MedCom, Mødelokale C, Forskerparken 10, 5230 Odense M

Transkript

1 VDX-BRUGERGRUPPEMØDE TID: Den 6. februar 2017 kl STED: VIDEOMØDERUM: DELTAGERE: AFBUD: MedCom, Mødelokale C, Forskerparken 10, 5230 Odense M tgj@rooms.medcom.dk Claus Terkelsen, Region Syddanmark Hans Paulsen, Region Syddanmark Morten Holm Andersen, Region Sjælland Dennis Davidsen, Region Nordjylland Lasse Melbye, Region Hovedstaden Claus Jeppesen, Region Midtjylland Halfdan Eika, Region Midtjylland René Juul Petersen, Københavns Kommune Lone Høiberg, MedCom Peder Illum, MedCom Jens Rahbek Nørgaard, MedCom Per Abildgaard, MedCom Tanja Gerner Jusslin, MedCom (referent) VDX-leverandør deltager efter behov Martin Bagger Brandt, PLO Lisbeth Jørgensen Region Syddanmark Keld Kjær Hansen, Region Midtjylland Tom Petersen, Region Midtjylland Jacob Garde, sundhed.dk REFERAT 1. Velkomst og præsentation af deltagere i den nye VDX-brugergruppe v/ Peder Illum (orientering) Peder bød velkommen til første møde i relanceret. Herefter var der en præsentationsrunde deltagerne imellem. 2. Godkendelse af dagsorden v/ Peder Illum (beslutning) Dagsordenen blev godkendt. 1

2 3. Baggrund og rammer for s arbejde v/ Peder Illum (orientering) Peder fortalte, at VDX blev etableret i 2009 som en del af ABT-fondsprojektet national implementering af teletolkning. Efter projektets afslutning besluttede MedComs styregruppe at videreføre VDX som en national og fælles infrastruktur og som del af Sundhedsdatanettet (SDN). Peder fortalte endvidere kort om initiativ 1.4, modning af telemedicinsk infrastruktur under Digitaliseringsstrategien for sundhedsvæsenet. Formålet med projektet var at sikre forudsætningerne for borgerrettede videomøder evt. via sundhed.dk, med afsæt i genudbud af VDX. Projektet udmøntede sig dels i udbud om licenser, hvor målet var at sikre mulighed for opskalering, hvis anvendelsen af borgerrettede videosamtaler øges, og til dels i udbud om maintenance for support på VDX. Disse udbud blev gennemført i Peder præsenterede MedComs aktuelle mandat på videoområdet, som er godkendt i MedComs styregruppe. Centralt i mandatet står anvendelsen af VDX som platformsintegrator dvs. integrator på tværs af platforme og dermed på tværs af aktører. Herudover er det Peders vurdering, at en af styrkerne ved VDX er, at VDX kan medvirke til en bedre udnyttelse af licenserne, end hvis parterne selv skal indregne overhead i egen infrastruktur. Peder fortalte, at der er behov for at genbesøge mandatet for VDX for yderligere skærpelse og præcisering herunder ift.: At der er behov for en juridisk vurdering af mandatets implikationer At det skal overvejes, hvem der skal være omfattet af tilbuddet, og hvilke konsekvenser det vil have, hvis målgruppen ændres Brugergruppen udtrykte sig overordnet enig i mandatet og behov for skærpelse men har bl.a. behov for: En beskrivelse af parternes specifikke anvendelsesrum for VDX Fokus på muligheder for anvendelse og udvikling af VDX til de borgerrettede videosamtaler herunder ift. borgerens opkobling til video, hvor behov kan være forskellige samt håndtering af borgere, som har forløb i både almen praksis, sygehus og kommune Herudover foreslog brugergruppen, at MedCom kontakter Martin Bagger Brandt for at spørge om mulighederne for et lille oplæg om video i almen praksis på næste møde. Peder orienterede om, at der er indledende tanker om et videokursus på lægedage. Lone foreslog at afholde en workshop om video i almen praksis. Peder gennemgik, hvilke platforme og støttesystemer, som indgår i VDX. Disse kan overordnet set kategoriseres ud fra følgende: Forskellige videoplatforme med forskellige fordele og ulemper, og hvoraf visse er under udfasning Administrationssystemet, Synergy SKY, som bl.a. kan anvendes til rapportering og statistik, og som indeholder en bookingplatform Adressebogen via Seevia 2

3 Der var en drøftelse af mulighed for at køre fuld HD, som ønskes af radiologer. Der var enighed om, at dette bør håndteres i en parallel infrastruktur. Jens præsenterede governancestrukturen for fællesregionale (RSI) samt fællesoffentlige sundhedsit-systemer (FSI) og sammenhæng med SDN-brugergruppen, nu da SDN er del af FSI-porteføljen. Peder præsenterede og gennemgik kommissoriet for, hvis opgave overordnet set er at følge driften og sikre den tekniske og sikkerhedsmæssige udvikling. Deltagerne i brugergruppen vil i den forbindelse være bindeleddet til forretningen og repræsenterer hver især de største brugere af VDX. Tanja fortalte i den forbindelse, at Sundhed.dk og Sundhedsdatastyrelsen indtil videre ikke deltager på møderne men orienteres via dagsordener og referater. Endvidere er det håbet, at brugergruppen vil blive suppleret med flere kommunale repræsentanter. Ift. erfaringsudveksling om video orienterede Peder om, at VDX/SDN-temadagen kunne være en mulighed - eksempelvis med en dedikeret parallelsession om eftermiddagen. Peder fortalte om det øgede fokus på informationssikkerhed og inddragelse af brugergruppen i arbejdet med eksempelvis test af beredskabsplan og kvalificering af relevante procedurer og politikker. Tog orienteringen til efterretning Godkendte, at MedCom undersøger de juridiske implikationer af mandatet med henblik på en drøftelse på næste brugergruppemøde 4. Valg af formand for v/ Peder Illum (beslutning) Godkendte Peder som midlertidig formand, og godkendte at endelig beslutning tages på næste brugergruppemøde 5. Arbejdet i v/ Peder Illum (beslutning) Arbejdsformen i blev drøftet. Der var enighed om, at: Dagsorden udsendes 3 uger før mødet pga. behovet for involvering af baglandet for den enkelte deltagers repræsentation i brugergruppen Dagsordenspunkter skal indsendes senest 4 uger før mødets afholdelse Referatet skal udsendes en uge efter afholdelse Referatet godkendes skriftligt en uge efter udsendelse Det er valgfrit om deltagelse sker via video eller fysisk Det vil være muligt at indkalde til flere møder end de 2, som er angivet i kommissoriet. Disse vil i givet fald være kortere og via video Møderne skal være af ca. 4 timers varighed, hvilket dog vil være behovsafstemt Format for møderne vil være resumé, sagsfremstilling og indstilling Peder præsenterede forslag til standarddagsorden. 3

4 Godkendte forslag til standarddagsorden 6. Driftsbudget for VDX v/ Peder Illum (orientering) Peder præsenterede driftsbudgettet for VDX, som håndteres samlet med SDN, og hvor finansieringen af drift, videreudvikling og administration er underlagt udgiftsneutral brugerfinansiering fra hovedsageligt regioner og kommuner. Peder orienterede om, at som konsekvens af udbud for VDX og SDN i 2016 stiger de offentlige og private parters bidrag med 25% (2013 niveau) fra Peder fortalte om håndteringen af budgettet ud fra udviklingen i udgifter over kontraktperioden herunder at finansieringen af udbud tænkes ind i budgetlægningen for SDN og VDX. I budgettet er ikke medtaget eventuelt behov for yderligere licenser under VDX ved øget anvendelse af borgerrettede videosamtaler. Beslutning om anskaffelse forelægges MedComs styregruppe. Udviklingsposten i budgettet for VDX er ca kr. årligt - afhængig af SDN-udvikling. I 2017 er midler allerede allokeret til udvikling og implementering af nødvendigt auditspor i Synergy SKY som indirekte konsekvens af Rigsrevisionens it-revision af SDN. Resterende udviklingsbudget er på ca kr. Kontrakten om de 250 porte på Pexip udløber i Tog orienteringen til efterretning 7. Status på drift af VDX v/ Peder Illum (orientering) Peder præsenterede driftsstatus, som viser, at VDX kører stabilt. De aftalte servicemål er indfriet, og der har ikke været major incidents. Oppetiden de sidste 3 måneder har været 100 %. Peder gennemgik SLA og support under maintenance-kontrakten med TDC. Maintenance kontrakten angår i hovedtræk fejlretning på VDX-udstyr samt overvågning. Overvågningen indbefatter også decentrale videokonferencenoder. TDC har en døgnbemandet SPOC, som yder 2. level support. I den forbindelse er det aftalt med TDC, at en whiteliste med navne og kontaktoplysninger på medarbejdere fra lokale it-afdelinger med fordel kan udarbejdes. Disse medarbejdere kan ringe direkte til TDC. En henvendelse vil blive visiteret ift., om den falder ind under VDX-kontrakten eller er en betalbar ydelse. Det blev aftalt, at brugergruppen til næste gang kigger beskrivelsen af support på MedComs hjemmeside igennem for behov for præciseringer, afklaringer m.v. Endvidere vil Peder på næste møde præsentere erfaringer med supportbehov for KLs projekt om alkoholbehandling via video, hvor 15 kommuner deltager. 4

5 Driftshåndbogen er fortsat under udarbejdelse. Den forventes færdig inden for 1 måned, hvorefter den vil blive udsendt til kontaktpersoner for de tilsluttede parter. Ift. KPI blev det drøftet, om kald, hvor folk glemmer at logge sig ud, bliver talt med og hvordan det håndteres af de forskellige organisationer. Optimalt set skulle dette være del af det daglige vedligehold. Denis fortalte eksempelvis, at alt over 6 timer filtreres fra i statistikken i Region Nordjylland. I forbindelse med opgradering til Pexip ver. 14 er der blevet sat en markering, så møderum med kun én deltager automatisk lukker ned efter 10 minutter. Tog status på drift og supportforhold til efterretning Godkendte, at MedCom igangsætter udarbejdelse af whiteliste Besluttede hver især at kigge supportbeskrivelse igennem på MedComs hjemmeside til næste brugergruppemøde 8. Udvikling af VDX v/ Peder Illum (drøftelse) Peder gennemgik roadmap for VDX 2016 og 2017 med ny driftskontrakt, videobookingsmodulet og auditsporet i Synergy SKY. Endvidere gennemgik Peder listen over udviklingstiltag, som har både konkret men hovedsageligt strategisk karakter. Ift. konkret udvikling er det hovedsageligt Synergy SKY, som indgår eksempelvis ift. borgere. Udfasning af telepresenceplatformen (Codian MCU, Jabber (Movi)) MedCom redegjorde for risikoen ved anvendelsen, som påhviler de organisationer, som fortsat anvender platformen. Repræsentanter i brugergruppen fortalte om, at de var bekendte med risikoen, og hvordan den håndteres. Synergy SKY-integration til CUCM Brugergruppen udtrykte, at det er et stort ønske. Peder fortalte, at integrationen er købt og betalt, og at MedCom følger op til næste møde. Kobling mellem Pexip og Cisco Spark Flere tolkebureauer anvender Cisco Spark. Derfor er der behov for at undersøge, om Cisco Spark kan tale med Pexip. Det blev besluttet, at følgende emner drøftes på næste / kommende brugergruppemøder: Hvordan kan vi sikre, at det er den rigtige borger, vi har videomøde med? Behov for central optagelse af videosamtaler? Er der fortsat behov for telefonbogen Seevia? Hvilke videoplatforme er der behov for? Ibrugtagning af videobookingsmodulet Øget graduering af brugerrettigheder i Synergy SKY Herudover arbejdes aktuelt med en samarbejdsaftale om decentral Pexip-konferencenode. Claus spurgte til testmiljøer. Peder svarede, at der aktuelt ikke er testmiljø for Synergy SKY. For Pexip er der mulighed for en lab-installation/bleeding edge. MedCom sætter et testmiljø op, i første omgang for at teste, om fuld HD tilfredsstiller radiologernes behov. 5

6 Peder afsluttede med at orientere om, at det er muligt at indmelde udviklingsønsker på Tog aktuelle roadmap til efterretning Besluttede, at MedCom giver status på integration på CUCM på næste møde 9. ISO27001 og VDX v/ Peder Illum (orientering) Peder præsenterede MedComs arbejde med ISO27001 herunder hvordan vil blive involveret i relevante dele. Peder orienterede om, at det på møde i den nationale bestyrelse for sundheds-it den 1. februar 2017 blev besluttet at igangsætte et fællesoffentligt arbejde med databehandleraftaler. Sundhedsdatastyrelsen vil koordinere arbejdet, og målet er høring i juli og godkendelse i den nationale bestyrelse for sundheds-it i september Arbejdet med den fællesoffentlige databehandleraftale vil således også have relevans for aftalekomplekset for VDX. Peder orienterede om MedComs informationssikkerhedspolitik, som skal godkendes i MedComs styregruppe. Tog orienteringen til efterretning 10. Mødekalender for VDX-brugergruppemøder i 2017 og forslag til dagsordenspunkter for næste møde v/ Peder Illum (beslutning) Peder foreslog følgende mødekalender for 2017: 10. maj kl september kl Godkendte forslag til årshjul og mødekalender 11. Eventuelt v/ Peder Illum 6