Bestyrelsen skal være den første til at beklage den megen polemik, der har været i opløbet til generalforsamlingen. Det bekommer ingen vel.

Transkript

1 Mandelieu-La-Napoule, februar, 2018 Bestyrelsens beretning for året 2017 Kære Medlemmer, Hjertelig velkommen til et nyt og spændende år i Club Danois. Bestyrelsen skal være den første til at beklage den megen polemik, der har været i opløbet til generalforsamlingen. Det bekommer ingen vel. Dette har aldrig været bestyrelsens hensigt, men skyldtes, at kassererens Club Danois mailadresse kasserer@club-danois.com - blev anvendt uden hans viden. Afsenderen af mailen afslørede et samordnet forsøg på at angribe bestyrelsen. Da de fleste af klubbens medlemmer ikke deltager i den årlige generalforsamling, tog bestyrelsen den uortodokse beslutning, at det var nødvendigt at informere alle medlemmer om situationens alvor. Bestyrelsen vil gerne udtrykke en stor tak til alle klubbens sponsorer, annoncører, medlemmer og de frivillige, der igen i 2017 har gjort en stor forskel for så mange var et aktivt og spændende år, hvor bestyrelsen har arbejdet hårdt på at finde løsninger på de mange udfordringer, som klubben står over for. Derfor har vi brugt rigtig megen tid på at undersøge alle de forskellige muligheder for at sikre, at de beslutninger, bestyrelsen traf, var baseret på facts og ikke på personlige følelser. Det har været et travlt år med mange arrangementer og aktiviteter. I alt gennemførtes 58 ud af de 65 planlagte arrangementer. Der blev afholdt 20 i VAR og 35 i Alpes-Maritimes og 3 andre steder. Uden solid støtte fra vore sponsorer, annoncører og medlemmer ville større arrangementer ikke kunne gennemføres uden ekstra omkostninger for medlemmerne, og klubbens ansigt ud af til, Le Magazine du Club Danois, ville ikke kunne trykkes og udgives i den nuværende kvalitet. Desværre har frivilligheden stadig trange kår, og det er særdeles skuffende. Dette påfører klubben ekstra udgifter først og fremmest til bogholderi og layout assistance, der ellers kunne være undgået. Klubbens driftsresultat viser et underskud på EUR -10,451 som er lidt bedre end det budgetterede tab på EUR 12,090. Indtægterne var EUR 6,118 bedre end budgetteret, men årets resultat blev samtidig negativt influeret af posteringer på -EUR 4,992 vedrørende kalenderåret I 2017 overtog Jens Nygaard fra Birgit Wichmann. Jens har gjort en kæmpe indsats ved at sørge for den løbende informationsstrøm til medlemmerne. Positionen som Webmaster varetages fortsat af Lasse Tobiasen.

2 Vor Facebook side: Danskere i Sydfrankrig er vokset fra 376 medlemmer til 635 medlemmer i slutningen af januar Vi opfordrer alle til at blive ved med at invitere interesserede venner og bekendte til gruppen. Som besluttet på generalforsamling i marts 2017 fortsatte udgivelsen af Le Magazine du Club Danois uændret i Den digitale version af bladet blev, som planlagt, introduceret i løbet af året. Desværre er der kun få, der læser bladet digitalt, og bestyrelsen mangler stadig feedback fra medlemmerne med hensyn til funktionaliteten. På denne generalforsamling vil bestyrelsen gerne have feedback med hensyn til indholdet af bladet. Er vi på rette spor, eller har bladet for lidt indhold, der relaterer til de oplevelser og arrangementer, som medlemmerne har deltaget i? Bestyrelsen er bekendt med, at der er indlæg fra medlemmerne, der er blevet fravalgt af redaktionen, og vi finder det nødvendigt at få bekræftet, om den redaktionelle linje er i overensstemmelse med medlemmernes ønsker. Et medlem har overfor bestyrelsen givet udtryk for, at over tiden har vores klubblad bevæget sig fra at være et klubblad til et koncept, der ligner mere et flot coffee table magasin. Bestyrelsen modtager meget gerne kommentarer og forslag til den redaktionelle linje. Det er i dag den vigtigste generalforsamling i mange år, hvor generalforsamlingen skal beslutte, hvordan klubben skal ledes, og hvordan bestyrelsen skal forvalte klubbens økonomi. Diskussionen op til generalforsamlingen har være ganske livlig, og det står klart, at nogle medlemmer og deres meningsfæller har divergerende meninger om, hvordan bestyrelsen skal drive klubben. Ligeledes er det blevet diskuteret blandt nogle af medlemmerne, om bestyrelsens fortrolige og interne rapport til Regnskabskomiteen var fair overfor den daværende de facto kasserer Jens Vestergaard. Som sidste punkt i beretningen vil klubbens revisor, Hans Nielsen, særskilt redegøre for: Kasserer/bogholderi situationen op til generalforsamling i marts 2017 Hvorfor det ikke lykkedes at revidere regnskabet før generalforsamlingen marts 2017 Resultatet af den efterfølgende undersøgelse, der blev iværksat i forbindelse med etableringen af Regnskabskomiteen Hvorfor kritikken i den interne rapport af Jens Vestergaards indsats i 2016 er berettiget Generalforsamlingen er medlemmernes eneste formelle mulighed for at stille bestyrelsen til regnskab og i øvrigt påvirke klubbens drift. Som sagt og skrevet mange gange, er det medlemmernes klub, og det er jer, der vælger den bestyrelse, I mener vil drive klubben i den retning, I ønsker.

3 Den valgte bestyrelse kan ikke stikke hovedet i busken og håbe på at alt nok skal gå. Medlemstallet falder som forventet og dermed også klubbens kontingentindtægter. Ved denne generalforsamling er klubbens egenkapital nu på et niveau, at den lige knap nok kan dække klubbens faste årlige driftsomkostninger. Hvis vi ikke foretager de nødvendige tiltag, vil denne negative udvikling fortsætte og bringe klubbens eksistens i fare. Kasserer Hans Bender vil under gennemgangen af regnskabet nærmere forklare, hvad de økonomiske realiteter indebærer for klubben. Da bestyrelsens medlemmer kan gøres personligt ansvarlige for eventuelle økonomiske fordringer mod klubben, er klubbens økonomiske situation helt klart af afgørende betydning for enhver siddende bestyrelse. I bestyrelsens seneste beretning fra marts 2017 står der klart skrevet, jeg citerer: Det må stå klart for alle, at hvis vi ikke er i stand til at skabe en sund balance mellem klubbens indtægter og udgifter, må vi skære i udgifterne eller acceptere, at vi dækker et eventuelt underskud over klubbens egenkapital. En sådan beslutning vil kun løse de akutte problemer, men ikke på langt sigt vores hovedproblem: Manglen på frivillig indsats. Mine damer og herrer: Vi befinder os i en kritisk situation efter et ellers særdeles godt og aktivt Jeres klub har brug for hjælp. Bestyrelsen vil gennemgå hele den nuværende omkostningsstruktur med det formål at nedbringe de samlede omkostninger, herunder administrations- og sekretariatsudgifterne for at opnå bedre balance mellem indtægter og udgifter. Disse besparelser kan betyde en forringelse af det nuværende serviceniveau. Citat slut Bestyrelsens beretning blev godkendt, og den nye bestyrelse blev valgt med de rettigheder og forpligtelser, som bestyrelsesarbejdet medfører. Generalforsamlingen besluttede, at klubben skulle bevare klubbladet i det nuværende format. For god ordens skyld vil jeg her tilføje, at bestyrelsen har undersøgt mulighederne for at spare på produktionsomkostningerne. Nogle har nævnt muligheden for at anvende en ringere papirkvalitet, men dette giver kun en marginal besparelse. Bestyrelsen blev pålagt at sørge for, at klubbens økonomi blev rettet til, så vi kunne opnå balance mellem klubbens indtægter og udgifter. Hvad enten man er enig eller ej, er det disse retningslinjer bestyrelsen har fulgt. At gøre andet ville være respektløst over for medlemmerne og generalforsamlingens beslutninger.

4 Det er i dag generalforsamlingen skal beslutte den videre retning for klubben. For enhver siddende bestyrelse er det vigtigt at have generalforsamlingens fulde opbakning. Det betyder ikke nødvendigvis, at vi er enige i alt, men det er nødvendigt, at alle respekterer det mandat, generalforsamlingen har givet bestyrelsen. Hvis man er uenig, kan ethvert medlem selv stille op som kandidat eller foreslå alternative kandidater til bestyrelsen, der så, hvis valgt -kan arbejde for at gennemføre den politik, man synes er rigtig. Det er demokratiets spilleregler som alle må følge. Derfor er det helt afgørende for bestyrelsen at få afgjort, om medlemmerne bakker op om bestyrelsens beslutninger. Hvis dette ikke er tilfældet, er det en naturlig selvfølge, at bestyrelsen går af, og at der vælges en ny bestyrelse. Så det er ligetil: eller Følger vi den nuværende bestyrelses strategi, som blev præsenteret på generalforsamlingen i 2017, hvor vi pointerede vigtigheden af, at vi driver klubben økonomisk forsvarligt og skærer i de faste omkostninger og blandt andet reducerer klubbens udgifter til sekretariatsassistance Skal klubben følge en ny retning, hvor de økonomiske realiteter nedprioriteres alene for at undgå den nødvendige reduktion i sekretariatets omkostningerne Det skal understreges, at strategien, som bestyrelsen har fulgt gennem 2017, blev godkendt af generalforsamling i marts Her er det vigtigt for bestyrelsen at understrege, at de beslutninger bestyrelsen har taget for at bringe balance i vores omkostningsniveau sammenholdt med klubbens indtægter, på ingen måde er et udtryk for utilfredshed med sekretariatet. Det er ene og alene en konstatering af realiteternes verden. Klubben er oppe imod kontinuerligt faldende indtægter, uden at vi tidligere har foretaget de nødvendige tilpasninger af klubbens faste omkostninger. Det var med dette helt specifikke formål, at dette komplekse spørgsmål blev bragt op på generalforsamlingen i marts En yderlig forstærkning af den naturlige afgang i medlemstallet på grund af alder, må nok forventes fra 2019, når Frankrig som bekendt indfører kildeskat, der muligvis i et vist omfang kan gøre det mere attraktivt skattemæssigt at flytte til Danmark.

5 For at give medlemmerne et komplet overblik over det historiske forløb, er vi desværre nødt til at gå tilbage i tiden og hændelserne, der ledte op til generalforsamlingen i marts 2017 og forløbet til dags dato. Generalforsamlingen 2017 blev noget af en speciel oplevelse for bestyrelsen, da den de facto bogholder/kasserer Jens Vestergaard 3 måneder før årsafslutningen meddelte, at han ikke længere kunne fortsætte med at varetage bogholderiet/kasserer jobbet. Bestyrelsen blev virkelig chokeret og bad Jens Vestergaard, om han ikke i det mindste kunne gøre året færdigt, så vi kunne afslutte regnskabsåret på sædvanlig og korrekt vis. Hertil svarede Jens Vestergaard, at dette desværre ikke var muligt af personlige årsager, hvilket det ikke tilkommer bestyrelsen at kommentere yderligere på. Bestyrelsen var bragt i en helt uholdbar situation. Det er korrekt, at Jens Vestergaard officielt var afgået som klubbens kasserer på generalforsamling i marts 2016, men faktum er, at Jens Vestergaard fortsatte med at bestride kasserer rollen med bogholderi indtil den 30/9/2016. Hvad der også blev klart var, at Jens Vestergaard aldrig fik overdraget bogholderiet til Steffan Møbius, idet klubbens bogholderi var en integreret del af Jens Vestergaards private bogholderisystem. En adskillelse fandt ikke sted til trods for gentagne anmodninger herom, før Connie Rasmussen overtog bogholderiet. I den mellemliggende periode fortsatte klubbens bogholderi med at blive bogført på Jens Vestergaards private computer dog uden at vi modtog regelmæssige rapporter. Da vi ikke modtog de regelmæssige rapporter indkaldte bestyrelsen i juli 2016 til et bogholderi møde med Jens Vestergaard og Steffan Møbius. På dette møde bekræftede Jens Vestergaard og Steffan Møbius overfor klubbens næstformand Nick Worm og Helle Pinto, at alt var i skønneste orden. Det tragiske i hele denne situation er, at klubben ville have haft en bedre chance for at undgå det totale regnskabsmæssige kollaps, hvis Jens Vestergaard meget tidligere havde informeret bestyrelsen om, at det var nødvendigt at finde en ny kasserer i stedet for Steffan Møbius. Det lykkedes mod alle odds at få regnskabet færdiggjort før generalforsamling i marts 2017 dog med de skønhedsfejl som påpeget af Jørgen Svanholt og Asger Hansen. Især den manglende revision af regnskabet var en torn i øjet på bestyrelsen og medlemmerne. Klubbens revisor Hans Nielsen vil senere redegøre for, hvorfor regnskabet for 2016 ikke kunne revideres.

6 Connie Rasmussen samt klubbens revisor Hans Nielsen var begge bortrejst under generalforsamlingen og kunne derfor ikke assistere med uddybende kommentarer ved forelæggelsen af regnskabet. Enden på den lange diskussion blev, at regnskabet blev godkendt og bestyrelsen genvalgt. Bestyrelsen vedgår, at bestyrelsen med formanden i spidsen har det formelle ansvar for klubbens drift, hvilket vi på intet tidspunkt ej heller har frasagt os. Det blev igen understreget i den udsendte rapport fra november 2017 fra Regnskabskomiteen. Ansvaret for rodet i bogholderiet kan alene tilskrives Jens Vestergaards mangelfulde håndtering af opgaven som de facto kasserer/bogholder i Et fair spørgsmål er, hvorfor bestyrelsen ikke havde kendskab til rodet i bogholderiet. Bestyrelsen havde lige så lidt - som klubbens øvrige medlemmer nogen grund til at betvivle Jens Vestergaards integritet. Jens Vestergaard havde varetaget rollen som kasserer i adskillige år og var et velanset medlem af Club Danois bestyrelse. Vi har taget ved lære af situationen, og kasserer funktionen er nu opdelt med en bogholder og en separat kasserer. I det forløbne år har bestyrelsen samarbejdet med regnskabskomiteen for at uddybe de spørgsmål nærmere, som generalforsamlingen ønskede besvaret. I de dybdegående undersøgelser fandt kasserer Hans Bender, bogholder Connie Rasmussen, og revisor Hans Nielsen mange uforklarlige bilag og betydeligt flere end generelt forventet omposteringer af bogførte udgifter med den eneste beskrivelse RE ( vedrørende, dvs. bilag uden tekst). Det blev også klart, at bogføringen skete sporadisk og ikke løbende. Hvad undersøgelsen også bragte til lys var, at kassererens personlige mellemregningskonto med klubben, ikke blev nulstillet dagligt, og stadig var uafsluttet, efter Jens Vestergaard gav regnskabet fra sig pr. 30/9/2016. Endvidere blev det i april 2017 konstateret, at Jens Vestergaard den 27. marts 2017, uden tilladelse eller bemyndigelse, overførte mere end EUR 4,000 af klubbens midler til sin egen private bankkonto. Dette var imod al god etik og logik. Efter at klubbens revisor, sammen med bogholderiet og Jens Vestergaard, havde fået afstemt Jens Vestergaards personlige mellemregningskonto, var der en difference i klubbens favør, som Jens Vestergaard efter et tidsrum indbetalte til klubben. Bestyrelsen betragtede herefter sagen som afsluttet. Resultatet af de foregående undersøgelser udmundede sig i en fortrolig rapport til Regnskabskomiteens formand Jørgen Svanholt. Denne rapport var faktuel og i sagens natur

7 meget kritisk overfor Jens Vestergaards håndtering af kasserer rollen og kun beregnet til internt brug. Et redigeret sammendrag af rapporten blev udsendt til medlemmerne i november 2017 efter aftale med Jørgen Svanholt. Ingen i bestyrelsen havde nogen som helst interesse i at delagtiggøre alle medlemmerne i Jens Vestergaards handlinger. Som det er medlemmerne bekendt, har Kresten Leth Jørnø skaffet sig en kopi af bestyrelsens interne rapport til Jørgen Svanholt, og desværre valgt at delagtiggøre alle klubbens medlemmer heri, ved at indsende dette fortrolige materiale som bilag til Kresten Leth Jørnøs forslag til vedtagelse på generalforsamlingen. Denne handling af Kresten Leth Jørnø finder bestyrelsen højst kritisabel og uforståelig. Det andet emne bestyrelsen har beskæftiget sig med er den nødvendige reduktion af klubbens faste omkostninger. Vi har undersøgt utroligt mange forslag sammenholdt med medlemmernes ønsker til aktiviteter, blad etc. For at opnå det ønskede økonomiske resultat, har det været uundgåeligt at skære i vores udgifter til sekretariatsassistance. Vi har af naturlige grunde inddraget Helle Pinto i disse diskussioner for at afdække alle muligheder. Vi mødtes med Helle i maj Resultatet blev at Helle Pinto afviste at acceptere nogen form for reduktion i sin lønpakke. Bestyrelsen brugte nu yderligere ca. 6 måneder på at undersøge, om der var noget vi havde overset som alternativ besparelsesmulighed, men desværre var dette ikke tilfældet. Det medførte at bestyrelsen i december 2017 tilbød Helle at gå på halv tid (en reduktion på 11 arbejdstimer per uge). Denne reduktion vil reducere klubbens sekretariat omkostninger fra EUR 30,000 til EUR 15,000 på årsbasis, som dog stadig vil være en betragtelig del af vores faste omkostninger. Bestyrelsen har ageret efter det mandat, generalforsamling gav bestyrelsen. Den ide, at bestyrelsen skulle undlade at tage de nødvendige beslutninger og skubbe ansvaret over på medlemmerne, harmonerer meget dårligt med bestyrelsens karakter og ansvarsfølelse. Afslutningsvis vil jeg gerne takke mine bestyrelses kollegaer for et godt og konstruktivt samarbejde i Vi er naturligvis glade for, at 3 medlemmer har valgt at stille op til bestyrelsen. Af praktiske og økonomiske årsager vil bestyrelsen dog foreslå, at den kommende bestyrelse fortsat består af 6 medlemmer.

8 Vi håber, at generalforsamlingen vil bakke op om bestyrelsens beretning og de planer, vi har for at gøre klubben endnu stærkere. Vi har mange spændende arrangementer i støbeskeen både i Frankrig og Danmark og ser frem til et rigtigt godt Nu vil jeg gerne give ordet til klubbens revisor, Hans Nielsen for en nærmere redegørelse for oprydning i og afslutning af 2016 regnskabet. Bestyrelsen Club Danois