TID: Den 13. september 2017 kl MedCom, Mødelokale D, Forskerparken 10, 5230 Odense M

Transkript

1 VDX-BRUGERGRUPPEMØDE TID: Den 13. september 2017 kl STED: MedCom, Mødelokale D, Forskerparken 10, 5230 Odense M VIDEOMØDERUM: tgj@rooms.medcom.dk DELTAGERE: Rikke Kirkensgaard, Region Midtjylland (formand) Eva Lund, Region Syddanmark Claus Terkelsen, Region Syddanmark Hans Paulsen, Region Syddanmark Lasse Melbye, Region Hovedstaden Ole Gram, Region Hovedstaden Keld Kjær Hansen, Region Midtjylland Tom Petersen, Region Midtjylland Claus Jeppesen, Region Midtjylland Halfdan Eika, Region Midtjylland Martin Bagger Brandt, PLO René Juul Petersen, Københavns Kommune Jacob Gaarde, sundhed.dk Peder Illum, MedCom Jens Rahbek Nørgaard, MedCom Per Abildgaard, MedCom Jesper Søderberg Knudsen, MedCom Lone Høiberg, MedCom Tanja Gerner Jusslin, MedCom (referent) AFBUD: Lisbeth Jørgensen Region Syddanmark Morten Holm Andersen, Region Sjælland Dennis Davidsen, Region Nordjylland REFERAT 1. Godkendelse af dagsorden v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning) Der var velkomst til ny formand for VDX-brugergruppen. Herefter var der en præsentationsrunde deltagerne imellem. Dagsordenen for mødet blev præsenteres og godkendt. Beslutningen om udsendelse af dagsordenen blev genbesøgt. Det blev besluttet at udsende dagsordenen en uge før mødet - jf. kommissoriet. 2. Opfølgning fra seneste møde v/ alle (orientering) Sidste nyt om arbejde med fællesoffentlig databehandleraftale Peder orienterede om status for den fællesoffentlige databehandleraftaler, hvor der aktuelt hersker uklarhed om aftalens gyldighedsområde og anvendelse. 1

2 Sidste nyt ift. Cisco Spark ift. videotolkning Halfdan fortalte om planer for anvendelse af Cisco Spark til teletolkning i almen praksis. Cisco Spark skal afløse Jabber. Med Cisco Spark vil almen praksis skulle gå ind via browser. Der vil således ikke være behov for installation. Region Midtjylland vil igangsætte afprøvninger både om arbejdsgange og sikkerhed. Også Region Sjælland og Region Hovedstaden går den vej. For at få en fælles forståelse for planer for teletolkning i almen praksis på tværs af regioner og kommuner blev det aftalt at afholde møde. Halfdan koordinerer mødet. Til mødet inviteres VDXbrugergruppen og praksisrepræsentanter fra teletolkeerfagruppen. Der arbejdes fortsat med juridisk afklaring i Region Midtjylland af Cisco Spark-løsningen og databehandleraftaler med Cisco. Samarbejdsaftale om decentral videokonferenceserver Peder fortalte, at samarbejdsaftalen er godkendt af MedComs ledelse og udsendes hurtigst muligt, når den fællesoffentlige databehandleraftale foreligger. Der indkom efter sidste brugergruppemøde en bekymring fra Region Midtjylland om de udgifter, den enkelte organisation forpligtiger sig til ved aftalen. Peder fortalte, at disse udgifter angår den infrastruktur, som organisationen selv skal etablere og skalere efter forbrug. Det vil sige, at disse udgifter vil organisationen i udgangspunktet selv have indflydelse på. Med hensyn til styring af forbruget / vækst i anvendelsen er det en fælles udfordring. Status på kommunale repræsentanter i VDX-brugergruppen Peder orienterede om, at der fortsat ikke er nyt om yderligere kommunale repræsentanter i brugergruppen. Halfdan foreslog, at brugergruppemedlemmerne tager fat i deres decentrale KL-fora. Indsamling af servicedesk-numre er igangsat Peder fortalte, at der aktuelt mangler indsamling af servicedesk-numre fra kommuner involveret i KLs projekt om telealkoholbehandling. VMWare-sikkerhedsrisiko og Pexip Lasse orienterede om, at Region Hovedstadens sikkerhedsafdeling stoppede implementeringen af decentral konferenceserver. Baggrunden var en mulig sikkerhedsrisiko baseret på en hændelse og efterfølgende udtalelse fra Datatilsynet, hvor den samme managementplatform administrerede enheder på både inderside og yderside. Denne mulige sikkerhedsrisiko har bevirket, at man i Region Hovedstaden har lavet en fysisk adskillelse af managementplatformene. Per påpegede, at det ikke er den VMware, der bruges som virtualiseringsplatform i VDX, der har været kompromitteret. Det var derimod et IBM-produkt og fejlen opstod, fordi produktet ikke var blevet sikkerhedspatchet. Der var i brugergruppen enighed om, at håndteringen af sikkerhedsrisikoen i Region Hovedstaden er en skærpelse med potentiel indvirkning på andre eksisterende logisk opbyggede netværk. Brugernes vejledninger på MedComs hjemmeside Peder orienterede om, at der nu ligger vejledninger på MedComs hjemmeside primært fra Telepsykiatrisk Center i Region Syddanmark. Disse må frit anvendes som inspiration. MedCom kan kontaktes, hvis word-version ønskes. 2

3 3

4 Punkter fra VDX-brugergruppemøde den 10. maj Peder orienterede om: At it-revision og risikovurdering blev behandlet i MedComs styregruppe den 21. juni 2017 At der er indført en ændring på MedComs hjemmeside om, at der ikke opereres med faste servicevinduer for VDX 3. Meddelelser med relevans for VDX v/ alle (orientering) SDN/VDX-temadag den 8. november 2017 v/ Peder Illum Peder fortalte, at temadagen vil have teknisk fokus pga. tilbagemelding fra teletolkeerfagruppe. De ønskede i stedet et arrangement dedikeret til anvendelse. Afslutning på MedCom 10 den 13. december Peder foreslog at afholde et ekstraordinært møde sammen med SDN-brugergruppen den 13. december i forbindelse med afslutningen på MedCom 10. Fokus på mødet vil være beredskabsplan og case for test af beredskabsplan. VDX-brugergruppen var enig i afholdelsen af mødet. MedCom 11-møderunde i efteråret 2017 Peder orienterede om den igangværende besøgsrunde for planlægning af arbejdsprogrammet for MedCom Status og opfølgning på drift, servicemål og KPI er herunder evaluering af eventuelle hændelser v/ Rikke Kirkensgaard og Peder Illum (beslutning) Peder orienterede om, at VDX i den sidste periode har været stabil. De aftalte servicemål er indfriet, og der har ikke været major incidents. Der var en drøftelse af den mulige diskrepans mellem den høje oppetid og den brugeroplevede og de mange mulige fejlkilder. MedCom bidrager gerne til fejlfindingen. Fejl bedes indrapporteret til vdx@medcom.dk hurtigst muligt. Peder præsenterede status for og udfordringer med eksisterende statistik for anvendelse. Statistikken trækkes fra Synergy SKY og viser en delmængde af de videokald, der foretages på den gamle infrastruktur og det både på VDX, og i de organisationer, der har registreret sig ind på Synergy SKY. Den viser således ikke antallet af videomøder afholdt på Pexip-platformen, medmindre kaldene går gennem organisationernes gamle videoinfrastruktur. Det blev besluttet, at VDX-statistikken fremadrettet kun viser anvendelsen af Pexip-møderum. Der er fortsat ønske om, at organisationer kan registrere sig ind i Synergy SKY og dermed bruge Synergy SKY til at lave lokal statistik. Peder præsenterede endvidere statistikken for licenstrækket. Statistikken dækker den samlede licenspulje på de 250 licenser - og viser, at det maksimale træk har været 71 samtidige brugere. Statistikken skal blandt andet bruges i dialogen med de enkelte organisationer med decentrale konferencenoder som forecast ift. et eventuelt behov for skalering af den lokale infrastruktur. 4

5 Brugergruppen udtrykte, at statistikken aktuelt er uigennemskuelig. Endvidere blev spurgt til mulighed for udtræk i excel. MedCom følger op. Der var en kort drøftelse af oversigten over anvendelse og sammenhængen til det telemedicinske landkort, som står over for en opdatering. Servicemeddelelse om opdatering til Pexip 16 blev drøftet, da den ikke helt overholder aftale om varsling 3 dage forinden ved normal changes jf. beslutning fra sidste VDX-brugergruppemøde. Endvidere var der fra brugergruppen ønske om mere udførlig beskrivelse af indholdet i opdateringen og eksempelvis impact på de decentrale konferencenoder. Dette tog MedCom til efterretning. Peder fortalte, at MedCom sammen med TDC vil gå i dialog med Pexip om deres opdateringsmetode, da den eksisterende ikke synes intelligent. Det er også derfor, at MedCom ved opdateringen til Pexip har haft behov for at lave en worst case-udmelding. Forventningen er, at opdateringen vil gå hurtigere end de udmeldte 6 timer. VDX-brugergruppen Tog status på drift, licenstræk og VDX-anvendelse til efterretning Drøfter support og beskrivelse af support på MedComs hjemmeside på næste VDXbrugergruppemøde 5. Udvikling af VDX v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning) VDX-brugergruppen blev præsenteret for den samlede liste med udviklingsønsker samt sidste nyt efter møde med Synergy SKY den 12. september Den opdaterede liste inkl. sidste status udsendes med referatet. Endvidere blev der gjort status på følgende: Løsningsscenarier ift. at sikre, at det er den rigtige borger, vi har videomøde med?: Ingen status. Seevia: Peder orienterede om møde med Seevia og anbefalede at gå videre med samarbejdet, afklaring og test. Brugergruppen var enig og det blev aftalt, at præsentere status og demo på et kommende brugergruppemøde Møde om videobookingsmodulet: Peder refererede kort fra møde med repræsentanter fra Region Midtjylland og Region Syddanmark om kvalificering af udviklingsønsker til videobookingmodulet. Ønskerne er indført i listen over udviklingsønsker. Synergy SKY-integration til CUCM: Peder orienterede om, at Synergy SKY fortsat referer, at der ingen efterspørgsel er efter integrationen pga. udbredelsen af Cisco Spark. Det blev aftalt, at tilbud afventes, og der gøres status på næste møde, da Region Hovedstaden og Region Syddanmark fortsat er interesserede. Auditspor og vejledninger: Jesper orienterede om igangværende arbejde med vejledninger til audit. I den forbindelse blev efterlyst mulige søgescenarier til understøttelse af organisationernes politik for adgangsstyring. Disse bedes indsendt til vdx@medcom.dk Rikke præsenterede forslag til håndtering af udviklingsønsker. Brugergruppen ønskede 2 rul om året i stedet for kun 1 rul, da udviklingen for VDX går hurtigt. Revideret forslag udarbejdes og udsendes. 5

6 Første rul i aftalt model for håndtering af udviklingsønskerne opstartes januar VDX-brugergruppen Tog status på udviklingstiltag til efterretning Tog status på liste over udviklingsønsker til efterretning Besluttede at revidere forslaget til håndtering af udviklingsønsker til 2 rul 6. VDX-mandat v/ Rikke Kirkensgaard (orientering) VDX-brugergruppen blev præsenteret for og drøftede konklusioner fra behandling af VDX-mandatet på møde i MedComs styregruppe den 21. juni På mødet tiltrådte styregruppen den reviderede beskrivelse af VDX s formål og anvendelse, hvor det blev præcisereret, at VDX kun stilles til rådighed for MedComs ejere (stat, regioner og kommuner). Styregruppen kvitterede endvidere for den juridiske udredning. Da der var usikkerhed om, hvorvidt MedCom (permanent) skulle forestå fællesindkøb af videolicenser til stat, regioner og kommuner, blev det besluttet, at ønsket om at nyttiggøre VDX til borgerrettet videokommunikation skulle håndteres som pilotprojekter i arbejdsprogrammet for MedCom11 og at denne afprøvning skulle gennemføres inden for rammerne af den nuværende kapacitet i VDX. Peder orienterede om, at der i opfølgningen på styregruppemødet fra flere regioner og kommuner er udtrykt bekymring for, at styregruppen ikke for nuværende ønsker at forholde sig til en kapacitetsudvidelse. Baggrunden for bekymringen er, at der forventes at blive behov for en kapacitetsudvidelse i MedCom11-perioden, uanset om VDX nyttiggøres til borgerrettet video eller ej. VDX-brugergruppen tilsluttede sig bekymringen og så behov for en fleksibel model for udvidelse af kapaciteten i VDX. VDX er endvidere i gang med konsolideringsfasen på en enkelt platform bl.a. pga. end of life og service på nogle af de andre platforme i VDX. Dette gør, at der forventes yderligere træk på licenser, når konsolideringen er tilendebragt ultimo Peder fortalte, at der på den ovenstående baggrund forventes en sag på næste MedComs styregruppemøde den 5. oktober VDX-brugergruppen vil blive orienteret efterfølgende. Samtidig står det også klart - også i VDX-brugergruppen - at der er forskelle på, hvordan og i hvilket omfang man lokalt ønsker at gøre brug af VDX hos parterne. Rikke opfordrede derfor brugergruppen til at sende en tilkendegivelse om egen strategi ift. VDX og anvendelsen af denne fællesoffentlige og tværsektorielle videoinfrastruktur til sundhedsområdet. VDX-brugergruppen Tog orienteringen til efterretning 7. Beredskabsplan for VDX v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning) Punktet blev udskudt til 13. december. Per udtrykte behov for en drøftelse af og strategi for genetablering af de decentrale konferenceservere. 6

7 8. Næste møde v/ Rikke Kirkensgaard (beslutning) Følgende forslag til datoer for næste brugergruppemøder blev godkendt: Onsdag den 13. december 2017 kl Mandag den 29. januar 2018 kl Mandag den 7. maj 2018 kl Mandag den 22. oktober 2018 kl Punkter til næste ordinære møde: Juridisk notat fra Københavns Kommune Support-beskrivelse på MedComs hjemmeside Modenhedsvurdering af systemforvaltningen af VDX (FSI-bestilling) Evt. kommunikationsplan for VDX 9. Eventuelt v/ Rikke Kirkensgaard Per vil gerne på sigt gerne drøfte modellen med de decentrale konferenceservere mod en mere central model. 7