Fonden for Velfærdsteknologi Landgreven 4 Postboks København K

Transkript

1 Fonden for Velfærdsteknologi Landgreven 4 Postboks København K Statusrapport for projekt samt anmodning om udbetaling af tilskud Projektdata: Projektnummer og titel: Bred anvendelse af teletolkning per videokonference i hele sundhedssektoren. Journalnummer (fremgår af tilskudsbrev): Tilskudsmodtager: MedCom Adresse: Forskerparken 1 Postnr. & by: 523 Odense M Tlf: lho@medcom.dk Projektleder: Lone Høiberg Projektstart: 1. januar 29 Statusperiode: 1. april 3. juni 213 Generel status Praksissektoren I projektforlængelsen er det aftalt at lægge vægt på potentialet i praksissektoren. I marts måned blev der via Temagruppen for Praksissektoren udpeget en regional repræsentant til styregruppen for projektet en datakonsulent fra Region Hovedstaden. Den 31. maj 213 var der møde i Temagruppen for Praksissektoren, hvor man havde en sagsfremstilling omkring de enkelte regioners intentioner om at medvirke til yderligere udbredelse af teletolkning i praksissektoren. Ultimo juni var der positiv tilbagemeldinger fra alle regioner. Der er udarbejdet og godkendt af styregruppen en samarbejdsaftale om deltagelse til regionerne som udsendes efter ferien. Heri fremgår bl.a. fordelingen ift. Bloktilskudsnøglen af de 25. 1

2 der er afsat til formålet. De enkelte regioner deltager fremover i implementeringsgruppemøderne med repræsentanter fra de regionale praksisenheder. Sygehuse Fire ud af fem regioner har nu nået en udbredelsesgrad på 9% af alle deres relevante afdelinger. Region Hovedstaden har en udbredelsesgrad på knap 79%. Nationalt har projektet en udbredelsesgrad på knap 92%. Der er 344 relevante afdelinger, hvoraf 316 afdelinger har gennemført 1. videotolkning. Yderligere er 24 afdelinger teknisk klar og undervist, svarende til godt 7% Relevante afdelinger Dækningsgraden er antal videotolkninger ud fra det samlede antal tolkninger. Projektets slutevaluering har estimeret antallet af tolkninger i hver region. Det er udgangspunktet for beregning af dækningsgraden. Dækningsgrad Hovedstaden Sjælland Syddanmark Midtjylland Nordjylland Antal Oplyser selv tolkninger aktuelle tal kvt % 31% 57% 11%? 2. kvt % 25% 13% 1% Den gennemsnitlige dækningsgrad for 2. kvartal beregnes, når vi har antal videotolkninger fra region Syddanmark for juni. Det forventes at anvendelsesgraden nationalt er over 2%. Der er gennemført 353 videotolkninger i 2. kvartal 213. Antal videotolkninger i region Syddanmark for juni mangler*. Gennemførte videotolkninger på sygehusene Region Hovedstaden Sjælland Syddanmark Midtjylland Nordjylland I alt kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal ?

3 4. kvartal ? kvartal ? kvartal * Total Region Hovedstaden: Regionen har ikke nået målet med at videotolke på 9% af alle relevante afdelinger, mangler at implementere videotolkning på 11 afd. Regionen har ikke indrapporteret en milepæl for at nå målet. Har 94 relevante afdelinger, heraf 74 afdelinger, svarende til 79%, yderligere 15 afdelinger er teknisk klar og har undervist brugerne, svarende til 16%. Der er nu 94 relevante afdelinger, da Arbejds -og Miljømedicinsk Afdeling på BBH har ønsket videotolkning og allerede er i gang. Vedrørende re-implementering af videotolkning, udvider regionen stadig antal udstyr på især Nordsjællands hospitaler og i Psykiatrien, der undervises løbende på afdelinger, som ønsker dette. Dækningsgraden er under 2%, regionen har igangsat et projekt fra Regionsgården som skal undersøge barrierer for at anvende videotolkning, dette vil dels øge opmærksomheden, dels vil vi forhåbentlig kunne afhjælpe barrierer, der identificerer i projektet. Der er en stigning i antallet af videotolkninger Relevante afdelinger er teknisk klar og undervist Region Sjælland: Regionen har implementeret videotolkning på yderligere to afdelinger, så de nu på 29 afdelinger, hvilket svarer til knap 97% af alle relevante afdelinger. Indberetter ikke fast om antal afdelinger, der, da de har nået målet for udbredelse. Der har været et fald i antal videotolkninger i maj måned, hvor der var problemer med routning og derved opkald. Problemet er løst og trods udfordringer i maj er dækningsgraden over 2%. Regionen arbejder på at blive koblet op til videoknudepunktets statistikmodul. 3

4 aug. 1 april 11 okt. 11 april 12 jun. 12 aug. 12 okt. 12 dec. 12 april 11 juli 11 okt. 11 jan. 12 april 12 maj 12 jun. 12 jul. 12 aug. 12 sept. 12 okt. 12 nov. 12 dec. 12 jan. 13 apr. 13 jul Relevante afdelinger er teknisk klar og undervist Region Syddanmark: Regionen har stort fokus på anvendelsesgraden. De fører hver måned statistik over antal telefontolkninger, fremmødetolkninger og videotolkninger. Dækningsgraden har i 213 været stabil mellem 55-58%. Da regionen har nået målet for udbredelse af videotolkning indberetter de ikke status på antal afdelinger, der implementerer videotolkning Relevante afdelinger er teknisk klar og undervist Region Midtjylland: Har 75 relevante afdelinger. Regionen har implementeret videotolkning på 71 afdelinger, svarende til 95% af alle relevante afdelinger. Vil snarest mulig få de sidste 4 afdelinger med. De er alle teknisk klar og undervist, men mangler at gennemføre den 1. videotolkning. Regionen vil arbejde med at øge dækningsgraden den sidste halvdel af 213. Der er en lille stigning i antal af videotolkninger, men forsat en dækningsgrad under 2%. 4

5 Relevante afdelinger er teknisk klar og undervist Region Nordjylland: Har 34 relevante afdelinger. Indberetter ikke status på antal afdelinger, der implementerer videotolkning, da de har nået målet for udbredelse. Regionen er koblet op til VDX statistikmodul, og har nu mulighed for at følge antal gennemførte videotolkninger. Har en lille stigning i juni måned i forhold til de to første måneder i kvartalet. Dækningsgraden er under 2%. 7 6 Relevante afdelinger aug. 1 april 11 okt. 11 april 12 jun. 12 aug. 12 okt. 12 dec. 12 feb. 13 er teknisk klar og undervist 5

6 Projektplan (skal fylde 2-3 sider): Følger projektet den i projektansøgningen angivne projektplan? Ja Nej Ved nej udfyldes bilaget revideret projektplan og indsendes som del af projektets afrapportering. (Ved forsinkelser i tids- og leveranceplan, skal en ny projektplan godkendes af fonden). Hvis nej, beskrives her hvilke forhold, der har ændret sig: Der er forsat en region, som ikke har nået målet for udbredelse med 9% af alle relevante afdelinger. Der er en region, som endnu ikke er koblet på Videoknudepunktets statistikmodul. Der arbejdes på det. Tre regioner har ikke en dækningsgrad på 2% af deres samlede antal videotolkninger. Nationalt forventes anvendelsesgraden at nå 2% i 2. kvartal. Beskriv indhold af de milepæle og leverancer, som projektet har færdiggjort i indeværende projektperiode: : Nationalt har projektet nået en udbredelsesgrad på 9% Videotolkning forventes nationalt at have en dækningsgrad på 2% af det samlede antal tolkninger pr. 3. juni 213 Leverancer: Region Hovedstaden, Syddanmark, Midtjylland og Nordjylland er alle koblet op på Videoknudepunktets statistikmodul. Sjælland arbejder på at blive koblet op Fire regioner har nået målet med udbredelse af videotolkning på 9% af alle relevante afdelinger. Hovedstaden arbejder på at få de sidste afdelinger med Udbud og efterspørgsel balancerer Projektet er i gang med at udarbejde informationsmateriale: o GoCard til alle regioner: GoCard med 5 gode grunde til at vælge videotolkning, som kan ligge hos sekretær og andre, som bestiller tolkninger for at minde dem om at foretrække videotolkning. o Web Tv om videotolkning til regionernes intranet: Der er lavet drejebog og optaget scener til et stump WebTV. Formålet er at få den gode historie ud på hospitalsafdelingerne for at øge anvendelsen af videotolkning. En læge og en sygeplejeske bliver interviewet og fortæller om deres erfaringer med videotolkning. Hvad viser de foreløbige resultater, som er opnået i projektet? Der er et øget fokus i de fleste regioner på anvendelsen af videotolkning og re-implementering på afdelinger, som ikke har fået forankret videotolkning Der er fokus i regionerne på generel anvendelse af videokonference 6

7 Ledelsesopbakning på alle niveauer er afgørende for den brede implementering og forankring af projektet Økonomisk incitament er afgørende for afdelingernes valg af tolkeformen Ikke alle regioner har valgt at bruge ressourcer på projektet fremadrettet Ikke alle regioner har en organisatorisk forankring af projektet endnu Alle fem regioner er interesserede i at implementere videotolkning i 4-8 almene lægepraksis i 213 Er der eksempler på, at foreløbige effekter er forankret hos målgruppen(erne)? Region Syddanmark på omkring 55 % af alle deres tolkninger Der er forsat interesse fra kommuner dels omkring videotolkning og dels anden anvendelse af videokonference Projektet har ikke kunne dokumentere en tidsbesparelse på gennemførelsen af en tolket konsultation Flere afdelinger sparer transportudgiften til tolken ved at få videotolkning i stedet for fremmødetolkning Der er en stigning i antal af videokonferencer over 5 minutters varighed Hvilken konsekvens har de opnåede resultater og effekter i projektet? Nogle afdelinger anvender næsten kun videotolkning, mens andre afdelinger ikke har taget løsningen rigtigt i brug Projektet kan hjælpe regionerne i gang med 4-8 almene lægepraksis inden projektet afsluttes På baggrund af projektplanen angives de milepæle, som er nået til næste afrapportering: Sidste region har nået målet med at videotolke på 9% af alle relevante afdelinger d. 31. oktober 213 Anvendelsesgraden af videotolkning er på 35 % af det estimerede antal tolkninger (Eventuelt flere kan tilføjes) Ledelses- og ejerforhold: Er der ændringer i projektets ledelses- og/eller ejerforhold? Ja Nej Hvis ja tages der kontakt til Fonden for Velfærdsteknologi. Hvis ja, beskriv ændringerne [SKRIV HER] Potentialevurdering: 7

8 Er der observeret resultater, som giver anledning til at ændre potentialevurderingen i projektet? Ja Nej Hvis ja udfyldes bilaget revideret arbejdskraftbesparende potentiale og indsendes som del af projektets afrapportering (Bemærk at der er to faneblade, som begge skal udfyldes). Hvis ja, beskriv årsagen til afvigelsen mellem forventet og observeret forandring: Projektet har udarbejdet en slutevaluering, hvor resultaterne ikke viser de økonomiske besparelser som har været forventet i projektet. Det er der flere grunde til, bl.a. at rapporten viser de hidtidigt opnåede resultater. En anden årsag er, at der i projektets levetid ikke er etableret tolkecenter, hvor afdelingerne bare kan kalde op til den ønskede tolk uden forudbestilling. I det randomiserede forsøg omkring tidsforbrug har projektet ikke kunnet påvise, at en videotolkning kan afvikles hurtigere end en fremmødetolkning. Det er ikke undersøgt særskilt om det administrative personale sparer tid ved en bestilt videotolkning. Projektet har i evalueringen gennemført gruppeinterviews i alle 5 regioner, og deltagerne her oplever ikke, at der er nogen tidsmæssig forskel på en bestilt fremmødetolkning eller videotolkning. Projektet har i den første business case kalkuleret med tidsbesparelse på 1 minutter til det administrative personale. Projektet har haft en antagelse om, at videotolkning kunne nedsætte antal af aflysninger og forsinkelser, måske endda helt undgå dette og derved give en besparelse. Det randomiserede forsøg omkring tidsforbrug har vist, at 25% af alle konsultationer med tolke blev aflyst. I udbudsaftalerne mellem regioner og tolkeudbydere beskrives, at en tolkning der aflyses indenfor 24 timer før tolkningen, betales som bestilt. Skal projektet have en besparelse på aflysninger og forsinkelser, skal der en ændring til i regionernes udbud eller der skal etableres tolkecentre, hvor det er muligt at kalde op uden booking af en tolk. I business casen er der medtaget beløb for patientudeblivelser for fremmødetolkning på 73,- kr. og for videotolkninger er prisen sat til 22,- kr. Denne forskel fandt evalueringen ikke belæg for med de nuværende aftaler mellem regioner og tolkeudbydere. Endelig har evalueringen set på antal relevante afdelinger, som er faldet undervejs i projektet Projektet har forventet at prisen på en videotolkning med nye udbudsaftaler ville blive lavere. Det har ikke været tilfældet indtil nu, men kan forsat blive realistisk, når alle regioner får en større anvendelsesgrad af videotolkning. 8

9 Den genberegnede business case findes i slutevalueringens afsnit 4.4 Hvis ja, beskriv hvilke nye årsagsmæssige sammenhænge, disse observationer giver anledning til at arbejde med i projektet: Øge anvendelsesgraden af videotolkning Overveje om der er flere relevante afdelinger Ved fremtidige udbud, forhandle nye prisaftaler for videotolkning, som sikre et økonomisk incitament Risikovurdering: Hvilke udfordringer har projektet været igennem og hvordan håndteredes udfordringerne? Projektet har forsat en region, som ikke har nået milepælen med udbredelse af videotolkning på 9% af alle relevante afdelinger. Udbredelsesgraden følges tæt. Projektet har tre regioner, som har en dækningsgrad under 2%. Det har været drøftet med RSI, at projektet forsat har brug for ledelsesmæssig opbakning, hvis regionerne skal høste gevinsterne. Endvidere udarbejdes informationsmateriale. Er der observeret resultater, som giver anledning til at ændre risikovurderingen i projektet? Ja Nej Hvis ja udfyldes bilaget Revurderet risikoanalyse. Hvis ja, beskriv hvilke resultater, der har givet anledning til at ændre risikovurderingen: [SKRIV HER Budget, regnskab og udbetalingsanmodning: Er der ændringer til det samlede projektbudget? Ja Nej Hvis ja udfyldes bilaget Anmodning om ændring i projektbudget. Fonden for Velfærdsteknologi anmodes om udbetaling af kr. Bilaget Anmodning om udbetaling skal udfyldes og indsendes som del af projektets afrapportering. Hvis ja, beskriv hvad ændringen består i: [SKRIV HER] 9

10 1