Årsmøde Søgaarden, Sunds

Transkript

1 Årsmøde Søgaarden, Sunds 1. Valg af dirigent: Eskild Jonsen (Bestyrelsens forslag) Ingen indvendinger 2. Protokolfører: Martin Rahbek Ingen indvendinger Stemmetællere: Midtjylland: Lars Olsen Ingen indvendinger STT: Søren Porsch Ingen indvendinger Vendsyssel: Kathrine Ingen indvendinger (i stedet for Jesper Jensen) Bestyrelsens beretning: Så er der gået endnu et år og vi er samlet til årsmøde i Dansk Tractor Pulling, mødet i dag er ifølge foreningens vedtægter øverste myndighed og dermed dagen hvor vi i fællesskab kan skabe rammerne for den kommende sæson i Dansk Tractor Pulling, vi skal også i dag kigge på året der gik og evt. drage nogle konklusioner der kan hjælpe bestyrelsen med arbejdet i den kommende sæson - Umiddelbart efter sidste årsmøde Konstituerede bestyrelsen sig og fordelte opgaver og udvalg mellem de nuværende medlemmer i bestyrelsen, i den forbindelse valgte man at tage imod tilbuddet fra Steen Sørensen om fortsat at varetage kasserer opgaven. Desværre meldte Steen fra på denne post i foråret og vi havde en tid hvor vi måtte klare os selv, men heldigvis kunne Margrethe overtales til at tage denne opgave og det har været en stor hjælp for bestyrelsen og foreningen, det vil vi gerne sige tak for. - Et par af de opgaver vi stod over for i 2015 var de to store internationale arrangementer EuroCup og EM dette sammen med at det sidste skulle gøres færdig på Brande Pulling Arena gjorde at vi kunne kigge frem mod et travlt år, men heldigvis er der også nogle folk i nogle udvalg der trækker en del af læsset ligesom at der er frivillige der møder op når vi

2 annoncere arbejdsdag. I løbet af sæsonen er det lykkedes at få en aftale på plads men Valtra som betyder at Valtra er hovedsponsor på Brande Pulling Arena, derfor er arenaen omdøbt til VALTRA PULLING ARENA. - Bestyrelsen har følgende konklusion på de to internationale arrangementer: EuroCup Grundet vejret og at arrangementet ramte sammen med en weekend hvor der var mange konfirmationer og dette sammen med at erfaringen fra tidligere EM-år hvor der også har været færre tilskuere til Eurocup gjorde at vi på den økonomiske side kom ud med en fiasko, men selve arrangementet forløb som det skulle og vi fik de sidste ting testet i Brande inden EM, men den nuværende bestyrelses anbefaling vil herefter være at man ikke afholder EuroCup de år man skal afholde EM. Europamesterskab Vi er godt tilfredse med dette arrangement, og det er også den tilbagemelding der har været fra både teams og tilskuer, og nu kan vi vist godt sige at arealet er testet og det fungerer, selv med lidt vand, dog er der stadig nogle ting vi gerne vil have lavet der nede, men som tidligere sagt så er sådan en arena en dynamisk proces der skal udvikles sammen med sporten, og nu hvor vi har fået de fysiske rammer til at kunne udvikle vil der jo hele tiden blive fostret nye ideer. De øvrige DM-afdelinger er drøftet på kørermødet i september og der er kommet nogle anbefalinger til de enkelte arrangører inden sæson 2016, men der skal herfra lyde en stor tak til de lokalforeninger og private der er drivkraften i afviklingen af DM, uden jer kan vi ikke se hvordan vi skulle kunne gennemføre en DM serie. Her skal også lyde en stor tak til de frivillige hjælper vi har i div. Udvalg, ikke alle poster her er altid lige rare, men jeg håber fortsat at vi kan finde fol til dette. - Hjemmesiden, ja det er jo vort smertens barn, og efter sidste møde var der så nogle personer der tilbød deres hjælp til at få bla. Teamsiderne up to date, dette kom vi desværre aldrig i gang med da det ikke lykkedes at finde en dato hvor alle kunne mødes til introduktion, i mellemtiden har der så været diverse udfordringer med systemet som har givet anledning til en del frustration, og sidst men ikke mindst da jeg (LS) efter kørermødet lige ville genudsende brugeroplysningerne til alle teams var dette ikke muligt, og samtidig opdagede jeg at nogle af de funktioner med at indsende nyheder til siden var holdt op med at fungere, jeg tog igen fat i udbyderen som blot sagde at man måtte vælge mellem pest eller kolera, og samtidig satte de spørgsmål ved om det nu var den rigtige løsning vi havde

3 valg, det kom så noget bag på mig da det netop er dem der har anbefalet os denne løsning ud fra en beskrivelse af de udfordringer vi havde med det tidligere system. Så hvis dette ender med at vi igen skal bruge penge og tid på et nyt system syntes jeg det er vigtigt vi får lavet en arbejdsgruppe der dels kan beskrive ønsker og behov, men som også kan følge op på om tingene så kommer til at virke efter hensigten. Kommentar: Anders Jespersen Har en nabo, som gerne vil give en god pris på at give hjemmesiden en overhaling I første omgang endda på frivillig basis. Johan Jakobsen: Hvad gøres der ved de arrangører, der ikke har gjort det godt i 2015? Lars Skou: Man har kontaktet dem og haft dialog. Allingåbro vil kun køre 3 klasser. Outrup har meldt ud at der ikke er økonomi til pulling, og Kliplev er lidt i samme båd. STT arbejder intenst på et nyt areal, som kunne være klar til DTP har været i kontakt med AMF, og fortalt at vi ikke vil sætte begrænsninger på antal klasser i 2016, men dette er et ønske fra motorfestivalens side. Johan Jakobsen: Vi skal holde dialogen ved lige, så vi sikrer os at komme tilbage til AMF. Ole Bredahl: Der har været i afstemning i Farm Cuppen om de vil køre i Allingåbro Det vil Farm Cuppen ikke. Det kan være grunden til at AMF vender tilbage til DTP. - Nominering af Puller of the Year Fenrir John Deere II Slædehunden 3. Fremlæggelse af årsregnskab 2015 (Ved Margrethe Sandberg) Kommentarer: Margrethe Sandberg: Det der skyldes er langt hen af vejen til Carlsberg, da man endnu ikke er enig. Dorte: Er vi sikre på at få LAG midlerne? Martin Rahbek: Udmeldingen fra kommunen er at pengene kommer, det er bare et spørgsmål om hvornår.

4 Johan Jakobsen: Mener ikke at vi kan være sikre på at pengene kommer fra LAG midlerne. Hvordan skal foreningen køre i 2016, når pengene ikke er til stede? Margrethe Sandberg: Inden vi går i gang med sæson 2016, så er der penge på kontoen. Michael Galsgaard: Hvad er differencen på regningen fra Carlsberg? Lars Skou: Mellem kr, da man stadig diskuterer omkostningerne fra festen, samt literrabat. Der blev givet grønt lys for Brande Pulling Arena, da man havde tilsagn fra LAG, velvidende at man kunne vente længe på LAG midlerne. H.C. Schmidt: Der bør holdes mere øje med udgifterne, når man ikke har de indtægter man forventer. Johan Jakobsen: Hvorfor gik vi i gang med Brande, når vi ikke vidste om vi fik pengene? Lars Skou: Vi har stemt om det, og vi fik tilsagn om at vi skulle gå i gang med projektet. Lars Olesen: Ved LAG skal man betale regningerne først, og så får man pengene refunderet efterfølgende. Ole Bredahl: Vi kan ikke sidde her og mene vi er klogere end en revisor, der siger god for regnskabet. Det der vælter læsset er at man ikke har de indtægter på EuroCup som man håber på. Det man skal have fokus på, det er om man overhovedet skal have EuroCup når der skal afholdes EM. Johan Jakobsen: Hvor kommer de kr i jordleje fra? Lars Skou: Det er jordleje fra Midtjylland for at køre første DM på arealet i 10 år. Henrik Iversen: Skal jordlejen ikke deles ud på 10 år? Lars Skou: Pengene falder, da man har byttet dem med inventar fra Herning Kristian Ager: Beløbene passer ikke mellem Midtjylland og DTP, da man var enige om kr hver vej. Lars Olesen: Det er lidt en svær størrelse, da man regner både med og uden moms. Per Grøn: Drop den EuroCup i EM år, da det bare ikke kan give overskud. Poul Ager: Bør de kr ikke deles ud, så resten står som skyldigt beløb? Lars Olesen: Pengene er faldet, og derfor skal det med i regnskabet som et samlet beløb. Claus Larsen: Midtjylland har købt et klippekort til 10 stævner, som man så indløser senere. Det gælder jo også hvis et trafikselskab har solgt et klippekort, som ikke er indløst endnu. Kristian Pallesen: Der er altså brugt både kr i lån samt afleveret kr i materialer? Lars Skou: De kr er jo betalt, for at kunne bevise udgiften til LAG. Johan Jakobsen: Traktorkassen er jo penge man skylder traktorerne.

5 Margrethe: Det står allerede som en skyldig post. Per Grøn: Hvis man ikke vil have traktorkassen, så vil man jo heller ikke have en forening længere. Johan Jakobsen: Det er ikke i orden, at man låner pengene uden at spørge om lov, som man i år har indefrosset præmiepengene. Eskild Jonsen: Det er ikke et spørgsmål til regnskabet, da det er de skrevne tal, der skal vurderes. Kan der løftes en finger i forbindelse med tallenes rigtighed? Henrik: Hvad koster storskærmen? Lars Skou: omkring kr per gang, plus diverse tillæg for ekstra materiale. Til EM skulle der bruges ekstra udstyr til VIP telt. Henrik Iversen: Det koster jo også at have folk til at filme. Lars Skou: De filmer jo også til TV programmer. Leif Lillebror: Hvad er konsekvensen for den enkelte? Lars Skou: Som det ser ud lige nu, så er der ingen forskel Driften går videre som altid. Hans Christian Schmidt: Får man ikke penge fra ETPC til TV? Lars Skou: Det har man ikke fået før. Per Grøn: Det er jo for traktorernes skyld at man driver denne forening. Sylvia Trost: Ingen traktorer, ingen forening Ingen forening, ingen traktorer. Man må spare pengene næste år, så man får foreningen på ret køl igen. Kristian Pallesen: Har fuldstændig ro i sindet i forbindelse med LAG midlerne, da mange andre er i samme situation. Johan Jakobsen: Hvor står det, at LAG er godkendt? Lars Skou: Vi har tilsagn på projektet fra kommune og ministeriet, samt foreløbig godkendelse fra kommunen. Det er det tætteste vi kan komme på en godkendelse. Hans Christian Schmidt: Hvorfor er revisorernes påtegninger ikke med? Margrethe Sandberg: Påtegningerne kommer først i sidste øjeblik, og man kan derfor ikke få dem med i trykken. Hans Christian Schmidt: Hvor mange medlemmer har vi haft i 2015? Margrethe: Listen med medlemmer ikke talt op, så der må vi være svar skyldig. Lars Skou: 307 linjer i kartoteket, hvoraf nogle er par. Afstemning om godkendelse af regnskabet 2015: For: 57 Imod: 10 Blank: 4

6 4. Fremlæggelse af budget 2016 (Indgår som del af regnskab 2015) Kommentarer: Karsten Christensen: Bør man ikke undvære storskærmen på stævnedagen, så man har et større råderum hen over sæsonen. Rasmus Højen: Er promotion realistisk med en omsætning på kr Katrine: Promotion har brændt inde med meget store varelagre, da man tidligere har købt meget store mængder ind. Lars Skou: Man satser ikke på at tjene kr, men at have en omsætning på kr og at have et overskud på 5.000kr Storskærmen er vigtig for mange publikummer, da folk glemmer at der går tid mellem trækkene og at det måske er lidt køligt. Det er publikumspleje. Henrik Iversen: Hvor skal overskuddet komme fra? Lars Skou: Man vil ikke have så store omkostninger i Brande, hvilket giver en stor besparelse. Kristian Pallesen: Ny sponsor? Lars Skou: Det er Valtra, der er tæller som sponsor ved foreningen. Michael Galsgaard: Der skal noget på budgettet til forbedring af banen i Brande. Ole Bredahl: Vi skyder os selv i foden, ved at spare storskærmen væk. Johan Jakobsen: Man er nødt til at finde besparelser, for at kunne blive ved med at eksistere. Rasmus Højen: De danske traktorer kunne køre EuroCup stævnet gratis, for at hjælpe med at finansiere det. Lars Olsen: Man viser publikum at man er i nedgang, hvis man sparer alt for meget væk. Det kan jage folk væk. Margrethe Sandberg: Der er for få, der ser TV reklamerne Skulle det måske spares væk? Michael Galsgaard: Reklamen kommer for sent. Jørgen Lauridsen: Folk er vanefolk De kan ikke lave om på at de skal til EuroCup i uge 30. Drop tidlige EuroCup stævner. Karsten Christensen: Man burde måske satse endnu mere på radioreklamer. Henrik Larsen: Lav 1-2 minutters kort gennemgang på video til hjemmeside + Facebook, som folk så kan dele Drop derefter TV reklamerne, da de giver for lidt. Lars Olsen: Sidste år meldtes der ud, at man ville lade bestyrelsen selv forvalte pengene. Det er måske måden igen, hvis man blot fastsætter rammerne.

7 Michael Galsgaard: Fjern noget fra opreklamering, og sæt noget på til forbedring af banen i Brande kr fx. Lars Skou: Promotion skal ikke bruge mange penge, og det de køber, kan jo sælges fremadrettet = indtægt. Claus Larsen: Programmer til EuroCup er meget billigere i 2016? Lars Skou: Folk bruger ikke programmerne, og man vil derfor gå over til samme A5 format, som man bruger resten af sæsonen + trykke færre. Henrik Iversen: Kan man spare TV programmerne? Lars Skou: Den største post ved TV programmerne er de folk der filmer, og dermed bliver den post svær at spare på, hvis man skal have det på storskærmen. Karsten Christensen: Kan man spare på hjemmesiden. Lars Skou: Vi skal betale for shoppen med betalings gateway. Per: Er det den rigtige løsning at sætte billetpriserne op? Jørgen Lauridsen: Tag familien med i sommerland og se hvad det koster. Peter Jakobsen: Brug poletter i stedet for kontanter til EuroCup, da det fjerner et stort svind. Kristian Pallesen: Skal vi have en afstemning om at pengene skal flyttes rundt? Ole Bredahl: Kan man bruge flere skilte? Virker for cirkus. Lars Skou: Vi bruger de samme antal plakater som tidligere Området for plakater er bare rykket sydpå, eftersom banen er længere sydpå. Desuden må vi kun hænge op 10 dage før og 1 dag efter, i modsætning til cirkus, som har meget friere regler. Anders Jespersen: Sæt klistermærker på alle de biler, vi kan få lov til, der kører rundt om området. Er prøvet på 40 biler i Brande området i Johan Jakobsen: Det hjælper ikke noget, at man kræver så mange penge fra familierne, der skal stå på voldene. Det er en meget stor udgift for folk at komme til pulling i dag. Hans Christian Schmidt: Det er kun EuroCup klasserne, der får noget ud af TV/storskærm. Karsten Christensen: Der blev talt om et billigere alternativ for 4 år siden for storskærm. Lars Skou: Det er det firma, vi bruger i dag. Håndsoprækning omkring storskærm Der er overvældende flertal for at beholde den. Afstemning om godkendelse af budget 2016: For: Imod: Blank: 5. Fastsættelse af kontingent 2016/2017 Bestyrelsen foreslår at det skal være uændret, da der ikke er ændringer i hvad man får for pengene.

8 Kommentarer: Johan Jakobsen: Hvordan kan man kræve så mange penge, når man ikke får noget tilbage? Kan det halveres? Per Johannsen: Er der mulighed for at lave passive medlemmer? Lars Olsen: Det er lige meget hvor lidt det koster, for folk vil ikke betale alligevel, det ser man i DTP Midtjylland. Lars Skou: Man får lidt i rabat til stævnerne. Desuden skal man også betale for forsikring, for at kunne være på banen. Det kan man måske arbejde på at dele op i medlemskab og forsikring. Ole Bredahl: Vi ligger utroligt billigt på billetpriser mv, når man ser i forhold til Super Cross og fodbold, og især i forhold til hvor meget action sporten kan levere. (stort bifald fra forsamlingen) Dorte: Kan man dele det op, så man måske betaler 300kr for enlige og 550 for par. Besparelsen på par bliver for stor. Jørgen Lauridsen: Der kommer hverken færre eller flere medlemmer ved at ændre prisen. Dorte: Hvor mange kommer til alle DM stævner, som ikke deltagende medlem. Margrethe: Antallet af medlemsarmbånd til stævnerne er meget konstant Erindrer dog ikke tallet. 6. Indkomne forslag Det indkomne forslag er bortfaldet. 7. Åben talerstol Mail fra Jesper Jensen: Det skal være op arrangøren at bestemme hvilke klasser, man ønsker at afholde. Henrik Larsen: Hvad er kutymen nu? Lars Skou: Som lokalforening skal man afholde et fuldt stævne. Privatarrangører får muligheden for at starte ud med få klasser, og dermed bygge op. Man har dog ikke ladet folk vælge fra, når man først har valgt til. Jørgen Lauridsen: Det er oftest Farm Stock der er ude og prøve vandene. Ofte har man et par vildere traktorer med, og så føler folk at de har set det hele og gider derfor ikke DM stævner. Margrethe Sandberg: Lokalforeninger skal tage hele pakken. Ole Bredahl: Det skal være op til bestyrelsen at vælge hvilke klasser, man så kan få lov at vælge fra. Per Grøn: DTP arrangører skal ikke selv bestemme, de skal tage hele pakken. Lars Skou: Vi kan gøre en indsats for at omfordele hvilke klasser de private kan få Men man kan ikke gå ned i antallet af klasser.

9 Lars Olsen: Hvis arrangøren har mulighed for at spare penge, så kunne de godt finde på at tage et Power Pull i stedet. Farm Cuppen har jo dannet deres egen forening nu, som kan blive en konkurrent. Rasmus Højen: Så kan AMF jo heller ikke vælge fra. Michael Galsgaard: Kan vi ikke foreslå at vi alle kører til AMF, men at man giver det en chance og så lader være med at brokke sig. Karsten Christensen: Man ser jo også i ETPC, at man presser enkeltklasse stævnerne til at tage flere klasser, for at udvikle stævnerne. Eskild Jonsen: Det ses jo dermed at der slet ikke er opbakning til forslaget. Henrik Iversen: Angående opreklamering Kan man husstandsomdele flyers med posten en måned før stævnet? Det skulle efter sigende være en meget billig måde at reklamere på. Lars Olsen: Som arrangør i Midtjylland, så er det ærgerligt, at man ikke får oplysninger fra hovedbestyrelsen, når man arrangerer et stævne. Det er svært at finde lyst til at bakke op, når man ikke føler der kommer information ud. Bedre information giver bedre karma mellem samarbejdspartnerne. Johan Jakobsen: Kan ikke støtte formanden, når man ikke kommer med en udmelding om hvad der foregår. Det er ikke fair at kalde fx Farm Stock for opfyld i DTP. Hvordan kan man låne præmiepengene, uden at spørge teams først? Stævnearrangørerne rykker også for stævnekontrakter, som de ikke kan få fat i. Lars Skou: Som bestyrelsesmedlem har det ikke været et krav at man skal være til alle DM stævner. Man har taget Farm Stock med til EM, ikke som opfyld, men for at holde EM i alt hvad man kunne. Stævnekontrakter kan man så prøve at få styr på lidt tidligere. Johan Jakobsen: Det er en meget underlig måde at melde ud, da alle skulle være lige i foreningen og varetages ligeligt. Hvis man jager Farm Stock væk, så har de muligheden for at køre et andet sted. Som modificeret har man ikke andre steder og køre, og dem jager man væk med de nye limited modified regler. Per Grøn: Man har undersøgt hvem der ikke kan komme ned i vægt i limited modified. Der var kun 1 traktor, der ikke kunne komme ned i vægt, og han ville ikke køre under nogen omstændigheder. Johan Jakobsen: Man føler at reglerne bliver trukket ned over hovedet, og når man så ser at reglerne i Tyskland så er meget langt fra DTP, så har man svært ved følge tankegangen. Ole Bredahl: Johan er et modificeret vrøvlehoved, og snakker om emner, der er færdigdiskuteret for flere timer siden. Folk ved hvad de har bygget traktor til, og tuder alligevel. Henrik: Vagterne mangler til at stoppe folk i at drikke dåseøl på volden.

10 Anja: Hollænderne kan vade ind med dåseøl, men familier får frataget slikposer og madpakker. Henrik Iversen: Johan har ret i at man ikke kan stole på en formand, der ikke giver oplysninger videre, og tager beslutninger uden om bestyrelsen. Jan Drøge: Hollænderne kommer vadende med øl, og selvom man pointerer det for vagterne, så bliver der intet gjort. Kathrine: Vi mangler mobilepay i promotion boden i særdeleshed og på pladsen generelt. Promotion vil gerne have et købekort, så man kan købe ind, når man ser et godt tilbud. Med billetter købt i forsalg, kan det være svært at finde ud af hvor man skal henvende sig for at komme ind. Lars Skou: Det er skiltet at man skal gå i en bestemt kø for at gå igennem med billetter fra forsalg. Anders Jespersen: Folk benytter også grusvejen ind til voldene. Lars Skou: Det er den samme forening, der har varetaget kontrollen, med alkohol i mange år, og hvis den ikke fungerer, så skal det absolut tages op. Per Johannsen: Vil gerne have en ølvogn i den åbne ryttergård, så folk kan købe øl inden de kommer ind på voldene. Lars Skou: Mobilepay er på vej, men er meget omstændeligt. Promotion skal selvfølgelig have mulighed for at købe ind. Per Grøn: Man kan også hente penge ved Margrethe, hvis der skal købes ind i al hast ved stævnerne. Anja Hansen: Man klager igen og igen over toiletter. Per Grøn: Lastbilen der tømte toiletterne til EM, kører væk for at blive tømt, og folk accepterer ikke at der lukket af, og stopper derfor toiletterne. 8. Valg af formand (Ikke 2015) 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer: På valg er: Per Grøn (Modtager ikke genvalg) Karin Haahr Jensen (Modtager ikke genvalg) Kandidat: Per Johannsen Bestyrelsens forslag til nye bestyrelsesmedlemmer:

11 Per Grøn Per Johannsen Suppleanter: Margrethe Sandberg Karin Haahr Jensen Der kræves 100 % positiv tilkendegivelse Afstemningen viser dette. 10. Valg af revisorer (På valg er Kenneth Dahl Modtager ikke genvalg) Lars Olsen er valgt. - Venskabspokalen Fra det Midtjyske Slædeteam: Går til Anders Jespersen fordi han ligger så mange timer i sporten og altid står klar til at hjælpe. - Årets arrangør : Hjallerup 11. Eventuelt Foreløbig stævnekalender: 1. DM Brande Pulling Arena Visby DM AMF? DM Testrup Kliplev DM STT Øster Vedsted 2.7. (kort præsenteret ved Søren Porsch) Helt nyt areal. 5. DM + EC Brande EM Gt. Ecclestone DM Hjallerup Måske først i september? Jan Drøge: Hvornår er der deadline på arrangørkontrakt?

12 Lars Skou: Man skal melde ind inden 1.1. Arrangørkontrakt ud inden 1.2. og retur inden kørermøde i marts, så vi kan melde den endelige kalender ud der. Anja Hansen: Er der nogen, der er interesserede i at udstille på eventuelle messer? (Det kan være Agromek, Biler for Alle, FarmTech) Margrethe Sandberg: Det er meget dyrt at have egen stand på disse messer. Lars Skou: Vi vil satse på at komme med en af vores nuværende sponsorer, for at spare penge for foreningen. Jan Drøge: Vi vil gerne udstille til Geldsted Marked, for at få lokalområdet med. Lars Skou: Der mangler folk i udvalgene Hvis folk er friske mangler dommerudvalget især nye folk. (Ukendt?): Slå det op på hjemmesiden. Lars Skou: Det er tit nødvendigt at folk får det sidste puf, for at gå ind i foreningsarbejdet. Per Johannsen: Giv folk en større belønning for at hjælpe til stævnerne. Per Grøn: Man mangler især folk til at rydde op efter EuroCup Lars Skou: Man vil have helstegt pattegris til en oprydningsweekend lidt efter stævnet, for at lokke folk ud og hjælpe med at rydde op. Tove Gammelby: Spørg teams om at hjælpe med at rydde op Det har man glemt de sidste år. Således opfattet/ Martin Rahbek