Dansk Sejlunions bestyrelse

Transkript

1 REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Mandag den 26. oktober 2015 kl Sted: Deltagere: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, Brøndby Jesper Andersen, Mads Christensen, Christian Hangel, Line Markert, Hans Natorp, Christina Nielsen, Henrik Voldsgaard, Mads Kolte-Olsen. Line Markert deltog i punkterne om økonomirapport, budget 2016, DS strategi 2018 og frikøb af formand. Henrik Blakskjær deltog i punkt om økonomirapport og budget Afbud: Jørgen Larsen. DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp bød velkommen og gennemgik mødets dagsorden. Bestyrelsen besluttede at godkende dagsorden. 2. Godkende referat fra møde Referatet var inden mødet blevet lagt frem på basecamp. Enkelte justeringer blev tilføjet. Bestyrelsen besluttede at godkende referat af møde nr. 6/2015 den 7. september Ledelsesrapporter 3.1. Formandens rapport Hans Natorp henviste til formandens rapport. Derudover orienterede Hans Natorp om, at Niels Bo Andersen om morgenen mandag den 26. oktober var død efter længere tids sygdom. Niels Bo Andersen har siden 2005 været formand for Ordensudvalget og dirigent ved Dansk Sejlunions generalforsamlinger. Mindeord fra Dansk Sejlunion bliver lagt på sejlsport.dk. Mads Kolte-Olsen deltager i bisættelsen i Kolding. Æret være Niels Bos minde. Hans Natorp orienterede, at fonden bag det internationale sejlsportscenter i Aarhus har opnået fuld finansiering af byggeriet. Man ønskede et stort tillykke med resultatet. Hans Natorp orienterede om dialogmøde i DIF 2. december om ny økonomisk støttestruktur. Hans Natorp, Line Markert, Henrik Voldsgaard og Mads Kolte-Olsen deltager i mødet. Hans Natorp orienterede om, at han stiller op som formand for Dansk Sejlunion i april Hans Natorp oplyste desuden, at han vil kandidere til bestyrelsen for Danmarks Idrætsforbund ved DIF s repræsentantskabsmøde til maj

2 Bestyrelsen udtrykte opbakning til Hans Natorps kandidatur til posten som formand for Dansk Sejlunion og til bestyrelsesposten for DIF. Bestyrelsen besluttede at formandens rapport og orientering til efterretning Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen henviste til ledelsens rapport over aktiviteter siden bestyrelsesmøde 7. september. Mads Kolte-Olsen fremhævede, at målsætning om 40 Vild med vand projekter i 2015 forventes at blive nået. 33 lokale projekter har tilmeldt sig, og 22 er interesserede. Fire regionale seminarer bliver afholdt primo november. Mads Kolte-Olsen orienterede om, at Gråsten Sejlklub var blevet ekskluderet den 9. oktober, jf. bestyrelsens beslutning den 7. september Sekretariatet er i dialog med initiativtagere bag Gråsten Sejlforening. Man arbejder på at dokumentere, at den nye forening både formelt og reelt er en forening, som er adskilt fra Gråsten Sejlklub. Man vil gerne lave en ungdoms- og sportsklub. Bestyrelsens holdning er, at Dansk Sejlunion skal støtte udvikling af den nye sejlforening. Dansk Sejlunion skal i forløbet sikre sig, at Gråsten Sejlforening er formelt og reelt uafhængig af Gråsten Sejlklub, så længe Gråsten Sejlklub ikke vil overholde sine forpligtelser i henhold til Dansk Sejlunions vedtægter, herunder at efterleve afgørelse fra DIF Højeste Appelinstans. Snitflader mellem de to klubber skal være tydelige. Enhver ny klub i Dansk Sejlunion skal ved optagelse bekræfte, at man vil respektere de forpligtelser, som følger af at være en del af fællesskabet. I det konkrete tilfælde er der grund til at være særlig opmærksom på, at den nye klub kan bekræfte, at den i givet fald vil efterleve DIF appelinstansens afgørelser. Mads Kolte-Olsen orienterede om, at Dansk Sejlunion har indledt dialog med Søfartsstyrelsen om duelighedsprøvens fremtid. Dansk Sejlunion kunne få mulighed for at skabe værdi ved at modernisere uddannelser for fritidssejlere og blive synlig for alle, som tager en uddannelse for fritidssejlere. Mads Kolte-Olsen orienterede om arbejdet med projekt ekstern finansiering og fremlagde særskilt redegørelse for projektets status. Indsatsen med at forfølge konkrete muligheder har givet afkast i form af indtægter til Sejlerlandsholdets forberedelse til OL. Etablering af Vild med vand-projektet, 100 gaver til 8A-godkendelse og DS strategi-arbejde i september-oktober er blevet prioriteret højt og dermed en væsentlig del af forklaring på afvigelse fra den konkrete plan i projektbeskrivelsen. Projektets målsætning er uændret: Dansk Sejlunions indtægter ved ekstern finansiering i 2017-budgettet er større end Dansk Sejlunions indtægter fra ekstern finansiering i 2014-regnskabet. Bestyrelsen udtrykte ønske om større hastighed i fremdriften af projekt ekstern finansiering. Bestyrelsen besluttede at bede sekretariatets ledelse om en plan for arbejdet med at finde en sponsor til Sejlerlandsholdet. Bestyrelsen besluttede at tage ledelsens rapport og orientering til efterretning. 2

3 3.3. Økonomirapport Henrik Blakskjær redegjorde for status for Dansk Sejlunions økonomi efter 3. kvartal Estimatet for 2015 viser, at Dansk Sejlunion formentlig leverer et resultat for 2015, som holder sig inden for den ramme, bestyrelsen har lagt for budget Bestyrelsen var på sidste møde særlig opmærksom på status for 8A-godkendelse af Dansk Sejlunion, som giver skattefradrag til gavegivere. Henrik Blakskjær orienterede om, at Dansk Sejlunion har opfyldt alle kriterier for at være 8A godkendt organisation. Vi afventer den formelle godkendelse fra SKAT (Efter mødet: den 11. november, blev Dansk Sejlunion godkendt som 8A-organisation). Bestyrelsen besluttede at tage økonomirapport og orientering om status for Dansk Sejlunions økonomi til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. DS Strategi 2018 Mads Kolte-Olsen lagde op til drøftelse af indholdet af DS Strategi Et bud på en 1-sides model af strategien var inden mødet blevet lagt op på basecamp. En kort version giver overblik over strategiens struktur. Herefter kan man efter behov folde de enkelte dele mere ud i længere formuleringer. Der blev givet udtryk for, at en kort version af strategien er værdifuld. Man var i bestyrelsen enige om, at strategien skal tage afsæt i en anerkendelse af fald i medlemstal som udfordring for Dansk Sejlunion og sejlklubberne. Det skal desuden være mere tydeligt, at prioritering af indsats er en præmis for Dansk Sejlunion arbejde de næste år. Man bakkede op om forslag til overordnet målsætning og strategiske målsætninger. Man bakkede op om valg af fokusområder. Der blev foreslået at fremhæve det frivillige arbejde og idrætslig aktivitet. Man drøftede de foreslåede pejlemærker og besluttede at prioriteres sejlerfokus, ansvarlighed, transparens og samarbejde. Dansk Sejlunion stræber efter at udleve pejlemærkerne i alt sit arbejde nu og fremover. Bestyrelsen bad Mads Kolte-Olsen indarbejde konklusioner fra mødets drøftelse i en ny version af strategien. Den skal være klar i løbet af en uge. Herefter mødes strategi-gruppe og forholder sig til forberedelsen af klubkonferencen og strategi-debatten med deltagerne Budget 2016 Henrik Blakskjær gennemgik kendte indtægter og omkostninger for 2016 og fremlagde forslag til økonomiske mål og rammer for budget Henrik Blakskjær redegjorde for de hidtidige strategiske mål for Dansk Sejlunions budgetter: skabe værdi for sejlere og klubber (færre internt rettede og flere eksternt rettede omkostninger), opretholde størrelsen af den frie egenkapital, øge omsætning gennem ekstern finansie- 3

4 ring og sikre at eksterne indtægter i tilstrækkelig grad medfinansierer Dansk Sejlunions basisplatform. Henrik Blakskjær redegjorde for den foreløbige forskel mellem indtægter og omkostninger og gennemgik mulige initiativer til at skabe et budget i balance. Ledergruppen foreslår, at Dansk Sejlunion tilpasser sine aktiviteter i 2016 til de indtægter, som er kendt ved årets begyndelse. Aktiviteter kan i 2016 blive udvidet i takt med vækst i eksterne indtægter. Der var opbakning til, Dansk Sejlunion tilpasser sine aktiviteter i 2016 til de indtægter, som er kendte ved udgangen af 2015, og at man udvider aktiviteter i takt med, at eksterne indtægter bliver bragt i hus. Man drøftede mål for resultat i det samlede budget. Bestyrelsen afsatte i budget 2015 en pulje til at finansiere arbejdet med at øge Dansk Sejlunions eksterne indtægter. Puljen bliver finansieret af egenkapitalen. Den ikke-forbrugte del af puljen indgår i budget 2016 som et træk på egenkapitalen. Der var tilslutning til, at ledelsen i december for alle øvrige aktiviteter fremlægger et samlet forslag til budget 2016 med et lille overskud. Man drøftede, hvorvidt DS budget 2016 skulle videreføre mål fra tidligere år om forholdet mellem internt rettede og eksternt rettede aktiviteter. Dansk Sejlunion har siden 2013 reduceret andelen af internt rettede omkostninger til 23 %. De internt rettede aktiviteter er nødvendige for at kunne levere kvalitet i de eksternt rettede aktiviteter. Oplæg til DS strategi 2018 indeholder mål for værdiskabelse hos sejlere og klubber. Man vurderede, at mål i strategi vejer tungere i den økonomiske planlægning og styring end det tidligere mål for forholdet mellem internt rettede og eksternt rettede omkostninger. Der blev udtrykt ønske om, at optimering af elitens ressourceanvendelse er en del af sejlunionens økonomiske aktiviteter i Der blev udtrykt ønske om, at oplæg til budget i december ser længere frem end Bestyrelsen besluttede at bede ledelsen om at udarbejde et forslag til budget 2016, som: Har tilpasset aktiviteter og udgiftsniveau til de indtægter, som er kendte ved budgetårets begyndelse, og som giver mulighed for, at Dansk Sejlunion kan udvide aktiviteter i takt med, at eksterne indtægter bliver bragt i hus. Er i overensstemmelse med mål og fokusområder i den kommende DS Strategi Har et lille overskud bortset fra den ikke-forbrugte del af pulje til ekstern finansiering fra Bestyrelsens drøftelse og beslutning sætter ramme for sekretariatets arbejde i oktoberdecember med budget Ledergruppen fremlægger oplæg til budget og prioritering af mål og indsats i 2016 til bestyrelsens møde mandag den 14. december. Endeligt budget for 2016 skal tage højde for resultatet for 2015, som er klar primo ISAF årsmøde Hans Natorp orienterede om forberedelse af ISAF årsmøde, som bliver afholdt i Sanya, Kina november. 4

5 Hans Natorp redegjorde for arbejde i Nordic Sailing Federation med at formulere holdning til ISAF-mødets 289 forslag. Delegationen til ISAF årsmødet består af Kim Andersen, Jan Stage, Thomas Jørgensen, Mikael Quist og Hans Natorp. Delegationen har været involveret i forberedelsen af holdning til forslag på dagsordenen. Dansk Sejlunion vil på ISAF årsmøde arbejde for, at sejladserne ved OL i Rio bliver afholdt i farvand, som er sundhedsmæssigt forsvarligt. Dansk Sejlunion vil desuden arbejde for, at procentsatsen for OL-kvalifikation ved Worlds 2018 forbliver på 50. Hans Natorp orienterede for drøftelser i Nordic Sailing Federation om prioriteter for det fremtidige arbejde. Dansk holdning er at fokusere på forberedelse af ISAF møder, nordiske ungdomsmesterskaber og åbenhed om deltagelse på tværs af lande. Bestyrelsen tog orientering om forberedelse af ISAF årsmøde til efterretning. Bestyrelsen besluttede, at Dansk sejlunion tillslutter sig den nordiske holdning, som den er formuleret i konklusionerne fra møde i Nordic Sailing Federation oktober i Vilnius Sejlsportsligaens fremtid og organisering Hans Natorp lagde op til drøftelse i bestyrelse om Sejlsportsligaens fremtid. Bestyrelsen havde forinden fået powerpoint-oplæg fra Ligaforeningen om muligheder og finansieringsbehov. Man drøftede oplægget. Bestyrelsen konkluderede fra sin drøftelse: Sejlsportsligaen er vigtig for Dansk Sejlunions strategiske mål om at styrke sejlsporten evne til at skabe værdi for aktive mennesker. Ligaen kan udvikle kapsejlads på klubniveau og bidrage til bred deltagelse i kapsejlads. Dansk Sejlunion investerer timer og kroner i Sejlsportsligaen, fordi man ser potentiale i ligaen til styrke konkurrencen mellem klubber, få flere til at sejle kapsejlads i klubberne, styrke koblingen mellem ligastævner og klublivet. Ligaen skal vise, at investeringen giver afkast på de nævnte parametre. Dansk Sejlunion støtter mangfoldigheden i dansk sejlsport. Ligaen er et tilbud til de klubber, som vil investere i udvikling af en mere sportslig profil. Indsats i klubber, som vil skabe PULS på anden vis end liga tæller også med som værdifuldt bidrag til at få flere sejlere på vandet. Ligaen som løftestang for udvikling af klubbens liv. Ligaen skal undersøge, hvordan ligaen selv med indbyggede krav til deltagere og klubber kan styrke koblingen mellem ligastævner og klublivet, og deltagerne i ligaen kan virke som kulturbærere og drivkraft i klubbens udvikling. Forholdet mellem Sejlsportsliga og Sportsbåd Open. Man opfordrer til, at repræsentanter fra sportsbådsklasserne, fra Ligaforeningen og fra Dansk Sejlunion går i dialog om mål og handling i Intentionen med Sportsbåd Open er, at den sammen med Sejlsportsligaen skal stimulere til udvikling af sportsbådsaktivitet og -miljø i klubber og nationalt. Den ambition gælder stadig, men den nuværende model udfordrer intentionen. Ligaen skal justere sit koncept, så man skaber en bæredygtig model, hvor aktiviteter er afpasset de økonomiske realiteter. 5

6 Ligaen skal undersøge klubbernes villighed til at betale mere eller på anden vis bidrage til ligaens drift Frikøb af formand Line Markert gennemgik skriftlig redegørelse for formandens opgaver og tidsforbrug siden sidste møde i bestyrelsen. Man drøftede model for frikøb. Formanden redegør op til hvert møde i bestyrelsen udførligt for alle timer, hvor han arbejder i rollen som formand. Alle timerne i redegørelserne er relevante for formandshvervet, men kun en del af timerne bliver talt med i grundlaget for frikøb af formanden. Det blev foreslået, at bestyrelsen i 2016 sætter en fast budgetramme for frikøb kombineret med en generel beskrivelse af forventninger til formandens varetagelse af rollen. Dette skal erstatte den nuværende model. En ny model for frikøb forudsætter en justering af bestyrelsens forretningsorden. Generalforsamlingen har godkendt, at bestyrelsen frikøber formanden. Bestyrelsen besluttede at godkende frikøb af formanden for uge 36 uge ( kr.). Bestyrelsen besluttede at forhåndsgodkende frikøb af formanden for uge 43 uge ( kr.). Bestyrelsen besluttede at bede Hans Natorp om et oplæg til beskrivelse af formandens opgaver og Line Markert om et konkret forslag til ny model for frikøb af formanden Datoer for møder i 2016 Mads Kolte-Olsen udsender forslag til møder 1. halvår Eventuelt Det blev afklaret, at de udgifter, som en person har til deltagelse i netværksmøder, bliver dækket af personen selv eller af den organisation, som personen repræsenterer. Datoer for næste møde i bestyrelsen Møde 08: 14. december, kl