Dansk Sejlunions bestyrelse

Transkript

1 REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Onsdag den 29. marts 2017 kl Sted: Deltagere: Nyborg Sejlforening, Griffensund 15, 5800 Nyborg Jesper Andersen, Peter Bjerremand, Thomas Ebert, Christian Hangel, Jens Haugaard, Line Markert, Anne Skovbølling, Henrik Voldsgaard, Ditte Juul Henrik Blakskjær og Mads Kolte-Olsen 1. Godkende dagsorden Line Markert bød velkommen til bestyrelses første møde efter generalforsamling. Line Markert gennemgik forslag til dagsorden. Punkt om Danish Youth Vikings og punkt om Fonden Internationalt Sejlsportscenter blev tilføjet dagsorden. Bestyrelsen besluttede at godkende mødets dagsorden. 2. Godkende referat møde og 2a og 2b-2017 Referaterne af møde februar, møde 2a marts og møde 2b marts var inden mødet blevet kommenteret på basecamp. Bestyrelsen besluttede at godkende referaterne til møde den 27. februar 2017, møde 2a-2017 den 17. marts 2017 og møde 2b-2017 den 18. marts Dansk Sejlunions økonomi Henrik Blakskjær redegjorde for hovedpunkter i Dansk Sejlunions økonomi: finansiering af sejlunionens aktiviteter i 2017 og 2018, forudsætninger for budget 2017 og primære aktiviteter inden for sejlunionens økonomistyring i Henrik Blakskjær henviste til pakke med baggrundsmateriale på basecamp. Mads Kolte-Olsen orienterede om projekt ekstern finansiering med sponsormodel, fondsfinansiering og DIF strategispor. Man drøftede samspil mellem lokale og nationale kampagner. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen til efterretning. 4. Lån Danish Youth Vikings Henrik Blakskjær præsenterede oplæg til lån på 200 tkr. til projektet Danish Youth Vikings og betaling af depositum for deltagelse i Youth Americas Cup. Sag bliver forelagt bestyrelsen, da lån til depositum afviger fra retningslinjer i Lånefonden, hvor man typisk låner til køb af båd. Drøftede Man konstaterede, at det er bestyrelsen, som fastsætter retningslinjer for Lånefonden. Bestyrelsen har derfor mulighed for at beslutte undtagelse. Man drøftede, om der var grundlag for at gøre undtagelse. Eventen Youth Americas Cup har en helt særlig karakter. Deltagelsen har 1

2 strategisk ophæng i fokusområde Talent og Sejlerlandshold. Dansk Sejlunion vil arbejde for at udvide Sejlerlandsholdet til at omfatte mere end olympiske discipliner. Man konstaterede, at Lånefondens retningslinjer er formuleret i Man foreslog, at Lånefondens retningslinjer bliver opdateret i forhold til DS Strategi Man drøftede konsekvens af lån til Danish Youth Vikings for andre primære aktiviteter i Lånefonden. Fonden har aktuel kapacitet på 800 tkr. Man konstaterede, at Lånefonden hidtil har haft mulighed for at imødekomme alle ønsker om lån. Man forventer øget træk på Lånefonden op til Worlds Man ønsker, at Dansk Sejlunions logo kommer på båd og at Danish Youth Vikings linker til Dansk Sejlunions digitale medier. Bestyrelsen besluttede at bevilge lån til Danish Youth Vikings på 200 tkr. Danish Youth Vikings skal eksponere Dansk Sejlunions logo på båd og linke til Dansk Sejlunions digitale medier. Efter afslutning af bestyrelsens møde oplyste Danish Youth Vikings, at man - i stedet for at optage lån - ønskede at indgå samarbejde med Dansk Sejlunions om projektets økonomiske administration. Dansk Sejlunion og Youth Vikings har indgået en aftale med kontrakt og budget. Dansk Sejlunion ydelse består i at sørge for betaling af projektets regninger og fakturere sponsorer. Aftalen er, at projektets samlede økonomi i forhold til Dansk Sejlunion skal være i balance ved projektets afslutning, dvs. ikke belaste DS regnskab. Hvis der er underskud, forpligter sejlerne sig til at betale underskuddet. Der er dermed ikke længere tale om, at Dansk Sejlunion yder et lån til projektet. Lånefonden bliver dermed ikke berørt af denne aktivitet. 5. Bestyrelsens prioritering for året og konstituering Mads Kolte-Olsen præsenterede hovedpunkterne i Budget og Prioritering 2017 og oplæg til bestyrelsens mulige opgaver. Det er bestyrelsens ansvar at beslutte strategiske pejlemærker, følge udviklingen hen mod pejlemærker og være i dialog med foreningens ejere: klubberne og deres medlemmer. Bestyrelsen løfter dette ansvar i tæt samarbejde med Dansk Sejlunions sekretariat. Bestyrelsens formelle opgaver er udførligt beskrevet i forretningsorden Man drøftede model for fordeling af ansvarsområder og fordelte ansvarsområder mellem sig. Bestyrelsens besluttede for vedtægternes krav om konstituering Næstformand: Henrik Voldsgaard Politisk økonomiansvarlig: Peter Bjerremand Bestyrelsen besluttede for Ekstern finansiering Sponsormodel Fonde DIF strategiplan Team Danmark: styregruppe og bevilling

3 Peter Bjerremand, Thomas Ebert, Henrik Voldsgaard, Jens Haugaard, Line Markert. Bestyrelsen besluttede for Bredt tilbud af sejladsaktivitet: Ligaforeningen medlem af bestyrelse: Thomas Ebert Ungdomsnetværk kontakt: Anne Skovbølling. Christian Hangel deltager i overdragelse Klassebådsnetværk kontakt: Jesper Andersen Teknisk Udvalg - kontakt: Jesper Andersen Kapsejladsledergruppen kontakt: Jesper Andersen og Anne Skovbølling Ordensudvalget og Appel- og Regeludvalget. Bestyrelsen ønsker drøftelse på møde i bestyrelsen. Mads Kolte-Olsen inviterer. DS Netværk for tursejlere. Henrik Voldsgaard og Christian Hangel udarbejder forslag til politisk rammesætning for opstart af et netværk, der kan repræsentere tursejlere. Bestyrelsen besluttede for Klubudvikling: Bestyrelsens kontakt til sejlklubber og kredse. Jens Haugaard Kredsnetværk og afklare kredsenes rolle: Christian Hangel Styrke klubbernes kompetence og kapacitet til at indfri egne ambitioner: Jens Haugaard og Henrik Voldsgaard Bestyrelsen besluttede for Uddannelse: Administration af fritidssejleruddannelse: Christian Hangel Bane vej for løft af kvalitet af uddannelse og sejlerskolernes tilbud: Christian Hangel Træneruddannelse og ungdomsuddannelse: Ditte Juul Kristensen Bestyrelse besluttede for Kommunikation: Formidling af Dansk Sejlunions indre liv samt tilbud til klubber og kredse: Anne Skovbølling og Christian Hangel Styrke klubbernes formidling af tilbud til aktive mennesker: Anne Skovbølling og Christian Hangel Bestyrelsen besluttede for Talent og Sejlerlandshold: Rammerne om elitesejlere / elitestrategi / netværk for elite: Thomas Ebert og Ditte Juul Kristensen Netværk for talent og sportslig udvikling: Peter Bjerremand og Ditte Juul Kristensen Bestyrelsen besluttede for Dansk Sejunions organisation: Forslag til kontingentmodel (indlede dialog): Peter Bjerremand Revision af DS vedtægter: Line Markert Bestyrelsen besluttede for styring og ressourcer: Fremdrift i DS Strategi 2018: Line Markert Budgetmål og økonomistyring: Peter Bjerremand DS Klubfinans bestyrelse: Peter Bjerremand, Henrik Voldsgaard og Christian Hangel Opfølgning på bestyrelsens arbejde: Line Markert Forberedelse af bestyrelsens møder Line Markert Samspil med sekretariatets ledelse Line Markert Bestyrelsen besluttede for Eksterne relationer Internationalt sejlsportscenter i Aarhus FAIS medlem af bestyrelse: Line Market Worlds 2018 medlem af præsidium: Line Markert 3

4 World Sailing, Nordic Sailing Federation og European Boating Association: Line Markert, Anne Skovbølling Danske Tursejlere: Christian Hangel DIF og relevante specialforbund (60%-gruppen (fodbold, badminton, ridning, golf, håndbold, svømning, gymnastik, tennis, sejl) kano-kajak, roning, svøm, surf og rafting): Henrik Voldsgaard og Line Markert Myndigheder og rammerne om sejlsporten (forsikringsafgift, adgang til havet, friluftspolitik, miljø): Jens Haugaard, Christian Hangel 6. Bestyrelsens forretningsorden og arbejdsform Line Markert understregede 8 dages-frist for bilag til bestyrelsens møder og foreslog skriftlig orientering fra bestyrelsens medlemmer inden møder. Line Markert konstaterede, at tiden på mødet ikke tillod behandling af forretningsorden og afrapporteringsform og foreslog, at man udskød behandling til næste møde. Bestyrelsen besluttede at udskyde behandling af forretningsorden og afrapporteringsform til næste møde. Bestyrelsen besluttede at 8 dages frist for alle bilag til bestyrelsens møder, dvs. senest mandagen før mødet mandag. Denne frist gælder for både sekretariatet og bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede desuden, at hvert bestyrelsesmedlem til hvert møde leverer en kort skriftlig om status for sit ansvarsområde og de næste skridt. 7. Bestyrelsens mødeplan Mads Kolte-Olsen præsenterede forslag til mødeplan og forslag til det primære indhold på møderne. Man ønskede et møde midt i maj, og man ønskede et møde i juni. Man foreslog, at møder blev holdt på Fyn og i Brøndby. Bestyrelsen besluttede at holde møde medio maj, medio juni, primo september, ultimo oktober, primo december og ultimo februar. Mødested skifter mellem Fyn og Brøndby. Mads Kolte- Olsen laver doodle til bestyrelsen for at fastlægge de præcise datoer for møder. Bestyrelsen tilsluttede sig forslag til mødernes primære indhold. Bestyrelsens besluttede, at Henrik Voldsgaard, Peter Bjerremand og Mads Kolte-Olsen repræsenterer Dansk Sejlunion på DIF årsmøde maj. Ditte Juuel Kristensen og Anne Skovbølling blev opfordret til også at deltage i mødet. Line Markert har ikke mulighed for at deltage. 8. Bestyrelsens dokumenter og brug af basecamp Mads Kolte-Olsen inviterer til møde på skype, hvor basecamp bliver gennemgået. 4

5 9. Internationalt sejlsportscenter i Aarhus Henrik Voldsgaard lagde op til drøftelse og afklaring af Dansk Sejlunions holdning til besættelse af de frie pladser i FAIS (Fonden for Aarhus Internationale Sejlsportscenter). Man konstaterede, at fonden havde bred repræsentation af interesser. Man vurderede, at det vil kunne styrke bestyrelsens arbejde, hvis de frie pladser i fondens bestyrelse havde kompetencer til at håndtere følgende udfordringer: Byggeri skal gøres færdig til tid og inden for budget og med aftalt kvalitet; Driftsmodel skal udarbejdes; Ramme for samarbejdskultur blandt brugerne af sejlsportscenteret skal skabes. Bestyrelsen besluttede, at Dansk Sejlunion skal arbejde for, at de frie pladser i bestyrelsen for FAIS bliver besat således, at man tilfører bestyrelsen kompetencer inden for styring af større byggerier, udvikling af driftsmodel for flere brugere på samme areal samt udvikling af samarbejdskultur blandt brugere af en multifunktionel facilitet. Line Markert taler med fondens formand om dette. 10. Eventuelt Anne Skovbølling laver kort resume af mødet mhp. opslag på Dansk Sejlunions Facebook dagen efter mødet. 5