Referat fra 5. Møde i Videotolke Erfagruppen

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: Mobilnummer lho@medcom.dk Dato 15. juni Vor ref. lho Referat fra 5. Møde i Videotolke Erfagruppen Tidspunkt: 15. juni 2017 kl Sted: MedCom, Forskerparken 10 Deltagere: Per Veng Jensen, Region Hovedstaden Christian Kuno Pedersen, Region Nordjylland Karin Hedegaard, Aalborg Sygehus Bente Christiansen, Region Sjælland Peder Illum, MedCom Lone Høiberg, MedCom Fraværende: Claus Terkelsen, Region Syddanmark Halfdan Eika, Region Midtjylland Per Fly Hansen, Region Hovedstaden Lars Ole Larsen, Region Nordjylland Anders Horst Petersen, Region Midtjylland Svend Anders Christensen, Region Sjælland Dorthe Glad, Region Nordjylland Iben Søgaard, MedCom Per Abildgaard, MedCom

2 Referat: 1. Velkomst og kort præsentation Lone byder velkommen. Kort præsentationsrunde. Jonathan Damgaard Trip er stoppet i Region Nordjylland. Dorthe Glad overtager. Per Fly Hansen har fået andre arbejdsopgaver og aktuelt ikke tid til videotolkning, vil derfor fremadrettet modtage dagsorden og referat, men ikke deltage i møderne. 2. Godkendelse af referat fra sidst Godkendt. 3. Siden sidst v/alle Region Nordjylland: E20 har drillet meget, fordi de skal hentes og tilsluttes ved videomøder. Hospitalerne er i gang med at prøve Skype for business af. Priserne på videotolkning og fremmødetolkning er ens, det er en udfordring for øget anvendelse af videotolkning. Det er også en udfordring at anvende videotolkning til patienter, der har aftaler på flere afdelinger samme dag. Regionen har flere to-sprogede læger. Flere afdelinger forespørger efter videotolkning og der er en interesse for at anvende videotolkning. Den leverandør, som vandt udbuddet kunne ikke levere i pilotafprøvningen, og regionen anvender to af deres tidligere leverandører. Videotolkninger betales fra en overordnet pulje på hospitalet, mens fremmøde skal betales af den enkelte afdeling, det giver afdelingerne et økonomisk incitament for at anvende videotolkning. Status på praksis kendes ikke helt. Region Sjælland: Status på sygehusområdet ikke kendt. På praksisområdet er der ske noget. Der er lavet en indsats og ansat en medarbejder til at implementere Cisco Spark til interesserede lægepraksis. Hun er ansat i it-afdelingen og knyttet til praksis. Ved problemer kontakter lægerne den ansatte medarbejder, som har helpdesk på video i lægepraksis. Region betaler for kamera og mikrofon og licenser. Der er 365 klinikker i regionen, 20 nye klinikker har fået videokonference udstyr sat op. Nogle kliniker har mere end et udstyr. Det er både almen og speciallæge praksis, som hjælpes i gang med at anvende videokonference. Regionen vil gennemføre en kampagne omkring anvendelse af videokonference. Kampagnen er gennemført for lægerne i Roskilde. Skriver de gode historier via elektroniske nyhedsbreve. Regionen har kontaktet lægepraksissystemleverandørerne for at høre om de var interesserede i at levere video til lægerne og have helpdeskfunktionen. Der var ikke den store interesse. Lægerne bruger videotolkning og er umiddelbart glade for det. Regionen har indgået aftale med Tolkdanmark. Region Hovedstaden Tolkdanmark er eneste leverandør til praksis og sygehus. Aftalen fungerer udmærket. Der mangler lidt i forhold til levering af statistik. Statistik formodes at blive bedre med de nye udbudsaftaler. Udbredelsesområdet har i 2017 søgt penge, men fik ikke bevilliget midler. Søger igen til Der er også søgt midler til en ressourceperson til implementering i lægepraksis, den er skudt lidt til hjørne. Det ønsker at starte op i yderområderne. Vil gerne bruge Pexip. Der er nogle sikkerhedsspørgsmål, som skal afklares. Møde med Tolkdanmark, hvor de fortalte de har en løsning med link til browser, krypteret. Det skal vurderes, om det er sikkert nok. Praksis har ikke et økonomisk incitament for at bruge videotolkning frem for fremmødemødetolkning. Tidligere har de fået et tilskud, hvis de brugte video. Der er kommet en ny praksis på siden sidst. 2

3 På hospitalsområdet er der ikke nogen der tager sig af området mere. De afdelinger, som er hjulpet i gang anvender videotolkning, umiddelbart kommer der ikke flere til. Der er et problem med helpdisk ved video. Bornholms hospital er et udviklingshospital, som vil lave et forsøg med anvendelse af videokonference mellem praksis, kommune og sygehus omkring udskrivningskonferencer. Videotolkning bestilles via tolkeudbyders hjemmeside, ikke via sundhedsplatformen. Lone opfordrer til alle til at sende statistik ind. 4. Business Case. Tolkning fællesudbud i de danske regioner v/alle Business Casen er baseret på de gamle tolkeaftaler. Udstyr og implementering er ikke medtaget i business case. Business Casen tager udgangspunkt i, at der over tid bliver behov for flere tolkninger og viser at udgifter til tolkning er afhængige af antal tolkning, tidsforbrug, tolketyper og prisen for en tolkning. Det vurderes, at gevinsterne øges ved at konvertere fremmødetolkninger til teletolkninger. Business Casen anbefaler fokus på ledelsesforankring og på at reducere tolketid. Anbefaler let adgang til relevant udstyr og dediker it-support ressourcer ved implementering af videotolkning. Påpeger det er essentielt at regionerne træffer beslutning om, hvordan de vil adressere anbefalingerne og det anbefales at regionerne opretter en tværregional gruppe som kan følge på tolkeområdet og udviklingspotentialer. En Fællesregional gruppe behøver ikke nødvendigvis at være for indkøbsafdelingerne. Når aftalen er i hus, slipper indkøbsafdelingen. I Region Nordjylland er kontrakt og implementering er samlet hos Christian. It afdelingen vil naturligt komme med ind over. Det drøftes om videotolke erfagruppen skal eksistere, når den fællesregionale gruppe etableres. Den fællesregionale gruppe vil formentlig skulle have fokus på udbud/tolkegerning og ikke videotolkning. Afregningsskabelon er ens for alle regioner, men priserne kan være forskellige, de er forhandlet af den enkelte region. Brugergrupperne formodes at have modtaget business casen. Lone undersøger, hvem den er sendt til. Der er vist ikke fokus på business casen mere. Indkøbsafdelingen følger op på. Der mangler tal fra Midt praksis i Business Casen. 5. Teknik v/peder Illum Se medfølgende slides. Status på driften: Det kører, som det skal. Der er en øget anvendelse af videokonferencer. Interne kald i Region Midtjylland, Nordjylland kan vi ikke se i øjeblikket, så de indgår ikke i statistikken. I trafikstatistikken medtages videokald med varighed over fem minutter. SLA :Der er en garanteret oppetid på 99,5%. Der er indgået aftaler for hvor hurtigt hjælpen skal være klar med følgende inddeling: P1 afhjælpes indenfor 6 timer, P2 indenfor 10 timer, P3 indenfor 24 timer. Support: Fejlretning af centralt VDX-udstyr indgår i supportaftalen med TDC, som også har overvågning på driften af de decentrale enheder. De skal dog ikke fejlrette på decentrale enheder. Går Pexip-servere ned lokalt, så køres videre på MedComs servere indtil fejl er rettet. Brugersupport skal håndteres af regioner og kommuner, sekundær support håndteres af lokale it-afdelinger. Hvis problemet er i MedCom skal det rettes. Er problemet lokalt bliver det efter regning fra TDC Netic. VDX brugergruppe: Formålet er i praksis at fungere som repræsentant for forretningen i systemforvaltningen af VDX. Brugergruppen følger driften tæt og sikrer den tekniske og 3

4 sikkerhedsmæssige udvikling. Brugergruppen repræsenterer forretningen, og er bindeled mellem forretningen og MedCom. De skal prioritere ændringsønsker og hjælpe MedCom i forhold til ønsker overfor styregruppen. Årshjul skal kvalificeres. Bidrager til beredskabsplanen og gældende politikker. Repræsentanterne skal kommunikere referater ud i egen organisation. Brugergruppen består af en repræsentant fra hver region, op til 5 kommunale repræsentanter, 1 repræsentant fra Sundhedsdatastyrelsen, 1 repræsentant fra PLO, 1 repræsentant fra Sundhed.dk. Driftleverandøren inviteres med efter behov. Der mangler flere kommunale repræsentanter. Repræsentanterne skal kunne stille med mandat, de er udpeget af ledelsen. Arbejdet i brugergruppen: Der er 2 årlige møder, ved brug for flere, kan det etableres. Region Midt har formandskabet for brugergruppen. Næste møde er forventeligt i september. Der arbejdes med at præcisere formålsbeskrivelsen for VDX. VDX er en fællesoffentlig og tværsektoriel videoinfrastruktur til sundhedsområdet som stilles til rådighed for stat, regioner, og kommuner. Det betyder, at løsningen ikke kan sælges til private organisationer, men kan understøtte brugerkredsens videokommunikation med andre organisationer. MedComs styregruppe følger udviklingen i anvendelsen af VDX og beslutter kapacitetsjusteringer. Styregruppen afgør om der skal justeres i prisen. MedCom er systemforvalter for VDX. VDX er del af systemporteføljen i organisationerne. Den præciserede formålsbeskrivelse og de vilkår VDX stilles til rådighed for brugerkredsen på, behandles i MedComs styregruppen i juni MedCom har kørt to udbud i 2016, begge vundet af TDC Netdesign. Konsolidering og afvikling VDX brugergruppen har besluttet af konsolidere VDX på Pexip-platformen, fordi Pexip understøtter alle platforme. Codian lukkes pr 30. juni. CUCM platformen lukkes pr. 30. juni Acano platformen fastfryses og indarbejdes som en central ressource for booking modulet. Der vil være service til september TMS lukkes pr. 31. december for at give tid til migrering fra Cisco Jabber TP klienten(movi) til en pexip-klient. Det har konsekvens hvis regioner eller kommuner bruger MedComs licenser, ikke hvis de bruger egne licenser. Der er ikke udviklet på Cisco Jabber (Movi) siden Udvikling: Der er udviklet logning i Synergi Sky (Booking)så alle handlinger efterlader et auditspor. Indrapportering af ændringsønsker på vdx@medcom.dk. Alle må komme med ønsker. 8. november SDN /VDX Temadag. Skal der være et spor med anvendelse af video? Hvad bruger vi det til og hvad kan vi bruge det til? Gruppen mener det giver god mening at have en dag med fokus på anvendelse af videokonferencer, men synes ikke, det skal placeres sammen med teknikdagen. Input fra regioner og kommuner som oplægsholdere. Den nationale bestyrelse for Sundheds-it har igangsat arbejdet med fælles offentlige databehandleraftaler. Forankret i Sundhedsdatastyrelsen, skal senere overdrages til FSI og med MedComs deltagelse. Vigtigt, at vi har samme skabelon at arbejde ud fra omkring databehandleraftaler. Persondataforordningen træder snart i kraft. Tolkning via Cisco Spark også til praksis? Cisco Spark er en cloudløsning. Datatilsynet afgørelse af Syddjurs Kommune ved brug af Skype(cloudløsning): Du ved ikke, hvor dine data er henne. MedCom har spurgt Cisco om Cisco Spark data er i Europa. Det kan ikke garanteres før til efteråret. Cisco er bedt om at være Region Sjælland behjælpelige med en kontakt. Vigtigt at overveje, hvor langt regionens ansvar for transmission fra borger til tolk går. 4

5 Videokonference er en personhenførbar datatransmission. Vigtigt at få afklaret egen infrastruktur /MedCom infrastruktur. Der er databehandleraftale med tolkebureauet. Er Cisco Spark en underleverandør til tolkeudbyder? Via sikker post er der da aftaler med evt. browser leverandører? Peder har ikke rettet en skriftlig henvendelse. Tolkdanmarks løsning. Halfdan ville lave en indstilling til IT Indsats og muligheder for at få mere videotolkning til almen praksis Det har gennem længere tid været et ønske fra regionerne, at pilotteste videotolkning i lægepraksis, da de eksisterende løsninger ikke længere supporteres. MedCom fremsætter et ønske om gennemførelse af pilotprojekt i almen praksis i MedCom 11. Forslag til oplæg: Formålet vil være at indhente erfaringer på anvendelse af videokonference i almen lægepraksis til tolkning og konsultationer ved brug af Pexip/SynergiSky. Efter endt pilotperiode udarbejdes en afslutningsrapport samt et oplæg på en business case for anvendelse af videokonference i almen praksis. Tidsperspektiv, pilotdeltagelse og områder drøftes og det besluttes, at oplægget til MC11 skal omfatte praksis pr. region. Pilotprojektet skal afprøves i praksis i minimum seks måneder, der skal afsættes ½ år til opstart og ½ år til afslutning af pilotprojektet. Af områder, hvor praksis kan have gavn af at bruge videokonference, blev der nævnt: Tolkning, Speciallæger, It-praksis konsulenter(kap-h), Sygehuse, Kommuner (evt. udvælge), Plejehjem og Udskrivningskonferencer. Derudover nævnes, at lægevagten kan have gavn af at anvende videokonference ud til borgeren. Projektet skal også se på den tekniske løsning, sikkerhed og lovgivning som en del af pilotgennemførelsen. 7. Opsamling og evt. Datoer i 2017: Mødet d. 22. november ønskes rykket til d. 13. december, hvor der er MedCom 10 afslutning. Lone sender mødeindkaldelse. 5