Referat fra generalforsamling i Lemvig Feriecenter lørdag d. 18. marts 2017

Transkript

1 Referat fra generalforsamling i Lemvig Feriecenter lørdag d. 18. marts 2017 Dagsorden i henhold til vedtægter: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Aflæggelse og godkendelse af regnskab 4. Fremlæggelse og godkendelse af budget for det kommende år 5. Behandling af indkomne forslag 6. Valg af bestyrelse og suppleanter 7. Valg af revisor 8. Eventuelt Ad.1 Valg af dirigent Formanden Carsten Kristiansen bød velkommen til den ordinære generalforsamling Poul Hjulmand (134/136) blev valgt med akklamation Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet. Der var registreret 109 fremmødte, heraf 69 stemmeberettigede incl. fuldmagter. Ad.2 Bestyrelsens beretning for det forløbne år Formanden gennemgik årets beretning via power point. Bestyrelsens beretning omhandlede følgende punkter: Ændringer i ejerskifte i perioden 1. juli 2016 incl. 1.maj 2017 Velkommen til 9 nye ejere af: Nr. 46, 56, 66, 77, 102, 106, 118, 168 og 186 Tillykke med ny lejlighed til eksisterende ejere: Nr. 16 (ejer også nr. 14) Nr. 31 (ejer også nr. 93 til ) Nr. 93 (fra ejer også nr. 91) Nr. 94 (ejer også nr. 95) Velkommen til ny partsejer i nr. 12 Status pr : 15 lejligheder er fordelt på 7 ejere Side 1

2 Vision for bestyrelsens arbejde: Udvikle og vedligeholde feriecenteret til glæde og gavn for alle ejere uanset om man har lejligheden til eget brug eller man har den til at leje ud. Og uanset om man er en børnefamilie eller lidt ældre, hvor man ønsker lidt ro og fred. Vi arbejder ud fra vedtægterne med tillæg og klausuler, så vi bibeholder en ensartet bygningsmasse og det skønne rekreative og naturmæssige område. Bestyrelsesarbejdet Formanden præsenterede bestyrelsen og vicevært Bjarne Lauritsen samt weekend hjælper Peder Mølgaard. Det har været et turbulent år og der har været meget arbejde. Formanden læste en skriftlig anerkendelse til bestyrelsen op fra et ejer par som desværre var forhindret i at deltage i generalforsamlingen. Der har været afholdt 10 bestyrelsesmøder i årets løb + det løse. I forbindelse med Projekt facaderenovering har der været afholdt 6 byggemøder projektet blev afsluttet i maj Her var det Lone og Carsten der deltog. Så har der været møder med personalet og møder i forbindelse med ansættelse af ny vicevært. Der har været forholdsvis mange store opgaver, som har taget tid, her kan nævnes: Facaderenovering - Pumpestationen oversvømmelse under svømmehallen vedligeholdelse af udearealet personaleledelse, herunder ny personale tekniske installationer i svømmehallen, nyt alarmsystem. Ejerene er løbende blevet orienteret via fyldige referater og hjemmesiden. Bestyrelsens mål om at få udfærdiget tillæg til vedtægterne blev desværre ikke nået. Det er sat som et vigtigt mål i Derudover vil der blive arbejdet med etablering af vaskerum ved enden af svømmehallen. Tagvindue og tunnelrør ved 1.sals lejligheder er udført ved lejlighed 12 og 62 og kunne besigtiges efter generalforsamlingen. Specifikation og mål incl. billeder er lagt på hjemmesiden under fanen Center Informationer. Økonomien: Der er i 2016 brugt af hensatte midler. Skaden vedr. oversvømmelse kostede ca. kr Renovering af centerbygningen blev ca. kr dyrere end forventet. Kontingent fastholdes på 10. år med kr pr. år med kr pr. kvartal. Kontrakten med Campingpladsen er 3-årig og løber til udgangen af Kontrakten med svømmeklubben Hajen (1-årig) står for genforhandling. Aftalen med Nr. Vinkel skal genforhandles i april Der føres en stram udgiftspolitik efter devisen mange bække små. Side 2

3 Der er indgået ny kontrakt på el gældende 2 år frem til Formanden rettede en stor tak til Michael Honore for god sparring vedr. økonomien. Personalet og driften: Tidligere flexjob-ansat Petri Vagnholdt opsagde sit job d. 15. august p.g.a. interne samarbejdsvanskeligheder i gruppen. Vi gennemførte opfølgningssamtaler omkring planlægning af arbejdet. I september blev vores faste weekend medarbejder Peder Mølgaard sygemeldt og i oktober opsagde Carina og Jacob deres job til fratrædelse 30.november. Der blev indgået en aftale med Jacob om delvis hjælp i overgangsperioden fra til vi havde fået en ny medarbejder ansat. I den mellemliggende periode blev driften af svømmehallen opretholdt ved delvis hjælp fra bestyrelse og en ægtefælle og Lone fik arrangeret hjælp via et rengøringsselskab til udfærdigelse af daglig rengøring i svømmehallen + hver weekend. Aftalen med rengøringsselskabet ophører pr hvor viceværten overtager rengøringen. Peder Mølgaard forventes at starte op igen med weekend jobbet inden længe. Vicevært Bjarne Lauritsen som tiltrådte 2. januar 2017 på fuld tid (37 t/ugen) har efterhånden fået god indsigt i driften i svømmehallen og problemerne med en ikke velfungerende motorventil er nu løst med ekstern hjælp fra Jysk Svømmebadsteknik og ny ventil, og der er taget forholdsregler for at undgå oversvømmelser i kælderen. Nu kommer den lyse tid og udendørsopgaverne står for døren. Det er planen at ansætte yderligere en timelønnet medarbejder på timer/ugen. Fremadrettet: Der forventes stabilitet på personalesiden. Arbejdsforholdene er væsentlig forbedret idet der er indgået aftale med Redningsringen hvortil alle alarmer er overdraget. Herved er personalet ikke fastlåst af vagter, idet der er udarbejdet anvisninger til Redningsringen til afklaring af de alarmtilkald der kan opstå (f.eks. strømsvigt, pumpeudfald, fækalieudslip). På hjemmesiden er oplyst viceværtens træffetider mm. Det er fortsat muligt at få udført mindre serviceopgaver af viceværten mod faktureret afregning. Bestyrelsen vil arbejde med energibesparende foranstaltninger i form af LEDbelysning i svømmehallen. Det er muligt at der kan opnås energitilskud hvilket vil indgå i bestyrelsens vurdering af udskiftning. Side 3

4 Udenoms arealerne skal trimmes her i foråret og legepladserne trænger gevaldigt til et løft både hvad angår redskaber og overfladebelægning. Der vil blive kigget efter nye legeredskaber og anden belægning samt en forskønnelse af de gamle miljøstationer, så de fremstår mere indbydende til ophold for ejere og gæster. Området skal vedligeholdes for ukrudt som kræver sprøjtning. Afslutning af facaderenoveringsprojektet: Projektet omhandlende facadebeklædning (vedligeholdelsesfrit), fugning og renovering af murværk samt udendørsbelysning på bygningerne blev afsluttet i maj år før planlagt/forventet. Vejret har været med os i hele fasen og planlægningen med bygmesteren er forløbet upåklageligt i samarbejde med arkitekt Jens Vilsbøll, som var udpeget som tilsynsførende på bygherrens (vores) vegne. Ikke mindst ihærdige og dygtige håndværkere var også medvirkende til en god gennemførelse.. Oprindelig plan: Realiseret Start Start Slut Slut I alt 10 kvartalsindbetalinger á kr pr. lejlighed Projekt-budget: kr Realiseret: kr Under budget: kr Reduktion i ejer-indbetaling: 148 x kr kr Træk på likvider kr Efterfølgende blev centerbygningen renoveret med nye gavle, nye sternbrædder og udhæng samt nye tagrender. Det lille skur for enden af gavlen (kemikalieopbevaring) var tæret op og blev ligeledes renoveret. Der blev vist en række fotos af facader, udhæng og murværk før og efter renoveringen. Afslutning af projekt pumpestation Lemvig Vand og Spildevand har afsluttet udskiftningen af pumpestationen ved blok 14 og arealet er genetableret med ny græsplane. Foreningen modtog kr ved salg af et 100 m2 areal omkring pumpestationen. Vi har ikke hørt om lugtgener fra ejerne i området siden ændringerne. Side 4

5 Hjemmesiden: Har nu været i luften i 2 år. Der er 2 menuer: 1 for ALLE og 1 for ejere med log-in kode. Nyheder fra bestyrelse og vicevært adviseres via mail til ejerne (så husk at oplyse hvis du/i skifter mail-adr.). Debatforum er for alle ejere der har noget til deling med andre. På hjemmesiden er der nu lagt video ind som er resultatet af drone-optagelser i forsommeren Videoen kan ses af alle besøgende på hjemmesiden. Er der problemer med log-in eller andet på hjemmesiden, så kontakt webmaster sekretær Lone Christensen. Udendørs og lejlighederne Lørdag d. 11. februar 2017 var der oversvømmelse i legekælderen under blok 8. Årsagen var et sprængt varmerør. Det er en forsikringsskade som er under opgørelse. Siden sidst er der blevet drænet flere steder hvor der var problemer med oversvømmelser ved megen nedbør. Der pågår flere drænager rundt omkring bl.a. også ved hoppepuden. Viceværten vil sprøjte flisearealer for alger. Ejerne skal selv vedligeholde stakit og trapper med maling som kan hentes hos viceværten. Væggene på terrasserne i 1.sals lejligheder skal ligeledes vedligeholdes af ejerne. Bemærk hér at det kun er farven svenskrød der er tilladt ikke hvid. Lemvig Kommune har gennemført ny flisebelægning langs diget mod nord. Trapperne ved diget er blevet omlagt og forhøjet. Selve diget er ikke forhøjet idet niveauet ikke skal spærre for udsigten fra stuelejlighederne. Kommunen planlægger at forhøje stenmolen langs marinaen som beskyttelse i stedet. Svømmehallen: I februar 2016 var der oversvømmelse i kælderen. Det bevirkede et større oprydningsarbejde og udskiftning af el-tavle pumper og løsøre. Heldigvis var det dækket af forsikringen. Dog dækkede de ikke momsbeløbet, så foreningens egenbetaling beløb sig i alt op i kr I oktober 2016 blev sandfiltret udskiftet da der var tale om en reklamation kostede det ikke udover fragten. D. 25. februar gennemførte Lemvig kommune tilsyn i svømmehallen det er 2 år siden sidste gennemgang. De pointerede at egenkontrollen er meget vigtigt og at man skal handle på evt. udsving i forhold til kontrolmålingerne. De så sjældent et anlæg der kørte så fint i betragtning af alderen. Side 5

6 Som tidligere nævnt overholder vi allerede i dag, i henhold til de tilladelser vi kører under, de nye krav til omsætningstid og fastsættelse af minimum cirkulerende vandstrøm der træder i kraft pr. 1. juli Hygiejnen og rengøringen er helt i top og hvis vi fortsætter med at vedligeholde og være påpasselige med kontrollen og rengøringen, så kan vi have fine svømmefaciliteter mange år frem. Vi vurderer, at der indenfor en 5 års periode pågår udskiftning af dug i det store bassin, udskiftning af forsyningspumpen samt belysning. Ordensregler svømmehallen: Formanden præciserede reglerne for brug af svømmehallen og den kontrol der er i forbindelse med log in. Bestyrelsen forstår ikke en henvendelse fra en ejer vedr. fremmedes brug af svømmehallen. Såfremt en ejer taber en nøgle, er det vigtigt at give viceværten besked, idet nøglen så annulleres i systemet, hvorefter det ikke længere er muligt at anvende en genfunden nøgle. Det er muligt mod betaling (kr. 200) at bestille en ny nøgle hos viceværten. Hver lejlighed kan max. besidde 3 nøgler. Ejeren har - når lejligheden ikke er lejet ud - ret til at medtage op til 5 pers. i svømmehallen. Når lejligheden er udlejet eller lånt ud, har ejeren ikke selv ret til at anvende eller lade andre anvende svømmehallen udover de, som har lejet eller lånt lejligheden. Børn under 16 år må kun opholde sig i eller bruge svømmehallen, når de er overvågede af brugerberettigede voksne. Børn mellem 16 og 18 år må kun opholde sig i eller bruge svømmehallen, når en af de brugerberettigede voksne opholder sig på feriecentrets område og har givet den eller de pågældende adgang i overensstemmelse med pkt. 1. Boldspil - udover i bassin - er ligesom andre risikobetonede lege, herunder løb ikke tilladt i svømmehallen. Redskaber m.v. må kun bruges i overensstemmelse med deres formål. Det vil f.eks. sige, at boldspil skal foregå med de bolde der forefindes i svømmehallen. Det er ikke tilladt at medbringe glas, mad og drikke i svømmehallen inkl. i omklædningsrum. Det er ikke tilladt at lukke ikke adgangsberettigede ind i svømmehallen. Ejeren har overfor Ejerforeningen det fulde ansvar for dem, som han har givet adgang til svømmehallen, uanset om det drejer sig om udlån eller udlejning. Side 6

7 Ejernes vedligeholdelse Bestyrelsen afholdt inspektionsrunde i september I forhold til sidste runde var der rettet op på de fleste ting. Der er lavet et referat som kan læses på hjemmesiden.. Skulle der være løse ender, bedes de udbedret her i foråret. Afløb 1. sals lejligheder: Husk jævnligt at checke afløbet fra balkonen på 1. sal så stueetagen ikke får problemer med loftet p.g.a. vandgennemtrængning og manglende opsyn med afløb på 1. sal. Da vi i bestyrelsen er bekendt med at der efterhånden er flere og flere eksempler på en del afvigelser i forhold til vedtægterne samt det som er besluttet på generalforsamlingerne, appelleres der kraftigt til at ejerne selv har pligt til at sætte sig ind i reglerne vedr. bl.a. stakit/døre/vinduer/fliser/ varmepumper m.m. Det meste er beskrevet på hjemmesiden, men skal man i gang med noget der har med det udvendige at gøre, skal bestyrelsen kontaktes. Bestyrelsen ønsker ikke at agere politi når ejere ikke henholder sig til reglerne. Til genopfriskning repeteres hermed: 5 i vedtægterne for Lemvig Feriecenter Med mindre andet bestemmes af foreningens generalforsamling, er medlemmerne ikke berettiget til at ændre farve og materialevalg på udvendige bygningsdele eller i øvrigt ændre facade eller foretage tilbygning. Foreningens bestyrelse kan fremsætte påkrav om at udføre påkrævet vedligeholdelsesarbejder eller ændring af farve eller materialevalg. Ved påkrav skal der gives en frist på minimum 8 uger. Såfremt påkrav ikke er efterkommet, kan bestyrelsen på medlemmets vegne iværksætte vedligeholdelsesarbejder. Udgiften herved er sikret ved pant, jfr. 3. Efter afslutning af beretningen spurgte dirigenten om der var spørgsmål fra forsamlingen: Nr. 11: Er der en kontrakt med sejlklubben vedr. brug af svømmehallen? Formanden: Ja, de svømmer hver onsdag ca. 5 personer som gør brug heraf. De har 5 nøgler og opkrævningen sker først i Nr. 14: Hvem ejer Havneknejpen? Forsamlingen: Det er vist en privat mand! Der går rygter om at en forpagtning er undervejs? Nr. 102: Det er korrekt, det er mig der har Side 7

8 lavet en 3 årig forpagtningsaftale gældende fra Jeg er forholdsvis ny ejer i foreningen og syntes det var en skam at Havneknejpen stod tom og ubrugt hen så tænkte jeg at der måtte kunne gøres noget hér. Det kommer der mere om senere. Forsamlingen: STOR APPLAUS Nr. 23: Sidste år blev der sprøjtet for ukrudt på legepladsen - det er ikke OK når der er børn. Formanden: Vi er enige i at det ikke er hensigtsmæssigt, men ukrudtet kommer under alle omstændigheder og jeg tænker hvordan det kan være nemmere at holde fremover ved en ændring, for helt undgå det, kan vi ikke. Nr. 132: God fyldig beretning. Kan der komme en bombe vedr. svømmehallen? Formanden: Jeg glemte i beretningen at vi har en 5-års plan som bl.a. omhandler at dugen i det store bassin skal skiftes, forsyningspumpen skal udskiftes og belysningen skal ændres til LED. Teknisk vedligehold af svømmehallen er up to date og vi har svømmehal i mange år fremadrettet. Nr. 167: Læhegnet ved enden af terrassen er råddent. Skal der være Iverplank? Det er vanskeligt at male når underlaget er råddent. Formanden: I forbindelse med renoveringsprojektet blev der eftergivet de sidste kr pr. lejlighed. Det gør, at vi nu er nødt til at få oparbejdet ny buffer, før vi kan overveje at udskifte eksisterende stakit, som helt klart vil blive et vedligeholdelsesfrit materiale. Viceværten kan kontaktes for udskiftning af beklædningsbrædder. Nr. 141: Er der planer om at ændre åbningstiden i svømmehallen nu hvor en ny vicevært er startet? Formanden: Åbningstiden skal passes ind i det daglige arbejde. Bundsugning og returskyl 1 x ugentlig gør at åbningstiden bliver senere. Send en mail til bestyrelsen, så drøfter vi mulighederne. Beretningen blev godkendt med applaus. Ad. 3: Fremlæggelse og godkendelse af regnskab 2016 Vores revisor Michael Honore gennemgik regnskabet. Han gjorde opmærksom på, at alt kontingent var indbetalt til tiden. Under lejlighederne og fællesarealernes drift er udgifter til vand steget fra kr i 2015 til kr i Han havde ikke yderligere kommentarer ud over det, som formanden havde været inde på. Side 8

9 Nr. 71: Merforbruget af vand er det kun lejlighederne? Revisor: Ja, det er meget. Det svarer til 3m3 merforbrug pr. lejlighed i forhold til budgettet og det realiserede forbrug i Nr. 162: Moms kan forsikringen udvides til at dække moms? Revisor: Nej, den dækker hele bygningen og hvis vi ændrer så skal den resterende del også ændres. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Ad.4: Fremlæggelse og godkendelse af budget for 2017 Revisoren fremlagde budgettet for Nr Vedr. vaskerum hensættelse til vedligehold, er det ikke naturligt i stedet for ekstra ordinær. Revisor: Man kan også kalde det en overskuds-disponering med andre ord. Budgettet blev enstemmigt godkendt. Ad.5: Behandling af indkomne forslag Der var ingen rettidige indkomne forslag til behandling. Ad. 6. Valg af bestyrelse og suppleanter På valg til bestyrelsen var: - Ib Sandholm (nr. 165) - modtager genvalg - Sinne Graversen (nr. 147) - modtager ikke genvalg - Jørgen Jensen (nr. 131 og 137) modtager genvalg Følgende blev foreslået: Nr. 12 Tina Lunddahl, Nr. 102 Helle Mortensen (ønskede ikke at opstille), Nr. 182 (ønskede ikke at opstille) og nr. 183 Birthe Tang. Der blev gennemført afstemning blandt 69 stemmeberettigede og revisor Michael Honoré og Sinne Graversen (147) var stemmetæller. Resultatet blev: 65 stemmer til nr. 165 Ib Sandholm (hermed genvalgt) 59 stemmer til nr. 131/137 Jørgen Jensen (hermed genvalgt) Side 9

10 49 stemmer til nr. 12 Tina Lunddahl (nyt bestyrelsesmedlem) 23 stemmer til nr. 183 Birthe Tang Der skal hvert år vælges 2 suppleanter Nuværende suppleanter - Flemming Jensen (nr. 157) - Birthe Tang (nr. 183) - Der var ingen opstillede kandidater, så bestyrelsen foreslog Birthe Tang (nr. 183) og Helle Mortensen (nr. 102). Begge indvilligede. Valget blev godkendt med applaus fra forsamlingen. Ad. 7. Valg af revisor Michael Honore blev genvalgt med applaus Ad.8 Eventuelt Nr. 11. Er det muligt at få tilsendt en reminder vedr. frist for indgivelse af forslag til behandling på generalforsamlingen? Formanden: Ja, det vil vi tilstræbe. Nr. 162: Jeg foreslår bestyrelsen holder en middag med ægtefæller på foreningens regning, som gestus for det store stykke arbejde der præsteres. Formanden: Tak det er taget til efterretning vi har heller ikke nået at afholde julefrokost i Nr. 21: Er det muligt at få opstillet skilte med angivelse af blokke/numre. Formanden: Der arbejdes hermed og vi skal have kontakt med en skilteproducent vedr. udformningen. Indtil da, brug evt. GPS - det gør Falck og det fungerer. Nr. 182: Da vi købte lejligheden for et par år siden stod der nogle cykler i skuret de står der stadig og ser ikke ud til at have været i brug? Formanden: Der vil blive indkøbt mærker til cyklerne og vi har sågar en producent af sådanne i Lemvig. Det bliver der orienteret nærmere om fra bestyrelsen. Side 10

11 Nr. 144: Det vil være rart hvis der kom en ejerliste på hjemmesiden, så man kan se hvem der ejer de forskellige lejligheder. Sekretær (123): I forbindelse med det sene forslag der blev modtaget ult. februar har jeg undersøgt reglerne i forhold til Persondataloven og hvorvidt foreninger må videregive medlemmers oplysninger. Datatilsynet sidestiller i praksis lukkede sider på internettet med interne forums under forudsætning af, at et password eller lignende er påkrævet for at få adgang til siden, samt at kun medlemmer har adgang til den pågældende side. Man må således godt have almindelige personoplysninger liggende på foreningens lukkede sider. Men bestyrelsen har indtil videre haft den holdning at der ikke skulle figurere en medlemsliste på hjemmesiden og såfremt det skal indføres, skal det til en afstemning på generalforsamlingen. Nr. 144: Jeg kender godt bestyrelsens holdning, men når man kigger på både sejlklubben og roklubben, så kan man til enhver tid se hvem der er medlem og hvor folk bor det kan man ikke på Lemvig Feriecenter. Hvis man vidste hvem der boede i lejlighederne havde man mulighed for at kontakte ejeren i tilfælde af at de har glemt at lukke et vindue eller slukke et lys efter afrejse. Sekretær (123): Hvis man opdager en forglemmelse hos en afrejst ejer er jeg sikker på at viceværten vil være behjælpelig med at slukke lys og lukke vinduer. Nr. 142: Kan man ikke tilkendegive om man ønsker at være på en liste? Sekretær (123): Afstemningen kan foregå ved næste generalforsamling da der er indgivet forslag herom. Der skal stemmes om hvorvidt der skal være en medlemsliste på hjemmesiden og efterfølgende skal de enkelte ejere selv tilmelde sig listen. Der skal være mulighed for at sige fra. Nr. 132: Kommer der en arbejdsdag? Formand: Det kunne være spændende, men bestyrelsen har haft travlt med andre opgaver. Den nye bestyrelse kan drøfte det. Godt forslag. Nr. 144: Er det muligt at der i cykelkælderen kunne indrettes et lille rum som hobbyrum til f.eks. rep. at cykler og andet. Formand: God idé, hvor ejerne kan stå inden døre. Hvis nogen vil stå i spidsen for etablering heraf, så værsgo. Nr. 71: Det password vi bruger ved log-in kan nemt hackes. Ingen kommentarer. Side 11

12 Afslutningsvis rettede formanden en tak for positiv respons og faglige indspark fra ejerne, tak til naboer og samarbejdspartnere, tak til Henning & Jane (Rest. Marina), Campingpladsen, Sejlklubben, tak for faglig bistand fra fagpersoner og konstruktivt saglig kritik. Tak til vores administrator og revisor Michael Honoré. Tak til Sinne Graversen for hendes engagement i bestyrelsen. Kassereren overrakte den obligatoriske vingave til dirigenten og revisoren samt til afgående bestyrelsesmedlem Sinne Graversen. Dirigenten takkede for god ro og orden. Side 12