Brønderslev-Dronninglund Kommune. Administrativ Styregruppe. Referat

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf Fax Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf Fax Administrativ Styregruppe Referat Dato: 24. januar 2005 Lokale: Byrådssalen, Dronninglund Tidspunkt: kl. 9.00

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 1. Kommunikationsgruppe, kommissorium og strategi Igangsættelse af projektgrupper Borgerservicecenter/-butik Udgiftsregistrering i forbindelse med kommunesammenlægning Fællesmøde for rådhusansatte Orientering Eventuelt...32

3 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side 24 Åbne sager: 1. Kommunikationsgruppe, kommissorium og strategi Kommissorium og strategi for kommunikationsgruppen indstilles til drøftelse og godkendelse Sagsfremstilling: Forberedelsesudvalget godkendte på mødet d. 9. december nedsættelse af projektgruppen for kommunikation og information, samt forslag til processen i Ifølge forslag til proces forelægger hermed udkast til kommissorium og strategi. På mødet d. 10/1-05 blev sagen udsat Bilag: Kommissorium, skema B Kommunikationsstrategi Administrativ Styregruppe godkendte kommissorium og strategi med følgende rettelser: Forslag til fremtidig kommunikationsstrategi skal være færdig senest 15. november 2005, så sammenlægningsudvalget kan behandle den i december. Der etableres et fælles nyhedsbrev. Den enkelte kommune afgør selvstændigt, hvorvidt kommunens nuværende nyhedsbrev fortsætter. Der skal også informeres fra de to byråds fællesmøder. De to kommunaldirektører (og ikke kommunikationsgruppen) og formandsskabet holder møder med pressen. Kommunaldirektørerne kan vælge også at bede andre om deltage. Man ønsker ingen fællesannonce, da der i den nuværende situation ikke er afgørende nye forhold at informere borgerne om. Dette vil være mere relevant senere i processen. Projektgrupperne skal ikke løbende i arbejdsprocessen informere fra analyseog udredningsarbejdet. Når gruppernes resultater foreligger og har været til høring i relevante fora, skal der informeres om gruppernes konklusioner og anbefalinger. Krisekommunikation døbes om til Kommunikationsberedskab og manual la-

4 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side 25 ves om til værktøjskasse. Intranetgruppen skal i første omgang kun beskæftige sig med at finde frem til et fælles intranet for sammenlægningsperioden. Men det er vigtigt, at der arbejdes med åbne snitflader/standarder, således at systemet også kan bruges i fremtiden. Det bliver op til kom.gruppen i fællesskab med de 2 IT-chefer at foreslå et system. Sprogbrugen i kommissorium og strategi skal rettes til, således at sproget bliver mere offcielt. Kommunikationsstrategien med rettelser sendes videre til godkendelse i Politisk Forberedelsesudvalg. Kommissorium er til orientering i Politisk Forberedelsesudvalg.

5 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side Igangsættelse af projektgrupper Kommunaldirektørerne indstiller, at der udpeges projektdeltagere og -ledere for de 5 igangsatte projekter Sagsfremstilling: Forberedelsesudvalget godkendte på mødet den 9. december 2004 den udsendte projektoversigt som ramme, samt at projekterne vedrørende IT, Økonomistyring, Løn og personale, Arbejdsmarkeds- og beskæftigelsesområdet og Forsyningsområdet skulle igangsættes. På mødet den 10. januar 2005 besluttede Administrativ styregruppe følgende: Administrativ Styregruppe godkender faseopdelingen mellem statusbeskrivelser og projektarbejdet. Statusbeskrivelserne bliver iværksat straks, med afleveringsfrist uge 8. Kommunaldirektørerne kan godkende iværksættelsen af nye statusbeskrivelser. Administrativ Styregruppe vil blive orienteret om nye statusbeskrivelser. De 5 foreslåede projekter igangsættes. Administrativ styregruppe foretager endelig udpegning af medlemmer og projektledere på næste møde. Styregruppen forventer, at de lokale medlemmer af styregruppen forinden har udvalgt de lokale projektmedlemmer på baggrund af dialog mellem ledelse og medarbejdere. De 5 projektgruppers første opgave er at udarbejde et kommissorium, som skal godkendes af Administrativ Styregruppe. Styregruppen opfordrer den enkelte projektgruppe til at gennemtænke og foreslå delprojektgrupper på de områder, hvor det skønnes nødvendigt. Også forslag til medlemmer af delprojektgrupper skal være indeholdt i kommissoriet. Ligeledes opfordres projektgrupperne til at indtænke værktøjer som dialoggrupper og lignende i kommissorium. Administrativ styregruppe understreger vigtigheden af dialog og åbenhed i de respektive afdelinger/forvaltninger ved udpegning af medlemmer til delprojekterne. Det skal foregå i en dialog mellem ledelse og medarbejdere. Administrativ Styregruppe finder det vigtigt, at man fra kommunernes side grundigt overvejer, hvem der skal deltage i delprojektgrupperne, således der både tages hensyn til faglig tyngde i projekterne og til at projektdeltagerne bliver så bredt sammensat som muligt. Amtet afventer deltagelse i projektgrupper, så længe statusbeskrivelser/kommissorier endnu ikke er udarbejdet. Bilag: Delnotat vedrørende projektarbejde De 5 projektgrupper igangsættes. Der er deadline for aflevering af kommissorium til

6 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side 27 projektsekretariat den 1. marts. Kommissorier skal behandles på styregruppens møde den 14. marts. Administrativ Styregruppe har besluttet, at medlemmer af styregruppen kan udpeges som projektmedlemmer men ikke som projektledere. Dette bl.a. af hensyn til arbejdsbelastning og af hensyn til størst mulig forankring i hele organisationen. Det pointeres fra administrativ styregruppe at der ikke ligger noget signal om fremtidig ansvarsområde, kompetencefordeling etc. i udpegningen af projektledere. Disse beslutninger tages af sammenlægningsudvalget sammen med den nye ledelse i Gruppernes sammensætning bliver IT Jens Søltoft (Projektleder) Mette Jensen Karen Thirup Tage Christensen Personale og løn Inger Marie Nielsen (Projektleder) Birgitte Moselund Lene D. Faber Hanne Jakobsen Økonomistyring Hans Ove Christensen (Projektleder) Jørgen Faber Henrik Aarup Ole Holdt Beskæftigelses- og arbejdsmarkedsforhold Lone Becker (Projektleder) Edith Jacobsen Lis Carlsen Vivi Hansen Forsyningsvirksomheder + øvrige 60-selskaber Thomas Jepsen (Projektleder) Jan Aarup Asger Nielsen Ole Ritter Lene D. Faber og Søren Steensen indkalder alle projektdeltagere og ledere til møde, hvor man vil gennemgå opgave og forventninger til løsning af denne.

7 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side Borgerservicecenter/-butik Kommunaldirektørerne indstiller, at der igangsættes projektgruppe vedrørende servicecenter/butik betjeningen i den fremtidige kommune at der udpeges medlemmer og projektleder for gruppen at gruppens første opgave bliver at afdække, hvilke krav der er vedrørende borgerservicecenter pr. 1. juli 2005, som følge af overflytning af skatte- og inddrivelsesopgaven til staten. Sagsfremstilling: I forbindelse med fremsættelse af lovforslag til udmøntning af kommunalreformen er der også fremsat lovforslag om oprettelse af borgerservicecentre. I forbindelse med overflytning af skatte- og inddrivelsesopgaverne til staten fremgår det bl.a. at det skal være muligt med lokal kommunal betjening af skatteforhold i borgerservicecentre pr. 1. juli Bilag: Ingen Gruppen igangsættes med følgende medlemmer: Søren Wrå (Projektleder) Conni Hansen Else Larsen Dronninglund mangler at udpege den sidste deltager. Det vil ske snarest. Gruppens første opgave bliver at skabe klarhed over, hvorvidt der af lovforslaget fremgår krav om igangsætning af specielle initiativer inden kommunalreformens iværksættelse pr. 1/ Administrativ Styregruppe understreger i forhold til kommunaldirektørernes indstilling, at det er lov om kommunale servicecentre, der er grund til, at arbejdet skal igangsættes.

8 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side Udgiftsregistrering i forbindelse med kommunesammenlægning Kommunaldirektørerne foreslår, at det udarbejdede sæt spilleregler for registrering og kontering af udgifter godkendes. Sagsfremstilling: På mødet den 10. januar 2005 blev det besluttet at der også skal gennemføres grovregistrering af øvrige udgifter i forbindelse med kommunesammenlægning. at Henrik Aarup skal komme med et forslag til, hvordan udgifter i forbindelse med reformen skal konteres i begge kommuner. Bilag: Økonomiregistrering i 2005 og 2006 Henrik Aarups oplæg er godkendt. På næste møde i Administrativ Styregruppe skal der foreligge forslag til tidsregistrering.

9 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side Fællesmøde for rådhusansatte Det indstilles, at form og tidspunkt for afholdelse af fællesmøde for rådhusansatte i Brønderslev og Dronninglund drøftes. Sagsfremstilling: Tidligere har lokalt forankrede initiativer til fællesmøder været drøftet. Der er behov for en fælles afklaring af hvorvidt og hvorledes et sådan fællesarrangement skal gennemføres. Bilag: Ingen Det er op til hver enkelt kommune at afgøre, hvordan man vil holde fællesarrangement for ansatte. Administrativ Styregruppe inviteres med til de møder, de to kommuner vælger at holde. For at sikre ensartet kommunikation er det vigtigt at koordinere, hvad der siges på møderne.

10 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side Orientering Aftale om midlertidige tværgående hove dsamarbejdsudvalg Ovenstående behandles som punkt på næste møde i Administrativ Styregruppe. De to formænd i SU/MED-udvalg taler forinden sammen om, hvordan de forestiller sig, at udvalget skal organiseres. Det samme gør de to næstformænd i SU/MED-udvalg. Amtet deltager med 1 ledelses- og 1 medarbejderrepræsentant i det HSU, når det bliver nedsat.

11 Administrativ Styregruppe, 24. januar 2005 Side Eventuelt Næste møde er den 7. februar i Brønderslev. Dagsorden er indtil videre Fælles HSU Spillregler for besættelse af ledige stillinger I vinterferien holder Administrativ Styregruppe ikke møde. Det udsættes til den 28. februar. Hver dagsorden skal starte med henholdsvis godkendelse af referat og godkendelse af dagsorden. Alle oplæg, notater etc. skal være forsynet med fælles logo, dato, sidetal og skribentnavn.