Referat af styringsdialogmøde med Boligselskabet af 1961 i Greve mandag den 10. oktober 2016

Transkript

1 Referat af styringsdialogmøde med Boligselskabet af 1961 i Greve mandag den 10. oktober 2016 Deltagere fra Boligselskabet af 1961 i Greve: Rainer Petersen (formand), Carl Jensen (næstformand), Preben Husted (næstformand) og Per Felby (direktør) Deltagere fra Greve Kommune, del 1: Maj Buch, Tina Malling Kiær, Kristine Nielsen, Maria Højerslev Møller og Christian Stokholm Deltagere fra Greve Kommune, del 2: Pernille Beckmann, Maj Buch, Tina Malling Kiær og Kristine Nielsen. Greve Kommune bød velkommen og oplyste, at kommunen denne gang har opdelt de individuelle styringsdialogmøder med boligorganisationerne i 2 dele. Den første del er den administrative del, hvor Boligselskabet af 1961 i Greves økonomi og drift bliver gennemgået. I den anden del, hvor borgmesteren og en direktør deltager, drøfter kommunen og boligselskabet, hvordan det går i selskabet generelt, fleksibel udlejning, udsatte lejere og andre emner, som en af parterne vil tage op. Del 1 Økonomi og drift Inden mødet havde kommunen sendt Boligselskabet af 1961 i Greve regnskabsgennemgang med en række spørgsmål, som danner grundlag for drøftelserne under den første del af mødet (se bilag). Kommunen havde gennemgået Boligselskabet af 1961 i Greves årsregnskab for 2015, BDO revisionsprotokollat af 31. maj 2016, boligorganisationens årsberetning 2015, Landsbyggefondens data og stamoplysninger, herunder styringsrapport, samt boligselskabets hjemmeside. Boligselskabet af 1961 i Greves årsberetning Efter kommunens opfattelse viser årsberetningen, at boligselskabet over en årrække har arbejdet intenst med at få genoprettet en bæredygtig økonomi i alle sine afdelinger. Beretningen giver et kort overblik over, hvordan det går i selve selskabet og en kort gennemgang af årets resultat i selskab og afdelinger. Der står ikke så mange oplysninger om, hvilke aktiviteter og vedligeholdelsesarbejder der har været i 2015, eller hvilke aktiviteter boligorganisationen har fokus på i Revisionsprotokollat BDO har udarbejdet revisionsprotokollat, men har anført en supplerende oplysning vedrørende forhold i årsregnskabet på afdeling 2401: Gersagerparken. Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi henlede opmærksomheden på, at afdelingen fortsat har en underskudssaldo pr. 31. december 2015 på tkr samt en underfinansiering af anlægsaktiver på tkr , hvoraf tkr forventes finansierede via realkreditbelåning i Der budgetteres med afskrivninger på egenfinansieringen over 8-13 år. Afdelingens henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser er fortsat sårbare og af begrænset størrelse, hvilket medfører, at der kan være risiko for, at driftsregnskaberne i de kommende år vil blive påvirket i negativ retning, såfremt det faktiske forbrug overskrider det budgetterede forbrug i vedligeholdelsesplanen.

2 Afdelingens økonomi er på trods af en positiv udvikling fortsat sårbar i forhold til overskridelser på budgetposterne, hvorfor vi skal anbefale, at der som hidtil sker en løbende overvågning af forbruget sammenholdt med budgettet, således at fremtidige overskridelser kan afværges, eller budgettet kan revideres i tide. Boligorganisationen har udarbejdet en handlingsplan for afdelingen for de kommende 2 år, som skal afhjælpe de opståede økonomiske problemer, og som et fulgt igennem 2015 resulterede i et overskud for 2015 på tkr Handlingsplanen vurderes fortsat at være realistisk, ligesom afdelingen til sikring af likviditeten har indgået kreditaftale med pengeinstitut med mulighed for samlet likviditetstræk tkr Det er vores vurdering, at afdelingens drift i de kommende 12 måneder er sikret, og vi er derfor enige med ledelsen i, at årsregnskabet aflægges efter going concern. BS61 og særligt selskabet har i en årrække arbejdet intenst med at få genoprettet en bæredygtig økonomi i alle afdelinger. De følger den 5 årige genopretningsplan og er kommet ud med pænere resultat for 2015 end forventet. Hvordan går økonomien lige nu, og overholdes budgetterne for 2016? Boligselskabets revisor har foretaget en grundig halvvejs gennemgang af forbrug og budgetter i 2016, både for selskabet og afdelingerne. Boligorganisationen er kommet godt igennem første halvdel af Alle afdelinger undtagen én har haft et tilfredsstillende overskud. Udfordringen ligger i selskabet, som er i gang med genopretning af økonomien. Et gennemtræk af personale har været med til at besværliggøre denne situation, og konsulentydelserne har kostet ressourcer i Årsregnskabet vil dog komme ud i balance, hvis der ikke kommer ekstraordinære udgifter til f.eks. konsulenter. Særligt for afdeling Gersagerparken forventer boligselskabet at få bragt det akkumulerede underskud i balance ved udgangen af Boligselskabet følger udviklingen i denne afdeling tæt, og man har fulgt bemærkninger i revisionsprotokollatet for 2015 op med en handlingsplan. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen bliver styret stramt, og henlæggelserne er blevet styrket. Revisionen vil i sit protokollat for 2016-regnskabet formentlig være mindre kritisk om afdelingernes økonomi, mens situationen for selskabet som sådan er anderledes. Forretningsgange Regnskabsåret 2015 har været præget af underbemanding i bogholderi- og regnskabsfunktionen. På grund af dette ressourcespørgsmål har flere normale interne kontroller ikke fundet sted. Med revisors hjælp har boligselskabet dog fået gennemgået sine afstemninger af kassens likviditet. Boligselskabet har procedurer, og målet er, at kassen skal afstemmes hver måned. Det er en udfordring, når der er gennemtræk i personalet. Boligselskabet er således opmærksom på situationen, men revisor anbefaler fortsat, at procedurerne strammes op.

3 Personalesituationen Personalesituationen har hele tiden været en udfordring, specielt gennemtrækket i bogholderi- og regnskabsfunktionen. Her har genbemandingen været en langvarig proces, fordi det er svært at få medarbejdere med de rette kvalifikationer. Boligselskabet har nu ansat 2 medarbejdere i bogholderi- og regnskabsfunktionen, hvoraf den ene har kendskab til de relevante systemer. Der er således 2 medarbejdere, der nu følger op på boligorganisationens regnskab og budget. Boligselskabets direktørs kontrakt udløber ved årets udgang, og selskabet arbejder på at finde en fremtidig løsning. Man forhandler bl.a. om en fusion med en anden boligorganisation. Dette kompliceres af store økonomiske forskelle mellem boligselskaberne og afdelingerne, for der skal i givet fald sikres en smertefri overgang til en fælles økonomi og kultur mv. Boligselskabernes Landsforening giver bistand, og Boligselskabet af 1961 i Greve forventer, at en fusion kan gennemføres. Tidshorisonten for at finde en løsning er under alle omstændigheder et par år. Økonomirapportering og opfølgning Boligselskabet har i 2015/16 valgt at skifte bogføringsprincip, så regninger først blev bogført på betalingstidspunktet og ikke på faktureringstidspunktet. Et sådant skift i regnskabsprincip giver en risiko for fejl og forskydninger i regnskabet. Selskabet vælger at gå tilbage til faktureringsprincippet, som det har benyttet i de tidligere år. Boligselskabet er opmærksom på, at tætte løbende budgetopfølgninger er vigtigt i den situation, som selskabet befinder sig i. Der har i 2015 været udfordringer med at udarbejde løbende økonomirapportering til brug for bestyrelsens vurdering af økonomien i afdelingerne og boligorganisationen, da de ikke var klar over, at regnskabsmedarbejderne havde valgt at skifte regnskabsprincip, hvilket betød at mange udgifter ikke var med i selve opfølgningen. Det er der dog fokus på fremadrettet. Likviditet hvad forventes ved udgangen af 2016? Overordnet set er boligselskabet ikke i pengenød, men det varierer, hvor meget likviditet selskabet har på et givent tidspunkt. Nogle gange er der en meget stor kassebeholdning, andre gange en mindre. Sammen med Danske Banks kapitalforvaltning vil boligselskabet gennemgå sin kapitalforvaltning for at modvirke, at renten bliver negativ. Afdeling 2401 Gersagerparken har stadigvæk likviditetsmæssige problemer med en nettolikviditet, hvilket medfører at afdelingens henlæggelser ikke kan frigøres med kort varsel. Til sikring heraf har afdelingen indgået kreditaftale med pengeinstitut med et maksimum på tkr Der har ikke været trukket på selskabets kassekredit i 2016, hvorfor den står i 0. I forhold til spørgsmålet om forretningsgange og særligt afstemningen af likvid beholdning i kontantkasser og på bankkonto, opfordrer Greve Kommune fortsat til, at BS 61 vælger at prioritere dette arbejde meget højt, således at de kontante beholdninger afstemmes minimum 1 gang om måneden.

4 Henlæggelser Henlæggelserne til fremtidige vedligeholdelser og fornyelser er steget kraftigt, hvilket har givet lejeforhøjelser i både 2016 og 2017, således at huslejen er steget med 2,14 % i Gersagerparken. Boligselskabet er opmærksom på behovet for, at henlæggelserne har et realistisk niveau, og det er kun en udfordring i afdeling Hedelyparken. Forsikringer Via sin forsikringsmægler holder boligselskabet øje med udviklingen på forsikringsmarkedet. Forsikringsmægleren har oplyst, at de nuværende forsikringer har nogle af de laveste præmier, så et udbud af forsikringerne er p.t. næppe aktuelt. Boligselskabet vil dog fortsat følge markedet. Tilgodehavender hos lejere Boligselskabet har procedure for at rykke lejere eller tidligere lejere, der skylder penge, og der er fokus på dette. Selskabet afviser at give henstand, når beboere beder om det. Der udsendes ca. 60 rykkere om måneden, og ca sager sendes til inkasso. Tidligere har selskabet haft ca. 10 mio. kr. i restancer, men man har fået inddrevet store beløb over de sidste 10 år. Andet Boligselskabet planlægger en renovering af afdeling Hedelyparken, der bl.a. skal omfatte facader og rørsystemer, evt. med hjælp af Byggeskadefonden. Selskabets rådgivere skal pr. 31. december 2016 udarbejde et projekt med en beregning af de økonomiske konsekvenser, herunder finansieringsbehovet. Der skal nemlig udarbejdes en helhedsplan for afdelingen, før Landsbyggefonden vil gå ind i sagen. Efter boligselskabets opfattelse er det en kompliceret sag, hvor mange forhold spiller ind. Selskabet forventer at sende en ansøgning til kommunen om godkendelse af skema A for projektet i 2017 eller Del 2 Styringsrapporten BS61 havde ønsket at behandle følgende punkter: Konvertering af lån: BS61 spurgte til, hvorfor konvertering af lån skal politisk godkendes, idet der ikke er tale om ny økonomi. Pernille Beckmann fortalte, at der er en skærpet interesse i Byrådet i forhold til de garantier, der stilles til de almene boligselskaber. Midler til renovering: BS61 spurgte endvidere til brugen af midler til renovering af klimaskærmen Gersagerparken. Byrådet har givet en ramme på 10 mio. kroner til renovering af væggene. BS61 ønskede at høre om en renovering af skærmen nederst i parterre, kunne finansieres inden for samme ramme. Greve Kommune undersøger dette.

5 Siden sidst en lille opfølgning hvordan det går i selskabet generelt Pernille Beckmann spurgte til den varslede fusion med Greve Boligselskab. BS 61 oplyste, at det afventer et par år. Per Felby fortalte, at der er forhandlet gode og frie rammer for tv og fibernet for beboerne i land. Pernille Beckmann spurgte til antallet af erhvervslejemål i Gersagerparken. BS61 understregede, at alle brugere af lokalerne betaler husleje. Aftale om fleksibel udlejning BS61 deltog ikke i det fælles møde mellem boligselskaberne angående udkast til kommende fleksible kriterier. BS61 understregede, at det selv med de fleksible kriterier kan være svært at fastholde en fornuftig beboersammensætning. På mødet drøftedes, hvordan kriterierne kan fortolkes. Greve Kommune foreslog, at de kommende kriterier ikke vægtes, så boligselskaberne selv kan prioritere mellem dem af hensyn til beboersammensætningen. BS61 havde en række konkrete eksempler på den kommunale henvisning, som de ikke synes havde været optimal. Pernille Beckmann understregede, at Greve Kommune gerne samarbejder om en fornuftig henvisning og opfordrede boligselskabet til også at samarbejde med kommunen i de situationer, hvor der er mistanke om ulovlige forhold. Greve Kommune lovede endvidere at genoptage ordningen med at udarbejde til- og fraflytningsstatistikker for at følge udviklingen i boligområderne tæt. Endvidere lovede kommunen at invitere til et møde mellem kommunens sociale viceværter med mentorfunktion og boligselskabernes ejendomsfunktionærer. I forhold til psykisk syge informerede Maj Buch om akuttilbuddet. Indsatsen over for de psykisk syge er fortsat et fælles opmærksomhedspunkt. Udsættelsestruede eller udsatte lejere i forbindelse med indførelsen af kontanthjælpsloftet I forhold til kontanthjælpsloftets indførelse har BS61 ikke oplevet nogle reaktioner endnu. Greve Kommune oplyste at der er oprettet et særligt nummer, som borgerne kan ringe til, hvis de rammes af kontanthjælpsreformen. Nummeret er: Aftaler for 2017 Greve Kommune foreslog at holde et opfølgende møde om et halvt år også set i lyset af BS61s økonomiske situation og administrative udfordringer. Evt: Maj Buch efterlyste informationer angående Hyblerne og arbejdet for at sikre fremtiden. Per Felby oplyste, at arbejdet med opgraderingen af opgangen nu er kompliceret, fordi hyblerne har hver sin størrelse, men

6 med et samlet fællesareal. Greve Kommune opfordrede BS61 til at kontakte BDO for at få bistand til processen. Det gør BS61 og kommer med en melding snarest.