitetsfonden. Med vedtagelsen af budget 2012 har Region Syddanmark besluttet også at opføre såvel børn- og unge, som voksenpsykiatri som en del af Nyt OUH. Baggrunden for udarbejdelse af en styringsmanual Denne styringsmanual supplerer og erstatter det allerede gældende administrative regelsæt som Region Syddanmark har vedtaget for bygge- og anlægsarbejder, og som fremgår af Regler for Byggeri i Region Syddanmark og Regler for økonomistyring og registreringspraksis. 1 Når det er fundet relevant at lave en særlig styringsmanual for projektet til etablering af Nyt OUH skyldes det, at dette byggeprojekt både i størrelse og kompleksitet adskiller sig fra Region Syddanmarks sædvanlige projekter. Denne kompleksitet gælder både det fysiske byggeprojekt og den bevillingsmæssige styring og rapportering, som har hovedfokus i denne styringsmanual. Den administrative kompleksistet kan således anskueliggøres ved: At projektet både vedrører en somatisk del, som har opnået finansiering af den statslige kvalitetsfond og en psykiatrisk del, som alene finansieres med regionens egne midler At der for projekter, som har opnået finansiering fra Kvalitetsfonden efterfølgende er indført særlige regler både til budgetoverholdelse og om periodisk rapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Styringsmanualen har til formål at redegøre for, hvorledes projekterne tænkes gennemført, herunder: Hvornår og hvordan den politiske inddragelse vil ske i forhold til projektets fremdrift Hvordan projektorganisationen vil blive tilrettelagt og udviklet i løbet af gennemførelsesperioden Hvordan der opbygges en systematisk risikostyring om væsentlige dele af projektet Hvordan rapporteringen tilrettelægges, herunder hvordan der sikres en projektcontrolling, som er uafhængig af den etablerede projektorganisation Opbygningen af styringsmanualen om ovenstående 4 punkter er sket i overensstemmelse med de anbefalinger som udspringer af en redegørelse, som er udarbejdet i regi af Danske Regioner, og som byggede på en gennemgang af regionernes eksisterende projektstyringssystemer samt med inddragelse af erfaringer fra gennemførelsen både nationalt og internationalt af store anlægsprojekter over de senere år. I denne 2. version af styringsmanualen er sket en videreudvikling af styringsmanualens oprindelige styringsanvisninger i takt med at projektet har udviklet sig. 2 Herudover er de yderligere styringsmæssige krav der er kommet fra statslig side indarbejdet. I styringsmanualen er henvist til retningslinjer og beskrivelser både med hensyn til projektets organisering, risikostyring og økonomistyring, som det blandt andet fremgår af: projektets Projekthåndbog, en særlig Risikohåndbog som er udarbejdet i samarbejde mellem den etablerede projektorganisation, Projektorganisation for Sygehusbyggeri og de tilknyttede rådgivere samt 1 Begge regelsæt er, at finde på regionens intranet version blev godkendt på regionsrådsmødet 26. april

4 en Controllingmanual, som er under udarbejdelse i samarbejde mellem Projektorganisation for Sygehusbyggeri og regionens eksterne revision tilrettet til projektet for Nyt OUH. Styringsmanualen tilblivelse, godkendelse, revision og dokumentation Den foreliggende version 2.0 af styringsmanualen indstilles til godkendelse på regionsrådets møde den 27. august Økonomidirektøren er samtidig med regionsrådets godkendelse bemyndiget til at godkende nødvendige korrektioner og præciseringer af denne styringsmanual. Regionsrådet og Ekspertpanelet/Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse orienteres i det omfang det skønnes påkrævet. 4

5 1.0 Baggrunden for byggeprojektet Projektet til etablering af et Nyt OUH har sit afsæt i Sundhedsstyrelsens udmeldinger i december 2006 og foråret 2007 om grundlaget for tilrettelæggelse af den fremtidige akutmodtagelse på landets sygehuse Regeringens tilkendegivelser ved indgåelsen af Økonomiaftalen for 2008 af 11. juni 2007 om nedsættelse af et særligt ekspertpanel og en etablering af en særlig Kvalitetsfond til finansiering af sygehusbyggeri Forliget i Regionsrådet for Region Syddanmark af november 2007 om sygehusstrukturen i Region Syddanmark og den efterfølgende konkretisering i form af akutplan med tilhørende gennemførelsesplan for det somatiske område, samt psykiatriplan med tilhørende implementeringsplan for fremtidens psykiatri. Regionsrådets beslutning i september 2008 om igangsætning af byggesagen Regionsrådets beslutning om at etablere både børne- og unge, samt voksenpsykiatri sammen med den somatiske del af af Nyt OUH, som blev endeligt konfirmeret i forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 Nybygning af et universitetshospital forudsættes at ske samtidig med en flytning af den del af Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, som er placeret i lokaler på J.B Winsløws vej til et nybygget fakultet i forbindelse med Syddansk Universitets hovedmatrikel på Campusvej. 1.1 Regionsrådets plan for sygehusstruktur og psykiatriplan Med regionsrådets akutplan Fremtidens sygehuse i Region Syddanmark for det somatiske område foreligger en plan for det præhospitale område og en plan for den kommende somatiske sygehusstruktur. Tilsvarende foreligger inden for det psykiatriske område en psykiatriplan betegnet Fremtidens psykiatri. Visionen for den nye sygehusstruktur er at sikre højest mulig kvalitet i modtagelse, udredning og behandling af akutte patienter. Det er endvidere visionen at sikre fastholdelse og udvikling af et stærkt universitetssygehus i Region Syddanmark, der kan levere højt specialiseret behandling og markere sig fagligt både nationalt og internationalt. Ved indgåelse af forliget i november 2007 om sygehusstrukturen i Region Syddanmark var der enighed om, at der for at sikre den ønskede udvikling af regionens universitetshospital skal ske nybygning af universitetshospitalet ved Syddansk Universitet i Odense tæt på motorvejen. 1.2 Fremtidens sygehusstruktur Udmeldinger fra Regeringen og det nedsatte Ekspertudvalg Erik Juhl Udvalget Etableringen af det nye universitetshospital i Odense og de sideløbende store sygehusbyggerier både i Region Syddanmark og landets øvrige regioner har udgangspunkt i økonomiaftalen for Heri udtrykte regeringen og Danske Regioner enighed om, at fremtidens sygehusstruktur skal sikre et sundhedsvæsen, der er drevet af professionalisme, leverer høj kvalitet samt sikrer sammenhæng og tilgængelighed for patienterne. For at understøtte målsætningerne for fremtidens sygehusstruktur var der enighed om, at der skal realiseres betydelige investeringer over en længere årrække. For at sikre et grundigt beslutningsgrundlag i processen for regionernes ændringer af strukturen i sygehussektoren nedsatte de to parter et ekspertpanel, der frem til ultimo 2008 gennemførte en screening af de fem regioners større strukturelle anlægsprojekter. Ekspertpanelet afgav derefter indstilling til regeringen om, hvorvidt disse anlægsprojekter lever op til principperne (defineret i økonomiaftalen for 2008) for moderne sygehusstruktur og en sammenhængende sygehusstruktur. I ekspertudvalgets betænkning fra november 2008 og senere i Regeringens udmelding af januar 2009 blev det anbefalet, at der nybygges et akutsygehus i forbindelse med Syddansk Universitet til erstatning for det eksisterende Odense Universitetshospital. Samtidig fastlagde regeringen på baggrund af ekspertudvalgets anbefaling, at den samlede økonomiske ramme for dette byggeri fastlægges til i alt 6,3 mia. kr. 5

6 opgjort i et prisniveau svarende til 2009 PL. 3 I regeringsudmeldingen blev samtidig udmeldt en række betingelser i tilknytning til Nyt OUH, som forudsattes opfyldt forud for et endeligt tilsagn. Ved regeringens udmelding blev samtidig fastlagt, at finansieringen sker med 62,5 % fra den statslige kvalitetsfond, mens regionerne skal egenfinansiere de resterende 37,5 %. Der er efterfølgende åbnet mulighed for, at 1/3 af egenfinansieringen kan ske ved låneoptagelse. Økonomiaftalen for 2010 mellem regionerne og regeringen fastlægger, at der fra 2010 og fremad hensættes 1,0 mia. kr. årligt, som en opsparingsordning til den forudsatte regionale egenfinansiering af kvalitetsfondsbyggerierne. Region Syddanmarks andel heraf udgør ca. 22%. På baggrund af ekspertpanelets udmelding af 17. april 2009 om formkravene til projektansøgningerne traf Regionsrådet på sit møde den 24. august 2009 beslutning om tilrettelæggelsen af arbejdet forud for ansøgning om ekspertpanelets endelige godkendelse af byggeriet af Nyt OUH. På dette tidspunkt var der tilknyttet en gennemgående bygherrerådgiver, som sammen med den etablerede projektorganisation for Nyt OUH udarbejdede et aktivitetsbaseret byggeprogram, som skulle danne baggrund for en ansøgning om endeligt tilsagn om støtte fra kvalitetsfonden. Ansøgning om endeligt tilsagn blev afsendt i juni 2010, men blev returneret fra ekspertpanelet, da ansøgningen var baseret på opretholdelse af en akutmodtagelse i Svendborg. Regionsrådet traf derfor i december 2010 beslutning om en ændret akutstruktur i Region Syddanmark, hvor der forudsattes en ændret opgavefordeling mellem det nye sygehus i Odense og sygehusmatriklen i Svendborg, som blandt andet indebar, at akutmodtagelsen i Svendborg på sigt omdannes til en døgnåben skadestue med lægeligt backup. På baggrund heraf blev der udarbejdet en ny ansøgning til ekspertpanelet, og Ekspertpanelet/Regeringen meddelte herefter det endelige tilsagn i juni 2011, jævnfør Bilag 1. Sideløbende med at det endelige tilsagn har været behandlet i ekspertpanelet har der været afholdt en projektkonkurrence for at udpege den totalrådgiver, som skal stå for den konkrete udformning af det nye universitetshospital. Dette arbejde er foregået i to tempi, og resultatet heraf var, at konsortiet Medic OUH i juni 2011 kunne udpeges som totalrådgiver med et tilhørende projekt for Nyt OUH. 1.3 Vision og målsætninger for byggeriet af Nyt OUH Sideløbende med forberedelsen af byggesagen for det nye universitetshospital i Odense har der mellem ledelsen for det eksisterende sygehus, direktionen på Odense Universitetshospital Sygehusledelsen i Psykiatrien, ledelsen på det sundhedsvidenskabelige fakultet på Syddansk Universitet og Projektorganisationen for Nyt OUH været igangsat et arbejde for at afklare idégrundlaget og målsætningerne for det nye universitetshospital. Dette arbejde har haft overskriften Vision for Nyt OUH. Det overordnede fokus på Nyt OUH er mennesket: Patienten, den pårørende og medarbejderen. Patienten skal sikres behandling af højeste faglige kvalitet og af international standard. Det opnås ved optimal drift med fokus på forskning, uddannelse, udvikling og samarbejde. På Nyt OUH skal der være sammenhængende patientforløb, hvor service og kvalitet vægtes højt. Patienten og de pårørende skal mødes med respekt, åbenhed og et højt informationsniveau. Nyt OUH skal være medarbejdernes hospital det bedste sted at arbejde. Et sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø har høj prioritet, ligesom der skal være fokus på personalets mulighed for personlig og faglig udvikling. Visionen for Nyt OUH er: Mennesket først 3 Pl-niveauet er Danske regioners pris- og lønindeks for anlægsinvesteringer i hvilket der er givet tilsagn til kvalitetsfondsprojekterne. 6

7 Gennem forskning uddannelse udvikling samarbejde Forskning: Nyt OUH skal være videnscenter med forskning på et højt internationalt niveau med grobund for attraktive internationale forskningsmiljøer og netværk. Uddannelse: Nyt OUH skal tilbyde uddannelse af høj international standard og inspirerende undervisning, hvor forskning og praksis går hånd i hånd. Udvikling: Nyt OUH skal være det innovative hospital først med det nye. Moderne organisations- og ledelsesformer skal understøtte en idérig kultur, hvor der er villighed og lyst til at gå nye veje. Samarbejde: Nyt OUH skal være en aktiv og integreret del af det omkringliggende regionale, nationale og internationale samfund. Der skal være en tydelig rød tråd mellem behandlingsforløb på universitetshospitalet og de øvrige tilbud i sundhedsvæsnet. En forudsætning for at kunne skabe gode samarbejdsrelationer til andre er, at Nyt OUH er præget af godt internt samarbejde 1.4 Fysisk planlægning af området ved Syddansk Universitet og det nye universitetshospital Fysisk planlægning vedrører ændringerne af et givet geografisk område med hensyn til f.eks. erhverv, bebyggelse, transport, infrastruktur, natur mv. Fysisk planlægning fastlægger rammerne for at opføre bygninger, anvende arealer, anlægge veje mm., for at skabe og bevare kvaliteter i det geografiske område. Bevarelse og beskyttelse af landskaber og miljøhensyn indgår med stor vægt i den fysiske planlægning. En forudsætning, for at fysisk planlægning på overordnet niveau kan lykkes, er tværgående koordinering med de implicerede parter. For Nyt OUH sker denne tværgående koordinering i samarbejde med de øvrige bygherrer i området omkring Syddansk Universitet, planmyndighederne i Odense Kommune og Naturstyrelsen, samt forsyningsselskaberne. Koordineringen finder sted for at sikre, at for eksempel de nødvendige forsynings- og infrastrukturprincipper er truffet og at anlæggene er på plads i området i tide. En VVM-undersøgelse (Vurdering af Virkninger af Miljøet) er en undersøgelse/redegørelse for, hvordan et projekt vil påvirke det omgivende miljø. I forbindelse med etablering af Nyt OUH, og de infrastrukturopgaver som af Odense Kommune og Vejdirektoratet ønskes udført herved, skal der udarbejdes flere separate VVM-undersøgelser, både af områder indenfor og udenfor Nyt OUH s grund. Samtidig med at Region Syddanmark opfører et nyt universitetshospital i Odense som erstatning for det eksisterende hospital i byen, ønsker Bygningsstyrelsen og Syddansk Universitet at opføre et nyt sundhedsvidenskabeligt fakultet, som skal integreres og bygges sammen med universitetshospitalet. På baggrund af en projektkonkurrence afsluttet i 2011, har Region Syddanmark og Bygningsstyrelsen samlet ansøgt planmyndighederne om tilladelse til at opføre universitets- og hospitalsprojektet - Nyt OUH og Nyt SUND. Naturstyrelsen har afgjort, at det anmeldte projekt er VVM-pligtigt (VVM: Vurdering af Virkninger på Miljøet). VVM-pligten indebærer, at projektet ikke kan realiseres, før der er udstedt kommuneplanretningslinjer for anlægget ledsaget af en redegørelse, der indeholder en vurdering af anlæggets virkning på miljøet, og der er meddelt tilladelse til projektet. Naturstyrelsen er VVM-myndighed og står for VVMprocessen. Kommuneplantillægget og VVM-redegørelsen udarbejdes i de fleste tilfælde af den berørte kommune. I dette tilfælde er Naturstyrelsen dog VVM-myndighed for projektet, da Naturstyrelsen varetager kommunalbestyrelsens opgaver og beføjelser for anlæg, hvor staten er bygherre for hele eller dele af anlægget. Odense Kommune udarbejder på basis af Naturstyrelsens kommuneplantillæg en lokalplan for området, der fastlægger de nærmere krav til disponeringen af området. 7

8 2.0 Nyt OUH organisering, milepæle og fremdrifts-rapportering 2.1 Organisation og ansvar for gennemførelsen af byggeriet af Nyt OUH Fra både Regionsrådet og statslig side blev det tidligt understreget, at byggeriet af de kommende store sygehuse (kvalitetsfondsbyggerierne), herunder Nyt OUH, af styringsmæssige årsager vil blive fulgt på meget nært hold. Dette skal naturligvis ses i lyset af de udfordringer, der er knyttet til styringen af store anlægsprojekter. Det er senest i forbindelse med meddelelse af det endelige tilsagn om medfinansiering fra den statslige kvalitetsfond understreget, at regionsrådet har ansvaret for gennemførelsen af projektet. Samtidig er der dog ved indgåelse af Økonomiaftalen for 2012 blevet fastslået, at Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, som et nyt tiltag iværksætter en procedure for opfølgning overfor kvalitetsfondsprojekterne, som indebærer, at der efter ministeriets godkendelse af projektets udgiftsprofil skal udarbejdes en kvartalsvis revisionspåtegnet rapportering om kvalitetsfondsprojekterne, som skal indsendes til ministeriets godkendelse. Ministeriet vil udarbejde en regnskabs- og revisionsvejledning i løbet af 2012, som nærmere beskriver de ministerielle krav De kommende forskrifter til rapportering mv. vil blive samordnet med Region Syddanmarks egen procedure for opfølgning, således at projektets styring i hovedsagen vil blive tilrettelagt efter sædvanligt gældende principper, men samtidig under iagttagelse af de ministerielt fastsatte regler. Det ligger således fast, at regionsrådet fortsat, i henhold til Regionsloven, har tilsynsforpligtelsen for gennemførelsen af anlægsprojekter i eget regi, ligesom Region Syddanmark er underlagt tilsyn fra Statsforvaltningen i henhold til Regionslovens 30. I praksis sker regionens tilsyn via forretningsudvalget og vil bl.a. omfatte tilsikring af følgende: At byggeorganisationen til enhver tid har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende måde At organisering og ansvarsfordeling sikrer en effektiv og troværdig byggestyring At økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger mellem for eksempel bygherrens og totalrådgiverens økonomiopgørelser At risikopolitikken er defineret, og at procedurer for risikovurdering, risikostyring og opfølgning på risici er udarbejdet og implementeret At arbejdsinstrukser for byggestyring er udarbejdet, følges og revurderes løbende At controllingmanualen og forretningsgange følges 2.2 Delegation af beslutningskompetence i forbindelse med Nyt OUH Af Regler for byggeri i Region Syddanmark fremgår en beskrivelse af den beslutningsproces, der som udgangspunkt skal følges i anlægssager i regionen. Regulativet finder anvendelse på alle projekter vedrørende bygge- og anlægsarbejder, hvor der i henhold til bevillingsreglerne skal søges særskilt anlægsbevilling. Formålet med byggeregulativet er at skabe klare og ensartede retningslinjer for den administrative og politiske behandling af alle regionens bygge- og anlægssager. De principper som er lagt til grund for bevillingsafgivelse søges videreført for nærværende større sygehusbyggeri. Omfanget af arbejdet med etableringen af et nyt universitetshospital i Region Syddanmark har medført, at regionens byggeregulativ fraviges på en række punkter: a. I forbindelse med anlægsprojekter varetages funktionen som den interne bygherrerådgiver typisk af Region Syddanmarks Bygningsafdeling, mens dette i forbindelse med etableringen af Nyt OUH sker ved den til formålet etablerede Projektorganisation for Nyt OUH. 8

9 På grund af projektets størrelse blev det allerede fra tidspunktet for igangsætning af projektet besluttet, at der skal knyttes en fast ekstern bygherrerådgiver til projektet, ligesom Projektorganisationen yderligere vil lade sig rådgive af interne og eksterne parter. b. Hvad der i byggeregulativet er betegnet som driftsområdet organiseres i forbindelse med opførelsen af Nyt OUH på den måde, at der nedsættes en styregruppe med repræsentanter fra regionens direktionsniveau og på sygehusledelsesniveau fra både somatik og psykiatri. Dermed afspejler styregruppen, dels at det nye universitetshospital i Odense skal rumme både somatiske og psykiatriske funktioner, dels regionens og projektets overordnede ledelse. c. Der er iværksat et planlægningsarbejde, som skal føre frem til et endeligt byggeprogram, og til det formål har regionsrådet meddelt en anlægsbevilling. I en senere fase vil der blive afsat rådighedsbeløb og anlægsbevillinger, dels til det fortsatte projekteringsarbejde, og dels til den etapevise realisering i den egentlige byggefase. På grundlag af det politisk godkendte byggeprogram (december 2012) meddeles anlægsbevilling til udarbejdelse af dispositionsforslag og projektforslag. Til realisering af projektet har Regionsrådet i sommeren 2008 etableret Projektorganisationen for Nyt OUH, som har det operative ansvar for gennemførelsen af projektet. Den overordnede projektorganisering fremgår af nedenstående figur 1, som beskriver den formelle politiske/administrative organisering af projektet, og hermed de politiske og administrative organer, som vil være inddraget i forbindelse med beslutninger vedrørende projektet. Figur 1: Organisation bag etableringen af Nyt OUH- Regionsrådet/ forretningsudvalget Innovationsudvalget Psykiatriudvalget Direktionen i Region Syddanmark Styregruppe for Nyt OUH Koordineringsgruppen ml. Region Syddanmark, SDU & Bygningsstyrelsen Projektorganisation for Nyt OUH Projektorganisationen for Nyt OUH er den operative organisatoriske enhed, som forestår opgaven med at få projektet gennemført ud fra de retningslinjer som udstikkes af Regionsrådet på baggrund af indstilling fra Forretningsudvalg og de særlige politiske udvalg: Innovationsudvalget og Psykiatriudvalget, som for perioden er etableret som rådgivende udvalg for regionsrådet i sager vedrørende blandt andet sygehusbyggeri og psykiatriområdet 9

10 Direktionen for Region Syddanmark Styregruppen for Nyt OUH., som på baggrund af regionsrådets beslutning herom har bygherrefunktionen for realiseringen af projektet Direktionen i Region Syddanmark indstiller forslag fra Styregruppen til godkendelse i de politiske udvalg. Der henvises herom til bilag 2 som beskriver beslutninger vedrørende projektet. Styregruppen som er det koordinerende administrative organ, består af fire hovedfunktioner/personer: (1) Sundhedsdirektør, (2) Psykiatridirektør, (3) Administrerende direktør på Odense Universitetshospital og (4) Administrerende sygehusdirektør i psykiatrien. Formand for styregruppen er sundhedsdirektøren i Region Syddanmark. Styregruppen har en række tilforordnede medlemmer. På samme organisatoriske niveau som styregruppen har Koordineringsgruppen mellem Region Syddanmark, SDU og Bygningsstyrelsen til opgave at koordinere mellem projektet vedrørende Nyt OUH og det sideløbende projekt SUND det sundhedsvidenskabelige fakultet. Dette forum drøfter sager af principiel karakter for begge byggesager og indstiller til hver af parternes respektive beslutningsfora. Koordineringsgruppen er etableret for at sikre et byggeri, der er med til at fremme samarbejdet omkring forskning og uddannelse, samarbejde med erhvervslivet og afdækning af mulighederne for eventuel fælles drift mellem hospital og universitet. 2.3 Organiseringen af den operationelle ledelse af projekt Nyt OUH I dette afsnit beskrives den administrative organisering, som Projektorganisationen for Nyt OUH i samarbejde med bygherrerådgiver og totalrådgiver har etableret for gennemførelsen af byggeprojektet. Der gives samtidig en kort redegørelse for indholdet af de fire hovedspor, som er byggeprojektets faglige hoveddisponering. Den operationelle og administrative ledelse af projektet varetages af Projektorganisationen for Nyt OUH. Projektorganisationen for Nyt OUH er bygherrens udførende og ansvarlige organisatoriske enhed gennem hele projektforløbet. Projektorganisationen for Nyt OUH ledes af en projektdirektør og viceprojektdirektør og omfatter medarbejdere med tværfaglig baggrund indenfor byggeri, sundhedsplanlægning, administration og kommunikation mm. Organisatorisk er Projektorganisationen for Nyt OUH en del af sundhedsstaben i Region Syddanmark. Figur 2: Den operationelle ledelse af projekt Nyt OUH 10

11 Bygherrerådgiver (BHR) for projektet er et konsortium af arkitektfirmaet C.F. Møller og ingeniørfirmaet NI- RAS. Det er bygherrerådgiverens opgave at bistå bygherren dvs. Region Syddanmark og mere direkte Projektorganisationen for Nyt OUH i forberedelsen og gennemførelsen af det samlede projekt. Juridisk rådgiver: Projektorganisationen for Nyt OUH har tilknyttet Advokatfirmaet Holst som særlig juridisk rådgiver. Projektorganisationen for Nyt OUH indgår sammen med bygherrerådgiver og totalrådgiver i Projektledelsesgruppen, der har den centrale ledelseskompetence i projektet og ledes af projektdirektøren for Nyt OUH. Projektdirektøren refererer til styregruppen. Herunder er organisationen opdelt i fire hovedspor benævnt hovedspor A, B, C og D. De fire spor er nærmere beskrevet i Projekthåndbogen. Rækkefølgen og emnerne for de fire spor repræsenterer et klassisk faseforløb for en bygnings tilblivelse, selvom sporene overlapper i praksis og mange opgaver vil blive løst i et tæt samarbejde mellem de enkelte spor. Der skal i processen ligeledes sikres tæt koordination mellem sporerne. En Totalrådgiver bestående af det til formålet etablerede konsortium Medic OUH er entreret til at varetage den interne ledelse i spor B, C og D, men har også en initierende koordinerende rolle på tværs af de fire spor. Figur 3 illustrerer totalrådgiverens rolle, som den ansvarlige og ledende i forhold til at indhente de nødvendige oplysninger (vist med de brede pile) for at skabe og udarbejde først et byggeprogram og efterfølgende et projekt. De øvrige spor er ansvarlige for at levere de informationer og oplysninger, der efterspørges (vist med de smalle pile). I spor C og D vil der desuden blive tilknyttet en lang række Underrådgivere, Entreprenører og Leverandører til at rådgive og producere/anlægge det fysiske projekt. Figur 3: Totalrådgivers rolle som koordinator 2.4 Tidsplan for politisk inddragelse og for realisering af Nyt OUH I projektets indledende fase har der været tilrettelagt en politisk involvering ud fra det hensyn, at Regionsrådet skulle sikres en tæt føling og en passende indholdsmæssig styring af projektet, samtidig med at man skulle undgå beslutningsmæssige flaskehalse i spørgsmål som kunne delegeres til administrativ 11

12 afgørelse. Af bilag 2 fremgår en oversigt over de politiske behandlinger, som har været forelagt i Regionsrådet siden etableringen af projektet til realisering af Nyt OUH. Med Økonomiaftalen for 2012 er det fastlagt, at regionsrådet skal godkende den kvartalsrapportering, som efterfølgende skal fremsendes til ministeriet. Der vil derfor opstå en fast kadence for rapportering, og det vil være naturligt, at der i øvrigt kan henlægges væsentlige beslutninger til afgørelse i regionsrådet samtidig med, at der i øvrigt rapporteres om projektet. Frigivelse af de statslige kvalitetsfondsmidler til Region Syddanmark til medfinansiering af Nyt OUH sker på baggrund af en udgiftsprofil for projektet, som er godkendt i ministeriet. Udgiftsprofilen kan løbende opdateres. Ved årsskiftet 2013/2014 skal der afholdes en større udgift til betaling af grunden til Nyt OUH. Derfor synes det hensigtsmæssigt, at der på det tidspunkt er frigivet midler fra kvalitetsfonden. Kvartalsrapporteringen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse indledes umiddelbart efter frigivelsen af de statslige midler. Uanset den kvartalsmæssige rapportering kan der dog primo 2012 opstilles 3 milepæle i perioden , som skal forelægges for Regionsrådet og som vil blive søgt koordineret med nævnte rapportering: Forelæggelse af endeligt byggeprogram til godkendelse (december 2012) Forelæggelse af dispositionsforslag til godkendelse (ultimo 2013) uden projekteringsstop Forelæggelse af projektforslag til godkendelse (i løbet af 2015) Forelæggelse af bevillingsmæssige ændringer såfremt licitationsresultaterne nødvendiggør dette Herudover vil der ske løbende kvartalsvis rapportering om projektets fremdrift i forhold til økonomi, tid og kvalitet 3. 0 Økonomistyring og controlling 3.1 Den foreliggende styringsopgave De økonomiske rammebetingelser for byggeprojekt ved Nyt OUH adskiller sig væsentligt fra Region Syddanmarks sædvanlige byggeprojekter. Dels er projektet væsentligt større end tidligere sete anlægsprojekter, og dels har projektet gennemløbet en omfattende planlægnings- og godkendelsesprocedure, som endnu ikke er afsluttet. Endeligt kan der nu forudses en projektopfølgningsfase som ligeledes vil indebære rapportering til centrale myndigheder i et omfang, som heller ikke har været set tidligere. Projektet ved Nyt OUH adskiller sig endvidere fra regionens anlægsprojekter ved at der samtidig skal bygges en somatisk del med finansiering af den statslige kvalitetsfond, og herudover en psykiatrisk del, som alene sker med finansiering af regionens egne likvide midler De økonomiske rammebetingelser for kvalitetsfondsbyggeriet Rammerne for kvalitetsfondsbyggeriet er dels blevet fastlagt i Økonomiaftalerne som er indgået mellem regeringen og regionerne siden 2007, i løbende udmeldinger fra regeringen, i det endelige tilsagn, som ministeriet har givet, jævnfør bilag 1, og endelig af det regelsæt (regnskabsinstruks, revisorerklæring og revisorinstruks), som er under udarbejdelse i medfør af Økonomiaftalen for 2012, men som endnu ikke kendes i sin helhed. Projektets rammebetingelser er et samlet budget på 6,3 mia. kr. i et prisniveau svarende til 2009 pl-niveau på baggrund af et forventet byggeomfang på m 2, at budgettet er inkl. inventar, IT og medicoteknisk udstyr, og at der ikke kan forventes givet tillægsbevillinger til den udmeldte tilsagnsramme på 6,3 mia. kr. at 20 % af det afsatte budget svarende til 1,2 mia. kr. skal anvendes til anskaffelse af IT, inventar og medicoteknisk udstyr at det i forlængelse af projektets afslutning skal dokumenteres, at byggeriet har medført en effektiviseringsgevinst svarende til mindst 8 % af Odense Universitetshospitals driftsbudget, eller ca. 348 mio. kr. i et prisniveau svarende til et 2010 pl-niveau 12

13 Samtidig med at projektet har fået regeringens endelige tilsagn er det meddelt, at der skal udarbejdes en udgiftsprofil for projektet, som skal godkendes i ministeriet, og at der herefter på kvartalsbasis skal ske en kvartalsvis revisionspåtegnet rapportering, som overfor ministeriet skal vise, at projektet udvikler sig indenfor de definerede tidsmæssige og økonomiske rammer. Medio 2012 er de helt detaljerede forskrifter for anmeldelse af udgiftsprofil og rapportering stadig under udarbejdelse i ministeriet Økonomiske rammer for det samlede Nyt OUH Regionsrådet har i forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 besluttet, at der sideløbende med etablering af den somatiske del af Nyt OUH skal nybygges til både børne- og unge-, samt voksenpsykiatri på matriklen ved Syddansk Universitet. Det samlede byggeri skal gennemføres i en fælles projektorganisering under ledelse af Projektorganisationen for Nyt OUH og under medvirken af de valgte rådgivere og de to driftsorganisationer fra de eksisterende somatiske og psykiatriske sygehuse. Det er planlagt, at de to byggesager skal gennemføres i en samlet proces. På grund af de særlige vilkår, som knytter sig til kvalitetsfondsfinansieringen, vil det være nødvendigt sammen med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og den eksterne revision at fastlægge vilkår for regnskabsaflæggelse mv. Disse vilkår er under afklaring, men afventer, at Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse får færdiggjort det præcise regelsæt for kvalitetsfondsbyggeriet. Til realisering af de to byggerier gælder herefter følgende arealmæssige og økonomiske rammer: Tabel 1: Oversigt over arealer og økonomi fordelt på psykiatri og somatik Somatik Psykiatri Bruttoareal m m 2 Økonomi mio. kr. (2009-pl) 593 mio. kr. (Indeks 124,9) Budgetmodel - model for udvikling i økonomioverslag Senest i forbindelse med afslutningen af dispositionsforslaget i 2013 skal foreligge en plan for realiseringen af det samlede byggeprojekt i delprojekter, som skal danne baggrund for et samlet projektforslag til successiv realisering gennem delprojekter. Det forventede projektforløb er skitseret i nedenstående, hvor det er angivet, at projektet Medio 2012 er i byggeprogramfasen. Efter byggeprogramfasen vil der i dispositionsforslagsfasen og projektforslagsfasen ske en opdeling af det samlede projekt i delprojekter til etapevis etablering. Det er planlagt, at der skal afsættes både rådighedsbeløb og anlægsbevillinger for de enkelte delprojekter i forbindelse med godkendelsen af projektforslaget i 2015/16, således at disse bevillinger vil være rammesættende for de licitationer, som afholdes når projektet er detailprojekteret (efter udarbejdelse af hovedprojekt). Regionsrådet vil få forelagt evt. forslag til bevillingsmæssige ændringer, hvis licitationerne nødvendiggør dette, men ellers forudsættes Regionsrådet alene orienteret om licitationerne i forbindelse med den løbende rapportering. Med en opdeling af byggeprojektet i eksempelvis 12 delprojekter kan det samlede budget for det somatiske område herefter forventes opdelt i ca. 20 bevillinger. Ud over bevillinger til delprojekterne, er der eksempelvis tale om bevillinger til udstyr og grundstyr, samt projekteringsbevillinger. Tilsvarende vil rammen for det psykiatriske område på ca. 600 mio. kr. blive opdelt i en række delbevillinger. 4 Der er tale om Region Syddanmarks benyttede indeks i anlægssager. Når vilkår for regnskabsaflæggelse er godkendt, vil Regionsrådet få forelagt et forslag til en parallel økonomisk ramme for det psykiatriske byggeri, som forudsættes at bygge på samme reguleringsmekanismer som det somatiske byggeri. 13

14 Figur 4: Faseopdeling og tidsplan for gennemførelse af Nyt OUH Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har stillet krav om, at ovennævnte kvartalsvise rapportering skal påbegyndes efter at ministeriet har godkendt projektets udgiftsprofil. Godkendelsen af en udgiftsprofil skal sammenlignes med regionsrådets afgivelse af en samlet anlægsbevilling for alle delprojekterne som udgør Nyt OUH, og ved ansøgningen om godkendelse skal der derfor samtidig for alle delprojekter angives den periode, hvori delprojekterne forventes realiseret. Når en udgiftsprofil er godkendt vil staten påbegynde udbetaling af midler fra kvalitetsfonden, ligesom de midler der er indbetalt til en spærret konto kan frigives i takt med at udgifterne afholdes. Indtil da finansieres udgifterne til kvalitetsfondsprojektet af regionens likvide beholdninger. Det påregnes at anmeldelse af udgiftsprofil sker omkring årsskiftet 2013/14. Udgiftsprofilen kan løbende ændres og sendes til godkendelse i Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Økonomisk beredskab I forbindelse med regeringens endelige tilsagn til medfinansiering med kvalitetsfondsmidler, er der stillet krav om, at der beskrives en procedure for Regionens håndtering af ændringsønsker med udgiftskonsekvenser i den videre proces (change requests). Som led heri opstilles og besluttes et prioriteret katalog over de umiddelbare projekttilpasninger, der kan gennemføres, hvis der opstår budgetproblemer i projektet. Proceduren for håndtering af projektmæssige ændringer i grænsefladen mellem projektet og det politiske system er den, at projektet bringer væsentlige ændringer med økonomisk konsekvens til beslutning i styregruppen. Styregruppe tager stilling til, om de kan træffe beslutning på baggrund af de udstukne retningslinjer fra Regionsrådet eller om forslaget har en karakter, så det skal bringes videre til politisk beslutning i Regionsrådet. Projektet skal sikre styringsmæssige handlemuligheder ved, at udarbejde et prioriteret katalog over henholdsvis mulige tilvalg og fravalg ved afslutning af hver fase, dog tidligst ved godkendelse af udbetalingsprofilen. Til- og fravalg detaljeres og den tilhørende økonomi estimeres svarende til fasens afklaringsniveau, dog kan tilvalg i faser efter projektforslagsfasen detaljeres og estimeres svarende til projektforslagsniveau. Prioriteringen anvendes ud fra en helhedsorienteret tilgang, således at projektet indstiller en kombination af projekttilretninger til styregruppen, af det eller de højest prioriterede forslag på listen, der imødekommer den budgetmæssige og indholdsmæssige udfordring i projektet på det givne tidspunkt. Uanset at der er forslag på listen, der måtte have en højere prioritet, men som ikke imødekommer den konkrete udfordring. 14

15 Herudover har projektet indarbejdet en incitamentsaftale med totalrådgiver, der tilsikrer fokus på projekttilretninger som styringsredskab samt overholdelse af såvel licitationsbudgetter som budgetter for byggeriets udførelse. Der er såvel økonomiske incitamenter som sanktioner i forbindelse med overholdelse af budgetter for de enkelte delprojekter. Der påregnes også indarbejdet incitamenter i entrepriseaftalerne for de enkelte delprojekter, således at samme motivation tilsikres hos entreprenørerne. Incitamentsaftalen er målrettet delprojekterne, således at der er mere end én mulighed for succes. I tilfælde med kun et incitament (en bonus) er det før set at engagementet i incitamentet forsvinder, når projektet begynder at få problemer og bonussen er uden for rækkevidde. I dette projekt er der indbygget mulighed for læring fra det ene delprojekt til det næste. Projektets reservestrategi er indarbejdet i incitamentsaftalen og er som følger og fremgår af nedenstående figur 5. I byggeprogramfasen er til det samlede projekt afsat 22 % af håndværkerudgifterne til reserver, fordelt mellem uforudseelige forhold (7 %), entreringsrisiko (5 %) og udførelsesrisiko (10 %). Igennem projekteringsforløbet frem mod licitation falder andelen af reserver til uforudseelige udgifter fra 7 % til 3 % grundet projektets øgede afklaringsniveau. Efter licitationen bortfalder ikke anvendt entreringsrisiko (5 %) og den anvendes delvis til udbetaling af bonus til totalrådgiver, såfremt delprojektets samlede licitationsresultat falder inden for en nærmere bestemt del af budgetrammen for delprojektet. Til udførelsesfasen er der således en reservebeholdning på 13 % af håndværkerudgifterne i det enkelte delprojekt, fordelt på 3 % til uforudseelige forhold og 10% til udførelsesrisiko. Er der efter endt udførelse af delprojektet reserver tilbage på 5 % eller derover, anvendes disse delvis til udbetaling af bonus til totalrådgiver og entreprenører. Figur 5: Illustration af budgetreserver ved Nyt OUH Samlet reserve 22% 21% 19% 18% 13% Udførelsesrisiko 10% 10% 10% 10% 10% Entreringsrisiko 5% 5% 5% 5% 3% Uforudsete 7% 6% 4% 3% Budgetramme Budgetramme Budgetramme Budgetramme Budgetramme Licitation PROGRAM- DISPOSITIONS- PROJEKT- HOVED- UDFØRELSE FASEN FORSLAG FORSLAG PROJEKT 3.2 Opgavefordeling i forbindelse med controlling og ekstern revision For at sikre, at projektet forløber på betryggende vis og at det lever op til gældende eksterne krav er der behov for, at der føres et tilsyn med byggerierne. Denne controlling skal både udføres af den etablerede projektorganisation, og af uvildige eksterne personer. Det overordnede mål med tilsynet er, at sikre at man til hver en tid kan opnå et retvisende billede af projektet med hensyn til økonomi, fremdrift, kvalitet, dokumentation m.m. Kontrollen er som vist i nedenstående pyramide baseret på en omhyggelig udførelse og egenkontrol på det egentlige operative niveau, og tilsynet er herefter tilrettelagt med en projektcontrolling i Projektorganisationen for Nyt OUH og en efterfølgende controlling dels fra Økonomi- og sundhedsstaben for så vidt angår den somatiske del og dels fra psykiatristaben for så vidt angår den del der vedrører den psykiatriske del. Efterfølgende foretages et eksternt review fra regionens eksterne revisor. 15

16 Figur 6: Opgavefordeling i forbindelse med controlling Ekstern revisions/review Regional controlling Økonomi- og sundhedsstaben Projektcontrolling Projektorganisationen for Nyt OUH Udførelse og løbende egenkontol (operativ controlling) Totalrådgiver/Bygherrerådgiver/Projektafdeling I Nedenstående er mere specifikt redegjort for ansvarsområder under hvert enkelt niveau. For en uddybning af arbejdsopgaverne i de enkelte niveauer henvises til den controllingmanual, som færdiggøres medio Til dokumentation af det tilsyn der skal foretages i henhold til controllingmanualen skal der foreligge en controllinglog, hvoraf den udførte controlling vil fremgå, herunder hvad, hvornår og af hvem den er foretaget. Opbygningen af controllingproceduren sker ud fra et princip om, at de overliggende niveauer baserer sig på controllingen på de underliggende nivauer, men at der samtidig foretages en kvalitetskontrol heraf. Controllingen bygger endvidere på, at der sker en dokumentation af den controlling der foretages. Udførelse og løbende egenkontrol Den daglige kontrol udføres i Projektorganisationen for Nyt OUH og af projektets rådgivere (bygherrerådgiver og totalrådgiver). Det omhandler blandt andet økonomi-, risiko- og projektstyring. Med egenkontrollen skal man sikre sig at de, i controllingmanualen, beskrevne retningslinjer overholdes i det daglige arbejde. Dette dækker blandt andet over: Kontrollere fakturaer som forudsætning for udbetalinger i henhold til indgåede aftaler. Sikre korrekt klassifikation af udgifter. Kvalitetssikre projektmateriale (tegninger, beskrivelser mv.) Projektcontrolling Projektcontrollingen foretages af Projektorganisationen for Nyt OUH. Controllingen kan foretages af en enkelt eller flere personer i organisationen. Det er dog vigtigt at der ikke er personsammenfald mellem de enkelte niveauer. Controllingen skal sikre, at projektet er indenfor budgetrammen i forhold til tid, økonomi og kvalitet samt at der er fokus på risici. Controllingens opgaver omfatter blandt andet: Tilsyn med de tilknyttede rådgivere eller underrådgiver I samarbejde med bygherrerådgiver, totalrådgiver og den udførende del af de daglige kontroller, at kvalitetssikre dokumentation og datagrundlag for budgetter og analyser. Sikre at styrende dokumenter overholdes. Sikre at risikologen er opdateret For en uddybning af de enkelte punkter i projektcontrolling henvises til controllingmanualen. 16

17 Regional controlling Regionens Økonomi-, Sundheds- og Psykiatristabs arbejdsopgaver i forbindelse med gennemførelsen af projektet er, at tilse at projektet udføres i overensstemmelse med de givne retningslinjer, herunder at føre bevillingskontrol. Denne kontrol og heraf afledte rapportering sker primært overfor Regionsrådet. Arbejdsopgaverne omfatter: Sikring af, at politiske beslutninger efterleves (bevillings- og rammekontrol mht. tid, økonomi og kvalitet) Facilitatorer i forbindelse med sagsbehandling overfor ministeriet/andre eksterne parter, herunder: o Sikre overholdelse af retningslinjer ift. rapportering fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (gælder kun den somatiske del af Nyt OUH) o Overholdelse af retningslinjer af materiale til ekstern revision ift. krav herom Selvstændigt tilsyn med projekternes arbejde herunder overholdelse af procedurer i controllingmanualen Projektorganisation for Sygehusbyggeri vil foretage bevillingskontrol i forbindelse med den kvartalsvise rapportering samt medvirke som facilitator i forbindelse med fremskaffelse af materialet til brug for den eksterne revisions gennemgang og rapportering til regionsråd og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Projektorganisation for Sygehusbyggeri skal sikre løbende overholdelse af controllingprocedurerne, således at det tidsmæssige pres ved hver kvartalsrapportering lettes. Projektorganisation for Sygehusbyggeri udarbejder en egentlig controllingrapport ved hver kvartalsopfølgning der tilgår projektledelsen såvel som den eksterne revision. Eksternt revisionsreview (Somatikken) For at sikre det uvildige element i forbindelse med den løbende rapportering overfor Forretningsudvalget, Regionsrådet og ministeriet inddrages regionens eksterne revision i vurderingen af sundhedsstabens kvartalsvise rapportering til Regionsrådet. Den eksterne revision vil løbende foretage monitoreringen af projektet, men hovedfokus vil være omkring de kvartalsvise rapporteringer. Region Syddanmarks eksterne revision inddrages herudover i henhold til de gældende regler for økonomistyring og regnskabspraksis ved påtegning af det endelige anlægsregnskab. 3.3 Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen omfatter alle opgaver i forbindelse med registrering af økonomiske hændelser (bogholderi, registrering og vedligeholdelse af styrende budgetter, likviditetsbudgetter, debitorer og kreditorer mv.) Den overordnede økonomistyring tilrettelægges inden for rammerne af Region Syddanmarks økonomisystem. Bogføring og bevillingskontrol skal ske i økonomisystemet og ligeledes skal alle udbetalinger ske i økonomisystemets udbetalingsdel. Bilagskontrol og arkivering sker som følge heraf elektronisk i Økonomisystemet. Uafhængigt af økonomisystemet forudsættes etableret et parallelt budget- og rapporteringssystem og et entreprisestyringssystem. 3.4 Forhold omkring indeksering af budgetter Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har meddelt, at prisreguleringer for kvalitetsfondsprojekterne vil ske hvert år i juni måned i forbindelse med indgåelse af økonomiaftalerne for det kommende år. Der vil herved blive udmeldt : 17

18 En forventet stigning for det kommende år (i juni 2011 for ) En revideret stigning for indeværende år (i juni 2011 for ) En endelig regulering for foregående år (i juni 2011 for ) De hidtil udmeldte reguleringer og offentliggørelsestidspunkter for kvalitetsfondsprojekterne fremgår af nedenstående tabel 2. Den endelige regulering for perioden fra er herefter fastlagt til 1,0 % og den reviderede regulering for perioden fra er som angivet 2,3 %. Tabel 2: Prisreguleringer af kvalitetsfondsprojekter (jf. Danske Regioners hjemmeside) periode Bemærkning Forventet Revideret Endelig/ faktisk 1,7 pct. (juni 1,8 pct. (juni 0,4 pct. (juni hhv fremgår af 2009) 2010) 2011) økonomiaftaler 1,2 pct. (juni 2,3 pct. (juni (juni 2013) 2010) 2011) 1,0 pct. (juni (juni 2012) (juni 2013) (juni 2014) (juni 2015) 2011) Økonomi- og sundhedsstaben vil alene foretage fremregning af rådighedsbeløb på baggrund af de reviderede og de faktiske prisreguleringer, således at både rådighedsbeløb og anlægsbevillinger prisreguleres herved. Der vil af hensyn til den forskellige finansiering ske separat opgørelse af rådighedsbeløb og anlægsbevillinger til det somatiske og det psykiatriske byggeri, men det fastlægges, at prisreguleringen for de to bevillinger sker efter samme princip. Alle entreprisekontrakter med entreprenører vil blive indgået på det regelgrundlag der er fastlagt i Fastpriscirkulæret. Heri er angivet, at entreprisekontrakten indgås som en fastpriskontrakt, hvor entrepriserne prisreguleres for den del af arbejdet, som udføres senere end et år efter licitationsdagen. Det skal bemærkes, at der er forskel på de indeks, som Fastpriscirkulæret angiver, og de prisreguleringer som Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse angiver. Ministeriet har oplyst, at forskellen skal tages af projektets reserver. På tilsvarende vis skal indeksforskellen mellem ministeriets indeks og de indeks, som gælder for de allerede indgåede aftaler med bygherrerådgiver og totalrådgiver, reguleres over projektreserverne. 4.0 Risikostyring Det er formålet med risikostyringen, at man med en løbende overvågning af planlægnings- og byggeprocessen skal skaffe sig et retvisende billede af projektets risikoforhold, således at man ved at sætte fokus på aktuelle og fremtidige kritiske forhold, kan forhindre eller fjerne risici, der hindrer en succesfuld realisering af projektet. 4.1 Organisering Projektledelsesgruppen, under ledelsen af projektdirektøren, har det overordnede ansvar for risikostyringen i projektet. Der er udnævnt en risikomanager med baggrund inden for byggeteknik og -processer til at varetage den operationelle ledelse af risikoarbejdet, i tæt samarbejde med en nøglemedarbejder i projektorganisationen for Nyt OUH. Til implementering af risikoarbejdet i projektorganisationen skal nedsættes en risikogruppe med relevante parter fra eksempelvis Projektorganisationen for Nyt OUH, bygherrerådgiver og totalrådgiver og på sigt også relevante leverandører og entreprenører. Herudover vil relevante interessenter i projektet med relation til de identificerede risici, eksempelvis i grænselandet mod myndigheder og naboprojekter, blive involveret efter behov. 18

19 4.2 Risikostyringsmetodik Det er risikostyringens metodik: At identificere hændelser/emner, der potentielt kan få indflydelse på de fastsatte mål for projektet At skabe grundlag for at der kan tages kvalificerede beslutninger vedrørende risikoreduktion og opfølgning på identificerede risici At skabe overblik over roller og ansvar i risikostyringen Risikostyringens redskaber som blandt andet vil bestå af en risikohåndbog og et risikoregister - er under opbygning i et samarbejde mellem Projektorganisationen for Nyt OUH, Projektorganisation for Sygehusbyggeri, Bygherrerådgiver og Totalrådgiver. 5.0 Rapportering - målgrupper, hyppighed og indhold Rapportering om projektet vedrørende Nyt OUH skal sikre at man både på politisk og administrativt niveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift. Opbygningen af økonomisystemet skal sikre, at det er muligt med kort varsel at få en opdateret status vedrørende projektets økonomi. Denne styringsmanual fastlægger alene rammerne for den politiske/ledelsesmæssige rapportering, idet den projektinterne rapportering fastlægges og tilpasses af projektledelsen efter det aktuelle behov. Regionerne fastlægger i samarbejde med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse hvilken rapportering, der på kvartalsbasis skal forelægges for Regionsrådet og efterfølgende fremsendes til brug for ministeriets opfølgning overfor kvalitetsfondsprojekterne, som projektet for Nyt OUH udgør en del af. Denne rapportering vil blandt andet omhandle projekternes økonomiske stade, projektets fremdrift og en opfølgning på projektets risikoforhold. Denne rapportering vil ved forelæggelse for Regionsrådet være påtegnet af den eksterne revision. Det forudsættes at denne rapportering vil give et fuldstændigt billede, således at der som hovedregel ikke vil ske yderligere økonomisk staderapportering overfor regionsråd mv. Tabel 3: Detaljeringsniveau for afrapportering til ministeriet og Regionsrådet Bygherre Projektrådgivning Grundudgifter Byggeudgifter Delprojekt 1 Delprojekt 2 Delprojekt 3. Delprojekt n Medicoteknik, IT og inventar Projektledelse og rådgivning Medicoteknik IT Løst inventar Teknisk inventar I alt Somatik Psykiatri I alt Ovennævnte rapportering vil blive fastlagt i samarbejde mellem regionerne og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i løbet af 1. halvår af

20 Ovenstående tabel viser den forventede specifikationsgrad anvendt overfor ministeriet, og som ligeledes vil udgøre den specifikation som regionsrådets bevillinger vil blive fastlagt efter når det endelige projektforslag foreligger. 6.0 Dokumentation, arkivering mv. Der skal foretages en systematisk dokumentation og arkivering både fordi Region Syddanmark som offentlig myndighed har pligt til dette og fordi en rationel og hensigtsmæssig opgavevaretagelse tilsiger at man skal være i stand til at genfinde afsendte og modtagne dokumenter og interne arbejdspapirer. 6.1 Region Syddanmarks registreringspligt Region Syddanmarks registreringspligt indebærer, at regionen har et ansvar for at registrere og dokumentere sit arbejde. I forbindelse med elektronisk sags- og dokumenthåndering (EDSH) skal organisationen således leve op til kravene i følgende love: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Arkivloven (herunder bekendtgørelse om aflevering af elektroniske arkivalier). Derudover bør regionen følge god forvaltningsskik, som ifølge Ombudsmandens årsberetning 1993 indebærer følgende:..god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommende og udgående post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt. For en nærmere beskrivelse af krav i medfør af de nævnte love henvises til Region Syddanmark intranet, hvor dette er beskrevet. De stillede krav til dokumentation og arkivering løses i Region Syddanmark ved anvendelse af det elektroniske arkivsystem Acadre, hvor det i et sagsmappesystem er muligt for den enkelte medarbejder at registrere indgående og udgående dokumenter. Projektorganisationen for Nyt OUH som organisatorisk er en del af Sundhedsstaben foretager sin arkivering ved hjælp af Acadre. 6.2 Særlige dokumentationskrav ved etablering af Nyt OUH I forbindelse med gennemførelsen af den kommende store byggesag er det en særlig udfordring for dokumentations- og arkiveringssystemet at håndtere de mange interne og eksterne parter der deltager undervejs i processen. Der er derfor opbygget et særskilt arkivsystem parallelt med Acadre, hvortil der er adgang til at forespørge og arkivere dokumenter for både medarbejdere ansat i Region Syddanmark og hos tilknyttede rådgivere mv. Se eventuelt Bilag 3, som beskriver de interne retningslinjer for dokumenthåndtering i Projektorganisationen for Nyt OUH. 20

21 Bilag 1 Endeligt tilsagn om medfinansiering fra Kvalitetsfonden til Nyt OUH

22 22

23 23

24 Bilag 2 Oversigt over regionsrådets sager om Nyt OUH September2008 December 2008 Nyt OUH - igangsætning af byggesag Høringssvar til Odense Kommune vedrørende Helhedsplan for arealerne omkring Syddansk Universitet Februar 2009 Forslag til proces for navngivning af nyt universitetshospital i Odense Februar 2009 Høringssvar til Odense Kommunes forslag til Trafik- og mobilitetsplan Marts 2009 Orientering om valg af bygherrerådgiver. August 2009 Nyt universitetshospital i Odense - scenarier for etablering af grundlaget for udbud af totalrådgivningsopgaven August 2009 Nyt universitetshospital i Odense - økonomi 2009 Oktober 2009 Nyt universitetshospital i Odense - udbudsform og proces vedrørende totalrådgivning Oktober 2009 Grund til nyt universitetshospital i Odense - fremsættelse af købstilbud November 2009 Grund til nyt universitetshospital i Odense betinget skøde April 2010 Nyt universitetshospital i Odense - rammerne for udbudsmaterialet til projektkonkurrencen April 2010 Nyt universitetshospital i Odense økonomi 2010 April 2010 Styringsmanual for gennemførelsen af byggeriet af Nyt OUH April 2010 Nyt universitetshospital i Odense - prækvalifikation projektkonkurrence Maj 2010 Nyt Universitetshospital i Odense - Bedømmelsesprocedure ved projektkonkurrence Maj 2010 Psykiatri og Nyt OUH Juni 2010 Endelig ansøgning til regeringens Ekspertpanel for projekt Nyt OUH Juni 2010 Nyt universitetshospital i Odense - konkurrenceprogram til projektkonkurrencen August 2010 Styringsmanualer og risikovurderinger i forbindelse med kvalitetsfondsprojekter vedr. udbygning af Kolding Sygehus og Nyt OUH August 2010 Politisk involvering i byggeprojekter December 2010 Revideret endelig ansøgning til regeringens ekspertpanel for projekt Nyt OUH Januar 2011 Rapportering nr. 1 til regionsrådet om kvalitetsfondsprojekternes fremdrift Januar 2011 Nyt universitetshospital i Odense - dommerbetænkning fra projektkonkurrence Januar 2011 Nyt universitetshospital i Odense udbudsmaterialet April 2011 Rapportering nr. 2 til regionsrådet om kvalitetsfondsprojekternes fremdrift Juni 2011 Nyt universitetshospital i Odense - økonomi for 2011 og 2012 Juni 2011 Nyt universitetshospital i Odense - valg af projekt August 2011 Orientering om endeligt tilsagn om Kvalitetsfondsfinansiering August 2011 Rapportering nr. 3 til regionsrådet om kvalitetsfondsprojekternes fremdrift September 2011 Principbeslutning i forbindelse med budgetvedtagelsen om udarbejdelse af byggeprogram for psykiatrien i forbindelse med Nyt OUH November 2011 Nyt universitetshospital i Odense - rammeaftale med Ronald McDonald Børnefond om etablering af Familiehus ved Nyt OUH November 2011 Rapportering nr. 4 om kvalitetsfondsprojekternes fremdrift Juni 2012 August 2012 Rapportering nr. 5 om kvalitetsfondsprojekternes fremdrift Nyt universitetshospital i Odense revideret styringsmanual 24

25 Bilag 3 Retningslinjer for dokumenthåndtering i Projektorganisationen for Nyt OUH 25

26 26

27 27

28 28