Bente forslog at tage et billede af bestyrelsen, så der er ansigt på alle. Det blev godkendt.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde d. 8. juni Tilstede: Inger Boserup. Kvinde Krisecenter Sønderborg. Per PLambeck. Ældresagen Sønderborg- Sundeved. Birgit Mätzke. Blæksprutterne Sønderborg. Kaj Engelhardt. Gnisten Sønderborg. Anna Grethe Macom Hansen. Guderup Lænken. Hind Mustafa Hasan Shannak. Bydelsmødrene Sønderborg. Ulla L. Pedersen. Ældre Hjælper Ældre Augustenborg. Marie Jensen. Børns Voksenvenner Sønderborg. Bente Rey. Dansk Handicap Forbund Sønderborg. Ikke til stede: Referent: Johnny Gammelgaard Alfsen. Frivillighedskonsulent Sønderborg Kommune. Dagsorden: 1) Velkomst herunder præsentation af medlemmerne 2) Præsentation af sekretariatet 3) Referat fra stiftende møde drøftelse af indhold og eventuelle mangler, herunder formen for videreformidling. vedlagt 4) Forretningsorden, jf. vedlagte oplæg 5) Samarbejdsaftale med Sønderborg Kommune udkast der kort blev drøftet på arbejdsgruppemøde den 17. ds. vedlagt 6) Indvielse af Frivillighedens Hus 7) Evaluering af mødet indhold og form 8) Eventuelt, herunder fastsættelse af tid og sted for næste møde. Medlemmerne og referent præsenteret sig selv. Bente forslog at tage et billede af bestyrelsen, så der er ansigt på alle. Det blev godkendt. Dagordens sendes fremover ud til foreningerne, men uden bilag. Formand eller næstformand bør være tilstede ved afstemninger, vi laver en henvisning til 6 stk. 2 i vedtægterne. Tilføjes til forretningsorden. Bente spurgte om 7 dages indkaldelse er nok. Det blev godkendt. Det bør aftales på mødet d.d. hvornår gruppen skal mødes i løbet af i år. Det der kan planlægges skal planlægges. I øjeblikket er der en del udefra kommende ting som giver en del ekstra mødeaktiviteter. Kassere bør vælges/findes hurtigst muligt, så vedkommende er klar. Ulla blev spurgt om hun havde lyst? Ulla takkede for tilliden og sagde ja. Inger og Per ønsker et vælges for et år. Pause indtil Hind kommer.

2 Samarbejdsaftalen bør forme sig hen af vejen, så alle får et bedre kendskab til huset mv. det var der enighed om. Der var et ønske om at få en bestyrelsesrepræsentant med i rekruteringsprocessen. Johnny gennemgik status. Forslag om at lave et mindre værksted bl.a. til symaskiner mv. Der vil kunne bookes et mødelokale til dette. Johnny gennemgik muligheden for booking af vinduerne. Der blev henvist til tådmodighed vedr. brugen af huset. Der var enighed om at indvie huset d. 3. september. Evt. fra Gruppen skal hurtigst muligt ned og se huset på perlegade. Næste møde skal afholdes Forslag til indvielse : Huset skal stråle af aktiviteter, hvor foreningerne viser deres aktiviteter frem. De skal være åbent hus hele dagen. Enighed om musik. Presse mv. vi skal have fat i presse af flere etaper evt. ugen før. Ty syd og lokal tv skal også kontaktes. Der bliver forslået en køreplan fra nu og frem til d. 3. september. Der kommer en stor ferieperiode, så der er under 3 måneder til åbningen. Forslag om en byvandring fra rådhuset og ned af perlegade til at gøre opmærksom på arrangementet. Evt. afhente Helge Larsen foran rådhuset og bringe ham ned til huset. Kommende input kan også komme via mails mv. Drøftelse om udklædning mv. gule t-shirts. Forslag om at udstyre medlemmer med store skilte vedr. arrangmenet mv. der blev stillet mange spørgsmål til skilte holderen. Der skal være en presseplan. Som oplyser om den kommende indvielse mv. Evt. makere sig på kulturnat. Kommunen skal nok financere markedsføringen. Der skal laves en helhedsplan. Hvordan skal vi motivere foreningerne fra ude området til at deltage i åbningsarrangementet mv. Der skal laves forskellige tilbud i form af uddannelses tilbud mv. Vi skal sikre at yderområderne skal serviceres på samme måde som Sønderborg. Et par medlemmer ønskede besked noget tidligere vedr. Anja. Fratrædelse mv. Vi bør kunne snakke lige ud af posen fremover, så alle føler sig hørt. Vi skal finde vores kommunikationsform i bestyrelse.

3 Vi bør aftale, at det der aftales på disse møder forbliver på disse møder. Ikke på facebook mv. Dato for næste møde. 20. juni kl herude. I et mødelokale. Køreplan skal være ude hos bestyrelsen evt. om fredagen. Ønsker til punker til dagsorden skal være hos Bente om 5 dage. Bookinger bør kunne laves langt ud i fremtiden. Huset skal summe af aktiviteter og alle lokale skal i brug. Der skal være mangfoldighed. Johnny fortalte kort om bookings muligheder mv. Mødestrukturen har været fin. Vi tager et billede af alle til næstegang. Referat fra stiftende møde drøftelse af indhold og eventuelle mangler, herunder formen for videreformidling. 1 Navn og hjemsted Navn: Foreningen af frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune Hjemsted: Sønderborg Kommune Adresse: Bestyrelsesformandens adresse CVR: 2 Formål Foreningen er bestående af frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune. Foreningens formål er, at: - understøtte, udvikle og synliggøre alle frivillige sociale foreninger i Sønderborg Kommune. - være knudepunktet for udvikling af samarbejdet mellem de frivillige sociale foreninger, mellem foreningerne og Sønderborg Kommune og mellem foreningerne og det omgivende samfund. - gøre det attraktivt, at være frivillig i Sønderborg Kommune. - forestå driften af Frivillighedens Hus iht. samarbejdsaftale med Sønderborg Kommune.

4 Stk. 2 For at sikre de enkelte foreningers/organisationers tilhørsforhold til foreningen, vil målet samtidig være, at oprette lokale kontakter i Nordborg, Gråsten, Broager, Sydals, Augustenborg og Sundeved. Stk. 3 Derudover er formålet at styrke samarbejdet mellem foreningen og kommunen. Dette sikres bl.a. ved, at der udarbejdes en samarbejdsaftale og at foreningens bestyrelse er medvirkende ved udarbejdelsen af stillingsbeskrivelse for ansat personale. Stk. 4 Foreningen er partipolitisk neutral og fri af religiøse interesser. 3 Medlemmer Som medlemmer kan optages: Foreninger der udfører frivilligt socialt eller sundhedsfremmende arbejde i Sønderborg Kommune (og som er optaget i den sociale vejviser). Projekter med socialt og sundhedsfremmende formål, hvor den frivillige ulønnede indsats er en væsentlig ingrediens. Stk. 2 Private og offentlige virksomheder/institutioner samt enkeltpersoner kan efter beslutning i bestyrelsen optages som medlemmer, dog uden valg- og stemmeret. Stk. 3 Ind - og udmeldelse sker ved skriftlig henvendelse til foreningens bestyrelse. Stk. 4 På det årlige repræsentantskabsmøde vælger foreningerne bestyrelsen. For at sikre ligeværdig indflydelse har hver forening 1 stemme, og den enkelte forening vælger selv sin repræsentant. Det tilstræbes af de 7 pladser i bestyrelsen besættes med én repræsentant fra hver af de 7 grupper - som beskrevet i den Sociale Vejviser. Misbrug børn, unge og familier Ældre Sundhed, sygdom og handicappede Vennekredse og frivillige ved plejecentre Indvandrere, flygtninge og etniske mindretal Humanitært og kirkeligt arbejde

5 Grupper og projekter, der ikke er omfattet af ovennævnte, kan optages som medlemmer efter beslutning i bestyrelsen. 4 Kontingent Medlemskab er gratis. Foreningens medlemsliste danner grundlaget for Den Sociale Vejviser, som er foreningers og borgeres mulighed for en samlet oversigt over frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger og disses kontaktpersoner i hele Kommunen. Den Sociale Vejviser danner grundlaget for gennemførelse af valg til Repræsentantskab og Bestyrelse. 5 Repræsentantskabs møde. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes en gang årligt inden udgangen af marts. Der indkaldes skriftligt via mail og opslag på foreningens hjemmeside med mindst 4 ugers varsel med angivelse af dagsorden. Stk. 2 Alle fremmødte medlemmer har taleret. Hver forening, gruppe og projekt har én stemme. Der kan kun stemmes ved fremmøde. Stk. 3 Repræsentantskabsmødets dagsorden skal indeholde mindst følgende punkter: Valg af dirigent. Valg af referent. Valg af 2 stemmetællere. Bestyrelsens årsberetning forelægges mundtligt samt skriftligt til godkendelse. Forelæggelse af regnskab til godkendelse. Fremlæggelse af budget for det kommende år til orientering. Bestyrelsens mål og visioner for det kommende år remlægges til drøftelse. Indkomne forslag. Valg af bestyrelse. 1. Formanden vælges i lige år ved direkte valg for en periode på to år og skal opnå simpelt flertal. 2. Næstformand vælges for to år i ulige år ved direkte valg. 3. Der vælges yderligere 5 bestyrelsesmedlemmer for en periode på to år, således: 4. I lige år vælges 2 bestyrelsesmedlemmer. 5. I ulige år vælges 3 bestyrelsesmedlemmer.

6 Stk. 3a 6. Hvert år vælges en 1. og en 2. suppleant. 7. Valg af 2 revisorer. Valget gælder for et år ad gangen. 8. Valg af 2 revisorsuppleanter. Valget gælder for et år ad gangen Overgangsregel. - I 2016 vælges formand for 2 år. - I 2016 vælges næstformand for 1 år - I 2016 vælges 3 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. - I 2016 vælges 2 bestyrelsesmedlemmer for 1 år. Derefter benyttes valgregler som nævnt i Stk. 3. Eventuelt. Stk. 4 Genvalg til alle poster kan finde sted. Stk. 5 Regnskab og budget udsendes til medlemmerne senest 8 dage før Repræsentantskabsmødet. Stk. 6 Forslag der ønskes behandlet på Repræsentantskabsmødet, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før og skal udsendes til medlemmerne sammen med regnskab og budget. Stk. 7 Afstemninger afgøres ved almindeligt stemmeflertal, dog kræves det, at der ved beslutning om nedlæggelse af foreningen opnås mindst 3/4 af de afgivne stemmer for forslaget ved et ordinært Repræsentantskabs møde. Opnås dette ikke kan der afholdes ekstraordinært Repræsentantskabs møde, hvor almindeligt flertal kan beslutte nedlæggelse. Stk. 8 Hver forening har kun en stemme Der kan kun stemmes ved fremmøde. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 6 Bestyrelsen Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer valgt på Repræsentantskabsmødet. Bestyrelsen konstituerer sig senest en uge efter Repræsentantskabsmødet. Bestyrelsen vælger selv kasserer og sekretær. Suppleanter indtræder fuldgyldigt i bestyrelsen, når bestyrelsesmedlemmer udgår af bestyrelsen. Suppleanter deltager i alle bestyrelsesmøder med taleret, men uden stemmeret. Den suppleant som modtager flest stemmer bliver 1. suppleant. Bestyrelsen kan beslutte, at vælge kasserer og sekretær uden for bestyrelsens kreds,- disse har dog ikke stemmeret.

7 Stk. 2 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, eller når formanden finder det fornødent, eller når 4 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Indkaldelse sker skriftligt (via mail) med angivelse af dagsorden. Fra bestyrelsesmøderne føres beslutningsreferat, som underskrives af bestyrelsen. Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpel stemmeflerhed, men er kun beslutningsdygtig, hvis formand eller næstformand er tilstede. Mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne skal være til stede. Ved stemmelighed er formandens eller ved dennes forfald næstformandens stemme udslagsgivende. Der kan kun stemmes ved fremmøde. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 7 Økonomi Stk.1 Regnskab og revision følger kalenderåret. Stk. 2 Bestyrelsen er ansvarlig for, at foreningens økonomiske midler anvendes i overensstemmelse med formålet og gældende regler og vejledninger. Stk. 3 Der søges løbende om tilskud fra både private og offentlige fonde og puljer. 8 Hæftelse og tegningsregler Foreningen tegnes af formanden og kassereren i forening. I formandens fravær tegnes foreningen af næstformanden og kassereren. Stk. 2 Bestyrelsen hæfter ikke personligt for foreningens gæld. Stk. 3. Foreningens midler indsættes i et pengeinstitut. 9 Ændring af vedtægter Til ændring af vedtægter kræves, at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for ændringsforslag. Er dette ikke muligt, kan der indkaldes til ekstraordinært Repræsentantskabs møde, hvor en vedtægtsændring kan gennemføres med almindeligt stemmeflertal. 10 Ekstraordinært Repræsentantskabsmøde

8 Ekstraordinært Repræsentantskabs møde afholdes, når bestyrelsen beslutter det, eller 3/4 af medlemmerne skriftligt begærer det og samtidig angiver hvilke emner, der ønskes behandlet. Stk. 2 Ekstraordinært Repræsentantskabs møde indkaldes skriftligt (mail) senest 14 dage efter bestyrelsen har modtaget begæringen og afholdes senest 6 uger efter begæringen er modtaget. Stk. 3 Hvis ikke mindst ½ af de frivillige sociale foreninger, der har ønsket det ekstraordinære Repræsentantskabs møde indkaldt, er til stede på det ekstraordinære Repræsentantskabs møde, kan dagsordenen forkastes. Stk. 4 Tale- og stemmeret følger de for det ordinære Repræsentantskabs møde gældende regler. Der kan kun stemmes ved fremmøde. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 11 Ophør Beslutning om ophør af foreningen skal afgøres på et Repræsentantskabsmøde. Stk. 2 Beslutning om anvendelse af foreningens formue ved nedlæggelse tages på det møde, hvor det besluttes at nedlægge foreningen. Beslutningen kræver almindeligt stemmeflertal. 12 Ajourføring af vedtægten, som er besluttet ved etablering af foreningen i Ovennævnte vedtægt tages op til revision senest ved det ordinære Repræsentantskabs møde i Drøftelses af forretningsorden, jf. vedlagte oplæg Foreningen af frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune i daglig tale forkortet FSF.

9 I henhold til vedtægterne 6, stk. 2 fastsættes forretningsorden for bestyrelsen således: 1) Konstituering Bestyrelsen konstituerer sig på første møde efter repræsentantskabsmøde med kasserer, der vælges for en periode for 1 år ad gangen. 2) Bestyrelsens funktion og opgaver Under iagttagelse af FSF s formål, som beskrevet i vedtægternes 2, er det bestyrelsens primære funktion, at: - Sikre foreningens overordnede virke i forhold til formålet, herunder sikre at det sker inden for de juridiske og økonomiske fastlagte rammer, samt i henhold til den af bestyrelsen godkendte handlingsplan - Foretage den nødvendige evaluering og udvikling af bestyrelsens arbejde - Følge driften inden for de aftalte rammer - Medvirke til en kontinuerlig udvikling af aktiviteter, ledere og medarbejdere/frivillige - og Frivillighedshuset som helhed - I samarbejde med sekretariatet at sikre et godt samarbejde med medarbejdere/frivillige, foreningens samarbejdspartnere, myndigheder og politikere - Sikre at beslutninger i henhold til vedtægterne, herunder ansøgninger om projektmidler lever op til foreningens formål. 3) Møder Bestyrelsen afholder møde mindst 4 gange årligt eller når formanden finder det fornødent eller når 4 bestyrelsesmedlemmer kræver det. Formanden eller i dennes fravær næstformanden leder møderne. Sekretariatet deltager som sekretær uden stemmeret i bestyrelsens møder. Bestyrelsens møder er åbne for alle uden stemmeret og uden taleret. Efter bestyrelsens beslutning kan enhver der overværer mødet få lejlighed til at fremlægge en sag eller give udtryk for sin mening. 4) Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Hvis bestyrelsen består af mindre end 7 medlemmer skal mindst 3 medlemmer være til stede for at bestyrelsen er beslutningsdygtig 5) Indkaldelse og dagsorden Drøftelse af samarbejdsaftale med Sønderborg Kommune udkast der kort blev drøftet på arbejdsgruppemøde den 17. maj. Samarbejdsaftale mellem kommunens medarbejder i Frivillighedens Hus og Foreningen for frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg kommune 1. Indledning

10 Denne samarbejdsaftale belyser opgavefordeling og samarbejdsrelationer mellem kommunens medarbejder i Frivillighedens Hus og Foreningen for frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune. Aftalen gælder samarbejdet mellem kommunens medarbejder i Frivillighedens Hus og bestyrelsen i Foreningen for frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune. 2. Formål med samarbejdet Det overordnede formål er at sikre et godt og veldefineret samarbejde mellem kommunen, kommunens medarbejder og bestyrelsen i Foreningen for frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune. Frivillighedens Hus overordnede formål er: At drive et frivillighedens Hus i Sønderborg Kommune. At være til gavn for det frivillige arbejde med socialt sigte og gøre det mere synligt for de borgere, som ønsker at få hjælp til at udføre frivilligt arbejde. At synliggøre de frivillige sociale tilbud der kunne gavne borgere At understøtte, udvikle og synliggøre frivillige sociale foreninger i Sønderborg Kommune. At medvirke til at gøre det attraktivt, at være frivillig i Sønderborg Kommune. At understøtte og udvikle aktive grupper, medborgere eller selvhjælpsgrupper og blandt andet bidrage til at udvikle aktivt medborgerskab og selvhjulpenhed for den enkelte. At stille lokaler til rådighed for frivillige. oprette lokale kontakter i andre byer i kommunen 3. Værdigrundlag

11 Et godt samarbejde mellem kommunens medarbejder og Foreningen for frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune bygger på en god dialog samt tillid og respekt for hinandens opgaver og roller. 4. Rollefordeling For at sikre og skabe de bedst tænkelige rammer for Frivillighedens Hus er det vigtigt at have klarhed omkring rollefordelingen mellem medarbejderen i Frivillighedens Hus og Foreningen for frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune. Sønderborg Kommune vil bidrage til samarbejdet ved følgende: Stille en medarbejder til rådighed i Frivillighedens hus der har det overordnede ansvar for den daglige drift med fokus på at sikre en høj faglig rådgivning og støtte til de frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger. Støtte Frivillighedens Hus med årlige driftsomkostninger på ca kr. Administrere lønnen til medarbejderen i Frivillighedens Hus. Sørge for rengøring og vedligeholdelse af lejemålet Inddrage bestyrelsen i Frivillighedens Hus i relevante emner, for eksempel i udarbejdelsen af ny frivillighedspolitik eller andet relevant. Bestyrelsen for Foreningen for frivillige sociale og sundhedsfremmende foreninger i Sønderborg Kommune vil bidrage på følgende måde: Netværksdannelse, herunder at skabe netværk mellem foreninger og opsøge nye netværk. Samarbejde med kommunens medarbejder om udvikling af fælles projekter, gensidig information og afholdelse af aktiviteter i Frivillighedens Hus, herunder én årlig større begivenhed som fx en markedsdag, torvedag eller foreningsmesse. Understøtte, udvikle og synliggøre frivillige sociale foreninger i Sønderborg Kommune. Være knudepunktet for udvikling af samarbejdet mellem de frivillige sociale foreninger og Sønderborg Kommune. Medvirke at gøre det attraktivt, at være frivillig i Sønderborg Kommune. Forestå driften af Frivillighedens Hus iht. vedtægterne for foreningen. Hvad skal de drifte mere præcist? Måske nogle eksempler? Måske kan du Johnny hjælpe her? 5. Medarbejderens ansvarsområder Medarbejderen i Frivillighedens overordnede opgaver er:

12 sikre, at Frivillighedens Hus kommer til Nordborg, Gråsten og Sydals med korte intervaller, således at der i lokalområderne tilbydes de frivillige sociale foreninger samme service som i Sønderborg. styrke og understøtte foreningslivet gennem rådgivning og vejledning om foreningsdrift og udvikling. Eksempelvis gennem hjælp til sparring om udvikling af nye aktiviteter, viden om regler og lovgivning samt input til bestyrelsesarbejdet og fundraising. hjælpe nye foreninger og initiativer i gang gennem sparring og rådgivning om eksempelvis vedtægter og stiftende generalforsamling, økonomi, lokalemuligheder, samarbejdspartnere og kommunikationsmuligheder. støtte foreninger, selvhjælps- og netværksgrupper med aktiviteter i Frivillighedens Hus gennem blandt andet lån af lokaler, kontor, sparring og vejledning fra personale og andre frivillige. hjælpe borgere med at finde et relevant frivilligt engagement gennem rådgivning og personlig samtale i tæt samarbejde med foreningslivet. synliggøre og formidle mulighederne i den frivillige verden gennem eksempelvis den sociale vejviser, lokale events, oplæg for borgere og gennem sociale medier. styre den daglige drift, så som lokalebookning, kontorhold og andre praktiske ting. 6. Aftaleperiode og opfølgning på samarbejdsaftalen Samarbejdsaftalen er i første omgang 1-årig (eller 2-årig?) og genforhandles første gang igen efter ca. 1 år. Aftalen kan opsiges af begge parter med 3 måneders varsel. Drøftelse af indvielse af Frivillighedens Hus:

13 Evaluering af mødet indhold og form: Eventuelt, herunder fastsættelse af tid og sted for næste møde.