Styringsmanual. Principper og retningslinjer mv. for gennemførelse af byggeprojektet ved Nyt OUH

Transkript

1 Styringsmanual Principper og retningslinjer mv. for gennemførelse af byggeprojektet ved Nyt OUH Region Syddanmark og Projektorganisationen for Nyt OUH, version januar 2014

2 Indholdsfortegnelse INDLEDNING BAGGRUNDEN FOR BYGGEPROJEKTET Regionsrådets akutplan og psykiatriplan Udmeldinger fra Regeringen og det nedsatte Ekspertudvalg Vision og målsætninger for byggeriet af Nyt OUH Fysisk planlægning af området ved Syddansk Universitet og det nye universitetshospital ORGANISERING, MILEPÆLE OG STRATEGISKE BESLUTNINGER Organisation og ansvar Delegation af beslutningskompetence i forbindelse med Nyt OUH Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet af Nyt OUH Styregruppen Koordinationsgruppen mellem Region Syddanmark, SDU og Bygningsstyrelsen Organiseringen af den operationelle ledelse af projekt Nyt OUH Projektorganisation for nyt OUH Bygherrerådgiver Totalrådgiver Øvrig rådgivning Overordnet plan for realisering af Nyt OUH ØKONOMISTYRING Den foreliggende styringsopgave De økonomiske rammebetingelser for kvalitetsfondsbyggeriet Økonomiske rammer for det samlede Nyt OUH Budgetmodel - model for udvikling i økonomioverslag Økonomisk beredskab Controlling og uvildig revision Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennem-førelsen Procedurer for anskaffelse af medico, IT og udstyr Forhold vedr. indeksering af budgetter/entrepriser RISIKOSTYRING Risikovurdering Organisering EFFEKTIVISERINGSGEVINST RAPPORTERING - INDHOLD, MÅLGRUPPER OG RAPPORTERINGSANSVAR KVALITETSSIKRING OG KVALITETSSTYRING DOKUMENTATION, ARKIVERING MV Region Syddanmarks registreringspligt Særlige dokumentationskrav ved etablering af Nyt OUH...26 BILAG 1 ENDELIGT TILSAGN OM MEDFINANSIERING FRA KVALITETSFONDEN TIL NYT OUH...27 BILAG 2 OVERSIGT OVER REGIONSRÅDETS SAGER OM NYT OUH

3 Indledning Formålet med denne styringsmanual er at skabe det administrative grundlag for gennemførelsen af byggeriet af Nyt OUH, det nye universitetshospital i Odense, som udspringer af gennemførelsesplanen Fremtidens Sygehuse fra plan til virkelighed, som blev vedtaget af regionsrådet den 29. september Regionsrådet i Region Syddanmark tiltrådte i september 2008, at der opføres et nyt universitetshospital betegnet Nyt OUH på området ved Syddansk Universitet i Odense. I såvel regionsrådets akutplan Fremtidens sygehuse i Region Syddanmark for det somatiske område som i psykiatriplanen Fremtidens psykiatri er forudsat opførelsen af et nyt universitetshospital i Odense. I juni 2011 har Region Syddanmark fået endeligt tilsagn fra staten om medfinansiering af den somatiske del af Nyt OUH fra Kvalitetsfonden. Med vedtagelsen af budget 2012 har Region Syddanmark truffet en principbeslutning om at projektere psykiatriske funktioner til såvel børnog unge, samt voksne som en del af Nyt OUH. Regionsrådet vedtog allerede i februar 2007 Regler for byggeri i Region Syddanmark, som sammen med Regionens Byggehåndbog udgør Region Syddanmarks byggestyringsregler. Byggestyringsreglerne er gældende for alle byggerier over 2 mio. kr. i Region Syddanmark, hvortil der skal søges om særskilt anlægsbevilling. For de byggeprojekter, som medfinansieres af den statslige Kvalitetsfond, suppleres regionens byggestyringsregler med en særskilt styringsmanual for det enkelte projekt. I Region Syddanmark er udarbejdet en styringsmanual for følgende projekter: Nyt OUH Om- og tilbygning ved Sygehus Lillebælt, Kolding Om- og tilbygning ved Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Styringsmanualen skal specifikt redegøre for, hvorledes projekterne tænkes gennemført, herunder 1. Hvornår og hvordan den politiske inddragelse vil ske i forhold til projektets fremdrift i form af redegørelser/beslutninger i strategisk afgørende faser under projektets forløb 2. Hvordan projektorganisationen om det enkelte projekt vil blive tilrettelagt og udviklet i løbet af gennemførelsesperioden 3. Hvordan der opbygges en systematisk risikostyring om væsentlige dele af projektet 4. Hvordan rapporteringen om det enkelte projekt tilrettelægges, herunder hvordan der sikres en projektcontrolling, som er uafhængig af den etablerede projektorganisation Opbygningen af styringsmanualen omkring de fire ovenstående punkter, sker i overensstemmelse med de anbefalinger, som udspringer af redegørelsen, som blev udarbejdet i regi af Danske Regioner, og som bygger på en gennemgang af regionernes eksisterende byggestyringssystemer og med inddragelse af erfaringer fra gennemførelsen både nationalt og internationalt af store anlægsprojekter over de senere år. 3

4 Styringsmanualen behandler ligeledes den særlige problematik, der knytter sig til de statslige bevillinger, givet i form af statslig medfinansiering / særlig godkendelsesordning. Den foreliggende udgave af styringsmanualen er godkendt på regionsrådets møde den 20. januar Styringsmanualen skal løbende revideres. Godkendelse heraf vil blive forelagt regionsrådet. Økonomidirektøren bemyndiges til at godkende nødvendige korrektioner og præciseringer af denne styringsmanual. Regionsrådet og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse orienteres i det omfang det skønnes påkrævet. 1.0 Baggrunden for byggeprojektet Projektet til etablering af et Nyt OUH har sit afsæt i Sundhedsstyrelsens udmeldinger i december 2006 og foråret 2007 om grundlaget for tilrettelæggelse af den fremtidige akutmodtagelse på landets sygehuse Forliget i regionsrådet for Region Syddanmark af november 2007 om sygehusstrukturen i Region Syddanmark og den efterfølgende konkretisering i form af akutplan med tilhørende gennemførelsesplan for det somatiske område, samt psykiatriplan med tilhørende implementeringsplan for fremtidens psykiatri. Regionsrådets beslutning i september 2008 om igangsætning af byggesagen Regionsrådets beslutning om at etablere både Børn- og Unge- som Voksenpsykiatri sammen med den somatiske del af Nyt OUH, som blev endeligt konfirmeret i forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 Nybygning af et universitetshospital forudsættes at ske samtidig med en flytning af den del af Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, som er placeret i lokaler på J.B. Winsløws Vej til et nybygget fakultet i forbindelse med Syddansk Universitets hovedmatrikel på Campusvej. 1.1 Regionsrådets akutplan og psykiatriplan Med regionsrådets akutplan Fremtidens sygehuse i Region Syddanmark for det somatiske område foreligger en plan for det præhospitale område og en plan for den kommende sygehusstruktur. Tilsvarende foreligger inden for det psykiatriske område en psykiatriplan betegnet Fremtidens psykiatri. Visionen for den nye sygehusstruktur er at sikre højest mulig kvalitet i modtagelse, udredning og behandling af akutte patienter. Ved indgåelse af forliget i november 2007 om sygehusstrukturen i Region Syddanmark var der enighed om, at der for at sikre den ønskede udvikling af regionens universitetshospital skal ske nybygning af universitetshospitalet ved Syddansk Universitet i Odense tæt på motorvejen. 1.2 Udmeldinger fra Regeringen og det nedsatte Ekspertudvalg Med indgåelse økonomiaftalen for 2008 udtrykte regeringen og Danske Regioner enighed om, at fremtidens sygehusstruktur skal sikre et sundhedsvæsen, der er drevet af professionalisme, leverer høj kvalitet samt sikrer sammenhæng og tilgængelighed for patienterne. For at 4

5 understøtte målsætningerne for fremtidens sygehusstruktur var der enighed om, at der skal realiseres betydelige investeringer over en længere årrække. For at sikre et grundigt beslutningsgrundlag i processen vedrørende regionernes ændringer af strukturen i sygehussektoren nedsatte de to parter et ekspertpanel, der frem til ultimo 2008 gennemførte en screening af de fem regioners større strukturelle anlægsprojekter. Ekspertpanelet afgav derefter indstilling til regeringen om, hvorvidt disse anlægsprojekter lever op til principperne (defineret i økonomiaftalen for 2008) for moderne sygehusstruktur og en sammenhængende sygehusstruktur. I ekspertudvalgets betænkning fra november 2008 og senere i regeringens udmelding af januar 2009 blev det anbefalet, at der nybygges et akutsygehus i forbindelse med Syddansk Universitet til erstatning for Odense Universitetshospital (OUH). Samtidig fastlagde regeringen på baggrund af ekspertudvalgets anbefaling, at den samlede økonomiske ramme for dette byggeri fastlægges til i alt 6,3 mia. kr. opgjort i et prisniveau svarende til 2009 PL. 1 I regeringsudmeldingen blev samtidig udmeldt en række betingelser i tilknytning til Nyt OUH, som forudsattes opfyldt forud for et endeligt tilsagn. Ved regeringens udmelding blev samtidig fastlagt, at finansieringen sker med 62,5 % fra den statslige kvalitetsfond, mens regionerne skal egenfinansiere de resterende 37,5 %. Der er efterfølgende åbnet mulighed for, at 1/3 af egenfinansieringen kan ske ved låneoptagelse. Økonomiaftalen for 2010 mellem regionerne og regeringen fastlægger, at der fra 2010 og fremad hensættes 1,0 mia. kr. årligt, som en opsparingsordning til den forudsatte regionale egenfinansiering af kvalitetsfondsbyggerierne. Region Syddanmarks andel heraf udgør ca. 22%. På baggrund af ekspertpanelets udmelding af 17. april 2009 om formkravene til projektansøgningerne traf regionsrådet på sit møde den 24. august 2009 beslutning om tilrettelæggelsen af arbejdet forud for ansøgning om ekspertpanelets endelige godkendelse af byggeriet af Nyt OUH. På dette tidspunkt var der tilknyttet en gennemgående bygherrerådgiver, som sammen med den etablerede projektorganisation for Nyt OUH udarbejdede et aktivitetsbaseret byggeprogram, som skulle danne baggrund for en ansøgning om endeligt tilsagn om støtte fra kvalitetsfonden. Ansøgning om endeligt tilsagn blev afsendt i juni 2010, men blev returneret fra ekspertpanelet, da ansøgningen var baseret på opretholdelse af en akutmodtagelse i Svendborg. Regionsrådet traf derfor i december 2010 beslutning om en ændret akutstruktur i Region Syddanmark, hvor der forudsattes en ændret opgavefordeling mellem det nye sygehus i Odense og sygehusmatriklen i Svendborg, som blandt andet indebar, at akutmodtagelsen i Svendborg på sigt omdannes til en døgnåben skadestue med lægeligt backup. På baggrund heraf blev der udarbejdet en ny ansøgning til ekspertpanelet, og ekspertpanelet/regeringen meddelte herefter det endelige tilsagn i juni 2011, jævnfør bilag 1. Sideløbende med at det endelige tilsagn har været behandlet i ekspertpanelet har der været afholdt en projektkonkurrence for at udpege den totalrådgiver, som skal stå for den konkrete udformning af det nye universitetshospital. Dette arbejde er foregået i to tempi, og resultatet heraf var, at konsortiet Medic OUH i juni 2011 kunne udpeges som totalrådgiver. 1 Pl-niveauet er Danske regioners pris- og lønindeks for anlægsinvesteringer i hvilket der er givet tilsagn til kvalitetsfondsprojekterne. 5

6 1.3 Vision og målsætninger for byggeriet af Nyt OUH Sideløbende med forberedelsen af byggesagen for det nye universitetshospital i Odense har der mellem ledelsen for det eksisterende sygehus, direktionen på OUH Sygehusledelsen i Psykiatrien, ledelsen på det sundhedsvidenskabelige fakultet på Syddansk Universitet og Projektorganisationen for Nyt OUH været igangsat et arbejde for at afklare idégrundlaget og målsætningerne for det nye universitetshospital. Dette arbejde har haft overskriften Vision for Nyt OUH. Det overordnede fokus på Nyt OUH er mennesket: Patienten, den pårørende og medarbejderen. Patienten skal sikres behandling af højeste faglige kvalitet og af international standard. Det opnås ved optimal drift med fokus på forskning, uddannelse, udvikling og samarbejde. På Nyt OUH skal der være sammenhængende patientforløb, hvor service og kvalitet vægtes højt. Patienten og de pårørende skal mødes med respekt, åbenhed og et højt informationsniveau. Nyt OUH skal være medarbejdernes hospital det bedste sted at arbejde. Et sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø har høj prioritet, ligesom der skal være fokus på personalets mulighed for personlig og faglig udvikling. Visionen for Nyt OUH er: Mennesket først Gennem forskning uddannelse udvikling samarbejde Forskning: Nyt OUH skal være videnscenter med forskning på et højt internationalt niveau med grobund for attraktive internationale forskningsmiljøer og netværk. Uddannelse: Nyt OUH skal tilbyde uddannelse af høj international standard og inspirerende undervisning, hvor forskning og praksis går hånd i hånd. Udvikling: nyt OUH skal være det innovative hospital først med det nye. Moderne organisations- og ledelsesformer skal understøtte en idérig kultur, hvor der er villighed og lyst til at gå nye veje. Samarbejde: Nyt OUH skal være en aktiv og integreret del af det omkringliggende regionale, nationale og internationale samfund. Der skal være en tydelig rød tråd mellem behandlingsforløb på universitetshospitalet og de øvrige tilbud i sundhedsvæsnet. En 6

7 forudsætning for at kunne skabe gode samarbejdsrelationer til andre er, at Nyt OUH er præget af godt internt samarbejde Endvidere er der konkretiseret en række styringsmål med styregruppens vedtagelse af en række succeskriterier. 1.4 Fysisk planlægning af området ved Syddansk Universitet og det nye universitetshospital Fysisk planlægning vedrører ændringerne af et givet geografisk område med hensyn til f.eks. erhverv, bebyggelse, transport, infrastruktur, natur mv. Fysisk planlægning fastlægger rammerne for at opføre bygninger, anvende arealer, anlægge veje mm., for at skabe og bevare kvaliteter i det geografiske område. Bevarelse og beskyttelse af landskaber og miljøhensyn indgår med stor vægt i den fysiske planlægning. En forudsætning, for at fysisk planlægning på overordnet niveau kan lykkes, er tværgående koordinering med de implicerede parter. For Nyt OUH sker denne tværgående koordinering i samarbejde med de øvrige bygherrer i området omkring Syddansk Universitet, planmyndighederne i Odense Kommune og Naturstyrelsen, samt forsyningsselskaberne. Koordineringen finder sted for at sikre, at for eksempel de nødvendige forsynings- og infrastrukturprincipper er truffet og at anlæggene er på plads i området i tide. En VVM-undersøgelse (Vurdering af Virkninger af Miljøet) er en undersøgelse/redegørelse for, hvordan et projekt vil påvirke det omgivende miljø. I forbindelse med etablering af Nyt OUH, og de infrastrukturopgaver som af Odense Kommune og Vejdirektoratet ønskes udført herved, skal der udarbejdes flere separate VVM-undersøgelser, både af områder indenfor og udenfor Nyt OUH s grund. Samtidig med at Region Syddanmark opfører et nyt universitetshospital i Odense som erstatning for det eksisterende hospital i byen, ønsker Bygningsstyrelsen og Syddansk Universitet at opføre et nyt sundhedsvidenskabeligt fakultet, som skal integreres og bygges sammen med universitetshospitalet. På baggrund af en arkitektkonkurrence afsluttet i 2011, har Region Syddanmark og Bygningsstyrelsen samlet ansøgt planmyndighederne om tilladelse til at opføre universitets- og hospitalsprojektet - Nyt OUH og Nyt SUND. Naturstyrelsen har afgjort, at det anmeldte projekt er VVM-pligtigt. VVM-pligten indebærer, at projektet ikke kan realiseres, før der er udstedt kommuneplanretningslinjer for projektet ledsaget af en redegørelse, der indeholder en vurdering af anlæggets virkning på miljøet, og der er meddelt tilladelse til projektet. Kommuneplantillægget og VVM-redegørelsen udarbejdes af Naturstyrelsen, da Naturstyrelsen varetager kommunalbestyrelsens opgaver og beføjelser for anlæg, hvor staten er bygherre for hele eller dele af anlægget. Odense Kommune udarbejder parallelt med Naturstyrelsens kommuneplantillæg et supplerende kommuneplantillæg med underliggende lokalplan for området, der fastlægger de nærmere krav til disponeringen af området. 2.0 Organisering, milepæle og strategiske beslutninger 7

8 2.1 Organisation og ansvar Fra både regionsrådet og regeringens side blev det tidligt understreget, at de kommende sygehusbyggerier (kvalitetsfondsbyggerierne), herunder Nyt OUH, af styringsmæssige årsager vil blive fulgt på nært hold. Det kan indledningsvis fastslås, at regionsrådet i henhold til Regionsloven har tilsynsforpligtelsen for gennemførelsen af anlægsprojekter i eget regi. Ansvaret for projektet er yderligere fastlagt i økonomiaftalen for 2012, hvoraf det fremgår, at det er regionsrådet, der skal sikre en tilstrækkelig fremdrift samt at byggerierne overholder de fastlagte investeringsrammer og øvrige forudsætninger og vilkår. I praksis sker regionens tilsyn via forretningsudvalget og vil bl.a. omfatte følgende: At byggeorganisationen til enhver tid har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende måde At organisering og ansvarsfordeling sikrer en effektiv og troværdig byggestyring At økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger mellem for eksempel bygherrens og totalrådgiverens økonomiopgørelser At risikopolitikken er defineret, og at procedurer for risikovurdering, risikostyring og opfølgning på risici er udarbejdet og implementeret At arbejdsinstrukser for byggestyring er udarbejdet, følges og revurderes løbende Delegation af beslutningskompetence i forbindelse med Nyt OUH Af Regler for byggeri i Region Syddanmark fremgår en beskrivelse af den beslutningsproces, der som udgangspunkt skal følges i anlægssager i regionen. Regulativet finder anvendelse på alle projekter vedrørende bygge- og anlægsarbejder, hvor der i henhold til bevillingsreglerne skal søges særskilt anlægsbevilling. Formålet med byggeregulativet er at skabe klare og ensartede retningslinjer for den administrative og politiske behandling af alle regionens bygge- og anlægssager. De principper som er lagt til grund for bevillingsafgivelse søges videreført for nærværende større sygehusbyggeri. Omfanget af arbejdet med etableringen af et nyt universitetshospital i Region Syddanmark har medført, at regionens byggeregulativ fraviges på en række punkter: a. I forbindelse med anlægsprojekter varetages funktionen som den interne bygherrerådgiver typisk af Region Syddanmarks Bygningsafdeling, mens dette i forbindelse med etableringen af Nyt OUH sker ved den til formålet etablerede Projektorganisation for Nyt OUH. På grund af projektets størrelse blev det allerede fra tidspunktet for igangsætning af projektet besluttet, at der skal knyttes en fast ekstern bygherrerådgiver til projektet, ligesom Projektorganisationen yderligere vil lade sig rådgive af interne og eksterne parter. b. Hvad der i byggeregulativet er betegnet som driftsområdet organiseres i forbindelse med opførelsen af Nyt OUH på den måde, at der nedsættes en styregruppe med repræsentanter fra regionens direktionsniveau og på sygehusledelsesniveau fra både somatik og psykiatri. Dermed afspejler 8

9 styregruppen, dels at det nye universitetshospital i Odense skal rumme både somatiske og psykiatriske funktioner, dels regionens og projektets overordnede ledelse. c. Der er iværksat et planlægningsarbejde, som skal føre frem til et endeligt projektforslag, og til det formål har regionsrådet meddelt en anlægsbevilling. I en senere fase vil der blive afsat rådighedsbeløb og anlægsbevillinger, dels til det fortsatte projekteringsarbejde, og dels til den etapevise realisering i den egentlige byggefase. Til realisering af projektet har regionsrådet i sommeren 2008 etableret Projektorganisationen for Nyt OUH, som har det operative ansvar for gennemførelsen af projektet. Den overordnede projektorganisering fremgår af nedenstående figur 1, som beskriver den formelle politiske/administrative organisering af projektet, og hermed de politiske og administrative organer, som vil være inddraget i forbindelse med beslutninger vedrørende projektet. Figur 1: Politisk organisation bag etableringen af Nyt OUH Projektorganisationen for Nyt OUH er den operative organisatoriske enhed, som forestår opgaven med at få projektet gennemført ud fra de retningslinjer som udstikkes af Regionsrådet på baggrund af indstilling fra Forretningsudvalg og de særlige politiske udvalg som er etableret som stående udvalg for regionsrådet i sager vedrørende blandt andet sygehusbyggeri og psykiatriområdet Direktionen for Region Syddanmark Styregruppen for Nyt OUH, som på baggrund af regionsrådets beslutning herom har bygherrefunktionen for realiseringen af projektet. Bygherrefunktionen forvaltes i det daglige af Projektorganisation for Nyt OUH Direktionen i Region Syddanmark indstiller forslag fra styregruppen til godkendelse i de politiske udvalg. Der henvises herom til bilag 2 som beskriver beslutninger vedrørende projektet. 9

10 2.1.2 Den politiske inddragelse i forbindelse med byggeriet af Nyt OUH Afvejningen af, hvilke af byggeprojektets emner/forhold regionsrådet skal godkende i forbindelse med større anlægsprojekter handler om på den ene side at regionsrådet skal opnå en tæt føling med og passende indholdsmæssig styring af igangsatte anlægsprojekter mod på den anden side, at undgå beslutningsmæssige flaskehalse i spørgsmål som lader sig delegere til administrativ afgørelse enten fordi forholdet principielt er uden politisk betydning, eller fordi der forholdsvis entydigt kan opstilles kriterier for den administrative afgørelse. Erfaringerne viser, at et afgørende succeskriterium for organisering af større byggeprojekter er, at der ikke opstår beslutningsmæssige flaskehalse, det vil sige at man skal sikre en kompetent og entydig byggeorganisation undgå kortsigtede beslutningstomrum, som vil påvirke fremdriften og økonomien i projektet negativt sikre at det politiske niveau involveres i tide og ikke i utide I den sammenhæng er det relevant at særlige kritiske beslutninger identificeres, således at regionsrådet kan forholde sig til, hvilke beslutninger man skal involveres i, herunder hvilke krav der skal indgå i beslutningsgrundlaget. Regionsrådet vil efter godkendelse af udbetalingsprofil hvert kvartal få en revisor påtegnet rapportering for projektet, der efterfølgende vil tilgå Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Derudover vil regionsrådet få bevillingsmæssige ændringer og andre væsentlige beslutninger om projektet til godkendelse Styregruppen Styregruppen for Nyt OUH er etableret som en gruppe, med det overordnede ansvar for projektets realisering. Styregruppen skal sikre at den samlede økonomiske ramme overholdes, herunder at der anvendes 1,2 mia. kr. (09-p/l) til IT, inventar og medicoteknisk udstyr. Derudover skal styregruppen blandt andet sikre at projektet er robust, håndtere ændringer, lave opfølgning på fremdrift og sikre at effektiviseringsgevinsten kan realiseres. Styregruppen, som er det koordinerende administrative organ, består af: Den overordnede direktør for Sundhedsområdet (formand) Direktøren for Psykiatri- og Socialområdet Den administrerende sygehusdirektør for Odense Universitetshospital og Den administrerende sygehusdirektør for psykiatrien. Medlemmer af styregruppen for Nyt OUH er pr. 1. december 2013: Sundhedsdirektør Jens Elkjær Psykiatri- og Socialdirektør Jacob Stengaard Madsen Administrerende sygehusdirektør Jane Kraglund, Odense Universitetshospital Administrerende sygehusdirektør Charlotte Rosenkrantz Josefsen, psykiatrien Styregruppen for Nyt OUH kan suppleres med et vist antal tilforordnede medlemmer i form af væsentlige aktører (f.eks. ledelsen af Projektorganisationen for Nyt OUH) og samarbejdsparter (f.eks. bygherrerådgiver og totalrådgiver). 10

11 Beslutninger i styregruppen træffes i så vidt mulig omfang i konsensus, men i tilfælde af at dette ikke kan opnås, træffes beslutningerne af styregruppeformanden. Det er styregruppens opgave at fungere som projektets overordnede beslutningsforum og at sikre den overordnede fremdrift og økonomi i projektet Koordinationsgruppen mellem Region Syddanmark, SDU og Bygningsstyrelsen På samme organisatoriske niveau som styregruppen har koordinationsgruppen mellem Region Syddanmark, SDU og Bygningsstyrelsen til opgave at koordinere mellem projektet vedrørende Nyt OUH og det sideløbende projekt SUND Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Dette mødeforum behandler sager af principiel betydning for begge byggesager og indstiller til hver af parternes respektive beslutningsfora. Koordineringsgruppen skal sikre et byggeri, der er med til at fremme samarbejdet mellem forskning og uddannelse, samarbejdet med planmyndigheder og afdække mulige områder for fælles drift mellem hospital og universitet. 2.2 Organiseringen af den operationelle ledelse af projekt Nyt OUH I dette afsnit beskrives den administrative organisering, som Projektorganisationen for Nyt OUH i samarbejde med bygherrerådgiver og totalrådgiver har etableret for gennemførelsen af byggeprojektet. Der gives samtidig en kort redegørelse for indholdet af de fire hovedspor, som er byggeprojektets faglige hoveddisponering. Figur 2: Den operationelle ledelse af projekt Nyt OUH Projektorganisation for nyt OUH Den operationelle og administrative ledelse af projektet varetages af Projektorganisationen for Nyt OUH. Projektorganisationen for Nyt OUH er bygherrens udførende og ansvarlige organisatoriske enhed gennem hele projektforløbet. Projektorganisationen for Nyt OUH ledes af 11

12 en projektdirektør og viceprojektdirektør og omfatter medarbejdere med tværfaglig baggrund indenfor byggeri, sundhedsplanlægning, administration og kommunikation mm. Organisatorisk er Projektorganisationen for Nyt OUH en stabsfunktion under Sundhedsdirektøren i Region Syddanmark. Projektorganisationen for Nyt OUH sekretariatsbetjener en række mødefora, eksempelvis styregruppen for Nyt OUH, koordineringsgruppen for Nyt OUH og SUND og projektledelsesgruppen. Projektorganisationen for Nyt OUH indgår sammen med bygherrerådgiver og totalrådgiver i Projektledelsesgruppen, der har den centrale ledelseskompetence i projektet og ledes af projektdirektøren for Nyt OUH. Projektdirektøren refererer til styregruppen. Den operationelle organisation af projektet under projektledelsesgruppen er opdelt i en række planlægningsspor, som er nærmere beskrevet i projekthåndbogen. Sporene overlapper hinanden i praksis og mange opgaver vil blive løst i et tæt samarbejde mellem de enkelte spor. Der skal i processen ligeledes sikres tæt koordination mellem sporerne. Indhold og ledelse af sporene er reguleret via kontrakten med totalrådgiver Bygherrerådgiver Bygherrerådgiver (BHR) for projektet er et konsortium af arkitektfirmaet C.F. Møller og ingeniørfirmaet NIRAS. Det er bygherrerådgiverens opgave at bistå bygherren dvs. Region Syddanmark og mere direkte Projektorganisationen for Nyt OUH i forberedelsen og gennemførelsen af det samlede projekt Totalrådgiver En Totalrådgiver bestående af det til formålet etablerede konsortium Medic OUH er entreret til at varetage den interne ledelse i nogle af ovennævnte planlægningsspor og har desuden en initierende koordinerende rolle på tværs af sporene Øvrig rådgivning I forbindelse med udbygningen vil der desuden være behov for rådgivning på en række detail områder. Denne rådgivning vil blive indkøbt fra område til område. Det kan blandt andet dreje sig om rådgivning indenfor medicoteknik, it og logistik. Projektorganisationen for Nyt OUH har tilknyttet Advokatfirmaet Bech-Bruun som særlig juridisk rådgiver. 2.3 Overordnet plan for realisering af Nyt OUH Der er udarbejdet en plan for byggeriet af Nyt OUH Forelæggelse af dispositionsforslag til godkendelse (sommeren 2014) Dispositionsforslaget indstilles til godkendelse i regionsrådet uden projekteringsstop Forelæggelse af projektforslag til godkendelse ( 2015/2016) Forelæggelse af bevillingsmæssige ændringer såfremt licitationsresultaterne nødvendiggør dette En overordnet tidsplan vil fremgå af de kvartalsvise rapporteringer til regionsrådet. 12

13 3.0 Økonomistyring 3.1 Den foreliggende styringsopgave De økonomiske rammebetingelser for byggeprojekt ved Nyt OUH adskiller sig væsentligt fra Region Syddanmarks sædvanlige byggeprojekter. Dels er projektet væsentligt større end tidligere sete anlægsprojekter, og dels har projektet gennemløbet en omfattende planlægningsog godkendelsesprocedure, som endnu ikke er afsluttet. Endeligt er der tale om en projektopfølgning i form af rapportering til centrale myndigheder i et omfang, som heller ikke har været set tidligere. Projektet ved Nyt OUH adskiller sig endvidere fra regionens anlægsprojekter ved, at der samtidig skal bygges en somatisk del med finansiering af den statslige kvalitetsfond, og herudover en psykiatrisk del, som alene sker med finansiering af regionens egne likvide midler. Den kvartalsvise rapportering vil indeholde en opdeling af økonomien på de relevante poster samt en fordeling af midlerne henover projektets løbetid. Da der er tale om et projekt med tilskud fra staten er projektet underlagt reglerne om tilskudsforvaltning, som fremgår af Moderniseringsstyrelsens Vejledning om effektiv tilskudsforvaltning. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har yderligere beskrevet kravene til kvalitetsfondsprojekterne i de to dokumenter Administrationsgrundlag og Regnskabsinstruks begge opdateret i maj De økonomiske rammebetingelser for kvalitetsfondsbyggeriet Rammerne for kvalitetsfondsbyggeriet er dels blevet fastlagt i Økonomiaftalerne, som er indgået mellem regeringen og regionerne siden 2007, i løbende udmeldinger fra regeringen, i det endelige tilsagn, som ministeriet har givet, jævnfør bilag 1, og endelig af regnskabsinstruksen af 24. maj Projektets rammebetingelser er et samlet budget på 6,3 mia. kr. i et prisniveau svarende til 2009 pl-niveau på baggrund af et forventet byggeomfang på m 2, at budgettet er inkl. inventar, IT og medicoteknisk udstyr, at 20% af det afsatte budget svarende til 1,2 mia. kr. skal anvendes til anskaffelse af IT, inventar og medicoteknisk udstyr at det i forlængelse af projektets afslutning skal dokumenteres, at byggeriet har medført en effektiviseringsgevinst svarende til mindst 8% af OUHs driftsbudget, eller ca. 348 mio. kr. i et prisniveau svarende til et 2010 pl-niveau Samtidig med at projektet har fået regeringens endelige tilsagn, er det meddelt, at der skal udarbejdes en udgiftsprofil for projektet, som skal godkendes i Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (udbetalingsanmodning), og at der herefter udarbejdes en kvartalsvis revisionspåtegnet rapportering, som overfor ministeriet skal vise, at projektet udvikler sig indenfor de definerede tidsmæssige og økonomiske rammer. De nærmere rammer for denne rapportering fremgår af ministeriets regnskabsinstruks af 24. maj

14 3.1.2 Økonomiske rammer for det samlede Nyt OUH Regionsrådet har i forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 besluttet, at der sideløbende med etablering af den somatiske del af Nyt OUH skal nybygges til både børn- og ungepsykiatri og voksenpsykiatri på matriklen ved Syddansk Universitet. Det samlede byggeri skal gennemføres i en fælles projektorganisering under ledelse af Projektorganisationen for Nyt OUH og under medvirken af de valgte rådgivere og de to driftsorganisationer fra de eksisterende somatiske og psykiatriske sygehuse. Til realisering af de to byggerier gælder herefter følgende arealmæssige og økonomiske rammer: Tabel 1: Oversigt over arealer og økonomi fordelt på psykiatri og somatik Somatik Psykiatri Bruttoareal m m 2 Økonomi mio. kr. 593 mio. kr Budgetmodel - model for udvikling i økonomioverslag Senest i forbindelse med afslutningen af projektforslagsfasen skal der foreligge en plan for realiseringen af det samlede byggeprojekt i delprojekter til successiv realisering gennem delprojekter. Det forventede projektforløb er skitseret i nedenstående, hvor det er angivet, at projektet ultimo 2013 er i dispositionsforslagsfasen. Figur 3 Faseopdeling og tidsplan for gennemførelse af Nyt OUH Det er planlagt, at der skal afsættes både rådighedsbeløb og anlægsbevillinger for de enkelte delprojekter i forbindelse med godkendelsen af projektforslaget i 2015/16, således at disse bevillinger vil være rammesættende for de licitationer, som afholdes når projektet er detailprojekteret (efter udarbejdelse af hovedprojekt). Regionsrådet vil få forelagt evt. forslag til bevillingsmæssige ændringer, hvis licitationerne nødvendiggør dette, men ellers forudsættes regionsrådet alene orienteret om licitationerne i forbindelse med den løbende rapportering. Med en opdeling af byggeprojektet i eksempelvis 12 delprojekter kan det samlede budget for det somatiske område herefter forventes opdelt i ca. 20 bevillinger. Tilsvarende vil rammen for det psykiatriske område på ca. 600 mio. kr. blive opdelt i en række delbevillinger. 14

15 Fordelingen af fælles omkostninger imellem den psykiatriske og somatiske del følger de ministerielt godkendte principper herfor. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har stillet krav om, at ovennævnte kvartalsvise rapportering skal påbegyndes efter at ministeriet har godkendt projektets udgiftsprofil. Godkendelsen af udgiftsprofilen skal sammenlignes med regionsrådets afgivelse af en samlet anlægsbevilling for alle delprojekterne som udgør Nyt OUH. Når udgiftsprofilen er godkendt vil staten påbegynde udbetaling af midler fra kvalitetsfonden, ligesom de midler, der er indbetalt til en spærret konto kan frigives i takt med at udgifterne afholdes. Indtil da finansieres udgifterne til kvalitetsfondsprojektet af regionens likvide beholdninger. Det påregnes at anmeldelse af udgiftsprofil sker i 1. halvår af Økonomisk beredskab I forbindelse med regeringens endelige tilsagn til medfinansiering med kvalitetsfondsmidler, er der stillet krav om, at der beskrives en procedure for Regionens håndtering af ændringsønsker med udgiftskonsekvenser i den videre proces (change requests). Som led heri opstilles og besluttes et prioriteret katalog over de umiddelbare projekttilpasninger, der kan gennemføres, hvis der opstår budgetproblemer i projektet. Proceduren for håndtering af projektmæssige ændringer i grænsefladen mellem projektet og det politiske system er den, at projektet bringer væsentlige ændringer med økonomisk konsekvens til beslutning i styregruppen. Styregruppen tager stilling til, om de kan træffe beslutning på baggrund af de udstukne retningslinjer fra regionsrådet eller om forslaget har en karakter, så det skal bringes videre til politisk beslutning i regionsrådet. Projektet skal sikre styringsmæssige handlemuligheder ved, at udarbejde et prioriteret katalog over henholdsvis mulige til- og fravalg ved afslutning af hver fase, dog tidligst ved godkendelse af udbetalingsprofilen. Til- og fravalg detaljeres og den tilhørende økonomi estimeres svarende til fasens afklaringsniveau. Prioriteringen anvendes ud fra en helhedsorienteret tilgang, således at Projektorganisation for Nyt OUH indstiller en kombination af projekttilretninger til styregruppen, af det eller de højest prioriterede forslag på listen, der imødekommer den budgetmæssige og indholdsmæssige udfordring i projektet på det givne tidspunkt. Uanset at der er forslag på listen, der måtte have en højere prioritet, men som ikke imødekommer den konkrete udfordring. Herudover har projektet indarbejdet en incitamentsaftale med totalrådgiver gældende for udførelsesfasen, der tilsikrer fokus på projekttilretninger som styringsredskab samt overholdelse af såvel licitationsbudgetter som budgetter for byggeriets udførelse. Der er såvel økonomiske incitamenter som sanktioner i forbindelse med overholdelse af budgetter for de enkelte delprojekter. Der påregnes også indarbejdet incitamenter i entrepriseaftalerne for de enkelte delprojekter, således at samme motivation tilsikres hos entreprenørerne. Incitamentsaftalen er målrettet delprojekterne, således at der er mere end én mulighed for succes. I tilfælde med kun et incitament (en bonus) er det før set at engagementet i incitamentet forsvinder, når projektet begynder at få problemer og bonussen er uden for rækkevidde. I dette projekt er der indbygget mulighed for læring fra det ene delprojekt til det næste. Projektets reservestrategi er indarbejdet i incitamentsaftalen. 15

16 Det styrende rammebudget er disponeret på basis af reserver som angivet i figur 4 herunder. Reservedisponeringen er udtryk for den usikkerhed, der er i anlægsbudgettet ved byggeprogramniveau, og i projektets faser fremadrettet. Usikkerheden, og dermed reserverne, forventes successivt nedbragt hen over projekterings- og udførelsesperioden som anført i skemaet. Anlægsbudgettet vil i forbindelse med fremtidige faseafslutninger, fastlægges med disse forudsætninger. Reserver foreslås styret ved dels normale usikkerheder hen over projektets faser, udtrykt ved forudseelige og uforudseelige udgifter, og dels ved en disponeret risikopulje, der er knyttet til et programmeret bruttoareal på m². Forudsigelige og uforudseelige I dispositionsfasen er afsat 14% af håndværkerudgifterne til reserver. Igennem projekteringsforløbet frem mod licitation falder andelen af reserver til 10% grundet projektets øgede afklaringsniveau. Disponeret risikopulje Den disponerede risikopulje angiver en procentdel af håndværkerudgifterne i byggeprogrammets programmerede areal. Et areal på m2 kommer således ikke til udførelse såfremt reserverne vil skulle dække alle ikke indregnede usikkerheder. I dispositionsforslagsfasen andrager den disponerede risikopulje 7% af håndværkerudgifterne. Den disponerede risikopulje kan opgøres til i alt ca. 240 mio. kr. ~ m²/brt. /v. ca kr./m² Figur 4 Illustration af budgetreserver ved Nyt OUH Bygge Dispositions Projekt For Hoved Entrering/ Reservedisponering program forslag forslag projekt projekt 1. udbud Uforudsete forhold 7% 6% 4% 4% 3% 3% Entreringsrisiko 3% 3% 3% 3% 3% 2% Udførelsesrisiko 5% 5% 5% 5% 5% 5% Forudseelige og uforudseelige 15% 14% 12% 12% 11% 10% Disponeret risikopulje 7% 7% 7% 7% 7% 3% I alt 22% 21% 19% 19% 18% 13% Controlling og uvildig revision For at sikre, at projektet forløber på betryggende vis og at det lever op til gældende eksterne krav er der behov for, at der føres et tilsyn med byggerierne. Denne controlling skal både udføres af den etablerede projektorganisation, og af uvildige eksterne personer. Det overordnede mål med tilsynet er, at sikre at man til hver en tid kan opnå et retvisende billede af projektet med hensyn til økonomi, fremdrift, kvalitet, dokumentation m.m. Kontrollen er som vist i nedenstående pyramide baseret på en omhyggelig udførelse og egenkontrol på det egentlige operative niveau, og tilsynet er herefter tilrettelagt med en projektcontrolling i Projektorganisationen for Nyt OUH og en efterfølgende controlling dels fra Økonomi- og sundhedsstaben for så vidt angår den somatiske del og dels fra psykiatristaben for så vidt angår 16

17 den del der vedrører den psykiatriske del. Efterfølgende foretages et eksternt review fra regionens eksterne revisor. Figur 5 Opgavefordeling i forbindelse med controlling Ekstern revisions/review Regional controlling Økonomi- og sundhedsstaben Projektcontrolling Projektorganisationen for Nyt OUH Udførelse og løbende egenkontol (operativ controlling) Totalrådgiver/Bygherrerådgiver/Projektafdeling I nedenstående er mere specifikt redegjort for ansvarsområder under hvert enkelt niveau. For en uddybning af arbejdsopgaverne i de enkelte niveauer henvises til den udarbejdede controllingmanual. Til dokumentation af det tilsyn der skal foretages i henhold til controllingmanualen skal der foreligge en controllinglog, hvoraf den udførte controlling vil fremgå, herunder hvad, hvornår og af hvem den er foretaget. Udførelse og løbende egenkontrol Den daglige kontrol udføres i Projektorganisationen for Nyt OUH og af projektets rådgivere (bygherrerådgiver og totalrådgiver). Det omhandler blandt andet økonomi-, risiko- og projektstyring. Med egenkontrollen skal man sikre sig at de, i controllingmanualen, beskrevne retningslinjer overholdes i det daglige arbejde. Dette dækker blandt andet over: - Kontrollere fakturaer som forudsætning for udbetalinger i henhold til indgåede aftaler - Sikre korrekt klassifikation af udgifter. - Kvalitetssikre projektmateriale (tegninger, beskrivelser mv.) - Foretage arkivering ifølge de beskrevne retningslinjer Projektcontrolling Projektcontrollingen foretages af Projektorganisationen for Nyt OUH. Controllingen kan foretages af en enkelt eller flere personer i organisationen. Det er dog vigtigt at der ikke er personsammenfald mellem den udførende part i projektcontrolling og i de daglige kontroller. Controllingen skal sikre, at projektet er indenfor budgetrammen i forhold til tid, økonomi og kvalitet samt at der er fokus på risici. Controllingens opgaver omfatter blandt andet: - At kvalitetssikre budgetoverslag og dokumentation heraf 17

18 - I samarbejde med Sundhedsstaben at forestå kommunikation om budgetter og analyser m.v., herunder udarbejdelse af dagsordner og orienteringspunkter til forelæggelse i besluttende organer. - I samarbejde med bygherrerådgiver, totalrådgiver og den udførende del af de daglige kontroller, at kvalitetssikre dokumentation og datagrundlag for budgetter og analyser. - Sikre at styrende dokumenter overholdes - Sikre at risikologen er opdateret For en uddybning af de enkelte punkter i projektcontrolling henvises til controllingmanualen. Regional controlling Projektorganisationen for Sygehusbyggeris arbejdsopgaver i forbindelse med gennemførelsen af projektet er, at tilse at projektet udføres i overensstemmelse med de givne retningslinjer, herunder at føre bevillingskontrol. Denne kontrol og heraf afledte rapportering sker primært overfor regionsrådet. Arbejdsopgaverne omfatter: - Sikring af, at politisk vedtagne beslutninger overholdes (bevillings- og rammekontrol mht. tid, økonomi og kvalitet) - Facilitatorer i forbindelse med myndighedsbehandling og eksterne parter, herunder sikre: o Rapportering overholder retningslinjer fra Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse o Kontrol af materiale til ekstern revision ift. Det ønskede materiale - Selvstændigt tilsyn med projektcontrollingens udførte arbejde herunder overholdelse af procedurer i controllingmanualen - Udarbejde uvildig risikovurdering Hvert kvartal vil Projektorganisationen for Sygehusbyggeri foretage bevillingskontrol i forbindelse med den kvartalsvise rapportering, såvel som virke som facilitatorer i forbindelse med fremskaffelse af materialet til brug for den eksterne revisionsgennemgang og rapportering til regionsråd og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Løbende vil Projektorganisationen for Sygehusbyggeri sikre overholdelse af styrende dokumenter, således at det tidsmæssige pres ved hver kvartalsgennemgang lettes. Ekstern revision / review For at sikre det uvildige element i forbindelse med den løbende rapportering overfor Forretningsudvalget og regionsrådet inddrages regionens eksterne revision i vurderingen af sundhedsstabens kvartalsvise rapportering til regionsrådet. Den eksterne revision vil blive gennemført på førstkommende kvartalsvise rapportering efter godkendelse af udbetalingsprofilen for projektet. Den eksterne revision vil løbende foretage monitoreringen af projektet, men hovedfokus vil være omkring de kvartalsvise rapporteringer. Revisionen er bygget op omkring et systemanalytisk review og et detailreview. Dette vil ske med udgangspunkt i ministeriets regnskabsinstruks. Region Syddanmarks eksterne revision inddrages herudover i henhold til de gældende regler for økonomistyring og regnskabspraksis ved påtegning af det endelige anlægsregnskab. 18

19 3.2 Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen Den interne økonomistyring i forbindelse med projektgennemførelsen omfatter alle opgaver i forbindelse med registrering af økonomiske hændelser (bogholderi, registrering og vedligeholdelse af styrende budgetter, likviditetsbudgetter, debitorer og kreditorer mv.) Den overordnede økonomistyring tilrettelægges inden for rammerne af Region Syddanmarks økonomisystem. Bogføring og bevillingskontrol skal ske i økonomisystemet og ligeledes skal alle udbetalinger til leverandører og entreprenører ske i økonomisystemets udbetalingsdel. Bilagskontrol og arkivering sker som følge heraf elektronisk i økonomisystemet. Budgettering, entreprisestyring samt rapportering sker uafhængigt af økonomisystemet i individuelle værktøjer. Igennem kontroller sikres det, at der er sammenhæng mellem de enkelte værktøjer og systemer. 3.3 Procedurer for anskaffelse af medico, IT og udstyr I Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri fra juli 2012 er forudsat, at hovedvægten i investeringerne skal ligge på patientrettet it, udstyr og apparatur. Investeringerne heri skal udgøre ikke under 70% af den samlede ramme til it, udstyr og apparatur, og er overordnet beskrevet som medicoanskaffelser, it-udstyr, it-systemer som fx til logistik og booking samt teknisk udstyr som fx loftlifte og autoklaver. De resterende max. 30% kan anvendes på logistisk udstyr som AGV, rørpost og transportrobotter og på øvrigt udstyr og løst inventar, fx møblering af sengestuer og opholdsarealer. I Nyt OUH er den fastsatte ramme til investeringer i apparatur og IT på i alt 1,2 mia. kr. (2009-pl) for så vidt angår den somatiske del. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har stillet krav om en årlig rapportering om anvendelse af delrammen til it, udstyr og apparatur, hvor der rapporteres på hovedtyper af anskaffelser. Derudover er der krav om kvartalsvis rapportering om delrammen, fordelt på år. For at koordinere indkøbene indenfor de enkelte grupper er følgende procedure aftalt: 1. Styregruppen godkender fordelingen på undergrupper inden for de 70 og 30 %. Fordelingen rapporteres årligt til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse gennem regionsrådet. 2. Medicotekniske anskaffelser prioriteres af styregruppen og prioriteringen fremsendes til sundhedsdirektøren til orientering. Dette sker for at sikre koordinering med de ordinære anskaffelser via den årlige medicoramme. De enkelte ansøgninger lægges ind i MedicoLog i lighed med de ordinære ansøgninger 3. IT-anskaffelser prioriteres af styregruppen, og anskaffelser der skal fungere sammen med regionale systemer, drøftes i udvalget for sundheds-it. 4. Anskaffelser inden for øvrige undergrupper prioriteres og besluttes af styregruppen. 3.4 Forhold vedr. indeksering af budgetter/entrepriser Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har meddelt, at prisreguleringer for kvalitetsfondsprojekterne vil blive meddelt hvert år i juni måned i forbindelse med indgåelse af økonomiaftalerne for det kommende år. Der vil her blive udmeldt En forventet stigning for det kommende år ( i juni 2014 for 2015) 19

20 Et revideret skøn for indeværende år (i juni 2014 for 2014) En endelig regulering for foregående år ( i juni 2014 for 2013) De hidtil udmeldte reguleringer(juni 2013) og offentliggørelsestidspunkter fremgår af nedenstående tabel Periode Endeligt 1,0 pct. 1,8 pct. 2,5 pct. (juni 2014) (juni 2015) (juni 2016) Revideret 1,2 pct. 2,3 pct. 1,8 pct. 1,3 pct. (juni 2014) (juni 2015) Forventet 1,7 pct. 1,8 pct. 0,4 pct 1,6 pct. 1,6 pct. (juni 2014) Det endelige indeks for året vil således først være kendt cirka ½ år efter at udgifterne er bogført. Alle entreprisekontrakter med entreprenører vil blive indgået iht. regionens kontraktparadigmer, som bl.a. hviler på de bestemmelser, der er fastlagt i AB92/ABT93. I regionens kontraktparadigmer er angivet, at entreprisekontrakten indgås som en fastpriskontrakt: Prisen er fast i 12 måneder og kan herefter indeksreguleres. En eventuel regulering kan kun ske i overensstemmelse med retningslinjerne i cirkulære nr af 28. november 2003 om ændringer af cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder. Ved en eventuel prisregulering anvendes Danmarks Statistiks byggeomkostningsindeks for boliger byggeomkostningsindeks i alt. Alle meddelte budgetter/entreprisekontrakter meddeles som en fastpriskontrakt. I forbindelse med udbetalinger af prisregulering af entreprisebeløb skal totalrådgiver fremsende særskilt anmodning om udbetaling af pristalsregulering til Projektafdelingen for Nyt OUH. 4.0 Risikostyring Herunder beskrives risikostyringen, der vil blive foretaget i projektet. En detaljeret uddybning kan findes i projektets risikohåndbog. Formålet er at minimere sandsynligheden og konsekvensen for de risici, der kan få indflydelse på en succesfuld gennemførelse af projektet. Risikostyringen vil derfor Identificere hændelser/emner, der potentielt kan få indflydelse på de fastsatte mål for projektet skabe grundlag for at der kan tages kvalificerede beslutninger vedrørende risikoreduktion og opfølgning på identificerede risici skabe overblik over roller og ansvar i risikostyringen Risikohåndteringen kan ikke fjerne alle ubekendte forhold fra et omfattende og komplekst byggeri. Det er imidlertid formålet med risikohåndteringen og styringen at afdække og foregribe forhold og hændelser, som på forhånd kan udpeges som kritiske. 20

21 4.1 Risikovurdering Størrelsen af de enkelte risici afhænger af en kombination af sandsynligheden for at risikoen indtræffer og konsekvensen hvis risikoen indtræffer. For at vurdere sandsynligheden og konsekvensen vurderes de ud fra kriterier. Sandsynligheden for at risikoen indtræffer vurderes ud fra: Erfaring fra organisationen af, hvor ofte hændelsen tidligere er sket eller et bud på, hvor ofte det vil ske. Konsekvensen hvis risikoen indtræffer vurderes ud fra følgende 3 kriterier: Tidsplan for kritiske milepæle. Dvs. at det kun er hændelser, der kan have indflydelse på milepæle, der kan vurderes til at have en konsekvens. Hvis hændelsen gør at tidsplanen skrider ud over en kritisk slutdato, skal der scores højest muligt. En kritisk slutdato kan eksempelvis være at en lejeaftale er opsagt og ikke kan forlænges og derfor skal nye bygninger stå klar, eller at det er politisk bestemt at en bestemt kræft behandling skal starte op på en bestemt dato, som kun er muligt via det nye byggeri. Økonomi vurderes ud fra den samlede anlægsbevilling og vurderes ud fra en overskridelse af budgettet. Hvis det er muligt skrives et præcist bud på den økonomiske konsekvens i beskrivelsen. Kvalitet vurderes ud fra hvorvidt hændelsen vil få nogen indflydelse på ekspertpanelets kvalitets mål: Fleksibilitet i byggeriet, patientsikkerhed og patientforhold samt bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse. Herunder er også hvis hændelsen betyder at der ikke kan skabes den ønskede effektiviseringsgevinst når byggeriet er færdigt. Vurderingen dokumenteres i et risikoregister, hvor også de tiltag, der foretages for at minimere risikoen beskrives. 4.2 Organisering Projektledelsesgruppen, under ledelsen af projektdirektøren, har det overordnede ansvar for risikostyringen i projektet. Der er udnævnt en risikomanager med baggrund inden for byggeteknik og -processer til at varetage den overordnede ledelse af risikostyringen på tværs af spor og faser, i tæt samarbejde med en nøglemedarbejder i projektorganisationen for Nyt OUH. Risikomanageren refererer til projektdirektøren. Til implementering af risikoarbejdet i projektorganisationen er der nedsat en risikogruppe med relevante parter fra Projektorganisationen for Nyt OUH, bygherrerådgiver og totalrådgiver. På sigt vil repræsentanter for relevante leverandører og entreprenører blive inddraget efter behov. Herudover vil relevante interessenter i projektet med relation til de identificerede risici, eksempelvis i grænselandet mod myndigheder og naboprojekter, blive involveret efter behov. I forbindelse med opfølgning på risici kan risikogruppen inddrage risikoejere den som bedst har mulighed for at håndtere den pågældende risiko. Risikoejeren har ansvaret for at følge op på den pågældende risiko. 21

22 Den enkelte medarbejder har kendskab til, og bidrager til, proaktiv og reaktiv risikostyring, herunder identifikation af risici og indmelding i bekymringslog og risikoregister Risikostyringens redskaber som blandt andet vil bestå af en risikohåndbog, flere bekymringslogs og et risikoregister - er opbygget i et samarbejde mellem Projektorganisationen for Nyt OUH, Projektorganisation for Sygehusbyggeri, Bygherrerådgiver og Totalrådgiver. Udførelsen af risikostyringen kontrolleres af projektorganisationen for sygehusbyggeri. 5.0 Effektiviseringsgevinst I de endelige tilsagn for kvalitetsfondsstøttede byggerier indgår et effektiviseringskrav. Det er Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, som følger op på regionens arbejde med at realisere effektiviseringsgevinsterne. Af administrationsgrundlaget for de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier fremgår det, at effektiviseringsgevinsterne skal kunne henføres direkte til den kvalitetsfondsstøttede investering og kunne henføres til tiltag igangsat efter det endelige tilsagn. Regionen skal i overordnede kategorier, beskrive de forventede effektiviseringsgevinster, samt strategien for at realisere dem. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse skal løbende følge op på, at regionen arbejder med realistiske mål og robuste planer i forhold til gevinstrealisering. I år 1 efter ibrugtagningen, skal effektiviseringskravet være fuldt ud realiseret. Effektiviseringsgevinsterne skal kunne henføres direkte til den kvalitetsfondsstøttede investering og ligger således udover de årlige produktivitetskrav, der fastlægges i økonomiaftalen, mellem regeringen og regionerne. Effektiviseringskravet for Nyt OUH er 8 % af driftsbudgettet, i alt 348 mio. kr. (10 pl.) Effektiviseringsarbejdet skal være opdelt i 3 overordnede kategorier: bygningsrelaterede, organisatoriske og strukturelle effektiviseringer. Kategorierne opdeles yderligere for at skabe gennemsigtighed i væsentlige aktiviteter. Projektet kan forventeligt have behov for at justere den planlagte fordeling, efterhånden som projektet udvikler sig. Det centrale i opfølgningen vil være om projekterne arbejder målrettet med at udvikle organisationen til de nye vilkår. Følgende centrale forhold skal beskrives for hvert indsatsområde: - centrale aktiviteter og nødvendige organisatoriske tiltag - tidsplan for centrale aktiviteter og eventuelle delmål - vurdering af om tidsplaner overholdes og at centrale aktiviteter effektueres og eventuelle delmål opnås, med hensyn til risikovurderingen. Ansvarsfordelingen vedr. effektiviseringskravet. Realisering af effektiviseringskravet er en opgave der kræver tæt koordinering mellem bygge- og driftsorganisation, således de forventede effektiviseringsgevinster til enhver tid afspejler de beslutninger der er allerede er truffet og konsekvent ligger til grund for de beslutninger der løbende træffes i byggesagen. Der vil løbende være behov for beslutninger af totaløkonomisk karakter i forbindelse med effektiviseringskravet, idet afholdelse af en meromkostning i anlægssagen kan medføre en 22

23 driftsmæssig gevinst, eller omvendt en besparelse på anlægssagen kan medføre en driftsmæssig meromkostning. Organiseringen af arbejdet med effektiviseringskravet afspejler ovenstående behov for koordinering mellem bygge- og driftsorganisation, og er skitseret i figuren herunder. Styregruppen for Nyt OUH er overordnet ansvarlig for realiseringen af effektiviseringskravet. Under styregruppen er der nedsat et mødefora med repræsentation af både Sundhedsøkonomi, Driftsorganisationen OUH og Projektorganisationen for Nyt OUH. Forretningsmøderne er ansvarlige for udarbejdelse af plan for realisering af effektiviseringskravet samt løbende tilpasning og rapportering i forhold til denne. Afdelingschefen for Sundhedsøkonomi er ansvarlig for møderne, hvor både bygge- og driftsorganisationen deltager. Der kan nedsættes arbejdsgrupper under forretningsmøderne efter behov. Der sker en løbende opfølgning i Styregruppen. Mellem styregruppens opfølgningsmøder følges der op på de løbende dialogmøder mellem Sundhedsdirektøren og Direktionen på OUH. Styregruppen for Nyt OUH Dialogmøder OUH/RSD Forretningsmøder vedr. effektiviseringskrav RSD/OUH/NYT OUH 6.0 Rapportering - indhold, målgrupper og rapporteringsansvar Rapportering Rapportering om projektet vedr. Nyt OUH skal sikre, at man både på politisk og administrativt niveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift. Opbygningen af økonomisystemet skal sikre, at det til stadighed er muligt med kort varsel at få et opdateret status vedr. projektets økonomi. Kvartalsvis rapportering Den kvartalsvise rapportering, som træder i kraft ved godkendelse af udbetalingsanmodningen, og løber indtil projektets afslutning, skal indeholde oplysninger om - Risiko 23

24 - Fremdrift - Økonomi - Kvalitet og indhold - Generelle principper Rapporten indeholder skemaer, figurer samt bilag, jf. regnskabsinstruksen af 24. maj Risikovurderingerne skal kvalificeres uafhængigt af byggeorganisationen. De uafhængige vurderinger indgår som bilag til rapporteringen, når denne sendes til ministeriet. Rapporten skal indsendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse med en ledelseserklæring, hvor regionsformanden og regionsdirektøren erklærer, at rapporten giver et retvisende billede af projektets status. Rapporten skal også indeholde en erklæring, fra en uafhængig revisor, om rapportens rigtighed og omfanget af revisionen. Erklæringen skal indeholde evt. bemærkninger som revisionen har givet anledning til, samt bekræfte, at bevillingen er anvendt til det formål, hvortil den var givet. Rapporteringen skal være rettidig, og bør ske med en forskydning på maksimalt 3 måneder. Årlig rapportering Ministeriet vil årligt indhente oplysninger vedr. de specifikke oplysninger som lå til grund for det endelige tilsagn. Der skal rapporteres på projektets change request og forbrug til it, udstyr og apparatur, i skema B og C jf. regnskabsinstruksen. Den årlige rapportering træder i kraft ved udbetalingsanmodningen og kan indgå i rapporteringen for 4. kvartal. I november skal regionen indsende en opdateret investeringsprofil for alle kvalitetsfondsprojekter. Der ud over skal der oplyses om hvilke projekter, som forventer at indsende udbetalingsanmodning i det kommende år, og hvornår på året det kan forventes. Rapportering på effektiviseringsgevinster. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse bruger rapporteringen som en generel vurdering af, om projekterne opfylder tilsagnsbetingelserne. En manglende opfyldelse af effektiviseringskravet udgør et tilsagnsbrud, og vil medføre sanktioner, på linje med øvrige brud på tilsagnsbetingelserne. Rapporteringen skal svare til regionens redegørelse i forbindelse med ansøgning af endeligt tilsagn. Den skal være opdelt i 3 overordnede kategorier: bygningsrelaterede, organisatoriske og strukturelle effektiviseringer med efterfølgende underopdeling. Det er forventeligt at den planlagte fordeling på effektiviseringsgevinsterne, ændre sig, efterhånden som projektet udvikler sig. Rapporteringen skal påbegyndes ved endeligt tilsagn og opdateres i forbindelse med centrale faseovergange. Når projektet har fået godkendt udbetalingsanmodningen, skal der rapporteres ved centrale faseovergange og som minimum hvert 1½ år. Rapportering ved centrale faseovergange Den faseopdelte rapportering træder i kraft ved endeligt tilsagn. Det er et krav at rapporteringen følger den skematiske form jf. regnskabsinstruksens skema F1-F5. Regionen skal ved faseovergange fremsende en beskrivelse af fasens væsentlige milepæle og evt. foretagne tilpasninger i projektet. Herudover skal regionen ved centrale faseovergange beskrive ændringer i - byggeriets størrelse 24

25 - forventet behandlingskapacitet - kapacitetsudnyttelse Rapportering ved bevillingsafslutning Ved bevillingsafslutning skal det reviderede anlægsregnskab forelægges regionsrådet, og efterfølgende fremsendes til ministeriet. Regnskabet skal vedlægges en erklæring fra revisor om at regnskabet er i overensstemmelse med totalprincippet for kvalitetsfondsstøttet sygehusbyggeri. Evalueringsrapport. Efter projektets afslutning udarbejdes en evalueringsrapport, som beskriver hvordan sygehusbyggeriet har påvirket en mere effektiv arbejdstilrettelæggelse og kapacitetsudnyttelse samt et bedre patientforløb og logistik. Evalueringen bør foreligge senest et år efter fuld ibrugtagning og bør beskrive de områder, hvor regionen har effektiviseringsforbedringer, baseline for måling samt målemetoder. I rapporten bør der fastlægges et tidsperspektiv for effektmålinger, som forudsætter en længere evalueringsperiode, for at opnå et validt datagrundlag. 7.0 Kvalitetssikring og kvalitetsstyring Parallelt med den tidsmæssige og økonomiske styring af byggeriet skal det sikres, at byggeriet leveres med det indhold og den kvalitet som aftales mellem parterne, det vil sige mellem bygherren, rådgivere og leverandører. Totalrådgiver skal blandt andet leve op til reglerne der er beskrevet i bekendtgørelse om kvalitetssikring af byggearbejder nr. 169 af samt i rådgiverkontraktens ydelsesafsnit, der er baseret på Byggeri og planlægning - december Udmøntningen af dette sker gennem kvalitetsplan for Nyt OUH, der er baseret på totalrådgivers kvalitetsledelsessystem. Kvalitetsledelsessystemet er baseret på Danske Ark s model for kvalitetssikring. Modellen er baseret på DS/EN ISO 9001:2000. norm for kvalitetsstyringssystemet og er struktureret i 3 niveauer: Et strategisk, et taktisk og et operationelt niveau. Rådgivers kvalitetsledelsessystem beskriver hvordan kvalitetssikring planlægges, styres, gennemføres og dokumenteres, således at risikoen for fejl, mangler og svigt minimeres. Kvalitetsledelsessystemet er et internt ledelsesværktøj for totalrådgiver, og systemets procedurer og instruktioner er derfor interne og kun det strategiske og taktiske niveau udleveres til 3. part. Kvalitetsplan for Nyt OUH er retningsgivende for projektet og skal derfor udleveres og godkendes af bygherre. 8.0 Dokumentation, arkivering mv. Der skal foretages en systematisk dokumentation og arkivering både fordi Region Syddanmark som offentlig myndighed har pligt til dette og fordi en rationel og hensigtsmæssig opgavevaretagelse tilsiger at man skal være i stand til at genfinde afsendte og modtagne dokumenter og interne arbejdspapirer. 25

26 8.1 Region Syddanmarks registreringspligt. Region Syddanmarks registreringspligt indebærer, at regionen har et ansvar for at registrere og dokumentere sit arbejde. I forbindelse med elektronisk sags- og dokumenthåndering (EDSH) skal organisationen således leve op til kravene i følgende love: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Arkivloven (herunder bekendtgørelse om aflevering af elektroniske arkivalier). Derudover bør regionen følge god forvaltningsskik, som ifølge Ombudsmandens årsberetning 1993 indebærer følgende:..god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommende og udgående post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt. For en nærmere beskrivelse af krav i medfør af de nævnte love henvises til Region Syddanmark intranet, hvor dette er beskrevet. De stillede krav til dokumentation og arkivering løses i Region Syddanmark ved anvendelse af det elektroniske arkivsystem Acadre, hvor det i et sagsmappesystem er muligt for den enkelte medarbejder at registrere indgående og udgående dokumenter. Projektorganisationen for Nyt OUH som organisatorisk er en del af Sundhedsstaben foretager sin arkivering ved hjælp af Acadre. 8.2 Særlige dokumentationskrav ved etablering af Nyt OUH I forbindelse med gennemførelsen af den kommende store byggesag er det en særlig udfordring for dokumentations- og arkiveringssystemet at håndtere de mange interne og eksterne parter der deltager undervejs i processen. Der er derfor opbygget et særskilt arkivsystem parallelt med Acadre, hvortil der er adgang til at forespørge og arkivere dokumenter for både medarbejdere ansat i Region Syddanmark og hos tilknyttede rådgivere mv. Med hensyn til det særskilte arkivsystem skal der udarbejdes retningslinjer for, hvilke typer af dokumenter der skal arkiveres i det fælles Arkivsystem Acadre, og hvilke typer af dokumenter der ikke arkiveres i Acadre. For at undgå tvivl om senest gældende version af dokumenter skal systemet kunne håndtere forskellige versioner af samme dokument og kunne udføre logning af hvem der har arkiveret og redigeret et givet dokument. Til at imødekomme dette behov anvendes et web-baseret arkivsystem, projectweb, som muliggør at eksterne projektdeltagere fra deres edb-arbejdsplads kan registrere og søge efter dokumenter som er registreret i en database i dette system. 26

27 Bilag 1 Endeligt tilsagn om medfinansiering fra Kvalitetsfonden til Nyt OUH 27

28 28