Dansk Sejlunions bestyrelse

Transkript

1 REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Mandag den 4. december 2017 kl. 15:00-21:00 Sted: Deltagere: Nyborg Sejlforening, Griffensund 15, 5800 Nyborg Jesper Andersen, Peter Bjerremand, Thomas Ebert, Christian Hangel, Jens Haugaard, Line Markert, Anne Skovbølling, Henrik Voldsgaard, Ditte Juul Thomas Jacobsen, Steen Wintlev, Henrik Blakskjær og Mads Kolte-Olsen Gæster: Søren Trolle, Thomas Nathan, Flemming Clausen, Christian Lerche og Peter Wolsing (Ligaforening) samt Christian Lerche (DM-statutter). 1. Godkende dagsorden og ansvarlig for kommunikation fra mødet Line Markert bød velkommen, takkede Nyborg Sejlforening for værtskab og gennemgik mødets forløb. Bestyrelsen besluttede at godkende mødets dagsorden. Peter Bjerremand påtog sig opgave med at være kommunikationsansvarlig for mødet. 2. Godkende referat møde Referat af bestyrelsens møde den 25. oktober 2017 var inden mødet lagt på basecamp og godkendt digitalt. Bestyrelsen godkendte referat af møde den 25. oktober Bestyrelsens og sekretariatets arbejde 3.1. Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen henviste til skriftlig rapport over udvalgte aktiviteter i Dansk Sejlunions sekretariat siden sidste møde i bestyrelsen. Mads Kolte-Olsen orienterede desuden om klubkonference. Deltagerne giver i evaluering udtryk for tilfredshed. Deltagere vil gerne yde en indsats for at få flere med fra klubben Forsikringsafgift: Bestyrelsen ønsker en plan for opfølgning på Saneringsudvalgets rapport. Singlehandforening: Foreningen har sendt anmodning om at blive associeret medlem. Den bliver behandlet skriftligt på basecamp. Associering udtrykker en politisk hensigt om samarbejde. Det kan fx være om sikkerhed og uddannelse. Bestyrelsen besluttede at tage ledelsens orientering til efterretning. 1

2 3.2. Ekstern finansiering: status og handlingsplan Mads Kolte-Olsen fremlagde hovedpunkter i plan for ekstern finansiering af Sejlerlandsholdet. Det er en afgørende forudsætning for budget 2018, at vi opnår ekstern finansiering på 2,45 mio. kr. (netto-indtægt) til Sejlerlandsholdet. Planen har fire spor: 1) Kommerciel model, 2) Mindre sponsorater, 3) Fonde og 4) kompetencer og organisering Mads Kolte-Olsen redegjorde for status med virksomheder i kommerciel model og planlagte møder i december og primo januar. Dialog er siden sidste bestyrelsesmøde blevet udvidet med to nye virksomheder. Man drøftede status. Der blev givet udtryk for bekymring over status, og om budgetmålet for 2018 bliver indfriet. Man drøftede fokus for indsats: Der blev givet udtryk for ønske om en evaluering af, om sejlunionens organisation kan løfte opgaven. Man valgte at fokusere på planen, som både peger fremad og forholder sig til, hvordan sekretariatet får tilført de nødvendige kompetencer. Man drøftede den kommercielle model. Man ønsker flere virksomheder i pipeline til den kommercielle model. Man ønsker større vished for ressourcerne i arbejdet med at finde partnere til den kommercielle model. Man foreslog at arbejde med nye incitamenter / motivationsfaktorer til finde mulige partnere. Man drøftede oplæg til at tiltrække mindre sponsorater. Der blev givet udtryk for, at bestyrelsen kan bidrage med sparring til arbejdet, men man ønsker ikke at være tovholder for indsats og direkte involveret i dialog med mulige sponsorer. Bestyrelsen besluttede at tage orientering om planen, inkl. mål og indsats i fire spor, til efterretning. Bestyrelsen understregede sin betydelige bekymring for indsats og målopfyldelse. Bestyrelse ønsker klarhed om ressourcer og kompetencer i indsats Fritidssejleruddannelse Steen Wintlev orienterede om status for gennemførelse af model for administration af fritid, jf. skriftlig rapport på basecamp. Dansk Sejlunion er i dialog med Søfartsstyrelsen om Y3, Y1 og SRC og arbejdet med at styrke klubbernes uddannelse Økonomirapport pr. 1. december og estimat for 2017 Henrik Blakskjær orienterede om status for Dansk Sejlunions økonomi pr. 1. december 2017 og arbejdet med klargøring til årsregnskab 2017, jf. skriftlig rapport på basecamp. Peter Bjerremand indstillede til udbetaling af honorar til formanden 132 tkr. Budgetramme er 150 tkr. Der er i 2017 udbetalt 18 tkr. til tidligere formand. Bestyrelsen godkendte honorar til formanden. 2

3 3.5. Formandens rapport Line Markert orienterede om formandens aktiviteter siden sidste møde. Line Markert fremhævede mail fra Sejl og Motorklubben Grønsund om oplevelse af medlemskab af Dansk Sejlunion. Man drøftede mail og vigtigheden af, at Dansk Sejlunion kan skabe værdi for de forskellige typer af klubber. Man drøftede Dansk Sejlunions engagement i Kraftcenter Vest, herunder økonomi og organisering. Thomas Jacobsen og Henrik Blakskjær redegjorde om forløb om økonomi i Kraftcenter Vest. Jesper Andersen redegjorde for økonomien i Sailing Aarhus. Sailing Aarhus holder generalforsamling onsdag den 5. december. Bestyrelsen bad sekretariatet om en fælles beskrivelse til bestyrelsens formidling af en sejlklubs værdi af et DS-medlemskab Netværk Talent og sportslig udvikling Peter Bjerremand orienterede om, at man arbejder på invitation til møde i marts med fokus på sportsklubber Kapsejladsledergruppen Anne Skovbølling orienterede om dialog med repræsentanter for kapsejladsledergruppen om at involvere frivillige mentorer og klasseorganisationer i arbejdet med at involvere unge kapsejladsledere som ekstra hjælp til stævner (oplæring) Bestyrelsens kontakt til klubber og kredse Jens Haugaard orienterede om dialog med Fynskredsen om føl-ordning for kapsejladsledere Kredsnetværk og kredsenes rolle Christian Hangel orienterede fra møde i kredsnetværket i forbindelse med Klubkonferencen. Man ønsker en afklaring af kredsenes rolle. Bestyrelsen efterlyste oplæg fra Christian Hangel og Henrik Voldsgaard om kredsenes rolle Ungdomsnetværk Anne Skovbølling orienterede om møde i DS Ungdomsnetværk. Deltagerne i netværket oplever, at opgaven er svær at gribe. Man vil gerne forholde sig til konkrete opgaver. 3

4 3.11. Internationale relationer Line Markert henviste til skriftlig rapport på basecamp fra World Sailings årsmøde. 4. Prioritering 2018 Mads Kolte-Olsen fremlagde ledergruppens forslag til Prioritering Notat beskriver mål for Dansk Sejlunions arbejde i 2018 og de handlinger, som er prioriteret til opfyldelse af mål. Notat omfatter alle fokusområder i DS strategi Ekstern finansiering og klubudvikling er højest prioriteret, dernæst uddannelse og sejlsportens synlighed. Man drøftede ekstern finansiering. Man ønsker en varig effekt af indsatsen, som rækker ud over Man drøftede Klubudvikling og aktivitet. Der blev givet udtryk for ønske om længerevarende forløb i klubudvikling. Man ønsker opfølgning på besøg. Dansk Sejlunions tilbud skal være meget konkrete. Man drøftede Sejler. Der blev givet udtryk for ønske om, at bestyrelsen i 2018 drøfter Sejlers fremtidige format. Bestyrelsen besluttede at godkende Prioritering 2018 med den nævnte bemærkninger. 5. Budget 2018 Henrik Blakskjær præsenterede oplæg til budget Budget er i balance. Den vigtigste budgetforudsætning for 2018 er 2,45 mio. kr. i nettoindtægt fra kommercielle partnere. Budgettet giver god mulighed for at styre sejlunionens økonomi. Henrik Blakskjær gennemgik handlemuligheder, såfremt budgetforudsætninger ikke bliver indfriet. Man drøftede størrelsen af risikoen, som bestyrelsen er villig til at tage i Budget Der blev givet udtryk for forskellige holdninger til mulighed for at inddrage egenkapital i budgettet. Man drøftede forslag til plan B, dvs. håndtering af situation, hvis budgetforudsætninger ikke holder. Man ønsker konkretisering af mulige initiativer, såfremt budgetforudsætninger ikke holder. Man gav udtryk for, at alle aktivitetsområder i Dansk Sejlunions budget skal bidrage i en eventuel situation, hvor budgetforudsætninger ikke holder. Man drøftede antal år i budget. Der blev givet udtryk for, at budgettet burde have et længere perspektiv end et enkelt år. Man drøftede mulighederne i justering af kontingentmodel. Man konkluderede, at en eventuel ændring forudsætter et klart værditilbud til klubberne. 4

5 Bestyrelse anser budgetteret indtægt for ekstern finansiering som usikker. Bestyrelsen besluttede at budget evalueres 1. marts 2018, efter vurdering af status for opfyldelse af budgetforudsætninger. Bestyrelsen ønsker, at ledelsen udarbejder en oversigt af tiltag, som sættes i værk, såfremt budgetforudsætninger den 1. marts ikke bliver opfyldt i Bestyrelsen besluttede at udskyde beslutning om forslag til nyt mål for DS fri egenkapital 31. december 2018, indtil man har set ledelsens oversigt over tiltag til håndtering af manglende opfyldelse af budgetforudsætning. Indtil videre er mål for den fri egenkapital 2,9 mio. kr. pr. 31. december Ligaforening og Dansk Sejlunion Bestyrelserne for hhv. Dansk Sejlunion og Ligaforeningen mødtes for at drøfte mål og indhold i samarbejdet i 2018, jf. samarbejdsaftale. Dansk Sejlunion 2018-tilskud til Sejlsportsligaen Line Markert, Dansk Sejlunion, indledte med at konkludere, at Dansk Sejlunions tilskud i 2018 er 400 tkr. Dansk Sejlunion har ikke mulighed for at bidrage med flere kroner. Dansk Sejlunion skal også varetage hensynet til klubber med andre aktiviteter end kapsejlads. Thomas Nathan, Ligaforeningens bestyrelse udfordrede Dansk Sejunions tilskud. Samarbejdsaftalen lægger op til et andet forløb. Han opfordrede Dansk Sejlunions bestyrelse til at overveje beslutning igen. Man drøftede, hvorvidt Dansk Sejlunion overholdt betingelser i samarbejdsaftale. Man konstaterede, at der var forskellige holdninger til dette. Konklusion 2018 tilskud Dansk Sejlunions bestyrelse holder fast i tilskud på 400 tkr. til Sejlsportsligaen. Sejlsportsligaen ønsker, at Dansk Sejlunion genovervejer beslutning. Undersøgelse af ligaens effekt indtil nu og klubbernes ønsker til fremtid Man drøftelse udsendelse af spørgeskema til ligaklubber, som skal afdække, hvordan de oprindelige (2013) mål for Sejlsportsligaen er indfriet på klubniveau. Ligabestyrelsen udtrykte i tvivl om værdien af en undersøgelse og evnen til at stille de rigtige spørgsmål. Dansk Sejlunion vurderer, at man er i stand til at gennemføre en valid undersøgelse. Konklusion spørgeskema Undersøgelse af opfyldelse af oprindelige liga-mål er fortsat på pause. Dansk Sejlunion tager i januar initiativ til at gennemføre undersøgelse. Samarbejde Liga og Dansk Sejlunion Mads Kolte-Olsen redegjorde for muligheder for samarbejde mellem Dansk Sejlunion og Sejlsportsligaen om at styrke ligaens effekt i klubber på klubbers mulighed for ekstern finansiering, klubbernes aktivitetstilbud (træning) og klubbernes lokale synlighed (sociale medier, presseomtale). 5

6 Peter Wolsing ønsker mere kontakt til klubkonsulenter i arbejdet for det fælles mål. Klubkonsulenter kan indsamle gode eksempler i ligaklubber og formidling af eksempler til andre klubber. Det kan være på kommunikation, træning, finansiering og synlighed. Mads Kolte-Olsen bekræftede, at han gerne vil styrke platform for dialog mellem liga-team og klubkonsulenter. Christian Lerche foreslog, at liga og Dansk Sejlunion arbejder tættere sammen om skaffe penge, fx materielsponsorer, fonde eller kommercielle partnere. Konklusion samarbejde Mads Kolte-Olsen inviterer ligateam til møde medio januar om plan for det konkrete samarbejde i Samarbejde om ungdomsliga/events Peter Wolsing redegjorde for hovedindhold i ungdomsevents i Fire spor: Højde, fart og ræs (sportsklubber), Baneledere, Medie & synlighed og Praktik & Forplejning. Målgruppe er alle unge (alder??) i klubber. DS-bestyrelse gav udtryk for, at man værdsætter initiativet med ungdom-events. Thomas Jacobsen orienterede om mulighed for samarbejde mellem Dansk Sejlunions camps og ungdomsevents. Thomas Jacobsen er fire gange om året vært ved en camp. Det kunne have potentiale at smelte camps sammen eller som add-on. Konklusion Thomas Jacobsen inviterer ligateam til møde om muligt samarbejde om camps i DM Statutter Christian Lerche præsenterede forslag til nye DM-statutter. Hensigten er at opdatere til 2018, skabe større sportslig værdi og mindre regulering og give større frihed til dage. Klasser får større indflydelse på rammerne for et DM. Udlændinge, som er medlem af dansk sejlklub, får mulighed for at blive Danmarksmester med mindre klassens generalforsamling beslutter andet. Krav til antal deltagere går ned for at give mindre klasser mulighed for at opretholde mesterskab. Der bliver mulighed for dispensation til at afholde DM i udland. Sejlsportsligaen DM for klubhold er skrevet ind i DM-statutterne. Man drøftede mulighed for udskiftning i besætning i en DM-serie. Der vil være forskel mellem Klub DM og individuelle DM. Det blev afklaret, at klassen bestemmer antal sejladser, minimum fire sejladser. Krav til antal både er nedjusteret. Man påpegede krav til antal hold i match race og klub-dm. Få både på linien vil gøre det mindre attraktivt for klubber at arrangere. Bestyrelsen besluttede at godkende oplæg til DM-statut. De gælder fra den 1. januar Bestyrelsen besluttede at give arbejdsgruppen mandat til endelig færdiggørelse af DMstatutter, når man har modtaget alle høringssvar. Man takkede for det flotte arbejde. 6

7 8. Forberedelse af DS generalforsamling 2018 Man drøftede hovedpunkter i forberedelse af Dansk Sejlunions generalforsamling. Mødet bliver afholdt på Hotel Nyborg Strand lørdag den 17. marts. Mødet bliver holdt som i 2017 med netværksmøder om formiddagen og generalforsamling om eftermiddagen. Kandidater: Line Markert, Christian Hangel, Henrik Voldsgaard, Peter Bjerremand og Ditte Juel forventer at stille op som kandidat til bestyrelsen. Jesper Andersen stopper et år før tid pga. arbejde. Man drøftede behov service-eftersyn af vedtægter. Bestyrelsen besluttede ikke at fremsætte forslag til vedtægtsændringer i Hovedpunkter i kommunikation fra mødet Peter Bjerremand gennemgik mødets hovedpunkter. Bestyrelsen tilsluttede sig punkterne, som blev offentliggjort på facebook dagen efter mødet. 10. Eventuelt Henrik Voldsgaard foreslog at oprette Dansk Sejlunion som klub i OK-benzin. Indsats i forhold til effekt skal afklares. Hellerup Sejlklub foreslår at etablere en frivillig pris. Det kan indarbejdes i Klubudviklingsprisen. De næste møder Skype møde primo februar om forberedelse af Generalforsamlingen. Mandag 26. februar, kl Brøndby Fredag 16. marts, kl Nyborg 7